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1、山东省治淮东调南下续建工程档案管理管控办法（试行）第一章总则第一条为了切实做好山东省治淮东调南下续建工程档案管理管控工作，实现档案工作科学化、标准化、规范化，积极保护和有效利用档案信息资源，为工程建设和管理管控服务，根据中华人民共和国档案法、水利工程建设相关项目档案管理管控规定，结合工程建设管理管控实际，制定本办法。第二条工程档案是指整个建设相关项目从酝酿、决策到建成使用全过程中形成的，包括从相关项目提出、可行性研究、评估、立项、决策、相关计划、勘测、设计、招（投）标、施工、监理、质量检测与监督、建设管理管控到竣工验收、运行（试）、维护等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的
2、历史记录。第三条工程档案是工程建设全过程的真实记录，是工程建设管理管控工作的重要组成部分。按照统一领导、统一管理管控的原则，管理管控好档案资料，确保档案的完整、准确、系统、安全保管和有效利用。各级建管机构及勘察设计、招标代理、施工、设备制造、监理等参建单位必须加强对档案工作的领导，将其纳入相关项目管理管控工作的全过程，纳入目标管理管控岗位责任制，在工程建设与管理管控中要划出档案工作专项经费，以保障档案工作的正常开展。第四条档案工作应采用现代化管理管控方法，各级建管单位应按照全国档案信息化建设实施纲要和山东省档案信息化建设实施合适的方案的要求，充分利用新技术，开展本工程档案数字化工作，建立档案数
3、据库，大力开发档案信息资源，提高档案管理管控水平。努力实现“一流工程，一流档案”的目标。第二章档案管理管控机构及其职责第五条各级工程建管及参建单位必须建立健全档案管理管控机构，确定分管档案工作的负责人，设立档案室，落实档案专（兼）职人员及岗位职责。各级专（兼）职档案人员应自觉接受上（同）级档案管理管控部门的业务指导，参加业务培训，建设部门应积极配合档案管理管控部门，认真履行监督、检查和指导职责,共同做好本单位和所承担工程相关项目的档案工作。第六条省建管局对工程档案管理管控负全责，其档案管理管控部门的主要职责为：（一）贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，建立健全工程档案管理管控办法和档案工
4、作规章制度并组织实施，推行档案管理管控工作的标准化、规范化、现代化。（二）负责组织、协调、督促、指导、检查各参建单位和各级建管单位档案工作及本单位各部门档案的收集、整理、归档工作，加强归档前文件材料的管理管控工作。档案管理管控人员会同工程技术人员对文件材料的归档情况进行定期检查，实行动态跟踪管理管控，审核验收归档案卷。（三）集中统一管理管控省建管局负责直接建设管理管控工程全部档案资料。实行文档一体化管理管控。编制档案分类大纲、保管期限表及检索工具，做好档案的接收、移交、保管、统计、鉴定、利用等工作，为工程建设管理管控提供服务。第七条各级建管单位档案管理管控部门的主要职责为：（一）对省建管局负责
5、。集中统一管理管控本建管单位负责建设管理管控工程的全部档案资料。（二）负责督促、指导、检查所属工程建设管理管控相关项目档案的收集、整理、归档工作。（三）按有关规定向省建管局上报本单位室藏档案的案卷目录、卷内目录、纸质档案和相应光（软）盘。第八条参建单位应采取有效措施，确保所建相关项目整个过程各种载体、全部档案资料的动态跟踪管理管控。技术负责人应对工程档案合适的内容及质量负责。并在提出工程相关项目预付款申请及分部、单位工程验收申请时，同时上报已有档案案卷目录、卷内目录及档案资料和相应光（软）盘。（一）勘测设计单位应根据有关要求分相关项目按设计阶段,对应归档的勘测设计材料原件进行收集、整理和立卷，
6、按规定移交省建管局。（二）施工及设备制造承包单位负责所承担工程文件材料的收集、整理、立卷和归档工作。应加强归档前档案资料的管理管控工作，严格登记，妥善保管，会同工程技术人员定期检查文件材料的整理情况，及时送交相应监理单位签署审核与鉴定意见。（三）监理单位负责对工程建设中形成的监理文件材料进行收集、整理、立卷和归档工作；督促、检查施工承包单位档案资料的整理工作，对施工档案资料及时签署审核与鉴定意见。总包单位对各分包单位提交的归档资料负有汇总责任，监理工程师对施工单位提交的归档资料应履行审核、签署手续，并由监理单位向建管局提交审核工程档案合适的内容与整理质量情况的专题报告。（四）省建管局委托的代理
