会展项目过程管理教材.docx

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1、会展项目过程管理1.会展活动的项目化管理51.1.会展项目的特征51.2.会展项目的分类51.2.1.展览项目分类51.2.2.会议项目的分类51.3.会展项目管理的过程51.3.1.会展项目生命周期51.3.2.会展项目管理的过程51.4.会展项目的利益相关者61.5.会展项目管理涉及的知识领域62.会展项目的识别与启动72.1.会展项目策划的基本工作流程72.1.1.成立策划小组72.1.2.进行市场调查 （4个方面）72.1.3.决定会展策略72.1.4.制定媒体策略82.1.5.制定展示设计策略82.1.6.预算方案82.1.7.撰写项目策划方案82.1.8.实施效果评估82.2.会展

2、项目策划书的写作82.2.1.会展准备阶段的文案82.2.2.会展预备阶段的文案写作92.2.3.会展说明书102.3.会展项目的立项与报批112.3.1.会展项目立项112.3.2.会展项目报批的概念113.会展项目的可行性分析123.1.会展项目的可行性研究的内容与工作流程123.1.1.会展项目可行性定义123.1.2.会展项目可行性的工作流程123.2.会展项目的市场环境分析123.2.1.会展项目的宏观市场环境123.2.2.会展项目的微观市场环境133.2.3.市场环境分析133.3.会展项目竞争力和执行方案分析133.3.1.会展项目竞争力分析133.3.2.会展项目执行方案分析

3、143.3.3.会展项目财务分析的方案143.3.4.会展项目的风险预测143.4.会展项目可行性研究报告编写153.4.1编制时要注意的问题153.4.2可行性研究报告的主体内容154.会展项目的人力资源管理164.1.会展项目人力资源管理概述164.1.1.会展项目人力资源管理的含义164.2.会展项目人力资源管理的意义164.2.1.会展项目组织164.2.2.会展项目组织的概念164.2.3.会展项目管理组织机构设置的原则164.2.4.会展项目组织结构的类型164.3.会展项目团队建设174.3.1.会展项目团队成员应具备的素质174.3.2.如何建立有成效的会展项目团队174.4.

4、会展项目经理174.4.1.会展项目经理的角色定位174.4.2.会展项目经理的选聘174.4.3.会展项目经理的权利174.5.会展项目沟通和冲突管理184.5.1.会展项目沟通184.5.2.会展项目的冲突管理184.5.3.会展项目冲突的主要解决模式194.6.会展项目志愿者的管理194.6.1.会展项目志愿者194.6.2.志愿者招募195.会展项目计划管理195.1.会展项目计划概述195.1.1.会展项目计划195.1.2.会展项目计划的编制内容205.1.3.会展项目计划的编制程序205.2.会展项目范围计划管理215.2.1.会展项目范围计划的含义215.2.2.会展项目范围计

5、划的工具215.3.会展项目进度计划管理225.3.1.会展项目进度计划管理225.3.2.会展项目进度计划管理的目的225.3.3.会展项目进度计划的管理的工具225.3.4.会展项目进度计划方案的选择235.4.会展项目资源计划管理235.4.1.会展资源计划管理的含义235.4.2.会展项目资源计划的编制依据235.4.3.会展项目资源计划的编制步骤235.4.4.会展项目资源计划的方法245.4.5.会展项目资源计划的工具246.会展项目的财务管理246.1.会展项目财务管理概述246.1.1.会展项目财务管理的概念及原则246.1.2.会展项目财务管理的对象256.1.3.会展项目财

6、务管理的内容256.1.4.会展项目财务管理的目标256.2.会展项目财务预测256.2.1.会展项目财务预测的内容256.2.2.会展项目筹资预测需要考虑的因素266.2.3.会展项目利润预测分析266.3.会展项目预算管理266.3.1.会展项目财务预算的内涵266.3.2.会展项目财务预算的实施模式266.3.3.编制逻辑与框架流程266.3.4.会展项目财务预算内容266.4.会展项目的资金筹集276.4.1.合理选择会展项目筹资方式276.4.2.会展项目自己筹集方式277.会展项目的现场管理277.1.会展场地布置与管理277.1.1.会展场地的布置277.1.2.展会现场布置，撤

