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1、临沂博安智能科技有限公司 博安OA技术白皮书 临沂博安智能科技有限公司2004年5月解决方案 随着信息膨胀和工作节奏的日益加快，原来传统的手工办公方式已经无法满足办公现代化的需要，办公自动化系统作为提高工作效率、规范办公制度、方便领导决策的重要工具，越来越受到人们的重视，电子办公将是现代办公的发展方向。“办公自动化”在过去曾一度是简单的字处理软件加上打印机、复印机等硬设备的代名词。随着近年来网络、多媒体等技术的不断进步，强调协同工作、移动办公和网络处理代表了最新的办公自动化的概念和实践。针对用户对OA系统的需求，我们提供给用户一个综合、全面的办公环境和工具。在计算机参与、优化机关业务管理的同时
2、，实现大量数据信息和文档以及多媒体信息快速、有效、准确地获取、管理和传递。博安OA办公自动化系统是在总结了大量行政和企事业对日常办公，工作监控，以及领导辅助决策需求的基础上，以现代管理理论为指导，结合先进的管理理念而抽象出通用模型，基于业界领先的Lotus Domino/Notes R5,R6群件平台自主开发的软件产品。产品的目标是实现办公自动化，提高办公的效率，减轻工作人员的工作负担，节约办公经费，使组织中的各项工作均处在有效的管理和监控之下，从而实现政府、机关、事业单位、企业办公自动化、办公无纸化、资源信息化、决策科学化；并对各种知识信息进行积累，为各级领导的决策提供有效的支持；为走向电子
3、政务和电子商务打下良好基础。产品开发追求通用性、易用性、稳定性、安全性和可扩展性，使之能适应各类组织对办公自动化的需要。本产品完全基于业界领先的Lotus Domino/Notes R5，R6群件平台开发的，因此继承其强大的安全机制和良好的跨平台特性，只要是Lotus Domino/Notes R5,R6所支持的系统环境都可以运行本产品。适用于各种局域网和广域网。博安通用办公系统采用B/S架构、完全的WEB风格，简洁美观，易学易用，实现客户端的零维护。对于繁杂的办公事宜，博安OA充当“全职秘书”的角色，提醒您收到新邮件和提醒你有新的待办事宜；告送您现在还有什么工作或会议在等着您；什么文件还需要
4、您的批阅等。系统特点(一) 本系统是基于Lotus Notes(Domino)开发的流程事务类管理系统，系统运行的服务器端环境为Lotus Notes(Domino)服务器，客户端环境是Lotus Notes或浏览器；系统的主要特点如下：Web风格的界面设计：系统采用了Web风格的界面设计，界面友好、美观，使用方便，易学易用。大大降低了对使用者计算机知识的要求，特别适合于党政机关、企业内的信息系统建设。系统具有良好的跨平台特性：由于采用Lotus Notes、Java等编程技术，系统可以在很多流行的平台上运行(Windows Nt、Windows2000、Linux、Unix、OS2等)，特别
5、适合党政机关、企业内部网络。支持移动办公、异地办公：系统已经具备移动办公或异地办公的功能。当领导同志或工作人员外出是只需要通过笔记本电脑拨号上网或通过VPN （虚拟专网VPN可利用Internet建立加密的数据通道，将企业总部和分子机构、远程用户及业务伙伴等连接起来，构成一个安全的企业专用网）远程访问办公自动化系统，查看、办理本人的代办适宜，查询最新文件。另外领导同志也可以在家用计算机中处理自己的待办工作、查询信息。人性化界面设计：系统界面友好、美观，全中文化图形界面，使用方便，大大降低了对使用者计算机知识的要求，按用户业务需求定制，易学易用，特别适合于党政机关、企业内部信息化建设。易用性：界
6、面明了，层次清晰，容易上手，便于用户使用通用性：能在多种平台上运行,Microsoft 的Win98Win2000WinNT等Windows平台， IBM OS/2 Warp Server4、IBM AS/400 V4R3以上，HP-UX 11.0等，从一个平台到另一个平台是非常一致的，在不同平台上使用不需要修改和重新编译。扩展性：各个功能模块都是独立的数据库，便于根据需要开发新的功能，无缝加入不需要对系统作任何修改,具有强大的二次开发功能。安全性：强大的安全机制，包括数据库级：管理员、设计者、编辑者、作者、读者、存放者、无存取权限。文档级：自定义，如机密、秘密等。操作权限级：设置不同的角色确
