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1、哈佛管理技能培训教程：第八单元 哈佛经理时间管理 第一章 哈佛经理的时间管理 第八单元哈佛经理时间管理 身为总经理切忌为时间所主宰，而应该做一个时间 的主宰者。 (日)辛一 管理者应更多地注意到：如何去管理他们的时间 一种最有价值的资源。如果能够最优化地利用和明智地分 配珍贵的时间，将增大他们的能量，从而创造更多的价值。 (美)卡斯特 对哈佛经理来说，也许世界上只有一项资源的使用是 不需要成本的，那就是时间，但也只有时间这项资源是成本 最高的资源。如何运用每一分钟，抓住一瞬即逝的时机，奥 妙也许就在于是否能够完美使用时间。 编者 哈佛语录 不要说什么“明天再干吧”，今日事今日 毕，明天还有明天
2、的事。 土光敏夫 有效的管理者知道，如果要管理自己的 时间，首先应该了解自己的时间实际上耗用 在什么地方。 彼德F杜拉克 有一项时间浪费的因素，是管理者自己可以控制并 且可以消除的。这项因素是：管理者自己在浪费别人的时 间。 彼德F杜拉克 第一章 哈佛经理的 时间管理 一、时间管理概念 谈到开发时间，必须知道时间理论。理论并非是无法证明的，对理论上不能得到佐证的技术，所获得的成果也非常有限。因此，要了解时间的真面目，除了解析时间真正的内涵以外，还必须对自己如何利用时间即“活用时间”加以摸索，才能确实知道时间的本质。 应用时间的理论根据 什么是时间? 令人吃惊的是，有许多作者未针对这个问题加以思
3、考，就坦然地述说时间。这种虽对时间本质模糊不清，却能写出很多书的现实确实令人敬佩。或许是这些人过于聪明，但管理者仍对时间存有种种疑问。 以树木为例，枝叶生长的根本是根。不了解时间的本质而探讨时间，就好象无根的枝叶末梢，这种议论容易陷入错误的方向。目前，有很多此类的书泛滥于市面上。 为了有效地说明时间管理术，必须针对“什么是时间”，充分加以讨论，缺乏思想与理论根据的时间术，可说是毫无意义的废物罢了。 时间包含在人与事务中。以数学的论点看，即是一种函数关系。 时间的函数性f(a，)K 例如：表示圆的数学关系式f(x,y)(x-a)2(y-b)2-r2，双曲线xys。 类似此类函数y=f(x)，x与
4、y之间，有着密不可分的关系存在。 同样地，时间和人、事物的密切关系，表现在时间的存在形式和数学函数中。例如，活用时间，即为左右生活充实度的密度函数。此密度函数为时间数学函数内的那一种。 数学函数的特性，其关系式为曲线(函数必为曲线)。相对地，依尝试而言，钟表上表示的时间，一般的印象是直线形象。 但是，在活用时间的范围内，绝不可能是单纯的直线关系。因为，活用时间具有伸缩性、生命性和密度性。这与活的事物(生物)相同，具有流动性、可能性和柔软性的完备曲线。 钟表时间，即表示时间以直线处理。依据这种方式，时间生存的侧面、实际生存的侧面和思考的对象，必然产生脱节的现象。持钟表时间观点的时间论，缺乏以人为
5、中心的概念，并且干涩无味。 时间的微分与积分 捕捉时间的方法有两种： 一是注意时间微小的部分，即将极小时间的变化、差异、运动、现象加以认识，称之为“时间微分”。“瞬间”是时间微分的象征，也就是无限小的时间内，于零开始到一定时间内所产生的事物。如：选手瞬间的爆发力，即在瞬间眼睛几乎看不到的微小时间内发挥出来。两个体育选手一决胜负的关键，常决定于瞬间的爆发力。瞬间，对于时间的性质、特征和运动是最鲜明的表示方法。换句话说，时间的本质，以时间的微分观念最容易把握住。二是让时间充分地延长和堆积，时间的变化、运动和构造被称为“时间积分”。 “积分”的概念，从长时间的尺度加以了解，如“一年”、“时代”、“世
6、纪”，即是积分的时间。 时间经过这个世界时，产生收敛现象、发散现象、循环现象和振动现象。收敛、发散、循环、振动，可思考为时间引起的作用。对这些运动特征加以认识，必须依靠时间积分方法。 时间的微分与积分，最重要的论点，为“河流”及“大海”。河水是从上游流向下游，保持一定的律动。水面上的波光粼粼，水流动的潺潺声，能明确显示时间的微分。 另一方面，海与河流不同，好舍己为人，以本身象征悠久的时间。从惊涛拍岸所产生白色的浪花，眺望海边与水平线连接的那一端，感觉上时间是停止的，让人有种回溯到一百年或三百年前的感触，或者跨越时空到达未来的梦想。 时间的本质，以“流程”而言，是属于意识流程和生命流程、时代流程
