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1、强化基础管理 防范企业风险,中国移动江苏公司徐州分公司人力资源部2012年5月,引言,凡事有据可查，凡事有章可循，凡事有人监督，凡事有人负责-ISO标准化管理精髓,档案、薪酬、绩效、职位、合同等方面的管理工作是人力资源部最基本的支持性职能，通过明确流程规范，实施标准化操作，可以达到系统统一、兼容共享的目的，同时避免了人为失误，规避了劳动用工范畴的风险。徐州分公司人力资源部以人事档案管理工作为切入点，在上述人力资源基础模块标准化管理方面开展了有益的探索和尝试,人事档案管理,1,目 录,精细化的基础管理工作,2,开展人事档案管理的背景档案集中整理阶段档案常规管理阶段,4,人事信息管理的现状,目前公
2、司人事信息管理主要基于HRMIS系统，电子化的信息有着明显的优势，然而也存在着一些局限性，纸质档案可以有效的弥补电子信息的不足。,1、保留员工重要、关键、敏感信息的原始记录；2、人事纸质档案是员工退休审批时必须提供的资料；3、员工纸质档案均是有过留痕的，可信度与严肃性强；4、具有法律效力，可以规避风险。,电子化信息的优势,信息全面；便于维护；便于利用；操作简单；便于流程化管理；,电子化信息的不足,缺少留痕；严肃性不强；过程监控难度大；社会应用衔接不足；不能作为有效的凭证。,纸质档案的优势,5,人事档案的作用,个人的有效凭证,公司内部建立人事档案的作用：有效的规避企业风险；对企业负责，对个人负责
3、；重要、敏感、关键的信息全过程留痕保留；增强信息的严肃性与可信度。,人事档案是社会上认可的个人的凭证，是个人就业、出国、办理退休等的依据。,澄清事实的信证,人事档案具有严肃性与法律性，具有很强的说服力，可作为澄清事实的依据。,审批过程的留痕,重要的依据,人事档案中的审批材料均记录着审批过程，并且均有留痕。,人事档案记录着员工准确、真实的信息，可作为其他工作开展的重要依据。,人事档案与HRMIS系统的关系,纸质档案作为HRMIS系统信息的基础和支撑，相互配合、互为补充，增强严肃性，规避公司风险。,全面的信息,HRMIS,人事档案,重要的关键信息,日常的查询、使用,规避风险的凭证,结果的展示,过程
4、的留痕,及时的信息维护,审批的凭证,员工电子档案与纸质档案相结合，实现同步调整，相互核对，保证严谨、严肃。目前HRMIS信息全面、准确，而纸质档案存在较多的缺失，所以需要加强纸质档案的管理。,人事档案管理,1,目 录,精细化的基础管理工作,2,开展人事档案管理的背景档案集中整理阶段档案常规管理阶段,人事档案管理的开展,从98年移动剥离以来，我公司人事档案没有按照规范管理到位，这给现阶段的人事档案管理带来一定的困难：难点在于如何弥补缺失、完善要求。05年人力资源MIS系统上线后，纸质信息和电子化信息未能做到一致；大量的纸质档案材料没有归档，或归档不准确，部分材料存在缺失的情况；现有的人力资源部人
5、员对档案管理没有经验。,其它公司现场考察学习考察,自学档案管理规范,邀请专业人员现场培训,徐州联通公司做法：2010年建立起人事档案，雇佣当地学校档案管理人员，两个月集中整理。电信公司做法：2009年建立起人事档案，由电信省公司牵头组织第三方专业档案人员10余人，至各地市轮流开展整理工作。,徐州公司人力资源部人员通过上网查询档案管理相关文件与规范，丰富档案管理知识。,邀请档案局专业人员至公司现场指导档案管理工作。,基于以上情况，加强人事档案的规范管理至关重要。,人事档案管理的开展步骤,人事档案整理：基于徐州分公司档案管理现状，通过学习与借鉴，徐州分公司开展纸质档案整理和流程规范梳理工作，档案管
