期初数据之期初余额整理和录入.docx

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1、第四章 期 初 数 据41 期初余额整理和录入为了保证手工业务与软件处理的衔接、数据的连贯，在软件进行日常业务前要进行期初余额整理和录入。期初数据是公司信息系统运行的基础，为了使公司的管理信息系统实施能够顺利进行，使企业的各种业务可以在用友ERP系统上正常运行，要保证数据的完整、准确。由于大部分公司ERP项目涉及职能部门的业务较多，数据种类和内容都比较烦杂，所以需要针对期初数据的准备做提前的规划，在期初数据录入系统以前，所有的期初数据都必须按照要求准备完毕，并在期初数据录入阶段有计划的安排录入工作。411 期初数据准备与录入流程1 期初数据准备对于供应链期初数据的准备主要分为两方面：业务档案的

2、准备、业务期初余额的整理。业务档案的准备包括存货档案、仓库档案、计量单位、收发类别等等，具体参见第二章“供应链系统建账与基础设置”；业务期初余额为系统启用日期该时点的数据，期初数据以系统启用日期为准，如系统启用时间为2003年3月1日，那么期初余额就为2003年3月1日该时点的数据。下面将着重介绍供应链各模块期初余额的整理工作：（1） 采购系统期初数据准备：准备人员：采购部门与财务部门共同准备准备内容：暂估入库货物的整理：暂估入库是指已经入库，但尚未收到供货单位采购发票的货物，即货到票未到。存货若按批次管理、保质期进行管理，整理时，要把每种存货的各个批号及保质期一并整理。可依据下表提供的栏目进

3、行整理填制，将来依据此表进行期初采购入库单的录入，以便取得采购发票后进行结算：表1-1 采购期初数据期初暂估入库表入库日期仓库部门名称供货单位存货名称数量单价金额批号整理： 审核：在途货物的整理：在途货物是指启用采购管理系统前已取得供货单位采购发票，但没有办理入库的货物，即票到货未到。可依据下表提供的栏目进行整理填制，将来依据此表录入到采购系统中，目的是为了以后与采购入库单做结算。表1-2采购期初数据期初在途存货表发票类型 专用普通发票号码供货单位部门名称税率存货名称数量单价整理： 审核：（2） 销售期初数据整理准备人员：销售人员、库管员、统计员、财务人员准备内容：整理系统启用日期以前已经发货

4、、出库，但尚未开具销售发票的存货。企业如果有委托代销业务，需要整理启用日之前已经发生但未完全结算的存货，如系统启用日期前委托代销发出A产品10个，其中3个已经办理结算，那么剩余7个A产品需作为期初数据整理录入销售系统，以待将来通过销售系统办理结算业务。企业如果有分期收款发出商品业务，还需整理启用日之前已经发出的但尚未完全结算的存货。可依据下表提供的栏目进行整理填制，以便将来依据此表进行销售期初的录入（其中业务类型用于标识每笔业务属性：一般销售、委托代销还是分期收款发出商品）：表1-3 销售期初数据统计表入库日期仓库部门名称供货单位存货名称数量单价金额业务类型整理： 审核：（3）库存期初数据整理

5、准备人员：库管员、统计员。准备内容：企业要对库房进行一次全面的盘点工作，进行仓库存货的实物数量和账面数量核对工作，做好手工数据一致性的校对工作，并将盘点表交与财务等相关部门，经有关部门批准后，进行相应的调整处理，调整存货账的实存数，使存货的账面记录与库存实物核对相符，实现启用初期帐实相符。由于库存系统主要是对存货的数量进行管理，所以不进行批次、保质期管理的企业，只需整理各存货期初结存的数量；进行批次管理、保质期管理、出库跟踪入库管理的企业，需录整理存货期初结存的详细数据，如批号、生产日期、失效日期、入库单号等；进行货位管理的企业，还需整理货位。如果企业有不合格品管理的，还需将系统启用前发生的未

