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1、,公文写作,关于公文写作应用的探讨和交流,Pellentesque habitant morbi tristique senectus et netus et malesuada fames ac turpis egestas.Proin pharetra nonummy pede.Mauris et orci.,主讲人：时间：202X年XX月XX日,OFFICIAL DOCUMENT WRITING,目录,公文概述,企业常用公文浅析,容易出现的错误,工作简报写作交流,课后练习题,01,02,03,04,05,Overview of Kumon,Analysis of commonly use
2、d official documents in enterprises,Prone to errors,Work Briefing Writing Communication,Practice questions after class,公文概述,Pellentesque habitant morbi tristique senectus et netus et malesuada fames ac turpis egestas.Proin pharetra nonummy pede.Mauris et orci.,01,公文概念及特点,公务文书，又叫公务文件，简称公文，是法定组织在公务活动中
3、为行使职权、实施管理而制作的具有法定效用和规范体式的书面文字材料，是传达和贯彻方针政策，发布规章制度，施行行政措施，指示答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。,公文概述,Overview of Kumon,狭义与广义的公文,关于印发党政机关公文处理工作条例的通知（中办发201214号）中规定的15种公文：,狭义的公文,广义的公文,狭义公文+事务文书。事务文书是具体职能部门公务处理的反映，发挥参考、参照作用，不能单独作为文件发文，需要时只能作为公文的附件行文,决议、决定、命令（令）、公报,公告、通告、意见、通知、通报、报告,请示、批复、议案、函、纪要,计划、总结,讲话稿、
4、简报、信息,建议、方案等,公文概述,Overview of Kumon,企业常用公文浅析,02,Pellentesque habitant morbi tristique senectus et netus et malesuada fames ac turpis egestas.Proin pharetra nonummy pede.Mauris et orci.,常用公文浅析通知,通知适用于批转下级单位公文，转发上级单位和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免或聘用干部。通知多属下行公文（知照性通知可平行发文）。,企业常用公文浅析,An
5、alysis of commonly used official documents in enterprises,印发性通知,适用于印发法规、规章、制度以及方案、纲要、计划等文字材料。,标题印发或发布法规、规章、制度等，标题中文件名称加书名号；交通运输部关于印发交通运输部公文处理办法的通知印发方案、纲要、计划等，标题中文件名称不加书名号卫生部办公厅关于印发传染性非典型肺炎防治培训方案的通知,正文简洁明了,转发性通知,适用于转发上级、同级或不相隶属单位的公文。,标题,如被转发的文件本身也是一个通知不可写成“关于转发关于的通知的通知”，要省略其中一个“的通知”字样,如北京市药品监督管理局转发国家
6、食品药品监督管理局关于含麻醉药品复方制剂管理的通知时，标题为:北京市药品监督管理局转发关于含麻醉药品复方制剂管理的通知,层层转发有关文件的通知,如县人民政府关于转发市人民政府关于转发省人民政府关于转发人事部关于同志恢复名誉后享受级待遇的通知的通知，标题应只标明转发最高级机关的文件，上述标题应写作：县人民政府转发人事部关于同志恢复名誉后享受级待遇的通知。至于被省、市等转发的经过，可在正文中交代清楚。,转发性通知的标题中除法规和规章名称加书名号以外，转发的其他文件一律不加书名号。,正文,简单式：简述转发对象+执行要求,详写式：在表述这两个内容之后，还要对发文背景、性质意义、原则要求、基本任务等进行
7、说明和论述。,企业常用公文浅析,Analysis of commonly used official documents in enterprises,事务性通知,适用于上级单位对下级就某一具体事项布置工作，交代任务；同级单位及不相隶属的单位之间就某一项具体工作的进行或某一具体问题的解决要求对方配合、协助办理等。,标题,正文,一般由发文机关、事由和文种组成,通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。,企业常用公文浅析,指示性通知,适用于布置下级单位工作事项，指示和指导工作方法、步骤，它具有较强的指令性，带有政策性，重在宏观指导，主要用于对重要工作、重大问题阐明方针政策，提出工作原则。,标题,正
