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1、高校办公室档案管理工作存在的问题及对策建议思考智慧校园通过信息化建设提升校园综合管理水平，而智慧校园背景下高校办公室档案管理工作的优化应当充分运用信息技术构筑完善的线上档案管理体系，然后与线下的使用场景深度融合，满足不同人群的档案使用需求，实现对于高校办公室档案管理的改进优化。一、优化高校办公室档案管理工作的意义（一）智慧校园概述。智慧校园是指通过将物联网的概念融入校园管理体系建设的过程中，以信息技术为基础,打造校园管理、生活、学习的一体化环境。从实际角度来看，智慧校园主要是高效地融合信息技术及教育教学，进而将提高教学效果作为主要目标，提供网络、数据、智慧一体的管理教学体系，同时对教学过程及管
2、理过程进行预先测定或推测的一种学习环境。（二）智慧校园背景下高校办公室档案管理工作优化的意义。L提升高校办公室档案管理水平。基于智慧校园视域下对于高校办公室档案馆管理工作进行评价，会发现高校办公室档案管理存在诸多不足：首先，是人力因素对于管理效果有着严重负面影响，部分工作者思想认知不足，在实际工作中欠缺责任感，不能较好地适应档案工作在实施过程中的各样需求。其次，是管理体系落后于高校档案管理需要，档案管理机制不健全以及档案管理数据构建层面存在较为滞后等状况，致使综合管理效果不佳，这些因素均会影响高校档案管理工作效果。在智慧校园背景下对于高校档案管理进行优化，能够通过信息系统建设降低人力因素对于管
3、理工作的影响，同时起到完善高校档案管理体系的效果，使得档案管理工作更加适应档案管理工作发展需求，从而进一步提升高校办公室档案管理水平。2.转变高校办公室档案管理的理念。传统档案管理过程中普遍存在工作理念失衡的现象，即过度重视对于档案的整理保存，忽视了对于档案的高效利用,这种现象一定程度上制约了高校档案管理工作的开展。智慧校园背景下对于高校办公室档案管理工作进行优化，能够通过完善的信息化管理平台降低办公室档案使用的难度，突出高校办公室档案管理工作的服务性质，满足高校不同群体的多样性档案使用需求，充分挖掘高校办公室档案管理工作的应用价值。我国教育改革的逐步深化使得智慧校园建设的普及程度不断提升，给
4、教师和学生带来了多方面的便利。针对高校办公室档案管理的改进优化工作，应当融入智慧校园建设背景和具体要求，提升高校办公室档案管理工作水平。智慧校园建设能够对于办公室档案管理工作产生积极指导作用，同时，可以运用物联网对现有档案进行电子化升级，有效提升档案保存时间和安全性。除此以外，将档案管理融入智慧校园的建设体系中，能够使得档案信息和校园信息体系更好连通，高校的教师和学生通过运用物联网或者互联网等查看有关的档案信息，避免传统档案借阅过程复杂的弊端,实现对于档案信息的高效管理和使用。二、高校办公室档案管理工作存在的问题档案管理是高校管理服务中一项重要的工作。在长期的运行实践过程中，高校办公室已形成了
5、比较完善的档案规范管理制度及管理模式。但是面对智慧校园建设的具体要求,档案管理工作仍旧存在一些欠缺之处。（一）对于档案管理工作重视程度不够。高校办公室档案管理内容包含高校重要的发展历史、学生数据等多样化信息。目前，管理人员对于档案管理的重视程度明显不足，管理人员大多将工作重心集中于行政工作当中，忽视对于档案管理方法技术的研究。档案管理人员无法清晰认识到档案管理工作的重要性，在具体的工作中运用的管理方式比较陈旧,长此以往，会出现两方面问题：一方面，会导致档案管理工作效率更低；另一方面，因为档案数据的不断增加导致管理内容工作量递增，员工的工作积极性受到影响。与此同时，档案管理工作涉及多个不同的部门
