《物业内控制度培训资料.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《物业内控制度培训资料.docx（126页珍藏版）》请在三一办公上搜索。
1、物业服务有限公司内控制度2016年5月灿坤物业内控制度目录第一章 组织结构第二章 行政管理系统一、员工文明办公规范二、会议管理制度三、印信管理制度四、公章遗失紧急处理办法五、档案管理制度六、档案借阅流程七、合同管理制度八、合同会签流程九 、保密制度十、办公用品采购管理十一、通讯费用报支审批流程十二 招待用餐管理办法十三、出差管理制度十四、安全保卫管理制度十五、财产综合管理办法十六、固定资产管理制度十七、重大经营突发事件报告处理程序（应急预案）第三章 人力资源管理系统一、员工招聘、录用和选拔制度二、员工招聘流程图三、人事异动管理制度四、人事异动管理流程图五、员工离职管理规定六、考勤管理办法七、薪
2、酬管理制度八、职工社会保险与福利管理制度九、员工代岗补贴发放管理办法十、奖惩管理办法十一、劳动合同管理制度十二、员工培训管理制度第一章 组织结构总经理综合服务部财务部客服维修部秩序维护部保洁部综合办公室第二章 行政管理系统一、员工文明办公规范1 目的：为规范员工的办公行为提供依据，并营造一个规范有序、文明和谐的良好工作氛围，达到内强素质、外树形象之目的。2 适用范围：公司全体人员。3 引用文件：无。4 员工仪容姿态规范4.1 上班前应注意将头发梳理整齐。男职员一般发不过耳，并不准留胡须；女职员上班提倡化淡妆，发卡或其他扎头饰物等要佩戴得当。男女职员均不得留怪异发型。4.2 眼、鼻、口要保持清洁
3、干净，不留异味或沾带污物，指甲常修、常剪，保持整齐。4.3 办公期间，保持精神饱满，坐姿端正，禁止东倒西歪或坐在办公桌(台)上或脱掉鞋子。4.4 在办公场所接待来访时，姿态应文雅得体，举止大方，不可抓耳挠腮、抠鼻剔牙、剪指甲、玩物品。5 员工着装规范5.1 为规范公司员工工装管理，现对员工着装要求做如下规定。5.2 工装穿着要求。5.2.1夏季着装时间从5月1日起至9月30日。5.2.2员工着装必须穿着全套工装。5.2.3公司全体员工着工装时间为每周一至周五。5.2.4每日前台接待人员（房管员、投诉接待员）必须着工装上岗。5.2.5维修工、保安、保洁必须按要求每日着工装上岗。5.2.6遇集团或
4、公司组织的会议、集体活动（除运动会）等，均要求着工装出席。5.2.7凡发现不按要求着工装上岗者，一次扣个人当月考核5分并处予50元罚款。5.2.8、不允许着外单位工装上岗。6 工装管理办法6.1为提升公司整体形象，改善员工精神面貌，物业公司定期为员工配发工装。具体工装管理办法如下：6.1.1管理员及以上员工工装为定制，从员工领取工装之日算起，工作时间不满一年离职者，工装款全扣；工作满一年离职的工装款不做扣除。6.1.2维修工、保洁、保安员工装，从员工领取工装之日算起，工作不满半年离职者，工装款全扣。满半年不满一年者，工装款按月、年的比例扣除，15日之前离职的（含15日），当月不计入比例，15日
5、后离职的，当月计入比例，。满一年离职者工装款不予扣除。6.1.3名仕公馆小区配备的保安员工装，从员工领取工装之日算起，工作时间不满一年离职者，工装款全扣；工作满一年离职的工装款不做扣除。6.1.4工装配发程序：各部门、各站上报数量及尺寸-行政部汇总审批-购买、制作工装-行政部分发各部门、各站-各部门各站分发给个人（工装领取单签字）。6.1.5员工领取工装并签字确认，即表示员工认可、同意此工装管理办法，并自愿遵守此规定。6.1.6工装领取单样表（此表由各部门、各站分发完毕后，报行政部备案）阜康市灿坤物业服务有限公司工装领取单工装管理办法为提升公司整体形象，改善员工精神面貌，物业公司定期为员工配发
