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1、股份制有限公司采购业务管理制度一、业务目标1.通过规范采购业务流程，确保采购业务按规定程序和适当授权进行，实施不相容职务分离。2 .制订科学合理的采购计划，采购物资应当符合公司生产经营的实际需要，降低采购成本，保证采购质量和数量。3 .采购、招标及采购合同的签订等符合国家相关法律规定。4 .选择优秀的原料供应商长期合作、原材料采购过程全程监控、畜禽饲养实现源头控制。5 .严格控制验收入库程序和付款流程。6 .确保采购与付款业务及其相关会计科目的核算真实、完整、规范，防止出现差错和舞弊，保证账实相符和财务信息真实可靠。二、业务风险1.采购业务流程设计不合理或控制不当，没有制定严格的采购预算，市场
2、变化趋势预测不准确，造成库存短缺积压，可能导致公司生产停滞或资源浪费。7 .供应商选择不当，采购方式不合理，招投标或定价机制不科学，授权审批不规范，可能导致采购物资质次价高，出现差错、舞弊或遭受欺诈。8 .采购业务不合规，可能导致采购业务的处理违反国家有关法律法规，受到行政处罚或法律制裁。9 .采购货物验收标准不明确，验收程序不规范，不相容职务未分离，对验收中存在的异常情况不及时进行处理，可能造成账实不符、采购物资及资金损失。三、业务范围本业务流程主要描述与采购业务相关的流程。包括采购申请、选择供应商、采购价格、采购合同管理、过程控制、验收入库、货款结算、监督与评价、会计控制与责任追究等内容。
3、四、原料采购管理流程1 .编制采购计划1.1. 每年12月底，公司下属各经营管理单位牵头组织下属单位，提出下一年的采购计划。结合公司战略目标的规划，对采购工作实施计划管理，做到目标明确、有的放矢。1.1.1.实施分级预算，先由各分（子）公司提出原料采购计划初稿汇集到片区或事业部，由各片区（事业部）进行汇总，统筹各方面市场信息、年度生产经营计划、结合库存物资和在途物资情况、公司战略目标等，编制全年度采购计划上报上一级经营管理单位。1.2. 2.公司下属各经营管理单位汇总各级预算数据，实施战略目标分解，审批各业务板块的采购预算计划。1.3. 3.公司下属各经营管理单位（或专业线路）组织下属采购部负
4、责人将经过审批的采购计划进行充分论证，提出调整意见报告上一级管理部门，经审批后下达采购计划，采购计划按月份进行分解下达。1.1.4.采购计划纳入预算管理，严格执行。上级管理部门应将采购预算的执行情况纳入绩效考核范畴并签订绩效考核协议，将考核落实到相关责任人，并确保采购按计划进行实施。2 .采购申请环节的控制措施3 .1.采购申请3.1. 2.公司下属各经营管理单位应监督下属各业务板块，建立采购申请制度。各类型原材料采购活动应符合生产计划需求、并获得审批，避免盲目采购造成资金占用。2. 1.3.各业务板块应根据全年预算任务，确定年度采购计划，上报各自的上级事业部批准。2.1. 4.各片区原料采购
5、中心分解实施年度采购计划，按月制定月底采购计划，上报本片区批准。2. 1.5.各下属分（子）公司根据实际生产任务，组织采购活动。应及时向上级采购部门或公司总经理报告原材料价格及供方情况。特殊情况下的采购,应提报书面的采购申请。（1）分（子）公司原料部负责单位的原料采购工作。应当建立和完善部门或人员的岗位职责权限等管理制度，明确采购业务流程。（2）原料部根据经审批的采购计划向单位负责人提出采购申请，单位负责人应重点关注采购申请的内容是否准确、完整，是否符合生产经营需要，是否符合采购计划等，同时还应当了解拟采购物资的库存情况、市场情况以及供应商情况等。对不符合规定的采购申请，应当要求采购部门调整或
6、拒绝批准。采购申请经审批后实施采购业务。3.选择供应商控制措施3.1. 各下属单位不论是集中采购、还是各分（子）公司自行采购，均应建立供应商考察评价准入制度，对各类供应商进行资质信誉情况进行考察评价，确定合格的供应商清单，健全公司统一的供应商网络。定期审查供应商的基本资料，如产品价格、质量、供货条件、信誉、售后服务及财务状况等，为公司采购决策提供可靠的信息。新增供应商的市场准入，由原料部提出申请，并按规定的权限和程序审批后，纳入供应商网络。必要时，公司也可以委托中介机构对大宗及重要商品供应商进行资信调查。3. 2.原料部应当按照公平、公正和竞争的原则，择优筛选有价值的供应商，在切实防范舞弊风险
