电子文件管理概要顺德区档案与史志顺德区档案馆官方网站.ppt

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1、电子文件管理与档案数字化,2014.5,课程主要内容,3.电子文件管理,2.电子文件概述,1.计算机基础知识,6.电子文件利用,5.归档电子文件保管,4.电子文件归档,课程主要内容,7.数字档案馆,一.计算机基础知识,一.计算机基础知识,软盘,档案数据存储介质,一.计算机基础知识,一.计算机基础知识,软盘,档案数据存储介质,磁带机,一.计算机基础知识,软盘,档案数据存储介质,硬盘,磁带机,一.计算机基础知识,软盘,档案数据存储介质,硬盘,移动存储设备（移动硬盘、U盘、闪存卡）,磁带机,一.计算机基础知识,软盘,档案数据存储介质,硬盘,移动存储设备（移动硬盘、U盘、闪存卡）,磁带机,光盘（只读光

2、盘、可记录型光盘）,推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬盘等。软盘不能作为长期保存数据记录的介质。,一.计算机基础知识,档案数据输入设备扫描仪,一.计算机基础知识,1、平板扫描仪,2、零边距扫描仪,3、ADF扫描仪,4、混合扫描仪,5、高级扫描仪,档案数据输入设备扫描仪,一.计算机基础知识,平板扫描仪,档案数据输入设备扫描仪,一.计算机基础知识,零边距扫描仪,档案数据输入设备扫描仪,一.计算机基础知识,ADF扫描仪,档案数据输入设备扫描仪,一.计算机基础知识,混合扫描仪,档案数据输入设备扫描仪,一.计算机基础知识,高级扫描仪,一.计算机基础知识,高速扫描

3、仪与平板扫描仪的优缺点,平板扫描仪速度慢，但对档案的损害小。,高速扫描仪速度快，可双面扫描、但需拆除装订。,文档扫描加工的分辨率一般要求为200DPI,档案数据输出设备打印机,一.计算机基础知识,1、喷墨打印机,2、激光打印机,3、热升华打印机,档案数据输出设备打印机,一.计算机基础知识,喷墨打印机,档案数据输出设备打印机,一.计算机基础知识,激光打印机,档案数据输出设备打印机,一.计算机基础知识,热升华打印机,一.计算机基础知识,档案管理软件可实现的管理功能,档案信息数据加工,档案信息检索,档案目录打印,档案提供利用,档案数字化全文管理,声像档案可视化管理,一.计算机基础知识,常用档案管理软

4、件,DARMS超越2000文件档案资料管理系统,二.电子文件概述,二.电子文件概述,电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。,概 念,二.电子文件概述,概 念,二.电子文件概述,归档电子文件：指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件,具有参考和利用价值,归档保存,概 念,二.电子文件概述,内 容,归档电子文件,反映本单位主要职能或业务工作的电子文件,反映本单位历史面貌的电子文件,反映本单位的主要财务与产权关系的电子文件,二.电子文件概述,电子文件特点,特 性,二.电子文件概述,种 类,按功能分类

5、,主文件,支持性文件,辅助性文件,工具性文件,指表达作者意图、行使职能的文件，如：数据库,二.电子文件概述,种 类,按功能分类,主文件,支持性文件,辅助性文件,工具性文件,指生成和运行主文件的软件,二.电子文件概述,种 类,按功能分类,主文件,支持性文件,辅助性文件,工具性文件,指在制作、查找主文件过程中起辅助、工具作用的文件，如：搜索程序，打印程序等,二.电子文件概述,种 类,按信息存在形式分类,文本文件,图像文件,版式文件,音频文件,视频文件,二.电子文件概述,文本文件：是指以英文、数字、符号等字符ASCII码方式存储的文件。例如：纯文本文件（TXT）格式化文本文件（RTF、DOC、WPS

6、）网页文件（HTML、XML）文档格式标准（UOF、ODF、OOXML）,二.电子文件概述,图像文件：使用数字设备采集或制作的画面，存储图像、图形信息。存储方式：位图、矢量图图像色彩：彩色图像、灰度图像和黑白图像格式：JPEG/JPEG2000、TIFF,二.电子文件概述,版式文件：包含有排版格式的文件，是一种排版后，仅供阅读、不可编辑、不可修改的文件格式。例如：PDF、CEB,二.电子文件概述,音频文件：是存储声音信息的电子文件。一般是用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。常见格式：MP3、WAV、APE、FLAC、RA,二.电子文件概述,视频文件：是存储影视信息的文件，指使用视频捕获设备录