7、保每一步的操作权限，可以由管理员进行设置。模块化结构：所有的功能项都是模块化结构，各模块之间信息交流采用通用的格式。客 户可以根据自己的需要选择相应的模块。B/S结构：浏览器/服务器体系，保证系统具有强大功能，高效性能的同时，能够节省系统建设费用，减少系统维护费用。 系统特点(二) 强大的流程管理系统：1、 图形化流程定制功能图形化的工作流定制端能够直观的描绘出用户的业务流程达到“所见即所得”的目的。图形化的流程定制是实现复杂业务逻辑流程的基础，他能够实现诸如直流，分流，条件流，子流等多种流程方式。同时采用“拖放”的方式使得定制流程更为简单，用户无须掌握高深的notes使用，只需了解本单位的工
8、作流程就可以轻松的定义出复杂的流程。2、流程的稳定性和适应性是流程平台最重要的因数。博安OA的平台能够稳定的运行，并对流程中的各种突发事件或异常状态能够进行有效的控制。3、结合我们国家的实际情况，在标准的方式上添加了按照权限逐级流转方式，能够把行政级别，行政职务紧密结合，不管是在政府机关或是大中企业中都能够得到广泛的应用。4、充分体现了流程系统的智能化。 系统特点(三) 使用方便：1、 系统集成待办事宜、邮件提醒、待办事宜提醒(声音和动画提醒)、实现信息找人。2、 用户word方式笔记保留。3、 支持手写批示和电子公章。4、具有即时通讯功能，您可以随时和在线人员进行交流。5、本系统具有强大的二
9、次开发功能，用户可以在此基础上继续开发新功能。6、系统中所有模块可以任意组合使用。办公系统功能概述 博安通用办公自动化系统包括首页（登陆页）、个人办公、行政办公、日常办公、资源管理、公共信息、部门信息、系统维护等模块，具体功能结构图如下： 大 事 记档案管理发文管理收文管理客户关系通 讯 录工作简报日常信息日程安排待办事宜会议管理报销管理电子邮件 行政办公日常办公个人办公首 页OA办公系统资源管理公共信息信息管理系统维护系统帮助系统配置库工作流库考勤管理人事信息图书管理学习园地规章制度公 告 牌网上论坛固定资产物品管理车辆管理 其他模块：督办催办模块、数据接口、图形化工作流设置软件、 文件管理
10、、办公助手、即时通讯、二次开发模版。各模块功能介绍 个人办公：电子邮件、待办事宜、日常信息、日程安排待办事宜：待办事宜如同一个收件箱，可以收到每一项工作流程中发送给您的申请或批示，按照“信息找人”的原则推动工作顺利的前进，在这里，您就可以办理几乎全部的申请和批示，在登陆系统后马上就可以看到需要办理的各项业务，不必到每个模块去查找需要自己办理的工作。同时，它还保存了您办理过的各项业务，宛如记事本一样记录者您的工作。本待办事宜还包括“转办”功能，如果您出差可以把待办事请交办给其他人带办。电子邮件：系统采用与notes一样的邮件机制，邮件使您可以和其他 Notes 用户以及使用其他电子邮件的用户进行
11、通信。可以和同一网络上的人们交换消息，或者如果没有连接到网络（如在家或在旅馆），则可以使用调制解调器和电话线访问邮件。允许用户发送和接收 Domino Notes 邮件、POP 和 SMTP 邮件和 IMAP 邮件。日常信息：日常信息中可以记录、保存大量的常用信息，提供了列车时刻表、航班时刻表、长途区号、邮政编码等信息服务，方便您的日常工作。日程安排：用户随时能够安排自己的活动，活动安排会自动记忆在数据库中，在日历上会显示活动的概要，及时的提醒您，只要您留意一下您的日历安排，就绝不会耽误您的各项活动。个人办公-电子信件：各模块功能介绍 行政办公:发文管理、收文管理、档案管理、大事记收、发文管理
12、：收、发文管理主要包括正式文件的登记、拟稿、拟办、流转、汇签、签发、分发、归档等。在系统中特别注重数字化数据的一次性录入，减少重复劳动，提高办公效率。系统力求通用，简洁，方便，让用户容易使用。收、发文登记：自动完成一些添加，例如公文收发日期、文件号和引入公文文头等，还能保证数据录入的完整性检查，逻辑上的错误判断等，力求键入的信息一次完成，提高效率，避免出错。收、发文流转：实现办理意见添写，自动进行意见汇总，减少管理员的额外劳动，公文收发还实现了完整的流程跟踪，从登记一直到最后归档，详细记录公文的当前状态、审核的过程和领导审签、签发意见；并给出当前的人员与要进行的步骤，使流转过程更加直观，使流程