7、的基础上，与供应商签订质量保证协议，建立稳定的长期合作关系。3. 3.建立供应商管理信息系统和供应商淘汰制度，对供应商提供物资的质量、价格、交货及时性、供货条件等进行实时管理和考核评价，根据评价结果，提出供应商淘汰和更换名单，经授权审批后对供应商进行合理选择和调整并在供应商管理系统中作出相应记录。对供应商的考察评价以采购部门为主，并会同质量、财务、生产、法务等部门人员联合对供应商进行审核评价，必要时可到供应商的生产现场了解情况，评价报告经参与部门或人员签字后报总经理或总经理授权的人员审批。3. 4.经考察评价合格的供应商，公司下属各经营管理单位及下属单位应建立供应商考察评价的程序和考核指标，对
8、应考察项逐项量化评分，达到规定的评价分数的，才能归档为合格供应商。各级采购部门应建立供应商档案信息，填写供应商资料卡并收集供应商相关档案资料。经主管领导审批后，建立合格供应商名录。3. 5.各级采购部门应对所属供应商实施分类管理，分别建立合格供应商信息档案。包括查询编号、详细联系方式、经营地址、经营范围、供货能力等。并积累各类供应商的供货业绩和信用记录。3. 6.公司下属各经营管理单位及下属单位应建立各类供应商的供货业绩档案，包括产品交货及时性、品质评价、商业信誉、历次供货的质量状况等。通过供货业绩积累、定期电话拜访、现场走访考察等各种形式，逐渐筛选优质供应商、淘汰劣质供应商。3. 7.公司下
9、属各经营管理单位及下属单位应根据供应商的业绩档案及新供应商的考察结果，定期对合格供应商名录实施重新评价和更新，淘汰不合格供应商、加入新供应商，每年至少两次以上。有特殊情况，应随时更新，剔除不合格供应商。3. 8.对不同业务板块、不同类型的供应商的评价内容和评价方式应分别确定，以利于原材料质量控制和工作效率提高。3. 9.饲料原料的供方评价应以公司下属各经营管理单位或下属片区（事业部）为中心，不论是集中采购的原料、还是各分（子）公司自行采购的原料，均应建立供应商考察评价制度。通过现场考察、信誉评价、更新档案信息等建立或更新合格供应商名录，筛选有价值的供应商，建立稳定的长期合作关系，并建立合格供应
10、商名录在公司下属各经营管理单位及下属片区（事业部）内信息共享。3. 10.肉食活畜禽原料的供应商评价以分（子）公司为中心，各下属肉食屠宰加工企业应大力发展合同养殖的畜禽原料，建立合同畜禽养殖场（户）的选择标准，选取符合要求的养殖场（户）建立合同饲养，并确定合同养殖户名录长期合作。3.11.公司下属各经营管理单位及下属片区（事业部）应建立其它原辅料，如产品辅料、流程性材料、包装材料、大型设备配件、煤炭等的供应商考察评价制度，筛选合格供应商建立长期合作关系。各片区或事业部应建立原辅料供应商名录在本业务板块信息共享。（1）其它原辅料，如产品辅料、流程性材料、包装材料、大型设备配件、煤炭等，各业务板块
11、应建立此类供应商考察评价制度，筛选合格供应商建立长期合作关系。（2）各级采购部门应在第一次采购前收集原辅料供应商的资质证件，实施评价，建立供应商档案信息。涉及产品质量安全或一次性采购金额大于10万元以上的，应对供应商的生产现场实施考察评价。（3）经评价合格的各类原辅料供应商，应建立原辅料供应商名录，报上一级采购部门批准并在本系统内共享。（4）负责具体采购的采购部门人员应建立原辅料供应商的业绩积累记录，对供应商的历次供货质量、信誉等建立档案信息。每年至少进行一次复评，定期更新原辅料供应商名录。4.采购价格管理4. 1.健全采购定价机制，采购协议采购、招标采购、询比价采购、动态竞价等多种方式，科学
12、合理地确定采购价格。4. 2.采购部门应当定期研究大宗物资的成本构成与市场价格变动趋势，确定大宗物资的采购执行价格或参考价格。建立采购价格数据库，定期进行大宗物资市场供求形势及价格走势商情分析并合理利用。4. 3.各原料采购部门应设立专职或兼职的内勤人员收集和管理各类原料的价格，建立价格档案。4. 4.对供应商实施考察评价、采购招标、合同洽谈前，均应查询同类原料的档案价格，实施分析和比较，做到有的放矢。4. 5.对大宗原料采购、重要原材料采购应引入竞争机制，纵向和横向比较原料价格，做到货比三家，使公司在采购谈判中处于有利地位；4. 6.公司下属各经营管理单位的财务部门应对下属各业务板块的原材料
