档案管理学第十一章电子课件.ppt

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1、,档案管理学第十一章电子课件,档案管理学第十一章电子课件档案管理学第十一章电子课件第十一章电子文件归档与管理,情亲,第十一章,电子文件归档与管理,第一节,电子文件与电子档案概述,一、电子文件与电子档案的含义,电子文件（ Electronic Records）是指在数字设备及环境中生成、以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 这一定义按照电子文件形成、管理、利用的顺序对电子文件作了界定，它形成于数字设备（如计算机、扫描机），并有相关环境（如操作系统、数据库）支持；以数码形式（数字、图形、音频、视频）存储在外存储器上；阅读及处理需设备；

2、借助网络传输。,二、电子文件的分类,一是文本文件（ text,字或表处理文件）。是指用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。二是数据文件(date，数据库电子文件)。以数据库形式存在的具有文件属性的记录。数据库、记录、字段是其三个层次。三是图形文件（graphic）指根据一定算法绘制的图表、曲线图，如计算机辅助设计（CAD）或绘图中产生的设计模型、图纸、图画等文件。,四是图像文件（image）。指使用数字设备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。五是影像文件。指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种形态画面，如数字

3、影视片、动画片等。六是声音文件。指用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。七是命令文件，即计算机程序。,三、电子档案,电子档案 是指具有保存价值的、按一定方法整理而成的、已归档的电子文件及其与之相适应的软件、参数和相关数据。,电子档案含义:,一是电子档案是已归档的电子文件，已归档要求：具有保存价值，已进行整理。 二是电子档案具有保存价值，具有保存价值：主要是本单位自身的文件，具体指：反映本单位主要职能或业务工作、反映本单位历史面貌、反映本单位的主要财务与产权关系。,三是电子档案要按一定方法整理，不是杂乱无章的，而且要求集中统一管理。四是电子档案还应包括与之相适应的软件、参数及相关数据，否则就不能

4、使用，这就类似过去的甲骨文，十年前的 DBASE等设计的管理软件。,四、电子文件的特点及其影响,1、特点 （1）依赖设备（设备化）。 电子文件的形成、传输、存储、利用都必须依赖于相应的设备。纸质文件可以直接阅读，电子文件不能直接阅读。离开计算机的操作系统及应用软件，我们就无法对电子文件进行读写和管理，这就决定了电子文件与其相应计算机系统软硬件及其相关设备的依赖性。这给电子文件保管带来许多问题，促使我们在电子文件形成时要考虑将来计算机及其设备的兼容性、设备发生故障时的应急处理措施、电子文件加密后的解密、技术设备更新时电子文件数据格式的转换等问题。,（2）数字化。 电子文件的信息形态是数字化的。电

5、子文件通过计算机显示或打印机打印到纸上使我们看到的由文字、图形等是电子文件的一种输出形式。 （3）网络化 。 电子文件借助网络，能实现信息共享，但不安全。电子文件依赖于计算机及其网络系统，它可以 不受时空限制 ，如果不采取保密措施，则能在网络的任何终端上读取网络某一存储设备上的电子文件；而且，一个终端上的电子文件也可以同时发给若干个网络终端。 （4）信息的非人工识读性 （5）信息与特定载体之间的可分离性 （6）信息存储的高密度性,第二节,电子档案的管理原则与体系,一、电子文件的管理原则包括,1、完整性原则2、可读性原则3、可靠性原则,二、电子档案的管理体系,1、集中统一管理电子档案的问题2、纸

6、质文件和电子文件双套归档问题3、文书档案管理一体化问题,第三节,电子文件的归档范围,电子文件的归档范围原则上与纸质文件的归档范围相同，凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的电子文件均属归档范围。但考虑到电子文件的特性，应注意下述文件的收集和归档。,1纸质文件不能代替的机读文件。对于纸质文件不能代替的电子文件，要特别注意归档，并且注意制备一定数量的电子文件备份同时存放。2与纸质文件内容相同的电子文件。在今后相当长的一段时期内，纸质文件和电子文件，纸介质和磁介质两种载体也许会长期并存。同样内容的文件有纸质文件形式也有电子文件形式，应当注意将两者同时归档。电子文件的查询速度快、可复用性好，这些特

