国际保险经纪有限公司公文处理办法.doc

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1、公文处理办法第一章 总则第一条 为使公司公文处理规范化、制度化和科学化，更好的服务于公司的经营管理，特制定本办法。第二条 公司行政管理中心是公文处理的管理机构，负责公文的处理、监督、检查、保管和协调工作。第三条 公文处理应及时、准确、安全。行政管理中心应统一负责文件的收发、分办、传递、催办、打印、立卷、归档和销毁。第四条 公文处理应严格执行国家和公司的保密制度。第二章 公文的主要种类第五条 公司日常的经营管理中常见的公文主要有以下11种：（一） 决定适用于重要事项和重大行动做出安排。（二） 公告、通告“公告”适用于对内对外宣布重要事项。“通告”适用于在一定范围内颁布应遵守或周知的事项（三） 通

2、知适用于转发党政机关的文件，批转分支机构的文件，发布要求各分支机构或部门办理或者有关单位周知和共同执行的事项。（四） 通报用于表彰先进，批评错误，传达重要情况。（五） 简报用于公司及其分支机构内部汇报工作，反映情况，交流经验，传达信息，指导工作。（六） 报告用于下级单位向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。（七） 请示用于向上级单位请求指示、批准。（八） 批复用于答复下级的请示事项。（九） 函用于无隶属关系或平行单位之间商洽工作，询问或答复问题或协助事项等。（十） 传真用于公司异地快速办理文件往来。（十一） 会议纪要用于记载和传达会议情况和议定事项，要求与会人员共同

3、遵守执行。第三章 发文格式第六条 公司公文一般包括以下内容：公文字头、公文字号、标题、签发人、秘密等级、紧急程度、正文、附件、成文日期、印鉴、主题词、发送范围（主送单位、抄送单位、抄报单位）、印制单位、印制份数、打印人、校对人等部分。（一） 公文字头。拥有公文制发字样，联合行文的公文字头，应同时将制发单位全称标出，主办单位居前。公文字头一律套用红色印刷。（二） 公文字号。包括单位代号、公文类别号、年号。公司发文字号分为公司发文字号和部门就分支机构发文字号。公司发文用字，采用“发、函和复”三个字，并在自前加上本部门的代字（公司部门的代字见附件1）.“发”字主要用于决定、公告、通告、通知、通报、报

4、告和请示；“函”字主要用于函类公文；“复”主要用于批复。公司发文字号有：金诚国际发字 号 金诚国际函字 号金诚国际复字 号 部门及分支机构发文代号采用部门或分支机构简称，一般不超过两个字，其字号有： 金诚国际 （部）发字 号 金诚国际 （部）函字 号 金诚国际 （部）复字 号公司发文字号及各部门或分支机构的发文字号一律由公司行政管理中心统一编号和分配，联合行文只标明主办单位发文字号。（三） 签发人。是最终决定行文与否的决策人。公司对外上报的文件、重要事项的公文往来及对外发布的重要信息均由董事长或总裁签发，并应注明签发人。公司各部门及各地分支机构的行文由主要负责人签发。（四） 秘密等级。涉及保密

5、事项的文件，根据公司规定秘密等级在文件右上角标出。公司秘密等级分为绝密、机密和秘密。密级划分详见公司保密制度。 （五） 对涉及紧急事项的公文，应根据公文送达的时间要求注明紧急程度。公文的紧急程度分为急和特急。（六） 公文标题。有发文单位、事由、文种三部分组成，文字要准确、简炼。一般不用标点符号，但引用的政策法规或文件名称英家书名号。会议通过的文件应在标题之下，正文之前标明。（七） 附件。公文的附件主要包括两部分：一是随正文发出的文字资料和表格，这些文字资料和表格应注明顺序号。二是审核公文签发所需的相关背景材料，包括来文或政府机关批示文件、有关签报或其他单位会前意见等。附件应在正文之后，制发单位

6、之前注明全称。（八） 用印。公文必须加盖公章后方有效力，公文印章应上不压正文，下压成文年月日中的4-7个字，该处的印章要端正、清晰。联合行文的落款应按联合行文单位印章的大小留出空行，并按顺序打上单位名称，再署明发文日期。（九） 主题词。主题词是用于文献分类和检索的标识符号。公文主题词又表现公文内容归属、主题内容的词或词组和表现公文形式特点的词组组成。按先内容后形式的顺序排列词目，每一公文标音主题词的数量一般不超过4个词或词组。主题词的位置应在成文日期之下，阅知范围之上。 公文是否标引主题词一般根据公文的性质、内容和重要程度来确定，一般注明签发人姓名的公文均应标引主题词。（十） 发送范围。公文的