6、理分集中整理与常规管理两个阶段。集中整理：人力资源部集中人员、集中地点开展公司人事档案的集中整理工作，集中整理阶段持续4个月。常规管理：集中整理阶段完成后，进入档案常规管理阶段，在此阶段明确分工、明确流程，制定档案常规管理规范并将档案管理纳入日常的人力资源基础工作。,徐州公司档案管理工作集中整理阶段开展步骤：,集中整理阶段,确定人事档案中归档的内容（一）,的要求需要归档的信息，十大类,第一类：履历材料第二类：自传(报告个人有关事项材料)第三类：考察、考核、鉴定和审计材料第四类：学历、学位、职称、培训材料第五类：政审材料第六类：加入党团组织材料第七类：表彰奖励材料第八类：涉纪涉法材料第九类：招录
7、、任免、工资、转业、退休、退职、出国、各种代表会材料第十类：其他有参考价值材料,确定人事档案中归档的内容（二）,参照的要求，结合我公司现有的完善的HRMIS系统，另根据工作需要与规避企业风险的需要，在对“十大项”进行了修订与完善的基础上，形成了我公司人事档案管理内容：,第一类：履历材料 1、员工履历表新进人员：填写手工纸质履历表，附身份证复印件、照片、签字确认，以此材料入档案。在岗员工：定期核对人力资源自助中员工履历相关信息，无误，打印出个人签字确认；如有疑问，在人力资源自助中发起信息修改流程，提供相关证明材料，核对无误，签字确认，以此材料入档。2、员工简历表（不做要求）人力资源自助中员工个人
8、可核对信息，与员工履历表配合使用。3、个人简历材料（不做要求）4、更改姓名的材料员工提供的公安机关部门的相关证明材料，人力资源部审核确认后，予以更改MIS系统信息，同时补充到纸质人事档案中。第二类：自传(不做要求),确定人事档案中归档的内容（续）,第三类：考察、考核、鉴定和审计材料 1、年度绩效结果确认反馈表每年初，依据绩效考核实施细则，各级主管对员工年度工作进行绩效考核评价，结果进行反馈签字确认，结果上传到MIS系统中进行展示，向员工进行告知。纸质签字表归入个人档案。2、员工拓展职级调整确认表根据员工职级拓展档次调整办法，符合职级拓展档次调整条件的，由市分公司人力资源部提出员工职级拓展档次调
9、整建议，并经所在公司领导审核批准后执行，同时维护HRMIS系统中相关信息，要求员工对职级调整确认表签字确认，纸质确认签字表归入个人档案。3、员工职位竞聘转正考察表每年度，根据公司职位管理要求，开展职位的梳理，对个别岗位进行竞聘，竞聘上岗人员的试用期考察材料进行存入个人档案。4、C转A员工转正考察表根据公司选拔优秀派遣制员工转合同制员工的制度，对于选拔入围员工的试用期考察材料存入个人档案，同时维护HRMIS系统信息。5、中层任免转正考察表市公司中层选拔任命人员，在试用考察期间的相关材料存入个人档案。,确定人事档案中归档的内容（续）,第四类：学历、学位、职称、培训材料 1、高等院校学籍材料（录取通
10、知书、成绩单、在校评定等）反映高等学校在校期间的各种学籍材料，由毕业学校提供。2、学历、学位证明材料员工的学历、学位证书由人力资源部根据学信网进行核实确认后，维护HRMIS系统相关信息，同时复印件经员工签字确认后归入个人档案。3、专业技术职务任职资格证书职业（任职）资格考试材料、专业技术职务（职称）评审结果证书4、与公司签订的培训期违约协议员工参加公司提供的技术、业务培训，签订的培训期协议归入个人档案，同时维护HRMIS系统培训信息8、职业技能鉴定考核成绩结果员工每年度参加的职业技能鉴定考试成绩结果，因为与员工的职位、薪酬密切相关，归入个人档案。,确定人事档案中归档的内容（续）,第五类：政审材