7、机构应对其在本业务中所产生的全部文件材料负责，按本办法对应归档的文件材料进行收集、整理立卷，按规定移交省建管局。第九条各有关单位应建立健全工程档案管理管控制度，并填报附件1与附件2的有关合适的内容，于机构成立或签订承包合同合约后15日内上报省建管局。第三章档案资料管理管控第十条实行文件形成单位立卷制度。按照国家和省档案行政管理管控部门的规定，应当立卷归档的材料由其形成单位的文书、业务部门收集齐全，并整理、立卷，定期交本单位档案管理管控部门；参建单位在工程建设管理管控中所形成的全部档案资料，应按本办法收集、整理、立卷和归档，移交省建管局档案管理管控部门集中管理管控；任何单位或个人不得据为己有或拒
8、绝归档、上报。第十一条工程档案工作与工程建设实行“四同步，一超前”管理管控。即从工程建设相关项目论证时，要同步进行文件材料的收集、积累和整理工作；招投标、签订勘测、设计、施工、监理等合同合约（协议）时，应设置专门条约条款，对档案的载体形式、质量、份数、移交工作提出明确要求；支付工程预付款及结算、检查工程进度与质量时，要同时检查档案的收集、整理情况；成果评审、鉴定和工程质量评定时，要同时审查档案的完整、准确、系统及案卷质量是否符合要求；单位工程（含阶段验收）完（竣）工验收前，首先对档案进行验收，并做出相应的鉴定评语。第十二条实行档案评比及验收等级评定制度。档案验收等级作为工程质量等级评定的重要依
9、据，优良工程的档案质量等级必须达到优良。档案资料质量（特别是竣工图）达不到规定要求的，要限期整改，仍不合格的，不得进行工程验收。评定标准见附件3。第十三条水利工程档案的质量是衡量工程勘测、设计、咨询、招投标、施工、监理等工作质量的重要依据。应将其纳入工程质量的管理管控合适的内容。档案达不到规定要求的，不得进行鉴定或通过验收。在规定期限内未完成归档任务的，不得评为优质工程。省建管局对最终档案资料验收不合格的单位，不返还质量保证金。对于归档质量优良、档案的综合管理管控及单项管理管控成绩突出的有关单位或个人，可给予适当奖励（具体奖励办法另行制定）。第十四条为了加强档案利用与管理管控，档案管理管控部门
10、要完善利用手段与措施，编制各种检索工具，积极主动为建设管理管控提供服务，充分发挥档案资料的作用；应制定档案借阅与利用等管理管控制度。凡属密级档案（含秘密、机密、绝密），必须按国家保密法规管理管控，根据利用范围，做好保密工作；对已超过保管期限的工程档案，应按水利部科学技术档案管理管控暂行规定进行鉴定、销毁。第十五条各级建管机构应配置适宜安全保存档案资料的专用装具，并配备适应档案现代化管理管控的技术设备。第四章归档范围与要求第十六条档案资料必须完整、准确、系统。文书档案与工程档案分类清楚，组卷合理。为保证工程档案的齐全完整，与工程相关项目密切的管理管控性文件应复制与相关的工程文件一并组卷。所有归档
11、材料应是原件，双面用纸（特殊情况除外），要做到数据真实一致，字迹清楚、图面整洁，签字手续完备；案卷线装（去掉金属物），结实美观；图片、照片等要附以有关情况说明。卷内目录、备考表一律采用计算机打印。文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，不应用圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、铅笔书写（包括拟写、修改、补充、注释或签名）、复写以及热敏纸等。工程档案资料立卷及整编要求见附件4。第十七条勘测设计、招投标、施工、设备生产、监理及建设管理管控单位归档范围分别见附件5、6、7、8、9、10、11、12、13、Mo保管期限见附件15o第十八条竣工图是工程档案的重要组成部分，必须做到准确、清楚，真实反映工程竣工时的