8、文,一般由发文机关、事由和文种组成,主要包括缘由、事项、要求三部分,其缘由部分一般简要说明发文的背景、依据或目的，然后以“特通知如下”或“特作如下通知”转入通知的事项,事项部分大多采用分条列项法，具体的提出工作要求、措施和办法,结尾可写可不写，如写结尾，可用“特此通知”的惯用语,Analysis of commonly used official documents in enterprises,知照性通知,适用于告知某一事项或某些信息，诸如庆祝节日，成立、调整、合并、撤销机构，启用新印章，更改电话，更正文件差错等。,正文可说明原由，不阐述意义,聘任、任免通知,适用于用于任免或聘用管理者职务等
9、。,正文只通知聘任、任免信息，一般不说明原由。,企业常用公文浅析,常用公文浅析报告,报告适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位询问，报送材料等。根据内容分为综合性报告（大多是定期的工作总结性报告）和专题性报告,Analysis of commonly used official documents in enterprises,报告正文的写作要点,企业常用公文浅析,用于汇报工作,开头部分：概括说明总体情况，开宗明义，然后用“现将有关工作情况报告如下”等惯用语引起下文,工作情况和成绩：按照时间顺序或问题的几个方面，也可兼用主要经验和教训、存在的问题和不足、今后的打算。,用于反映情况,汇
10、报发生的情况并作客观的分析。应当把情况发生的时间、地点、情节、当事人等写清楚，并分析这些情况发生的原因、性质和造成的影响，报告处理方式和处理结果。,Analysis of commonly used official documents in enterprises,报告正文的写作要点,用作答复上级询问,正文开始应引述上级单位来文和要求，结尾一般用“特此报告”作结,用作答复上级询问,用一二句话说明报送的缘由及报送内容即可,企业常用公文浅析,Analysis of commonly used official documents in enterprises,常用公文浅析请示,请示适用于向上级机
11、关请求指示、批准，是一种经常使用的陈请性上行文。根据请示内容分为事项性请示和政策性请示（对某政策不明白、不理解或遇到新情况，需要上级给予解释和指示）,是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问或者要求的公文，具有陈述性,报告的行文目的在于使上级掌握某方面或阶段的情况，不要求批复,报告可在事后行文，也可在工作进行过程中行文，一般不在事前行文,计划、总结,讲话稿、简报、信息,建议、方案等,企业常用公文浅析,Analysis of commonly used official documents in enterprises,请示,报告,陈请性：向上级机关请求指示和批准的公文，行文内容是陈请
12、上级对某件事作指示或批复，具有请求性,期复性：行文目的是请求上级批准，解决某个具体问题，要求作出明确答复,超前性：必须在事前行文，待上级单位作出答复之后才能付诸实施，不允许“先斩后奏”,公告、通告、意见、通知、通、报告,请示、批复、议案、函、纪,VS,请示的结构,标题,正文,发文机关+事由+文种,请示缘由+请示事项+结语,结语常见的有“当否，请批示”，“妥否，请批示”，“以上请示，请予审批”，“以上请示如无不妥，请批转有关部门执行”等。结语是请示必不可少的一项内容，不能遗漏，更不能含糊其辞,请示的写作要求,行文语气诚恳谦恭,明确主题,一文一事,只能向一个单位请示，受双重领导的可用抄送,不越级请
13、示，如果因特殊情况或紧急事项必须越级请示时，要抄送越过的直接上级机关,不抄送下级,企业常用公文浅析,Analysis of commonly used official documents in enterprises,企业常用公文浅析,Analysis of commonly used official documents in enterprises,常用公文浅析函,函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。函不具有指挥领导的作用，但它具有桥梁纽带作用，同时也具有记载凭证作用。,根据作用，函的分类,商洽函，用于互不隶属或平级机关之间商洽