7、展是我的协调和管理287.1.3.会场布置287.2.会展开幕式287.2.1.会展开幕式的积极作用287.2.2.会展开幕式程序策划要点287.2.3.会展开幕式礼仪297.3.会展现场后勤管理297.3.1.会展后期管理定义297.3.2.会展后勤管理的目的297.3.3.会展现场后勤管理服务的具体内容297.4.会展现场人员管理297.4.1.会展现场人员的分类297.4.2.会展现场服务人员的管理307.4.3.会展现场参展商和观众的管理307.5.会展现场突发事件管理307.5.1.会展现场突发事件管理的无意义307.5.2.突发事件分类和处理办法307.5.3.会展现场突发事件应急

8、预案308.会展项目的法律与风险管理318.1.会展项目涉及的法律问题318.1.1.会展知识产权保护问题318.1.2.展会合同318.1.3.会展项目的经济纠纷与解决318.2.会展项目合同管理318.2.1.会展合同的种类318.2.2.会展承办代理合同328.2.3.参展合同328.2.4.会展场馆租赁合同328.3.会展项目的风险管理328.3.1.会展项目风险管理规则328.3.2.会展项目风险识别328.3.3.会展项目风险分析328.3.4.会展项目应对338.3.5.会展项目风险监控339.会展项目评估与影响研究339.1.会展项目评估339.1.1.评估的概念339.1.2

9、.会展评估339.1.3.会展项目评估的特点339.1.4.会展项目评估的内容349.1.5.会展项目评估的意义349.2.会展项目评估的方法、内容与过程349.2.1.评估方法349.2.2.评估内容359.2.3.评估过程359.3.会展项目评估报告及其应用369.3.1.报告内容，撰写要求，评估报告369.4.会展项目的影响研究369.4.1.会展项目对举办地经济的影响369.4.2.会展项目对举办地环境的影响361. 会展活动的项目化管理1.1. 会展项目的特征-顾客导向性-项目连带性-客户广泛性-效益整合性1.2. 会展项目的分类1.2.1. 展览项目分类-按照展览项目的目的分类-按

10、照展览项目的性质分类-按照展览项目的内容分类1.2.2. 会议项目的分类-项目研究为目的-产品发布为目的1.3. 会展项目管理的过程1.3.1. 会展项目生命周期1.3.2. 会展项目管理的过程-会展项目启动阶段-会展项目规划阶段-会展项目执行阶段-会展项目控制阶段-会展项目结束阶段1.4. 会展项目的利益相关者主要利益关系相关者分类-核心利益相关者政府，会展公司，参展商，参展观众。-次核心利益相关者场馆企业-支持性利益相关者会展业相关企业（展厅设计，运输和搭建），协会-边缘利益相关者社会公众，酒店餐饮企业，交通运输旅游企业。1.5. 会展项目管理涉及的知识领域 （会展项目管理涉及9大领域，见

11、一开始）2. 会展项目的识别与启动2.1. 会展项目策划的基本工作流程2.1.1. 成立策划小组2.1.2. 进行市场调查 （4个方面）-市场前景分析（政策可行性，市场规模和类型等）-同类会展的竞争能力分析。-本次展会的优势条件分析。-潜在客户需求调查。2.1.3. 决定会展策略-会展类型-产业的标准-地理细分-行为细分2.1.4. 制定媒体策略会展之前，政府需要媒体对会展前期准备公司，宣传报道。会中期间，继续组织相关媒体对活动进一步报道宣传。会后，政府应该鼓励媒体对效应和成果做成总结报道。2.1.5. 制定展示设计策略展示设计一般会在前几个月进行，以传达会展信息，吸引参观者。有目的，有计划的

12、做好环境，展台，展品设计。好的设计吸引参展者，观众。2.1.6. 预算方案2.1.7. 撰写项目策划方案包括构思，分析，归纳，判断到拟定策略，方案实施，事后追踪与评估过程。 策划不同计划，包括各种构想和创意的新颖，把文字记录下来就是会展项目策划案。包括可行性研究报告，项目意向书，项目建议书，广告策划方案，宣传手册。含会前，会中，会后所有的策划方案。2.1.8. 实施效果评估2.2. 会展项目策划书的写作2.2.1. 会展准备阶段的文案-会展预备阶段的文案-会展预备阶段文案的种类2.2.2. 会展预备阶段的文案写作-展会立项策划书的书写要求 展会名称 ， 展会地点，办展机构，办展时间，展品范围，