7、，每一流程都能以时间的运动加以捕捉。如果要正确地把握住流程的运动及本质，就必须掌握时间的微分和积分规律。 时间的流程，由微分的时间和积分的时间构成。例如：时代的流程，最终是用积分方法来下结论。但是，左右流程的时间及无限小时间，是由微分方法来决定。 管理者的人生，以生存的时间流程加以捕捉。以此方式，管理者对于自己人生的微分与积分，享有共有而实际的存在。简单地说，充实自己现存的瞬间，最后形成充实的一年、十年乃至一生。 时间价值的计算 下面把“时间价值”与钟表时间价值、活的时间价值，做一比较探究。时间价值，是一小时或一日的单位时间所产生的价值。然而，在某时间内所获得的价值总量(生产量、利益额)等，以
8、下列公式表示。 价值量(v)时间价值(q)时间(t) 较聪敏的人，对时间价值，以物理学方式表示： 工作效率力距离时间(某时间内的工作量) 从以上方程式中，可以明显看出时间价值。 这些推论与事实相符。工作及人的一切活动，可从时间观点捕捉。发生的价值v，等于时间价值q乘以时间t，能加以肯定。 被实现的价值，其投入的时间，以钟表时间或活的时间场合计算，会有很大的差别。其中的 原因，由上述可以明确的了解分析。 对时间t的观察，由钟表时间和活的时间的差别，t可随之改变，产生距离。 以一日工作八小时为例。如果以钟表时间计算，即为八小时。以生存时间计算，则要考虑时间的伸缩性、厚度及密度等因素。比较的结果，八
9、个小时工作时间会产生膨胀收缩的效果。 这种思考的困难，在于不易以常识衡量。例如：习惯于钟表时间的公司职员，公司一日八小时的工作数，要产生一日十六小时或五十小时的工作数，会有强烈的抵触感觉。 第二种较易接受的思考方式是，价值量v的差别，是由时间价值所产生的。 以刚才提到的情形来说，假设时间t为定值(八小时)。相对地，单位时间价值q，则是保持各种价值的变数。生活于钟表时间的人，其q值是僵硬的，属于安定停滞型。而生活于活的时间的人，实际的深度、延长、厚度一体化，形成时间价值qt值有无限大的可能性。 为何qt值在可能范围内极大化。钟表时间的生活或活的时间的生存生活方式，其选择方法，是根据qt值，由价值
10、v的大小加以左右、决定。 另外，还有一个必须重视的问题，即为“效率”问题。 效率会带给时间t、时间价值q很大的影响。工作效率化，将八小时的工作时数，以五小时完成，则节约了三个小时。如此，效率提高五分之三，也就是百分之六十的工作效率。 以上的说明很容易了解，但也可能产生误解。因为效率的类型有两种，上述只是其中一种。 效率，常以“外部效率”或“钟表效率”称呼。一般广泛通用的效率属于这种。信息化、技术革新、合理化、系统化、标准化，是由人的外部对环境加以改善，使钟表效率提高，同时，也使钟表时间产生的时间价值增大。 此外，有一种效率称之为“内部效率”。是从时间论上，采取不同的角度所采取的观点。反不如钟表
11、效率。 实存效率，并非由人的外部产生，而是由内部发生。生存构造、实存深度、充实度、判断力、集中力，能对时间产生作用，使实存效率提高，同时活的时间的时间价值也随之增大。 时间效率提高，时间价值增大，这是时间开发的重要课题。因此，钟表时间效率化、时间有效活用和时间的管理是相当重要，但如缺乏活的时间的观点与方法论的展示，则开发时间无法获得充分的成功。因此，开发时间如果在钟表时间、活的时间两方面徘徊不前，反不如在活的时间上下功夫为好，而后推展实行。 “时间意识”与人生 1对时间的探讨 对时间的探讨，必须将以下三点明确化。 第一，时间是由钟表时间和活的时间两者共存而组成的，而后者与人的生存有密切的关系。