7、点会在档案利用中发挥作用。这类电子文件归档时应注意和相应的纸质文件建立对应关系。,3与数据文件配套的计算机软件、程序和技术文档（纸质文件）。这些程序和文件是电子文件的配套资料，只有借助这些资料，才能够阅读电子文件。因此，这些资料也需同时收集齐全。属本单位自行开发的软件、程序（包括其技术文档）可以归档，属从外单位引进的商品化软件，可作为资料保存而不归档。归档时应注意机读文件和其相关程序、软件（也是一种电子文件）等保持整体完备性。 4没有保存价值的机读文件不归档。没有实用价值的中间数据、草稿、程序软件等不必归档。,二、建立电子文件归档制度,目前电子文件还没有统一的归档规范。因此，在进行归档工作时，

8、应当特别注意建立必要的、切实可行的归档制度，对电子文件的归档范围、时间、份数、手续等加以规定。特别注意和计算技术人员密切配合，确保归档的电子文件的完整性、可靠性和可用性。电子档案的整理也应遵从一般纸质档案整理工作的原则，充分利用原有的整理基础，注意保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。此外，还应根据电子档案特性注意保管和利用。,第三节,电子文件的收集,一、收集积累要求,1、在 OA 系统中形成电子文件，应收集电子文件正本、记录修改过程和办理情况的的信息，元数据及记录电子文件的背景信息。草稿性电子文件，由于不具备正式文件的功能，一般不收集，但法律、法规等重要文件在其修改过程中形成的电子文件应收

9、集。,2、用计算机起草、打印，但不通过网络流转的电子文件，应收集其最后稿本，最好能收集其过程文件，同时应记录其背景信息。 3、为了保证电子文件不被非正常改动，除应及时收集外，还要有严格的安全措施，尤其是无纸办公系统所形成的电子文件应严格控制。,4、应及时捕获在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其收集责任的电子文件，将其集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以后再进行整理。,5、收集电子文件时，必须收集与之适应的软硬件环境、元数据和背景信息等。 （1）在通用的软硬件环境 下形成的电子文件，对软硬件条件及相关参数要有明确记录 ；在特殊软硬件环境下形成的电子文件，对软硬件及相关参数要进行收

10、集。 （2）对收集的电子文件要进行登记，以防遗漏，同时也便于查找。并要对电子文件逐一备份，在特殊情况下可制成纸质复制件或缩微品，以防计算机系统发生故障而造成电子文件无法读取的不可挽回的损失。 （3）在管理制度上，应将电子文件收集视为电子文件责任者的一项重要任务，要指定专人负责，并在档案管理部门指导监督下进行。,6、电子文件的格式必须统一。 文本文件：通用格式为： XML 、 RTF 、 TXT ，并注明文字处理工具，如 WORD 等。 扫描型电子文件：通用格式为： JPEG 、 TIFF ，如为非通用格式，应转换为通用格式；当无法转换时，应收集其相关软件。 视频、多媒体、超媒体文件：通用格式为

11、： MPEG 、 AVI ，如为非通用格式，应收集其压缩算法和相关软件。 音频文件：通用格式为： WAV 、 MP3 ，同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。,7、保证电子文件真实性的主要措施是：一是从电子文件生成时就开始对其严密监管，建立对各项操作的 跟踪记录； 二是建立真实性的认定方法和手续。明确检验要素，主要是：电子文件生成过程的不同版本；各位责任者的签署手续；操作处理的权限核对；交接程序审核等。三是建立鉴定规则和程序。四是明确执行部门和责任者。,8、保证电子文件完整性的主要措施是：一是建立电子文件的收集、积累制度。二是在电子文件管理系统中设立电子文件暂存空间。三是对电子文件的