7、发送范围包括主送单位、抄报单位、抄送单位。主送单位是公文的主要接收对象，即需要按公文内容答复事项、办理工作的单位。 2、抄报单位是需要了解公文内容的上级领导或政府监管部门。 3、抄送单位是需要了解公文内容的同级或下属单位。 4、公文有两个以上的主送单位、抄送单位或抄报单位时，主送单位或抄送单位、抄报单位应按级别高低或与公文内容联系紧密程度顺序排列。 5、公文阅知单位的名称应写全称或规范化简称。 （十二）公文的文字一律从左至右横排，由拟稿人提供稿件文字和排版。公文统一用A4纸，在左侧装订。 （十三）公文格式，公文印刷和排版格式参见附件1至附件5.第四章 行文规则第七条 公司、部门或分支机构根据隶

8、属关系、业务关系、监管关系，在自己的职权范围内，可以向有关部门、单位行文，但向政府监管部门上报的文件一律以总公司的名义行文。第八条 公文的行文关系要正确，行文的规格要恰当，并遵循“明来明复”的原则。一般不得越级行文，因特殊情况需越级行文时，应同时报送越过的上级或下级单位。第九条 向上级单位行文，一般不得抄送下级单位；向下级单位的重要行文，应当同时抄报上级单位；向上、下级单位行文均可以抄送同级单位。第十条 同级单位可联合行文，行文一般应坚持对等原则。第十一条 行文应坚持一事一文，“报告”中不得夹带请示事项。第十二条 请示的公文，不要同时抄送同级和下级单位。第五章 公文办理第十三条 公司的公文办理

9、分为收文、发文和立卷、归档、销毁等。其中收文过程一般分为签收、拆封、登记、批办、分送、传阅、承办、催办、办复归档、销毁等程序；发文过程包括拟稿、核稿、会签、签发、缮印、校对、用印、封发归档、销毁等环节。第十四条 收文处理程序：（一） 签收。凡通过各种渠道投递至公司各部门的公文、挂号信件和电报，经办人都要进行签收登记。（见附件7） （二） 拆封。原则上，投递来的信件应由署名单位拆封；公司领导的信件，应由本人或秘书拆封，封皮标有“亲启”等字样的信件应由本人拆封。（三） 登记。外来函件要进行登记，填清收文日期、发文单位、性质、件数、号码、内容、收件单位或收件人名称等，并做到随收随登。（四） 分送。公

10、文登记后，根据分类，重要文件（指政府监管部门的来文和对公司的经营和利益有重要影响的文件） 直接送请行政管理中心负责人拟办，提出拟办意见，再报到主管领导批办。一般性的文件（便函、通知、请柬、明电、传真件）及资料、报表等根据职责范围直接分送相关部门或人员。（五） 批办。是主管领导对所收的拟办文件的处理所作的指示。批办以后，由行政管理中心文秘根据领导批示，送有关部门办理。（六） 传阅。根据批办要求，需传阅的文件，应由行政管理中心按传阅的范围和时间要求分送传阅，传阅后应交回行政管理中心保存，不得私自扩大传阅范围。（见附件8）（七） 承办。有关部门或个人收到主管领导的批办文件后，应按批办的要求办理。特急

11、件随时接件随时办理，急件两天内完成，一般件也应尽快办理，不得无故拖延。来文来电有办理时限要求时的，按要求办理。对不能及时办理的文电，应先与对方取得联系，确需延时处理的，应取得公司主管领导的批准。 （八） 催办。是对承办重要文件的检查和督促。催办的范围是列入批办的文件。催办的方法很多，有口头、电话催办、发“催办单”、来人汇报等。催办的主体可以是主管领导和行政管理中心，行政管理中心根据已登记的拟办和批办文件的要求进行督促。催办结果应予以记录，并及时向批办人或公司有关领导反馈。（九） 办复。承办单位按照来文要求进行处理后，应对来文单位作出答复。承办的批办文件办复应向主管领导报告并通知行政管理中心。办