6、工装。具体工装管理办法如下：1、管理员及以上员工工装为定制，从员工领取工装之日算起，工作时间不满一年离职者，工装款全扣；工作满一年离职的工装款不做扣除。2、维修工、保洁、保安员工装，从员工领取工装之日算起，工作不满半年离职者，工装款全扣。满半年不满一年者，工装款按月、年的比例扣除，15日之前离职的（含15日），当月不计入比例，15日后离职的，当月计入比例。满一年离职者工装款不予扣除。3、名仕公馆小区配备的保安员工装，从员工领取工装之日算起，工作时间不满一年离职者，工装款全扣；工作满一年离职的工装款不做扣除。4、员工领取工装并签字确认，即表示员工认可、同意此工装管理办法，并自愿遵守此规定。领取人
7、领取日期尺寸领取人领取日期尺寸领取人领取日期尺寸7工牌管理制度7.1为进一步落实管理制度的执行，加强公司工牌管理，统一工牌的配带标准，建立企业形象，现对原工牌制度修订如下：7.2适用范围7.2.1本制度适用于灿坤物业公司全体员工。7.3定义7.3.1工牌是员工个人身份识别的标示物，主要组成内容有公司名称、LOGO、所属小区、工号等。7.4权责7.4.1行政办负责工牌的订购、制作、更换、发放和监管；各部门、客服中心负责人配合、督促属下员工遵守本规定。7.5具体规定7.5.1工牌的类别：含吊挂式工牌（或夹式工牌）。7.5.2工牌的申请7.5.2.1新入职员工在办理入职手续后，持已批准的员工入职登记
8、表向行政办提出申请。7.5.2.2老员工工牌自然损坏、部门等变更时，申请人以旧换新到行政办填写工牌登记表申请补办或更换。7.5.2.3员工工牌遗失时，经各部门、客服中心负责人证实同意后，到行政办填写工牌登记表申请补办。7.5.3工牌使用规定7.5.3.1员工上班时间内必须佩戴工牌，包括公司范围内中午休息及在节假日、晚间值班时间。7.5.3.2员工外勤工作及外出拜访业主，要求佩戴工牌。7.5.3.3员工参加集团和公司各种会议及接待活动，要求佩戴工牌。7.5.3.4公司各部门人员统一佩戴吊挂式工牌，佩挂于领口正中位置，挂绳置于领下；若佩戴夹式工牌，佩戴于外套的左上角位置。7.5.3.5员工工牌只限
9、于员工本人使用，不得转借给公司内或公司外人员使用。7.5.3.6员工必须妥善保管和使用工牌，不得在工牌上涂改、人为损坏工牌。7.5.3.7员工离职时，应将工牌完整的交还给行政办。7.5.3.8员工不得利用公司工牌在外从事其他违法行为。7.5.4工牌费用标准（费用若有调整另行通知）7.5.4.1员工首次办理工牌的，费用由公司承担。7.5.4.2员工工牌正常损坏及部门或职务变更时，补办工本费减半为10元，其中单独补办费为挂绳3.5元，卡套5.5元，内页1.5元。7.5.4.3员工人为损坏、遗失、离职未交还工牌者，需缴纳20元工本费。7.6处罚7.6.1一般过失7.6.1.1无信服之理由，当月首次未
10、佩戴工牌警告，第二次罚款5元，第三次罚款10元并对各部门、客服中心责任人罚款10元。7.6.1.2无信服之理由，当月首次佩戴工牌不规范警告，第二次罚款5元，第三次罚款10元并对各部门、客服中心责任人罚款10元。7.6.1.3节假日、值班期间不佩戴工牌每次罚款10元。7.6.1.4使用蓝色挂绳之外其他颜色挂绳者，每次罚款5元。7.6.2较重过失7.6.2.1涂改、故意损坏和丢弃、离职不交还工牌者罚款50元。7.6.2.2参加集团和公司会议、接待，拜访业主不佩戴工牌者罚款20元。7.6.2.3工牌遗失不通知行政办，不补办者，每次罚款50元。7.6.3重大过失7.6.3.1使用他人或将本人工牌交由公
11、司内外部人员使用者，罚款100元，情节严重或造成公司经济或其他损失的予以辞退并追求法律和经济责任。7.7本规定自2014年9月15日至2014年9月21日试行，2014年9月22日正式生效执行，公司行政办负责对制度条款解释。 工牌领用、交还登记表领用登记工牌工号领用人签字交还登记工牌工号交还人签字相关制度工牌管理制度为进一步落实管理制度的执行，加强公司工牌管理，统一工牌的配带标准，建立企业形象，现对原工牌制度修订如下：一、适用范围 本制度适用于灿坤物业公司全体员工。二、定义 工牌是员工个人身份识别的标示物，主要组成内容有公司名称、LOGO、所属小区、工号等。三、权责 行政办负责工牌的订购、制作
