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1、制造企业采购内控流程设计与控制研究一、引言采购业务是制造业企业生产与销售的基础，是企业业务链的首要环节，也是最重要的环节之一，直接影响企业日常经营与管理，采购降本增效是企业赢得市场竞争优势的关键环节。采购业务作为制造业企业业务链的关键环节，对降低产品成本、提高产品质量、增强产品市场竞争力具有至关重要的作用，完善采购业务内控流程设计与风险控制，能够提升企业经营效率，提高企业资金的使用效率，才能保证采购业务健康有序开展，规避采购过程中出现舞弊欺诈的风险。制造业产成品质量第一关，取决于采购原材料质量的合格率。采购原材料质量不过关，生产出来的产品质量肯定也不过关。 企业采购业务内部控制制度制定与执行，
2、既 能限制不合格供应商的准入，又能防止质检不过关的物料流入生产线，为公司 产品质量把好第一关。采购业务中采购计划的制定、供应商的选择、采购产品的定价、采购付款的审批，是企业采购业务内部控制的关键点，如果不能对采购内控流程进行有效的设计和控制，就可能导致资金流失、成本增大、出现舞弊等风险。二、目前制造业企业采购内控流程设计与控制现状及存在的问题（一）采购计划制定不科学现代制造企业大部分是采取以销定产，根据自身的销售情况去安排生产。每年年末，采购需求部门在编制下一年度的采购需求计划时，如果未考虑本年度实际物资消耗量及结存量，单单按下一年销售订单编制原材料需求计划，就会无形中重复采购，导致库存储备量
3、偏大，占用了企业的流动资金，加大了企业的资金压力，导致存货周转率下降。同时，采购计划制定不够科学，没有根据企业“产-供-销”关系、原材料采购周期进行科学的分析和编制，这种情况下编制出的采购计划去安排采购业务，可能出现两极化，要么库存短缺导致生产中断，要么库存积压导致存货贬值，严重影响企业生产计划实施、销售政策落实、影响企业资金使用效益。另外，即使编制了年度采购计划，很多制造业都是按季度根据实际销售情况，调整下一季度的生产计划，所以生产计划是一个不断变动的过程。在这种情况下，生产部、销售部、采购部与物流部之间如果没有建立好联动关系，就无法在公司层面编制科学合理的采购计划，就不能确保采购刚好能够满
4、足生产需求又不会占用大量库存储备，也无法及时根据市场中供求关系对价格变动的影响，控制好采购节奏，无法为企业节约采购成本。（二）供应商评估和准入机制不完善完善供应商评估和准入机制，是企业采购业务内部控制的核心管理要点。规范供应商引进、评审和日常管理工作，确保生产物资满足企业生产需求，规避经营风险。目前，不少企业并未制定完善的供应商的考核和准入管理制度，有的企业制定的供应商准入制度并不是十分严谨，未对供应商进行科学的内部评审，未建立合格供应商名录，使得采购业务人员有一定的徇私舞弊空间。有的企业建立的供应商考核和准入制度，只是进行形式上的评审，并未将供应商评价执行到位，没有仔细核查供应商经营资质，也
5、没有深入了解供应商的服务能力、研发能力和制造能力，导致原材料价格、供货周期、产品质量等缺乏有效保障；对正在合作的供应商没有进行跟踪了解和定期评价，无法及时掌握 供应商的动态信息，无法及时剔除 不合格供应商，导致企业经营利益受损。（三）采购定价控制不严格采购定价是制造业企业采购业务内部控制流程中最为关键的控制点。 采购定价方式不合理，企业在与供应商建立贸易关系前，由于 未充分对该原材料市场进行充分调研，导致 对市场了解不够深入和全面；采购定价方式滞后，没有根据市场价格变化及时与供应商商谈调整采购价格。采购定价缺乏有效监控，未将采购定价与采购业务部门和采购业务员的职责权限和绩效考核相结合，采购定价
6、有可能存在徇私舞弊，从而损害企业整体利益。（四）采购付款审批控制不到位采购业务提交 付款的单据审核不够严谨细致，入库单、过磅单、结算发票与签订的采购合同内容不相符。 未完善企业采购付款审批流程，未明确付款审核人的职责和权限，实际付款的频率、时点和对应比例未按照合同约定执行。企业往往只重视与客户进行对账，并未重视和主动与供应商进行对账，无法及时发现支付错误或账务处理错误，导致企业信誉受损。三、加强制造企业采购内控流程设计与控制的对策建议（一）科学有效编制采购计划采购计划必须以企业产销预算为依据，结合企业的生产计划、库存管理以及原材料市场价格变动趋势，考虑供应商供货周期、供货进度、订货经济批量等因
