增强档案管理意识做好公司档案工作课件.ppt

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1、增强档案管理意识 做好公司档案工作,2016年被确定为股份公司低成本发展年，公司要走低成本发展的道路。为此，要认真做好加强基础管理工作，全面深入挖掘潜力，深化精益管理，实现企业持续、健康、快速发展。档案管理工作是公司基础管理工作的重要组成部分，做好档案管理工作是一个企业健康发展的需要，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。做好档案管理工作对于不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。,根据集团、股份公司对档案管理工作目标管理考核标准要求及 公司生产经营的不断发展，档案工作显得尤为重要，档案管理工作

2、是公司基础管理工作重要的组成部分。他是延续和记录公司生产经营和发展的轨迹。做好档案工作势在必行。 下面 分三个内容与大家一起探讨和学习。通过第一讲系统学习，会使大家对我国档案工作发展概况、集团、股份对档案管理目标考核标准，档案的定义、作用，档案管理的原则、档案管理工作中有哪些违法行为等诸多问题有一个大致了解。通过档案利用实例举证、让大家对档案工作的重要性有一个全新的认识。,通过第二讲的介绍，让大家对档案的收集、整理、鉴定、保管、利用、统计、检索、编研等八个环节的工作有个初步了解，使大家在日常工作中能关心、支持、主动关注档案工作。不仅主动收集、移交归档文件材料，又能很好地利用好室藏档案为企业各项

3、工作服务，最大限度地挖掘档案潜在的社会价值和经济价值，充分发挥档案的功能作用，使档案工作为企业持续、健康发展作出应有的贡献。 第三讲：公司档案的结构,第一讲,对档案 管理工作的认识,12/7/2022,一、对档案及档案工作的认识,档案及档案工作的重要性对从事档案管理工作的专兼职人员和分管领导来说，并不难回答，它的重要性可以说是不言而喻。有人曾说“一个国家如果没有档案,它将失去历史而变成传说”。也有人把档案工作简单概括为“存史、资政、惠民”的重要工作。我们还可以说它是一项“功在当代，利在千秋”的伟大事业。,12/7/2022,（一）我国档案发展概况 1、中华人民共和国档案法颁布实施 国家档案局于

4、1980年初正式组织人员开始了起草工作，历时七年，先后经30稿，形成了一个比较成熟的草案。 1987年9月5日，中华人民共和国主席颁布主席令，正式公布中华人民共和国档案法(简称档案法)，自1988年1月1日起施行。 中华人民共和国档案法（最新）根据1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议关于修改中华人民共和国档案法的决定修正),12/7/2022,它是我国国家最高权力机关颁布的关于档案事业的第一部法律，是协调国家机关、企事业单位、集体单位和公民三者在档案关系方面的法律准绳 。标志着档案和档案工作从此进入了法制管理的轨道。,12/7/2022,（二）全国档案事业得到蓬勃发展

5、的具体体现： 1、领导重视，档案工作外部环境持续改善。 2、围绕中心，服务大局，档案工作服务能力显著提高。 3、突出重点，创新思路，档案工作呈现新亮点。 4、统筹兼顾，协调发展，各项业务建设稳步推进。,12/7/2022,（三）国家档案局10号令颁布 2010年，国家档案局着手研究起草并于2012年12月17日颁布了第10号令企业文件材料归档范围和档案保管期限表规定，以下简称“规定”，以适应市场经济体制完善、WTO法规一致要求，进一步规范国有、民营及外商投资等各类企业的文件材料归档范围和档案保管期限表，使企业档案成为企业内部控制、健全各项管理、依法规范经营的基础，有效地服务企业各项活动的凭证参

6、考需要，并满足国家和公众对企业依法生产经营进行监督管理的要求。,12/7/2022,为便于正确界定企业文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，促进企业依法经营和规范管理，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法，国家档案局于2012年12月17日以10号令颁布了 企业文件材料归档范围及档案保管期限的规定亦称10号令，自2013年2月1日起施行。,12/7/2022,国家档案局颁发10号令内容的新意 1、第一部专门规范企业文件材料归档范围和档案保管期限的行政规章。 2、第一次在行政规章中明确了各级档案行政管理部门对企业、以及企业对所属单位编制文件材料归档范围和档案保管期限表的审查责