13、处理更方便。笔迹留痕：实现强大、多方式的全文批注的笔迹留痕，支持电子签名、电子公章。档案管理：档案管理模块可以对在办公过程中产生的发文文件、收文文件、重要活动记录和政策法规文档进行归档管理。各部门的文件资料归档后，相应的文件资料将自动保存在档案库中。并按管理员建立的分类方法进行归类管理。系统具有分类、组卷、封卷、拆卷、检索、借阅、销毁等功能。档案管理模块根据使用人员角色的不同，可分为三种；系统根据角色的不同自动配置不同操作菜单，实现不同的功能。档案管理采用国家档案管理标准，档案管理主要有三个功能：档案管理、档案检索和档案借阅，档案管理员有权同意或拒绝借阅。档案管理具有高度的保密性，根据文档的重
14、要程度分为四个密级，不同级别的用户可以查询、借阅的文档不同，管理员可以设置不同用户的密级权限；档案管理员对重要文件以及处理完毕的收发文进行整理和正式归档。一般用户可填写借阅单向档案室申请借阅。大事记：记录贵单位每一项重大的事件，以便日后查阅。 各模块功能介绍 行政办公-档案管理 系统概述各模块功能介绍 日常办公:会议管理、报销管理、客户关系、工作简报、通讯录会议管理：会议管理主要解决了企业组织重要会议和安排日常会议的问题，使会议的安排更加方便和快捷。会议管理功能如下：会议议题：主要的功能是会议议题的起草，审批和归档。会议安排：主要是针对一些日常会议或已经审批过的会议议题的具体安排，主要功能有会
15、议室的查找、向与会人员发送会议通知等等，并且能实时跟踪人员是否按时出席的状况。会议纪要：主要有会议信息、决议的记录，会议记录的批阅，会议记录的归档等功能。会议室管理：主要是对会议室资源的合理应用，达到了合理分配资源和利用资源的目的，大大降低了人工管理会议室的繁琐，实现了会议室管理的自动化。报销管理：本部分包括出差前的请款申请、出差后的报销管理和其他方面的报销管理。报销申请人可以新建报销申请单，通过各部门的审批流程，进行逐级审批，并实现了报销金额的按时间、按人员、按部门的自动统计，使您能清楚的了解贵单位费用的应用情况，方便管理者的数据分析和资金分配。客户关系管理本部分可以完成各类客户信息、产品信
16、息的录入、保存和查询，日常业务流程的申请和审批，相关工作的总结；涵盖了企事业单位客户关系管理的各个方面，您可以根据客户的信息提高决策的成功率，又能根据对手的情报及时的改变战略，让您在竞争中利于不败之地。工作简报本模块的主要功能是信息的录入、发布，您可以起草并发布不同类型的工作简报。每一种不同类型的简报可选择不同的标志和题头。指定发布范围，您可从地址簿中选择信息的发布范围，只有您选定的人才有查看权限。信息的浏览，您可以随时浏览部门工作简报上已发布的信息，未发布的信息只有录入人自己能看到。通讯录本模块能够保存、管理您通讯所用的个人、公司信息而设计的，它内容全面、涉及面广、操作方便、查询功能强大，为
17、您个人的信息管理提供了极大的方便，是您繁忙工作的好助手。各模块功能介绍 资源管理固定资产管理：本部分包括固定资产信息的申购、登记、分配、报废等一系列流程。用户可以根据自身得需求进行固定资产的申购、审批、使用、管理、报废和查询，有权限的用户并可起草申请，经管理部门审批同意后可进行实际办理，并根据新的情况动态更新状态信息，方便其他员工查阅设备的利用情况。车辆管理：对公司车辆基本信息进行统一管理，包括：车辆基本状况（包括、型号、车牌号、产地、购车时间、车况、服务对象、司机等）、车辆每月费用状况（燃料费、养路费、保险费、底耗费等）、车辆大修记录等。由调度部门对车辆基本信息进行维护。实现车辆调度的电子化
18、。用车人可在本模块中填写用车申请单到调度部门申请用车，根据实际派车情况实时更新车辆的目前使用情况（时间、车辆、用车人、去向等）及预定情况，使用车人在申请用车前了解目前可用的车辆信息。资源管理-用车申请：物品管理：实现办公用品的申购、入库、发放、库存统计等功能。有权限的用户可起草申购单，经领导审批同意后方可购置，物品购置后由办公用品管理员登记入库，入库保存后系统自动更新库存信息。办公用品发放也是由办公用品管理员进行登记，发放后库存信息自动更新，对于非消耗品和消耗物品，物品的使用分为领用和借用两种方式。图书管理：图书期刊管理提供了图书、期刊信息查询、图书期刊网上借阅（借阅单网上填写、提交、批准）、
