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1、会 计 总 帐ERP操 作 手 册V9.0版版权声明本书著作权属于数夫家具软件有限公司所有，在未经本公司许可情况下，任何单位或个人不得以任何方式对本书的部分或全部内容擅自进行增删、改编、节录、翻译、翻印、改写。 数夫家具软件有限公司 2009年1月 前 言 感谢您使用 本手册包含的内容可以帮助您进行有效的编制和管理，主要包括以下内容：n 系统总述n 系统功能与特色n 操作建议与注意事项n 详细操作说明n 系统设置建立在系统前言部分还会向你提供其它帮助信息途径读者对象假设您在本手册涉及的业务领域具有较好的工作经验和知识，并假设您对数夫F18产品基本知识有整体的了解如果你没有使用过本系统，我们建议
2、您接受一次或者多次本子系统的培训课程如果您希望了解更加深入的系统知识，如系统接口等，请先了解数夫F18系统架构，MS SQL SERVER知识和阅读数夫F18系统技术文档相关信息来源你可以通过以下途径了解我们的系统，并获取您需要的服务与帮助1. 在线信息如果你需要及时了解数夫家具软件的动态，交流产品应用解决方案，可以登录数夫网站(http：/wwwfdatacraftcom)2. 售前咨询服务根据企业的发展和管理需要，提供管理咨询及解决方案，帮助企业作出快速、准确的决策。3. 产品培训数夫公司秉承技术创新、管理创新的宗旨，术有专攻为顾客的服务理念，不断提供给客户完整的家具行业解决方案。在提供优
3、秀产品的同时，不断推出配套的培训服务，帮助用户在应用软件时达到事半功倍的效果。4. 实施咨询服务数夫公司吸收数百家家具客户经验，结合国内外先进的管理理念和管理软件的实施方法，推出符合中国国情的标准家具行业软件，及标准家具行业软件实施方法。我们愿意运用我们在家具业及家具软件技术方面的知识，帮助顾客获得更大的成功！5. 现场支持服务我们资深专业顾问面对面与您沟通，在运行现场对问题进行研究分析，使问题迅速得到解决6. 在线服务通过客服中心（客服QQ在线、Dc-OnLine），提供全面、周到的服务，快速解决客户应用问题7. 个性化服务针对企业个性化的需求，我们提供“量身定制”服务，使用一切资源，包括和
4、合作伙伴一道为您提供全面的应用解决方案。8. 版本升级服务版本升级服务将使您随时代的进步而保持投资的增值，以优惠的价格实现软件“以旧换新” 家具行业ERP一体化解决方案 目 录第1章 系统介绍7第2章 产品特色8第3章 产品接口931 与应收帐款管理系统的接口932 与应付帐款管理系统的接口933 与固定资产管理系统的接口934 与人事薪资系统管理的接口935 与成本计算系统管理的接口9第4章 作业流程10第5章 程式总控表11第6章 系统初始化流程12第7章 会计总帐基础资料设定1371 系统参数设定1372 会计参数设定1573 中文字典建立1674 核算项目建立1775 利润中心建立18
5、76 会计期别设定2077 会计科目资料建立2178 科目材料对照作业2379 科目应收/应付对照24第8章 日常异动作业2581 会计凭证建立2682 凭证过帐2983 常用清单及明细表3084 已过帐凭证还原3185 常见异常种类及处理对策32第9章 期初开帐及资料搜集33第10章 帐册与查询34101 日记帐查询34102 科目余额查询35第11章 期末月底结转36111 月底结转作业36112 指定关帐38第12章 报表管理39121 自定义报表管理39122 科目编码资料清单44123 会计异常检核表45124 凭证明细表46125 日记帐47126 总分类帐48127 明细分类帐5