11、料 1、审查报告、结论（暂不做要求）2、家庭成员及主要社会关系的调查材料（暂不做要求）3、入党、出国等政审材料员工入党、因公出国等需要进行的政审材料4、更改民族、年龄、入党、入团和参加工作时间的审查意见第六类：加入党团组织材料 1、入团、退团相关资料（暂不做要求）2、入党、预备转正等相关资料入党志愿书、入党申请书、转正申请书，中国共产党党员登记表、入党积极分子培养考察登记表（由市公司党群工作部提供）第七类：表彰奖励材料 先进个人、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料（由市公司纪委监察室提供）第八类：涉纪涉法材料 各种通报、处罚的文件、结果等相关材料（由市公司纪委监察室提供）,确定人事档案中归档的
12、内容（续）,第九类：招录、任免、工资、退休、出国材料 1、基薪变动审批表每年员工的基薪由于职位、职级变动而发生的基薪的变动，每次需要人力资源部薪酬岗位提交公司审批后，将个人的基薪变动审批表归入个人档案。2、职位变动审批表员工职位职级变动，由人力资源部职位管理员提交公司审批，同时将个人的任免（审批表）进行打印盖章，存入档案。3、劳动合同签订意向书根据劳动合同管理办法，根据HRMIS系统预警提醒，对每年劳动合同到期的员工，提前一个月进行提出签订劳动合同意向书，和劳动合同一并存入个人档案。4、劳动合同签订书和职位说明书根据劳动合同管理办法，根据HRMIS系统预警提醒，对每年劳动合同到期的员工，报经公
13、司审批后，提前一个月进行签订劳动合同意向书后，再与员工签订劳动合同，和意向书一并存入个人档案。5、援藏（交流）人员审批表员工参加援藏、借调（交流）的审批表6、退（离）休审批表员工到达退休年龄时，报劳动厅审核的退休审批表,第十类：其他有参考价值材料1、大、中专毕业生分配报到通知书2、独生子女审批表,人事档案管理细项,根据以上梳理结果，制定“徐州分公司人事档案管理细项”。,整理 补充 完整,人事档案的收集与补充,17,员工履历表,员工档案补充,印制员工履历表，要求员工认真核对，人力资源部组织专人进行信息审核；,组织专人进行HRMIS信息修改；要求员工到人力资源自助管理平台核对信息。,员工信息核对,
14、根据核对后的信息，对现有的档案进行整理，对于缺失的开展收集工作（此阶段的重点工作）。,员工履历表,员工信息核对,档案的补充案,材料的补充及完善,18,对于以往没有及时归档的信息进行规范；重要、关键、敏感材料缺失的进行重点收集、补充工作：,资料补充 鉴别 准确材料是否真实/材料是否完整齐全/手续是否完备,人事档案的鉴别,不属于规定的归档范围的材料不得擅自归档没经过鉴别的人事档案材料不能归人事档案,按照“徐州分公司人事档案管理细项”，看材料是否属于应归档内容；判断材料的真实性与准确性，如：学历的真实性需在“学信网”查询核实；“徐州分公司人事档案管理细项”中规定的材料应全面、齐全，不得缺项，不齐全的
15、要求再次补充；,甄别工作的重点：,鉴别工作完成后，收集到的材料便是合格的个人档案基础资料，材料的准备这一阶段工作即完成，后续的工作为操作阶段。,【1】人事档案的分类【2】人事档案的尺寸规范【3】人事档案的排序【4】人事档案的编目【5】人事档案的技术加工【6】人事档案的装订,人事档案的整理,对收集起来的个人材料进行归类、排列、装订并不断补充，使之条理化系统化。,第一、二、三、四、七、九、十类按材料形成的时间，第五、六、八类按材料的内在联系，重要程度排序。,整理时的复制、折叠剪裁、裱糊、拆除材料上的金属物、材料各份独立,一列“序号”，二列“材料名称”，三列“材料形成时间”，四列“份数”，五列“页数
16、”，六列“备注”,原有的老档案按原有尺寸，新收集的材料使用裁纸机，把裁剪成A4开尺寸大小。,按“徐州公司档案细项”整理归类,使用打孔机以装订线一边和下边两面为齐装订。,人事档案的编号,档案的编号：编码包括顺序号、页码。,顺序号：类号和份号。“”表示第一类中的第一份材料。页码：在每份材料右上角编上顺序号的同时，用铅笔在材料每面的右下角编上页码。,档案盒的编号：以姓氏拼音顺序排列，并附员工编号与姓名对应表，以方便检索。,22,档案整理的结果展示,每人一个档案盒，排列入专用档案柜,内档案夹，为可活动打孔专用夹，一边和下边两面为齐装订方便随时增添资料,制定查阅档案内容的索引，即详细的档案材料目录。新增
