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1、员工档案管理制度员工档案管理制度篇1第一条要建立工作业绩档案，对各段时期的工作要有评价和考核，对其主要表现记入档案。考核标准是依据岗位责任制中的职责范围等内容，考核工作可分配到各部门进行，最后由人事部汇总。第二条建立员工工作业绩档案的目的是便于对员工正确全面地评价，对工作突出、成绩和贡献较大者要给予表扬、奖励、晋级等。对工作不踏实、消极怠工、屡屡出现差错者要进行批评、处罚、降级或撤职。第三条员工工作业绩档案的内容，主要有以下几个部分：1 .文件材料。主要文件包括“员工人事调动表、劳动合同书、员工身份证、专业文凭、证书、待业证明等文件的复印件等；2 .考评记录。主要是员工工作表现评估表。公司实行
2、制度化的评估工作，对员工工作表现定期定时进行考评。考评记录可上匕较全面地反映出员工的工作概况，具有重要的查考作用;3 .出勤记录。员工每月的考勤统计按年度汇总归纳，以专设的统计表格形式存入员工工作档案。员工出勤情况记录是员工工作态度的反映侧面，体现了员工对企业的忠诚和对H作的责任感；4 .奖惩记录。员工在日常工作中表现突出或违反纪律而受到各种奖励或处罚的记录是对其工作能力、可信赖程度、工作责任心及工作态度的一种检验尺度，也是考察员工表现，使用与提拔员工的重要依据；5 .职位变更。员工在工作中，由于工作表现及服务年限因素，其职务、级别与工资待遇等内容会有变化，这种变动也体现了员工工作能力、工作表
3、现、贡献大小。因此，员工工作档案对员工职位的变动记录是考查员工工作表现的客观依据。第四条在员工工作档案中，还要搜集员工工伤情况记录、客人表扬或投诉员工的信件（复印件）等资料。这对于全面、有效地考查员工表现都有重要作用。员工档案管理制度篇2第一章总则第一条为加强和规范员工档案管理，根据中华人民共和国档案法和劳动部发企业职工档案管理工作规定，结合公司工作实际，特制定本办法。第二条员工档案建立范围凡被公司招聘并录用的人员，均应同时拥有个人社会档案和公司员工内部档案包括电子档案、文本档案各一套。第二章员工档案种类及运用第三条个人社会档案：本公司员工的个人社会档案原则上要求均在西安市各人才中心托管，并随
4、员工工作关系予以转接。第四条员工内部档案：公司员工内部档案作为个人社会档案的补充，统一在公司存档由行政人事部管理,以方便行政人事部工作需求，并按年度视情移交归存到个人社会档案。第五条公司员工内部档案收集的内容：1、员工应聘登记表、员工入职登记表、身份证及户口本（或暂住证）复印件、最高学历证书和职称证书及职业资格证书复印件。以及其他有关员工职业、技能信息的相关证书、文件复印件。2、劳动合同、员工转正申请表、职务任免文件、公司内部调令、社会保险转移缴纳证明、年度绩效考核表、工伤事故处理记录、退休、解除劳动合同证明书及其他相关离职手续文件等材料3、培训合同、培训结业证书、奖惩文件或记录等其他资料。4
5、、参加中国共产党、共青团及民主党派的材料以及其他可供组织参考的材料。第三章员工档案收集程序和归档标准第六条收集办法：1、个人社会档案：个人社会档案托管在西安市各人才交流中心的公司的员工，提出归档申请，由行政人事部统一向申请人档案所在人才交流中心移交员工内部档案信息，以形成员工社会档案的有效积累。移交社会档案的材料须加盖公章，并在公司员工内部档案中留存备查。2、员工内部档案：公司新入职员工一律由行政人事部负责形成公司内部档案。凡本文所列应归档的各类资料,在职能部门内形成材料后的一周内按要求将材料送交行政人事部归档。第七条归档标准:1、归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实，文字