14、工作,询问函，向有关机关询问情况，提出问题，要求对方答复,答复函，针对询问答复问题,知照函，把需要知照的情况告知对方,请批函，一般是就某一方面的业务向没有隶属关系的“主管”部门的行文，请求批准。,缘由+事项+结尾,发文单位名称+事由+文种,复函一般应特别注明“复函”二字；答复请批事项的复函有时可标明“同意”或“批准”字样，如不同意对方的请求一般不标表态语如：财政部 国家计委关于批准收取教师资格认定费的复函,有些复函的标题还交代回复对象如：国务院办公厅关于全球大气水质，监测工作移交问题给国家环境保护局的复函。,开头：说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问
15、题说明如下”或“现将有关事项函复如下”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由,事项：函的核心内容部分。内容单一，一函一事，行文要直陈其事。在尾部，一般用礼貌性语言向对方提出希望，或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见，或请主管部门批准等,结尾：通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语，如“特此函询（商）”“请即复函”“特此函告”“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”“敬礼”,企业常用公文浅析,Analysis of commonly used of
16、ficial documents in enterprises,标题,正文,容易出现的错误,03,Pellentesque habitant morbi tristique senectus et netus et malesuada fames ac turpis egestas.Proin pharetra nonummy pede.Mauris et orci.,格式方面容易出现的错误,容易出现的错误,Prone to errors,标题,标题要素不全，最常见的是省略发文单位，也有省略发文单位和事由，只保留文种的,标题编排不美观，标题过长不分行、分行不合理（两行字数相差太大、分行时把一个
17、词拆开，破坏词义完整）,对政协十一届全国委员会第四次会议第XXX号提案的协办答复意见,附件,附件说明编排在正文下一行或与正文之间空隔多行、附件说明编排在落款下空一行，附件说明顶格编排等。正确的编排要求是，在正文下空一行并左空二字，编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称,附件说明中，附件名称没有紧随“附件：”之后书写，而是另起一行,附件名称较长需要回行时，没有与上一行附件名称的首字对齐，而是顶格编排或是与附件顺序号对齐,有的未按照要求在附件顺序号后面使用下脚点，而是使用顿号、逗号等；有的在附件名称中使用书名号；有的在附件名称后使用分号或句号,“附件”二字及附件顺序号应该用三号黑体字，附件顺序号
18、用阿拉伯数字，不加标点符号，如“附件1”，而且要顶格编排在版心左上角第一行。“附件”二字用楷体、宋体，附件顺序号用汉字数字并且在后面加冒号（附件一：）均为错误,字体、字号,一般情况下，公文标题用二号方正小标宋简体，正文用三号仿宋字,正文中，第一层标题用黑体字、第二层标题用楷体字，第三层标题用仿宋体字,正文中除中央领导同志批示内容外，一般不使用黑体字,附注,公文中需要说明的其他事项，如公文印发传达的范围，使用须注意的事项，关系人等，编排在成文日期下一行，左空二字用圆括号括入。,常见的错误是编排在附件的位置或抄送的位置上。,容易出现的错误,Prone to errors,引文,引文的正确结构为：文
19、件名（发文字号）,中发20155号，年份括号应为六角括号；“中发（2015）5号”或“中发20155号”错误,当同一公文重复引用可作必要的省略,数字,数字序号,（1）正确层次：一、（一）1.（1）,（2）不要使用WORD自动生成的序号,汉字数字与阿拉伯数字,（1）定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，以及概数的表述，必须使用汉字数字。如：党的十八大、五四运动、二万五千里长征、一两个小时,（2）时间、分数、百分比等必须用阿拉伯数字表述；除必须用汉字数字的之外，原则上均使用阿拉伯数字表述，且全篇体例须保持一致。如：我局现有十二个司室，47个处。”正确的表述应为“
20、我局现有12个司室，47个处,文种使用不当,“请示”与“报告”不分，甚至用“请示报告”,自创文种：关于、的回复；关于、的申请,直接将汇编、制度、办法作为正文下发,行文规则混乱,越级行文,请示一文多事,容易出现的错误,Prone to errors,词汇使用不当,滥用与领导同志有关的专用词汇。如：地方领导到基层检查工作不能用“视察”一词，只能和“考察或检查工作”、“指导工作”等，中央领导同志下基层才可用“视察”。,滥用副词：为加重语气、强调某项工作的重要，加上一大堆副词。如：误“进一步坚决落实”；正“进一步加强”,重复用词。如：“我们一定要认真传达和贯彻好省委和省政府关于深化改革和加快发展的一系