12、背景信息作出规范化的要求，并随时进行登记。四是制定电子文件元数据管理规范。,9、保证电子文件有效性的主要措施是： 一是归档时应注明文件存储格式、软硬件环境、相关数据及参数。 二是对于通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。 三是对于专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，不能转换时应将该软件与文件同进归档。 四是对于加密电子文件，应解密后再归档，确实需要以加密方式保存的，应将其密码同时归档。,二、电子文件收集的范围,（ 1）按载体形式分的归档范围 A磁带 B磁盘 C光盘 D、 优盘 （ 2）按文件内容分的归档范围（电子文件归档的变化）

13、A、本单位的发文。主要指本单位有文号的正式发文（磁盘、光盘等），本单位形成的无文号的材料（磁盘、光盘等），本单位用电子计算机辅助设计（）、辅助制造（）的各种电子文件材料。,B、本单位的收文。主要指通过网络传输、面交或邮寄收到的各种磁盘、光盘、磁带等电子文件材料。C、本单位设计的各种应用软件。 D、本单位购买或接收的各种系统软件、应用软件。,实行电子公文归档后的变化,A、归档范围的变化本级公文由收发文单位均归档变为仅发文单位归档。 上级公文由归档不分工变为归档须分工。 联合发文由“必要重复”变为“不要重复”。制发文由仅归公文变为另归元数据。,B、归档要求的变化 归档公文由不需检测到必须检测。归档

14、的纸质公文一般只需目测，不需借助设备仪器检测。归档的电子公文必须借助设备仪器进行真实性、完整性、有效性检测。 对电子公文真实性检验的内容主要指：电子公文生成过程中不同版本是否齐全；是否有各位责任者签署手续；操作处理是否经过权限核对；交接过程是否有审核等。,完整性检验的主要内容指：电子公文的不同稿本是否齐全；同一稿本是否齐全；电子公文的职能活动、作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等背景信息是否齐全；电子公文的元数据（包括公文的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据）是否齐全。,有效性检验的主要内容指：电子公文经过存储、传输、压缩、

15、加密、媒体转换、迁移等处理后，其信息是否仍可识别；光盘、磁盘、磁带等是否可用；在规定的系统中是否可用等。,公文由定期归档变为即时归档。纸质公文一般在形成的第二年上半年归档。电子公文因其具有可复制性，一般在形成后即时归档（或称在线归档、随办随归），即实行逻辑归档。实行即时归档要求电子公文整理方法能适应于随办随归的方式，归档文件整理规则（ DA/T 222000）及电子文件归档与管理规范（GB/T 188942002）中规定的分类、排列、编号等方法都能适应随办随归。,归档公文的载体类型由单轨制变为双轨制。纸质公文一般仅归纸质公文，即单轨制。为了保证电子公文的真实性、完整性和有效性，在电子公文的法律

16、地位尚未普遍认可的情况下，现实的电子公文归档一般采用双轨制，即归电子公文与电子公文打印出的纸质公文。,归档公文的份数由单套制变为三套制。纸质公文一般仅归档一套，其它的作为资料保存。电子公文按规定须归档三套，一套归档保存，一套提供利用，一套异地保存。这是因为电子公文在利用时可能造成其损坏，必须有一套保存不用；电子公文归档后存储载体很难长期保存，必须多套保存，以防不测；电子公文如仅在一处保存，如遇类似 9.11事件的发生就无法恢复全部档案。电子公文归档的多套制，使传统档案学中归档的唯一性受到挑战。,三、电子文件收集的时间与方法,电子文件一般应在电子文件形成或任务完成后及时收集。对于跨年度完成的任务