6、清楚,对象明确，有承办单位盖章或个人签字、有形成时间的日期。2、一般要求用原件存档。如用复印件存档的,须加盖行政人事部门专用章后方可入档。第四章员工档案的借阅第八条员工档案除总经理和副总经理、行政人事部经理及主管人事的主管外，其余人员不得擅自查阅。如确因工作需要查阅和借用公司员工档案，须填写档案查阅审批表，报公司领导审批。第九条有关国家机关及相关单位人员若需查阅员工档案，应持单位介绍信和本人工作证并填写档案查阅审批表，由公司领导签字审批后方予查阅。第十条员工档案原则不予外借，如必须借出使用时,须严格履行登记审批手续。第十一条查阅档案者必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁在档案卷宗中涂改、圈划或
7、抽取撤换档案材料,不得泄露或擅自扩散档案内容，违者按有关规定追究当事人责任。第五章档案的转接第十二条员工社会档案的转接由本人按照相关机构的规定自行办理，原则要求社会档案随劳动关系一并转移。第十三条员工调动或离职，其内部档案内需要移存至社会档案的资料由行政人事部负责移存。第六章员工档案的存档期限及销毁要求第十四条对于正常离职且离职手续齐备的员工内部档案，在公司保存5年（一般员工）一2OXX年（中高层管理人员）后酌情销毁。第十五条对非正常离职或离职手续不齐全的员工内部档案，原则上永久留存，未经公司领导批准不得销毁。第十六条员工档案编号管理，档案编号为八位数且具有唯一性，其中档案编号前四位数字为入职
8、员工序号，包括前两位公司部门编号和后两位员工编号。档案编号后四位数字表示员工入职的年份和月份。员工档案编号与员工工卡、餐卡、考勤卡以及未来公司增设的各项与员工信息有关的物品保持一致性，以便检索。第十七条员工档案的销毁由行政人事部门负责，在办理档案销毁审批手续后按照国家相关规定安排专人到专业销毁场所进行销毁。未经鉴定和未经批准，任何人不得擅自销毁员工档案。对故意损坏或擅自销毁者,应视情节给予惩处。第七章员工档案管理人员的职责L忠于职守，严格执行档案法规及企业相关制度，维护员工档案的真实性。2、按照归档范围认真收集、鉴别和整理员工档案材料，并按规定办理日常的查阅、借用和转递。3、做好员工档案的保管
9、、保密和保护工作，确保员工档案的完整与安全。4、做好员工档案工作的基础建设，促进员工档案管理工作的规范化和科学化。第十八条本办法自印发之日起执行。行政人事部20xx年1月5日员工档案管理制度篇3一、目的为更有效的对员工人事档案进行妥善保管，有效保守机密;同时为了维护人事档案材料的完整，防止材料损坏,便于高效、有序的利用档案材料，特制定本制度。二、归档范围全体员工之个人档案（入职档案、培训档案、绩效管理档案、离职档案）、统计资料、劳动工资、会议记录、决定、委托书、协议、合同、通知等具有参考价值的文件资料。三、档案管理员的职责由行政部专人负责保管人事档案，收集、鉴别和整理档案材料，保证公司及各部门
10、的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。四、档案管理内容（一）员工入职档案：1）个人简历;2）员工入职登记表3）应聘人员登记表;4）面试记录及待遇核定事项审批表;5）笔试结果报告;6）身份证复印件7）学历学位、资格证书复印件材料8）离职证明;9）试用期员工跟踪表；10）试用期考核表;11）各类合同及协议;12）员工异动履历表.（二）员工培训档案：1）培训通知;2）培训签到表培训总结报告（或考评结果）;4）派出培训审批表;5）员工外派培训合同6）外出培训反馈表（证书原件）7）员工培训统计表。（三）绩效管理档案：将员工绩效考核相关的档案资料按月归整。（四）员工离岗档案：员工离岗包括员工与公司
11、解除（终止）劳动关系，死亡等情形。五、人事档案管理相关规定（一）基础管理1、原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。2、员工入职前,人力资源部应对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用或解聘处理。3、人事档案按入司时间分类存档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登录于在职员工人事档案目录（附件一）、离职员工人事档案目录（附件二），并在档案袋上填写各种人事资料的名称及对档案袋进行编号。人事档案原则上为永久保存。4、当在职员工的基本档案资料有变动时（如学历变动，身份证号码变动、个人技术职称变动，婚姻状况变动等），应及时将相关资料复印交人事部归案，原件当场查验。5、