7、任。 3、第一次在企业档案工作的行政规章中，对无纸质和无法输出纸质的电子文件的管理提出要求。,12/7/2022,要求：各企业编制文件材料归档范围和档案保管期限表要结合企业实际 编制文件材料归档范围和档案保管期限表，应全面分析和鉴别本单位形成文件材料的现实作用和历史价值，统筹考虑纸质文件材料与其他载体文件材料的管理要求，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。 编制工作要全面统筹考虑，不能顾此失彼 。,12/7/2022,保管期限的设定 各公司对定期的保管期限标定时，应以10号令给出的时限为原则进行设定，即永久、30年、10年（这是标时保管的最低时限），允许各企业根据需要稍做调整。 企业

8、文件材料 定义：企业文件材料是指企业在研发、生产、服务、经营和管理等活动过程中形成的各种门类和载体的记录。 档案管理的原则 凡属企业归档范围的文件材料，必须按有关规定向本企业档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。管理原则明确了单位各部门、项目参建单位及有关人员职责范围内文件材料移交归档的责任。,12/7/2022,各公司依据国家档案局颁发的10号令及企业档案管理工作规范，结合产业公司生产经营和管理实际情况，以所产生的全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及其形成特点 ，进行了分类设置。 国家档案局规定档案管理实行双轨制，在移交纸质文件材料的同时移交电子版文件材

9、料，同时归档保管。,12/7/2022,（四）集团、股份公司对档案管理工作的规定要求 2014年11月28日股份公司党委书记孙凤元在广汇能源股份有限公司档案管理培训班上的讲话：认清形势 ，明确标准 ，把档案管理工作抓起来。做好档案管理工作，为广汇能源长远发展奠定坚实基础。 1、认清形势，切实增强做好档案管理工作的紧迫感。 各产业公司的档案管理工作还存在着许多问题。一是全员档案意识不强，尤其是部分单位的领导，思想上对档案工作重视不够，对档案工作的认识还停留在企业初创阶段的水平和层次。 二是多数单位的档案工作人员频繁变动，加之业务培训跟不上，档案管理的规范化、标准化程度较底，使档案长期处于非专业化

10、管理状态。 三是项目建设档案、合同档案、设备档案等资料归档不及时、不完整，导致后续的生产经营和管理工作处于被动，甚至给企业造成严重经济损失。,12/7/2022,四是 档案基础设施建设滞后，影响了档案管理工作的正常开展。 五是档案管理人员责任心不强，自身业务素质较低，又不注重学习，导致档案管理混乱。部分档案整理不符合规范要求，影响了档案管理工作的质量。 六是档案管理工作规章制度不健全，工作不严密，档案借阅存在安全漏洞，有的单位简化档案利用登记手续，导致档案资料人为损失。 七是各产业公司档案管理信息化建设尚未开展。 上述七个方面的问题。这些问题务必引起我们各级领导的高度重视，我们要下大功夫，化大

11、力气加大对档案工作存在问题的整改力度，促进公司档案管理工作快速发展。,12/7/2022,2、统一思想，进一步提高对档案工作重要性的认识。 档案是经济、政治和社会发展的历史记录，它承载着人类社会文明与发展的优秀成果，是维护历史真实面貌、服务现实的重要信息资源。档案是企业生产经营和管理不可或缺的原始资料，它对企业的持续发展起着有力的支撑作用。从这个意义上讲，我们档案工作者现在所从事的每一项工作，都是在书写和记录我们企业的奋斗历史。 集团从战略高度明确提出了打造百年广汇的战略目标，要实现这个目标，我们所能依靠的只有持续和稳健的发展。而持续和稳健的发展离不开档案工作的有力支持。 从目前股份公司建设和

12、发展的实际来看，从股份公司档案管理工作的现实来看，抓好档案的规范化管理势在必行，刻不容缓。,12/7/2022,3、加强领导，切实做好档案管理工作。 做好档案管理工作，领导重视是关键，队伍建设是保证。 各产业管理档案工作的领导，自觉承担起档案管理的领导责任，要实实在在帮助解决档案管理工作中的难点问题。首先，要尽快组建档案管理机构。档案法和企业档案管理规范都要求企业设立档案管理机构或专职档案员。 要尽快建立一支精通档案工作业务的专职档案管理团队，有效提升档案管理水平。各单位要根据各自的实际，选拔一批热爱广汇能源档案事业，责任心强，善于学习，实际工作能力强的年轻同志充实到档案管理队伍中来。通过岗位

13、培训和工作实践，使档案工作人员都能够独立有效地开展工作。,12/7/2022,各产业领导同志必须高度关注档案管理人员队伍建设，关心档案管理人员的工作和生活，及时帮助他们解决工作及待遇方面的实际问题，引导并保护好大家的工作积极性。 还要加强档案信息化建设，运用先进技术手段管理档案，要结合我们的实际，引进档案计算机管理系统，实现档案信息化资源共享，全面提升档案管理工作的整体水平。 按照集团公司档案管理工作要求，股份公司把2015年定为档案管理工作规范年，2016年是档案管理工作提升年。与各产业书记签订了档案管理工作目标责任书和档案管理考核标准。,五、股份公司2016年档案管理工作目标责任书及考核