12、实际情况。建管局应负责编制相关项目总平面图和综合管线竣工图。施工单位应以单位工程为单位编制竣工图。竣工图必须由施工单位在图标上方加盖竣工图章图式见附件16-（3）,有关单位和责任人应严格履行签字手续，不得代签；每套竣工图应附编制说明、鉴定意见和目录，施工单位应按以下要求编制竣工图：（一）按图施工没有变动的，在施工图上直接加盖并签署竣工图章。（二）一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的，可在原施工图上更改，在说明栏内注明变更依据，加盖并签署竣工图章。（三）凡涉及结构形式、工艺、平面布置等重大改变、或图面变更超过1/3,应重新绘制竣工图（可不再加盖竣工图章）。重绘图应按原图编号，并在说明栏内注明变更
13、依据，在图标栏内注明“竣工阶段”和绘制竣工图的时间、单位、责任人。监理单位应在图标上方加盖并签署“竣工图确认章”图式见附件16-（4）o第十九条反映建设相关项目过程的照片（含底片）、胶片、录音、录像等磁性载体材料，是工程档案的重要合适的内容，应按其种类分别整理、立卷、制作成光盘，并对每个画面附以详细的语言或文字说明。对隐蔽工程、工程关键部位的施工，尤其对重大事件、事故，必须有完整的文字和声像材料。有关单位特别是施工、监理、建设单位从建设初期就应指定专人负责，认真做好记录并随时加以整理、注释。其中投资在50IoO万元及100万以上的工程，各参建单位应提供15-20分钟或不少于30分钟能够反映相关
14、项目建设全过程经过编辑（剪辑、配音、编写字幕）后的摄像资料，按规定移交省建管局。第二十条电子文件应与纸质文件同时归档，其合适的内容应保持一致。归档文件的原件（已签字、签章）先扫描后装订。对扫描的文档用AdobeAcrobatStandard处理，形成PDF格式文件；图纸采用CAD格式，一并刻录在光盘上，合适的内容应被计算机识别、处理。每份电子档案都应附有标签，注明档号、标题、编制单位、编制时间等。第二十一条归档套（份）数勘测设计、施工、设备制造、监理、委托代理、质量监督与检测等归档单位所提交的各种载体的档案应不少于三套。其中正本（原件）报省建管局一套，涉及的各级建管单位副本各一套。只有一份原件
15、时,原件由产权单位保存，多家产权的由投资多的一方保管原件，其他单位保管复印件。第五章档案资料验收与移交第二十二条水利工程档案验收，是工程竣工验收的重要组成部分。各类归档案卷（竣工验收会议除外）及工程录像资料应作为工程验收的有机部分置于竣工验收会议现场接受审查。各单位（阶段）工程相关项目由组织工程验收单位的档案人员参加，并写出包括评定等级在内的档案验收意见。档案资料验收根据不同阶段，按以下程序进行：（一）单位工程完（竣）工验收1,施工及设备制造单位提出书面工程预付款申请或验收（交付设备）前15天，应按归档要求完成档案资料的整理工作，进行全面自查，相关项目监理人员对施工单位全部档案资料的合适的内容
16、及整理质量进行全面检查、把关签署审查意见后，按统一格式写出自检报告（含电子版），连同拟归档的档案文件正本（原件）一并上报省建管局审核。2 .监理单位对其形成的监理档案按归档要求进行整理，按统一格式写出自检报告（含电子版），连同拟归档的档案文件正本一并上报省建管局。3 .负责汇总的监理单位负责收集、汇总各监理单位的工程档案，与工程相关项目监理档案重复的只提交卷内目录。编制案卷目录（含电子版），按合同合约规定移交省建管局。4 .省建管局档案管理管控部门会同建管部门的工程技术人员对档案资料的整理质量及合适的内容进行审核，报相关项目质量监督站审定通过后，归档单位按要求完成副本制作、扫描刻录光盘后，由省
17、建管局档案管理管控部门出具档案合格书面证明，方可进行工程验收。5 .建设、设计、施工、监理、质量监督与检测、质检等单位在提交工作报告的同时均应制做成多媒体，并刻录成光盘，现场汇报后归档。6 .工程验收时，在验收小组的领导下，由省建管局、质量监督、监理、施工等单位的档案管理管控人员组成档案验收组，对档案进行审查与验收，评定档案质量等级，提出验收专题报告，其主要合适的内容要写入工程验收鉴定书中。（二）全部工程竣工验收（包括初步验收）工程竣工验收前三个月，在完成各类文件材料、全套竣工图的组卷、分类、编号及填写案卷目录后，由省建管局组织施工、设计、监理等单位的相关项目负责人、工程技术人员和档案管理管控