12、调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案，在其报到一个月内立档。对调入或新建立的档案都应造册登记。6、对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整。立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、字后归档。7、员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁（高管及核心技术人员保留至该员工离岗8年止）。8、人力资源部档案管理人员根据气候的不同变化,经常注意档案的通风、温度、清洁、防火、防盗、防潮、防晒、防蛀。9、档案应分类编号后存放，编签号应与员工编号统-,防止重名重姓员工材料入档
13、交叉，制检索目录，以便查找。10、要不断研究和改进档案的管理方法和技术，逐步实现档案管理的科学化。（二）档案的查、借阅1、公司档案分为保密级与非保密级两个级别，保密级档案禁止调阅，只能在档案室阅览，不准外借;非保密级档各部门因工作需要查、借阅，须填写查、借阅人事档案审批表（附件三），并经人事行政部经理批准后方可办理。2、任何单位一般不得跨部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工人事档案,特殊情况下经人事行政部经理批准后方可办理。3、公司级领导、人事行政部可直接通过档案管理员办理借阅手续。4、所有经批准后借阅出的人事档案需于借阅的三天之内归还（特殊情况可延长期限），对借阅后到期未还者、
14、归还破损、私自复印档案者、遗失者依档案管理的相关规定处理。5、外单位来公司查阅档案时，必须持盖有公章的单位介绍信，经分管领导批准后，方可杳阅。6、档案管理人员应做好查、借阅登记，并在人事档案借阅登记本签字登记（附件四）。（三）查、借阅档案注意事项L严禁涂改、圈划、抽取、撤换和损坏档案材料;2、不得擅自复制（拍摄）档案内容，如因工作需要从档案中取证必须事先经人事行政部经理同意。3、查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节轻重，予以惩处。4、原则上不允许员工自带档案流动，确有需要，由档案发出方做好封口，接收方接受档案时须注意检查档案封口是否完整。六、档案的销毁（一）公司任何个人或部门非经允许不
15、得销毁公司档案资料。（二）当某些档案到了销毁期时,由档案管理员填写公司档案资料销毁审批表交人事行政部经理审核经总经理批准后执行。（三）凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。（四）经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的公司档案资料销毁审批表和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。（五）在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。七、制定、修订、废除与颁布实施本办法经核准后，由行政部公告实施;修订或废止亦同。行政部20XX年4月22日员工档案管理制度篇41 .根据有关会计档案
16、管理规定管理本公司财务会计档案;2 .财务会计档案的范围:2.1 会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他凭证；2.2 会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿等；2.3 会计报告类：月度、季度、年度财务报告，及会计报表、附表、附注和文字说明等；2.4 其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清单、保管清册、销毁清册;各类经济合同（包括会签单、审批单等）；银行开户许可证;其他有财务保存价值的资料。3 .财务、会计档案的装订应按类别、按编号顺序按时装订成册，标明月份、起止年、号数、凭证张数，由装订人、审核人、主管签章;具体时间要求如下：3.1 会计凭证当月会计凭