14、标准：（一）组织、制度建设 1、明确档案管理工作各岗位职责 （1）明确档案工作分管、主管领导的岗位职责，成立档案工作领导小组。 （2）依据公司性质和产业规模，设立综合档案室。 （3）各单位配备与公司生产经营、行政管理等相适应的专、兼职管理人员。 （4）明确“三责”，并严格执行。 2、建立档案管理工作各项工作制度 建立本公司档案管理工作的各项管理制度，制定本公司文件材料收集、移交、整理等各项管理制度、办法并严格执行。,12/7/2022,3、本单位档案管理工作安排（1）档案管理工作列入公司重要议事日程。（2）对档案工作有部署、有检查、有总结，分管领导能及时研究解决档案管理工作中的困难问题。（3）

15、利用会议、培训等增强全员档案意识，组织学习、宣传档案法及档案工作法规条例，不断强化员工档案管理意识和主动收集归档的自觉性，做好档案工作。（4）监督、指导本公司各部门档案业务工作。（5）贯彻执行股份公司档案业务标准和规范。,12/7/2022,（二）档案基础业务 1、制定本公司文件“归档范围与保管期限”。归档文件材料收集齐全、完整、准确。 （1）按照国家档案管理有关规定和集团、股份公司的具体要求，制定本公司“文件归档范围与保管期限表”并以此为标准，整理归档文件资料。 （2）归档范围和保管期限划分基本准确。 （3）文书档案、科技档案、合同、照片、特殊载体归档率达98%以上。 2、案卷质量符合要求

16、（1）采用企业档案工作规范整理档案，文件分类科学。 （2）文书档案以 “件”为单位的组卷方式整理档案。 （3）科技档案以“卷”为单位的组卷方式整理档案。,12/7/2022,3、档案和资料的移交有严格的登记、审批手续 建立档案借（查）阅、移交、接收登记本，移交手续严格按照制度执行。移交资料清单也属归档内容。 4、文书档案归档要求 （1） 反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料。 （2）以件为单位（一份文件为一件，一册报表、名册、图册等为一件）,12/7/2022,5、科技档案归档要求（1）根据生产

17、经营实际制定档案管理工作程序，建立工程、设备、科研成果等文件资料归档范围，并严格执行。（2）公司对口职能部室、车间把工作逐一细化列入职责范围，工程技术人员负责收集，整理后移交档案室。（3）基建工程资料由负责工程施工现场的技术人员收集施工现场产生的文件资料。监督、审核施工方和监理方交付的竣工资料。（4）新购仪器设备开箱验收、安装施工通知档案人员到现场，参与设备资料收集工作。建立设备运行档案，设备安装施工、变更、大修、检修、技改报备档案员，并将相关资料交档案室。,12/7/2022,（5）产品档案，公司召开产品鉴定会、科研课题审定会、引进项目接收会等通知档案员参加。产品标准报审资料有负责人配合档案

18、员收集、整理。 （6）合同档案，严格执行合同档案的管理制度，合同签订完毕后15个工作日后由合同签订负责人移交档案室。 5、专业档案的归档要求 （1）特殊载体档案：（包括：照片、影像、奖杯、奖牌、荣誉、印章、赠品、资格证书、字画、其他等）按规定收集、整理，有目录登记，并妥善保管。 本单位职能活动和重要工作成果的照片、影像（公司领导或著名人物参加与本公司有关的重大公务活动、记录本公司地理概貌、项目建设、重点工程、记录本公司重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况等）,12/7/2022,（3）会计档案：当年产生资料凭证、帐薄、报表，次年在本部门保管一年后移交档案室。 财务管理性资料在次年1月

19、底之前移交档案室整理归档。（借款、担保、抵押（质押）、资产处置类的书面报告及批复、内控管理制度、年度预算资料、财务报告、审计报告、会计凭证、免税证明、验资报告、项目评估报告等文件材料。审计公司各专项审计报告、公司人员离、历任审计调查评估报告、审计报告的批复等资料）（4）人事档案：员工入职后三个工作日内建立员工个人档案（简称人头档案）由人力资源部，按照企业职工档案管理工作规定的要求随时收集、整理、归档。员工个人档案由人力资源部保管，将档案目录移交档案室统一管理。 （1、履历材料 2、自传材料 3、鉴定考核考察材料 4、评定岗位技能和学历材料 5、政审材料 6、加入党团组织材料。7、奖励、处分材料