18、人员，对工程档案的完整性、系统性、准确性、规范性，进行全面检查，并进行档案质量等级自评，写出自检报告。经上级主管部门审核同意后，向验收主管部门报送山东省治淮东调南下工程档案验收申请表。档案资料验收提前于工程竣工验收，并于工程竣工验收前完成档案资料的整改。验收专题报告作为工程竣工验收鉴定书的附件，其主要合适的内容要反映到鉴定书中。第二十三条档案资料自检报告及验收报告应包括以下合适的内容：（一）档案资料工作概况：工程概况及档案管理管控情况；档案资料工作管理管控体制（包括机构、人员等）和档案保管条件（包括库房、设备等）；档案资料的形成、积累、整理（立卷）与归档工作情况，其中包括相关项目单位、单项工程
19、数和产生档案资料各种载体总数（卷、册、张、盘）。（二）竣工图的编制情况与质量。（三）档案资料的移交情况，并注明已移交的卷（册）数、图纸张数等有关数字。（四）对档案资料完整、准确、系统、安全性以及整体案卷的质量进行评价，档案资料在施工、试运行中的作用情况。（五）档案资料管理管控工作中存在的问题、解决措施及对整个工程建设相关项目验收产生的影响。第二十四条档案资料的移交必须填写档案移交表，必须编制档案交接案卷及卷内目录，交接双方应认真核对目录与实物，并由经办人、负责人签字、加盖单位公章确认。分以下情况，在规定的时间内办理交接手续。（一）勘测设计单位及业务代理机构应归档的档案资料在提交设计成果和代理工
20、作结束一周内移交省建管局。（二）单位工程施工、监理、质量监督与检测档案资料在完（竣）工验收会议结束一周内移交省建管局。（三）设备生产单位档案资料在设备交货验收的一周内移交省建管局。（四）文书档案办理完毕后立卷归档于次年6月底前移交。（五）照片、录像、录音资料：在每次会议或活动结束后由摄影、摄像者整理立卷、形成TIFF格式，刻录成光盘并编写说明，10日内交相应的档案管理管控部门归档。第六章附则第二十五条本办法包括工程档案、人物档案、照片及磁性载体档案、文书档案及会计档案，其中文书档案的案卷质量执行档案行业标准归档文件整理规则（DAT22-2000）;会计档案执行会计档案管理管控办法，人物档案管理
21、管控办法单独制定。第二十六条各有关单位根据本办法，结合实际，制定实施细则，上报省建管局。第二十七条本办法适用于山东省治淮东调南下工程各类建筑物建设，同时也适用于各单位办公楼等小型基本建设相关项目与改造、扩建和技术改造相关项目。第二十八条山东省治淮东调南下工程建设管理管控局负责解释，本办法自印发之日起执行。附件：1 .山东省治淮东调南下工程档案资料管理管控情况登记表2 .山东省治淮东调南下工程XXX工程勘测设计、代理机构、施工、监理、质检、质量监督与检测、设备制造及各市建设管理管控局档案工作负责人及档案管理管控人员基本情况一览表3 .山东省治淮东调南下工程档案评比、验收考核标准4 .山东省治淮东
22、调南下工程档案资料立卷及整编要求5 .山东省治淮东调南下工程前期工作档案资料卷目划分表6 .山东省治淮东调南下工程建设管理管控档案资料卷目划分表7 .山东省治淮东调南下工程移民迁占档案资料卷目划分表8 .山东省治淮东调南下工程招标投标档案资料卷目划分表9 .山东省治淮东调南下工程施工档案资料卷目划分表10 .山东省治淮东调南下工程监理档案资料卷目划分表11 .山东省治淮东调南下工程检测档案资料卷目划分表12 .山东省治淮东调南下工程竣工验收档案资料卷目划分表13 .山东省治淮东调南下工程设备生产档案资料卷目划分表14 .山东省治淮东调南下工程试验研究档案资料卷目划分表15 .山东省治淮东调南下
23、工程文件材料归档范围和保管期限16 .(1)山东省治淮东调南下工程档案移交接收凭证、(2)件号章、(3)竣工图图章、(4)竣工图确认章、卷内目录、备考表。附件1:山东省治淮东调南下工程档案资料管理管控情况登记表相关项目名称建管单位主要设计单位主要施工单位主要设备安装单位主要监理单位批准概算总投资万元相关计划工期：年月年月相关项目档案资料管理管控情况档案资料管理管控部门名称负责人档案管理管控责任人隶属部门联系地址电话邮编库房面积米2/米2档案工作其它用房面积米2/米2设备档案柜架（套）计算机（台）复印机（台）空调机（个）其它设备现有档案资料数量档案正本数（卷）资料数（卷）图纸数（卷）单位负责人：