19、过期借阅自动催还，系统还提供了科学图书、期刊资料类目的管理。图书信息包括如下内容：登记日期、登记编号、图书名称、分类、作者、翻译者、出版日期、出版单位、发行单位、页数、单价、数量、在库数量、目录信息、所有者信息等。期刊信息包括如下内容：分类名称、期刊名称、主办单位、年度、期数、出版日期、排架号、数量、在库数量、目录信息、所有者信息等。各模块功能介绍 公共信息：规章制度：规章制度用来管理公司及本部门有关的法律及政策，信息内容由专人录入供所有人员查询，支持字符、图片等各种格式，规章制度具有阅读跟踪功能。公告牌：公告牌是一个在网络中应用比较广泛的功能，用于在单位内部起草和发布各种通知、通告、批评、表
20、扬等共享信息，公告牌的功能与各个企事业单位现有的公告栏相似；您还可以起草并发布不同类型的电子公告，每一种不同类型的公告可选择不同的标志和题头。 用户可根据情况决定是否选择流程。系统对公告牌的整个流程进行跟踪，详细记录公告的当前状态、公告牌审核的过程和领导审签、签发意见.学习园地：学习园地系统用来管理与本部门有关的各种培训资料，信息内容由专人录入供所有人员查询,支持字符、图片等各种格式。网上论坛：电子论坛为广大的网上用户提供了网上讨论感兴趣话题的广阔天空，所有人员都可以发表自己看法和建议，开展广泛的、不拘一格的讨论的园地在这里您既可以开次一个新话题，也可以对其他用户提出的话题谈自己的看法、意见。
21、它界面友好、操作方便、查询功能强大，为您的和其他人进行信息交流提供了极大的方便，是您繁忙工作的好助手；为办公自动化系统内部提供了互相交流、相互学习的另外一条途径。支持匿名讨论。 公用信息-网上论坛：各模块功能介绍 部门信息：人事管理、考勤管理人事管理：如果你是某单位的人力资源的主管，面对堆积如山的人事档案资料，如何才能迅速地从中获得您所需要的资料？如何才能真正做到“任人为贤”、充分发挥员工潜力？如何才能.当今社会IT技术的迅速发展为人事管理提供了崭新的方式和手段。人事管理系统正是基于为方便单位的人事档案管理而设计，每个员工的相关个人资料都保存在本数据库中。利用本系统可以进行公司的人事资料的浏览
22、，查询、分析和管理，以便于单位内部的人力资源开发和调配。具有相应权限的用户负责人事信息的录入及维护，授权用户可对入库的人事档案资料进行浏览、查询和分析，以便及时了解职员的情况。部门信息-员工档案：考勤管理：本模块的主要目的是为统计、保存单位员工的出勤情况，可以分部门、按日期的记录出勤状况，按月汇总员工的出勤率，作为部门日常管理的参考和考核。各模块功能介绍 系统维护： 用户登记、用户信息、公司组织架构、菜单权限分配、新数据库登记、关键字等设置需要通过“系统配置库”进行管理，所以博安OA“系统设置库”集成了用户管理、菜单定制、组织结构规划、关键字规划等管理，从而简化OA管理员繁琐操作，给管理员提供
23、了一个集中整合的工作环境。博安OA的功能模块的组织架构是完全可以制定的，用户可以通过系统维护模块轻松地管理配置模块的名称、定位路径、服务器的名称、IP地址，完全可以动态设置，使博安OA的可移植性，软硬环境的可变性增强。在这里可对组织结构进行规化，对系统主菜单进行设置。工作流管理系统提供的工作流系统采用了组件化设计和通用工作流的思想，用户可以根据本单位的组织机构和实际的运行模式，定义工作流程的各个环节和流转规则，流程即能尊重通用的标准又能体现出一定的灵活性。同时，工作流程与待办事宜配合使用，使得用户可以及时得知要做的工作。完善的流程跟踪系统对信息流转的整个流程进行跟踪，详细记录信息的当前状态、办
24、理的过程和拟办、批示意见以及办理结果，并且以可视化的形式实时的显示出工作流程，便于各节点的人员了解信息的走向及当前办理情况和停留节点，使用户能够直观的观察到工作进展情况，为自己的工作做好准备。数据接口博安数据接口是一个基于NOTES平台开发的一个应用模块。数据接口将帮助您实现企业ERP,MIS,财务数据等业务系统与办公自动化的完美结合，形成企业级继承应用。用户通过办公自动化可以访问其他的业务数据，例如财务报表，人事报表等。ERP中的数据可以转入到办公自动化中，办公自动化的数据也可以转到业务数据库中，便于数据的分析，查询和汇总分析。二、主要功能提供Notes系统和数据库应用系统的接口，通过预先的