20、。8、任免、工资材料。9、其他有保存价值的材料,12/7/2022,（有残疾证明材料）10、个人的劳动合同、调动、任用、离职、复转退伍、伤残鉴定、工资、社保福利待遇、出国、退休（职）等文字材料。11、解除或终止劳动关系的证明书。12、人事档案转递台账 13、退休职工档案材料。14、离岗职工档案材料。15死亡职工档案材料。）人力资源管理性文件材料移交档案室集中统一管理。 （劳动人事方面的规章制度、办法、报告、决定、计划、规划、总结录用、转正、任免、调资、奖惩、解除劳动关系、社保、名册、统计报表、后勤福利、保险、工伤、劳动工作引起的纠纷、伤亡及先进、处分、教育培训、医疗卫生等）,12/7/2022

21、,（三）档案的开发利用1、编制各类档案的检索目录与归档文件资料相匹配。2、编辑公司文件汇编。3、建立各类档案借（查）阅、资料移交登记台账、填写档案利用结果登记。（四）档案安全管理1、设立档案专用库房。办公室、阅览室及库房分开设立。2、档案库房要求，配有防盗门，铁窗、铁柜、灭火器和防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防水等八防措施。有温湿度计和记录。3、档案装具符合国家标准，使用无酸卷盒。（五）档案队伍的建设1、配有专职档案员，具有档案专业技术能力。2、学习档案管理工作规定标准，按照集团要求对年度归档文件及时、整理、归档。积极参加档案工作会议和培训活动。,12/7/2022,12/7/2022,

22、三、企业档案及作用 （一）企业档案是指企业从事生产、经营、管理活动中形成的具有一定保存价值的文件、资料等，它是一个企业正常发展不可替代的资产财富，是企业内部运行过程中形成的原始记录，它客观、真实地记录了企业在生产、经营、管理活动等各方面过程和成果。 （二）作用：凭证作用，参考作用， 具体体现在几方面： 1、档案是一个单位或个人历史的真实、全面的反映。 2、档案是一个单位或个人维护自身权益的重要工具。 3、档案是我们积累和传播知识重要载体。 4、档案是开展单位文化建设的重要素材，特别是对于企业建立企业文化有不可替代的作用。是不可再生的，全面记录和延续经营、发展的轨迹。,12/7/2022,四、档

23、案工作的原则： 统一领导、集中统一管理。 档案法第五条档案工作实行统一领导管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。 档案法第十条 对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。五、档案工作的性质 专业性：档案工作有自己专门的研究对象、理论体系和业务标准、工作规范。 服务性：为企业各项工作服务。 机要性：档案中有不少内容在一定的时间和空间具有机密性。,12/7/2022,六、文件转化为档案的基本条件 （1）文件必须处理完毕，即完成了文书处理程序； （2）文件对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值；

24、 （3）文件需按照一定的规律集中保管起来。,七、 档案工作须贯彻落实“三纳入”、“四参加”、“四同步”制度 （1）、“三纳入”制度 各种载体文件材料的形成、积累、整理和归档工作，纳入生产、技术、经营等管理程序。各部门工作流程要有文件材料归档的要求; 档案工作纳入企业各项工作计划；档案工作所需经费要有“资金”作保障，。 档案工作纳入公司分管领导、各职能部门相关人员、档案专职人员的岗位职责。（全员担责）,12/7/2022,（2）“四参加”制度 档案部门或档案人员参加公司重大活动、重要会 议，专门盯控应归档文件材料的收集、归档工作； 档案部门或档案人员参加企业科研课题、设计项目以及产品的评审、监定

25、会； 档案部门或档案人员参加企业基建工程竣工验收工作； 档案部门或档案人员参加仪器设备开箱验收工作。,12/7/2022,(3)“四同步”制度 档案工作与科研、生产经营、产品研发、销售等各项活动实行“四同步”管理： 下达计划任务，同时提出文件材料的归档要求； 检查计划进度，同时检查归档文件材料形成情况； 评审、鉴定科研成果，同时验收鉴定档案材料的完整、准确、系统情况； 上报登记和评审奖励科技成果，同时须档案部门出具文件材料归档情况证明材料,12/7/2022,（4） 实施“三纳入”、“四参加”、“四同步”制度的要求 1、产品试制定型、科研成果鉴定、基建工程竣工验收，归档文件材料不齐全、不准确、