17、证必须于次月15日以前装订完毕3.2 会计账簿：电脑账本必须于次年1月底以前打印并装订完毕3.3 银行存款余额调节表、对账单：必须于次年1月底以前装订完毕3.4 财务报告：按年装订，必须于次年1月底以前装订完毕3.5 经济合同：按经济合同类别、所属项目来装订4 .当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由财务部门保管一年，期满后，编制移交清册，移交档案室保管。5 .凡需借阅会计凭证、账簿、财务报告三大类档案的，必须严格按以下规定办理：5.1 有权借阅本公司财务会计档案的人员为：集团的董事长、总裁及分管副总裁、财务总监、财务经理、审计经理;本公司的常务副总经理、财务经理和主管会计。5.2 其他人员
18、需调阅有关财务会计档案的，必须本公司总经理和财务经理批准、且必须在财务部门查阅;未经财务总经理批准不得复印。6 .出纳人员不得兼管档案；7 .财务会计工作移交的规定:7.1 财务人员因故离开公司或工作调动时，必须与接管人员办理工作交接手续，否则不予办理离职手续。7.2 财务人员在办理移交工作手续前必须及时办理完毕未了的工作事项，移交人须填写工作移交清单，清单内容应包括交接日期、交接双方姓名及职务岗位、交接实物的名称和数量、凭证账册的名称数量及所属期限、文件名称及数量、其他需说明的问题，其中电子数据应说明存放目录和文件名称，并进行实际操作。7.3 本公司会计主管及以下人员的工作移交，由财务经理监
19、交。8本制度经公司总经理办公会讨论通过，自颁布之日起执行。9本制度解释权在公司计划财务部。员工档案管理制度篇5第一章总则第一条为加强交通档案管理,提高档案管理水平,更好地为交通事业发展服务，根据中华人民共和国档案法及其实施办法，结合交通工作特点，制定本办法。第二条交通档案是指交通系统行政、事业单位、社团组织（以下简称各单位）以及个人在工作中直接形成的、对本单位和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的历史记录。第三条各单位形成的档案应由各单位档案部门实行集中统一管理，不得由各承办部门和个人分散保存。第四条各单位应加强对档案工作的领导，明确分管档案工作的领导。有科技档案的单位
20、,应指定一位总工程师或技术负责人兼管此项工作。各单位应将档案工作纳入本单位总体发展规划，纳入单位管理、生产建设、科学研究和技术管理的规章制度中，纳入分管领导的岗位职责和工作人员的岗位责任制中。第二章档案管理体制、机构和任务第五条在国家档案行政管理部门统筹规划，组织协调,统一制度、监督和指导下，交通档案工作实行统一领导、分级管理的原则。交通部对其直属单位的档案工作实行业务领导;对各省、自治区、直辖市及计划单列市交通厅（局、委）的科技档案工作进行业务指导。各单位档案业务同时接受上级和同级档案行政管理部门的监督和指导。第六条交通部档案管理部门的主要任务:（一）贯彻执行国家关于档案工作的方针、政策和法
21、律、法规，结合交通档案工作特点制定交通系统档案工作的规章制度和行业标准规范；（二）制定交通档案工作的发展规划，并组织实施；（三）对交通系统档案工作进行业务指导和检查；（四）对交通部机关各单位文件材料的归档工作进行业务指导，集中统一管理部机关及按规定进馆的各类档案，为部机关和交通系统提供服务，按规定向中央档案馆移交档案;（五）指导、协调交通专业档案协作组的活动，总结交流档案工作经验，组织交通档案专业学术理论探讨、研究;（六）组织交通系统有关单位档案干部业务培训I;（七）组织学习、研究和推广档案管理的先进技术、方法和经验，推动交通档案管理的现代化；（八）组织并参加国家重点建设工程项目竣工文件材料验
