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1、语言礼仪规范（一） 语言文字，是人类用以表达思想、交流情感、沟通信息的特有工具。在日常工作与生活里，基层公务员不仅需要具备一定的语言文字的使用能力，而且还必须以此作为自身最为重要的交际工具。 俗话说：言为心声，字如其人。在平日运用语言文字时，基层公务员必须对其多加要求，恪守成规。所谓语言礼仪规范，指的就是基层公务员运用语言文字不能不遵守的一些成规。 具体而言，语言礼仪规范实际上体现于两个相互关联的不同方面。一方面，它对基层公务员说什么、写什么有所规范，此即所谓内容美。另一方面，它对基层公务员怎样说、怎样写也有所要求，此即所谓形式美。 运用语言文字时，基层公务员不能忽略其内容美，因为离开了内容，
2、其具体内容便无本可依。与此同时，对其形式美也应高度关注，因为内容体现于形式，形式表现内容。完全忽略了形式，语言文字的内容美便无从谈起。总而言之，基层公务员对语言文字的内容美与形式美应给予同等重视。 公文礼仪 公文，即相对私人文书而言的公务文书的简称。各级行政机关的公文，就是各级公务员在公务活动中所使用的书面文字材料。广义的公文还包括图表、录像、录音、物证等各种适应实际需求的内容。 公文是传达、贯彻党和国家的方针政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指示和商议工作，以及报告情况，交流经验的重要工具。公文具有严肃的政治性、规范的程式性、绝对的权威性、直接的实用性和明确的工具性等鲜
3、明的特点。 根据1993年11月21日由国务院办公厅重新颁布的国家行政机关公文处理办法，我国将现行行政公文分为如下12类13种，并对每一类每一种公文的具体内容、适用范围、适用对象都作了具体的规定。 命令 适用于依照有关法规发布重要行政法规和规章，采取重大强制性行政措施，奖惩有关人员，撤销下级机关不适应的决定等。 议案 适用于各级人民政府按法定程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 决定 适用于对重大活动或事项作出安排。 指示 适用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。 公告和通告 向国内外宣告法定事项或其他重要事项用公告；在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项则用
4、通告。 通知 适用于发布行政法规和规章，批转下级机关的公文，转发上级机关或不相隶属机关的公文，传达要求下级机关和有关单位需要周知或共同执行的事项，任免和聘用干部。 通报 适用于表彰先进、批评错误、传达重要情况。 报告 适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级机关的询问。 请示 适用于向上级机关请求指示、批准。 批复 适用于答复下级机关的请示事项。 函 适用于互不隶属的机关之间商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。 会议纪要 适用于传达会议情况和会议精神。 各级行政机关的公文在公务活动中发挥着极其重要的作用。 第一，公文具有法规和准绳的作用。有的公文本身就属于法