17、和项目，要分阶段收集。 电子文件的收集，有的用计算机网络系统进行；有的采取脱机的载体传递；还可建立电子文件的收集数据库，或在电子文件数据库中对在收集范围内的电子文件进行标识。无论采用哪种方式收集，收集的电子文件应集中保管，不得由个人分散保存。由于电子文件收集是个系统工程，因此，应在档案管理部门指导下，先制定收集方案，然后按步骤进行，以便有条不紊地开展收集工作。,四、电子文件的审核,（ 1 ）对是否归档 进行审核。 （ 2 ）对完整性、准确性 进行审核。 （ 3 ）对相关环境 进行审核。,第四节,电子文件的整理,一、电子文件整理与纸质文件整理的不同之处,整理的前处理不同纸质文件材料要进行拆除金属

18、物、修裱破损文件、复制褪变文件、折叠超幅面纸张等前处理 工作，鉴定的范围主要是确定密级、归档范围、划分保管期限，对重要的特殊载体的文件还 应进行真伪鉴定。而电子文件在归档前除进行是否归档、确定密级、划分保管期限等鉴定外 ，还需进行真实性、完整性和有效性检验。,整理的环境不同 纸质文件可用计算机辅助整理，也可用手工整理；可实行随办随归制度，也可实行年终归档制度；可进行集中整理，也可实行分散整理；可实行文书处理、档案整理一体化，也可实行文书处理、档案整理分开化。电子文件一般实行计算机整理、随办随归档制度（也可实行年终、季末、月末、阶段等归档制度）、集中整理（也可实行网络化分开整理）、文档一体化。,

19、整理的对象不同 纸质文件的载体是纸，强调其原始性；归档时仅归纸质文件即可，可实行归档的单一载体。电子文件材料是信息，一般存储在光盘、磁盘等载体上，必须借助于计算机等设备才能阅读，不强调原始性，但强调其真实性；在较长时期内，还需实行电子、纸质文件归档“双轨制”。,整理的方法不同 纸质文件整理时分类的级次一般采用三级，分类方案一般采用年度机构（问题）保管期限，分类方案中强调按机构或问题集中；编目可用计算机，也可用手工。电子文件用计算机检索很方便，因此，在整理时分类的级次可采用三级分类，也可采用两级分类，分类方案一般为年度保管期限机构（问题）或保管期限年度机构（问题），分类方案中强调按保管期限集中，

20、这样便于日后的鉴定工作；电子文件的编目需用计算机。,整理后的归档文件处理方法不同 纸质文件材料整理后需装盒、排架；归档时间一般在岁末年初或某阶段结束后；归档份数一般为一份；整理时及刚归档后利用不太方便。电子文件整理后，其电子部分的归档信息在计算机中排序后，存入光盘、磁盘等载体中即可；归档份数一般为三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存；“双轨制”中的纸质部分要与电子部分的内容、排序、编号等一致；归档时及归档后利用较方便。,二、电子文件的登记 电子文件应以盘、件为单位分别登记，格式及项目见电子文件归档与管理规范（ GB/T 18894 2002）附录A的表A.1、A.2。登记可采取程序

21、设定与手工录入相结合的方法，成批设定、预置、个别录入在同一个系统中运用。,三、电子文件的鉴定,电子文件检验后合格率达 100%后方能移交和接收。交接双方应对检验合格的电子文件填写归档电子文件移交、接收检验登记表（见电子文件归档与管理规范（GB/T 18894 2002）附录A的表A.3）。,四、电子文件材料的分类,1、县以上机关及较大的企事业单位： 年度 保管期限 机构（问题）2、乡镇机关及较小企事业单位： 保管期限 年度 机构（问题）,在按形成或处理年度分类时应注意如下四个问题：,“ 形成或处理年度 ” 主要指签发年度。 一是一般情况下就按签发年度归类，如2002年签发的中共盐城市委关于学习

22、党的十六大会议精神的通知应归入2002年。 二是计划、规划、总结、预算、决算、统计报表等文件材料不能按针对年度归类，如2007年形成的2008年工作计划，应归入2007年；2008年形成的2007年的年度工作总结、统计报表、干部（党员）名册，归档入2008年； “ 2007年工作总结和2008年工作计划 ” 如果是2007年形成的，归入2007年；如果是2008年形成的，归入2008年。,三是法规、标准性等文件不能按执行年度归类，如2007年批准、通过、发布的2008年执行的文件或标准，归入2007年。 四是跨年度的文件材料仍然归入签发年度，如五年或十年工作规划，五年或十年工作总结，仍按签发年

