包装材料有限公司文件管理制度.doc

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1、弘 包装材料有限公司 编号：Q/HD-XZ-GL-2-1-2011-0 文件管理制度起草人： 审批人： 审核人： 文件实施日期： 材料有限公司（行政中心） 发布目 录1 目的122 适用范围123 文件的换版说明124 规范性引用文件125 文件管理流程136 文件层次架构及文件类别定义137 文件起草的基本原则148 文件资料各要素的基本要求149 正文各要素层次1710 文件资料格式1811 文件资料编号2012 文件资料的审批2213 文件的发放2314 文件的更改、作废及销毁2315 文件资料的管理24 包装有限公司文件资料管理制度1 目的为了使企业内部文件管理的规范化、标准化、科学化

2、，同时也便于企业内部各环节的交流与协作，特制定本制度。2 适用范围适用于企业各各部门、工段、处室所有文件资料的管理。3 文件的换版说明本制度为2011年第一版文件。4 规范性引用文件GB/T1.1-2000标准化工作导则 第1部分：标准的结构和编写规则； GB/T13017-1995企业标准体系表编制指南GB/T15496-2003企业标准体系 要求GB/T15497-2003企业标准体系 技术标准体系GB/T15498-2003企业标准体系 管理标准和工作标准体系GB/T19001-2000质量管理体系 要求GB/T24001-2004环境管理体系 标准及使用指南GB/T28001-2001

3、职业健康安全管理体系 规范GB/T22000-2006食品安全管理体系 要求5 文件管理流程流程名称文件管理流程图文件编号：Q/HD-XZ-LC-2-1-2011-2.1-0实施部门各部门文件资料管理办法起草文件（制度需征求意见）审批修改发布文件文件实施监督检查提出换版需求文件是否需要更改文件更改换版文件归档管理 图1：文件资料管理流程图6 文件层次架构及文件类别定义6.1 文件层次架构图2：企业文件框架6.2 文件类别定义程序：为进行某项活动或过程所规定的途径，当“程序”形成书面文件时，常称 “程序文件”。程序文件是指导三级文件起草的依据。技术性文件：对产品、工艺、设备、采购物资等做出技术要

4、求的文件称为技术性文件，技术性文件也称对“物”的全方位管理。管理性文件：主要针对如何实现技术性文件要求而制定的操作性文件，常见的作业指导书、各项规章制度等，管理性文件也称对“事”的全方位管理。工作标准：针对岗位，对于本岗位人员应遵守的管理性文件和技术性文件的要求。工作标准也称对“人”的管理。7 文件起草的基本原则符合国家的法律法规、公司企业文化和经营管理基本准则的精神。观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，文字简练，词字规范，标点正确，篇幅力求简短。如需要人名、地点、数字、引文准确，结构层次一致。必须使用国家法定的计量单位。缩略语的使用要慎重，只有在文件中随后多次使用某缩略语时，才能规定缩略

5、语。文件第一次使用缩略语时，应在该缩略语后给出其完整的词或词组，并加上圆括号。8 文件资料各要素的基本要求文件资料是由封面、目录、正文名称、目的、适用范围、换版说明、规范性引用文件、术语和定义、工作流程、正文等基本要素组成。文件分汇编本文件及单份文件两种形式：（1）汇编本文件：由一个文件框架代码下的多个子文件组成，其中每一个子文件有其单独的文件编号。汇编本文件可以包括两种形式：统编式（页码连贯式）：即汇编本内的所有子文件按编号次序依次编排页码。此种文件编排形式适用于页码较少的的汇编本文件（50页）。汇编本内的所有子文件“实施日期”必须与封面上的“实施日期”保持一致，在其中某份子文件更新时，整个

6、汇编本全部进行换版；分编式（页码独立式）：如果汇编本文件的总页数50页，或者所辖子文件个数10个,文件起草部门可根据实际情况采用“分编式”的文件编排式。即：其中的每一个子文件可以不进行页码连贯编排，按单份文件编排页码。文件存档时，可以将同一个文件框架代码下的多个子文件放置在一个文件夹下，并设置封面和目录。其封面不体现“实施日期”以便于子文件换版。（2）单份制度：对单一的工作事项或一个文件框架下多个工作事项做规定，一份制度仅有一个编号。8.1 封面汇编本的文件必须设置封面。“封面”要体现弘大辰泰包装材料有限公司、文件编号、文件名称、起草人、审批人、文件实施日期（“分编式”结构编排的汇编本文件，其