6、处理的不合格品结存量进行统计。企业外购或生产完工对产品进行检验后，如果发现不合格品，对于严重不合格不能再使用的不合格品可当时销毁；对于可再作为不合格品继续使用或等待以后处理的不合格品可先办理入库，记入不合格品备查簿，和合格品分开进行专门保管。对于在存货保管过程中，由于保管不善或其他原因产生的不合格品，也要登记不合格品备查簿，以便进行相应的处理。上述内容可依据下表提供栏目对存货期初余额进行整理。在不使用GSP模块时，我们可以不使用不合格品管理程序。存货期初余额和库存的期初余额要分开录入，系统提供两系统间互相取数和对账功能。库存和存货核算就可分别先后启用，即允许先启存货再启库存或先启库存再启存货。

7、库存的期初数据可与存货核算的期初数据不一致。表1-3 库存期初数据统计表仓库存货名称规格型号计量单位数量单价批号生产日期失效日期货位整理： 审核：表1-3 不合格品统计表仓库存货名称规格型号计量单位数量单价批号生产日期失效日期货位整理： 审核：（4）存货期初数据整理准备人员：库管员、财务人员。准备内容：财务人员与库管员一并对存货单价和金额等内容进行整理，核对企业财务的存货账与库房的实物账，不相符的要找到原因，进行相应的账务处理，整理完的数据总额要与财务账面的相应存货科目一致，实现启用初期账账相符。存货如果实行计划价的还需整理存货期初差异。如果企业已计提跌价准备的还要整理系统启用前已经计提的跌价

8、准备余额。表1-3 存货期初数据统计表仓库存货名称规格型号计量单位数量单价金额已提跌价准备整理： 审核：2 期初数据录入流程期初暂估入库期初在途存货期初发货单期初委托代销发货单期初分期收款发货单 销售管理采购管理 录入 录入 期初记帐 审核 存货期初余额期初分期收款发出商品余额库存期初余额不合格品期初 存货核算（记帐）库存管理（审核） 取数期初差异跌价准备期初 对账4.1.2 录入采购管理系统期初余额1 期初暂估入库录入：企业将经过整理过的“期初暂估入库表”，录入采购系统中“期初采购入库单”，以待取得采购发票后进行结算，对采购成本的确认。示例1.1：系统启用时间为2003年3月1日，企业将3月

9、1日前暂估入库的存货经过整理得出下表1-3。表1-3 期初暂估入库表序号入库日期仓库部门名称供货单位存货名称数量单价生产日期批号120030215原料库采购部五金交电钢管1000500220030225原料库采购部昌德钢材钢条-2015整理： 审核：操作步骤： 在用友ERP-U8采购管理系统界面，单击“业务”|“入库”|“入库单”，单击【增加】进行“期初采购入库单”的录入，录入第一笔业务如图4-1所示。录入完成后，单击【保存】。期初余额支持负入库，对于第三笔期初余额为负入库的业务，通过用友ERP-U8采购管理系统界面，单击“业务”|“入库”|“红字入库单”进行录入。单击【增加】如图4-2所示。

10、如图4-2 期初红字采购入库单提示：l 红字入库单是对采购退货业务进行处理，数量为负数。技术细节：如果存货有辅助计量单位，在进行期初采购入库单录入前，要对采购入库单进行单据设计，增加表体栏目“件数”、“换算率”；如果存货有批次管理、保质期管理，还要增加表体栏目“批号”、“生产日期”、“保质期”、“失效日期”。2 期初在途存货企业将经过整理过的“期初在途存货表”，录入采购系统中“期初采购专用（普通）发票”，以待货物办理入库后进行结算，可以录入负发票。示例1.1：假设企业将3月1日前在途存货经过整理后，得出下表1-4。表1-4 期初在途存货表开票日期发票类型 专用普通供货单位部门名称税率存货名称数