7、入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面。常见格式：AVI、MPEG-1/-2/-4、MOV、WMV,三.电子文件管理,三.电子文件管理,管 理 目 标,向利用者提供真实、可信的档案的内容信息和凭证信息,三.电子文件管理,保障电子文件的真实性,保障电子文件的完整性,保障电子文件的有效性,管 理 目 标,三.电子文件管理,真 实 性,保障电子文件的真实性,含义,指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认与形成时的原始状态一致。,三.电子文件管理,真 实 性,保障电子文件的真实性,含义,作用,保证电子文件行政有效性和法律证据性的基础，是电子文件反映历史面貌，构成社会价值

8、，得以作为社会记忆长久保存的前提。,三.电子文件管理,保障电子文件的完整性,含义,完 整 性,1、电子文件及其他形式的相关文件数量齐全,2、每一份电子文件的内容、结构、背景信息和元数据没有缺损,3、与主文件相关的支持性、辅助性、工具性文件齐全,三.电子文件管理,保障电子文件的完整性,含义,作用,保证电子文件相关内容完整、齐全。,完 整 性,三.电子文件管理,保障电子文件的有效性,含义,指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。,有 效 性,三.电子文件管理,保障电子文件的有效性,含义,作用,是其存在和保存价值的基础，如果文件不能顺利读

9、出，文件中的信息便成为“死信息”，再有价值的东西也失去了存在的意义。,有 效 性,三.电子文件管理,前端控制原则,全程管理原则,集成管理原则,管 理 原 则,最优化原则,务实与注重效益原则,标准化原则,电子文件运转流程示意图,区,镇,村,OA系统,公文处理,归档,电子文档中心系统,查阅档案,权限范围内的档案,归档审核,三.电子文件管理,前端,中端,文件的形成文件的收集,末端,文件的保存文件的销毁,以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作一个完整的过程。,管 理 原 则,文件的处理文件的鉴定文件的整理文件的编目文件的归档,三.电子文件管理,前端控制是实现电子文件全程管

10、理的重要保障，其必要性主要体现在以下两个方面：,前端控制是确保电子文件真实可靠、完整安全、长期可读的有效策略。,前端控制是优化管理功能，提高管理效率的科学理念。,1,2,前 端 控 制 原 则,三.电子文件管理,根据电子文件的特点和管理要求，必须建立一个完整的管理体系，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理。,全 程 管 理 原 则,三.电子文件管理,集成管理是对管理要素的科学重组，是全程管理思想的延伸和深化。包括文件流内部管理活动的集成、文件流与业务流的集成、文件流与其他信息流的集成三方面。,集 成 管 理 原 则,三.电子文件管理,必须根据数字信息与文件信息的特性，以新

11、的思路、新的技术、新的方法进行管理，逐步建立起一套科学可行、规范可靠的管理措施。,务实与注重效益原则,三.电子文件管理,目的在于针对研究的系统，求得一个合理运用人力、物力和财力的最佳方案，发挥和提高系统的效能及利益，最终达到系统的最优目标。必须遵循标准规定的要求、格式执行，才能更规范地做好电子文件管理工作。,最优化、标准化原则,三.电子文件管理,电子文件元数据是描述电子文件内容、背景和结构及整个管理流程，又能够被计算机及网络系统自动辨析、分解、提取和分析归纳的数据。概言之，元数据是对文件的内容、背景、结构信息等进行描述动态扩展的电子目录。,什 么 是 元 数 据,三.电子文件管理,与电子文件的

12、关系,完整的电子文件,电子文件内容信息,电子文件元数据,元数据加上文件内容就构成了有证据作用的文件,三.电子文件管理,元数据的作用,构建信息发现机制,能够动态地获取电子文件管理的各项信息。,保障数字信息的真实性、凭证性,维护信息可识读性,三.电子文件管理,元数据的作用,元数据的元素项可以完整地记录电子文件的原始状态，包括产生的软硬件环境，数据结构，类型，打开方式等信息对象的附加相关信息。,构建信息发现机制,保障数字信息的真实性、凭证性,维护信息可识读性,三.电子文件管理,元数据的作用,能够提示文件生成的行政管理环境，为数字信息单元真实性和凭证性提供了重要的佐证。,构建信息发现机制,保障数字信息