6、0128 现金流量表53129 试算表561210科目汇总表571211资产负债表581212损益表60附表A 公用按钮说明62A1 过滤按钮说明62A2 查询按钮说明64A3 过滤/查询条件解释说明67附表B 命令按钮快捷一览表68附表C 意见反馈表69第1章 系统介绍n 会计乃为企业之语言，以货币为主要计量单位，记载企业在营运过程中的一切交易活动并反映企业之财务状况及经营成果，因此详细正确之会计记录或报表不仅是经营上必要之管理工具，同时也是企业资本、债权人和政府单位所要求的。会计循环始于日常交易之发生，根据原始凭证编写凭证，登录日记账，过入分类账，定期编制各种财务报表，至期末再将各账户予以
7、结转；举凡有关登帐、计算、编表、结转等工作。过去以人工来处理，不但费时费力，且难以达到迅速准确之效果；若以电脑取代，藉其大量储存，快速运算打印之优点，不仅可以节省人力，且在迅速确实之效果上远为人力所不能及。因此，本会计管理系统，系针对国内中小型企业的一般会计作业电脑化而设计，在系统功能、作业程序及操作方式上，系以下列原则为设计之依据：n 系统功能，必须提供完整而实时的报表、帐册。 n 作业程序，必须与国家公认之会计制度程序相符合。 n 操作方式，必须简明易学。 n 目的在使本系统能让一般企业的管理，会计人员在不必具备计算机专业知识，不必更改现行之会计作业程序，仅由阅读本系统使用操作手册，即可将
8、会计作业导入电脑化，进而达到节省人工，提高效率，健全制度的最终目标。第2章 产品特色本会计总帐管理系统有以下多点特色：n 本系统依据一般公认之标准会计制度而设计，亦完全符合会计电算化标准规格建议书之标准。n 本系统所采用之会计科目编号方式，无需固定编码方式，可由使用者自行定义编码方式。n 会计年度期别可自行设定十二期或十三期，年度起始日期亦可自行设定,故可适用于会计期间非历年制及外商之企业。n 保留各年度逐月之会计科目实际余额资料。n 保留各年度逐月之会计科目预算金额资料。n 可依实务的需求设定不同之凭证类别。n 如：现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、银行付款凭证和转帐凭证。n 除可处
9、理跨月凭证外，亦可处理跨年之凭证过帐。另外亦提供已过帐凭证还原作业，对于已过帐之凭证，如发觉资料有误可以给予调整。n 提供项目之管理，可减轻会计人员立冲帐之人工操作。n 会计凭证建立时，可线上查询会计科目名称及立冲帐目之代号、名称。n 提供已过帐凭证重新过帐作业。当会计科目余额资料有错误或损毁情形时，可以重新执行过帐，以确保结果之正确。n 会计凭证可由电脑打印，可取代人工编制会计凭证的工作。n 凭证上记载负责之会计人员，便于凭证资料之控制与管理。n 提供设定关帐作业，可使会计帐目资料更具有安全性。n 提供日报表、日记帐、总分类帐、明细分类帐、损益表、资产负债表。n 提供使用者权限设定作业及使用
10、者密码设定作业可灵活运用电脑资源，而不必顾虑机密资料外泄。第3章 产品接口31 与应收帐款管理系统的接口 应收系统生成往来凭证转到总帐系统；32 与应付帐款管理系统的接口 应付系统生成往来凭证转到总帐系统；33 与固定资产管理系统的接口 固定资产系统生成凭证转到总帐系统；34 与人事薪资系统管理的接口 人事薪资可向总帐系统提供数据；35 与成本计算系统管理的接口 总帐系统的折旧费用、人工费用、其它费用凭证提供成本系统的折旧费用、人工费用、其它费用的数据来源，成本系统的业务数据生成的凭证自动传入总帐系统；第4章 作业流程作业流程作业单位作业说明作业程式会计基础设置凭证建立需求自动会计凭证建立打印
11、凭证审核会计凭证审核过帐?会计凭证过帐凭证抛转作业流程YNNYY月底结转作业指定关帐N财务财务财务财务财务财务财务财务1.设定会计总帐中相关的会计科目,及现行会计年月、期别2会计单位依例行会计帐务切立需求3.判断是否由系统自动产生凭证资料(如果为Y则需执行凭证拋转作业流程)4.由会计单位于会计总帐系统会计凭证建立作业依所需求之会计凭证开立凭证5.打印会计凭证：由会计单位打印会计凭证6.审核由会计单位主管审查是否审核此凭证(如不审核需重新修正凭证资料或作废此单据)7.会计凭证审核：由会计单位于会计总帐系统会计凭证建立作业中的审核功能核准之8.及时过帐否Y/N：判断是否及时过帐(如果为Y则需执行凭