26、不系统，不能组织鉴定、验收；施工单位移交的档案资料不符合归档要求，档案部门不签字，工程经费不得结算。 2、产品和工程创优、科研成果评奖、归档文件材料不完整，档案部门不签署意见，不得申报。 3、档案部门或档案员参加上述活动中，及时收回应归档的全部文件材料； 4、贯彻“三纳入”、“四参加”、“四同步”制度，关键要抓落实。要建立责任追究制度，谁违反规定，造成档案流失、损毁，追究相关部门领导及相关责任人的责任，并与经济考核挂钩。,12/7/2022,档案法规定：下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究

27、刑事责任： （一）损毁、丢失属于国家所有的档案的； （二）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；,十八、哪些行为违反档案法？如何处罚？,12/7/2022,（三）涂改、伪造档案的； （四）违反档案法第十六条、第十七条规定，擅自出卖或者转让档案的； （五）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的； （六）违反档案法第十条、第十一条规定，不按规定归档或者不按期移交档案的； （七）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的； （八）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。,12/7/2022,（六）档案管理工作重要性实例举证,【实例一】遗失档案，工龄减少9年，单位判赔25万老陈在

28、一家大型国企工作了20年后，退休时因单位遗失档案，工龄少了9年，老陈两次将原工作单位告上法庭，共计判赔25万元。 【评述】企业在经济运作之中总要发生各种纠纷，且以经济债务纠纷与侵权纠纷居多。企业要想减少经济运作中的麻烦与损失，要想胜券在握，就得在平素的企业管理中谨慎、细致的保存好，既有时效性又有真实性，较为祥实完整的企业档案做证据，供以后时段的官司起诉、应诉之用，才能在经济纠纷中立于不败之地。,【实例二】合同管理出现漏洞，使企业遭受损失 甲乙公司双方合作两年多，甲公司欠乙公司货款一直达20万元，乙公司向法院提交了要求甲公司支付全部货款和违约金的请求，法院随即冻结了甲公司基本账户。 乙公司在提供

29、给当地法院的资料中，有一份甲公司盖章的2008年与之签署的合同原件，其中在“其他约定事项”栏中有附加的手写条款为：“如果出现争议，由双方协商，协商不成的情况下，由原告方人民法院依法解决，货款延期支付，按银行贷款利率的3倍执行违约责任赔偿。” 甲方因将盖章附加条款合同交给乙方盖章，没有及时索回，乙方填写了上述内容。,【实例三】劳动争议案，档案发挥作用，维护企业权益 某企业于1993年聘用某职工为下属企业的法人代表，由于其不负责任、玩忽职守、疏于管理、从中渔利，使企业到1996年严重亏损2000多万元。该公司将其在年底前免职离任审计。但该员工不服从不配合，私自出境达3年之久。 2000年该公司经职

30、代会通过，给予他开除处分。因其在境外漂泊无踪影，开除决定无法送达本人，由挂号信函寄给其妻代为转告。殊不知该员工到达退休的时间，回国将公司告上法庭，认为开除决定无效。一审法院认为：该员工到达退休年龄且未履行送达本人程序，判令公司收回开除决定。该公司不服一审判决，上诉二审。上诉审理时，该公司从档案中将寄给其妻的开除决定信函退回件举证法庭，请求法庭支持。二审认定举证事实有效撤销一审判决，重新判令开除决定有效。 这个官司，就是因为该公司保留了寄给该员工妻子拒领退回的一封函（告之开除决定的挂号信），向二审法庭举证而赢得了官司的胜诉。,【评述】我国现行的司法理念为“告诉制”，即不告不诉（讼），且是“谁主张

31、，谁举证”。对经济纠纷而言，从民法审判角度，原告及被告都可以举证、质证，对证据的确认，采信，直接关系到审判的结果。所以原告和被告方在审理过程中，谁能完成举证责任至关重要。对原告来说是维权的重要手段，对被告来说是有力的抗争，对法官来说是寻求公正判决的合理支点，一经采信证据，就会以依据、法判决。,第二讲,档案管理工作的内容,12/7/2022,一、档案工作的内容,什么是档案工作 档案工作就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家以及社会、企事业单位的各项工作服务。,12/7/2022,档案工作包含的内容：收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用等八个工作环节。 前六个环节为基础工作，后两个环