24、（公章）年月日注：1、建管单位：机构成立15日内上报省建管局的档案管理管控部门。并于每年11月30日前按期上报。2、参建单位：签订承包合同合约后15日内上报省建管局的档案管理管控部门。附件2：山东省治淮东调南下工程泗河治理工程勘测设计、代理机构、施工、监理、质检、质量监督与检测、设备制造及各市建设管理管控机构档案工作负责人及档案管理管控人员基本情况一览表项负责人档案管理人员姓名职务（称）学历学业所专联系电话备注姓名职务（称）学历所学专业联系电话备注填报时间（单位盖章）负责人签字:注：建管单位和参建单位分别在成立机构及签定承包合同合约后15日内上报省建管局的档案管理管控部门。附件3：山东省治淮东
25、调南下工程档案评比、验收考核标准编号评比、验收考核合适的内容分值评分细则年度工作情况自查得分考核得分备注1明确管理管控机构、人员、职责;落实所需的经费;实行综合管理管控,对相关项目档案的收集、归档、整理进行监督指导;建立健全各项规章制度,保证相关项目档案工作与相关项目建设同步进行,开展了相关项目档案管理管控登记工作。20第一部分相关项目档案的管理管控体制21.建立相关项目档案工作管理管控机构。22.明确分管领导，落实领导责任制。33.配备专兼职档案人员。34.相关项目档案工作实行综合管理管控，对本单位各业务处室档案工作进行监督指导。35.对设计、施工、监理等单位档案工作进行监督指导。26.执行
26、国家档案工作法律法规。27.建立健全相关项目档案工作各项规章制度。28.确保档案工作与工程建设同步进行，同步完成，开展了相关项目档案管理管控登记工作，并定时上报。19.专职档案人员具有中专以上学历经过省档案行政管理管控部门组织的培训。2X第二部分相关项目档案的完整性、准确性、系统性斜线以上为各级建管单位考核分值，以下为各参建单位考核分/1.有具体规定和做法并贯彻执行，做到了“三纳入、四同步一超前”的得分，没有不得分。/182.相关项目档案合适的内容的完整性。档案完整率98%以上得满分，各有关单位依据归档合适的内容缺一项扣1分，以此类推。3.相关项目档案载体的完整性。全部纸质文件（含竣工图）有符
27、合归档要求的电子版；投资在50100万及100万元以上的，应提供15-20分钟或不少于30分钟经过编辑的录像资料；照片档案有对应的数码底片。缺一项扣3分，依此类推。应归档的各类原始文件材料收集齐全,及时归档，符合建设相关项目竣工文件编制及档案整理规范的要求。4.归档文件材料合适的内容。数据真实一致，签字用印手续完备且符合归档要求。值。5.案卷目录与档案实物。卷内目录详实；案卷题名简明、准确；档案目录与归档文件关系清晰。6.竣工图编制。竣工图应准确清楚，真实反映相关项目竣工时的实际情况。更改合适的内容要在相关图纸上和相关部位上修改到位并注明修改依据；变更依据性文件上应注明被修改的图号；应逐张加盖
28、、签署竣工图章，竣工图章中的合适的内容应填写齐全，不得代签；图纸修改方式要规范，可在施工图上修改，作为竣工图也可重新编制竣工图。X7.档案分类各级类目设置清楚，能反映工程特征和工程实况。8.档案组卷组卷规范、合理，符合国家和行业标准要求，遵循文件材料形成规律，保持卷内文件材料的系统联系；卷内文件排列有序并按要求编号；案卷封面、卷内文件目录、备考表填写规范、清晰。3库房建设符合保管条件,档案装具和文件制成材料符合要求,配备必要的保护设备和现代化管理管控设备。25/第三部分档案的保管条件斜线以上为各级管理管控单位考核分值，以卜为各级参建单位31.档案库房、阅览室、办公室实行三分开；没分开的不得分；
29、两分开的扣一分X2.库房建设符合保管要求（施工现场档案符合保管要求）。12.1新建库房符合档案馆建筑设范的要求，旧库房按进行过改造的要求。12.2库房面积满足需要，并有一定余地的。Z2.3采取了防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染等措施。考核分值。X3.档案装具Z3.1档案装具符合国家有关要求，案卷使用无酸卷皮卷盒。X3.2档案柜、架数量充裕且质量好。54.根据实际需要配备必要的保护设备，有温、湿度测试仪、灭火器、空调机、去湿机。斜线以上库房建设符合保管条件,档案/5.现代化管理管控设备为各级管理管控单位考3装具和文件制成材料符合要求,配X5.1有计算机、扫描仪。备必要的