6、，因此需要部门间协同管理。但是在实际管理过程中，有非常多的部门不重视该项工作，对于提高档案管理的效果非常不利。（二）档案管理机制不完善。建立良好的管理机制对于档案管理工作具有重要的意义，完善的档案管理机制能够对档案管理的流程进行规范，进而使档案管理的工作取得更为理想的效果。目前我国很多高校缺乏完善的档案管理机制，档案管理机制体系缺少及时更新，对档案管理效果造成一定程度的影响。比如：档案管理工作缺乏明确的制度规范，个别高校的档案管理混乱，一方面是没有建立明确的索引，另一方面基础条件完备，但是缺乏及时管理，导致纸质档案杂乱堆放，影响档案管理效果。（三）高校档案管理设备有待换新。高校办公室档案管理以
7、往主要以纸质文件作为载体，实际管理中把档案存储在一些档案柜中便可。智慧校园背景下，高校办公室档案内容以及形式得到扩展，面对档案形式的不断演变，高校办公室必须扩展自身的档案管理技术以及设备，应用现代化的软件系统与硬件设备对办公室档案实施有效管理，其中包含硬件设备，例如计算机、移动智能终端设备等，以及相应的软件系统，例如针对办公室档案建立的在线管理平台等，并且将这类信息化设备应用于高校办公室档案管理机构日常工作中。当前阶段，高校办公室日常档案管理中应用到的硬件设备较为陈旧，同时缺乏相应的软件平台，严重制约高校档案管理工作效率的提升以及流程改进。（四）档案管理人员技能有待提升。管理人员的技术能力直接
8、影响高校办公室档案管理水平。目前，我国高校办公室普遍存在档案管理人员专业技能不足的问题，在管理工作中，档案管理人员主要应用纸质档案的管理技术以及理念，导致针对电子档案的管理效果不佳。同时，档案管理人员缺乏专业的计算机操作能力，无法通过计算机提升档案管理水平以及效率，导致高校档案管理的信息化水平受到严重影响。同时，很多高校办公室档案管理工作缺乏专业的管理人员，管理工作由其他人员兼职完成，管理队伍不稳定，相应的档案管理技能缺乏，在管理工作中不能准确按照档案内容进行分类，影响档案总体管理效果。三、高校办公室档案管理工作优化对策（一）增强档案人才队伍建设。档案管理人员技能水平严重影响档案管理效果，因此
9、高校办公室档案管理应该强化管理队伍建设，重视对工作人员的业务培训，使得工作人员专业技能满足智慧校园背景下高校办公室档案信息化管理需求。首先，需要强化智慧校园背景下高校办公室档案管理人员的专业技能。档案管理包含对于档案的存档管理以及借阅利用这两个方面。档案管理人员要按照档案类型科学制订索引。档案索引的建立能够帮助管理人员提升管理水平以及管理效率，管理过程中，人员可以在电脑系统中按照索引对于档案内容进行快速精确的检索。此外，可以按照建立多样性的检索目录，在以日期为单位的档案索引目录下，扩展以部门、会议、人员为标准的检索信息目录形式，通过多样性的检索目录设定，进一步提升档案管理效率。高校办公室档案包
10、含多样性的信息，因此需要建立相应的保密级别，保障档案信息的安全性。保密级别可以同档案借阅系统协同建设,档案管理人员按照人员的不同级别为其赋予不同的权限，有效提升高校办公室档案管理的安全性。其次，通过强化人才队伍建设提升档案管理人员的服务意识，进一步提升档案管理服务使用体验。档案管理人员要为高校师生提供更加便利的档案使用方式。例如通过校园网、图书馆信息发布平台等多样性的方式宣传档案使用规范，确保能够满足高校师生的档案使用需求。除此以外，还可以广泛征集使用者的需求，扩大档案收集管理的范围，满足师生多样性的档案借阅需求,提升高校办公室档案利用水平。（二）加大档案管理信息化建设。智慧校园背景下，对于高
11、校办公室档案管理工作进行优化需要加大对于档案管理工作的投入，通过软硬协同建设的方式提升高校办公室档案管理的信息化水平，进而实现对于高校档案管理工作的优化。对于档案管理的信息化建设，有两方面需要注意：一方面，是提升高校办公室档案管理的硬件水平。首先，要在档案管理工作中搭建由计算机终端构成的一体式硬件系统。硬件系统可以通过手持终端实现档案信息录入等功能，然后通过计算机设备对于整理的档案文件分区信息、内容信息等进行管理。同时，应当顺应档案形式的变化，扩展多样性的档案管理技术，例如针对音视频档案文件、电子文档档案文件等要建立完善的数据库，通过数据库实现对于电子档案的科学管理。针对电子数据库服务器运行安
