长篇排版技巧课件.ppt

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1、长篇文档排版技巧,ning,长篇文档排版技巧ning,第一部分 WORD操作中的一些技巧,学习目标,新课讲授,本章小结,本章习题,返回,主要内容,2,计算机网络基础 杜煜,第一部分 WORD操作中的一些技巧 学习目标 新课讲授 本章,1、去掉表格和格式 从“编辑”菜单中单击“全选”,然后单击“剪切”,再单击“选择性粘贴”。在打开的的“选择性粘贴”对话框中选择“形式”为“无格式文本”,确定。这样表格和各种格式都没了,手动换行符也变成了回车符(段落标记)。 从“文件”菜单中选择“另存为”,把文档保存为纯文本文件,再用Word打开,效果和上面的方法完全一样。,一、如何删除word中多余的空格和空行,

2、3,计算机网络基础 杜煜,1、去掉表格和格式 一、如何删除word中多余的空格和空行3,2、删除空格 从“编辑”菜单中打开“替换”对话框。把光标定位到“查找内容”文本框中,按一下空格键输入一个空格(默认情况下是半角空格),“替换为”文本框中什么都不填。单击“全部替换”,Word将删除所有的空格。 打开中文输入法,按Shift+空格键,切换到全角状态,然后按空格键在“查找内容”框里输入一全角空格,“替换为”为空,再按“全部替换”,所有的全角空格也都删除了。 单击对话框中的“高级”按钮,然后单击“特殊字符”,选择“制表符”,在“查找内容”框中会出现“t”(当然也可以手工输入),“替换为”为空,再单

3、击“全部替换”,制表符空格也都没了。,一、如何删除word中多余的空格和空行,4,计算机网络基础 杜煜,2、删除空格 一、如何删除word中多余的空格和空行4计算机,3、删除空段 在“查找和替换”对话框的“高级”模式下,两次单击“特殊字符”中的“段落标记”,“查找内容”框中将出现两个“p”(也可以手工输入pp),再把光标定位到“替换为”框中,单击“段落标记”输入一个“p”,再单击“全部替换”,文档中所有的空段全部消失。,一、如何删除word中多余的空格和空行,5,计算机网络基础 杜煜,3、删除空段 一、如何删除word中多余的空格和空行5计算机,1、合并表格只要把鼠标定位于两个表格中间的空行,

4、按下“Delete”键将空行删除,那么这两个表格就会自动合并成一个。2、拆分表格 把鼠标定位于要成为第二个表格首行的那一行,然后点击菜单命令“表格/拆分表格”就可以了。 或在定位鼠标之后,按下“Ctrl+Shift+Enter”快捷键,立刻可以把表格一分为二。如果您希望分出来的第二个表格放到下一页中单独显示,那么只需按下“Ctrl+Enter”快捷键就行了。,二、拆分和合并表格,6,计算机网络基础 杜煜,1、合并表格二、拆分和合并表格6计算机网络基础 杜煜,三、移动指定行,1、移动指定行 表格中若某一行的位置需要上调几行或下移几行,那么我们应该如何处理呢?将鼠标定位于要移动的行中任一单元格,然

5、后在按下“Shift+Alt”键的同时,再按下小键盘上的向上的方向键“” ,鼠标所在的行及其内容就会自动上移,按下“”则下移,移到合适的位置松手即可。 如果要移动的是多行,那么先选中要移动的行,然后再按下“Shift+Alt”和向上(向下)方向键就可以了。此外,若一直按下去,那么这些指定的行可以移出表格,成为一个新的表格。,7,计算机网络基础 杜煜,三、移动指定行 1、移动指定行 7计算机网络基础 杜煜,将图插入文档中后,选中新插入的图,单击右键,在快捷菜单中选择“题注”,新建一个标签“图1-”,编号格式为阿拉伯数字(如果不是点击“编号”修改),位置为所选项目下方,单击“确定”后Word就插入

6、了一个文本框在图的下方,并插入标签文字和序号,此时可以在序号后键入说明,比如“形态学膨胀运算示例”,还可以移动文本框的位置,改动文字的对齐方式等。再次插入图时题注的添加方法相同,不同的是不用新建标签了,直接选择就可以了。Word会自动按图在文档中出现的顺序进行编号。,四、图表的自动编号,8,计算机网络基础 杜煜,将图插入文档中后,选中新插入的图,单击右键,在快捷菜单中选择,若在文档中多次引用这些编号时,比如“如图11所示”,插入题注之后,选中题注中的文字“图11”,在“插入”菜单选“书签”,键入书签名,点“添加”。这样就把题注文字“图11”做成了一个书签。在需要引用它的地方,将光标放在插入的地