7、封面不体现“实施日期”）、发布部门。单份文件可根据实际需要可设置封皮也可不设置封皮。8.2 目录目录为可选项，但是汇编本的文件必须要设置目录。目录所列的内容和顺序如下：（1）前言（为可选要素）（2）章（3）代有标题的条（为可选要素）（4）附件8.3 正文名称为必备要素，名称力求简练，并应明确表示出文件的主题，并能与其他文件区分，名称不应涉及不必要的细节。任何其他必要的说明都应在“适用范围”中描述。8.4 目的为必备要素，它应置于文件正文的起始位置,语言应简练。8.5 适用范围“适用范围”为必备要素，应明确表明文件所涉及的对象及各个方面，同时还应体现文件适用的部门，必要时也可指出文件不适用的界限

8、。范围不能包含要求。8.6 文件换版说明“文件换版说明”为可选要素，当文件换版时必须体现文件换版说明，具体内容如下：（1）管理性文件体现的内容为文件编号、文件名称、更改的内容、作废信息；（2）技术性文件换版内容除了满足管理性文件的内容要求，文件在第二次换版时还应体现该文件的历次更改信息，可通过如下表格体现：编号文件名称文件实施日期更改内容8.7 规范性引用文件“规范性引用文件”为可选要素，根据实际情况设置即可。引用文件应注明编号和文件名称，文件名称用“”括起来。“规范性引用文件”顺序为国家标准、行业标准、地方标准、其他相关要求（不包括企业内部制度）。8.8 术语和定义 为可选要素，用于对文件中

9、专业术语或名词做解释。8.9 流程要求8.9.1 工作流程见弘大辰泰包装材料有限公司规章制度运行管理制度中5要求执行。8.9.2 工艺流程图“工艺流程图”以Microsoft Office Visio格式体现。Visio工艺流程图作图要求如下：（1）工艺流程流向把握，自上而下，自左向右原则；（2）每一图标大小不要改变，图标之间的间隔保持相同(两格);（3）线与线之间尽量避免交叉；8.9. 岗位工作流程图“岗位工作流程图”以Microsoft Office Visio格式体现。Visio岗位流程图作图要求如下：（）岗位工作流程应以“角色”来定义，一个岗位可能由一个或多个角色来定义，而一个角色不能

10、由多个岗位构成，必须通过一个岗位来实现；（）具体执行标准化体系“工作标准”的要求。9 正文各要素层次层次正文编号要 求篇汇编中每份制度或部分如需明确则称之为“篇”，如汇编中的第三份制度可体现为“第三篇”章3每一章都应有标题，写在阿拉伯数字“1、2、3”的后面；编号与标题之间空一个字的间隙。条3.1条是对章的细分，凡是章以下的编号层次均称为条，条最多可分为五层，每一层次的条应有标题。必须有两个以上才可设条，如无4.2就无需设4.1。条3.1.1段无编号段是章或条的细分，段没有编号。列项（1）、（2）、（3）；“”或“”在引出列项的句子的末尾要加上冒号“：”第一层次的列项序号为（1）、（2）、（3

11、）等；第二层次的列项序号为“”；第三层次的列项为“”，列项的内容只在最后一个列项末尾用句号，其余用分号。附件附件1（1）制度汇编中每份子文件的附件附带在子文件的后面即可；（2）单份文件的附件统一附带在文件的最后。注： 记录表单的编写，以制度或标准的附件形式体现。表1：文件正文层次10 文件格式10.1 文件字体、字号要求文 件 内 容字体字号位置封面第一行公司名称黑体一号居中文件编号黑体四号处于公司名称的下方，并与公司名称右对齐，前体现“编号”二字编号下划线与编号之间无空格，居中文件名称黑体一号居中起草、审核、审批、实施日期、发文单位黑体四号位于封皮最下端目录标题黑体小二居中内容仿宋体三号左对

12、齐，前无空格正文名称黑体小二居中文件编号汇编本的文件编号在封面体现，见“封面”的字体、字号格式要求。单份文件或汇编本中子文件的编号体现在文件名称下方仿宋体三号居中编号前要体现“编号”二字正文章、条黑体三号左对齐正文内容仿宋体三号首行空两格两端对齐流 程（VISIO中的字体要求）仿宋体10-12号居中加粗列项每条列项首行前空两格图、表（1）其图、表内容根据实际情况调整字体及字号（2）图、表下方必须有标注，图的下方标准“图1”；表的下方标注“表1”，字体为黑体，字号为小四。（3）单份文件中图、表的标注顺序顺次排列；汇编本中每份子文件的图、表标注以一份子文件为准，顺次排列即可。附件/仿宋三号“附件”