32、节为编研利用工作。,二、归档文件收集的原则 要求齐全完整。所谓齐全完整是指要把企业各部门应该归档的全部文件材料、图表、声像、实物等各种门类、各种载体的材料收集起来（个人在公务活动中形成的文件材料也在收集的范围）特别要注意对会议原始记录的收集。,（1）归档文件的收集 是指按照国家、企业有关规定，对本机关以及个人从事公务活动所形成的各种文字、图表、声像、实物等文件材料进行收集的过程。 （2）收集要求 凡属本企业归档范围的文件材料，必须按有关规定向公司关负责档案工作的部门或档案员移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。,1、收集工作,内容包括： 区分全宗、 分类、组卷、卷内文件整理、

33、编目、装订（或“装盒”）、排列案卷目录的编制。档案整理就是按文件材料在来源、内容、形式等方面的历史联系，对档案进行系统分类、组合、排列、编目的工作。,2、整理工作：,3、鉴定工作 内容包括：制订鉴定档案价值的有关标准，包括单项规定和档案保管期限表；具体判定档案材料的价值，确定其保管期限；挑出无保存价值的保管期满的档案，按规定进行销毁或作相应的处理。,4、 保管工作 档案保管的中心任务是维护档案的完整与安全，具体任务有三项：一是防治档案损坏；二是维护档案安全；三是延长档案寿命。 可采取的方法和措施： 存放档案的库房达到“三铁”、“八防”要求； 档案装具（卷皮、档案盒、档案柜、）符合归档要求； 对

34、档案破损纸张进行裱糊；对字迹模糊、褪色的档案进行字迹恢复; 存放声像档案，尤其是录音、录像带的库房用空调设备调节温湿度，避免胶带粘连，造成档案损毁。 对室藏档案进行数据化，利用时尽量多提供电子文档，少提供原件。,5、统计工作 档案统计，就是以表册、数字的形式，揭示档案和档案工作的有关情况。内容包括:档案的基本登记和综合统计两部分。目前，我国档案工作的基本情况统计，分为四个层次： 一是全国档案工作基本情况统计；二是专业系统档案工作情况统计；三是地方（包括省、市、地、县各级）档案工作基本情况统计；四是档案馆、档案室档案工作情况统计。,6、利用工作 档案利用工作：是以档案利用者为对象，以库藏档案为手

35、段，通过各种传输媒介和途径，将档案存放处传递给利用者的过程。 档案提供利用的基本途径：一是提供原件；二是提供档案复制品；三是提供档案信息加工品；四是开放档案。,7、检索工作 档案馆(室)将所藏档案材料的线索编制成各种检索工具，建立档案检索系统，并通过它查找所需档案以提供利用的一项业务工作。 常用的检索目录：分类目录、专题目录、全宗文件目录、案卷目录等。,十六、 根据内容属性划分：,1、文书档案 文书档案是机关、团体、企事业单位和个人在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知等。,12/7/2022,12/7/2022,2、科技档案 科技

36、档案是科学技术档案的简称，是指在自然科学研究、产品技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、证书、声像资料等科技文件。,12/7/2022,3、人事档案 人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。包括个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励、处罚等方面的原始记录。在个人转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具考研等相关证明时，都需要利用人事档案。,12/7/2022,4、财务档案 财务档案亦叫会计档案，是指会计凭证、会计帐簿和会计报表以及其他会计资料等会计核算的专业材料，它是记录

37、和反映一个单位经济业务的重要历史资料和证据。,12/7/2022,5、合同档案 合同档案是记载合同履行全部情况的文字资料，通过对合同档案管理，可以完整保存与合同相关的证据材料，如果有纠纷一旦发生，可以及时运用档案记载的内容，依法维护单位的权益。,12/7/2022,6、设备档案 设备档案是指设备从规划、设计、制造、购置、安装、调试、使用、维修、改造、更新至报废的全过程中形成的图纸、文字说明、凭证和记录等文件资料。 一般分为动力机械设备、办公设备（计算机、复印机、摄像机等）等。,二、制定档案工作管理制度（一）要求： 1、制定本企业档案工作的各项规章制度不能有悖于国家、本系统、本地区关于档案工作的

38、有关规定，同时内容即要全面又要有针对性。 2、要了解本企业管理及档案形成的特点，充分征求企业内部有关部门的意见，与他们密切配合，使制定的规章制度及内容更加切合本单位的工作实际。,（二）内容： 工作规章：包括公司档案工作规定（内容要包括三纳入、四参加、四同步制度）、档案工作责任追究制度、档案管理应急预案。 管理制度：包括文件材料归档制度、档案鉴定销毁制度、档案保密制度、档案利用制度、档案移交制度、电子文件管理制度、科技档案补充更新制度、档案保管制度、档案统计制度、库房管理制度。 业务标准规范：包括档案整理规则、档案分类标准、档案归档范围、档案保管限期表、各门类档案管理标准长远规划。,1、档案保管