7、方(上例中是“如”字的后面),在“插入”菜单选“交叉引用”,弹出对话框中引用类型选“书签”,“引用内容”为“书签文字”,选择刚才键入的书签名后点“插入”,Word就将文字“图11”插入到光标所在的地方。在其他地方需要再次引用时直接插入相应书签的交叉引用就可以了,不用再做书签。在需要引用图片的地方,点 插入/引用/交叉引用,“引用类型”选择“图1-”,“引用内容”选择“只有标签和编号”即可。,四、图表的自动编号,9,计算机网络基础 杜煜,若在文档中多次引用这些编号时,比如“如图11所示”,插入题,题注中新建标签时,Word会自动在标签文字和序号之间加一个空格,看起来不那么舒服,可以在插入题注后将

8、空格删除,然后再将文字做成书签。书签名最好用图(表、公式)的说明文字,尽量做到见名知“图”。图(表、公式)的编号改变时,文档中的引用有时不会自动更新,可以鼠标右击引用文字,选择格式相似文本,在弹出的菜单中选“更新域”。关闭文档再打开Word会更新所有的域。 或ctrl+a,全选,然后点F9即可自动更新域。;,四、图表的自动编号,10,计算机网络基础 杜煜,题注中新建标签时,Word会自动在标签文字和序号之间加一个空,第二部分 制作WORD文档步骤,学习目标,新课讲授,本章小结,本章习题,返回,主要内容,11,计算机网络基础 杜煜,第二部分 制作WORD文档步骤 学习目标 新课讲授 本章小结,单

9、面打印的简单报告,报告格式要求: A4纸;要有封面和目录;单面打印;除封面和目录外,每页的页眉是报告的题目;页码一律在页面底端的右侧,封面和目录没有页码,目录之后为第1页。,12,计算机网络基础 杜煜,单面打印的简单报告报告格式要求: A4纸;要有封面和目录;单,制作步骤,1、设置纸张和文档网格 写文章前,不要上来就急于动笔,先要找好合适大小的“纸”,这个“纸”就是Word中的页面设置。2、设置样式 样式是什么?简单地说,样式就是格式的集合。通常所说的“格式”往往指单一的格式,例如,“字体”格式、“字号”格式等。每次设置格式,都需要选择某一种格式,如果文字的格式比较复杂,就需要多次进行不同的格

10、式设置。而样式作为格式的集合,它可以包含几乎所有的格式,设置时只需选择一下某个样式,就能把其中包含的各种格式一次性设置到文字和段落上。,13,计算机网络基础 杜煜,制作步骤1、设置纸张和文档网格13计算机网络基础 杜煜,如何设置样式,从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令,在右侧的任务窗格中即可设置或应用格式或样式,注意任务窗格底端的“显示”中的内容。“显示”为“有效格式”,则其中的内容即有格式,又有样式。例如,“加粗”为格式,“标题1”为样式,“标题1+居中”为样式和格式的混合格式。对于初学者来说,很容易混淆。为了清晰地理解样式的概念,可在 “显示”下拉列表中选择“有效样式”,将只会显示文档

11、中正在使用及默认的样式。,14,计算机网络基础 杜煜,如何设置样式从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令,在右侧的,注意:,“正文”样式是文档中的默认样式,新建的文档中的文字通常都采用“正文”样式。很多其他的样式都是在“正文”样式的基础上经过格式改变而设置出来的,因此“正文”样式是Word中的最基础的样式,不要轻易修改它,一旦它被改变,将会影响所有基于“正文”样式的其他样式的格式。,15,计算机网络基础 杜煜,注意:“正文”样式是文档中的默认样式,新建的文档中的文字通常,规划一下文章中可能用到的样式,对于文章中的每一部分或章节的大标题,采用“标题1”样式,章节中的小标题,按层次分别采用“标题2

12、”“标题4”样式。文章中的说明文字,采用“正文首行缩进2”样式。文章中的图和图号说明,采用“注释标题”样式。,16,计算机网络基础 杜煜,规划一下文章中可能用到的样式 对于文章中的每一部分或章节的大,录入文字,首先,录入文章第一部分的大标题,然后选中文字,从菜单选择【格式】|【字体】和 【格式】|【段落】命令进行设置,再从任务窗格中单击“标题1”样式下拉菜单,选择更新以匹配选择。这样标题1样式设置好了。用同样的方法,即可一边录入文字,一边设置该部分文字所用的样式。当所需样式都被选择过一次之后,可显示“有效样式”,这样不会显示无用的其他样式。在录入和排版过程中,可能会经常在键盘和鼠标之间切换,这