13、的真实性、凭证性,维护信息可识读性,三.电子文件管理,元数据的类型与特性,根据作用和特性分类,管理型,描述型,维护型,技术型,利用型,其它,三.电子文件管理,元数据的类型与特性,根据应用情况分类,标识类,内容类,结构类,背景类,期限和条件类,管理类,三.电子文件管理,元数据的类型与特性,根据管理角度分类,记录型,管控型,环境型,记录电子文件内容、背景信息属性,不可修改、不允许修改,三.电子文件管理,元数据的类型与特性,记录电子文件在记录管理、控制过程产生的数据,有限次变化，校验作用,根据管理角度分类,记录型,管控型,环境型,三.电子文件管理,元数据的类型与特性,记录电子文件存在的软、硬件环境,

14、根据不同的操作环境而随机变化,根据管理角度分类,记录型,管控型,环境型,三.电子文件管理,基于元数据的电子文件管理,三.电子文件管理,基于元数据的电子文件管理,生成阶段,三.电子文件管理,基于元数据的电子文件管理,移交阶段,三.电子文件管理,基于元数据的电子文件管理,利用阶段,四.电子文件归档,四.电子文件归档,归档 是将具有档案价值的电子文件由形成部门向档案部门移交的过程，标志着电子文件管理责任由文件生成部门向档案部门的正式转移。,电子文件的归档,四.电子文件归档,电子文件的归档,归档范围,一般公文及其原稿,参照纸质文件归档范围,元数据,其他文件,四.电子文件归档,电子文件的归档,与电子文件

15、相关的所有元数据,归档范围,一般公文及其原稿,元数据,其他文件,四.电子文件归档,电子文件的归档,与电子文件相关的其他电子文件，如图像文件、声频文件等,归档范围,一般公文及其原稿,元数据,其他文件,四.电子文件归档,逻辑归档尽可能实时进行，以免发生失控,物理归档物理归档中的网络归档既可实时进行，又可与介质归档一样，借鉴纸质文件归档的经验并遵照有关规定定期完成,电子文件的归档时间,四.电子文件归档,电子文件的归档格式,根据佛山市电子文件移交格式暂行规定,移交到市档案馆的电子文件的格式统一为：DOC、RTF、WPS、XLS、ET、TIF、JPEG、PDF，其它格式的电子文件应转换为上述格式后移交。

16、,四.电子文件归档,鉴别工作就是确定哪些信息是文件，从而需要判断其价值。鉴别是电子文件鉴定的新内容，是鉴定工作的第一步，也是鉴定工作顺利开展的基础和前提。鉴别的任务是将文件从非文件信息中挑选出来，其实质是明确机构形成电子文件的需求，即机构需要形成哪些电子文件。,电子文件的鉴别,四.电子文件归档,电子文件的内容鉴定,电子档案内容鉴定的原则、标准、方法与纸质档案大体相同。步骤如下制定电子文件保管期限表将电子文件保管期限表纳入管理系统并予以维护鉴定归档前的文件鉴定保管期满文件,四.电子文件归档,电子文件的鉴定,鉴别是否属于归档范围,销毁或另行保存,保管期限,文件“三性”,元数据,鉴定内容,归档,开放

17、性,四.电子文件归档,电子文件的技术鉴定,含义,手段,真实性鉴定,鉴定电子文件归档时的状态是否与产生时的状态一致,四.电子文件归档,电子文件的技术鉴定,鉴定是否与其一并归档的非数字形式的文件一致，如纸质文件,鉴定整个电子文件流转过程所有元数据的一致性,含义,手段,真实性鉴定,四.电子文件归档,电子文件的技术鉴定,含义,手段,完整性鉴定,鉴定电子文件各要素是否完整和有效,四.电子文件归档,电子文件的技术鉴定,利用有效的技术手段，对照元数据模型，检查一份文件各个要素是否完备，包括可视的和不可视的部分,分析一份文件各个要素之间的联系是否有效，包括超级链接、置标语言等,含义,手段,完整性鉴定,四.电子

18、文件归档,电子文件的技术鉴定,含义,手段,可读性鉴定,确认电子文件中的内容可以正常读出，没有丢失和差错,四.电子文件归档,电子文件的技术鉴定,检查相配套的软件、电子文件、文字材料是否齐全、完整。对于加密文件，检查密码是否保存下来,检查存储格式是否符合归档要求,核实归档或迁移时填写的文件运行的软硬件环境、版本号是否正确,检测在指定的环境平台上能否准确读出，文件错误率要小于5,含义,手段,可读性鉴定,四.电子文件归档,无病毒鉴定,可运用病毒检测软件检测归档文件和归档介质是否携带病毒,介质物理性能的检测。包括（归档）磁带或光盘是否清洁，介质表面是否光滑、无皱褶、无划伤、无磨损，运转是否正常等。介质规