13、办展频率，展会规模，展会定位，展会价格与初步预算，人员分工 招展，招商和宣传推广计划，展会进度计划，现场管理计划和相关活动计划。-会展项目立项策划书撰写，包含下面内容。 会展项目的市场环境分析。 提出会展项目的基本框架。 会展仙姑价格及初步预算方案。 会展工作人员的分工计划。 会展招展计划。 会展招商计划。 会展宣传计划。 会展宣传推广计划。 会展筹备进度计划。 会展服务商安排计划。 会展开幕和现场管理计划。 会展期间相关活动计划安排。 会展的结算计划。2.2.3. 会展说明书 -展览说明书的概念。 -展览说明书的作用。包含以下内容对参展商的指引作用对会展管理的作用对观众的作用- 编制参展说明

14、书的基本原则实用简洁明了详细全面美观专业国际化-参展说明书包含的主要内容及写作要求前言展览场地基本情况展会基本信息展会规则展会搭装指南展会运输指南会展旅游信息相关表格2.3. 会展项目的立项与报批2.3.1. 会展项目立项-会展项目立项-会展项目立项的特征会展项目有一个明确的目标会展项目可能是独立无二的每个会展项目都是有参观客户会展项目还有一定的不确定性2.3.2. 会展项目报批的概念-会展项目报批的概念-会展举办单位资格国内商品展销会举办单位资格国内举办对外经济技术展览会主办单位资格的规定出国举办经济贸易展览会组办单位资格的规定-会展项目报批的程序向主办单位的主管部门申报立项在我国境内举办对

15、外经济技术展览会的审批出国举办经济贸易展览会的审批非贸易性展会的审批对台展会的审批3. 会展项目的可行性分析3.1. 会展项目的可行性研究的内容与工作流程3.1.1. 会展项目可行性定义3.1.2. 会展项目可行性的工作流程-市场环境分析-会展项目的生命力分析-会展项目的方案分析-会展项目的财务分析-会展项目的风险预测-撰写完成会展项目的可行性研究报表3.2. 会展项目的市场环境分析3.2.1. 会展项目的宏观市场环境-政治法律环境-社会文化环境-人口环境-经济环境-技术环境3.2.2. 会展项目的微观市场环境-办展机构内部环境-目标客户-竞争者-营销中介-服务商-社会公众3.2.3. 市场环

16、境分析-SO 战略-ST 战略-WO 战略-WT 战略3.3. 会展项目竞争力和执行方案分析3.3.1. 会展项目竞争力分析-会展项目竞争力-会展定位的号召力-办展机构的品牌影响力-参展商和观众的构成-展会价格-展会服务会展项目发展空间-产业空间-市场空间-政策空间-办展机构优劣势分析3.3.2. 会展项目执行方案分析-展会基本框架评估-展会进度计划评估-招展 招商和宣传推广计划评估-现场管理和相关活动计划评估3.3.3. 会展项目财务分析的方案-财务分析预测-制定资金规划3.3.4. 会展项目的风险预测-系统风险-经验风险-财务风险-合作风险3.4. 会展项目可行性研究报告编写3.4.1 编

17、制时要注意的问题3.4.2 可行性研究报告的主体内容-总论-项目背景和发展概况-市场环境分析-会展项目生命力分析-会展项目执行方案分析-会展项目财务分析-风险预测-存在的问题-改进建议-努力的方向4. 会展项目的人力资源管理4.1. 会展项目人力资源管理概述4.1.1. 会展项目人力资源管理的含义4.2. 会展项目人力资源管理的意义4.2.1. 会展项目组织4.2.2. 会展项目组织的概念4.2.3. 会展项目管理组织机构设置的原则- 目的性原则-高效原则-会展项目组织与企业组织一体化原则4.2.4. 会展项目组织结构的类型-工作队式-部门控制式-项目型-矩阵型-直线职能型4.3. 会展项目团

18、队建设4.3.1. 会展项目团队成员应具备的素质4.3.2. 如何建立有成效的会展项目团队-对会展项目目标的清晰理解-对每位成员的角色和职责明确期望 -目标导向-高度互助-高度信任4.4. 会展项目经理4.4.1. 会展项目经理的角色定位4.4.2. 会展项目经理的选聘4.4.3. 会展项目经理的权利-组建会展项目团队-确保会展项目实现-制定会展阶段性目标和总体控制计划-及时作出决策-控制项目实施过程项目经理的权利项目经理的利益4.5. 会展项目沟通和冲突管理4.5.1. 会展项目沟通-会展项目沟通的特征复杂系统-会展项目沟通的两条关键原则有效，尽早-会展项目沟通的方法正式和非正式上行沟通，下