11、量单价20030223增值税专用发票光明配件厂采购部17钢条300 1220030226普通发票（红字）五金交电采购部17车架-5085整理： 审核：操作步骤： 在用友ERP-U8采购管理系统界面，单击“业务”|“发票”|“专用（普通）采购发票”，单击【增加】进行“期初采购专用发票”的录入，如图4-3所示。录入完成后，单击【保存】。对于启用系统前收到的红字发票，通过用友ERP-U8采购管理系统界面，单击“业务”|“发票”|“红字专用（普通）采购发票”进行录入。单击【增加】如图4-4所示。图4-4 期初红字采购发票录入完成后，单击【保存】退出。3期初记帐（1）期初记账是将采购期初数据记入有关采购

12、账中，它标识着采购系统期初数据工作的完结，接下来才可做采购的日常业务处理。示例1.3：假设该企业3月1日前采购系统期初数据录入完成后，进行期初记账。操作步骤：通过用友ERP-U8采购管理系统界面，单击“设置”|“采购期初记账”如图4-5所示。图4-5 采购系统期初记账 单击【记账】后如图4-6所示。图4-6 采购系统期初记账提示：l 没有期初数据的用户，可以不录入期初数据，但也必须执行期初记账操作。l 采购系统与存货系统集成使用时，采购系统必须进行期初记账后，存货系统才可进行期初记账。（2）取消记账：期初记账后，期初数据不能增加、修改，如若修改期初数据，必须取消期初记账。操作步骤：通过用友ER

13、P-U8采购管理系统界面，单击“设置”|“采购期初记账”如图4-7所示。图4-7 取消采购系统期初记账单击【取消记账】，如图4-8所示图4-8 取消采购系统期初记账提示：以下情况不能取消期初记账：l 采购管理已经进行了采购结算； l 采购管理已做【月末结账】；l 存货核算已进行期初记账。413 录入销售管理系统期初余额示例：假设企业将3月1日前发货未开票货物做出如下统计表，现依据此表进行销售系统期初数据的录入：表1-3销售期初数据登记表发货日期仓库销售部门销货单位存货名称数量含税单价业务类型20030212成品库销售部上海制造公司A型自行车100500普通销售20030220成品库销售部新华百

14、货商场A型自行车200480分期收款20030218成品库销售部新华百货商场A型自行车50480委托代销整理： 审核：1. 期初发货单录入操作步骤：通过用友ERP-U8采购管理系统界面，单击“设置”|“期初录入”|“期初发货单”，单击【增加】进行录入，录入时注意选择“业务类型”普通销售，如图4-9所示。图4-9 销售系统期初发货单录入完成后，单击【保存】。单击【审核】或【批审】，对期初发货单数据进行确认。只有审核过的发货单才可用于销售发票录入时参照。提示：l 审核后的单据不能修改、删除，可取消审核。但当存货系统做了期初记账或是销售系统做了月末结账的话，不能取消审核。2. 期初分期收款发货单录入

15、通过用友ERP-U8采购管理系统界面，单击“设置”|“期初录入”|“期初发货单”，单击【增加】进行录入，录入时注意选择“业务类型”分期收款，如图4-10所示。图4-10 销售系统期初发货单录入完成后，单击【保存】。单击【审核】或【批审】, 如图4-11所示。提示：l 当销售系统与存货系统集成使用时，存货核算系统中“分期收款发出商品的期初余额”从销售系统取数取数的依据就是已经审核的分期收款期初发货单。l 存货核算从销售系统取数（期初发出商品）后，销售系统就不能再录入存货启用日期之前的分期收款发出商品发货单。3. 期初委托代销发货单录入通过用友ERP-U8采购管理系统界面，单击“设置”|“期初录入

16、”|“期初委托代销发货单”，单击【增加】，如图4-12所示。图4-12期初委托代销发货单录入完成后，单击【保存】。单击【审核】或【批审】。审核无误的“期初委托代销发货单”才可进行委托代销结算，即在软件进行委托代销结算时必须参照已经审核过的“期初委托代销发货单”。提示：l 在实际业务过程中，审核常常是对当前业务完成的确认。有些单据只有经过审核，才是有效单据，才能进入下一流程，被其他单据参照或被其他功能、其他系统使用。l 期初发货单经审核后可以弃审，但有下游单据生成，或被其他功能、其他系统使用，视为单据已经执行，已执行的单据不可弃审。例如，一张期初发货单已生成销售发票，或是在存货系统做了期初记账等

