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1、常用办公软件应用技巧,俞 梅2009年4月,常用办公软件简介,Micro Office软件为用户提供了文字排版、数据管理、商务演示等集成的商务办公解决方案，但是多数用户只利用了不到10%的基本功能。,Word是我们每天都要使用的工具，主要是以文字处理为主。,Excel是以数据处理为主，包括有强大的公式、函数、高级筛选、分类汇总、图表、数据分析等功能。,Access是桌面型数据库，在处理大量数据的时候有明显的优势。可以用于管理大量的数据，还可以建立您自己的企业数据库和应用软件系统。,Power point主要应用于商务演示。建立一个引人注目、不同凡响的演示,VISIO主要是流程图的制作,常用快捷
2、键介绍,复制： C,粘贴： V,保存： S,搜索： F,全选： A,选中：Shift+方向键（左或右）,剪切： X,撤销上一步操作：Z,重复上一步操作：Y,大小写转换：shift+字母 开关大小写开关,Microsoft Office Word,自动生成目录文档的修订表格、文本的相互转换,Microsoft Office Word 自动生成目录,1、对文本进行排版处理2、对标题进行级别的定义3、调整段落、字体，直到满意4、光标放在准备插入目录的位置，执行目录的插入。5、目录级别的显示可以根据需求自行设置。,WORD 2003,WORD 2007,插入索引和目录,引用目录,操作步骤,示例演式,M
3、icrosoft Office Word 文档的修订,WORD 2003,WORD 2007,视图修订,审阅修订,示例演式,Microsoft Office Word 表格与文本的相互转换,WORD 2003,表格转换为文本,文本转换为表格,WORD 2007,表格转换表格转换为文本,表格工具布局表格转换为文本,注意,选择文字分格符,表格转换文本转换为表格,插入表格文本转换为表格,确定表格的列数、文字分隔符,示例演式,Microsoft Office Excel,数据分列数据有效性快速填充单元格打印电子表格常用函数,Microsoft Office Excel 数据分列,单元格的数据分列：是指
4、将一个单元格中的内容分隔成为多个单元格的列,分列的功能位置：数据分列,操作步骤： 1、确定需要分隔的单元格 2、确定分列的分隔符 3、确保分列后内容不会覆盖其它数据项,示例演示,Microsoft Office Excel 数据有效性,数据有效性：是为了防止在单元格中输入无效的数据。,操作步骤： 1、确定要求输入的数据项的数据类型，例如：时间、整数或特定的字符 2、对单元格的数据有效性进行设置，必要时可进行输出错误的警示,示例演示,Microsoft Office Excel 快速填充单元格,1、向下填充,2、输入方式填充,方法一：选中单元格，将鼠标放至单元格的右下角使光标变为加号，可向下拖动
5、进行填充 方法二：所填充的列旁边一列的有数据，可选中向下填充的首个单元格，将鼠标放至单元格的右下角变为加号时，双击即可完成填充,如果希望向个别单元格输入相同的内容，并且所希望填充的单元格不一定是向下的，可采用先选中准备填充的单元格，再输入希望填充的内容，按Ctrl回车即完成填充，或直接CtrlV粘贴准备好的内容。,示例演示,示例演示,Microsoft Office Excel 打印电子表格,1、为电子表格标上页码,2、让打印的每一页电子表格都有标题行和列,添加页脚，在页脚处插入页码。起始页码可在页面设置中的页面自行设置。,示例演示,打开“页面设置”，选中“工作表”页面，设置打印的标题行。,示
6、例演示,Microsoft Office Excel 常用函数介绍（if）,IF,IF （ logical_test, value_if_true, value_if_false ）,可使用任意的比较运算符,TRUE 时返回的值,FALSE 时返回的值,最基本的条件判断函数,IF可进行嵌套使用,Microsoft Office Excel 常用函数介绍（vlookup）,VLOOKUP,VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup),V 参数表示垂直方向，在表格数组的首列查找指定的值，并由此返回表格数组当前行中其他
7、列的值,关键字,查找的范围,引用对象在查找范围的第几列（数字）,“0”精确查找“1”模糊查找,找查找到则返回引用的内容，如果查找不到则返回“#N/A”,Microsoft Office Excel 常用函数介绍（sumif）,SUMIF,对满足某特定条件的值求和,SUMIF ( range, criteria, sum_range ),条件计算的区域,求和的条件,可以为数字、表达式、单元格引用、文本或函数,可选,求和的单元格范围,缺省则默认为“range”的范围,Microsoft Office Excel 常用函数介绍（substitute）,查找问题：1、收入表中“单位”中出现“空格”2、
8、“收入”列为文本格式，出现全角,解决办法：SUBSTITUTE,处理步骤：1、去空格SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A3，半角空格 ，)，全角空格，)2、整理“收入”中的文本错误, SUBSTITUTE(C1，。，.)*1,将“。”替换为“.”,将文本转换为数字,Microsoft Office Access,数据的导入、导出生成查询表常见的SQL语句生成图表,Microsoft Office Access 数据导入、导出,导入：从Excel中的数据导入Access,1、Access只支持二维数据，导入前需先将Excel中的数据整理好，确保每一列的数据格式一致2、导入前需将准备好的
9、Excel先关闭,导出：从Access中的数据导出Excel,数据导入演示,数据导出演示,1、选中需要导出的表，右键选择“导出”2、导出数据的保存类型可自行选择，一般选择“Excel 97-2003”,注意事项：,导出步骤：,Microsoft Office Access 生成查询表,示例1：去除“收入表”中的重复项,注意事项：“重复项”是指内容完全相同的行,使用命令： 在查询的字段内容前加上 distinct,示例演示,示例2：关联数据处理,示例演示,Microsoft Office Access 常见的SQL语句,2、条件语句：可以是带比较运算符语句或为空 null，不为空 not nul
10、l,Access提供了SQL命令的输入，但一次只能进行一个SQL语句的处理,1、查询：Select 查询字段 from 工作表名 where 查询条件,3、分组、排序语句：Group by 工作表名.字段名，表示对该字段的列进行分组Order by 工作表名.字段名，表示将该字段进行排序注意：where 必须在group by前面，排序order by在后面,1、什么是聚合函数聚合函数对一组值执行计算并返回单一的值。2、聚合函数包括哪些？Sum 求和Count 非空列的计数Min 最小值Max 最大值Avg 平均值First 第一个Last 最后一个3、如何应用？ 除 COUNT 函数之外，聚
11、合函数忽略空值。聚合函数经常与 Select 语句的 GROUP BY 子句一同使用。,Microsoft Office Access 聚合函数,Microsoft Office Access 生成图表,Access与excel一样，具有自动生成图表的功能。,示例演示,Microsoft Office Visio,新建绘图基本流程图图列含义绘制流程图流程图输出,开始,结束,判定,文档,流程,数据,流程图中常用的图列：,Microsoft Office Visio应用说明,VISIO应用演示,总结,OFFICE是我们办公必不可少的工具，提高办公软件的技巧应用，也是提高办公效率的最佳途径。,谢 谢！,