39、与利用的关系 档案保管的目的是为了提供档案为党和国家所用。因此，不应该片面地强调保护档案不考虑利用的方便，同时也不能只迁就一时利用方便不顾及档案的保护，而影响档案长远的利用。在实际工作中，保管和利用既有具体的矛盾，又有总的一致性。 保管和利用的关系，实质上是当前利用与长远利用矛盾的统一。 只有搞好收集、整理、鉴定、保管、检索等工作，提供利用工作才能放在坚实可靠的基础上，否则就会成为无源之水，无本之木，谈不上开展档案的提供利用工作。,（二）正确处理好档案工作中的三个关系,（三）档案保管部门与档案形成部门的关系 档案部门是集中管理档案的主体，职能部门则是产生档案资料的主体。二者既有联系，又有区别。

40、 档案来源于各部门，各部门在日常工作中形成了大量的应归档文件材料，这些归档材料就需要由各部门收集、整理、归档。 职能部门能否将应归档文件材料齐全完整地向档案部门移交归档，决定了日后档案部门能否给各职能部门提供利用所需档案资料，为他们服好务；反过来，档案部门能否管理好、开发利用好室藏档案资料，又对职能部门的工作产生直接影响。这就需要两个部门密切合作，各负其责，实行档案管理工作的无缝对接。让应归档文件材料从产生到归档，再到为各部门的工作提供档案服务，能够有序、有效、快速运转起来，就需要职能部门与档案部门相互协作、相互信赖、相互尊重。,（三）档案保管部门与档案形成部门的关系 档案部门是集中管理档案的

41、主体，职能部门则是产生档案资料的主体。二者既有联系，又有区别。 档案来源于各部门，各部门在日常工作中形成了大量的应归档文件材料，这些归档材料就需要由各部门收集、整理、归档。 职能部门能否将应归档文件材料齐全完整地向档案部门移交归档，决定了日后档案部门能否给各职能部门提供利用所需档案资料，为他们服好务；反过来，档案部门能否管理好、开发利用好室藏档案资料，又对职能部门的工作产生直接影响。这就需要两个部门密切合作，各负其责，实行档案管理工作的无缝对接。让应归档文件材料从产生到归档，再到为各部门的工作提供档案服务，能够有序、有效、快速运转起来，就需要职能部门与档案部门相互协作、相互信赖、相互尊重。,（

42、四）、企业档案工作与档案业务工作的区别 企业档案工作：一是企业档案行政管理工作。 二 是企业档案业务建 设工作。 档案业务工作：一是收集。二是整理。 （五）档案资料移交要求： 档案资料移交执行企业档案工作规范规定“双轨制”，移交纸质版资料的同时移交电子版资料。（六）配备档案管理基础设施 档案管理的基础设施主要包括：档案库房、档案、人员办公室、档案查阅室、档案柜架、档案装具用品。 档案库房内要配备：防盗、防尘、防潮、防光、防虫、防鼠、防水、防有害气体等“八防”设施。,（七）档案实行集中统一管理的问题 档案法第五条档案工作实行统一领导管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。 档案法第

43、十条 对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。,第三讲,档案管理 工作结构,清洁炼化公司,公司档案：是公司在各项活动中形成的，公司活动是指公司生产、经营、行政、科研、基建、设备管理等各职能部门，综合运用资源条件、劳动力、资本、科学技术、公司信誉等经济要素，制造产品获取利润和创造经济效益，实现公司基本目标的活动。因此，公司档案是公司各种因素相互作用的产物，有保存和利用价值的各种形式的历史记录。它综合反映和说明公司的基本面貌和全部活动，是各种内容和载体档案的总和。,一、公司档案管理工作体制,二、公司档案管理领导小组及档

44、案鉴定、销毁领导小组组织机构 组 长：黄儒卿 成 员：王卫东、冯晓虎、刘林海、雷革荣、耿龙、贾天洲、张三楼、李国忠、孟亮 领导小组下设办公室，办公室设在综合管理部。具体负责档案工作的管理、协调和落实，促进档案管理的科学化、规范化。档案工作的管理鉴定、销毁、监督和落实。对要销毁的档案资料进行登记造册，审核、监督销毁。强化公司档案管理工作力度，落实档案管理制度要求，有效发挥档案管理服务经营的作用。 办公室人员组成如下： 主 任：王卫东 成 员：明秀芸、邢彩霞、王玉龙、刘 洁及综合档案室工作人员。,12/7/2022,主要职责：（一）档案管理工作领导小组的职责：一、加强对档案室的领导，把档案工作纳入