13、采购价格实施比较和监督，分析价格差别的原因，因势利导采取控制措施，最大程度降低采购成本。各下属公司应建立和完善供应商原料价格档案和价格评价体系。5. 集中采购制度5.1. 公司下属各经营管理单位应建立集中采购制度，对适于集中采购的原料实施集中采购。相关单位及下属各片区（事业部）应确定适宜于集中采购的原料、物料及辅料品种的清单，建立集中采购物品清单和片区集中采购物品清单要求下属业务板块执行。公司产业链内部上下游企业之间必须实施内部采购的物品，视同为集中采购。5.2. 集中采购的原则：应在保证质量、规模效益和效率的前提下，宜统则统、宜分则分。并采取分级集中采购的方式。不得因为实施集中采购而影响产品
14、质量安全和工作效率。5.3.对于产品质量有重要影响、用量少、没有明显地域特征的产品，宜采取各中心集中采购，如：氢钙、氨基酸、维生素、胆碱、鱼粉、二氢钙、肉骨粉、兽药、疫苗等。各经营管理单位根据实际情况参考制定具体清单。5.4.采取各经营管理单位集中采购的物品，应由相关经营管理单位设立采购部门在全国范围内选择供方，分配各下属片区提报的需求计划。5.5.下属各片区或事业部应制定本业务板块的片区集中采购物品清单，规定具体的品种和数量规模，在本片区内实施集中采购。分配下属分（子）公司提报的需求计划5.6.下属各分（子）公司应执行上级主管部门的集中采购清单，组织采购清单以外的其它物品。不得出现重复采购或
15、私自采购。5.7.重要和技术性较强的采购业务，应当组织相关专家进行论证，实行集体决策和审批。6.自行采购规定6.1.各业务板块应制定出不适于集中采购的原料清单，实施分（子）公司自行采购。做到因地制宜、提高采购效率、降低采购成本。6.2.各下属业务板块对不在公司集中采购物品清单和片区集中采购物品清单上的各类零星原材料、专用原材料、收购性原材料、地域性原材料，由各下属分（子）公司自行采购。6.3.各片区原料采购中心在各分（子）公司设立专职采购人员，分别负责各自公司自行采购的实施。6. 4.各分（子）公司自行采购人员应执行上级采购部门的合格供应商名单、指导采购价格以及原材料质量标准等。7. 5.自行
16、采购或收购的各类型原材料，应配合各自公司质量管理部门对供应商进行考察评价，将供货业绩好的供应商报告给上级采购管理部门。8. 6.企业除小额零星物资或服务外，不得安排同一机构办理采购业务全过程。7.采购合同管理采购合同按照公司内控制度合同管理相关规定执行，依据合同规定的条款签订和履行合同。本章节如存在与公司合同管理制度相悖的情况，按公司合同管理制度执行。7. 1.对拟签订框架协议的供应商的主体资格、信用状况等进行风险评估；框架协议的签订应引入竞争制度，确保供应商具备履约能力。7. 2.根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况，拟订采购合同，准确描述合同条款，明确双方权利、义务和违约责任，按照规
17、定的权限签署采购合同。对于影响重大的合同，必要时应当组织法律、技术、财务等专业人员参与谈判，也可聘请外部专家参与相关工作。7. 3.各类型的物料采购活动，除即时结清方式外，应当订立书面合同。7. 4.公司下属各经营管理单位应根据公司的相关规定，建立各自单位的合同管理制度，对各类采购合同的条款内容的审查、签订合同的审批权限等作出规定。各业务板块片区或事业部应制定采购管理制度，规定合同签订的具体操作流程并监督执行。7. 5.所有合同必须是书面方式，杜绝口头合同或口头约定。各业务板块应制定各类型采购合同的标准文本，应尽量保持一致，并经公司法务人员的合法性审查。7. 6.各类型采购合同签订前，由各采购
18、项目经理填写采购合同条款、询价、索取样品、质量、退货、索赔等事项进行洽谈，形成书面合同后，按上一级组织的合同管理制度规定的审批权限，分别报相关层级的领导批准后签订。7. 7.一经签订的采购合同，不论执行结果如何必须保留存档，任何人不得私自销毁采购合同。修改或添加合同条款只能另加书面附件。7. 8.饲料原料采购部门因为采购合同品种多、数量大，应设立内勤或信息管理人员负责供应商档案信息和合同管理；7. 9.饲料类分（子）公司自采购原料的合同签订后，应于每周日下午5点前传真或电子版发送至片区采购中心备案留存。每批合同执行完毕后，各分（子）公司按合同反馈表统一格式反馈给客户，出入较大的在合同执行过程中