19、格的检查。一般情况下，不应选用过时的、不符合工业标准的存储载体作为归档和脱机保存的介质。,电子文件的技术鉴定,四.电子文件归档,从电子文件在其形成、处理、归档、档案馆接收的全过程综合考虑，进行必要的整理有利于各阶段的使用和管理。,电子文件的整理,四.电子文件归档,保留反映其形成和生长过程的原始结构和集合方式，以便后人得以从中寻找历史事实的本来面目。,立足于简便易行，一般可按照文件形成组织划分类别。没有必要刻意追求“逻辑严谨”的分类方案而把分类复杂化。,电子文件的整理原则,四.电子文件归档,电子文件的整理方法,发文,收文,照片,其他,同一年度根据不同类型的文件建立不同的文件夹，文件夹内附有归档文

20、件目录，文件夹名称格式：年度文件类型,四.电子文件归档,电子文件的整理方法,永久,10年,30年,根据同类型的文件不同保管期限建立不同的文件夹，文件夹名称格式：保管期限,发文,收文,照片,其他,四.电子文件归档,电子文件的整理方法,永久,10年,30年,发文,收文,照片,其他,把经过鉴定的电子文件、原稿及相关文件等放入入指定的文件夹中，建议电子文件名格式：档号文件标题,四.电子文件归档,借助经整理而形成的目录结构对某一部分文件进行加密管理和利用控制。,对于保持文件之间的历史联系是很有意义的。,电子文件的整理作用,将原格式电子文件“固化”，用于长期保存。,四.电子文件归档,逻辑归档是指在计算机网

21、络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。,物理归档是把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。,电子文件的归档方式,四.电子文件归档,齐全完整归档的电子文件应齐全完整，凡是归档范围内的文件均应及时向档案部门移交。尤其应注意相关电子文件的支持软件和管理数据的收集。,归档电子文件的质量要求,四.电子文件归档,真实有效归档的电子文件应真实有效，文本文件应是最后定稿，图形文件如经更改，应将最新版本及更改记录予以归档，各种文件的草稿、定稿根据需要决定是否归档。有条件的机构应采用电子文件签署技术，以便确认电子文件的有效性。,归档电

22、子文件的质量要求,四.电子文件归档,格式规范对于归档电子文件应有格式方面的要求，这是保证电子文件长期可读性的一个极为重要的问题。,归档电子文件的质量要求,四.电子文件归档,经过整理归档的电子文件应经过一定的整理和编辑。归档时应将电子文件及其机读目录、归档电子文件登记表同时移交给档案部门，归档电子文件登记表如果是数字形式的，还应赋有纸张打印件。物理归档的电子文件应与相应的机读目录存在同一载体上。,归档电子文件的质量要求,四.电子文件归档,归档电子文件的移交,离线移交,在线移交,四.电子文件归档,对归档电子文件，应按有关规定进行认真检验。在检验合格后将其如期移交至档案馆等档案保管部门，进行集中保管

23、。在已联网的情况下，归档电子文件的移交和接收工作可在网络上进行，但仍需履行相应的手续。,归档电子文件的移交,4.电子文件归档,文件形成单位在移交电子文件之前，档案保管部门在接收电子文件之前，均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到 100 时方可进行交接。,归档电子文件的移交,四.电子文件归档,归档电子文件的移交,检验项目如下：,病毒检测，保证接收的电子文件无病毒损害,检测归档加密信息，确定归档过程安全,检测载体有无损伤，保证数据无丢失,解密、解压归档的电子文件,检测是否属于归档范围,检测归档电子文件和元数据是否完整、无修改,确认归档电子文件长期可读,四.电子文件归档,档案保管部门

24、应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。对检验不合格者，应退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验。,归档电子文件的移交,归档电子文件的移交,四.电子文件归档,移交手续档案保管部门验收合格，完成归档电子文件移交、接收检验登记表的填写、签字、盖章环节。登记表一式 2 份，一份交电子文件形成单位，一份由档案保管部门自存。,归档电子文件的移交,四.电子文件归档,归档电子文件的移交,四.电子文件归档,移交时间根据市委、市政府转发中共广东省委办公厅、广东省人民政府办公厅关于进一步做好已公开现行文件利用工作意见的通知（佛办发20061号）的要求，当月制发的文件在次月 10 日前向市档案馆移交。各区可参