30、保护设备和现代化管理管控设备。15.2有缩微或光盘设备的加1分，没有这些设备、利用外单位的设备加工制作的不扣分核分值,以下为各级参建单位考核分值。36.文件制成材料:文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。10第四部分基础业务建设11.有完备的交接手续没有移交登记的不得分；有登记而经手人没签名的扣0.5分。32.编目规范，排架合理12.1案卷封面填写规范、清晰1分。交接手续完12.2案卷标题简明、准确1分。4备，编目规范，排架合理，保管安12.3案卷排列有序1分。全，组织档案鉴定,统计合适的内容全面，数据准23.档案保管
31、安全档案出现霉变、褪色、污损、虫蛀现象每一项扣0.5分，依此类推。确。24.组织档案鉴定对到期档案成立了专门鉴定小组，经鉴定后，对销毁的档案按要求填写了销毁清册的。25.统计合适的内容全面，统计数据准确15.1建立了档案管理管控基本情况统计台帐（包括档案数量、机构、人员、库房、设备、库藏结构）的1分。0.55.2有档案利用及反馈情况统计的0.5分。0.55.3按要求及时填报有关报表的0.5分。5通用性编研成果，开发档案信息资源近三年至少有两种有实用价值的二三次加工成果，有利用效果的。10第五部分开发利用31.通用性编研成果11.1进行了组织沿革、大事记、全综介绍的编写工作得1分。11.2有产品
32、介绍或科研成果简介、工程相关项目简介，专题介绍的1分。11.3汇编、汇总有关资料的1分。42.开发档案信息资源进行深层次加工近三年至少有两种有实用价值的二三次加工成果的。33.利用效果13.1有利用效果反馈记录的1分。23.2编写了至少五个利用实例并有相关证明的2分。得分标准加分总分注：1.工程档案验收等级，优良：85分以上（含85分）；合格：7585分（含75分）；不合格75分以下。2 .“三纳入”就是将档案工作纳入到单位工作相关计划，纳入到领导工作议事日程，纳入到单位职工的经济责任制和岗位责任制中。3 .“四同步一超前”即从工程建设相关项目论证时，要同步开始进行文件材料的收集、积累和整理工
33、作；签订勘测、设计、施工、监理等合同合约（协议）时，应设置专门条约条款，对档案的载体形式、质量、份数、移交工作提出明确要求；支付工程预付款及结算、检查工程进度与质量时，要同时检查档案的收集、整理情况；成果评审、鉴定和工程质量评定时，要同时审查档案的完整、准确、系统及案卷质量是否符合要求；单位工程（含阶段验收）完（竣）工验收前，首先对档案进行验收。4 .凡在档案管理管控方法有创新可给予适当加分。附件4：山东省治淮东调南下工程档案资料立卷及整编要求为保证山东省治淮东调南下工程档案案卷质量的标准化、规范化，依据GB/T118222000科学技术档案案卷构成的一般要求，制定本办法。1组织案卷1. 1组
34、卷原则案卷是由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。组成案卷要遵循文件的形成规律，保持案卷内文件材料的有机联系，相关的文件材料应尽量放在一起，便于档案的保管和利用。做到组卷规范、合理，符合国家或行业标准要求。1.2组卷要求1.2.1 案卷内文件材料必须准确反映工程建设与管理管控活动的真实合适的内容。1.2.2 案卷内文件材料应是原件，要齐全、完整，并有完备的签字（章）手续。案卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。不应用热敏纸及铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写（包括拟写、修改、补充、注释或签名）。1.2.4归档目录与归档文件关系清晰，各级类目设置清楚，能反映工程特征和工程