12、、更换、发放和监管；各部门、客服中心负责人配合、督促属下员工遵守本规定。四、具体规定 1、工牌的类别：含吊挂式工牌（或夹式工牌）。2、工牌的申请 （1）新入职员工在办理入职手续后，持已批准的员工入职登记表向行政办提出申请。（2）老员工工牌自然损坏、部门等变更时，申请人以旧换新到行政办填写工牌登记表申请补办或更换。 （3）员工工牌遗失时，经各部门、客服中心负责人证实同意后，到行政办填写工牌登记表申请补办。3、工牌使用规定 （1）员工上班时间内必须佩戴工牌，包括公司范围内中午休息及在节假日、晚间值班时间。 （2）员工外勤工作及外出拜访业主，要求佩戴工牌。（3）员工参加集团和公司各种会议及接待活动，
13、要求佩戴工牌。 （4）公司各部门人员统一佩戴吊挂式工牌，佩挂于领口正中位置，挂绳置于领下；若佩戴夹式工牌，佩戴于外套的左上角位置。（5）员工工牌只限于员工本人使用，不得转借给公司内或公司外人员使用。（6）员工必须妥善保管和使用工牌，不得在工牌上涂改、人为损坏工牌。（7）员工离职时，应将工牌完整的交还给行政办。（8）员工不得利用公司工牌在外从事其他违法行为。 4、工牌费用标准（费用若有调整另行通知）（1）员工首次办理工牌的，费用由公司承担。（2）员工工牌正常损坏及部门或职务变更时，补办工本费减半为10元，其中单独补办费为挂绳3.5元，卡套5.5元，内页1.5元。（3）员工人为损坏、遗失、离职未交
14、还工牌者，需缴纳20元工本费。五、处罚1、一般过失（1）无信服之理由，当月首次未佩戴工牌警告，第二次罚款5元，第三次罚款10元并对各部门、客服中心责任人罚款10元。（2）无信服之理由，当月首次佩戴工牌不规范警告，第二次罚款5元，第三次罚款10元并对各部门、客服中心责任人罚款10元。（3）节假日、值班期间不佩戴工牌每次罚款10元。（4）使用蓝色挂绳之外其他颜色挂绳者，每次罚款5元。2、较重过失（1）涂改、故意损坏和丢弃、离职不交还工牌者罚款50元。（2）参加集团和公司会议、接待，拜访业主不佩戴工牌者罚款20元。（3）工牌遗失不通知行政办，不补办者，每次罚款50元。3、重大过失使用他人或将本人工牌
15、交由公司内外部人员使用者，罚款100元，情节严重或造成公司经济或其他损失的予以辞退并追求法律和经济责任。六、本规定自文件发布之日起正式生效执行，公司行政办负责对制度条款解释。此后若有修订以修订本为准。 以上工牌使用管理制度本人已阅读知晓，本人将遵守管理制度，愿意按以上管理制度内容执行。 签名： 日期： 年 月 日8员工行为规范8.1对客户或来访人员提出的询问、疑难、要求、意见，要耐心倾听，在不违背保密制度的原则下，有问必答并做到回答准确（对自己无把握回答的应婉转地表示歉意，联系有关人员给予解答，或留下文字记录，限时予以回复）。8.2接听电话8.2.1所有电话，务必在三响之内接答；8.2.2拿起
16、听筒先说“您好，（单位）！”，语气平和；8.2.3通话时，话筒的一边置于唇下约5厘米处，尽量不使用免提键；8.2.4必要时要做好记录，将要点向对方复述一遍；8.2.5通话完毕应说“再见”，不得用力掷听筒；8.2.6上班时间，一般不得打（传）私人电话，如有急事，通话时间不宜超过三分钟（禁止打声讯电话）。8.3工作态度8.3.1服从领导不折不扣地服从上级的工作安排及工作调配；8.3.2严于职守坚守本职岗位，不得擅自离岗、窜岗或睡岗；8.3.3正直诚实对上级领导、同事和客户要以诚相待，不得阳奉阴违；8.3.4团结协作各部门之间、员工之间要互相配合，同心协力地解决困难；8.3.5勤勉高效发扬勤奋踏实的