25、照此方法规范移交方法。,归档电子文件的移交,四.电子文件归档,四.电子文件归档,双 套 归 档 制,四.电子文件归档,保留电子原稿修改记录,四.电子文件归档,四.电子文件归档,保留电子原稿修改记录,五.归档电子文件保管,五.归档电子文件保管,保证电子文件安全性,物理隔离技术,数据管理安全,安全性措施,存储与利用分离和建立一套技术措施和管理措施,五.归档电子文件保管,保证电子文件安全性,采取授权、管理、操作三权分离,物理隔离技术,数据管理安全,安全性措施,五.归档电子文件保管,保证电子文件有效性,格式有效性,载体有效性,有效性措施,信息固化,存用分离,五.归档电子文件保管,保证电子文件有效性,控

26、制温湿,防止灰尘,防止外来磁场,防止机械震动,防止光线和有害气体,格式有效性,载体有效性,有效性措施,各种载体预计寿命表,五.归档电子文件保管,保证电子文件有效性保护,五.归档电子文件保管,推荐最佳保管温度为18，相对湿度为 40，24小时内温度变化不得超过3，相对湿度变化不得超过5。,环境温度选定范围：17 20；相对湿度选定范围：35 45。,存储载体的有效性保护,五.归档电子文件保管,归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少

27、于 3 年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。,存储载体的有效性保护,五.归档电子文件保管,对磁性载体每满 2 年、光盘每满 4 年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于 10，如发现问题应及时采取恢复措施。,对磁性载体上的归档电子文件，应每 4 年转存一次。原载体同时保留时间不少于 4 年。,存储载体的有效性保护,五.归档电子文件保管,存放：无论是软磁盘、磁带还是光盘都应该垂直放置，以防变形和重物来回挤压。不能用手直接触摸光、磁介质，应带非棉制手套；严禁用橡皮筋、绳子、曲别针来固定磁性载体和光盘，以免造成介质损坏和变形。,存储载体的有效性保护,五.归档

28、电子文件保管,整理：要定期对磁带进行倒带。缓解磁带的卷绕张力，也能避免磁带发霉。,清洁：不得随意擦拭或清洗盘片，如果盘片放置时间过长，出现发霉现象，要用干净的药棉蘸高纯度酒精擦洗盘片裸露部分，边擦拭边翻转，然后放置于清洁的环境中让酒精挥发干燥后再使用。,存储载体的有效性保护,五.归档电子文件保管,一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。,定期制作归档电子文件脱机备份，定期检查，使归档保存的电子文件数据安全、完整、可用。,归档电子文件备份,六.电子文件利用,六.电子文件利用,不仅可提供全文阅览，还可进行分类、统计、汇总、打印、复制等，满足利用者各种需要,在利用方面比较突出，对于不同

29、应用系统间产生的电子文件，兼容性不能保障时，要进行格式的转换,可多次显示、打印，而电子原件不受损失和破坏,可以通过网络随时进行远距离传输，实现异地利用，不受时空的限制,电子文件利用的特点,六.电子文件利用,公众网络利用网站形式建设电子文件中心,局域网利用,电子文件利用方式,单机利用,六.电子文件利用,利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，应遵守国家或部门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施。,利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。,电子文件利用的要求,六.电子文件利用,3.加强电子档案信息综合利用技术的研究和开发,2.制定电子档案的利用制度,1.提高

30、电子档案信息安全意识防止出现泄密、信息失真、病毒入侵等方面问题。,电子文件利用中注意的问题,六.电子文件利用,电子文件利用遇到的困难,资源问题,原始电子文件资源积累不足,电子文件鉴定开放力度不足,可公开利用的电子文件不足,技术问题,政策法规问题,六.电子文件利用,电子文件利用遇到的困难,资源问题,技术问题,档案部门建立功能完善的电子文件利用系统的技术问题,利用者也存在着使用计算机和电子档案利用系统的技巧和能力问题,政策法规问题,六.电子文件利用,电子文件利用遇到的困难,资源问题,技术问题,政策法规问题,电子文件利用过程中会涉及一些权益方面的问题，如利用者的信息权、文档内容涉及的个人隐私权、档案