35、实况。1.3组卷方法根据山东省治淮东调南下工程文件材料归档范围，划分文件材料的类别，按文件种类组卷。并应注意单位工程的成套性,分部工程的独立性，应在分部工程的基础上，做好单位工程的立卷归档工作。同一类型的文件材料以分部或单位工程组卷，如工程质量评定资料以分部工程组卷，竣工图以单位工程或不同专业组卷；管理管控性文件材料以标段或相关项目组卷。2案卷和案卷内科技文件材料的排列卷内文件要排列有序，工程文件材料及各类专门档案材料的卷内排列次序，可先按不同阶段分别组成案卷，再按时间顺序排列案卷。1.1 基建类案卷按相关项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工图设计）、工程施工、工程
36、监理、工程竣工验收、调度运行等排列。1.2 科研类案卷按课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。1.3 设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、设备生产、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。1.4 案卷内管理管控性文件材料按问题、时间或重要程度排列。并以件为单位装订、编号及编目，一般正文与附件为一件，并正文在前，附件在后；正本与定稿为一件，并正本在前,定稿在后，依据性材料（如请示、领导批示及相关的文件材料）放在定稿之后；批复与请示为一件，批复在前，请示在后；转发文与被转发文为一件，转发文在前，被转发文
37、在后；来文与复文为一件，复文在前，来文在后；原件与复制件为一件，原件在前，复制件在后；会议文件按分类以时间顺序排序。1.5 文字材料在前，图样在后。1.6 竣工图按专业、图号排列。3案卷的编制3. 1案卷封面及脊背的编制案卷封面与脊背的案卷题名、档号、保管期限应一致。案卷题名应简明、准确地揭示卷内科技文件材料的合适的内容。立卷（编制）单位：填写负责文件材料组卷的部门。起止日期：填写案卷内科技文件材料形成的起止日期。档号：档案的编号填写档案的分类号、相关项目号和案卷顺序号。档案馆号：填写国家档案行政管理管控部门赋予的档案馆代码。案卷封面及脊背的尺寸及字体要求见本局补充规定。4. 2卷内科技文件材
38、料页号的编写3.2.1案卷内文件材料均以有书写合适的内容的页面编写页号，逐页用打码机编号，不得遗漏或重号。3.2.2单面书写的文件材料在其右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。3.2.3印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其它文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，但需要在卷内备考表中说明并注明总页数。3.2.4卷内目录、卷内备考表不编写页号。3.3卷内目录的编制卷内目录是登录卷内文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。序号：卷内文件材料件数的
39、顺序用阿拉伯数字从“1”起依次标注。文件编号：填写文件材料的文号或图纸的图号。责任者：填写文件材料的形成部门或主要责任者。文件材料题名：填写文件材料标题的全称，不要随意更改或简化；没有标题的应拟写标题外加“口”号；会议记录应填写主要议题。日期：填写文件材料的形成日期。如2003年12月19日可填写为“20031219”。页号：填写每件文件材料首尾页上标注的页号。各立卷单位经验收单位的接收人审核后，卷内目录由验收单位用计算机统一打印。3.4卷内备考表的编制3.4.1卷内备考表是卷内文件状况的记录单，排列在卷内目录之后。3.4.2卷内备考表要注明案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过