17、档案以黑色签字笔添加目录，三年为一周期打印电子表格目录替换。,档案外盒、订制移动专用、适用A4纸张。,对档案盒进行编号，粘贴上姓名，方便查找，并提供员工编号与姓名的对应表格。,内档案夹，定制移动专用、适用A4纸张,23,档案室的标准化制度,人事档案的查(借)阅制度,人事档案的保管保密制度,人事档案工作管理人员制度,送交人事档案材料归档工作制度,人事档案的检查核对制度,人事档案的材料的收集制度,人事档案的鉴别归档制度,人事档案的转递制度,为标准化管理，为人事档案专门配置了档案室，并按照标准化配置管理。,八大制度上墙：,五本登记簿(台帐),1、人事档案名册；2、查(借)阅档案材料登记簿；3、接收档
18、案材料登记簿；4、转递档案材料登记簿；5、销毁材料登记簿。,人事档案管理,1,目 录,精细化的基础管理工作,2,开展人事档案管理的背景档案集中整理阶段档案常规管理阶段,25,明确人事档案分工,档案的集中整理工作完成后，便建立起了每位员工规范的人事档案，后期档案的管理作为常规的工作开展。按照人力资源部人员的职责分工，结合HRMIS分专业维护的流程，建立人事档案分专业管理流程。,档案管理分工,26,档案管理分工,明确人事档案分工（续）,27,常规管理归档要求,28,人事档案材料的补充方式（续）,29,人事档案材料的补充方式（续）,30,完善档案的常规性管理规范,常规性的人事档案收集流程，使档案管理
19、作为一项常规的基础工作开展：,按照档案管理职责分工，建立日常工作流程：,及时确认：当发生职务任免、基薪变动、续签合同等需要归档的资料时，责任人负责相关材料的收集、汇总，需要签字审批的材料由复核人完成复核后由审批人签字；月度入档：责任人对当月发生的人事档案资料移交档案管理员，并好交接台账，档案管理员将档案放入员工档案盒内；年度整理：每年定期，开展对去年一年产生档案的归档整理工作。按照规范标准更新目录；对于每年发生的档案，档案目录可用黑色签字笔添加，三年为一周期，档案目录以电子档打印重新替换原目录。,31,档案管理工作总结,徐州分公司自2011年6月份开展人事档案管理工作，在学习探索并不断总结经验
20、的基础上，目前已完成了每一位合同制员工档案的建立并在不断的完善，回顾档案管理工作，有以下两点感受与思考：,人事档案很重要，员工人事档案需要尽早健全、完善：人事档案记录着员工的关键、敏感及重要信息，其严肃性与说服力是电子档案无法替代的，本着对员工负责、对企业负责的态度，人事档案的管理应作为一项重要的基础管理工作持续推进。,人事档案管理可分阶段开展：集中整理阶段和常规管理阶段：集中整理阶段需要投入较多精力，集中人力、集中时间开展，可以采用雇佣第三方档案管理专业人员协助完成。人事档案的常规管理明确职责、明确流程，作为基础工作开展，较为简单、易于操作，工作量不大。,32,档案管理工作的困惑与思考,对于
21、公司人事档案管理，有以下困惑：,社会用工的档案是否要标准化管理？,公司的管理是否要委托第三方进行管理？,人事档案管理能否与HRMIS系统有效的衔接，达到相互规范统一？,人事档案管理,1,目 录,精细化的基础管理工作,2,开展人事档案管理的背景档案集中整理阶段档案常规管理阶段,试用期,派遣制员工运用2个月的试用期，合同制员工1年试用期；监控试用期人员，试用期满出具试用期人员考察鉴定，研究是否签订合同。,年初梳理出全年劳动合同到期人员信息依据劳动合同法和公司规定，草拟续签意向报经公司办公会审核通过提前一个月通知员工公司与其劳动合同续签意向员工无疑议，办理劳动合同续签手续。,无固定期限合同,签订无固