12、 第二，时间是高度的抽象名词。要认识时间的重要性，必须具有高度的思考能力。 第三，时间的增长属于高层次的思考与自觉性的思考。 空间和物体，用肉眼能够看见。如咖啡杯、橱柜能根据其形象加以识别。但时间并不能与形象相结合。对时间的认识，不能依靠视觉或表面形象。 用欲求、意志、感情、情念，是无法认识时间的。因而，当管理者面临喜怒哀乐时，常忘记了时间的存在。 时间意识，是属于可知性的。管理者必须更细致地分析。 2时间意识化程序 时间的意识化，通过以下程序施行。 首先，必须将时间加以“分节”。因为时间具有延长、厚度和密度等特性，根据这些性质，把时间区分，使事情成为可能；即依靠这些理论，这种作法，使漫长的时
13、间，处于缓和和扩张的起伏状态。 接着，要把时间加以分区，按照区间分别。区间的重要，是将时间“切断”。例如：管理者使用“时段”是用时间区间的方法把时间分区。 再者，时间的价值，是对时间的意义和价值分析、把握。譬如：依照“顺序”进行，是一种时间的概念，展开的顺序也极有意义。另外，含有特权的空间如舞厅、皇宫、董事长室，时间也存在着特权的价值。如不能对这种时间的意义和价值加以分析、认识，是无法具有较深的时间意识的。 另外，对时间的总合的认识。如在区间(期间)的范围内加以把握，是属于总合认识；在某种情况下，必须对时间的实存性质、意识、价值，做总合的认识。历史认知，是时间总合认识的典型例子。时间意识，需借
14、助于时间积分的考察方式和手续。否则，不易取得良好的效果。 时间的意识化及时间意识，对开发时间来说，是不可缺少的。因为开发时间是从将抽象的时间意义给予意识化开始的。开发时间是以时间价值增大，自我充实为目的，即你对时间意识化做到了某种程度。 事实上，每个人都具有某种程度的时间意识。有许多情况管理者对事情并非十分自觉。所以，没有充分做到时间意识化。有时，对现有的时间意识已感到满足，未能充分实现时间意识化。 这些都将成为开发时间的绊脚石。开发时间的出发点是意识的转换。如果没有不停的时间意识转换，你要开发时间，是无法获得成功的。 时间的知性与感性 管理者对时间认识的能力，相当于对时间的体会，即依存于判断
15、力、分析力、推理力、构想力等理性的思考和感知，而带给人们时间意识。 认识时间的源泉，除了理性以外，还有另一种点“感性”。 感性的行为，又可称为“感觉”。把时间当作一种捕捉感觉的作用，称为“时间感觉”。 管理者具有一定的时间感觉是毫无疑问的。在进行某些行动时，虽然没有看钟表，但对于时间的早、晚、长、短有实质的感受。关于时间的密度、运动、律动，也存有一定的感觉与体会。 每个人都具有不同的感觉，感觉可以说是一种能力的表现，因个人而有差异。同一个人的身体内，这种能力于睡眠中会产生很大的标准差。 时间感觉，现象非常明显。在所有的感觉中，时间感觉一直处于负数的状态。例如：“短”、“长”、“时间过了很久了”
16、、“就快了”、“在这期间”，管理者经常保持这种惰性的时间态度，是无法与钟表时间所把握的精确度相提并论的。此外，对于形态、色彩、规程、味道、温度的识别能力，也是相当有限的。 一般人认为时间具有惰性的性格。但以管理者的观点，这并非是属于性格，而主要由以下两种原因产生：第一，时间感觉较他人散漫；第二，时间意识不发达。如果不从根本上加以改进，即会一直处在迟钝的时间感觉中。 相反地，为了提高认识时间的能力，对时间的感觉、使时间意识明确化，是相当重要的课题。在睡眠中，锻炼出判断是否处于胡思乱想或清醒的状态，才是有效的方式。 理性与感性，是开发时间的两种牵引力。强烈而明晰的理性，敏锐的感性，能给开发时间的很
17、大的贡献。通常，管理者是以理性为基础，感性能辅助理性、能更完整地认识时间，甚至全面性地取代理性。 时段主义的误区 认识时间的方法之一，是借助于钟表，对时间加以表示，设计“时段”，详见表示时间位置、时间经过。这种对应的形式称为时段主义，即“将时间予以时段化的思想及观念体系”。“时段表现主义”、“时段分割主义”、“计划主义”等都是由“时段主义”变化而产生的时间观念。 由此可知，时段主义的合理性，是毫无疑问的。它使时间意识发达，有着很大的贡献。钟表的发明，给予时间物理量上的衡量标准，保证时间的正确性。让管理者能针对休闲时间、工作时间，合理的计划与管理，使效率得以提高。这些是时段主义的优点。 从反面来