12、全进行针对性考量，例如建立备份服务器等，避免突发事故影响电子档案数据的安全。其次，要重视对于档案保存库房的硬件建设。纸质档案文件对于保存环境有着较高的要求，因此对于库房内部温度进行把控，确保档案室内部温度能够保持在14-24摄氏度的合理区间内，湿度条件不超过60%,通过智能温控系统为档案设置合理的保存条件。除此以外，针对档案柜智能化改造也十分重要，要通过自动化系统实现档案柜的移动控制,在电脑系统中输入档案要求，然后终端会显示出档案位置信息，档案柜则自动开启。最后，要通过物联网技术实现对于档案的电子管控，通过对于档案标签、索引信息的科学记录,然后运用物联网技术对于标签的查找实现档案入库、出库的详
13、细记录。另一方面，要构建完善的软件管理体系。针对高校办公室档案管理进行的管理平台建设，需要从档案管理平台、档案使用平台这两方面进行。针对档案管理平台的建设,主要为了实现三方面的作用：一是通过物联网技术实现对于档案信息的高效录入分类以及使用者权限的管理；二是管理人员可以借助平台对于档案的分类类目等信息进行调整；三是要通过大数据技术对于档案信息进行高效整合，然后不断提升档案管理水平，满足人们多样性的使用需求。档案使用平台则需要重视信息发布、档案使用、意见收集这三方面内容。可以在档案使用平台中明确信息发布栏目，针对当期可以借阅的档案信息进行公示。信息发布栏目应当同校园信息发布平台进行合作，例如校园公
14、众号、官网等渠道，提升档案信息发布的覆盖范围。档案使用功能可以满足具体的借阅需求，使用者可以通过学生学号、教师工号等信息登录平台，然后直接查看电子档案，或者预约纸质档案的使用，从而进一步提升档案利用水平。如果使用者没有明确的档案信息,可以输入关联词，通过大数据技术进行模糊数据挖掘，不断缩小档案范围，直至查找到自己想要的档案文件。意见收集栏目可以针对使用者的使用体验进行收集，帮助档案管理平台进行不断优化，提升使用者的借阅体验。（三）完善高校办公室档案体制建设。智慧校园背景之下，高校必须优化并完善对自身的档案管理机制，保证其与目前高校的发展趋势相互吻合，促进办公室档案管理工作水平的提升。要对高校办
15、公室档案管理体系进行完善：首先,要重视对于自身平台的智慧化建设。通过软件平台实现信息化档案管理，通过硬件建设实现自动化档案管理，综合提升办公室档案管理的智慧化程度。依靠对于材料最初的整理、搜集、归纳类型以及后续的信息整理、深度挖掘等，提高档案管理的标准化及专业化程度。通过创新档案管理机制，真正将高校办公室档案管理工作落到实处，进而使该项工作更加专业和科学。其次，完善高校办公室档案管理体系。需要将档案管理系统融入校园综合信息系统之中，进一步优化档案管理流程体系。智慧校园建设过程中，高校一般会按照行政业务、科研业务、教学业务等建立多样性的电子信息化平台，不同平台涉及多样性的档案文件。传统过程中，针
16、对这些档案文件的归档处理需要进行专门的操作，极大损害档案管理的效率以及质量。通过将档案管理系统接入不同业务平台，实现对于不同信息平台生成档案数据的自动分类、收集管理。通过区块链技术，确保档案管理系统在不同信息平台中进行数据收集、归类的过程中，对于电子档案的类目、真实性等进行准确记录，免去人工进行档案信息上传的操作。同时，档案管理系统与校园综合信息系统的连通还可以进一步提升档案文件的利用水平，使用者可以在不同的业务平台中通过单独接口直接访问档案管理系统，避免在多个平台中进行重复登录认证的步骤，进而实现档案文件信息的高效共享。四、结语总而言之，智慧校园背景对于高校办公室的档案管理工作提出了更高的要求。办公室档案管理工作作为高校日常运行管理的重要内容，能够直接影响高校整体管理水平。可以通过强化队伍建设、加强信息化建设以及体制机制建设这三方面入手，提升高校办公室档案管理的信息化水平，为高校整体管理水平的提升贡献力量。