13、样会影响速度。对样式设置快捷键,就能避免频繁使用鼠标,提高录入和排版速度。将鼠标指针移动到任务窗格中的“标题1”样式右侧,单击下拉箭头,单击【修改】命令。显示“修改样式”对话框 ,单击【格式】按钮,选择【快捷键】命令,此时在键盘上按下希望设置的快捷键,注意不要在其中输入快捷键,而应该按下快捷键。单击【指定】按钮,快捷键即可生效。,17,计算机网络基础 杜煜,录入文字 首先,录入文章第一部分的大标题,然后选中文字,从菜,修改样式,文档中的内容采用系统预设的样式后,格式可能不能完全符合实际需要。例如,“标题1”样式的字号太大,希望采用小一点的字号,这时可以修改样式。将鼠标指针移动到任务窗格中的“标

14、题1”样式右侧,单击下拉箭头,单击【修改】命令。显示“修改样式”对话框,如图9所示。选中“自动更新”选项,单击【确定】按钮完成设置。这样,当应用了“标题1”样式的文字和段落的格式发生改变时,就会自动更改“标题1”样式的格式。选中采用了“标题1”样式的某段文字,然后利用“格式”工具栏设置字号和居中对齐。注意文章中所有采用“标题1”样式的文字和段落都会一起随之改变格式,不用再像以前那样用格式刷一一改变其他位置的文字的格式。因此,使用样式带来的好处之一是大大提高了格式修改的效率。,18,计算机网络基础 杜煜,修改样式文档中的内容采用系统预设的样式后,格式可能不能完全符,3、查看和修改文章的层次结构,

15、文章比较长,定位会比较麻烦。采用样式之后,由于“标题1”“标题9”样式具有级别,就能方便地进行层次结构的查看和定位。从菜单选择【视图】|【文档结构图】命令,可在文档左侧显示文档的层次结构。若在其中的标题上单击,就可快速定位到相应位置。 再次从菜单选择【视图】|【文档结构图】命令,即可取消文档结构图。,19,计算机网络基础 杜煜,3、查看和修改文章的层次结构文章比较长,定位会比较麻烦。采用,内容调整,如果文章中有大块区域的内容需要调整位置,以前的做法通常是剪切后再粘贴。当区域移动距离较远时,同样不容易找到位置。从菜单选择【视图】|【大纲】命令,进入大纲视图。文档顶端会显示“大纲”工具栏。在“大纲

16、”工具栏中选择“显示级别”下拉列表中的某个级别,例如“显示级别3”,则文档中会显示从级别1到级别3的标题。如果要将“xx”部分的内容移动到“xx”之后,可将鼠标指针移动到“xx”前的十字标记处,按住鼠标拖动内容至“xx”下方,即可快速调整该部分区域的位置。这样不仅将标题移动了位置,也会将其中的文字内容一起移动。从菜单选择【视图】|【页面】命令,即可返回到常用的页面视图编辑状态。,20,计算机网络基础 杜煜,内容调整如果文章中有大块区域的内容需要调整位置,以前的做法通,4、对文章的不同部分分节,文章的不同部分通常会另起一页开始,很多人习惯用加入多个空行的方法使新的部分另起一页,这是一种错误的做法

17、,会导致修改时的重复排版,降低工作效率。另一种做法是插入分页符分页,如果希望采用不同的页眉和页脚,这种做法就无法实现了。 正确的做法是插入分节符,将不同的部分分成不同的节,这样就能分别针对不同的节进行设置。,21,计算机网络基础 杜煜,4、对文章的不同部分分节 文章的不同部分通常会另起一页开始,,取消分节,如果要取消分节,只需删除分节符即可。分节符是不可打印字符,默认情况下在文档中不显示。在工具栏单击“显示/隐藏编辑标记”按钮,即可查看隐藏的编辑标记。在段落标记和分节符之间单击,按【Delete】键即可删除分节符,并使分节符前后的两节合并为一节。,22,计算机网络基础 杜煜,取消分节如果要取消

