工程总公司档案管理办法.doc

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1、工程总公司档案管理办法 第一章 总 则 第一条 为加强总公司档案工作，促进档案工作为总公司各项工作服务，根据中华人民共和国档案法、国家档案局企业档案管理规定，制定本办法。 第二条 本办法所称的档案，是指总公司在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和总公司有保存价值的各种形式的文件材料。 第三条 总公司档案是企业自身发展的历史记录，是企业资产的重要组成部分。总公司档案工作是企业精神文明建设的重要内容，也是企业物质文明建设的重要条件，对于企业的持续发展具有重大深远意义。各级领导必须给予高度重视，加强领导，增强全员档案意识，整合资源，同心协力做好档案工作。 第四条 总公司各单位应将档案工作列入企业

2、发展规划，并制定企业档案工作发展规划和年度计划；明确单位档案工作分管领导并经常检查档案工作。第五条 总公司各单位应认真贯彻、执行、遵守档案法，依法管理本单位档案，确保档案完整、准确和安全。各单位应制定本单位档案管理办法，并报总公司备案。第二章 档案工作体制、机构、职责及人员第六条 总公司档案工作接受国家档案局、中央档案馆、国资委的监督和指导，全公司实行统一领导，分级管理，逐级监督、指导的原则。第七条 总公司档案管理部门是全公司档案业务主管部门，依法履行下列职责：一、贯彻执行档案法等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；二、统筹规划并负

3、责总部档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；三、指导总部各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作；四、监督、指导本企业所属机构(含境外机构)的档案工作。第八条 总公司各单位应建立、健全档案管理机构，形成管理网络，明确职责，统一管理本单位的党、政档案，并负责本系统档案工作的业务指导、监督和检查。各级档案工作机构的性质，既是党的机构，又是行政机构,为便于工作，机构设在行政。第九条 各单位应为档案工作部门配备政治可靠、责任心强，具有符合学识水平、专业技术任职资格，有一定档案专业知识、业务能力，数量与档案管理工作量相适应的档案工作人员。档案工作部门负责人应具有大专以上学识水平或中级以上专

4、业技术任职资格。第十条 档案工作人员应当坚持坚定正确的政治方向，忠于职守，遵纪守法，刻苦钻研业务，努力提高政治、业务素质和工作能力。第十一条 各单位要加强档案工作队伍的建设，在有计划地选调具有档案专业学历人员的同时，组织好现员的业务培训和继续教育。要疏通职称晋升渠道，改善人员结构，提高人员素质，保证队伍相对稳定。第三章 文件材料的收集、归档第十二条 各单位应建立健全文件材料和收集归档制度。一般应明确各类文件材料的收集、归档责任部门、人员；明确职责；明确归档范围、归档时间、归档要求等。第十三条 各单位可结合文件材料形成的流程、文件材料的专业内容特征等实际情况分类确定文件材料的收集、归档责任部门和

5、人员：一、公文类(如正式公文、函、电报)文件材料,由单位的文书部门专人负责收集、整理、归档，单位有关部门兼职文书人员予以配合。二、公文以外其它形式(如科技、财会、声像、实物等)的文件材料，由单位有关业务部门的兼职文书人员或特定专人负责收集整理、归档。第十四条 收集的各类文件材料应交单位档案部门集中管理，任何人都不得据为己有或拒绝归档。第十五条 归档文件材料基本要求：一、各类文件材料应完整、准确、系统，能全面反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。二、文件书写和载体材料应能耐久保存，宜使用碳素墨水，不得使用铅笔、圆珠笔及红墨水等不耐久材料；宜使用激光打印机，不宜使用针式

6、打印机打印文件材料。 三、拟归档文件材料必须整理规范，层次分明，符合文件材料形成规律，保持文件之间的有机联系。四、非纸质文件材料(如电子文件)应将内容相同的纸质文件及电子文件阅读条件说明一同归档。第十六条 归档时间：纸质文件一般应在文件材料形成年度的第二年上半年向档案部门移交归档。电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档同时进行。工程、科研项目档案一般应在项目验收通过后三个月内向档案部门移交归档。机构变动、产权变更等情况下形成的文件材料应随时归档。各单位应结合实际作出具体规定。第四章 档案管理第十七条 各单位档案管理部门应对所保管的档案采取下列管理措施：一、建立科学的档案管理制度，分