19、行沟通 和平行沟通单项沟通双向沟通书面沟通和体语沟通-提供和改善项目沟通方案改善沟通的方案提供高沟通的方法4.5.2. 会展项目的冲突管理-人力资源冲突-成本费用冲突-技术冲突-管理程序冲突-项目优先权冲突-项目进度冲突-项目成员个性冲突4.5.3. 会展项目冲突的主要解决模式-撤出-妥协-强制-面对4.6. 会展项目志愿者的管理4.6.1. 会展项目志愿者4.6.2. 志愿者招募5. 会展项目计划管理5.1. 会展项目计划概述5.1.1. 会展项目计划-何事-如何-何人-何时-多少-何地5.1.2. 会展项目计划的编制内容-范围计划-工作计划-人员管理计划-资源供应计划-进度供应几乎-成本计

20、划-质量计划-变更控制计划-文件控制计划-风险因对计划-支持计划5.1.3. 会展项目计划的编制程序-定义项目的目标并进行目标分解-进行任务分解和排序-对完成的各项任务任务所以需求时间估算-以网络图的形式来描述活动之间的顺序和项目依赖关系-进行会展各项活动的成本估算-编制会展项目进展计划和成本基准计划-确定完成各项工作所需的人员，资金，设备，技术，原材料等资源计划-汇总以上成果并编制计划文档5.2. 会展项目范围计划管理5.2.1. 会展项目范围计划的含义5.2.2. 会展项目范围计划的工具-WBS 项目工作分解 WBS 的作用通过项目分解可以获得项目需要完成的全部工作，不至于忘记任何重要工作

21、项目执行者明确具体的任务及关联关系，做到胸有成竹。容易对各项分解出的活动估算所需时间，成本，便利制定完善的改进，等通过工作分解，可以明确完成项目所需要的技术，人力和其它资源便于把工作落实到部门和个人，有利职责和权利划分。是项目团队成员更清楚的理解任务的性质及其努力方向。便于对项目进行有效跟踪，控制和反馈-制定WBS 的过程-WBS的层次和编码-WBS 的形式 设计摊位确定材料购买材料搭建摊位粉刷摊位拆除摊位移至庆祝地点重新搭建拆卸货摊并送到仓库5.3. 会展项目进度计划管理5.3.1. 会展项目进度计划管理5.3.2. 会展项目进度计划管理的目的-保证按时获利以补偿已经发生的费用支出-协调资源

22、-使资源在需要的时候可以利用-预测在不同时间上所需要的资金和资源的级别，以便给项目赋予不同的级别-满足严格的完工时间约束5.3.3. 会展项目进度计划的管理的工具-甘特图-里程碑计划-网络计划技术-日程表5.3.4. 会展项目进度计划方案的选择-会展项目的规划大小-会展项目的复杂程度-会展项目细节掌握的程度-有无相关的技术力量的设备5.4. 会展项目资源计划管理5.4.1. 会展资源计划管理的含义5.4.2. 会展项目资源计划的编制依据-工作分解结构-项目工作进度计划-范围称述-资源库描述-组织策略-历史资料5.4.3. 会展项目资源计划的编制步骤-资源需求分析-资源供给分析-资源成本比较与资

23、源组合-资源分配与计划编制5.4.4. 会展项目资源计划的方法-专家判断法-头脑风暴-资源平衡法5.4.5. 会展项目资源计划的工具-资源矩阵-资源数据表-资源甘特图-资源符合图-资源需求曲线6. 会展项目的财务管理6.1. 会展项目财务管理概述6.1.1. 会展项目财务管理的概念及原则-成本效益原则-风险与收益均衡原则-资源合理配置原则-利益关系协调原则6.1.2. 会展项目财务管理的对象-现金流转的概念-现金流传的平衡6.1.3. 会展项目财务管理的内容-筹资管理-运营资金管理-成本费用管理-利润管理6.1.4. 会展项目财务管理的目标6.2. 会展项目财务预测6.2.1. 会展项目财务预

24、测的内容-投资预测-销售收入的预测-成本预测-筹资预测-利润预测6.2.2. 会展项目筹资预测需要考虑的因素-筹资数量-筹资成本-筹资风险-筹资时效6.2.3. 会展项目利润预测分析-量本利分析预测法-目标利润预测法6.3. 会展项目预算管理6.3.1. 会展项目财务预算的内涵6.3.2. 会展项目财务预算的实施模式6.3.3. 编制逻辑与框架流程6.3.4. 会展项目财务预算内容-收入预算-支持预算-现金预算-自觉支出预算6.4. 会展项目的资金筹集6.4.1. 合理选择会展项目筹资方式6.4.2. 会展项目自己筹集方式-自由资金筹资-借入资金筹资-商业赞助-市场开发7. 会展项目的现场管理