18、看，时段主义将时间完全时段化。关于时间的问题，延伸到管理者的问题，全部予以数量化，最后还原成一张计划表。时段主义是很容易掌握并很实用的方法，但由于它是彻底的还原主义，把“人生与时间”的实际重大问题，以乏味的时间计算术歪曲和矮化。这是时段主义所产生的致命性缺陷及其危害。 在所谓的时间管理论中，这种问题总是重复提到。世上泛滥的时间管理论，即是本质性的时间加以管理的思想论调与观念体系，它立足于时刻主义、计划主义是毫无疑问的。 从时间术来看，时间管理是十分有效的方法。旧有的时间管理论根本的缺陷及实际存在已完全无法脱离时间的问题，在毫无疑问的情况下从头至尾，将时间问题以时段及计划方式来处理，这就是它的缺
19、点。对于说明管理时间的书籍，几乎完全是这类形式，好比砂子一般，毫无味道，都是由这缺点引起的。 更要强调的是，从时段主义到管理时间而产生的思想及观念体系，会使管理者的生活感到窒息。这是远离自管理者实现的阴谋，属于陷阱。如果要实现自管理者价值，就必须站在自管理者生存的原点上，以免掉入误区。 时间独特性 一般管理者不善于时间管理，恐怕与时间的独特性有关。现将其独特性阐释如下： (1)供给毫无弹性：时间的供给量是固定不变的。它的供给量在任何情况下都不会增加，但也不会减少。因此，管理者无法针对时间进行开源。 (2)无法蓄积：时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论管理者愿意或不愿意，管理者都被
20、迫按一定的速率消费时间。因此，管理者无法针对时间进行节流。 (3)无法取代：任何一种活动都有赖时间的堆砌。这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是无法取代的。 (4)无法失而复得：时间不能象遗失物那样失而复得。它一旦丧失，则会永远丧失。例如，延迟半小时开车的司机安慰乘客说：“不用担心!管理者会把丢失的时间抢回来，因为管理者将按原定时间抵达目的地。”虽然开快车可准时抵达目的地，但是司机与乘客却要因此而支付额外的代价如危险性、油量耗费、汽车折旧的增加等。严格说来，丧失的时间是无法挽回的。 时空的关系 时间和空间有着密切的关系。管理者不可能将两者分开来加以思考。为了能探索到“活用时
21、间”的奥秘、广度，处理好时间和空间的关系是至关重要的。 1时间与空间的相互影响 时间和空间的关系，第一就是“影响”的关系。 从未开发过的土地，到形成开发热潮的现象，就是时间影响空间最好的例子，和非洲土地的沙漠化、建筑物的老朽是同样情形。如铁的氧化或自然风化一般，时间会氧化或风化成空间。 相反地，空间影响时间是怎样的情形呢?举个例子： 中国东晋诗人陶渊明写的桃花源记，那些为“避秦时乱”的移民，长期稳居后到“不知有汉，无论魏晋”。 又如，人在列车之中，一面听着音乐，一面浏览着窗外的景色。突然，窗外出现了奇妙的景色。这个时候，一般人的目光都会渐渐地被景色所吸引，一时忘记了音乐的存在，只注视着景色。这
22、个过程是，在时间(音乐)中，空间(景色)渐渐地侵入，最后竞全面地取代了时间。脑中的思考原本沉浸在音乐或对方的会话之中的时候，周围突然发生意外事件，注意力就会转移到那上面去。这是由于空间的突然侵入，时间的流程被迫中断，不按规律办事的原因。 时间和空间的“影响”关系，在思考中也常出现。思考有时间性和空间性二重属性，两者时常互相影响。理论性地顺序地思考的时候，突然的一个意念、意象的出现，就会产生慢慢的膨胀即空间的侵入影响；另一种情形是，它被某个意象吸引去的时候，不经意的思想理论或文章，会有纷乱的出现即时间的侵入影响。 时间和空间的第二个关系是“规定”和“支配”可以当作同义词。东西一般都有耐用年数，时
23、间是东西的寿命，因此，规定的存在就是支配的存在。 规定他人或支配他人的力量，时间要比空间来的强而有力。但是，空间规定或支配时间的情形也并非没有。例如古代的希腊，思想家、科学家、文学家等人才辈出。市民诞生的数目与政治参与热情，都远远超越了当时其他的地区。都市的空间便由此产生，直到今日，这段时间带来了极大且长远的影响。 再如，随着今日的都市化，产生了交通阻塞现象。热闹集中的都市空间，不可避免地带来了交通阻塞，对时间也带来了很大的影响。 2时间和空间的变换 时间和空间之间，有着魔术般的关系。两者虽然是完全不同性质的东西，但是空间变换时间，时间变换空间的例子，可以说是绝无仅有的。 关于空间变换成时间的