5、规文件，有的公文则是法规的具体化。它们对所涉及的对象都具有强制的约束力和规范作用，是个人和单位行动的准绳。 第二，公文具有领导和指导的作用。通过互行公文，上级机关可传达领导意图，下级机关则可遵照执行、贯彻领导意图。 第三，公文具有教育和宣传的作用。国家行政机关可通过公文进行自上而下的宣传，以达到教育、启示、动员、释疑解惑、说明的作用。 第四，公文具有联系和知照的作用。通过互行公文，各级行政机关可互相交流、沟通信息、了解情况、掌握实情，从而提高办事效率和领导水平。 第五，公文具有依据和证明的作用。公文是发文单位开展公务活动的记载，也是收文单位联系、开展工作的书面凭据，起着公认的立此存照的作用。
6、正是因为公文在国家行政工作中扮演着如此重要的角色，使得遵行公文礼仪成为基层公务员的一项基本职责。 公文礼仪，即基层公务员在撰制和办理公文时应当遵守的规范和惯例。我国公文礼仪的基础，即国务院办公厅重新颁布的国家行政机关公文处理办法。本节将从公文的撰制、公文的行文、公文的办理这三个方面对公文礼仪进行具体阐述。 一、公文的撰制 公文是国家行政机关的喉舌，也是联系政府与群众和各级行政机关的重要纽带。因此基层公务员撰制公文时必须严格遵守有关规定和要求，任何疏漏都有可能耽误公务的执行。 （一）内容要求 任何类型的公文，不论其发文机关和发文目的是什么，都应当在内容上遵循如下两条基本指导原则。 1.严守法规。
7、公文的观点和内容必须符合国家的法律法规，必须符合党和政府的方针政策。如果发现公文所需贯彻的领导意图与党和国家的有关政策法规相抵触，应及时向领导提出，并予以纠正。如果要提出新的政策规定，则应加以具体说明，切勿使之前后矛盾。 2.真实准确。公文所反映的情况必须真实、准确。不仅基本的事实材料要真实，而且具体的细节、背景、数据也要准确无误。这就要求基层公务员深入实际、密切联系群众、实事求是，要克服官僚主义、形式主义和文牍主义，更不可弄虚作假、敷衍了事。 （二）格式要求 公文是一种规范性极强的应用文体，因此基层公务员在撰制公文时务必要遵守具体的格式要求。 1.选择恰当文种。国务院规定的12类13种公文形
8、式，每一种都有近似但却有所区别的格式要求。因此，选择恰当文种是遵守公文格式的基础。 正如南朝刘勰在文心雕龙章表中所说：章以谢恩，奏以按劾，表以陈情，议以执异。各种公文体现的是不同的发文机关权限范围和行文机关之间的不同关系，反映了不同的发文目的。因此基层公务员在撰制公文时务必要根据本机关的职权地位和发文目的选择恰当文种，采取相应格式。 2.遵守具体格式。公文讲究格式，是公文管理标准化和现代化的必然要求，也是公文合法性的保障。概括地说，公文格式可分为文头、正文、文尾和标记这四部分内容。 其一，文头。文头包括文件名称与发文字号。文件名称，由发文机关名称加文件两字组成，如中共中央文件。文件名称往往用套
9、红大字印刷，被称为红头文件。发文字号，由发文机关代字、年号、文件顺序号三者组成。若是几个机关联合发文，一般只注明主发机关的发文字号。年号应由括注，而不能使用（）。 其二，正文。正文包括以下七部分内容。 一是公文标题。由发文机关名称、事由和文种三部分组成，应简要准确地概括公文的主要内容，体现发文主旨。例如公安部关于在全国公安机关开展向济南交警支队学习活动的决定。如果公文版头已注有发文机关，或已在文尾注明了发文机关，公文标题即可省略发文机关；如果难以用少量文字概括所发公文的内容，或公文内容较为简单，可省略发文事由。公文标题除法规、规章名称需加书名号外，一般不加其他标点符号，而以空格代之；标题字数太
10、多，分行书写时，注意不得将固定词语拆开分写。 二是主送机关。即负责受理或答复该公文的机关。上行文只有一个主送机关，即文件责任的直接承担者；下行文可有多个主送机关，书写于左首顶格处，按级别高低顺序排列。 三是正文。是公文的主体，表述公文具体内容的部分，写在主送机关名称之后。 四是附件。即附属于正文的材料，用于对公文的补充或参考。附件名称要在正文之后注明，附件本身既可单独成件，也可与文件主体装订一起投送。 五是发文机关。即公文的法定作者名称，应采用机关全称或规范化简称，写于正文或附件名称之后一定距离的右下方。如需以机关领导人名义行文，则应在领导人姓名前冠以职务。联合行文时，应将主发机关排列在前。