25、设置，自动将数据库中的数据接转到Notes中，在Notes中查询数据库中的数据或报表。办公助手（即时通讯）办公助手可以帮助您在没有登陆办公系统的情况下随时监视系统，如果有待办信息将以声音和动画的形式来提醒您进行办理. 各模块功能介绍 系统平台介绍 整套OA系统采用Lotus Domino作为系统平台，同时利用Domino作为局域网内部的Mail Server，若随着将来应用的深入，还可以利用Domino作为Web Server。Lotus Domino/Notes与Microsoft Exchange是群件市场上主要的两个产品，其竞争激烈是可以想象的，而且这对用户是有益的。那么我们为什么要选用
26、Lotus Domino/Notes作为OA系统的平台呢？Lotus公司IBM的全资子公司，从1982年起就一直致力于为广大的用户提供世界级的商业应用软件。例如：早期的Lotus 1-2-3、SmartSuite、cc:Mail到现在的Lotus Notes与Lotus Domino。Lotus公司从Notes与cc:Mail产品面市开始就一直领导着全球电子邮件与协作软件市场。今天，Lotus Domino作为一个动态交互式的Web服务器，又在领导着Intranet与协作应用解决方案市场。Lotus Notes完全集成了Intranet与协作应用软件客户端的优势，98年底以3400万用户数的领
27、先优势领导着通信市场。IBM与Lotus向各类政府与组织提供的通信软件超过整个市场份额的45%，这一数字超过最大的竞争对手一倍以上。Lotus Domino/Notes R5是目前世界上最先进的群件平台。该平台能实现对非结构化信息进行良好的管理和共享，并且具有安全、健壮、可靠的通信基础设备，内含强大的工作流软件开发环境，并在其基础上形成一系列成熟的应用产品。作为Lotus/IBM Internet/Intranet完整解决方案的核心产品，Lotus通过不断丰富Domino与Notes的产品功能与性能，提高系统开放性、安全性、易用性、可管理性、伸缩性、开发能力以及与操作系统、各种数据系统的集成能
28、力等等，提供贵单位用户单一、集成型的基础设施，即可以使用单一平台型产品建立邮件、群件以及Intranet、Internet应用系统。并且Lotus R5能够实现对HTML文件的访问控制，完全符合国务院对政府邮件系统的要求。国务院有关部门已经决定，将启用Lotus R5作为政府部门通用的邮件系统平台。Lotus Domino为不同应用需求的用户设计了多种不同配置。Domino Mail Server（邮件服务器）是目前网络最强大的通信服务器；Domino Application Server（应用服务器）是一个提供简单、安全、可靠的连接的最佳的服务器；Domino Enterprise Serv
29、er（企业服务器）适用于关键性通信和商业应用的可用性和可扩展性的业界最佳服务器，Lotus Domino企业服务器不仅具有应用服务器所有的功能，而且还提供了强大的群集（cluster）服务，它具有数据备份、负载平衡、失效转移等功能，为用户提供不间断地访问和最高性能的关键任务。作为贵单位OA系统的基础平台，我们建议采用Application Server或Enterprise Server。Lotus Domino系统具有良好的可扩展性，通过ODBC方式或者其它工具（如Lotus Enterprise Integrator等），可以实现Notes数据库与其它关系型数据库（IBM DB2 UDB、Oracle、SQL Server、Sybase等）的连接。从而为实现与将来其它应用系统相集成留下相应的接口。典型环境 服务器硬件：PC 服务器 或者IBMAS400e服务器等操作系统：Window2000 Server 中文版/IBM OS/400/可运行Lotus Domino的UNIX操作系统。群件系统：Lotus Domino R5 ,R6中文版客户端硬件 各种PC（建议内存32以上）操作系统：Windows9x中文版/Windows2000中文版客户端： Lotus Notes R5.5中文版/浏览器 Ms Internet Explorer中文版等。