17、精神，优质高效地完成所担负的工作。8.4服务态度8.4.1礼貌这是员工对客户和同事的最基本的态度，在任何时刻均应使用礼貌用语，“请”字当头、“谢”不离口；8.4.2乐观以乐观的态度接待客户。8.4.3友善“微笑”是体现友善最适当的表达方式，因此应以微笑来迎接客户及与同事相处；8.4.4热情尽可能为同事和客户提供方便，热情服务；8.4.5耐心对客户的要求应认真、耐心地聆听，并尽量在不违背本公司规定的前提下办理；8.4.6平等一视同仁地对待所有客户，不能有贫富之分，厚此薄彼；8.5仪容仪表8.5.1员工必须保持衣冠整洁，按规定要求着装，并将工作卡端正地佩戴在左胸前；8.5.2任何时候，在工作场所不
18、得穿短裤、背心、拖鞋；8.5.3皮鞋要保持干净、光亮，不准钉响底；8.5.4男员工应每日修剪胡须，发不盖耳遮领，不得递光头；女员工头发应梳理整齐，不做怪异发型；8.5.5面部、手部必须保持干爽清洁，女员工不得浓妆艳抹，并避免使用味浓的化妆品，不留长指甲（不长于指头2毫米）和涂有色的指甲油；8.6保持口腔清洁，上班前不吃异味食物。8.7行为举止8.7.1为了创造一个文明祥和、秩序井然的工作环境，树立世居物业的良好形象，要求全体员工在管理、服务过程中，严格按照本章的内容去执行，以确保公司取得最佳社会效益和经济效益。8.7.1.1举止应大方得体，与人交谈双眼应平视对方，不要左顾右盼；8.7.1.2遇
19、上级领导或有客来访，应立即起身相迎并问好，先请来访人员入座后，自己方可坐下；来客告辞，应起身移步相送；8.7.1.3站立的正确姿势应是：双脚与两肩同宽自然垂直分开（体重落在双脚上），肩平、头正、双眼平视前方、挺胸、收腹；8.7.1.4注意走路姿势，在楼道内行走脚步要轻，不得奔跑（紧急情况下除外）；8.7.1.5进入上级领导或其他部门办公室前，应先立在门外轻叩门三下，征得同意后方可入内；若进去时是关住的，出来时则应随手将门轻轻带上；8.7.1.6进出办公室、电梯时，应主动上前一步先拉开门或按住电梯按钮，请同行的客户、女士或来访人员先行；9 办公室规范9.1 办公桌：桌面除电脑、电话、台历、文具盒
20、、水杯及少量的国家及企业标志性纪念品外，其它物品一律不允许在桌面上堆放。9.2 辅桌：桌面除文件盒、茶盒及少量书籍外(指未配书柜的办公室)，不准放其它物品。9.3 座椅：靠背、座椅上一律不能放(挂)任何物品，离开时应将椅子置于桌下。9.4 拖柜：置办公桌左或右下角，面朝办公椅。9.5 图书资料柜：应置于办公室靠墙一侧或室内一角，所有图书、资料均放置于柜内。9.6 垃圾篓：置于写字台下一角。9.7 饮水机：置于靠墙一角或辅桌上。9.8 报刊：有报架的应置于报架上，无报架的整理后置于书柜内。9.9 外衣、帽子、手袋、毛(围)巾或雨伞：置于衣帽架上。9.10 拖把、扫把、簸箕、水桶：应置于室内一角，
21、文件筐内文件需摆放整齐。9.11 要保持办公室墙面整洁干净，室内除可张挂工作岗位职责牌及其与工作业务有关的图表外，其它一律不允许乱钉钉子或张贴、张挂其它物品。9.12 注意办公室节约安全用电，未经公司许可，不得乱拉电线或使用超限的大功率电器，下班前应关闭办公场所的一切照明灯具及其它用电设施、设备。10 办公语言规范10.1 交往语言：您好、早晨好、您早、再见、请问、请您、劳驾您、关照、谢谢、周末愉快等。 10.2接听电话礼仪10.2.1员工拨打、接听电话时，用语要简洁、明确，减少通话时间。10.2.2接听公司办公电话（座机）时，在电话铃声响三声内拿起听筒，应说：“您好，灿坤物业”，“您好，灿坤
22、物业*部（办）”等等。10.3 接待语言：您好、请稍候、我请示一下、我通报一声、请坐、对不起、请登记、我马上去联系、好的、行等。11 办公纪律规范11.1 员工上班要佩戴公司徽标、工牌。11.2 坚守工作岗位，不串岗，不闲聊。11.3 上班时间不准看与业务或工作无关的闲杂书刊、玩游戏或做与工作无关的事情。11.4 办公室的桌、椅、沙发、茶几、地面等必须保持干净、整洁并注意办公室的安静，不准在办公场所高声喧哗、吹口哨、打闹戏耍等。11.5 上班时间不得在办公室化妆。11.6 不要因私事打公司的长途电话，不要在公司电脑上处理私人事物，未经准许不得随意使用其它部门的电脑。11.7 未经公司批准或授权