45、重要议事日程。抓好年度档案管理计划的制定和实施，逐步提高档案管理工作的整体效能。二、定期检查公司对档案法、保密法和上级部门在有关档案工作的方针、政策、规定、制度的贯彻执行情况，发现问题及时帮助解决。三、协调落实“三纳入”、“四参加”、“四同步”的规定要求，保证各类档案资料齐全、完整。四、检查档案室和专、兼职档案人员的岗位责任制执行情况。总结经验，表彰先进，克服薄弱环节。五、负责审批档案销毁报告，机密档案的借阅，对违犯档案法、保密法以及公司档案管理制度的行为进行调查处理。六、每半年召开一次档案工作领导会议，听取档案管理情况汇报，提出改进意见，使公司档案管理工作逐步走向规范化、科学化的轨道，更好地

46、为公司各项工作服务。,12/7/2022,主要职责： （二）公司档案鉴定、销毁领导小组职责1、负责公司档案鉴定工作，监督和审批需销毁无保存价值的文件材料。2、制定需要归档文件材料的范围和保管期限表。3、定期审查部分已确定需要变动保管期限的案卷。4、负责对已到期限档案的鉴定、销毁工作。5、监督检查综合档案室的鉴定、销毁工作。6、对违反鉴定和销毁规定的行为有权进行处理。,12/7/2022,三、广汇清洁炼化有限责任公司综合档案室 一、组织机构与职责 1、负责公司的档案管理，维护档案的完整与安全，促进档案管理工作的开展，集中统一管理。使公司的档案管理工作更加科学化和规范化。组织和提供对档案资料的调阅

47、、开发和利用，为公司发展和生产经营服务。 主 任：明秀芸 成 员：综合档案室设专职档案员3名。各车间、部门资料管理员为兼职档案员。 2、综合档案室由公司行政主管领导分管，综合管理部部长主管，在综合管理部的领导下开展工作。 3、综合档案室隶属综合管理部，接受股份公司、公司各单位及各级领导、个人的业务指导、监督、检查。,12/7/2022,四：公司档案一级科目的设立文书档案： 党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类。科技档案： 产品（技术）类、研究开发类、基本建设类、设备仪器类、合同管理类。专业档案： 声像档案 、会计档案 、人事档案、特殊载体、电子档案。,12/7/2022,五、清洁

48、炼化公司档案管理分类方案,12/7/2022,清洁炼化公司档案分类一级科目,六、制定企业档案保管限期表,文书档案： 党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理档案保管期限永久、定期（30年和10年）。科技档案： 产品、科学技术研究、基本建设、设备仪器、合同、实物档案永久、长期（16年以上至50年，含50年）、短期（15年以下，含15年）。声像档案 永久、定期（30年和10年）会计档案 永久、25年、15年、5年。人事档案 保管期限按照国家有相关规定执行。电子档案 保管期限与纸质版档案一致。,清洁炼化公司文件资料归档范围和保管期限表,12/7/2022,12/7/2022,七、文件资料归档范围责

49、任部门的划分,八、公司文件资料归档原则,公司在生产经营活动过程中产生文件资料，按照清洁炼化公司文件资料归档范围和保管期限表规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案室档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。 企业档案工作规范规定不得归档的材料，禁止擅自归档。,12/7/2022,企业档案工作规范规定，在公司综合档案室或集中保管关系到本单位全局的档案和形成年代较远的档案；为了方便利用，可以把跟该部门职能活动关系密切且利用频率较高的档案放在部门管理。例如，一个单位的人事档案（亦称人头档案），因这类档案的特殊性，可以放在人事部门单独相对集中管理，但要达到档案保管的基本条件，确

50、保人事档案的绝对安全。 需要注意的是：综合档案部门必须加强对人事档案管理状况的监控，真正做到心中有数，决不能放任不管。档案部门要存有 档案目录一份，以便随时掌握情况，加强管理，这就是与“集中管理” 的“统一领导”。,十一、公司各职能部门是形成归档文件材料的重要部门，严格履行以下职责： 1、围绕部门职能，开展各项工作形成应归档文件材料，须符合归档要求。 2、各部门须将文件材料归档环节纳入部门的工作流程，明确责任人，并纳入部门和相关人员的绩效考核。 3、公司应归档文件材料的形成、积累、整理和归档工作应纳入公司各部门工作管理程序，列入生产、经营等部门工作计划之中。做好公司基础管理工作，延续公司生产经