12、复时，一般要反映承办过程、处理结果、存在问题和意见、建议等。（十） 归档。办复的来文，按来文的内容分类归档。有关反映承办过程处理结果，存在问题和意见建议等内容的材料也应并归档。（见附件9）第十五条 公司发文有三种形式。第一种是以公司名义编发的各种文件，第二种是以公司各部门名义编发的各种文件，第三种是以公司分支机构名义编发的对公司内的文件和对外的各种业务函件。前两种统一由行政管理中心负责管理。第三种由分支机构自行按发文程序办理。（见附件1至附件4）第十六条 发文程序（一） 拟稿。公文的草拟应由主办部门的主办人员负责。草拟公文应注意的事项有：1、 应充分了解领导行文意图及行文的目的、对象、内容、时

13、间等。2、公文的内容要符合党和国家的方针、政策，符合国家法律，符合公司的有关规定。3、拟写公文应做到情况准确、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字通顺、标点准确、篇幅力求简短，给或监管部门的专题报告超过5000字时，要拟写内容提要。4、要求上级单位批转的公文，应代批转公文的上级单位拟写批转文稿。5、人名、地名、数字要准确、规范。公文中同一人员、机构、地点的称谓要前后一致，使用简称的，一般先用全称并注明简称。公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语等作为词素的数字必须用汉字外，应当使用阿拉伯数字。日期应当写具体的年、月、日。6.公文中结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一

14、）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。7、公文中必须使用国家法定计量单位。8、拟稿后，公文主办单位应按规定填写发文稿纸。（二） 核稿。分为三个环节，第一审应由主办单位负责人对草案进行审核；第二审由行政管理中心复核；第三审由主管领导审定。核稿应注意事项是：1、是否需要行文；2、是否符合党和国家的方针、政策，是否符合国家法律；3、文的级别是否正确；4、前工作和其它有关文件是否衔接或有无矛盾；5、内容涉及其它部门的文稿，是否经过协商、会签，意见是否一致；6、是否符合公文处理程序和公文格式的规定；7、文字表达、标点符号是否正确；8、有关的附件、资料是否备齐；9、密级确定是否合理；10、主题词标引是

15、否正确；11、主、抄送（报）、本司发送范围是否恰当；12、文件印数是否合理；13、行政管理中心对文稿有较大的改动时，应征求主办单位的意见。如不一致，由行政管理中心向公司主管领导说明。14、行政管理中心对文稿改动较多时，应将文稿退回主办单位誊清。主办单位应及时送回。（三）会签。公文的内容如涉及其它单位的业务，应办理会签（公司内会签、公司外会签），会签单位如对文稿有不同意见应附以说明，由主办单位呈给公司领导。经会签单位负责人签字或加盖会签单位公章后，会签意见方具有效力；公文会签后，如作重大改动，应重新核稿。 （四）签发。是公文形成的关键环节。公文稿件一经签发，任何人无权删改。以公司名义印发的内容重

16、要的公文，由董事长、总裁签发；一般性的公文可由分管公司领导签发；以部门名义的发文可由部门负责人签发。签批公文应使用钢笔或签字笔，签批人员必须写上姓名和审批时间，成文时间以公司领导签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位领导人签发日期为准；特殊情况下，公司行政管理中心负责人根据公司总裁授权，可以签发公司级文（函）电。各分支机构可参照上述规定，对公文签发权限作出相应规定。（五）缮印。公文定稿后，主办单位应将公文原稿（包括软盘）及发文稿纸送交行政管理中心，由行政管理中心统一安排缮印，缮印后的原稿和发文稿纸由行政管理中心留存归档。（六）校对。校对一般由经办人员负责。校对应有三校，校对过程中，如签发后发

17、现原稿有错误，校对人员无权删改，应及时请求签发领导处理。重要的错字、误字、漏字也应及时询问撰稿人进行修改。（七）用印。除会议纪要外，对外发出的公文应加盖印章。公文用印只限于主送件和抄送、抄报件。（八）封发。盖印后，公文由主办部门负责封装，并及时交行政管理中心寄发，急件应随时发出。分支机构公文的封发，由分支机构自行完成。第十七条 一般公文办完后应将公文定稿、正本和有关材料整理立卷归档（正本一式三份）。传真件随同文件一起立卷归档。联合办理的公文，主办单位将定稿和正本立卷，其他单位只保存正本。公文复印件作为正式文件使用时，应当加盖复制机关证明章，视同正式文件妥善保管。第十八条 文件销毁没有保存价值的