24、例子，在托马斯曼的长篇巨著魔之山中，有非常精僻的叙述。由于篇幅很长，所以仅引用某一部分予以说明。 “踏上旅途已有二日，人类还有生活在人类周围的事物，对尚未扎根的青年是更甚的事是日常生活，即义务、利害、忧虑、目标，用自己的名称称呼的事物的时代已经远去。这些在前往车站时的马车里思考后，也已经远远离去了。” “通常，只有凭着时间产生的力量，在管理者人类和故乡之间回旋，显示出扩展的空间。即空间也时时刻刻产生心理性的变化。然而，这和时间产生的变化相似的东西，在某种意义上，更为强烈。” “和时间相同，空间也会产生被遗忘的力量。但是空间是将人类从各种关系中解放出来，转移到自由的自然状态的方法。实际上，空间可
25、以使孤独的俗人，瞬间成为流浪者。” 空间变为时间，和时间都有相同的作用。通常没有发觉这点的人，也没办法说明。还有，回顾自己的旅行体验的话，的确如此，不是吗?讨厌的事，过了不久会遗忘。为了忘却讨厌的事而旅行的人也很多。这种场合里，时间和空间就是相互变换的关系。 其次，时间变换为空间的，可举钟表或电影为例。钟表上时间的推移，是钟表上走动的指针来回的运动，是空间性的表现。变换是“印象”，钟表是空间印象变换的装置。电影则是由几百个、好几千片段，经过高速的连续放映，而在银幕上出现的运动空间。以上例子如果还不明白，那么想想音乐或说话，就比较容易了解。 音乐、说话的言词是由声音的连结，如同念珠一般联结而成。
26、它会浮现一种意念，这是时间的功用。管理者一边听着音乐，在不知不觉中自然的情景就会浮现脑海，听着对方的话，脑中也会描绘出各式各样的印象。这个时候，时间变换成空间，时间创造空间。最后，现代物理学或非欧几里得几何学，也有空间和时间互相变换的原理。实际上，变换公式早已被提出。 3时间结合空间的例子 空间和时间的第三关系，是“结合”。干柿子或鱼干，首先是柿子和鱼在时间的流逝里，才成为干燥的食品。新建房屋的时候，墙壁要上水泥，经过数日，水挥发了才算完成。空间和时间就是如此，有接触，也有结合的。史丹达而或卡夫卡的小说，是针对未来的读者而写的，实际的价值直到数十年甚至数百年以后，才能被认定。歌剧这门艺术，是空
27、间(表演剧)和时间(音乐)密切结合的产物。这是马上就能理解的。 时间和空间有相互排斥的情形。 例如：用独奏乐器演奏的表现情感或思想旋律中，极度地排斥空间性，强调音乐所特有的“时间”。这一点是音乐中所特有的特殊类型。 集中精神抽象思考。这个时候，思考在头脑中进行，已失去了面的空间，只是执拗地持续一条线，化成“时间线”。相反地，空间排斥时间的例子，可以举泡泡或火花。这些东西的美丽，就是空间排斥时间的瞬间之美。这如同昙花一现一样，永远存在的泡泡和火花，是没有人会认为它美丽的。 绘画和照片也排斥时间，但并非绝对如此。因为优秀的画家和摄影师，在一幅画或一张照片中，可以深刻地显出时间性。 4时间和空间的相
28、互关联 首先，时间和空间的异质性。从时间这方面来说，时间第一是看不见、听不到、摸不着的；第二，空间具有可逆溯性，时间却是不可逆溯的。管理者现在可以自由地回到经过的道路，粘土造型也可以还原。但是，时间从过去到现在，直到未来，都是单方向的流动，这条时间线是无法逆溯的。 其次，时间和空间的同质性。空间可以分割，这是谁都知道的。譬如一块土地(空间)配上住址，或绘成地图，或加上座标化等方法，所有的空间都有分割的可能性。时间方面有“时段”这个专有名词，时间可以分割成时段。进入电脑时代后，就有了分配时段的时间分割系统。 人类生存的意义，是共同具备了时间性和空间性。也可以分割成时间和空间二种不同的意义。 意识
29、的时间面。所谓“意识流”就是“思考路线”，即时常有中断或被切断的情形。管理者能够自觉地中断意识流动，随时进入别的意念。 意识的空间面。这种场合，意识第一成为大脑内部的荧幕，可以显现各种事物。显现就是分割自如。闭着眼睛，也可以浮现附近公园的全景，甚至一瞬间，可以将角落里的长椅背的裂缝的特写镜头浮现在脑海。 印象是无限的。人们使用言语或记号，将无法统计的资料加以记忆、贮存，必要时可随时想起。这就是神经细胞和神经突出的接合部的效用。思考空间是由大脑生理机构支撑，并由此扩展开来。在这种情况下，资料是通过脑的皮质空间和边缘空间而广泛地分布着，而且已条理化。管理者从中把必要的资料记忆、活用。灵活的取出资料