17、等，那么该张期初发货单是不允许取消审核的。l 销售管理已做【月末结账】也不能取消审核。414 录入库存管理系统期初余额1、库存期初余额录入：库存系统期初余额录入形式：可以依照期初统计数据直接录入，也可以从存货系统取数。（1）直接录入示例：假设企业2003年3月1日启用系统，启用初期统计数据如下表所示，现将其录入到库存系统：表1-3 库存期初数据统计表仓库存货名称数量单价批号生产日期失效日期货位原料库车架80050原料库车轮66025成品库A型自行车300390成品库B型自行车500410整理： 审核：操作步骤：通过用友ERP-U8库存管理系统界面，单击“初始设置”|“期初数据”|“期初结存”，

18、选择录入结存的仓库如图4-13所示。图4-13 库存系统期初结存录入单击【选择】可批量增加存货，或者单击【修改】直接录入存货。填写完毕，发现单据有错，可以直接将光标移到有关栏目进行修改。将该仓库所有期初数据录入完成后，单击【保存】后如图4-14所示。图4-14 存货系统期初不合格品（2）从存货系统取数：当库存系统、存货系统集成使用时，库存系统可以从存货系统取期初数，取存货核算与库存管理启用月份相同的会计月的期初数。如果存货和库存的启用月份相同，则直接取存货的期初数据；如果库存与存货的启用月份不同，即存货先启，库存后启，则期初数据要将存货的期初数据和存货在库存启用日期之前的发生数进行汇总求出结存

19、作为存货的期初数据。示例： 假设该企业存货系统3月启用，车架期初结余为800个，存货系统期初余额界面如图4-15所示。图4-15 从存货系统取期初数据车架当月发生出入库，收100个，发50个，其发生汇总数为100-50=50个，存货系统3月份车架明细账如图4-16所示。图4-16 存货系统明细帐查询 库存4月启用，当库存从存货系统取数时，在库存期初结余界面单击【取数】后，则 4月初车架的期初数应为800+50=850个，如图4-17所示。图4-17 库存期初结存从存货系统取数提示：l 由于存货核算没有批号、自由项等信息，因此退出库存期初数据录入功能时，系统对当前仓库的所有期初数据进行合法性检查

20、，并提示不完整的数据项，用户需填写完全。l 取数只取当前仓库的数据，如取数之前当前仓库已有期初数据，可选择是否覆盖原来的数据。l 只有第一年启用时，才能使用取数功能；以后年度结转上年后，取数功能不能使用，系统自动结转期初数据。（3）库存期初余额审核库存期初数据录入完成之后，要进行审核工作。期初结存的审核实际是期初记账的过程。标明库存期初数据的录入工作的完结，被审核的期初数据不能修改、删除，必须取消审核后方可。示例：现将上例已录期初数据进行审核。操作步骤： 单击【审核】，可逐条对期初数据进行审核，或者单击【批审】批量审核该仓库所有期初结存存货。如图4-18所示。图4-18 存货系统期初结存审核技

21、术细节：审核针对的是一条存货记录，批审进行批量审核时，只能针对所选仓库的所有期初结存进行审核，而并不是对所有仓库的期初数据进行审核。取消审核在已经录入了日常单据后应该慎重使用，否则可能引起对账不平。弃审单据：单击【弃审】，可逐条取消审核，或者单击【批弃】批量取消该仓库所有期初数据审核状态。如图4-19所示。图4-19 库存系统期初结存弃审提示：l 已有日常业务发生的，期初结存不能弃审。（1） 不合格品期初数据的录入与审核示例：现将下列不合格品登记表录入库存系统进行管理：表1-3 不合格品统计表仓库存货名称规格型号计量单位数量单价批号生产日期失效日期货位原料库车架个340整理： 审核：操作步骤：