11、六是发文日期。用以表明公文的生效时间，写于发文机关下方，使用年月日全称。 七是印章。即发文机关对公文的效力负责的凭证，盖于发文机关名称和发文日期的字面上。 其三，文尾。文尾包括如下三个部分。 一是主题词。用以标示公文的核心内容，便于公文的计算机检索与管理。主题词不同于公文标题，其确定应从公文内容范畴、主题内容、特征和文种这四个方面入手，而不能简单地从公文标题中提取。国务院办公厅秘书局于1994年4月修订出版的国务院公文主题词表和中共中央办公厅秘书局于1998年8月修订发布的公文主题词表是目前标引主题词的重要依据。主题词一般不超过七个，每个主题词之间要空一格，写于发文日期之后，用黑体字印刷。 二
12、是抄送抄报机关。即除主送机关外还应了解公文内容的有关机关。上行文为抄报，平行文或下行文为抄送。 三是制发机构和制发时间。即公文的印制单位和时间，书写于同一行。单位居左，顶格；时间居右，顶格。 其四，标记。标记包括四个部分的内容。 一是秘密等级。按公文的机密性质，公文可分为内部文件、公开文件和保密文件三类，其中保密文件又可分为秘密文件、机密文件和绝密文件三等。秘密等级标在左上角，以醒目的黑体字印刷。 二是紧急程度。公文有紧急公文和非紧急公文两类，紧急公文又可分为急公文和特急公文两等。紧急程度应以黑体字标在密级上方。 三是阅读范围。即以工作需要和保密范围为依据所确定的公文的行文范围和阅读对象，写于
13、发文日期之后，主题词之前。 四是印刷份数。指该公文的实际印制数量，用括号标注在文件左下方。 另外，公文纸一般采用16开型（260mm185mm）于公文左侧装订。按惯例，开头应为35mm，地脚应为25mm，订口应为22mm，翻口应为25mm，版心内正文应有25行20列。特殊公文，如布告、通告等用纸大小可视实际需求而定。公文书写应自上而下、自左至右（见例一）。 例一 格式规范的公文样式 （三）语言要求 公文的语言虽然只是一个形式的问题，但却能影响公文的内容，对公文整体起到举足轻重的作用。哪怕是一个小小的文字或标点错误，都有可能影响对公文的理解和执行。因此基层公务员务必要注意公文撰制过程中的语言问题
14、。一般而言，要做到准确、朴实、简明。 1.准确。公文的语言要求准确，是指公文的用字用词要恰当，语句段落要通顺，数字标点要规范。例如，根据新颁布的国家行政机关公文处理办法，公文中的数字写法就应当严格遵守我国1987年2月1日颁布的关于出版物上数字用法的试行规定的要求。只有准确用语，才能如实反映客观事物，如实传达发文意图，使公文得以更好地理解和执行。 2.朴实。公文具有政治性和严肃性的特点，因此公文的语言应当力求质朴无华，少用描写和抒情的手法。要直话直说，不可拐弯抹角或以含蓄的笔法委婉地表达意思。 3.简要。公文语言的简要，是快速高效地传递信息的需要。冗长的公文不仅会让人望而生厌，而且不利于主旨的
15、突出和重点的把握。简明扼要是公文写作的一项基本要求。要使公文语言简要，就须开门见山，尽快道出主题，紧扣主题，摒弃套话，并学会熟练使用一套常用的事务性词汇，简要对事物进行表达。 二、公文的行文 行文即公文的运转，行文关系则是指公文运转过程中发文机关与收文机关之间的关系，也即各级机关之间公文的授受关系。 （一）行文分类 按照公文在各级机关之间的运行方向，可将行文分为三类：上行文、平行文和下行文。相应地，行文关系也可分为上行文关系、平行文关系和下行文关系三种。 1.上行文。上行文即下级机关向上级机关呈递的公文，一般可分为逐级行文、多级行文和越级行文三种。由于下级机关要对自己的直接上级机关负责，因此逐