31、文件的公布权等等，目前我国法律在这方面尚待完善,七.数字档案馆,七.数字档案馆,数字档案馆定义,数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。,七.数字档案馆,数字档案馆意义,有利于提高档案馆工作效率和现代化水平,有利于确保数字档案永久存储与安全保管,促进公共档案服务能力拓展,实现档案信息资源的社会共享,促进国家信息资源总量增加、质量提高和结构优化,提高各级政府公共服务能力,满足广大人民群众对现代信息服务的现实需求,七.数字档案馆

32、,数字档案馆的主要建设内容,1、建设满足数字档案馆各项管理与服务需求的基础设施,2、开发或应用具备“收集、管理、存储、利用”等功能要求的数字档案管理系统,3、全面推进馆藏数字档案基础数据库建设，加快推进传统载体档案的数字化转换，建立各类数字档案资源库群,七.数字档案馆,数字档案馆的主要建设内容,4、通过不同渠道，实现档案信息资源分层共享,5、配套建设数字档案馆保障体系，确保数字档案馆系统安全和数字档案信息安全,七.数字档案馆,数字档案馆应用系统架构,七.数字档案馆,数字档案馆应用系统架构,1、基础平台包括下列子系统：（1）档案信息采集系统；（2）档案信息存贮系统；（3）档案信息管理系统；（4）

33、档案信息交换系统；（5）档案信息查询系统；,七.数字档案馆,数字档案馆应用系统架构,（6）档案信息发布系统；（7）网上交流系统；（8）库房智能管理系统；（9）内部行政管理系统；（10）安全保障系统。,七.数字档案馆,数字档案馆应用系统架构,2、管理、应用平台包括下列3个方面：（1）基于局域网的馆内综合管理平台；（2）基于政务网的应用平台；（3）基于公众网的应用平台。,七.数字档案馆,佛山市数字档案馆建设进展情况,佛山市数字档案馆档案资源中心的构成：佛山市档案资源中心及禅城区、南海区、顺德区、高明区、三水区档案资源分中心。,七.数字档案馆,佛山市数字档案馆建设进展情况,佛山市数字档案馆档案服务延

34、伸工程：在佛山市电子政务外网上，依托市、区电子政务数据中心，按照佛山市数字档案馆工程的总体部署，构建1个市级档案信息资源中心、5个区级档案信息资源中心和700多个镇（街）、村（居）服务终端。,七.数字档案馆,佛山市数字档案馆建设进展情况,佛山市数字档案馆档案服务延伸工程：建立全市统一的数字档案馆集成服务平台，为全市的市直、区直单位及镇（街）、村（居）提供统一标准规范、功能完善的档案信息网络服务支撑运行系统、档案管理软件系统、数字资源保存系统以及安全保障服务系统。,七.数字档案馆,佛山市数字档案馆结构,七.数字档案馆,佛山市数字档案馆特点,1、网络覆盖市直、区、镇（街道）三级党政机关,2、利用数

35、字化手段，通过高速网络及其设施对数字档案信息进行收集、管理和提供利用,3、实现政务信息资源共享,七.数字档案馆,档案数字化,利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影（录音、录像）技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息。,六.数字档案馆,档案数字化,七.数字档案馆,七.数字档案馆,纸质档案数字化基本要求,扫描分辨率一般选择200300dpi，扫描图像清晰可读、无黑边、方向符合阅读习惯,数字化过程中要保证纸质档案及其目录的齐全完整，避免损坏档案，对损坏的档案必须进行及时修补,数字化处理工作人员必须严格遵守档案法、保密法及其他有关法规，严防泄

36、密现象发生,七.数字档案馆,档案数字化作用,是档案信息化建设重要内容,能有效地保护档案原件,能改善档案的利用方式，使档案不再受“孤本”、地点、时间限制,是传统档案馆走向数字档案馆的必经之路,七.数字档案馆,档案数字化目标,根据佛山市数字档案馆及其延伸工程的要求，要大力推进全市特别是基层单位的传统载体档案数字化进程，扩大各区、镇（街）档案数字资源，达到传统载体档案和电子档案“异质同量”存储，为档案信息利用平台提供充足的数据支持。具体数据规模为4年内完成3970万页的纸质档案数字化处理任务。,七.数字档案馆,档案员的职责,建立相关电子文件档案收集制度，做到定期从单位各个科室收集现行文件,及早介入涉及到档案信息产生的信息系统开发项目，按照档案归档有关要求增设模块，做到信息系统相关文档信息能够导出并得到有效保管,在公文盖章前，就收集好电子公文的初稿、定稿（套电子红头）等电子文档信息,定期从OA系统获取所需数据,谢谢！,