13、二字与上文空一行，本行前空两格。多个附件表示为附件：1.* 2.*落款（单份文件设置）发文单位仿宋三号处于“实施日期”上方居中的位置实施日期仿宋三号签发时，只写“实施日期”具体日期待签发后输入或填写。起草人、审批人仿宋三号至于文件末页最下方表2：文件字体、字号要求10.2 文件资料版式要求文件资料版式一般采用国际标准A4型（210297），左侧装订。页边距设置要求：上边距37mm，下边距35mm，左边距28mm，右边距26mm。 “行距”设置成“单倍行距”，或可根据实际情况调整“固定值”。纸张页面方向的设置要求，正文需设置为“纵向”排版；图、表、附件可根据实际需求设置成“纵向”或“横向”排版。

14、纸张大小的设置要求为标准A4打印纸。10.3 文件资料页码的要求文件资料需插入页码，并体现在文件下边距居中的位置。首页不显示页码。汇编本的技术性文件。如：子文件不是同汇编本同时发放时，可单独设置页码。其它类型文件页码必须连贯。10.4 征求意见稿的特殊要求管理性文件应在审核、标化前征求相关执行部门意见。征求意见稿不可以体现文件编号。征求意见稿的文件必须在文件名称后标注“征求意见稿”字样。征求执行单位意见的文件，起草部门至少给执行部门3个工作日进行反馈。针对反馈意见是否采纳或不采纳的理由，起草部门必须通过书面或口头电话的形式通知到相关反馈单位、部门或人员处。11 文件编号11.1 企业文件编号的

15、组成“企业标准编号”由公司代码、部门或处室代码、文件类别代码、文件框架代码、文件顺序号、发布年份号和版本号组成。汇编本文件封皮的编号中不需要体现文件版本号，且汇编本中所有子文件必须设置编号，其子文件编号内容由汇编本的编号和子文件在汇编本中的顺序号以及版本号组成。作废的文件编号不能重复使用。11.1.1 代码解释单 位 名 称代码单 位 名 称代码成都弘大辰泰包装材料有限公司Q/HD销售部XS行政中心XZ生产SC设备SB仓库CK财务CW人事RS表3：代码解释11.1.2 文件类别代码文件和资料类别类别代码文件和资料类别类别代码企业经营管理基本准则SC程序文件CX管理性文件GL 流程LC技术性文件

16、JS记录表单JL表4：文件类别代码11.1.3 文件框架代码1 企业标准2 企业文件管理制度3企业行政管理4工作标准4.1决策层工作标准4.2管理层工作标准4.3操作层工作标准5企业其他行政管理6 人力资源管理6.1招聘管理6.2人事管理6.3薪酬福利待遇管理6.4培训管理7.基础设施管理7.1生产设备管理7.2能源设备管理7.3计量、检验设备管理8 信息化管理9自然资源和环境管理10财务管理10.1资金管理10.2财务体系管理10.3财务会计作业管11 营销管理11.1 产品管理 11.2 销售计划与订单管理12原辅料质量标准12.1产品内控标准12.2产品交付标准13 仓储管理14采购管理

17、14.1供应管理14.2 供应商管理14.3产成品管理14.4运输管理图4：文件框架代码11.2 文件编号基本格式单份文件编号组成部分：公司代码-部门或处室代码-文件类别代码-模块代码-文件顺序号-发布年份号-版本号代码。汇编本文件编号组成部分：公司代码-部门或处室代码-文件类别代码-模块代码-文件顺序号-发布年份号子文件编号组成部分：公司代码-单位代码-文件类别代码-模块代码-文件顺序号-发布年份号-子文件在汇编本中的顺序号-版本号。其它：记录表单执行时间小于或等于半年的，可不予以编号。（1）公司各部门或处室文件编号格式如下： （5）汇编本文件编号如下：（6）汇编本子文件编号如下：12 文件

18、资料的审批文件资料在发布前必须得到审批，起草部门保留签字文件存档。现场出现的没有审批的文件视为无效文件。公司或企业内部适用的文件由公司第一负责人审批。13 文件的发放文件的发放可分为纸版和电子版两种形式。文件的发放范围需要在文件的“适用范围”中说明。文件在发放过程中填写文件发放记录 ，换版时须要将旧版文件收回，并填写文件回收记录。文件需要在实施日期的前两日下发到使用部门或处室。下发的文件必须为纸板文件，电子版文件格式为PDF或是word的只读模式，电子版文件只允许行政中心及及总经办电脑保存，公司内部不得传阅电子版文件。14 文件的更改、作废及销毁14.1 文件的更改14.1.1 文件不同类别的