16、级行文最为普遍。只有在特殊情况下才可采用多级行文和越级行文的方式。上行文包括报告、请示和议案三种公文类型。 2.平行文。平行文即互相没有隶属关系和业务指导关系，同级或不属同一系统的机关部门之间的行文。平行文多采用公函文件。 3.下行文。下行文即上级机关对所属下级机关制发的文件，一般可分为逐级行文、多级行文、直到基层行文这三种。下行文的文种较多，有命令、决定、指示、公告、通告、通知、通报、批复、会议记要等9种。 （二）行文规则 各级机关之间互相行文时，务必要遵守如下一些规则。 1.行文机关应明确发文权限，在自己的职权范围内制发公文。对超出自己权限的待处理事项，应行文商请职权部门发文或双方联名行文
17、，不可越俎代庖。越权而行之公文没有任何权威和约束力。 2.下级机关应向自己的直接上级机关负责，不可随意越级向上行文。如有特殊情况必须越级请示，则应抄报所越机关。上级机关如有必要越级向下行文时，亦应同时抄送受文机关的直接上级机关。 3.受双重领导的机关上报公文，应根据内容写明主报机关和抄报机关，由主报机关答复请示的问题。上级机关向受双重领导的下级机关行文时，应同时抄送另一上级机关。 4.贯彻党政分开原则，实行党政分别行文。凡属政府的工作，应以政府名义行文；凡属党委的工作，则应以党委名义行文。 5.若待办事项涉及多个机关的职权范围，或多个机关遇有相同问题需请示和报告时，各机关可联合行文。联合行文的
18、各方应是同一级别。各部门若对某一问题未形成一致意见，均不得擅自向下行文。 6.经批准在报刊上发表的行政公文，应被视为正式公文而依照执行。如不另外行文，发文机关应在报刊上发表该文时加以注明。 7.本着精简高效的原则，严格控制发文的数量、投送范围。尽量减少行文的中间环节，不重复行文。 三、公文的办理 依照国家有关规定：公文办理一般包括登记、分办、批办、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归档、销毁等程序。一般而言，公文办理是指各级行政机关和公务人员在收到公文后对它进行的办复。 （一）基本要求 基层公务员办理公文务必须遵循准确、及时、安全三项基本要求。 1.准确。所谓办理公文要准确，是指
19、办理公文的每个环节都要井然有序，办理公文的顺序要合理，衔接要紧凑，办理的形式和方法要力求规范、标准。 2.及时。为提高办事效率，基层公务员办理公文时务必要及时，要避免因公文误期而影响工作。一是要强化时间观念。公文能办就办，说办就办，养成限定时间内办好公文的良好习惯，不可拖拖拉拉、办办停停。对于紧急公文，更须及时处理。二是要缩短运转周期。公务人员要尽量缩短公文的传递、留办时间，促进公文高效运转，避免在公文传递过程中浪费不必要的时间。三是要简化办文程序。要尽量减少公文办理所需的手续和环节，防止因环节复杂、程序繁多而导致的效率低下。 3.安全。基层公务员在办理公文时要恪尽职守，确保经办公文的安全。这
20、里的安全有两层含义。一是指要确保公文物质上的安全，防止公文受损或遗失。这就要求不可乱堆、乱放、乱叠公文，以免受到过多的磨损；要做到防潮防火防蛀，延长公文寿命。二是指要确保公文政治上的安全，严守国家机密。要积极做好保密工作，开展保密教育，做到有备无患，防止国家利益受损。 为了确保公文的安全，各级领导务必要端正态度，充分认识公文安全的重要性；要经常性开展公务员业务培训，提高基层公务员的素质和能力。 （二）收文程序 收到公文后，基层公务员一定要按程序对其进行处理。 1.登记。各级行政机关在收到公文后，务必要对所收公文进行登记。各种公文一般可按上级文件、下级文件、需承办文件、一般性文件4个类型分类登记