23、，不得索取、打印、复印其它部门的有关资料。11.8 严格遵守公司的考勤制度，不论任何原因不得代人签到。11.9 无工作需要，不得擅自进入公司的文印室、档案室、财务室、会议室、接待室。11.10 严禁将公司任何物品私自带回家中使用。11.11 上班时间内，在办公室人员因有事离开较长时间,并且需锁门的情况下，须经部门领导同意，并在办公室门上的留言板上说明离开原因和联系电话。12 办公整理、清扫规范12.1 凡公司的各类文件、资料当日工作完毕后，必须及时进行整理、归档，并放入文件夹或资料柜内，不得随意乱丢、乱放，对作废的文件、资料要及时销毁。12.2 办公场所及用品，每日上班后要利用十五分钟的时间进
24、行卫生清扫并摆放整齐，每周六下午后一小时为卫生大扫除时间，要对门、窗、地面及各种用具进行彻底的擦拭、清扫。12.3 要保持公司公共场所(如走廊、楼梯、会议室、接待室、洗手间等)卫生的干净整洁，不允许随地吐痰、乱丢烟头、纸屑或乱倒其它污物。办公室每天或定期扫除的垃圾必须倾倒至指定的地方，不准将垃圾、污水散漏到公共场所，个人打扫卫生时凡持湿拖把的必须要将水拧干，不准将水散落至走道。13 办公室花木盆景规范13.1 爱护办公室的花木盆景，要及时浇水、施肥、修剪、通风、光照、消毒、灭虫。13.2 办公室花木盆景一般应摆放在窗台、写字台上或沙发、茶几旁，以不影响工作和通行为宜。13.3 遇有个人长时间外
25、出时，要及时委托同事代行照看。14 检查督导规范14.1 对职员的着装及仪容姿态、办公纪律、文明用语等公司行政部还将实施定期或不定期的抽查。14.2 对办公场所的规范管理、卫生扫除及花木管理，由公司综合管理部牵头，公司所属各部门派人参加，专门组成办公规范管理检查小组，每周一次不定期上班后10分钟后进行全面检查。14.3 对办公规范化工作检查情况，除对违规、违纪的单位或个人记入月度考核内，同时对总评差的单位和个人将实施通报或公示，对评优的单位将颁发“办公规范流动红旗”，同时根据评优的次数，将结合年(月)度工作绩效考核给予适当加分。二、会议管理制度1 总 则1.1 为规范公司会议管理，不断改进会风
26、，提高会议质量，降低会议成本，实施会后跟进，特制定本制度。1.2 公司各种会议的组织与召开，应本着“简洁、高效、有序”的总原则。2 会议分类2.1 周工作例会：2.1.1 会议时间（固定）每周星期五上午；2.1.2 召集部门 总经办；2.1.3 与会人员（固定） 公司总经理、常务副经理、总经理助理、行政部主任、财务部部长、工程部部长、消防干事、投诉中心主任、各站站长；副站长；保安队长；2.1.4 主要议题 本周工作汇报，下周工作安排，相关工作协调与有关问题解决。2.2 月度经营分析会：2.2.1 会议时间（固定） 每月的15日之前召开；2.2.2 召集部门 总经办；2.2.3 与会人员（固定）
27、公司总经理、常务副经理、总经理助理、行政部主任、财务部部长、工程部部长、消防干事、投诉中心主任、各站站长；副站长；保安队长；2.2.4 主要议题 通报上月工作计划完成情况及资金计划执行情况，讨论审议本月工作计划安排情况及资金计划预算情况，月度相关重大工作计划和资金计划的调整补充。2.3分项工作专题会（人事、行政、财务、物业、工程、合同等）：2.3.1 会议时间（非固定）；2.3.2 召集部门：总经办或各分项工作主管部门；2.3.3 与会人员（非固定）：由分管领导或召集部门临时确定；2.3.4 主要议题：主要是针对上述各分项工作，进行专项部署、专项汇报、工作研究、工作协调、工作座谈等。2.4年度