23、度归档。 五是一份文件有多个年度时，仍归入签发年度，如干部任免、机构批准成立等文件，有上报日期、讨论通过日期、文件起草日期、正式发文日期、公布日期、文件发出日期、文件收到日期等，应归入正式发文日期所指的年度。,六是如果联合发文中各办文单位会签年度不一致，仍归入最后签发年度，如盐城市民政局、盐城市档案局关于印发的通知2006年由盐城市档案局代起草并会签，2007年由盐城市民政局最后签发，归入2007年。 七是归档文件上没有签发年度时，要通过分析文件内容、形式来考证和推断文件的签发年度，并归入该年度。,“ 形成或处理年度 ” 还指办结年度。 一是跨年度形成的案件文件材料归入案件办结的年度，如 20

24、06年至2007年办理的某案件文件材料，2007年结案后，其归档文件材料归入2007年。 二是跨年度召开的会议文件材料归入会议结束年，如2006年底开幕的盐城市人代会议，2007年初闭幕，其整个会议文件材料归入2007年。,“ 形成年度 ” 在以专门年度安排工作的单位或部门，主要业务文件应归入的年度指的是专门年度。 “ 专门年度 ” 或称专门工作年度指的是某些系统或行业不以元月日至月日计算为一个年度，而按本行业或系统的习惯专门规定一种起止日期来计算年度和安排工作，如学校以月日至次年月日的教学年度安排工作；会计按会计年度来安排年度工作。对这些按教学年度、兵役年度、会计年度等安排工作形成的主要业务

25、文件，应按其专门年度归类，其他文件则按一般年度归入相应年度.,如： “盐城中学关于加强7至8学年度教学重点工作的通知 ” ，归入7至8学年度； “盐城中学关于进一步做好7年校内安全工作的通知 ” 归入7年。 当几份文件 “ 为一件 ” 时， “ 形成或处理年度 ” 指的是排在最前面文件的签发年度。,五、归档电子文件材料的排列与编号,1、排列。在最低一级类目下，按事由 时间或事由 重要程度顺序排列。不同事由间按时间、重要程度等方法排列。 2、编号。 按排列顺序编小流水号。,第五节,电子档案的管理,一、电子档案管理过程中对设备的要求,一是建立电子档案数据库，配置相应的数据库设备和数据库管理系统；

26、二是建立电子档案及其相关信息的管理系统，为此就需要配置相应的计算机软硬件及外部设备，对各种信息进行有效管理与利用； 三是建立电子档案计算机网络系统，以档案管理部门的电子档案数据库为中心，用网络技术将立档单位和用户与档案管理部门联系起来构成一个有机整体； 四是控制温湿度、使洁净度按标准控制，并远离强磁场的电子档案存储载体的保存库等。,二、电子档案管理过程中对存取、理解和使用的要求,1、确保电子档案可存取 2、确保电子档案被人理解 3、确保电子档案能够使用,三、电子档案管理过程中对载体性能的要求 电子档案要选用能稳定、检索方便、存取容易的载体，同时还要考虑各种不同载体“寿命”的长短。具体选择方法是

27、：计算机辅助设计、辅助制造的产品，可存储在一次写入式光盘上；办公自动化形成的电子档案，可选择只读式或一次写入式光盘和磁带作为存储载体。对特别重要的电子档案，可制作纸质或缩微品的备份件。,第六节,电子档案的利用,一、利用电子档案的主要方法,1、直接利用电子档案 2、提供复制件 3、采用通信传输手段利用,二、电子档案特点,1检索自动化、快速化。机读档案借助计算机实现了检索自动化，代替了人工检索繁重的劳动。计算机检索速度快，要查找一个或一批文件，少则几秒钟多则几分钟就可以找到。 2检索途径多元化。计算机程序可提供多元检索的功能，不但可按著录项目单项检索，还可实现组合检索、叠代检索、主题检索；不但可对