25、7.1. 会展场地布置与管理7.1.1. 会展场地的布置-参展商展台设计规定-展台搭建施工管理-展览高空作业安全管理-开展期间现场管理-撤展管理7.1.2. 展会现场布置，撤展是我的协调和管理7.1.3. 会场布置-物品准备-会场布置7.2. 会展开幕式7.2.1. 会展开幕式的积极作用-提震士气-宣传推广-拓展人脉7.2.2. 会展开幕式程序策划要点- 主题-时间和地点-程序-出席嘉宾-讲话稿和新闻通稿-应急预案7.2.3. 会展开幕式礼仪7.3. 会展现场后勤管理7.3.1. 会展后期管理定义7.3.2. 会展后勤管理的目的-有利会展的安全，顺利举行-有利增强现场人员对大型活动的驾驭能力，

26、控制能力，操作能力-有利于稳定会展环境，营造气氛-有利提升展会的知名度，促成品牌的形成-有利及时维护参展商合法权益，吸引下次参加7.3.3. 会展现场后勤管理服务的具体内容-物流，交通管理-会展设备管理-餐饮管理-酒店住宿，旅游服务管理7.4. 会展现场人员管理7.4.1. 会展现场人员的分类现场服务人员和参展商和观众。7.4.2. 会展现场服务人员的管理7.4.3. 会展现场参展商和观众的管理-参展商管理-观众登记管理-现场人流管理7.5. 会展现场突发事件管理7.5.1. 会展现场突发事件管理的无意义7.5.2. 突发事件分类和处理办法-可预见突发事件的应对-可预见突发事件发生后的处理办法

27、-不可预见突发事件的处理办法7.5.3. 会展现场突发事件应急预案-成立突发事件小组-处理突发事件-暴力事件应急预案8. 会展项目的法律与风险管理8.1. 会展项目涉及的法律问题8.1.1. 会展知识产权保护问题-会展项目本身的知识产权保护-展品的知识产权保护-会展项目中的著作权保护8.1.2. 展会合同8.1.3. 会展项目的经济纠纷与解决-会展项目经济纠纷的类型合同 侵权8.2. 会展项目合同管理8.2.1. 会展合同的种类-承办代理合同-参展合同-展会场地租赁合同-会展入场合同-其它8.2.2. 会展承办代理合同8.2.3. 参展合同8.2.4. 会展场馆租赁合同8.3. 会展项目的风险

28、管理8.3.1. 会展项目风险管理规则-风险管理参与者与其责任-风险管理办法-风险管理的时间周期-风险管理的类型级别及说明-风险应对方法-风险光临汇报-风险管理的跟踪评估8.3.2. 会展项目风险识别-会展项目风险识别的内容-会展项目风险源-风险识别方法8.3.3. 会展项目风险分析-定性分析法-定量分析法8.3.4. 会展项目应对-会展项目风险因对策略-会展项目突发事件的应对8.3.5. 会展项目风险监控-会展项目风险监控的内涵-会展项目风险监视-会展项目风险控制9. 会展项目评估与影响研究9.1. 会展项目评估9.1.1. 评估的概念9.1.2. 会展评估9.1.3. 会展项目评估的特点-

29、现实性-客观性-公正性-全面性-针对性9.1.4. 会展项目评估的内容-会展项目整体评估-会展项目分类评估9.1.5. 会展项目评估的意义-对会展项目作出客观真实评价，为项目招商提供基础数据。-对展会历年数据比较，发现分析存在问题-结合国内类似展会，进行分析-为将来会展项目的品牌建设提供支持-为参展商提供数据依据-为贸易促进会和展览馆协议提供写话协会管理的基础数据-为会展场馆的出租房提供背景资料9.2. 会展项目评估的方法、内容与过程9.2.1. 评估方法-调查法-对比分析法-总结述职会9.2.2. 评估内容-会议评估-对会议的议程和程序的评估-对于会者要素的评估-会议发言评估-会议时间评估-会议地点评估-对会议接待服务评估-配套活动评估-会议宣传评估-会议总体评估9.2.3. 评估过程-展前-展期内-后续评估9.3. 会展项目评估报告及其应用9.3.1. 报告内容，撰写要求，评估报告9.4. 会展项目的影响研究9.4.1. 会展项目对举办地经济的影响-宏观经济影响-微观经济影响9.4.2. 会展项目对举办地环境的影响