7、别制定文书、科技、会计、声像、实物等档案管理细则，纳入员工责任制，定期进行考核，逐步实现档案管理工作规范化、标准化；二、档案工作场所实行库房、阅览室、办公室三分开。库房建设符合档案保管要求，配备防火、防盗、防光、防热、防有害气体、防潮、防虫、防磁等必要设施、措施。三、加强对电子文件归档和电子档案的管理，积极推进档案管理现代化，与本单位信息化建设同步进行；四、主动向领导汇报工作情况，反映存在问题，提出建议意见。第十八条 对接收的纸质文件材料应按照总公司归档文件整理规则及本单位实施细则进行分类、整理。 第十九条 应根据国家和上级单位有关规定，编制本单位档案材料保管期限表，经单位主管领导批准后执行。

8、 第二十条 划定档案密级，一般按照文件材料形成时确定的密级或单位保密部门的规定确定。 第二十一条 制定、采取有效措施，加强档案的安全保管，特别要加强对涉及国家秘密、企业商业秘密和知识产权档案的管理。第二十二条 建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并按规定向上级档案管理部门报送档案工作基本情况统计表。第二十三条 主动开展档案利用工作，建立档案借阅制度，编制检索工具，编辑史志、年鉴、专题文件汇编，开发档案信息资源，为企业各项工作提供及时、有效的服务。 利用、公布档案，不得损害国家、社会和其他组织的利益，不得侵犯他人的合法权益。 各单位必须为政府有关部门、司法部门依法执行

9、公务提供真实、准确的档案。第二十四条 对保管期限已满的档案应定期进行鉴定，提出鉴定工作报告。对确无保存价值的档案要登记造册，经企业法定代表人批准后进行监销。第二十五条 国有企业资产与产权发生变动，应按国有企业资产与产权变动档案处置办法做好档案的处置工作。国有企业破产，由破产清算组妥善处置破产企业档案；国有企业分立，档案处置工作由分立后的企业协商办理。第二十六条 总公司系统干部、会计、公安档案的管理办法，应分别符合中组部、财政部、公安部的有关文件精神与要求。第五章 奖 惩第二十七条 有下列事迹之一的，由各单位对在档案工作中做出突出贡献的部门和人员给予表彰和奖励： 一、对档案的收集、整理、管理、编

10、研开发、提供利用做出显著成绩的；二、对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；三、在推动、加强企业档案基础工作方面做出显著成绩的；四、同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。第二十八条 各单位应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，由档案管理部门责令限期改正；情况严重的，依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。第六章 附 则第二十九条 本规定由总公司档案部门负责解释。第三十条 本规定自2005年1月1日起实施。中国铁路工程总公司归档文件整理规则 为适应档案管理现代化，简化立

11、卷程序，提高工作效率，更好地为总公司各项工作提供优质的服务，根据国家档案局颁布的中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则(DA/T22-2O00)，结合总公司系统档案工作实际，制定中国铁路工程总公司归档文件整理规则(以下简称规则)。第一章 范 围第一条 本规则规定了归档文件整理的原则和方法。第二条 本规则适用于总公司系统各级立档单位。第二章 定义第三条 归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、作为文书档案具有保存价值的各种纸质文件材料。第四条 整理将零散的文件材料，根据其相互关系、特征和保存价值，以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目装盒，使之有序化的过程。 第五条 件归档文件的

12、整理单位。一般以每份文件为一件，文件的正本与定稿为一件(如定稿过厚不易装订可单独为一件)；正文与附件为一件(如附件数量较多不易装订可各为一件)；原件与附件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册(本)为一件；来文与复文、请示与批复同一年度的为一件，不同年度的可分开(但必须标识存放的关联位置)；没有批复的重要请示可视为一件。第三章 整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。区分不同价值，便于保管和利用。第四章 质量要求第六条 归档文件应齐全完整。模糊或已破损的文件应予修复。 第七条 归档文件所使用的书写材料、纸张、固定材料等应符合档案保护要求。 第八条 本单位有文号的文件