22、收;（九）制定交通部档案馆档案进馆范围的规定，并报国家档案局备案才妾收交通系统有关单位的档案进馆。第七条各单位应设立与本单位档案工作相适应的档案管理部门，或设专人负责档案管理工作。具体职责是:（一）贯彻执行国家有关档案的法律、法规和部颁标准规范，制定本单位档案管理规章制度、实施细则；（二）对所属单位的档案工作进行监督和指导；（三）对本单位的归档工作进行指导，集中统一管理本单位的档案；（四）积极开发档案信息资源，编制检索工具，汇编文件资料，做好档案利用工作；（五）会同本单位有关业务部门对已超过保管期限的档案进行鉴定；（六）学习、研究和采用新技术，推进档案管理的现代化；（七）参加工程竣工、科研成果
23、评审鉴定和设备、仪器开箱的文件材料验收工作;（八）培训本系统有关单位档案工作人员，交流档案工作经验；（九）根据交通部档案?馆档案进馆范围的规定，组织向交通部档案馆移交档案（十）.组织完成上级档案部门交办的档案业务工作。第三章档案工作人员的条件与职责第八条各单位应依据国家有关规定和实际需要，配备档案工作人员，并保持档案工作人员的相对稳定。档案工作人员应当熟悉档案专业理论知识，熟悉交通业务和本单位业务范围;忠于职守，遵守纪律;身体健康，一般应具有大专以上文化程度和一定专业知识。负责管理党组织档案的工作人员必须是共产党员，符合机要人员条件。档案管理处、科、室、馆的负责人，一般应由具有馆员（或者相当于
24、馆员）以上专业技术职务的人员担任。档案工作人员的职务、职称的评定和晋升，业务能力的考核，应按照国家有关规定执行，并享有专业人员的同等待遇。第九条档案工作人员的主要职责:（一）贯彻执行档案工作的各项规章制度，掌握档案管理现代化技术；（二）指导相关部门做好文件材料的收集、整理等归档工作，提高档案质量；（三）做好档案的收集、整理、鉴定、登记和统计等基础工作，熟悉所保管的档案情况；（四）保护档案的安全,做好防护工作；（五）开展档案业务指导工作，并采取各种有效措施，检查督促所属单位做好档案工作；（六）做好档案利用服务工作，编制适用检索工具，迅速准确地查调档案，汇编档案资料；（七）遵守保密制度。未经批准，
25、不得利用职权擅自扩大档案的利用范围,不得泄露档案的机密内容，确保档案的安全。第四章文件材料的归档第十条各单位应建立、健全文件材料的归档制度。凡本单位各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，均由文书处理部门或文件材料形成部门按照交通部发布的有关档案质量标准的规定和要求进行整理，并定期向档案部门归档。各省、自治区、直辖市及计划单列市交通厅（局、委）的科技档案，应执行交通行业科技档案管理制度、规范、标准。第十一条电子文件在归档移交前，归档与接收部门均应对归档电子文件的载体及技术环境进行检测，确保载体的安全利用。第十二条文书档案一般应在第二年上半年向档案部门归档;科技档案应按不同类别及专业特点进行归档
26、;声像档案一般在年终向档案部门归档，会议形成的声像档案，在会议结束后两个月内由会议主办单位负责归档。交接双方应对归档的文件材料进行检查、清点、核对，并履行移交签字盖章手续。第五章档案的管理第十三条各单位的档案，应作为一个全宗进行整理和保管。一个全宗内的文书档案，可根据本单位的实际情况，按年度、机构、问题、保管期限等方式排列。科技档案应按不同类别、项目分别上架排列。第十四条各单位应设档案保管专用库房，绘制库藏档案存放示意图，配置必要的设备,认真做好防盗、防火、防光、防潮、防尘、防污染、防有害生物等工作。坚持库房检查制度和库房温湿度记录制度，严格控制库房的温湿度，确保档案的安全。第十五条档案库房（
27、含胶片库、磁带库、磁盘库）的温度应控制在14摄氏度_24摄氏度，相对湿度应控制在4560%。保存母片的胶片库温度应控制在13摄氏度-15摄氏度，相对湿度应控制在3545%o第十六条档案管理人员，应着工作服、戴洁净手套操作，防止汗渍、细菌等有害物污染档案。第十七条档案部门应建立库存档案和设备定期检查制度,并做好检查记录。对破损、字迹模糊或变质的档案,应及时修补或复制;对库存档案发现可疑情况或者发生意外事故，应及时进行检查，并将检查的结果立即向单位领导报告。第十八条档案部门应建立接收、移出档案总登记簿，及时对接收和移出的档案分别进行登记。按照要求，准确编制交通档案工作基本情况统计年报，于次年2月底