28、著录项目进行检索，还可对文件正文进行关键字检索、全文检索。,3检索效果好。只要计算机软件的质量高，机读档案的查全率和查准率都比手工检索效果好。此外，计算机便于进行分类、统计、汇总、打印、复制，可提高档案利用率。4复用性好。档案通过计算机可以多次重复在屏幕上显示或在纸上打印，以供人们阅读，而其原始文件仍保存在磁盘（或磁带）上，不受磨损和破坏。机读档案的这种良好复用性保证了档案的完好，又方便档案的利用。5检索途径需预先设计。计算机虽然可以提供多种检索途径，但这需要在编制计算机程序时预先加以设计。在设计时没有考虑到的检索方法，不能使用计算机检索。,6软件不兼容限制了外借利用。机读文件的产生依赖于计算

29、机应用系统，应用系统之间如果不兼容，机读文件便不能在彼此的应用系统作用和阅读，这样就限制了机读文件的外借利用。 7网络化应用。机读档案的系统依赖性虽然限定了它的外借利用，但网络化的计算机档案应用系统，可以为地域分散的用户提供快速的联机检索，从而可以弥补系统依赖性造成的外借利用的不足。,8非手迹化问题。以图像方式输入的机读文件，可将档案文件原样、手迹原样存在磁盘（光盘）上，并可再现在计算机屏幕上和打印在纸上。但是以字符方式输入的机读文件，则不能保持档案文件的原样，只能保证文件内容的正确性。而目前大量机读文件，尤其是数据库文件多是以字符方式输入的。机读档案的这一缺点有时可能影响其原始性，在一定程序

30、上降低了其凭证价值。,二、电子档案利用过程中的管理工作1、审查使用权限 2、管理及回收供利用的复制件 3、利用中的安全管理,电子档案利用的安全与保密，比纸质档案更加难以控制。因此，应特别注意以下几点：（ 1）利用方法应视用户的情况而定，不能无原则地向所有用户提供全部的利用方法。 （ 2）依据电子档案的密级，进行有效管理，一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用复制复制的方式提供利用，对于提供利用的复制复制件制作，必须在有效控制下进行。,（ 3）采用通信传输或直接利用等利用方法，必须对内容信息进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不定期折更换。 （ 4）无论采用何种利用方法，都应对利用

31、的全过程进行有效的跟踪监控，并自动进行相关记录，作为利用工作查证的依据。 （ 5）利用系统应有较强的容错能力，避免由于误操作而带来不可挽回的损失。,第七节,电子档案的保管,保管要求,归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：1、归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。2、单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。3、应放在防潮、防火、防尘、防腐蚀和远离磁场源、远离热源、安全可靠的地方。有条件的可放在恒温、恒湿的介质库房中。长期不用的磁盘、 带，应在盒外加装塑料袋密封，防止灰尘和湿气的影响。 4、环境温度选定范围： 1525 ；相对湿度选定范围： 4060 。,5、要特别注意防止计算机病毒的侵袭。归档的软盘都必须经过检查，确认没有病毒后保管，定期检查计算机系统，如有病毒应及时清除。 6、盘带应定期检查，定期清洁和定期复制。软磁盘存到一定的时间，即需将磁盘带复制一次到新带上。对旧磁带和旧磁盘要确保及时清除其数据和消磁。已损坏的盘带要确保及时销毁。 7、装卸搬运磁带应遵从有关操作规定，手持磁带中心部分，避免碰到磁带边缘，不能硬推硬挤磁带。 8、使用、移动软磁盘时，不要用手触及磁盘裸露部分，不要挤压、弯曲盘片，要保持磁盘清洁。,共同学习相互提高,谢谢观看,