13、归档时，必须归有单位领导在发文稿纸上签发的定稿和盖有公章的正本。 第九条 计算机起草文件的底稿，应归有修改痕迹的最后一稿和盖有公章的正本。无修改痕迹的底稿可以不归，但要在备注中说明。 第十条 各种会议记录应采用A4横条格用纸，首页应采用活页记录纸(附件1)。第十一条 归档文件及各种表格的用纸，应符合公文格式的要求，档案管理的各种表格采用A4纸。第五章 整理方法 第十二条 装订 一、归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后：正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后(批复在前，请示在后)。 二、归档文件的装订方式和用品的选择

14、，以保持整齐、完整、安全，不损坏和不锈蚀文件，便于保管，不丢失，方便利用为原则。第十三条 分类一、归档文件可以采用保管期限年度机构或年度一保管期限机构分类方法进行分类。同一全宗只能采用一种分类方法。 二、文件排列的顺序应按党、政、工、团、其它。行政部门中机构排列顺序，可按本机关机构序列的规定(或习惯)排列，综合性部门在前，业务部门在后，不同保管期限、不同内部组织机构的文件不能混淆，党组(委)、纪检委形成的文件必须分开。联合行文，定稿由主办单位归档，其它单位归正本。业务部门起草以机关或办公室名义制发的文件，由负责起草的部门归档。三、归档文件的年度，以文件签发日期为准。跨年度形成的文件归入办结年(

15、跨年度形成的会议文件归入闭幕年，跨年度形成的案件文件归入结案年)；法规性的文件归入公布(批准)年；各种报告、总结、计划及各种统计资料有文号的归入文件形成年;无文号的归入其内容针对年；长远规划、多年工作总结、报告、表彰等文件归入形成年；年度工作总结和第二年计划在一起的文件，归入文件形成的一年；会议记录不得跨年度归档；正本与定搞，来文与复文等作为一件时，文件的日期应以装订时排在前面的文件日期为准。 第十四条 排列 一、归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度排列。 二、没有文号的文件，如：会议文件、会议记录、会议纪要、统计报表、工作计划、工作总结等可按内容相对集中，按时间先后

16、排列。 三、同一立卷部门内不同级别的文件应以本级文件为主，排列时本级有文号的文件在前，无文号的文件在后。其它文件按不同级别排列。 第十五条 编号 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号。文书处理部门应对归档的每件文件编室件号，并在每件文件上加盖归档章(附件2)，填写全宗号、年度、保管期限、机构、室编件号。档案部门填写馆编件号。 一、全宗号：总公司给所属各立档单位，各集团公司、各设计院、各工厂给下属各立档单位的全宗代号(附件10)。 二、年度：归档文件形成的年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如：1998。 三、保管期限：归档文件保管期限(永久、长期、短期)或代码(永久1、长期2、短期3)。 四

17、、件号：文件的排列序号。室编件号：由文书部门编制。馆编件号：由档案部门根据进馆(科)时档案变动情况编制。 五、机构：各单位内部组织机构的名称(或规范的简称)。 六、归档文件章盖在归档文件首页上端的空白处，填写各栏项目时，应使用符合档案保护要求的字迹材料或刻制的小章加盖。 第十六条 编目 文书处理部门应依据归档文件分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 一、归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、电子文件名、备注、机构、电子文件载体号等项目(附件3)。 (一)件号：填写室编件号。 (二)责任者：制发文件的组织或个人，即文

18、件的发文机关或署名者。填写责任者时，应使用全称或通用简称，不能使用“本单位”或“本公司”等含义不明的简称。 (三)文号：文件的发文字号。转发文件和来文文件的字号，如不能在文号栏内显示，可在标题后加注明。 (四)题名：文件标题。没有标题的或标题不规范的，可以自拟标题，外加“”号。 (五)日期：文件签发日期。以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如2002年09月08日，填写为。 (六)页数：每一件归档文件的总页数。文件中有图文的页面为一页。 (七)电子文件名：电子文件归档时使用的文件名和文件扩展名。 (八)备注：注释文件需要说明的情况。 (九)机构：各单位内部组织机构的名称(或规范化的简称)。 (十)