28、报送交通部档案馆。第十九条档案部门应按档案的保管期限，定期用直接鉴定法对档案进行鉴定。文书档案的鉴定工作应在分管领导或机关办公厅（室）主任的领导下，由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。科技档案的鉴定工作，要在总工程师或科学技术负责人的领导下，由档案人员和科技人员共同进行。第二十条鉴定工作结束后，应由档案部门提出档案鉴定报告，编写档案销毁清册，经本单位分管领导签字批准后，方予销毁，并报上级档案部门备案。销毁档案实行两人监销制，监销人应在档案销毁清册上签字。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。第二十一条档案保管人员调动工作时，应在离职前办好档案的交接手续。第六章档案的利用第二十二条各单位应
29、积极开展档案利用H作，编制适用的检索工具;开展档案的编研工作，为行政管理、生产建设、经营管理和科研教育等提供档案信息服务。汇编的档案资料如需印发或出版，应经本单位领导批准，并报上级行政主管部门备案。第二十三条各单位档案部门应设立档案阅览室，健全档案借阅和复制、复印制度，严格履行档案借阅手续。第二十四条外单位借用本单位一般档案时，必须持有单位的介绍信（介绍信中应说明借用档案人员的政治面貌借用的范围和用途）经档案形成部门同意后方可借阅。重要的档案应经办公厅（室）主任或单位负责人批准。第二十五条声像档案实行两套制，以复制件提供利用。借出的声像档案不得转借他人或擅自复制。第二十六条对电子文件采用网络的
30、方式利用时，应采取身份认证、权限控制等安全保密措施，并遵守有关的借阅规定。第二十七条根据档案材料缩微、抄录、复制、复印的材料，经档案部门核对无误后，加盖档案部门。档案材料证明专用章。第二十八条本单位工作人员借用本单位档案的期限:文书档案为15天，科技档案为1个月，声像及其不同载体档案借阅期为7天。若因特殊情况需延长借期,应到档案部门办理续借手续，续借期限同上述期限。第二十九条因借用档案解决重大阿题，并产生较大的经济效益和社会效益的，应填写档案利用效果登记表。第三十条借用档案的人员，对所借档案要负安全、保密之责，不得损毁、丢失和抽取、拆散，不得自行转借、翻印，严禁在文件上涂改和作任何文字标记。第
31、三十一条各单位档案部门应遵守中华人民共和国保守国家秘密法，认真贯彻执行国家、交通部的保密法规，做好保密工作。档案部门在收到保密委员会和有关部门关于档案解密的通知后，应及时调整密级。第七章档案的移交第三十二条交通系统重要的科技档案，应按规定向交通部档案馆移交。第三十三条凡合并、撤销机构，应根据国家有关规定将本机构全部档案进行认真整理，不得分散，并按下列办法进行处理：（一）撤销机构的档案，应向上级主管部门进行移交或交由主管机关代管；（二）撤销机构的业务划归几个单位或部门的，原机构的档案材料不得分散,可由其中一个单位代管或向上级主管部门移交；（三）一个机关并入另一个机关或几个机关合并为一个新的机关，
32、其档案材料应移交合并后的机关代管或向上级主管部门移交；（四）一个机关内一部分业务或者一个部门划给另一个机关接收,其档案材料不得带入接收机关,如果接收机关需要利用，可以借阅或复制；（五）机关撤销或者合并时，没有处理完毕的文件材料,可以移交给新的机关继续处理，并作为新的机关的档案加以保存；（六）一个机关改变隶属关系，在其工作活动中形成的全部档案仍属原来的全宗，实行集中统一管理；（七）各种临时工作机构撤销时，其档案应向主管机关移交。第八章附则第三十四条本办法由交通部负责解释。第三十五条本办法自20年11月1日起施行。交通部、国家档案局1992年1月9日颁发的交通档案管理办法(交办发(1992)89号)同时废止。