18、公文，经过鉴别和主管领导人批准，可定期销毁。销毁秘密公文要进行登记，由行政管理中心负责，两人在场监销，不得丢失和漏销。第六章 传真管理第十九条 公司传真分为一般性业务往来传真和以公司领导名义签发的日常活动安排传真两大类。对各部门的业务往来性质的传真，由本部统一编号，统一管理；以公司领导名义签发的传真，应由承办人拟稿，由所在部门负责人核稿后，以签报形式上报公司领导，由公司领导签字后再发送。第二十条 公司发送的传真应采用统一格式，E-mail地址可因各部门地址的差异而有所调整，但整体格式不应随意改变。第七章 附则第二十一条 本办法由行政管理中心负责解释。第二十二条 本办法自下发之日起执行。秘 密

19、等 级金诚国际发字2006xxx号 紧 急 程 度 关于的通知各中心（部门）、各分支机构：。附件：一、二、（公司印） 二四年月日主题词： 抄报：抄送：打印： 校对： 存档（共打印份）金诚国际保险经纪有限公司 2022年12月10日印发 秘密等级金诚国际行发字2006xxx号 紧急程度 关于的通知各中心（部门）、各分支机构：。附件：一、二、（印） 二四年月日主题词： 抄报：抄送：打印： 校对： 存档（共打印份）行政管理中心 二四年月日印发 秘密等级金诚国际人发字2006xxx号 紧急程度 关于的通知各中心（部门）、各分支机构：。附件：一、二、（印） 二四年月日主题词： 抄报：抄送：打印： 校对：

20、 存档（共打印份）人力资源中心 二四年月日印发附件4 秘密等级 紧急程度上海发字2006xxx号 关于的通知各部门：。附件：一、二、（分公司印）二六年月日主题词： 抄报：抄送：打印： 校对： 存档（共打印份）金诚国际保险经纪有限公司上海分公司 2022年12月10日印发附件5公文印刷及排版格式 一、 文件纸一律A4，在左侧装订。文字一律从左向右横排。二、公文用纸幅面尺寸公文用纸张采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm297mm，尺寸的允许偏差见GB/T 148。 三、公文页边与版心尺寸 公文用纸天头（上白边）为：37mm1mm 公文地脚宽35mm 公文用纸订口（左白

21、边）为：28 mm1mm 公文翻口宽26mm 版心尺寸为：156 mm225mm（不含页码） 四、公文中图文的颜色未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。 五、 排版规格与印装要求 （一）排版规格 正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。 文件大标题一般使用二号黑体加粗字，小标题一般使用四号仿宋加粗字。 秘密等级、缓级程度、主题词一般使用三号黑体字。主送单位、无正文说明、附件说明、发文单位、发文字号、成文日期、抄报单位、抄送单位、打印人、校对人员姓名、印发单位、印发日期、印发数等，使用三号仿宋体字 。 四、公文排版形式。公文一律采用从左向右

22、编排，一般每面排22行，每行排28字。 附件6公司发文字号金诚国际发字 号金诚国际行政发字 号 行政管理中心金诚国际人发字 号 人力资源中心金诚国际财发字 号 计划财务中心金诚国际信发字 号 数据信息中心金诚国际机发字 号 机构发展中心金诚国际开发字 号 市场开发中心金诚国际客发字 号 客户服务中心金诚国际外发字 号 国际业务中心金诚国际行发字 号 行业风险中心金诚国际研发字 号 风险研究中心金诚国际财险发字 号 财险技术中心金诚国际寿险发字 号 寿险技术中心金诚国际电发字 号 电力风险部附件7 金诚国际保险经纪有限公司收文登记表序号文件编号文件名称发文单位签收人接收日期主办部门批办时间要求办复时间备 注注：“批办时间要求”和“办复时间”是针对需要拟办和批办的文件，一般性文件可不填。附件8金诚国际保险经纪有限公司文件传阅登记表 传阅日期文件编号文件名称批阅领导收回日期备注月日时月日时附件9 文 件 目 录序号编号名称备注附件10金诚国际保险经纪有限公司发文登记表发文部门： 年 月 日文件名称字 号秘密等级紧急程度收文部门签收人签收日期 份数备注