19、电子文件载体号：电子文件脱机存储载体的编号，由档案部门填写。 二、归档文件目录应按保管期限装订成册并编制封面。归档文件目录封面可视需要设单位名称、年度、保管期限等项目(附件4)。 第十七条 装盒 归档文件按件号顺序装入档案盒，与归档文件目录排列顺序一致。不同年度、不同保管期限、不同机构的文件不能放在同一盒内。 一、档案盒 (一)档案盒封面应标明全宗名称(即立档单位名称全称)。档案盒的外形尺寸为3 1 0mm2 2 Omm(长宽)，盒脊厚度为2 0mm、3 0mm、4 0mm等(附件5)。 (二)档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、机构、室编件号、馆编件号，(室、

20、馆编件号填写盒内第一件和最后一件文件起止件号，中间用“一”号连接)、盒号等项目(附件6、7)。 (三)档案盒封面应标明全宗名称(即立档单位名称全称)。 第十八条 备考表 备考表(附件9)放在盒内文件之后(可印制在封三上)，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。 一、盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 二、整理人：负责整理归档文件的人员姓名。 三、检查人：档案部门负责检查档案质量的人员姓名。四、日 期：归档文件整理完毕的日期。第六章 移交 第十九条 文书处理部门将以件为保管单位向档案部门移交。 第二十条 文书处理部门向档案部门移交归档文件材料时，要编制“

21、移交清册”(附件8)，并附归档文件目录，一式两份，双方点收并检查归档文件质量合格后，在移交清册上签名盖章，双方各存一份备查。第七章 其 它 第二十一条 本规则由总公司档案部门负责解释。 第二十二条 本规则从发布之日起施行。总公司原发总公司归档文件整理规则(中铁程办2 0 0 34 2 0号)同时废止。 附件：1. 会议记录纸首页 2. 归档章式样 3. 归档文件目录式样 4. 归档文件目录封面式样 5. 档案盒封面式样 6. 档案盒脊背式样(竖放) 7. 档案盒脊背式样(横放) 8. 归档文件移交清册式样 9. 备考表式样 10. 总公司全宗代码表附件1：会议记录纸首页 单 位 名 称会议 年

22、第 次会议记录封签日 期： 年 月 日 时开始结束地 点：主持人：记录人：会议主持内容出席 （ 共 人 ）列席 （ 共 人 ）缺席 （ 共 人 ）会议文件原始记录 页会议附件 页注：（1）记录用纸用A4纸横写 （2）本页放在当次会议原始记录之前装订后存档 第 页 共 页附件2：归档章式样单位全宗号年 度室编件号8mm 16mm机 构保管期限馆编件号35mm附件3：单位:毫米归 档 文 件 目 录机构: 电子文件载体 件号责任者文号题名日期页数电 子文件名备注附件4：归档文件目录封面式样归 档 文 件 目 录全宗名称 年度 保管期限 附件5：档案盒封面式样 单位：毫米 3520全 宗 名 称25

23、 30 附件6：档案盒竖放脊背式样单位：毫米附件7：档案盒横放脊背式样全 宗 号单位：毫米10全 宗 号310室 件 号馆 件 号盒 号机 构303030203530年 度期 限3530702205025251025年 度2525期 限机 构室 件 号馆 件 号盒 号25附件8：归档文件移交清册式样归 档 文 件 移 交 清 册共 计： 盒 件其中：永久 盒 件 长期 盒 件短期 盒 件 移交单位： 接收单位：移 交 人： 接 收 人： 年 月 日1030附件9：备考表式样 单位：毫米备 考 表35情况说明：10451060 整 理 人：101010 检 查 人：252530附件10：中国铁路

24、工程总公司各单位档案全宗代号顺号企业全称名称代 号备 注1中国铁路工程总公司012中铁一局集团有限公司023中铁二局集团有限公司034中铁三局集团有限公司045中铁四局集团有限公司056中铁五局（集团）有限公司067中铁六局集团有限公司078中铁七局集团有限公司089中铁八局集团有限公司0910中铁九局集团有限公司1011中铁十局集团有限公司1112中铁大桥局集团有限公司1213中铁隧道集团有限公司1314中铁电气化局集团有限公司1415中铁建工集团有限公司1516铁道第二勘察设计院1617铁道第三勘察设计院1718中铁西北科学研究院1819中铁西南科学研究院1920中铁工程机械研究设计院2021中铁山桥集团有限公司2122中铁宝桥股份有限公司2223中铁宝工有限责任公司2324中铁咸阳管理干部学院2425总公司党校2526中国海外工程总公司2627武汉中铁工程机械厂2728中铁设计咨询集团有限公司28