办公室管理第一章教材课件.ppt

《办公室管理第一章教材课件.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《办公室管理第一章教材课件.ppt（45页珍藏版）》请在三一办公上搜索。

1、办公室管理,太原理工大学政法学院 李少华,序 言,这是一个变幻难测的世纪，这是一个催人奋进的时代，科学技术飞速发展，知识更替日新月异。希望、困惑、机遇、挑战，随时随地都有可能出现在每一个社会成员的生活之中。抓住机遇，寻求发展，迎接挑战，适应变化的制胜法宝就是学习依靠自己学习，终生学习。,在我国的各种组织中，办公室作为指挥、控制整个组织工作的中心部门和联络上下左右、沟通四面八方的“窗口”，其地位显得尤其重要，学习和掌握如何做好办公室管理工作对同学们今后从事行政管理工作起着十分重要的作用。,办公室管理名言,把每一件简单的事做好就是不简单； 把每一件平凡的事做好就是不平凡。 海尔集团 总裁 张瑞敏,

2、第一章 概 述,第一节 办公室的含义及相关概念第二节 办公室的地位和职能第三节 办公室工作的特点和基本任务第四节 办公室机构设置第五节 办公室管理的基本原则,第一节 办公室的含义及相关概念,一、办公室的含义 “这件事请你和我们单位办公室联系” “到了办公室我会给你打电话” “我去办公室盖章” “这件事由信息化办公室负责”,通常 “办公室”的几种主要含义,1、办公的场所 广义，泛指人们办公的场所。它是以“白领”们为典型代表的非体力劳动者从事工作的主要场所。 区别于用于教学的教室，用于生产的车间，或者是医疗室、实验室等等。,办公室含义,2、狭义的：是指某一类职业人员或者某一级职务人员的办公场所。譬

3、如；教师办公室、护士办公室、厂长办公室、院长办公室等。,办公室含义,3、特指的：党和政府机关、企事业单位单位内的综合办事机构。 如：中共中央办公厅、山西省人民政府办公厅，太原理工大学校长办公室等。,办公室含义,4 、专指的：某种专门的独立的工作机构。 这类办公室实际上是一种行政管理机构，往往对所主管的专项工作负有全面的责任。 如：机构编制委员会办公室、外事办公室、法制办公室、绿化办公室、无线电管理办公室等。,办公室含义,我们在这里讲的办公室是：党和政府机关、企事业单位单位内的综合办事机构。,办公室含义,省、直辖市级以上党政机关称“办公厅” 规模较大、级别较高、日常事务繁杂、内设部门较多规模较大

4、的单位设局长办公室、总经理办公室、校长办公室、所长办公室等一般单位设办公室,办公室含义,各单位具体情况不同，办公室工作的职责也不尽相同。在我国秘书学理论中，又将“办公室”称为“秘书部门”或“秘书机构”,二、办公室管理与办公管理,1、办公室管理 办公室管理是指通过计划、组织、控制、激励和领导等环节来协调办公室的各项资源，从而发挥出办公室为领导及整个组织提供辅助服务的最高效能。,办公室资源,（1）人力资源（2）有形资产资源（3）无形资产资源（4）资金资源,2、办公室管理与办公管理的区别,（1）研究对象不同 办公室管理-办公室 办公管理-办公活动（2）研究范围不同 办公室管理研究范围较窄 办公管理研

5、究范围较宽办公管理涵盖办公室管理,三、事 务,事务：所做的或要做的事情。（1）办公事务 泛指人们在办公场所处理业务和办公信息时所从事的各种活动。（2）事务性工作或事务活动 人们有意识地将接打电话、收发文件等活动视为一类共同具有事务活动特性的工作，并指派专门的机构或人员承担起领导者们的办公事务。,事 务,（3）机关事务 机关事务专指机关的后勤工作。 如：-机关事务管理局（4）行政事务 一是泛指管理活动所派生出来的各种事务性工作； 二是专指总务后勤（机关事务）工作。,办公事务与事务性工作的差异,办公事务与事务性工作的含义大致相同。二者细微不同： 办公事务是人们在履行工作职责时都会产生的一系列活动，