30、的过程，即人的思考活动。关于时间和空间的关系，还会加上人类的判断和行为，进行人为地选择。选择常常需牺牲一方的利益。例如，为了建设高速运输系统而破坏自然，就是牺牲空间而优先考虑时间。但是，相反地，牺牲时间选择空间的例子如，垄断交通举行祭典或不乘高速运输系统，改搭行车速度缓慢的公交车，享受悠闲的旅行雅兴的例子，就是这种情形。 当然，也有时间和空间共存的情形。例如，北京的街道，就是历史(时间)和现代都市空间的调和与共存的产物；另一方面，历史性价值很高的建筑物和街道，由于都市大开发等理由而遭破坏的例子也同样存在。 5控制得当者获胜 探讨有关时间和空间问题的同时，还有一件绝不可遗漏的事情，这就是“间”的
31、问题。间就是“空白、间隔、休止、距离的任何一个或全部”。在此列举的每一个都是含有时间性和空间性的概念。 例如，书中的某一页，是由文字图片和白纸构成的，而这个底纸，就是空间性的空白。另外，管理者想正确地回忆起过去体验的时候，常常会发生细节记忆缺漏的现象，这就是意识(思考)中的时间性空白。对于休止、空间性来说，就好比是楼梯的出入口、或车站月台或置于道旁的长椅一般的东西；就时间性来说，文字，就是音乐的休止符。“间隔”一词，也被用来分开空间和时间两种情形而使用的(英语的interval是时间概念)，相对近在眼前“间隙”这一词，语意虽近似，但明显地倾向空间这一方面，很少用于时间方面。就“距离”来说，除了
32、物理学空间的距离以外，也可以用在时间的距离，即存在心理的距离。即使近在眼前，但心里却有咫尺天涯相隔遥远的感觉。相反，也有相隔遥远，却心有灵犀一点通的朋友。 6明白“间”的本质和价值 管理者做应进一步的分析，把它的功用明确化。 第一，管理者使用在空间和时间上，管理者就是结合时间和空间的“通路”。 这种功用是不可否定的。例如，历史性事件，若没有经过一定的时间，要正确地认清本质是困难的。如此可知，空间和时间之间的交通、传达，变成可能，这就是间的作用。 第二，间是空间和时间的变换装置。尽管空间和时间之间有魔术一般的变换关系。但是，间是这个变换装置之一，这是一点也不含糊的。例如，无论多么好的朋友，如果相
33、隔得太远，感觉就会开始疏远。物理性的距离，会由空间性的间，转换成心理性、时间性的距离。相反地，时间变换成空间，可以由铀和雷等放射性物质的半衰期为例。镭的放射半衰期是1622年。半衰期就是时间性的间。镭便是根据时间性的间，每1622年就将放射能量减半。也就是它变换成空间性的特征。 第三，间也有虚无和否定以及消极性的情形，但是，相反的积极性意义和实际效用也有。就价值论来说，间是没价值性的，但它可以产生出很大的价值。和对方谈话或工作上的交涉，间是不允许存在的，要赶紧消除才好。这时候，管理者就有负面的价值了。相对地，无论怎样的言词都能制止的沉默也有，此时，沉默就是间，是有千金难买。间隔和休止的价值，在
34、音乐上，格外地大。即使相同的音符，在音变长后随时插入休止符，曲调就会全然不同。间隔和休止符会改变将曲调的旋律，甚至创作出新曲。关于间的本质探讨，要视人类的智慧和应用方法而定，换一句话说，就是由“实际的战略”来决定间的价值。 时间的管理 因为时间具有“供给毫无弹性”、“无法蓄积”、“无法取代”、“无法失而复得”等特性，所以在各种经济资源中，时间最不为一般管理者所理解。也许正因为如此，时间的浪费比其他资源的浪费更为普遍，也更为严重。 所谓时间的浪费，指对实现目标毫无贡献或贡献的时间消耗。“时间管理”所探索的是如何克服时间浪费，以便有效地完成既定目标。特别提醒管理者注意的是，“时间管理”并不是指以时
35、间为对象而进行的管理。由于时间总是按着一定的速率光临，并且按照同一速率消失，所以时间本身是无管理的。“时间管理”的正确涵义应该是面对时间而进行“自管理者管理”。管理者究竟应该如何面对时间而进行自管理者管理，以便克服时间的浪费呢?管理者认为可以从以下两个途径入手： (1)建立正确的时间观念； (2)培养克服时间误区的技能。 有碍时间管理的四种观念 一般人在与不同的环境、不同的年纪、不同的心绪下，对时间可能会保持不同的看法。这些看法之间往往是相互矛盾的。例如管理者有时认为“光阴似箭，日月如梭”，有时则认为“时间象蜗牛一样地爬行”，甚至有时更认为“时间处于静止状态”。再如当管理者需要料理的事情太多时