19、要尽快和客户、采购中心沟通，以便及时开展解释和问题查找工作；7. 10.肉食类分（子）公司应按月度生产计划需求，确定每月的合同畜禽量，签订畜禽养殖合同。各类畜禽养殖合同应由原料内勤人员实施归档整理，建立合同档案明细监督执行，按合同期限约定回收畜禽。7. 11.公司下属各经营管理单位及下属各片区（事业部）应建立不同种类原材料的相关采购制度，规定各类型采购合同执行过程中的监控要求，包括运输、质量检查、采购配额分配等。8. 12.各类型原材料采购合同生效实施后，具体项目的采购负责人应监视采购合同的执行情况，在供应商起运现场、中途站点、运输车辆等设立检验人员或质量监控程序。7. 13.应编制合同执行过
20、程监控计划，降低物流成本，缩短物流周期，尽量降低不必要的装卸，并对整个供应链进行控制，并保证原料供应。7. 14.属于上级采购部门集中采购，分配给各分（子）公司的原料，合同签订部门应与分（子）公司建立书面沟通程序，将合同内容传达到原料验收人员。9. 15.采购合同执行过程中发生纠纷，应按合同条款的约定有序处理，协商不能达成一致处理意见的应使用法律程序。8.采购过程监控8. 1.依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况，对有可能影响生产经营进度的异常情况，应出具书面报告并及时并提出解决方案，采取必要措施，保证采购物资的及时供应。8. 2.对重要及大宗物资采购应建立并执行合同履约过程中的监控制
21、度，落实监控责任人，出现情况应当及时报告。8. 3.根据采购特意特性等情况，选择合适的运输工具和运输方式，办理运输、投保等事宜。8. 4.实行全过程的采购登记制度或信息化管理，确保采购过程的可追溯性。10. 2.合同畜禽养殖过程监控10.2. 1.肉食类分（子）公司原料部应对合同畜禽的养殖过程实施技术服务和监控，确保养殖场（户）按合同约定实施养殖，保证畜禽原料质量安全。8.2.2.各分（子）公司原料部应建立供雏、供料、供药过程的相关记录，确保合同户到规定的地点接收供应，数量准确。8.2.3.各分（子）公司应对提供种畜禽、饲料、兽药的供方实施考察评价，不论是内部提供还是外部提供，均应建立供货的可
22、追溯性记录，保证质量安全。8.2.4.各分（子）公司的养殖技术服务人员，定期对合同畜禽养殖场实施现场检查，每批次养殖合同检查次数不低于4次。合同养殖户有困难请求时，还应增加现场服务次数。8.2.5.各分（子）公司在合同畜禽回收前应与养殖场核对存栏数量，应有公司人员在装车起运前实施数量验收，确保是合同养殖场的畜禽。8. 3.市场畜禽收购过程监控8.3. 1.各分（子）公司根据当月产量计划确定适宜的市场畜禽收购数量，按确定收购计划数量提前考察选择市场畜禽的供应商。8.3.2.分（子）公司应在各市场区域设立市场畜禽采购员，对市场畜禽养殖场实施提前考察评价，收购前对畜禽养殖过程、畜禽健康状态进行检查，
23、选择符合本公司原料标准的市场畜禽。8.3.3.分（子）公司采购员应提前考察市场畜禽养殖场的卫生状态、用药记录、饲料来源、包括现场存留的饲料或药物包装等，凡是发现不符合质量安全迹象的市场畜禽，不论价格高低一律拒绝收购。8. 3.4.各（子）分公司应建立活畜禽原料回收的可追溯性相关记录，各市场区域的收购业务员应对所收购的市场畜禽的质量安全负责。9.采购物资验收入库9.1. 公司下属各经营管理单位及下属单位应当建立采购验收入库管理制度，制定明确的采购验收标准，确定检验方式。由专门的验收机构或验收人员对采购项目的品种、规格、数量、质量等相关内容进行验收，出具验收证明。涉及大宗和新、特种物资采购等必检物