12、证整批过帐作业)9.会计凭证过帐：由会计单位于会计总帐系统凭证整批过帐作业将凭证资料余额过帐10.月底做月结作业11.月底指定关帐利润中心建立会计期别建立会计科目建立凭证建立作业会计凭证过帐科目余额查询月底结转作业指定关帐第5章 程式总控表序号程式名称功能介绍001会计参数设置通过会计参数设置（以灵活的系统参数来设置不同的管理流程与管理方法）002中文字典为会计凭证建立时的摘要栏设定常用会计素语，制作凭证时可开窗快速选择其内容，不必每次重复录入一样的摘要内容 003核算项目建立此程式是解决科目设定中核算项目为其它类型，在后续凭证建立中开窗选择的核算项目数据源 004利润中心建立建立利润中心资料
13、，005会计期间设定设定会计时间期间006会计科目设定建立公司所有会计科目资料信息007会计科目材料对照设定材料科目对照资料008会计科目对照设定应收/应付科目对照资料009会计凭证建立会计总帐管理模块参数设定（以灵活的系统参数来设置不同的管理流程与管理方法）010凭证过帐对审核确认的凭证进过帐011月底结转用于月底帐务关帐、产生月结损益和资产负债表 第6章 系统初始化流程一、目标 进行系统初始化，使系统进入可处理正常业务状态二、业务背景 系统安装后，系统的参数、基础资料等都没有，系统还不能处理具体的业务。用户必需根据实际的管理需要，设置系统控制参数、科目、核算项目等，使系统进入用户可以处理正
14、常的业务；三、作业说明序号作业说明责任部门责任人1启用帐套、设定帐套时间财务/IT部系统管理员2设置系统参数财务/IT部系统管理员3设定系统用户、及设定每个用户的使用权限财务/IT部系统管理员4币别、汇率在系统中设定财务部财务主管5在系统中设定科目与核算项目财务部财务主管6期初余额录入系统财务部主管会计7系统检查期初余额是否平衡、数据是否正确还需要人工进一步检查确认财务部主管会计第7章 会计总帐基础资料设定71 系统参数设定参数ID参数描述说明参数值ac_fBQSY资产负债表本期损益类会计科目编号(实帐户)3131ac_fClosedMonth会计关帐期别12ac_fClosedYear会计关
15、帐年度2008ac_fCurrentMonth会计现行期别01ac_fCurrentYear会计现行年度2009ac_fSQSY资产负债表累计盈亏会计科目编号(上期损益科目)3141-0015ac_subject_LabourFee人工费用科目4101-0002ac_subject_ManuCst生产成本制造费用科目4101-0003ac_subject_ManuFee制造费用科目4105ac_subject_ManuRmCst生产成本直接材料科目4101-0001ac_subject_OOSFee生产成本托外费用科目1251AC_SubjectCode_Bank一般银行存款收款科目编号100
16、2-0001AC_SubjectCode_Gathering一般现金收款科目编号1001ac_SubjectCode_Payable应付帐款科目编号2121Ac_SubjectCode_PayDiscount应付帐款折让2222AC_SubjectCode_PayMent一般现金付款科目编号1001AC_SubjectCode_PayMentBank一般银行存款付款科目编号1002ac_SubjectCode_Receivable应收帐款科目编号1131ac_SubjectCode_Sales销货收入科目编号4101AC_SubjectCode_Subscription预收款科目编号2131A
17、c_SubjectPayableWX应付帐款外修科目4105-0005AutoGenSubject是否自动产生应收/应付科目(T-是/F-否)TAutoGenSubjectACP是否自动产生应付/预付科目(1是 0否)172 会计参数设定栏位说明： 本期损益、上期损益科目：需设定“上期损益”(累积盈亏)科目号，为会计期间最后一期执行月底结转作 业时将年度损益结转之会计科目；“本期损益”乃应损益表打印时之科目，每一个会计期间未分配利润科目 财务关帐年度期别：可以系统参数设定，也可以此程式设定。财务关帐年度表示开帐时系统的关帐的年度，期别表示财务关帐的期别，系统只支持自然年月的会计期制：12期：一