21、列重要文件精神”这句话意思是说得通的，但同一句话出现三个“和”字，显然不合适，把第一个“和”字拿掉，第二个“和”字改成顿号就可以了,乱用时髦词汇，乱“引进”港澳台的习惯词汇。如：改“通过”为“透过”，改“渠道”为“管道”等,工作简报写作交流,04,Pellentesque habitant morbi tristique senectus et netus et malesuada fames ac turpis egestas.Proin pharetra nonummy pede.Mauris et orci.,工作简报写作交流,Work Briefing Writing Communic
22、ation,简报，是党政机关、企事业单位、社会团体为及时反映情况、汇报工作、交流经验、揭示问题而编发的一种内部文件。按内容分，简报可分为工作简报、生产简报、会议简报、信访简报、科技简报、教学简报等。,工作简报，为推动日常工作而编写的简报，其任务是反映工作开展情况，介绍工作经验，报告工作中出现的问题等。,真,所反映的内容、涉及的情况，必须严格遵循真实性原则，时间、地点、人物、事件、所有要素都要真实，所有的数据都要确凿，不能移花接木、添枝加叶特殊情况，需合符逻辑地发散,简报如果只报道一些司空见惯的事情，就没有多大价值和意义了。要反映新事物、新动向、新思想、新趋势即使是旧酒，也要用新瓶装，要写出新意
23、，,内容集中、篇幅短小、提纲挈领、不枝不蔓。在企业中，更多的需要全面和准确，不看重过分的花哨,简报写作要快，制作的发送也要简易迅速。新闻行业有个说法叫“抓活鱼”，时间拖久了，鱼不活了，味道也不鲜美了,新,快,简,工作简报-写作要点,标题,单标题,将报道的核心事实或其主要意义概括为一句话作为标题，标题中间可以用空格的方式表示间隔，也可以加用标点符号。如：后勤工作今年重点抓好五件事、我校通过“211工程”专家审查验收、查摆突出问题，研究“三讲”教育方案。,双标题：有两种情况,一是正题后面加副题。正题概括事实的性质，副题，补充叙述基本事实。如：展宏图创全国一流市场农贸市场荣获市信誉市场称号,二是正题
24、前面加引题。引题指出作用和意义，正题概括主要报道内容。如：尽责社会完善自身XX团委开展“把知识献给人民”的活动,工作简报写作交流,Work Briefing Writing Communication,正文-导语,简报的开头语，用简短的文字，准确地概括报道的内容，说明报道的宗旨，引导读者阅读全文，其总的要求是“开门见山”，一开始就切入基本事实或核心问题，给人一个明确的印象。,导语分为四种，各有所长，写作时可根据稿件特点选择运用：,叙述式用概括叙述的方法介绍简报的主要内容,描写式把简报里的主要事实或某个有意义的侧面加以形象的描写，以引起读者的阅读兴趣,提问式把简报反映的主要问题用设问的形式提出来
25、，以引起读者的思考,结论式先将结论用一两句话在开头点出来，然后在主体部分再作必要的解释和说明,主体是简报的主要部分，它的任务是用足够的、典型的、富有说服力的材料把导语的内容加以具体化，用材料来说明观点,写好主体是编好简报的关键。主体的内容，或是反映具体的情况，或是介绍具体的做法，或是叙述取得的成绩和经验，或是指出存在的问题，或是几项兼而有之，要视具体情况而定，没有固定的框框,主体的层次安排有“纵式”和“横式”两种形态：纵式结构按事件发生、发展的时间顺序来安排材料，横式结构按事理分类的顺序安排材料。如果内容比较丰富，各层可加小标题,工作简报写作交流,Work Briefing Writing C
26、ommunication,正文-主体,正文-结尾,简报要不要结尾，因内容而定：,事情比较单一，篇幅比较短小的，可以不单写结尾，主体部分话说完就结束，干净利落。,事情比较复杂，内容较多的，可以写个结尾，对全文作一个小结，以加深读者印象。,有些带有连续性的简报，为了引起人们注意事态的发展，可用一句交代性的话语作为结束,如“对事情的发展我们将继续报告”，“处理结果我们将在下期报告”等,课后练习题,05,Pellentesque habitant morbi tristique senectus et netus et malesuada fames ac turpis egestas.Proin p
27、haretra nonummy pede.Mauris et orci.,请撰写一篇表彰本次港航学院优秀学员的通知，要求格式规范、结构完整、条理清晰、语言简洁,请以港航学院开班一事为主题，撰写一篇工作简报，要求格式规范、条理清晰、语言简洁,课后练习,Practice questions after class,感谢观看,关于公文写作应用的探讨和交流,Pellentesque habitant morbi tristique senectus et netus et malesuada fames ac turpis egestas.Proin pharetra nonummy pede.Mauris et orci.,THANK YOU,主讲人：时间：202X年XX月XX日,