36、，管理者总是感到“时间不够支配”，但是当管理者无所事事时，管理者又感到“不知如何消磨时间”。由此可知，一般人对时间的态度是极为主观的。在各种时间观念之中，有四种观念特别不利于时间的有效运用。它们是： (1)视时间为主宰； (2)视时间为敌人； (3)视时间为神秘物； (4)视时间为奴隶。 视时间为主宰的人：重形式而不重实质 视时间为主宰的人，将一切责任交托在时间手中。对这种人来说，它被当作一种信念。这种人深信“这只是时间问题”、“ 岁月不饶人”、“时间是最好的试金石”这一类的说法。在这种人心目中，时间犹如驾驶员，而他们则好象乘客! 视时间为主宰的人的一个主要行为特征，便是重形式而不重实质。下面
37、是一些具体实例： 尽管他们有时需要更多的休息，但有些人每天总是在同一时间起床，尽管他们有时在那个时间并不感到饥饿。但是有些人每天总是在同一时间进餐。 有些人总是恪守固定的时间办事而不愿稍作变动。例如管理者在下班时，虽然次一班605分的班车不愁没有座位，但是他们总是超545分那趟拥挤不堪的班车。 有些管理者总是以时间为行为准则而忽视其它一切。例如长途电话的通话时间一超过三分钟，则令管理者感到极度不安，虽然增加的通话时间可以节省几天的旅途奔波或是代替冗长的会议。 视时间为主宰的人虽然重形式而不重实质，但这并不意味他们一定喜爱形式。管理者有时也会违背形式的要求，但管理者不敢公然违背，而只是以“自欺欺
38、人”的方式逃避。例如管理者常听某些人说“偷得浮生半日闲”。言下之意为： (1)他们不应当在忙忙碌碌的工作中偷闲； (2)他们想偷闲，而且无论如何都要偷闲； (3)他们期望能避免罪恶感或良心的谴责。 视时间为主宰的人并不面临“选择”的困扰，他们生活得颇为潇洒，因为他们只需听从时间的指挥而无需费脑筋。他们最大的缺点在于无条件的向时间屈服，以致不能善用时间，发掘生命过程中无穷的机会更无从谈起。 视时间为敌人的人：重效率而不重效能 视时间为敌人的人，经常将时间当作超越与打击的对象。这种人的行为特征为： (1)自管理者设定难以完成的时限，以便“打破记录”或“刷新纪录”。例如这种人开车上班， 喜欢寻找捷径
39、，以便创造纪录；对这种人来说，节省下来的一点时间好象能积蓄下来似的。 (2)在任何约定时间的场合，因早到而感到“胜利”、因迟到而感到“沮丧”。这种“胜利”或“沮丧”的感觉，是针对时间的早晚而产生，并非针对时间的早晚所导致的后果而产生的。例如有些人开会总是早到，则令早到的便是等候其他与会者的来临。仍有一些人因约会时迟到一、两分钟而感到沮丧，他们却是因自己与时间打输了一场仗而感到沮丧。 视时间为敌人的人一个最大的长处，便是洋溢着突破障碍的竞争精神。但与时间竞赛的人，是终究注定要失败的。其次，当一个人的心理经常处于竞争状态，他将难以充分体会经验、成就或喜乐。管理者也将难以生活在现在，因为他的心摆在了
40、下一场的战斗上。管理者视时间为敌人，就是重效率而不重效能。“效率”基本上是一种“投入产出”的概念。当管理者能以较少的“投入”获得同等的“产出”，或是以同等的“投入”获得较多的“产出”，甚至以较少的“投入”获得较多的“产出”时，则被视为富有效率。 自从泰勒于上世纪前倡导“科学管理”以来，效率的概念不但已经家喻户晓，而且逐渐成为鉴定好坏与判别对错的价值尺度，甚至在若干场合中还被当作一种追求的目标!效率之所以受到如此重视，恐怕应归功于管理学界对它不遗余力的研究与追求。从早期的“动作研究”、“时间研究”与“工作设计”到近期的“作业研究”、“计划审核术”等技术性探索，无一不是致力于提高效率。在可支配的资