22、定期限劳动合同并不等于劳动合同终身制，对严重违纪或不能胜任者则解除劳动合同。,劳动合同的续签,一、劳动合同管理风险控制,风险控制的关键点控制：本人申请、部门审核、集中审批。,合同的签订正规、严肃：合同制员工合同签订：至人力资源部集中签订；派遣制员工合同签订：劳务代理公司至公司现场集中开展签订工作；,35,二、薪酬风险防范,下文件：下发关于上报人力资源各项数据的通知；定时限：文件中明确各类数据、报表上报时限；（工资每月12日前，奖金每月25日必须汇至员工账户）。定规范：下发模板，规范各类数据上报形式；定责任：对于上报不及时或不准确的情况纳入通报考核。（每延迟一天扣当月责任部门绩效0.5分）,短信
23、通知：对员工的薪酬组成明细及时进行点对点短信提醒；员工确认：基薪调整时，将调整后的基薪让员工签字确认。系统展示：为增强划小核算单元的激励效果，人力资源协同市场部开发划小核算单元支撑系统。,准确性,薪酬管理关键点控制：及时性与准确性；薪酬的及时性是公司对员工的承诺，薪酬发放环节通过文件规范流程，并纳入通报考核；薪酬的及时展示保证各类数据的透明，使员工能及时的看到薪酬信息并能及时确认。,及时性,三、社会保险风险防范,每年定期到各部门举行政策宣贯会，现场讲解、答疑。每月5日前将上月各类政策分类汇总上传在人力资源管理平台的公告栏，供员工随时查阅。保险政策调整时，将短信通知到员工个人，保证员工对政策的知
24、情权。,政策公开,员工入职、离职时，制订统一模板明确保险缴纳期限、基数，让员工本人签字确认。年度保险基数调整时，将调整后的基数让员工本人签字确认。如员工发生意外，直接通知其本人应享受的保险权利,人力资源部协助办理。,流程规范,每季度至少对劳务代理公司进行检查一次，保证各类保险缴纳的准确性和及时性，并出具检查通报。每季度末从社保中心收集员工保险实际到账明细，发给员工本人，并与员工自助系统信息核对，确保二者一致。,动态监控,社会保险管理的关键点控制：政策公开、流程规范、动态监控。,规范职位管理,一、调整有依据合同制员工：职位职级调整计划人力资源部需以呈批件形式申请；派遣制员工：各部门各营销单元职位
25、职级调整需提前呈批，需人力资源部批复。,二、过程有程序职位职级调整原则上均以竞聘形式，合同制员工竞聘由人力资源部统一组织开展；派遣制员工由各单位自行开展。竞聘的通知以正规文件形式下发，结果均已公式的形式告知。,三、结果有审批合同制员工调整结果需公司领导审批；派遣制员工调整结果需报人力资源部审批并附竞聘成绩原始数据与汇总成绩表，人力资源部批复后方可执行。,四、职位管理风险防范,职位管理关键点控制：职位调整有依据、过程有程序、结果有审批。,各环节控制、公平公正，员工全过程知晓、认可，减少争议。,计划合理,沟通反馈,五、绩效考核风险控制,绩效考核关键点控制：计划合理、沟通反馈。,月度绩效 每季度至各
26、部门、各营销单元调研月度绩效计划表，设置是否合理、公平，与一线员工沟通绩效计划是否认可。年度绩效要求年度绩效计划需提前上报人力资源部审核，批复后方可开展年度绩效的评定工作。,月度绩效结果确认要求每一位员工对每月月度绩效结果均有签字确认并整理留存，人力资源部季度巡检时做为重点检查项目，另外通过公示栏等形式将月度绩效透明化；年度绩效沟通反馈：重点对年度绩效的沟通反馈进行规范，要求绩效结果点对点对员工进行谈话、沟通并在绩效沟通反馈表签字确认，员工无异议后存入档案；,结束语,基础管理看似简单，却是人力资源管理最重要、最核心的工作，完善基础管理工作可以有效的防范企业风险。徐州分公司在档案管理等基础管理工作方面做的以上探索和思考，不足之处，请各位领导提出宝贵意见。,