21、。登记内容包括收文序号、收文日期、来文单位、来文标题、密级、领导批示与承办情况、归卷号及备注等。收文登记时字迹要清晰工整，平件、密件要明确区分，急缓程度要严格分清。登记的基本要求是准确、详实。 2.拟办、批办。拟办即基层公务员在收到来文后提出初步的办理方案或建议，供领导参考。拟办意见应简明扼要，并可随同附上与来文有关的材料，交领导参看。 批办即机关领导对需要办理的公文进行批示，提出执行、办理的原则与方法，并签署姓名与日期。批办要及时、迅速，批示的意见要明确、具体。 3.承办。承办即基层公务员根据领导批示意见，对公文的具体执行办理。承办时应当统筹规划、妥善安排。要分清来文的主次缓急，有步骤有计划
22、地办理，优先办理重要的公文。一般而言，特急件应随收随办，当时或当天办结；急件也应随收随办；限时处理的公文当以规定时间为限，不得拖延；其他一般公文也应尽快办理。 4.催办。催办即对公文办理的督促与检查，主要是指在收到公文后，对本机关各承办部门的公文处理工作进行监督与检查。各级行政机关应建立健全机关公文催办系统和催办的登记、分层逐级汇报制度，以落实催办工作。 信函礼仪 信函，是书信的正式称呼。在人际交往中，信函是一种应用极为广泛的书面交流形式。对于广大基层公务员而言，信函在实际工作中扮演着举足轻重的角色。因此，每一位基层公务员都必须熟练掌握信函的书写和使用规范。 尽管公务信函和私人信函都属于信函的
23、一种，但由于适用范围和使用目的大相径庭，两者在书写和办理上存在很多不同之处。本节拟就公务信函的格式和内容、回复和保存等方面需要严格遵守的规范要求作出具体阐述，并举例说明特殊公务信函的书写方法。 一、内容与格式 信函的最大功效和目的在于传递信息，因此其内容必须完整无缺，其表述必须准确清楚，如果信函的内容不够完整，表述不够规范，甚至词不达意，就难以准确有效地传递信息，进而延误公务的开展，而且耗费读信者不必要的时间和精力。 而要使信函的内容完整无缺，表述准确清楚，关键一点就在于要严格遵守信函的书写格式。信函的格式如同信函的骨架，贯穿信函始末，支撑起所有的内容。没有完整而准确的信函格式，信函就像是散了
24、架的机器，没有任何功效和意义。 公务信函的格式与私人信函大致相同。具体而言，可分为笺文格式和封文格式两方面。 （一）笺文格式 笺文，即写于信笺上的书信内容。笺文一般由抬头、启词、正文、祝词、落款以及附言等几部分组成。 1.抬头。它是对收件人的称呼，于信笺首行顶格书写，并且单独成行。基层公务员在书写公务信函的抬头时，通常适用的称呼有如下几类：一是以姓氏加上称谓词作称呼，例如黄先生、耿同志等，这类称呼显得较为自然；二是以姓氏加上职衔作为称呼，例如赵科长、林主任等，这类称呼多用于关系一般的交往双方之间；三是以字号相称，文人雅士多有字号，平辈之间采用字号称呼是较为正规、讲究的做法。 称呼之前，可加一些
25、适当的形容词，如尊敬的、敬爱的等；称呼之后亦可加一些适当的提称词。提称词多用于以书面语言写成的信函中。使用提称词应注意使之与称谓配合使用。例如对尊长应用尊鉴，对平辈应用惠鉴，对晚辈应用青鉴，对女性应用涉鉴，等等。 2.启词。启词是正文之前的开场白。既可表示客气寒暄，也可提示写信原因。启词应于抬头之下另行空两格书写，一般应单独成段。 公务信函的启词应力求篇幅简短，不可过于啰嗦。采用您好一类的简略启词可使之成为正文首句，而不必单独成段。 3.正文。正文是书信的主体部分，是写信者叙述的正事所在。为方便阅读，正文可酌情分段，每段句首空两格，转行后顶格书写。 正文虽是公务信函的主心骨，但亦应力求简明扼要