24、资，还应进行专业测试，确定检验物资目录，规定此类物资应出具质量检验报告后方可入库，确保采购合同条款规定的采购验收条款得到有效执行。9. 2.各类型采购合同中应明确规定采购货物的验收程序、质量检验及计量方法等，确保采购工作过程透明化，保证商品数量和质量方面符合采购标准要求。9. 3.验收人员应当根据采购合同及质量检验部门出具的质量检验证明，重点关注采购合同、发票等原始单据与采购物资的数量、质量、规格型号等核对一致。对验收合格的物资，填制入库凭证，加盖“收讫章”，登记实物账，及时将入库凭证传递给财务部门。9. 4.公司下属各经营管理单位及下属单位应分别设立采购员、品质检验、入库保管等不相容职务的岗
25、位人员，不得由一人兼任不相容职务。9. 5.饲料类原料按质量管理部门制定的原料验收工作程序实施质量检验和取样化验，出具相关检验结果报告后，保管员办理入库单手续；所有入库单必须随附发票报财务部审核，办理结算。10. .肉食类活畜禽原料按质量管理部门制定的宰前检疫工作程序实施检验后，直接进厂宰杀加工。根据屠宰胴体的计量结果折算活畜禽，办理原料入库单手续；所有入库单必须报财务部审核，办理结算。9. 7.其它各类原辅材料必须经品质检验（可由物品物料的使用人员检查检验）、仓库保管员数量验收入库，办理入库单手续，所有入库单必须随附发票报财务部审核，办理结算。9. 8.对于验收过程中发现的异常情况，负责验收
26、的机构或人员应当立即向公司有权管理的机构或人员报告，相关机构或人员应当查明原因并及时处理。10.采购退货管理10.1. 公司下属各经营管理单位及下属单位应建立采购退货管理制度。对验收检测或使用过程中发现的不合格原材料，实施退货处理。10. 2.经验收检测或使用过程中发现原材料质量或数量不符合约定要求的，应与供应商进行协商处理。10. 3.经验收检测发现数量不足的，应要求供应商补齐不足部门，并对供应商的不诚信行为采取措施。10. 4.经验收检测或使用过程中发现原材料质量不合格的，应要求供应商进行退货处理。已经入库建账的，应由财务部门进行账务处理。11. 5.经质量管理部门鉴定评价可以改变用途使用
27、的，可与供应商协商，通过扣秤、降价等方式予以降价接收。10. 6.涉及符合索赔条件的退货，应在索赔期内及时办理索赔。10. 7.各级采购部门应对发生退货记录的供应商纳入其绩效档案。11.付款结算11.1.定期结算付款10.1.1. 公司下属各经营管理单位根据国家有关支付结算的有关规定和公司生产经营的实际情况，对下属各业务板块的货款结算应当制定相关制度。包括各级财务部门的付款权限、审批程序、付款周期及付款方式等。严格遵循合同规定，防范付款方式不当带来的法律风险，确保资金安全。11. 1.2.严格审查采购发票等票据的真实性、合法性和有效性，判断采购款项支付的可靠性。财务部门的付款出纳员应对各级授权
28、审批责任人的签字建立备案确认，对付款手续凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核，如果发现异常情况，应当拒绝付款。如出现失误应承担相应的失察责任。11.1.4.各下属公司应规定不同付款额度的审批程序，确认各级授权审批的签字。公司下属各经营管理单位各级财务部门均在各自的审批权限内付款，超过权限须报上一级财务部批准。10.1.5.各下属单位应规定不同额度的付款周期，如周付款日和月付款日的规定等。小额的零星原料采购，可以每天及时付款；超过规定限额的原料款应建立定期付款制度，与供应商协商达成一致意见，以保证资金调拔的计划性和货款安全。10.1.6,下属单位应规定不同付款额度的审查条件，小额付款
29、可凭发票和验收入库单；大额付款应审查采购合同约定的条件，如发票种类、结算凭证、检验报告、计量结果报告等相关凭证。10.1.7.各下属单位应规定不同付款额度的付款方式，小额付款可以现金支付，超过规定额度的付款必须通过银行帐户付款。付款时应注意审查付款审批单是否签批、发票、入库单、质量验收单等票据是否齐全，是否存在预付款及定金、是否存在质量、数量等问题，以保证资金安全。10.1.8.各下属单位应分设收款出纳和付款出纳，建立收、支两条线财务管理制度。所有采购款项的付款应从银行转账支付。10.1.9.各级采购部门应建立付款计划申报制度，应在每月的月初提报本月的付款计划。将预算的采购业务类型、付款金额等