6、散布在每个人的工作过程中； 事务性工作或活动是指组织和领导活动中规律性的或经常出现的一类办公事务，并且它的主要实施者并不是产生这类活动需要的本人（领导），而是办公室或秘书这样的专门人员。,四、支持部门、服务部门,西方企业和其他组织往往是将组织内专门负责人、财、物、信息及各类辅助性工作集中在一个部门，并将其称为“支持”、“服务”、“便利”、“辅助”或“支援”部门，同时将从事所有这类工作的人员包括秘书、助理、各类专员等统称为行政支持工作者（administrative supply professions） 与我国的“办公室”职能非常接近。,五、office,Office与我国“办公室”的含义并不

7、完全相同Office可以是办公室，可以是政府部门名称，也可以是营业处、事务所、研究室等。西方国家各类组织机构设置中，虽然也有总经理办公室、总裁办公室等名称，但一般在组织结构图中没有出现“办公室”。 我国组织结构图中有“办公室”，并且表现出中枢机构的特性。,office,西方国家并不是以“办公室”这样一个专门机构综合承担对组织及领导的辅助支持工作，一般是由秘书和助理对领导提供办公事务支持，而对整个组织提供辅助支持的有关工作往往是由“行政支持”部门。,第二节 办公室的地位和职能,组织结构图：,领 导 层,下属单位2,办 公 室,职能部门2,下属单位1,下属单位3,职能部门1,一、办公室的地位,1、

8、中心地位（1）办公室虽然是从属于领导层之下的辅助层，但它代表领导处理全局性的问题，起着辅助领导的作用，是指挥、控制整个机关、单位的中心部门。（2）办公室又是一个单位的信息网络中心，是各种信息的交汇点和集散地。,办公室的地位,2、窗口地位 办公室是联络上下左右、沟通四面八方的“窗口”。主要负责接收处理上级和兄弟单位的来文来函，接待上级领导视察和兄弟单位人员来访，处理各种公务往来，接待人民群众来访等。,办公室的地位,3、枢纽地位 办公室在一个机关、单位中，是沟通上下、协调左右、联系各方、保证机关、单位工作正常运转的枢纽。 办公室虽然与其他职能部门同属一个序列，但其他职能机构是管理层、执行层，办公室

9、是中介层。领导者要依赖办公室指挥全局，推动各职能机构的运转。,二、办公室的职能,主要是中高级管理人员的工作,办公室的职能,1、参谋助手职能 （1）参谋职能 领导决策中起参谋作用 收集信息。方法：专题调查、平时积累。 信息加工。 参与决策。确定目标、帮助制定实施方案。,办公室的职能,（2）助手职能 （一）指导管理。掌握上级精神，结合本单位实际情况指导工作。 （二）事务性工作。如组织会议、协助领导承办各项事务。,办公室的职能,2、服务协调职能（1）服务职能 为领导服务。 为本机关、本单位同级部门服务。 为下级单位和人民群众服务。,办公室的职能,（2）协调职能 对内：统一思想和步调，合理安排，化解矛

10、盾。 对外：对外联系，处理好与其他单位和部门的关系。,办公室的职能,3、监督职能 就是协助领导督促有关部门或人员办理交付的工作。 检查工作完成的进度和质量。 对未完成任务的单位采取措施督促其及时完成。,第三节 办公室工作的特点和基本任务,一、办公室工作的特点 1、辅助性 辅助：从旁帮助，起次要作用。 主要体现在两个方面： （1）全力支持这种各项工作 支持，要采取行动进行配合；要有积极的态度。 （2）以协助者的角色完成各项工作 除个别授权事项外，一般不具有决定某项工作的权力，也没有直接指挥和监督权力，只承担协调和服务等辅助性管理工作。协助者的角色要求根据领导意图行事，服从指挥，不能自作主张，擅自