22、 在用友ERP-U8库存管理系统界面，单击“初始设置”|“期初数据”|“期初不合格品”，单击【增加】进行“期初不合格品单”的录入，如图4-20所示。图4-20 库存系统期初不合格品录入 单击【保存】，单据状态为未审核。未审核的单据可以修改、删除。 单据确认无误后进行审核，单击【审核】后退出。415 录入存货核算系统期初余额1存货期初余额录入与审核存货系统期初余额录入形式：可以依照期初统计数据直接录入，或者从库存系统取数。（1）直接录入示例：假设企业2003年3月1日启用系统，启用初期统计数据如下表所示，现将其录入到存货系统：表1-3 存货期初数据统计表仓库存货名称数量单价批号生产日期失效日期货

23、位原料库车架80050原料库车轮66025成品库A型自行车300390成品库B型自行车500410整理： 审核：操作步骤：通过用友ERP-U8库存管理系统界面，单击“初始设置”|“期初数据”|“期初余额”，选择录入结存的仓库如图4-21所示。图4-21 存货系统期初数据录入单击【增加】逐条增加存货，如图4-22所示，也可单击【选择】，批量选择存货进行录入；图4-22存货系统期初数据录入单击【保存】保存记录。（2）从库存系统取数用户从库存管理系统取期初数，这样可以快速录入期初数据，提高应用效率。用户在期初余额界面点击【取数】按钮，从库存系统取期初数。如果库存与存货的启用月份不同，即库存先启，存货

24、后启，则期初数据要将库存的期初数据和库存在存货启用日期之前的发生数按部门+仓库+存货+自由项+批号+自定义项进行汇总求出结存作为存货的期初数据。具体“取数”操作同库存系统从存货系统取数。2存货期初分期收款发出商品余额该数据只能从销售系统取数，在销售系统中录入“期初分期收款发货单”并审核后，方可取数。操作步骤： 单击“初始设置”“期初数据”“分期收款发出商品期初”。 单击【取数】按钮，从销售系统取期初数，如图4-23所示。图4-23 存货系统分期收款发出商品期初技术细节：除单价、发货金额、已结算金额和未结算金额可修改外，其他项目不能修改。结转下年后也只能修改上述几项内容，其他项目不能修改。 用户

25、可单击【清空】按钮，可将从销售系统取的期初分期收款发出商品数据全部清空，并可重新取数。存货期初记账后，就不能执行清空操作了。3期初差异按计划价或售价核算出库成本的存货都应有期初差异账或差价账,初次使用时,应先输入此存货的期初差异余额或期初差价余额。操作步骤： 单击“期初数据”“期初差异”。 选择要输入期初差异或期初差价的仓库/部门，如图4-24所示。图4-24 存货系统期初差异录入提示 ： 如果存货系统核算方式为按部门核算，则“仓库”下拉框选择项为按计划价核算的部门，存货的差异/差价应按核算部门输入。 如果存货系统核算方式为按仓库核算，则“仓库”下拉框选择项为按计划价核算的仓库，存货的差异/差

26、价应按核算仓库输入。 如果存货系统核算方式为按存货核算，则“仓库”下拉框选择项为按计划价核算的仓库，仓库中存货的差异/差价应按存货输入。输入此仓库/部门/存货的期初存货差异或期初存货差价，并保存，如图4-25所示。图4-25存货系统期初差异录入提示：l 用户可将上级存货分类差异/差价进行按金额、按数量分摊到明细存货上，用户可修改。 单击【科目】按钮，则自动取存货科目设置中差价/差异科目，如图4-26所示。图4-26 存货期初差异录入 期初数据输入后，点击保存按钮将期初差异/差价数进行保存。提示：l 先录入期初余额，再录入期初差异。4期初记账期初数据录入后，需执行期初记账，系统把期初差异分配到期