30、进行策划后报财务部门。以便有计划安排付款资金调拨。10.2.加强预付账款和定金的管理。10.2.1.涉及大额或长期的预付款项，应当定期进行追踪核查，综合分析预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等情况。对疑问的预付款项，应当及时采取措施加以解决。10.2.2.公司下属各经营管理单位应对采购预付款和定金作出制度规定，包括各业务板块的采购预付款和定金条件、预付款和定金的额度、结算方式及审批程序等规定要求。10.2.3.应规定预付款和定金书面合同和提前申报制度。预付款和定金业务必须签订有法律效力的书面合同，根据合同审查程序办理相应的合同审查和审批；未签订有效的合同协议或未经合法性审查的，不得
31、发生预付款和定金。10.2.4.公司下属各经营管理单位及下属单位应规定预付款和定金的额度审批权限，不同额度的预付款和定金应由不同级别的主管领导和财务部门审批。10.2.5.公司下属各经营管理单位及下属单位应规定不同类型预付款和定金的结算期限，预付款和定金支付后，相应的采购业务部门应跟踪业务过程，按规定的结算期限到货结算。逾期不结算或留有尾款的，应综合分析预付账款和定金的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等情况，发现有疑问的预付款项和定金，应当及时采取措施，财务应及时按逾期作其他应收账款处理。10. 2.6.公司下属各经营管理单位及下属公司应规定预付款和定金的对账和清理工作程序。财务部门应制定
32、预付账款和定金对账明细表，每5天核对一次，及时将逾期未还款项催报通知到申请人。11. 2.7.各下属单位预付款购货和定金合同到期不能履行、预付款项和定金因故未使用或因其他情形业务中止，经办人应在15日内及时追还其剩余款项，冲销欠账，不得长期私自占用或弃之不理。12. 2.8.各下属单位发生逾期预付款和定金或留有尾款的，超过15天未将尾款追回又无正当理由的，自第16天起开始对尾款按银行同期贷款利息计息，利息由申请人和批准人共同承担。13. 2.9.应当规定预付款和定金法律责任，各下属单位发生预付款和定金坏账的，预付款和定金申请人、审批人均为预付款项和定金的责任人。申请人对预付款和定金的真实合法性
33、负直接经济责任，审批人负领导责任。11.采购信息管理11.1. 公司下属各经营管理单位及下属单位的采购部门，应建立采购信息管理制度。及时收集、分析各类市场信息、供应商信息，形成有价格的信息报表。并在体系内部共享。11.2.分（子）公司原料保管应于每日上午10:00前将每日原料库存日报表上报片区信息中心专用邮箱，片区信息中心汇总后，通过K3系统ERP模块每日上午分别发给公司、片区总经理、分（子）公司总经理、分（子）公司原料部经理，实现信息共享。11.3.各分（子）公司设立的采购项目经理每日上报项目行情及价格走势，以及当日原料报价和项目成交情况，每天上报给片联等信息中心，由信息中心汇总后统一发给片
34、区和线路相关人员。信息中心的信息员每天汇集大宗原料的重大行情信息，以股份公司规定的短信形式，每天及时反馈给片区和线路相关人员。11. 4.公司下属各经营管理单位采购中心建立微信群、QQ群，人员包分（子）公司总经理、质量管理线路、原料线路，将每日收集到的行情信息汇总加工后发至交流群，实现原料行情信息资源共享。11. 5.公司下属各经营管理单位信息人员及时了解天气变化，每天用短信给各级管理人员发布信息天气和异常情况，便于分（子）公司做好库存和物流计划安排。11. 6.公司下属各经营管理单位或分（子）公司发现的不合格退货原料，要及时将不合格原料信息和供应商信息通知片联信息中心备案，同时由信息中心将不
35、合格原料供应商信息及时传递给其它各分（子）公司相关人员，防止原料供应商“投机取巧、一货多送”。14. 7.公司下属各经营管理单位或分（子）公司发现的恶意搀假的原料供应商，对其货物要坚决没收并负激励，取消该供应商送货资格。并将供应商信息上报信息中心建立黑名单，全系统内公布。12.采购业务监督与评价12. 1.内部检查15. 1.1.公司下属各经营管理单位及下属单位的采购部门应建立内部监督检查制度，对本部门工作流程和采购人员的规范性作出要求并实施内部检查。15.1. 2.公司下属各经营管理单位应对各级采购部门的采购合同、采购价格、货款结算等实施定期的对比评审，及时发现违规行为并予以纠正。12.1.