18、般本国公司。我国会计制度规定为12个月，12期13期：外商投资公司，一年有52周，四周为一期，共13周 会计现行年度与会计现行期别：即当前年度与当前期别，执行“月底结转作业”成功后系统 会自动在上期关帐期别加一为会计现行期别月份 现金流量表信息：打勾表示使用现金流量表，相反则为不使用注意事项：会计现行期别的栏位一旦设定不允许修改73 中文字典建立作业目的：为会计凭证建立时的摘要栏设定常用会计素语，制作凭证时可开窗快速选择其内容，不必每次重复录入一样的摘要内容 设置词语类型74 核算项目建立作业目的：增加的核算项目为科目基本资设定中勾选核算项为其它项目，在后续凭证建立中开窗选择的核算项目数据源
19、操作说明： 建立核算项目代号和相应的核算项目名称，代号不可重复。此项目为立冲帐户，冲抵相应的预收帐款、预付帐款，其他应收款等 75 利润中心建立作业目的：建立利润中心后，在部门基本资料设定各部门所对应的利润中心，这样在后续各部门的作业中就可以按其归属于的利润中心进行核算 利润中心新增操作说明： 利润中心：又名成本中心，又名核算中心，又名责任部门；是一个归集成本，独立核算利润的单位。为各部门核算成本、利润的中转站，可按牵涉成本利润生成部门进行编码。在部门基本资料建立中对相应部门进行开窗选择，分厂别名称对该部门进行成本利润之核算。注意事项：必须分清厂别名称。利润中心号 * 不可空白,不得重复.利润
20、中心名称 * 利润核算部门名称,说明利润中心号所代表的意义.76 会计期别设定作业目的：设定会计期间 点击新增进入主表输入会计年度起始日期，点击存档，细表会计期间起始日期截止日期则自动产生 注意事项：本作业主要设置每年度及每期的会计期间起始、截止日期。按新增输入会计年度并点击年度系统会自动带出该年度会计期间的起始日期和截止日期，一般最低设5年会计年度。77 会计科目资料建立 科目代号： 系统内定允许为4-4-2的编码原则，表示科目号为英文字母或数字的位数；即可科目号可为单独的4位，也可组合为“4-4”也可组合为“4-4-2”，如果科目号编为单独的“2”位，或2-4，或3-4，或4-3，或4-1
21、在后续的报表统计，凭证建立中可能会出现错误，因此请用户注意科目号的编码原则 科目别名：科目名称之外的其它名称，可用于科目名称所对应其它语言的科目名称，在后续的一些统计报表可以使用此名称统计 科目类型：统制帐户：表示科目的帐户属性，属于统制帐户的科目可以设立下级明细科目，不可建立凭证，由它的发生额和余额由下级明细科目汇总而来明细帐户：属于统制帐户的明细科目，用于建立凭证独立帐户：独立的帐户，用于建立凭证，没有明细帐户和上级科目分类帐户：表示科目的分类，例如：资产类、负债类、权益类等 科目性质：帐户：表示科目本身的余额、发生额是来自于平常的凭证结转：不用建立凭证，余额或发生额由月末或年末其它科目结
22、转而来 资产损益类别：资产负债：表示科目属资产负债类（资产、负债、所有者权益类） 损 益：表示科目属于损益类（费用、收益类） 余额方向/报表借贷别：借方：资产、费用类科目的借方贷方：负债、所有者权益、收益类科目的贷方 部门别核算：用于后续效益核算的团体为部门，可以按部门别查看效益和耗用 科目有效否： 表示科目号是否有效，有效表示可以正常统计和建立凭证，无效表示科目号作废，不能建立凭证和统计注意事项：科目在凭证中使用后将无法删除，科目有建立凭证将不能修改其为“部门别核算”、“核算项目”等属性，如果修改，因其以前的凭证没有设定核算部门和核算项目，造成统计资不正确，在后续余额查等将会出错，因此需要在