7、素，利用科学的方法计算出最佳采购周期和最优订货批量，进行统筹安排，编制出科学合理的采购需求计划，并按月滚动更新，保证生产正常进行的同时防止采购过于频繁、造成库存积压，防止采购过多而对企业流动资金的占用，促进采购工作的科学合理。企业应该深入对采购计划监督审核工作，审核采购计划的必要性、合理性和科学性，重点审核采购计划中的采购依据是否合理、采购数量是否科学、并跟踪采购计划的执行情况，防止采购部门和采购业务员滥用职权，给企业带来损失。（二）建立健全供应商评价体系在采购业务中选择优质供应商，是赢得市场竞争的关键。企业应建立科学、客观、公正的供应商评价体系，明确规定供应商的入库资格标准，确保公司生产物资
8、满足生产需求，有效规避公司经营风险。采购需求部门应提出建库需求，通过公开征集、邀请、需求部门推荐等方式获取预选供应商，采购部牵头组织会同采购需求部门、生产部、质控部、环保部、安保部等职能部门对供应商进行评价，通过对供应商的商业信誉、供货资质、生产规模、市场占有率、生产周期、技术优势、原料价格、物流配送、售后保障等进行全方位评估，确定合格供应商名录。公司对供应商应实行年度评价，每年第一季度，由采购部会同采购需求部门、生产部、质控部、环保部、安保部等职能部门，对上一年度内供应商开展年度评价，并对评价不合格的供应商做出退库处理。从而推动供需双方共同进步、实现双赢。采购部应加强对合格供应商的日常动态管
9、理，在合作过程中如果出现合同违约、违反安全和环保规定的、出现服务不符合要求等情况时，应立即重新评价该供应商在供应商名录中的评价分，如该评价分未达到设定限额时，应立即将其从合格供应商名录中剔除。公司管理部统筹供应商管理工作，负责对采购部供应商资质审查和评价过程进行复核和抽查，防范采购部门或需求部门与不合格供应商串通合作、故意隐瞒供应商资料、恶意引入资信状况较差的供应商，损害公司利益，给公司经营造成损失。（三）构建科学合理的采购定价机制企业加强对原材料采购价格管理，完善采购定价决策程序，提高科学决策水平，控制经营风险。企业可以成立公司总经理领导下由分管采购和生产的公司领导、预算管理部、营销部、采购
10、部、财务部、生产部及审计纪检部门负责人组成的定价委员会。定价委员会每月初定期召开定价会，分析内外部环境对公司经营的影响，预判原材料价格走势；检视上期采购定价及执行情况，提出采购策略建议，制定下一期原材料采购限价。由于定价委员会产生及定期定价会召开，采购部门需要对市场展开调研活动，收集和分析近期市场的变动趋势和供应商情况，以使所提出的定价策略更加合理性。加强对采购定价的有效监控，由公司管理部按期对采购成本进行复核，对采购执行偏离采购预算的情况进行分析，判断是否需要追究相关部门或人员的责任，将核查结果与采购部门及采购业务员的绩效相挂钩，规范采购业务员的工作行为，防范个人定价舞弊 风险，提升采购内部
11、控制管理水平，实现企业经营效益。（四）加强采购付款流程管理采购业务中要加强对原始 单据和发票的审核，复核采购原材料、入库单与采购合同签订内容是否一致，复核结算 发票各要素与签订的合同约定条款是否一致。加强对付款审批的复核， 发现不符合合同条款规定的，应将单据退回采购部门进行更正。采购付款环节审批必须包括发票内容、入库单、过磅单及合同约定的支付条款，财务部进行各项信息的比对，发现异常情况应立即退回采购部进行更正补齐。采购部要根据合同约定的付款方式和付款周期，制定采购付款计划，经分管领导审批后提交财务部。财务部在收到采购部付款申请时，要核实是否在付款计划内的款项支付，并依据合同约定的付款方式安排支
12、付货款。财务部应定期编制对账单，发函与供应商进行对账，及时发现双方账务处理错误并及时进行更正，确保应付账款和预付账款的准确性。 对长期挂账的应付账款，需要分析产生原因，结合合同约定条款申请办理支付款项，避免不必要的法律纠纷。需要定期检视预付账款的金额和账龄，及时提醒采购部督促供应商按期供货，防止企业资金长期被占用，避免出现坏账的风险。四、结语综上所述，制造业企业采购环节的内控管理工作是保障企业正常运转的先决条件，是企业实现降本增效管控目标最直接、最有效的途径，也是保证企业盈利水平、优化市场竞争条件的重要组成部分。企业应审视现有采购业务内控流程设计是否科学合理，能否有效地规避企业经营风险，在此基础上不断优化完善采购内控流程设计与控制，确保采购业务真正为企业经营保驾护航，提高企业综合竞争力，为企业的持续性健康发展提供基础性的动力。