36、3.应规定各级采购人员的行为规范。并建立客户投诉接收调查处理制度，对各级采购人员的市场行为进行监督，例如：（1）采购人员应以公正、平等的方式与供方交往，应尊重每一位供应商或潜在供应商，树立良好的商业信誉和企业形象。（2）采购人员在采购交易活动中，应在公司内部公开与供应商达成的协议或合同，接受领导及其它部门的监督；（3）采购人员应接受公司其它部门的合理化建议，提高原料质量鉴别能力、简化业务流程、提升采购运转效率及服务水平；（4）在采购活动中，除了遵守公司规定外，采购业务操作应与行业内商业惯例保持一致，杜绝任何欺诈行为。12.2.审计12.2.1.各级采购业务的工作规范性检查，主要通过公司内部审计
37、和外部审计实施。12.2.2.对原料采购工作规范性检查的内容包括但不限于：（1）采购业务部门及岗位人员的设置情况；（2）不相容岗位职务分离情况；（3）采购合同及付款审批权限执行情况；（4）采购原料的质量验收程序情况；（5）原料库存量及库存产品质量情况等。12. 2.3.公司审计监察部应在通过不定期或定期的内部审计，将发现的采购业务不规范情况及时反馈给问题单位，要求实施整改以及整改情况，每月一次书面上报公司董事会审计委员会；13. 2.4.董事会审计委员会对审计监察部上报的检查情况通报公司各部门，对存在问题的单位，在公司内部通报批评，并下达整改通知，责令有关单位限期采取有效措施进行整改，审计监察
38、部应监督检查其整改情况。13.采购业务的会计控制13. 1.公司应当健全以采购申请、经济合同、结算凭证、验收入库单据为载体的控制系统，实施采购环节的相互制约和监督机制。13. 2.公司应当加强对购买、验收、付款业务的会计系统控制，详细记录供应商情况、采购申请、采购合同、采购通知、验收证明、入库凭证、退货情况、商业票据、款项支付等情况，做好采购业务各环节的记录，确保会计记录、采购记录与仓储记录核对一致。13. 3.指定专人通过函证等方式，定期向供应商寄发对账函。核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。对供应商提出的异议应及时查明原因，报授权部门负责人或人员审批后作出相应调整。14. 4.财务
39、部应于每月月末与供应商进行货款结算的核对。取得供应商纸质对账单，审核其余额与公司“应付账款”余额是否一致。14.责任追究14.1. 未严格执行本制度给公司造成损失的，按照*201511.5号*股份有限公司内部问责制度（试行）规定，追究相关人员的责任。14. 2.不执行预算有关规定，盲目采购或采购到价高质次的原料，造成公司质量受损，库存和资金积压，导致公司经济损失或名誉受损，按照定量或定性的办法计算具体损失金额，对采购部直接责任人员根据损失金额的10%进行赔付并负激励2000元；对承担领导责任的采购部门负责人负激励1000元。14. 3.不执行采购内控制度相关规定，对供应商选择不当、对采购物资运
40、输方式及付款结算方式采取不当等，造成公司经济损失在5万元以内的，对采购部直接责任人员按损失金额的20%进行赔付并负激励2000元；对部门负责人处以具体赔罚金额的50%的处罚。14. 4.以上情况造成公司损失金额超过5万元的，对直接责任人员、采购部负责人以及有关系的公司领导、其他部门或人员处以损失金额10%、5%,2%不等的赔付和处以5,000元、2,000元、1,000元的负激励；同时还对与造成损失的采购业务相关的人员采取以下处理措施：公开检讨、降职降薪、留厂查看、辞职、辞退或开除。15. 5.对采购过程中营私舞弊、收受贿赂、影响公平、公正、公开交易原则等情节严重并触犯法律的相关人员移交司法机
41、关追究相关责任。五、采购业务主要控制点编制采购计划，将采购计划纳入预算管理、建立采购申请制度、供应商准入制度、采购价格管理、合同管理、供应过程的控制、采购过程监控、采购验收入库、采购付款结算控制、采购退货管理、采购业务监督与评价、采购的会计系统控制、责任追究。六、相关检查资料采购合同、养殖合同、供应商评价记录、合格供应商名录、原料入库单、畜禽屠宰胴体过磅单、原料库存日报表、付款申请表、原料市场信息报表、内部审计报告、外部审计报告七、采购业务流程图九、采购业务内控矩阵图业务目标业务风险控制点适用单位不相容职务分离控制点分值控制点相关资料相关制度索引会计报表认定与会计报表相对应的项目1.存在,发生