28、工作总结大会：2.4.1 会议时间（固定）：每半年和年终各召开一次；2.4.2 召集部门：公司行政部；2.4.3 与会人员（固定）：全体职工；2.4.4 主要议题：公司主要领导做年度（半年）工作报告，宣读物业公司年度目标责任管理考核通报，表彰公司年度先进集体及先进个人等。2.5年度目标责任管理动员大会：2.5.1会议时间（固定）：每年初（3月份）召开一次；2.5.2召集部门：公司行政部；2.5.3与会人员（固定）：全体职工；2.5.4主要议题：公司主要领导做年度目标责任管理工作动员报告，宣布物业公司有关人事调整或新的人事任命决定，宣读物业公司年度经营目标管理责任状并与各有关责任人签约。有关与会
29、代表人员表态发言，公司主要领导做会议总结。3 会议通知3.1 会议通知一般由总经办或会议召集部门负责撰写。撰写会议通知通常包括以下内容：3.1.1 会议召开时间；3.1.2 会议召开地点；3.1.3 参会主要人员；3.1.4 会议主要议题；3.1.5 参会要求或注意事项。3.2 会议通知应该在会议召开的提前一天下发。会议通知的下发通常采取电子文档和纸质书面两种形式，电子文档下发的会议通知，应通过集团局域网络“腾讯通”上传至各个与会人员，由参会人员在“腾讯通”界面上签收；纸质书面下发的会议通知应由参会人员直接在“会议通知单”上亲笔签收。属特殊紧急情况下可以电话形式通知。3.3 不论是采取电子文档
30、和纸质书面下发的“会议通知单”，会议召集或负责通知的部门都必须备份存档，以便备查。4 会场组织与保障4.1 对于组织一般性会议的召开，应由组织会议召开的主管部门提示监督与会人员的现场签到，并引导参会人员按照预先安排或公司指定的固定位置就座；遇有会议使用投影演示或讲解时，应在会前将各种投影设备调试好，同时要做好会场的避光措施，调整好室内各种灯光，以确保与会者良好的视觉和放映效果。在召开专业会议时，会议保障部门还应提前准备与分发有关专业技术资料以及计算器等。其次是应为所有与会人员及时提供茶水，夏季使用空调时，应将空调调整到会议现场的适宜温度；当遇到一些重要会议进行至正常下班仍未结束需要持续进行时，
31、其会议组织部门应及时请示会场上的主管领导，迅速为与会人员安排提供会议工作餐。4.2 对于公司组织召开的一些大型会议时，一般应由行政部提前拟定会议组织与经费保障的实施计划书，并根据公司对参会人员的明确要求，提前计划参会人数并下发参会通知。在大型会议召开的提前20分钟，引导各单位参会的领队按指定位置就座，并进行清点到会人数。4.3 公司大型会议召开的现场保障一般应包括：大会会标的制作与张挂，主席台就座领导的桌签制作与摆放，主席台及会议发言席上的鲜花摆放，主席台就坐领导的文件袋、书写笔、记录本、手巾纸、小方巾、茶水与茶杯的保障，签约台的设置与签约资料的准备，会场使用的音响扩音设备的调试以及选用音乐和
32、歌曲的保障，主席台就座领导话筒使用的调整与保障，大会会场的摄影与照相等。5 会议组织召开的原则5.1 一致性原则。公司会议讨论的原则或形成的决议应同公司的现行法规性制度保持一致，应遵循公司制度所规定的准则或者同公司制度构成一个完整的体系。公司制度一般包括：公司章程、内控制度等；5.2 有效性原则。每次所召开的公司会议都应该达到预定的效果，绝对不能“会而不议，议而不果”。在会议召开前，应提前告知与会人员有关的会议议题、是否要求其发言等；每次会议只通知与会议有关的人员出席。5.3 节约性原则。公司会议的召开应遵循节约性原则，时间安排得恰当有效。会议主持人应根据会议安排的内容以及重要程度，将有关事项
33、在会议召开之前就应界定好。对于会议主持人和发言人的时间都应有总体上的限制。5.4 求同存异原则。会议的召开应该允许不同意见的出现，要让持有不同意见的人畅所欲言。对于一般性的问题，可以采纳少数服从多数的原则；但对于事关重大或比较严肃的议题，则应采纳智者的意见。5.5 民主集中原则。会议讨论的议题，应本着集思广益的原则，鼓励与会者充分参与讨论酝酿，最后再由会议主持人将集体的意见集中在一起，形成会议的共识或决议。5.6 保密性原则。对于公司召开的各种重要会议，在公司会议纪要、会议决议未正式公布下发之前，所有与会人员应自觉严格遵守公司的有关保密制度，不得私自泄露或外传。否则，以泄密论处。5.7 会议备