27、初单据上，并把期初单据的数据记入存货总账、存货明细账、差异账、委托代销/分期收款发出商品明细账，期初记账后，用户才能进行日常业务、账簿查询、统计分析等操作，如图4-27所示。图4-27 存货期初数据记账记账后，记账按钮变为恢复按钮。如果用户发现期初余额有错误，则可利用恢复记账功能，将期初数据恢复到记账前状态，重新输入或修改期初数据，如图4-28所示。图4-28 存货期初数据取消记账提示：l 没有期初数据的用户，可以不录入期初数据，但也必须执行期初记账操作。l 如果期初数据是运行“结转上年”功能得来的，为未记账，需要执行记账功能。l 如果已进行业务核算，则不能再恢复记账。技术细节：期初记账是针对

28、所有仓库的期初数据(包括期初余额、期初差异、期初分期收款发出商品)进行记账操作。因此用户在进行期初数据记账前，必须确认各仓库的所有期初数据全部录入完毕并且正确无误时，再进行期初记账。期初记账前可改计价方式。期初记账后不能计价方式。期初记账前可改核算方式。期初记账后不能修改核算方式。从按仓库、按部门核算改为按存货核算，只有在录入期初数据的所有存货全部设置了计价方式而且按计划价/售价核算的存货必须设置了计划价/售价后，才能由仓库、部门核算改为按存货核算。从按存货核算改为按仓库、部门核算，只有在录入期初数据的所有仓库、部门全部设置计价方式，而且期初数据中按计划价/售价核算的仓库、部门中所有存货必须全

29、部设置了计划价/售价后，才能由存货核算改为按仓库、部门核算。期初记账时，如果采购的启用日期小于等于存货的启用日期，系统将存货启用日期之前的期初暂估单和采购入库单未结算完的入库单作为暂估单记账，如果用户选择月初回冲，还将根据暂估单生成红字回冲单。库存未启用，存货启用时，如果存货期初未记账，存货中可录入日常单据，包括采购入库单、销售出库单、材料出库单、产成品入库单、其他入库单、其他出库单等。5、跌价准备的期初本功能用于录入第一次在存货核算系统中计提存货跌价准备之前的跌价准备余额。操作步骤： 单击【跌价准备】-【跌价准备期初】。 单击【增加】按钮，进入单据卡片录入状态，录入存货跌价准备期初单，如果所

30、填单据作废，可选择【放弃】按钮，如图4-29所示。图4-29 存货系统跌价准备期初数据 录入完成后单击【保存】。 单击【修改】、【删除】按钮进行单据修改。 可以单击【审核】、【弃审】按钮进行跌价准备期初单的单据审核、弃审操作。技术细节：l 将当前屏幕上显示的未审核单据全部进行审核，审核时，将当前操作员的名字记入审核人，将当前系统的业务日期记入审核日期，如果当前系统的业务日期大于等于当前会计月的开始日期或小于单据日期，系统将提示“审核日期应小于当前会计月的开始日期并大于等于单据日期，请重新注册更改日期！”l 弃审时，将当前屏幕上显示的所有打上选择标志的已审核单据全部进行弃审，弃审时，将选择的单据

31、的审核人及审核日期清空。已有日常跌价准备的单据录入，不允许弃审期初的跌价。416 各模块的期初对账为解决企业仓库实物账和财务账，由于记帐时间差和记帐原则不同造成的实物账和财务账不一致的问题，系统提供库存和存货核算期初数据分别处理的机制。两个系统可分别先后独立启用，但提供库存和存货期初数据相互对帐的功能。对账指将存货的期初数据与库存系统相同月份的期初数核对，如果对不上，则将对不上的数据显示在屏幕上。库存与存货核对会按仓库（部门）+存货+自由项（是否按自由项核对及核对的自由项，可由用户选择）。操作步骤： 单击“初始设置”“期初数据”“期初余额”，单击【对账】按钮如图4-30所示。图4-30 库存与存货期初数据对账 选择对账的存货、仓库，如图4-31所示。图4-31 库存与存货期初数据对账 对账成功后，如图4-31所示。图4-31 库存与存货期初数据对账提示：l 如果库存与存货的启用时间不一致，进行期初对账时，对账时点为后启用模块的启用时间。