40、程中需要说明的问题；应有责任立卷人和案卷质量审核人签名；应填写完成立卷和审核的日期。3.4.3互见号应填写反映同一合适的内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。档号后应注明档案载体形式，并用括号括起来。各立卷单位经验收单位的接收人审核后，备考表由验收单位用计算机统一打印。4案卷的装订4.1 文件材料应胶（线）装（采用三孔一线方法装订）去掉金属物；破损的文件材料要先修复。不易修复的应复制，与原件一并立卷；剔除空白纸和重份材料。4.2 案卷内不同幅面的文件材料要折叠为统一幅面，幅面一般采用国际标准A4型（297mm210mm）o4.3 不装订的案卷，应在每份文件材料的右上角加盖档号章，逐件编
41、件号；填写卷内目录，顺序排列。5图样的整编图样案卷一般采用不装订，图样幅面统一按国际标准A4型以手风琴式正反来回折叠，标题栏露在右下角。并在图样的标题栏框上空白处加盖档号章，逐件编件号。填写卷内目录，顺序排列。6照片档案依据照片档案管理管控规范（GB/T11821-2002）6.1 归档合适的内容同单位工程录像拍摄合适的内容。6.2 照片说明的编写方法和要求6.2.1文字说明应准确概括地揭示照片合适的内容，一般不超过200字，其成份包括事由、时间、地点、人物（姓名、身份）、背景、摄影者等六要素；时间用阿拉拍数字表示。6.2.2总说明和分说明：一般应以照片的自然张为单元编写说明，一组（若干张）联
42、系密切的照片应加总说明；凡已加总说明的照片分别编写简要的分说明，并注*号。6.2.3说明采用下列格式书写：照片号底片（数码）号事由时间地点人物摄影者参见号单张照片的说明在照片的左、右侧书写，总说明在相册首页“照片档案总说明”内书写。6.3照片的整理方法6. 3.1分类：一般应在全宗内按年代一问题进行分类。分类应保持前后一致，不能随意变动。7. 3.2根据分类情况组卷，将照片与说明一起固定在A4芯页正面，案卷芯页以十五页左右适宜。并附卷内目录与卷内备考表。8. 3.3卷内目录：以照片的自然张或有总说明的若干张为单元填写卷内目录；照片号即案卷内照片的顺序号；照片题名在尽量保证基本要素合适的内容完整
43、的前提下，将文字说明改写成照片名称，一般不应超过50字。参见号即与本张(组)照片有联系的其他档案的档号。7磁性载体档案磁性载体档案主要包括录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等不同载体的文件材料。它与纸质载体的文件材料同为东调南下工程档案的重要组成部分。为保持各类载体档案之间的有机联系，其分类合适的方案对应纸质档案，附以年度+载体档案+保管单位。7.1 单位工程录像档案归档要求7.1.1拍摄合适的内容* 7LL1招标、投标会议合适的内容；* 7.LL2施工图设计审查会议合适的内容；* 7.LL3初步设计、施工图设计批复文件；* .1.1.4施工建设录像。除首页画面外，其余按施
44、工工序依次显示画面：(1)单位工程竣工后的上游、下游及侧面图；(2)工程建设前的原地貌；(3)施工图设计交底的场面；(4)每个分部工程主要施工过程及关键环节施工场面；(5)分部工程验收的场面；(6)原材料及设备进场验收交接场面；(7)施工现场试验室及主要试验检测过程的场面；(8)施工单位对工程进行管理管控的制度办法(以照片形式表示)等及现场管理管控的场面；(9)工程建设中出现的重大安全事故的现场录像实况。(10)反映设计、监理、质量检测、质量监督检查等部门对关键部位、施工、设备制造等环节现场工作的合适的内容；(11)上级行政主管部门、省建管局对工程进行检查、指导工作的场面；(12)监造工程师到
45、制造现场和合同合约规定的地方进行察看和查阅加工制造的场面；(13)竣工验收对实体工程和档案文件验收及验收会议的合适的内容；注：带*的由省建管局以照片形式提供。拍摄合适的内容中除(13)外为竣工验收会议现场接受审查的录像合适的内容。7.1.2质量要求7.L21经过剪辑，图像稳定、图面清晰、字幕醒目清楚,颜色适宜。制作成TIFF格式文件。7.1.2.2配有解说词。简述单位工程在东调南下工程中的地位和作用。按施工程序写成工程简介。7.1.3提交载体与合适的内容7.1.3.1原始录像带。7.1.3.2竣工验收会议所使用的录像光盘。7.1.3.3添加竣工验收会议合适的内容后的，反映整个工程建设过程的原始录像带和编辑配音后的光盘。7.L4光盘制作阶段。第一阶