34、档原则。对于在召开会议的过程中，对主要领导的讲话或与会人员的发言，特别是对企业经营管理上的一些原则性问题的讨论，会议工作人员必须做好详细的记录或录音，以备查询，作为公司会后工作可追溯性的参考资料。6 会议记录6.1 会议记录的写作要求，一般应由标题、会议组织情况、会议内容、会议结尾四部分组成。6.1.1 标题：即会议记录的名称；6.1.2 会议组织情况 主要包括：会议召开的时间、召开的地点、主持人、记录人、出席人（出席人过多时，如可以只写公司中高层以上管理干部）、列席人、缺席人（要写明姓名、职务及缺席事由）；6.1.3 会议内容：主要记录领导的讲话、会议研究和讨论的问题、有关与会人员发言讨论情
35、况、决议事项与有关工作的安排部署；6.1.4 会议结尾：有关主要领导的号召性结束语以及会议总结；会议主持人提出的会议传达贯彻落实的有关要求和安排等；7 会议纪要7.1 会议纪要用于传达会议的主要精神，记录要求与会者共同遵守执行的一定事项。7.2 会议纪要是在会议记录及其他有关资料的基础上，经归纳、提炼、整理而成。既可以反映有关情况和问题，又可用以指导工作和统一协调各方面的步调。根据具体用途的差别，会议纪要可以分为以下两大类：一是决定性会议纪要。主要用来传达一定事项，供各级单位或部门共同遵守执行。二是消息性会议纪要。主要用来传达会议精神，供各级单位或部门了解情况。7.3 有关写作要求：7.3.1
36、 标题：会议纪要的完整写作标题，其形式一般为“发文机关事由+会议纪要”。如：阜康市灿坤物业服务有限公司会议纪要。7.3.2 正文：一般可分为开头、主体和结尾三部分。开头部分主要用以概括会议基本情况；主体部分用来概括会议研究的问题、讨论的意见、作出的决定和提出的措施等，是整个会议纪要的主要部分；结尾部分一般写会议的要求、希望或号召。有的会议纪要也可以把问题谈完就结束全文，可不写含有上述内容的结尾。7.3.3 会议纪要的写作要注意以下几点：7.3.3.1做好会议记录，了解会议的主旨和精神，详尽占有材料，准确反映会议的实际情况。7.3.3.2抓住会议中心议题，不能面面俱到。会议纪要贵在记“要”，要善
37、于对材料归纳分类，提炼概括，要善于抓住会议的中心议题进行阐述，不能不分主次、平均用力。要在明确会议的宗旨和中心议题的基础上进行材料的取舍和结构安排。7.3.3.3注意吸收正确意见。会议对具体的讨论有时候是意见纷呈、想法多样，会议纪要不能把所有的意见和想法不分主次地都写进去，而要根据会议的中心目的，以会议的总结讲话为依据，认真分析各种意见，集中反映符合会议中心要求的多数人一致意见。7.3.3.4 注意会议纪要落款的特殊性。会议纪要是与会者共同意志的体现，落款应是全体与会单位或参会人员，所以会议纪要一般都不写落款，不加盖公章。7.4 公司会议纪要整理撰写，应在会议结束后的24小时之内整理审批下发完
38、毕。8会后跟进8.1 公司会议纪要下发后，由公司行政部或有关专题会议的组织部门负责对会后贯彻落实情况实施跟进，并对会后跟进执行情况以工作通报的形式或对会议纪要中的大项和重点工作实施“一事一报”的跟踪反馈。对于工作执行不力或工作滞后的单位要及时下发工作整改通知书，以确保公司会议精神贯彻落实的实效性。9 会议奖惩9.1 有关会议的奖励按照公司制定的奖惩管理办法执行。9.2 对迟到、早退、缺席的界定：9.2.1 迟到：所有参加会人员在公司会议规定的召开时间5分钟内未到达的，即计为迟到；9.2.2 早退：凡参加会议人员，如未经主持人同意批准在召开的会议结束之前5分钟提前离开会场的，即计为早退；9.2.