41、源(包括时间)极度匮乏的情况下，讲求效率是明智和必要的，因为效率的提高足以减轻资源(包括时间)的浪费。可是，为了将“效率的提高足以减轻资源的浪费”变成事实，管理者仍要讲求“效能”。所谓效能，是指适合目标的设定，以及为完成特定目标所需的适合手段的选择。有效能的管理者不但能够制定适合的目标，而且能够选择适合的手段以完成既定目标。譬如当黑白电视机已处身于“生命循环”的成熟期，而彩色电视机正方兴未艾时，若管理者仍选定黑白电视机为目标产品，且不论其生产效率有多高，这种产品肯定要滞销。这样的管理者是无效能可言的。再如管理者为了推销女性化妆品，而在某一电视节目内从事产品广告。倘若该节目(此即完成目标的手段)
42、不受女性欢迎，则不论其收视率有多高，或广告费有多便宜，这种广告肯定无法实现促销的目的。这样的管理者也是无效能可言的。上述实例显示，倘若管理者只讲求效率而不讲求效能，则将因为目标无法实现而导致严重的资源浪费。这对讲求效率以避免浪费的管理者来说，真是一种莫大的讽刺!而令人遗憾的是，只讲求效率而忽视效能的管理者却比比皆是。当代著名管理学者彼得杜拉克有鉴于此，在1966年撰写了有效的主管一书，以呼吁管理者重视效能。在这一本书上，他很简明扼要地指出：效率是“以正确的方式做事”，而效能则是“做正确的事”。这两句名言，颇值得管理者三思。 尽管有许多管理者只强调效率而忽视效能，但仍有一些管理者却只强调效能而忽
43、视效率。如为了提高士气，有些管理者会不惜代价地要求冗员提前退休。这在短期内很容易收到预期效果，但在长期内则极可能演变成员工人人自危，致使士气反而较前低落。一旦管理者只讲求效能而不讲求效率，则势必无法长期确保所获得的效能。 由此可知，效率与效能不应偏废，但这并不意味效率与效能具有同样的重要性。管理者固然期望能同时发挥效率与效能，但在效率与效能无法兼得时，管理者首先应着眼于效能，然后再设法提高效率。难怪彼得杜拉克会斩钉截铁地说：“对企业不可缺少的是效能，而非效率。” 视时间为神秘物的人：囿于时间所加以的限制 视时间为神秘物的人通常都对时间高深莫测。他们对待时间的态度，与他们对待自己身体的态度极为相
44、似。除非等到他们的肠胃出毛病，否则他们不会意识到肠胃的存在或是肠胃的重要性。同样，除非等到他们对时间的使用受到限制，否则他们不会意识到时间的存在或是时间的重要性。 视时间为神秘物的人因为忽视时间所加以的各种限制，所以能够专心致志地工作。这未尝不是一种长处。但是，时间对绝大多数人特别是管理者来说都是吝啬的。除非他们真正了解到这种吝啬，否则他们将无法适当地从事时间的调配。 视时间为奴隶的人：长时间沉溺于工作 视时间为奴隶的人最关切的，是如何管理时间。“视时间为奴隶”的这种观念转化成管理者的一种行为，便是长时间地沉迷于工作，成为所谓的“工作狂”。 在各种各类的机构中，许多管理者的工作时间都很长，而且
45、职位愈高者工作时间愈长。管理者时时可以听到这一类的话：“一位基层的管理者如能在八小时内做好一天的事，他已算是一位能干的人物。但是一位高层的管理者如能在十小时、甚至十二小时内做好一天的事，则他应被视为特别杰出的俊才。 难道职位越高的管理者，他的工作时间将无可避免地延长?许多人对这个问题都给予了肯定的答复。理由是：当一个人在组织中职位上升得愈高，工作愈加紧要，其责任愈加重大，所以工作时间自然延长。可是，对这个问题的否定答复，或许更加令人信服：当一个人在组织中职位升得愈高，上级授予他的权力愈大，供他差遣的员工也愈多，因此工作时间不应随职位的升高而增加。 统计调查显示，每周工作时间超过五十五小时、甚至
46、六十小时的管理者大有人在。令人感到奇怪的是：这些长时间工作的人大多数都不认为自己工作过长。事实上，有些管理者只有等到心脏病突发、太太闹分居、或子女求见时，才领悟到自己的工作时间过长。 例外性的长时间工作并不足以产生不良后果，但是经常性的长时间工作则有不良后果。以下三种不良的后果很值得管理者注意： (1)研究发现，每天的工作时间一超过八小时，则生产效率将快速的递减。倘若这些研究的结果是可信的，则每周工作时间最好不超过四十八小时(按六个工作天计算)为好。 (2)长时间工作足以令人养成拖延的习惯。许多管理者对工作因保持着“白天做不完，夜晚还可以做；平时做不完，周末或礼拜天还可以做”的态度，于是使八小时可以做好的事被拖延到十小时才完成，五天可以做好的事被拖延到六天才完成。这不幸应验了帕金森所提出的“帕金森定律”。即如可供