42、及真实性2完整性；3.权利与义务；4.估价或分摊；5.表达或披露；6.准确性123456采购预算与采购计划1没有建立年度采购预算和采购计划，可能导致原料采购业务与生产任务、市场营销、财务管理等相脱节，不能有效实现公司战略目标以经营管理单位为单位，每年12月份制定下一年的原料采购预算计划。实施分级预算，中心、片联、特区等经营管理单位、片区、分公司分别分解预算计划并按月份实施Q中心、片联、特区等经营管理单位、片区、分公司采购预算计划的制定与审批原料采购预算计划预算管理制度集中采购制度2不实行集中采购制度，有共性的原料内部重复采购，不但资源浪费而且有可能造成内部竞争、哄抬原料价格实施相对的集中采购制
43、度，各经营管理单位作出评价原则，对适宜于集中采购的各类原料制定出集中采购的物料清单，中心、片区、事业部、分公司各级采购部门分头实施采购，并共享信息。经营管理单位、分公司集中采购物料清单的制定与审批，采购与验收片区集中采购物品清单、采购物品发票各片区集中采购管理制度供应商准入制度3选择不合格的供方、采购过程各类型原料均实施供方考察评价制分公司供方的考供方资料分公司上游业务目标业务风险控制点适用单位不相容职务分离控制点分值控制点相关资料相关制度索引会计报表认定与会计报表相对应的项目1.存在,发生及真实性2完整性；3.权利与义务；4估价或分摊；5.表达或披露；6.准确性123456失去控制、不控制活
44、畜禽原料的源头，可能导致产品不合格或食品安全事故，影响公司的品牌形象。度，把选择合格供方作为原料质量安全控制的首要和重要手段。建立健全供方的考察档案信息和业绩累计记录，并定期实施重新评价，更新合格供方名录，优胜劣汰。片区经营管理单位察评价与采购卡、合格供方名录、合同养殖户名录、原辅料供方名录戏供应商管理手册、片区采购管理制度采购合同管理4不建立书面采购合同或合同审查不严。可能造成原料质量安全无法保证或市场欺诈风险；不建立书面采购合同或合同审查不严，可能造成公司违法或发生与供方的合同法律纠纷建立书面采购合同，是保证采购工作规范的基础，对各类原料采购必须实施合同采购，下属各业务板块分别制定合同管理
45、制度，对合同的审查、签定及审批权限作出明确规定。由采购、财务、质量管理、法务人员共同把关合同的执行。分公司、片区、经营管理单位采购合同的制定与审批采购合同书、养殖合同书合同管理制度采购过程监控5采购过程缺乏监控、合同畜禽及市场畜禽的养殖过程没监控，可能造成合同实施过程漏洞，影响原料质量安全，引发食各类原材料的采购过程监控，主要由签定采购合同的项目负责人实施，应对合同执行环节的各个过程实施关注和监控，直至合同执行完片区、事业部、分公司采购与发票审核、合同签定与审批采购过程中的监控要求业务目标业务风险控制点适用单位不相容职务分离控制点分值控制点相关资料相关制度索引会计报表认定1.存在,发生及真实性
46、2完整性；3.权利与义务；4估价或分摊；5.表达或披露；6.准确性与会计报表相对应的项目123456品安全事故；毕；合同畜禽养殖的过程监控，由各畜禽屠宰加工企业的原料部设立专职的兽医技术人员亲临现场，对畜禽饲养过程的食品安全相关环节实施监督，并建立原料可追溯性记录；分公司养殖合同签定与养殖受益者养殖合同合同管理规定采购市场畜禽，由各畜禽屠宰加工企业的原料部的市场采购人员对拟采购畜禽实施事前现场检查，确保其饲养过程无食品安全隐患。分公司市场禽采购与价格审批，市场禽采购与验收市场禽过磅入神分公司原料采购管理制度采购价格管理各级采购部门应通过纵向和横向比较、不同片区之间的比较，选择最优的原材料采购价格“各经营管理单位的财务部门和审计监察部门应业务目标业务风险控制点适用单位不相容职务分离控制点分值控制点相关资料相关制度索引会计报表认定与会计报表相对应的项目1.存在,发生及真实性2完整性；3.权利与义务；4估价或分摊；5.