23、科目设定时确定，如果有改变，建议新建立一个科目号来处理；科目的最多层级能设定5层，请注意编码规则78 科目材料对照作业作业目的：建立此对照关系，是为后续材料采购应付和成品销货应收抛转凭证自动带出会计科目作支持 作业注意事项： 科目编号： 不可空白,可开窗选择 科目名称： 自动带出该科目的名称 标志： 0产品 或 1材料 类别代码： 产品或材料的类别代码，例：10实木类 利润中心： 该类别对应的利润中心，可多个。 生产成本科目号：当生产耗用此类材料是 归集到哪个生产成本科目，产品不用设定此项内容作业说明：科目材料对照是为了在选择材料时带出相应的科目，方便该材料核算成本，查询收入、发出、结余等经济
24、活动。79 科目应收/应付对照作业目的：建立应收科目对照、应付科目对照 受系统参数AutoGenSubject控制是否自动产生应收/预收科目，参数值设定T表示自动产生，F表示不自动产生（选择T时客户编号要求为四位） 受系统参数AutoGenSubjectACP控制是否自动产生应付/预付科目，参数值1表示自动产生，0表示不自动产生（选择1自动产生时供应商编码要求为四位） 如果系统参数设定自动产生应收、应付科目，就不需要建立，系统在新增客户和供应商存档时，系统自动产生此对照关系 第8章 日常异动作业 会计凭证建立借贷平衡凭证整批过帐报表管理月底结转作业关帐作业81 会计凭证建立注意事项：来源1为手
25、工凭证,2.为应收系统产生3.为应付产生9为损益结转而来.凭证来源为2.3.9不可删除.栏位说明： 凭证种类： 是用于凭证确定凭证归集于那一类 凭证日期：系统默认上张凭证的日期，允许手工修改 凭证单号：系统自动产生凭证单号，依据录入日期，再依日期的录入先后顺序自动产生不可手工修改(编码原则为“来源+年月日+流水码） 收支科目：此栏位是变动的，如果凭证种类选择的是银付，这里显示就是银付，如果选择的现收，这里显示就是现收，由系统参数设定带出科目号来，用户可修改 科目名称：由收支科目号带出对应的科目名称 凭证总号：表示凭证单号的总号，如果凭证被删除或作废，在凭证清单中将显示此单据已删除或作废，便于用
26、户统计本月或本年的凭证情况（编码规则：年月+流水号，由系统自动编号，用户不可修改） 附件数：表示与此凭证相关的一些附件信息，用户可以将一些与此凭证相关的附件文档存放到此，便于查看 摘 要：可以手工录入，也可开窗选取，开窗资料来自于中文词典凭证审核按钮： 用于凭证开立的审核，审核后的凭证不允许修改，审核时凭证的借贷必须 是平衡 审核后需要修改必须反审核，点中凭证主表，点击反审核按钮，即完成反审核；已过帐的凭证不能反审核，需先反过帐 注意事项： 凭证有两种来源：一种是由系统自动产生：如成品出货结案会产生应收帐款凭证，材料收货入库会由应付系统产生应付凭证。二是手工建立会计凭证，由会计人员按实际发生制
27、手工新增会计凭证。 不平凭证无法过帐。 只可过当前期别内的凭证,凭证日期必须是在会计现行年度和现行期别的才可过帐,不在此范围内的凭证只可审核，不可过帐，月结年月以前之凭证无法建立。 过帐码打勾之凭证无法修改，如需修改时须通过反过帐、反审核后才可进行修改。 输入借/贷时可在该字段直接输入D表示借方,C表示贷方. 若凭证借贷不平衡存盘系统会提示。 若要删除一栏凭证记录，须用CTRL+DELETE键进行删除。82 凭证过帐操作说明 当前期别年月之凭证且须审核后才可以过帐。 将已审核之凭证执行此作业后，过帐码会自动打“”，已过帐之凭证不可以取消审核，须反过帐方可反审核。 将凭证金额过帐至会计科目各期额
28、档、分类帐档。 凭证借贷不平衡者无法过帐，可执行凭证明细打印作业检视。 选择凭证号或默认为全部，选择凭证过帐日期区间 ，点击过帐系统则会将凭证金额过帐到各期余额档和分类帐档 83 常用清单及明细表作业目的：当凭证输入后可打印清单,可分类检查转帐凭证、收款凭证、付款凭证和已过帐、未过帐或凭证审核、未审核之不平衡时打印此表，进行检查。84 已过帐凭证还原 已过帐凭证如需再修改，需将该凭证过帐码还原为未过帐状态，再回到会计凭证建立作业取消确认进行修改。 过帐凭证还原将反调凭证过帐前之会计科目余额额、分类帐档、立冲帐目档等。 按F7可进行凭证过帐还原作业. 点击F8键，可操作一个会计期别的重新过帐作业