18、分节,只需删除分节符即可。分节符是不可打印,插入同一页眉,设置页眉和页脚时,最好从文章最前面开始,这样不容易混乱。按【Ctrl】+【Home】快捷键快速定位到文档开始处,从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令,进入“页眉和页脚”编辑状态。注意在页眉的左上角显示有“页眉 第1节 ”的提示文字,表明当前是对第1节设置页眉。由于第1节是封面,不需要设置页眉,因此可在“页眉和页脚”工具栏中单击“显示下一项”按钮,显示并设置下一节的页眉。 第2节是目录的页眉,同样不需要填写任何内容,因此继续单击“显示下一项”按钮。 第3节的页眉注意页眉的右上角显示有“与上一节相同”提示,表示第3节的页眉与第2节一样。如

19、果现在在页眉区域输入文字,则此文字将会出现在所有节的页眉中,因此不要急于设置。,23,计算机网络基础 杜煜,插入同一页眉设置页眉和页脚时,最好从文章最前面开始,这样不容,插入同一页眉,在“页眉和页脚”工具栏中有一个“同前”按钮 ,默认情况下它处于按下状态,单击此按钮,取消“同前”设置,这时页眉右上角的“与上一节相同”提示消失,表明当前节的页眉与前一节不同。 此时再在页眉中输入文字,后面的其他节无需再设置页眉,因为后面节的页眉默认为“同前”,即与第3节相同。在“页眉和页脚”工具栏中单击【关闭】按钮,退出页眉编辑状态。 用打印预览可以查看各页页眉的设置情况,其中封面和目录没有页眉,目录之后才会在每

20、页显示页眉。,24,计算机网络基础 杜煜,插入同一页眉在“页眉和页脚”工具栏中有一个“同前”按钮 ,默,6、在指定位置添加页码,通常很多人习惯从菜单选择【插入】|【页码】命令插入页码,这样得到的页码,将会在封面和目录处都添加页码。而现在希望封面和目录没有页码,从目录之后的内容再添加页码,并且页码要从1开始编号。这同样要得益于分节的设置。 按【Ctrl】+【Home】快捷键快速定位到文档开始处,从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令,进入“页眉和页脚”编辑状态,如图18所示。 在“页眉和页脚”工具栏中单击“在页眉和页脚间切换”按钮,显示页脚区域。,25,计算机网络基础 杜煜,6、在指定位置添加页

21、码 通常很多人习惯从菜单选择【插入】|【,注意在页脚的左上角显示有“页脚 第1节 ”的提示文字,表明当前是对第1节设置页脚。由于第1节是封面,不需要在页脚区域添加页码,因此可在“页眉和页脚”工具栏中单击“显示下一项”按钮 ,显示并设置下一节的页脚。 第2节是目录的页脚,同样不需要添加任何内容,因此继续单击“显示下一项”按钮。第3节的页脚注意页脚的右上角显示有“与上一节相同”提示,表示第3节的页脚与第2节一样。如果现在在页脚区域插入页码,则页码将会出现在所有节的页脚中,因此不要急于插入页码。,6、在指定位置添加页码,26,计算机网络基础 杜煜,注意在页脚的左上角显示有“页脚 第1节 ”的提示文字

22、,,在“页眉和页脚”工具栏中有一个“同前”按钮 ,默认情况下它处于按下状态,单击此按钮,取消“同前”设置,这时页脚右上角的“与上一节相同”提示消失,表明当前节的页脚与前一节不同。 这时再插入页码,就能让页码只出现在当前节及其后的其他节。 从菜单选择【插入】|【页码】命令,显示“页码”对话框。采用默认设置即可。单击【格式】按钮,显示“页码格式”对话框。默认情况下,“页码编排”设置为“续前节”,表示页码接续前面节的编号。如果采用此设置,则会自动计算第1节和第2节的页数,然后在当前的第3节接续前面的页号,这样本节就不是从第1页开始了。因此需要在“页码编排”中设置“起始页码”为“1”,这样就与前面节是

23、否有页码无关了。,6、在指定位置添加页码,27,计算机网络基础 杜煜,在“页眉和页脚”工具栏中有一个“同前”按钮 ,默认情况下它处,第3节之后的其他节无需再设置页码,因为页脚的默认设置为“同前”,而且页码格式默认设置均为“续前节”,将会自动为每一节编排页码。 在“页眉和页脚”工具栏中单击【关闭】按钮,退出页脚编辑状态。 用打印预览可以查看各页页脚的设置情况,其中封面和目录没有页码,目录之后才会在每页显示页码,并且目录之后的页码从1开始编号。,28,计算机网络基础 杜煜,第3节之后的其他节无需再设置页码,因为页脚的默认设置为“同前,The End!,29,计算机网络基础 杜煜,29计算机网络基础 杜煜,

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