11、决定。,办公室工作的特点,2、服务性 不直接创造价值，其工作价值的体现是管理工作及整个组织工作效率的提高，即通过为管理机构及整个组织提供必要的服务，帮助相应的机构和人员完成职能任务，从而实现组织目标。办公室以领导和整个组织为服务对象，以管理机构为服务重点，所提供的服务既有一般事务性工作，又有参谋咨询、辅佐决策等高层次的服务。 办公室工作是任何组织活动必然的派生物，是维系组织正常运转的必要条件。 办公室工作看似不重要，但实际却是基础性工作，其价值会通过位居要职的领导人及其他管理人员的工作体现出来。 从本质上说，办公室工作就是为领导者和组织服务，提高他人的工作效率，为组织的各项职能活动创造条件、提

12、供保障。,办公室工作的特点,3、综合性 办公室具有参谋助手、服务协调的职能，因而其工作具有综合性的特点。 （1）办公室工作涉及本单位的全部工作。办公室工作以为领导者服务为重点，领导者的工作是全局和综合的，办公室工作必然要涉及组织工作的各个方面。 （2）办公室的特殊位置和工作内容决定了其工作的综合性。桥梁、枢纽、窗口地位。 （3）办公室实际上是一个“不管部”，决定了办公室工作的综合性、全面性。,办公室工作的特点,4、中枢性 对内：办公室附属于管理层，是领导者的参谋助手，为整个组织活动输送信息，沟通协调，组织联络，处理组织活动所产生的内部事务，保证组织的正常运转。 对外：办公室是联系上下、沟通左右

13、的桥梁，是组织同外界各方面联络的窗口。,办公室工作的特点,5、事务性 办公室工作具有工作内容庞杂，工作方式单一的事务性特点。6、被动性 办公室处于从属地位，围绕领导工作进行，而领导交办的工作许多不能事先预料和事先安排，具有很大的被动性。 办公室工作又具有服务性，服务对象的要求和内容不同，也就决定了办公室工作的被动性。,二、办公室工作的基本任务,办公室工作的具体内容是由其职能所决定的办公室工作总的来说就是参与政务，管理事务，搞好服务。,办公室工作的基本任务,办公室的主要工作： 1、综合工作 2、文书处理工作 3、协调工作 4、重要会议及活动的组织工作 5、公务接待工作 6、信息管理工作 7、档案

14、管理工作 8、机要、保密工作 9、印信管理工作 10、值班、安全保卫工作 11、信访工作 12、后勤服务工作13、环境管理工作 14、其他事务性工作,第四节 办公室的机构设置,一、办公室机构设置的原则 1、目标一致原则 目标一致原则，要求从整个系统来权衡利弊得失，小局服从大局，具有目的性、全面性整合程度愈高，目标成果就越大；否则，反之。为此，办公室机构设置要考虑如何有利于实现组织目标。,办公室机构设置的原则,2、职、责、权一致原则3、效率原则4、依法设置原则5、精简原则6、层次管理原则,二、我国办公室机构设置情况,1、我国办公室机构设置情况 （1）省一级机关办公厅一般下设秘书、综合、机要、信访

15、、行政、接待、调研以及为机关服务的政治、老干部、房管、警卫、交通、传达等处室。,我国办公室机构设置情况,（2）厅（地）一级机关或大型企事业单位的办公厅（室）一般只有秘书、行政等两三个科室，负责单位文书、档案、信访、统计、机要、收发、会务、电讯等工作。（3）厅以下机关及中小企事业单位的办公室虽有同样职能但一般不设科。更小的基层单位一般只有一个专职人员负责秘书工作，协助领导处理日常业务。,我国办公室机构设置情况,2、存在主要问题（1）忙于事务，未能发挥“参与政务”的职能。（2）办公室人员素质、能力还未达到适应职能的要求。,第五节 办公室管理的基本原则,一、迅速的原则 就是要求工作及时、高效。办公室直接为领导服务，时效的要求比一般工作要求更高。二、准确的原则 办公室工作不准确，就会导致领导工作的偏差和失误。三、保密的原则,