29、 85 常见异常种类及处理对策作业目的：对帐时最常见借贷不平衡、总分类帐及明细分类帐等资料不相等，一般常见之检查与处理： 若损益表或资产负债表借贷不平衡时，检查报表格式设定建立作业中，是否漏了某会计科目。 若有凭证过帐不完全者，找出正确月份之期初科目余额并执行已过帐凭证重新反过帐作业再进行检查。 查开帐程序是否正确。 打印会计科目异常检核表是否有异常资料。 会计科目异常检核表主要针对过帐不完整、统制帐目未设明细科目、科目代号不存在于会计科目主档中。第9章 期初开帐及资料搜集期初开帐最好在年初或年中，尽量避免在其他期别开帐。一、会计科目余额： 如果以去年年底为开帐年月时，则现行年月设为去年年底，
30、搜集去年度之资产负债表进行开帐，如果为其它月份时，以月底之试算表余额进行开帐。 凭证种类为转帐凭证及性质为一般之开帐凭证，将会计科目余额输入至会计凭证建立作业，凭证日期为开帐年月。（例如：将20080630的电子表格余额导入，现行年月要设为20080630，输入开帐凭证，凭证日期为20080630）若该科目有作部门管理时，会计凭证建立要记得输入利润中心代号。 二、凭证整批过帐作业： 将上述期初开帐凭证执行过帐作业。三、月底结转作业： 将开帐会计科目余额转入下一月份的期初，现行年月会自动加一。四、开帐完成： 接下来可输入日常异动凭证。即每月之期间凭证。第10章 帐册与查询101 日记帐查询日记帐
31、分为现金日记帐和银行存款日记帐，有些也叫出纳帐。主要以货币资金为主。也有仓库材料和成品日记帐。102 科目余额查询作业目的：可查询各年度期别会计科目余额利润中心余额核算项目余额会计科目预算余额利润中心预算余额 第11章 期末月底结转111 月底结转作业作业目的：用于月底帐务关帐、产生月结损益和资产负债表 作业说明： 执行月结后会计现行期别会自动加一 该月份电脑自动结算本期损益 会计年度之最后一期，会将当年度损益结果汇总于本期损益 过帐后能查询试算表、科目汇总表、执行月底结转作业后产生资产负债表和期别损益表 反月结操作，按F8键进入反月结画面，点击确定即反月结成功；点击一次反一个月，再点击又反月
32、结下一月因此在点击确定按钮时请小心使用；反月结后系统财务期别自动减一，当期凭证自动反过帐 112 指定关帐作业说明： 会计年度之最后一期，会将当年度损益结果汇总于本期损益 过帐后能查询试算表、科目汇总表、执行月底结转作业后产生资产负债表和期别损益表 关帐年度前的系统控制不允许反月结第12章 报表管理121 自定义报表管理数夫F18 ERP系统的报表中心，为用户提供了非常强大的自定义报表功能，可有用户自己根据企业需要来自定义所需报表，具体定义操作参照下图。点击报表中心，进入报表中心，可删除或修改原有报表，需新增自定义报表时点击用户自定义其它报表，即可进行新增，如下图所示： 选择需要新增的数据表
33、选择栏位资料按钮说明：按钮表示选择全部未选栏位资料到已选栏位中。按钮 表示只选光标所点未选栏位资料到已选栏位中去。按钮表示光标所点已选栏位资料到未选栏位中按钮A的资料 大于或等于：查询收货单号=A的资料 小于：查询收货单号A的资料 小于或等于：查询收货单号=A的资料 等于：查询收货单号=A的资料 不等于：查询收货单号=!A的资料 模式匹配：查询收货单号以A开头的资料 非模式匹配：查询收货单号不以A开头的资料 内含：查询收货单号中含中A的资料 不内含：查询收货单号中不含A的资料 从到：查询从A到B即A=收货单号=B的资料附表B 命令按钮快捷一览表命令按钮描述快捷键命令按钮描述快捷键新增Alt+A修改Alt+E复制Alt+T查询Alt+Q作废Alt+B历史Alt+H结案Alt+V转EXCELAlt+L存档Alt+S取消Alt+C分析Alt+R导入XXAlt+I计算XX生成XX自动计算产生数据（凭证）自动组合凭证还原自动折分储位调拨库存重计程式切换ALT+Tab删除Alt+D过滤A