39、3 缺席：凡通知必须参加会议的人员，未经请假而擅自不到或请假未被批准而不参加会议的，一律视为缺席；9.3 对迟到、早退、缺席的处罚：9.3.1 凡迟到、早退的每次处以20元的罚款；9.3.2 对于无故缺席者，处以20元的罚款；9.3.3 凡属主管部门的通知原因而造成应参会人员的迟到、缺席的，以上处罚由会议通知的传达人承担。10会议室使用10.1会议室的日常管理由行政部统一负责。10.2会议室专门用于召开各类会议，未经行政部同意，不得挪借他用。10.3各部门、客服中心使用会议室，需提前一天告知行政部，如遇紧急会议，需提前一小时告知行政部，由行政部根据实际情况进行合理调配。10.4会议室的使用部门
40、或人员在会议结束后要及时打扫清理卫生，将移动的桌椅放回原位，以方便其他部门或人员使用。10.5严禁在会议室吸烟。10.6会议室内的物品未经行政部同意，不得私自挪借他用。11 附 则11.1 本制度由公司行政部负责解释；11.2 本制度自公司批准后生效，自颁布之日起执行。三、印信管理制度1 目的:为了规范公司印章的管理，确保印章起到标志、权威、证明、凭信等效力和作用，特制定本制度。2 适用范围:适用于公司各部门、公章、专用印章、合同章、行政章、领导人名章的管理。3 印章的刻制3.1 印章的刻制、登记3.1.1 公司所有公章的刻制由公司行政部根据工作需要，经公司总经理批准，统刻制，统一注册。并指定
41、专人对公司所有公章建立台帐。3.1.2公司的印章的刻制由行政办根据工作需要，经公司负责人批准，统刻制，统注册，并指定专人对所有公章建立台帐。(参阅附表1)4 印章的种类4.1 印鉴是指公司向主管机关登记的公司印章或指定业务专用的公司印章。4.2 职章是指刻有公司总经理职衔的印章。4.3 部门章是指刻有公司部门名称的印章。其不对外单位的部门章可加注“内部专用”字样。5 印章的保管5.1 管理人员只对公司法定代表人及印章使用的安全性负责。对违反或不符合本规定盖章条款者，应严格把关，拒绝盖章或外借印章，否则视为失职。5.2 严禁在空白的公文纸、信纸、介绍信及空白合同、担保函上加盖公章。如有特殊情况需
42、要，必须经公司负责人批准后方可盖印。因工作或业务需要并经有关集团或分公司领导批准确需在空白信笺和空白函件上用印的，印章管理部门及印章保管人必须对空白用印件进行同统一编号，并对使用部门和用印业务承办人实施造册办理登记或领用手续。对未使用的空白用印件，印章管理部门及印章保管人应及时督促有关使用部门和用印业务承办人进行上交收回，并及时办理空白用印件的销毁事务。5.3 企业的印章保管人员不得擅自将印章让他人保管。 5.4 企业印章必须放在安全的地方，所放的抽屉、柜要加锁，重要的印章应置于保险箱内，且须管好放印章柜子的钥匙，不可乱扔。5.5 印章只能在保管人员办公室内使用，不得擅自拿出办公室。保管人员外
43、出时，由相应领导批准后交他人代管，填写公章借用档案卡(参阅附表2) ，在此期间，由代管人对印章的使用及管理负责。5.6 特殊情况需携印外出使用时须经主管领导或公司负责人批准，并严格规定使用范围和使用时间、地点，并指定执印人、监印人、填写公章借用档案卡。5.7 保管人员发现印章丢失或有异常现象，应保护现场，并报告领导迅速查明情况及时处理，必要时报告公安部门协助处理，对确己丢失的印章要向当地公安机关登记并申明作废。5.8 把印章管理列为企业的保密范围，严防印章被盗或被盗用。5.9 公司如果发生一定的机构变动或因其它原因而停止用章时，各公司保管人员应将印章交公司行办封存，或按主管领导或公司负责人的书
44、面批示在一定的监督下销毁、销毁时应有两个以上的监销人。6 印章的使用管理6.1 用印审批：用印必须经过主管领导的批准，印章保管人员在盖印前，验收用印申请登记表。6.2 审阅：印章保管人员在盖章前应对所需盖印的文件进行审阅，如在文件的内容、手续、格式等方面发现问题或疑点，应请示领导，在一些重要的用印情况下更要加强审阅工作。6.3 登记：用印需履行用印登记手续，建立详细的用印申请登记表，既使是证明信、汇款单、包裹单等的加盖公司印章也需进行登记手续，以备出现问题时核查。6.4 公章6.4.1 使用范围：主要用于以公司名义签发的文件，发出的重要公函以及以公司名义与有关单位的业务往来、函件等。6.4.2 批准权限：公司公章使用由分管领导批准。6.4.3公司公章由行政部指定专人进行保管，公司印章原则上存放在行政部，行政部部长为管理人，不予外借。6.5 财务专用章6.5.1 使用范围：公司财务专用章主要是就公司财务方面使用：包括各种财务报表、发票、银行支票、汇票用章等。6.5.2 批准权限：公司的财务专用章的使用须经公司总经理及批准。6.5.3 公司财务专用章原则上存放在财务部门主管领导处，不予外借。6.4 合同专用章6.4.1 使用范围：公司合同专用章主要用于以公司名义签订的协议、合同等。