19、更改要求汇编本文件的更改满足如下要求：（1）汇编本中子文件更改时必须签发文件更改（作废）单。（见附件1）；（2）汇编本文件只修改子文件时，文件更改（作废）单下发时需将更改后的子文件同汇编本文件同时下发使用现场，使用现场将作废的汇编本文件予以删除；（3）单份文件更改时只需在“文件换版说明”中体现更换信息即可，不需要签发文件更改（作废）单。表单的签发与更改需满足如下要求： （1）表单的执行时间超过半年以上的，必须应有其独立的编号。 （2）新、旧表单更替时，如旧版表单仍有储备，可待旧表单使用完毕后再更新。此情况根据实际需要由表单制订部门确定。14.1.2 文件换版时编号的更改要求文件发布时“文件发布

20、年份代码”是当年的年份号。在本年度文件发布时文件的“版本号”为“0”，第一次修改为“1”第二次修改为“2”，依次类推。当到了第二年修订此文件时，文件的年份号为第二年的年份代码，文件版本号为“0”当文件在此年份再修订时第一次修改为“1”第二次修改为“2”，依次类推。文件使用部门，如果接收到换版文件时，需要将作废文件回交，现场不允许出现作废文件与非作废文件同时保存的现象。如果因工作需要必须保留作废文件，需要特殊说明。14.2 文件的作废文件废止信息可通过如下两种途径体现：（1）可在新版文件中“文件换版说明”体现，并将废止的文件名称、编号、实施日期描述清楚；（2）如该文件为最后一版，不再更新换版，起

21、草部门须每年12月份统一评审并签发文件更改（作废）单（见附件1），将本单位所起草的废止的文件予以公布；（3）作废的文件，应在使用场所标注（已作废的标识）。电子版文件可在文件右上方或文件名称上标注。纸版文件应在文件的右上角标注作废标识。14.3 文件的销毁文件作废不等于对该文件做销毁处理。废止的文件，起草部门必须存档并依据先关制度及法规的要求对文件实施销毁处理。15 文件资料的管理15.1 文件资料的管理权限文件总的归口为总经理办公室，具体职责如下：（1）负责对公司文件资料整体的策划、制度的建立健全，并定期更新本制度；（2）负责对各部门或处室文件的订立情况进行辅导及相应的技术支持；（3）定期对公

22、司管理性文件和技术性文件的实施情况进行检查。15.2 技术性文件的管理权限技术性文件的总归口部门为技术中心，具体职责如下：（1）根据本制度的控制要求，起草集团技术性文件的管控要求； （2）定期对公司技术性文件进行辅导、监督检查。各本部需对本单位所产生的技术性文件进行管控，定期对各事业部技术性文件的执行情况进行检查。15.3 管理性文件的管理权限管理性文件的归口部门为总经理办公室。 15.4 文件的补充及引用公司的各部门或处室发布的文件具有系统权威性，当下级文件与上级文件发生冲突时，以上级部门的文件条款内容为准，下级部门必须在本季度内修改制度。上级部门所起草的文件，不能满足各单位或部门的需要时，

23、或管理权限涉及不到具体部门的相关要求时，下级单位可以补充文件。15.5 文件资料归档管理按照档案管理制度执行。所有表单必须按照编号情况形成记录，并存档。15.6 记录的管理15.6.1 记录的填写填写记录时，要严格按规定格式用中性笔或钢笔填写，不允许用铅笔或圆珠笔填写。使用人员需严格按照其格式和内容要求进行填写，填写记录时要清晰，一般不允许有空项，不需要填写的格，一般以“”填充,且每份有签字要求的记录必须有相关人员签字（以电子邮件形式传递的记录可以不用单线划去）。记录的内容一般不允许随便更改或乱涂乱写。如需更改最多不超过二处，且更改处必须由相关填写人签字或加盖手章。15.6.2 记录的保存记录

24、表单的起草部门应对所发放的记录的保存期限进行评审，评审把握的原则是满足法律法规的最低要求及工作实际需求。评审的形式可选择在制度中体现或通过会议评审或其它形式确定。15.6.3 记录的收集、归档各部门或处室根据工作需要和档案管理制度中要求自行规定。15.7 文件的借阅/复制执行文件管理制度。15.8 文件资料监督检查总经理办公室每年对各部门或处室文件（包括技术性文件和管理性文件）的管控情况进行抽查并出具考核结果。15.9 外来文件的处理有效外来文件（泛指法律、法规）的处理执行相关法律法规的相关要求执行处理。附件1：文件更改（作废）单编号：Q/HD-XZ-2-1-2011-2.1-0 文件更改单 文件作废单原文件名称：新文件名称：原文件编号：新文件编号：更改（作废）时间：新文件实施时间：更改（作废）原因：更改项目：起 草审 批签发部门：发文时间：