26、，以简单的语言说全、说清书信的主旨。切忌啰啰嗦嗦、拖沓冗长，甚至词不达意、文不对题。 正文的语言要求平实朴素但不失礼貌优雅。语言的朴实是基层公务员人民公仆形象的内在要求；语言的优雅则不仅体现着一个人的修养，而且也体现着对交往对象的尊重。如果语言过于粗俗、枯燥，不仅会使自己在交往对象眼中的形象受损，而且还会被怀疑不尊重对方。 4.祝词。祝词即写信者在笺文结尾向收信者所表达的祝愿、钦敬、勉慰之语。祝词一般包括两部分内容。一是应酬语，即笺文结尾特以一两句话结束正文的语句。应酬语应当简洁而自然。有时亦可同时再用一些敬语，以示谦恭，如草此、肃此、敬此等。二是问候祝福语，即出于礼貌而对收信人所作的不可缺少
27、的祝颂或问候。如敬颂春安、即颂大安、祝您成功等。书写时应字斟句酌，具体对象具体对待。 祝词的书写格式要求较严。如果祝词较多，可单独成行，空两格后书写。也可将祝词分成两部分书写，其法有二：一是将敬颂、敬请一类词单独成行，前空四格，而将春祺、大安一类词另行顶格书写；二是将敬请、敬颂一类词置于正文末句之后，不另行书写，则将大安、春祺一类词另起一行顶格书写。 5.落款。落款包括署名和日期两部分。署名应位于祝词之后另起一行的右方。若有写信者领导或同事的附问或写信者对收信者领导或同事的致意，则应另起一行书写，或直接写于署名之后。 一般而言，日期应具体到年月日，有时可只写月日。日期可写于署名之后，只空一格；
28、亦可另起一行，写于署名的正下方。 6.附言。附言是写信者对正文的补充。附言往往以又、另一类词引出，或不写引出词，而以又及、再及一类词结束。 附言应在署名与日期之后另起一行空两格书写，且不必分段。附言力求简洁，无需另用信笺。切勿在信笺的上下左右乱写附言，令人眼花缭乱而不知所云。 （二）封文格式 封文，即写在信封上的书信内容。国内邮寄信函、国际邮寄信函与托人代转的信函，其封文有着不同的具体格式内容。 1.国内邮寄信函。在交付邮寄的国内信函信封上，应先在左上角写清收信者所在地的邮编。然后另起一行书写收信者的详细地址。收信者姓名应以稍大字体书写于信封的正中央。信封的右下方，应写清寄信者的地址、姓名（有
29、时可只写姓氏）以及邮编。 2.国际邮寄信函。在交付邮寄的国际信函的信封上，收信者的姓名、地址和邮编应写在信封正面的中央偏右下方；寄信者的姓名、地址和邮编则应写在信封正面的左上方或信封背面的上半部。书写的具体顺序应是姓名、地址、邮编、国名。书写地址时应自小而大，与国内写法相反。书写时应尽量使各行文字左右对齐。 3.托带信函。在托人带交的信封上，内容一般较为简洁。信封左上角可视具体情况写上专送、面交等字样。收信者地址、姓名写法不变。如托带人知道收信者地址，可以不写地址而只写姓名。信封右下角一般只注明写信者姓名，不必写其地址。收信者和写信者的邮编均不必写。 不同的信函封文除了上述不同的格式要求外，还
30、有许多普遍的规范和要求，基层公务员应当严格遵守。 一是信封款式。信封有直式和横式两种。直式信封以中间印有红色长方框的最为适宜；横式信封则以纯白色为佳。吊唁用的信函，当使用素色信封。 二是封文字体。封文字体的书写，可用钢笔、圆珠笔、毛笔等，但切勿使用铅笔。颜色则以深蓝色或黑色为佳，忌用红色、绿色等彩色笔书写。写给长辈的信，应以端正的字体书写，以表尊敬。 三是封文称呼。封文上的称呼是供邮递员或捎信人对收信者称呼之用，因此必须采用邮递员或捎信人所能接受的称呼。先生、同志或其他以职衔所作的称呼是普遍适用的，但切勿采用表示亲友、辈分关系的称呼，如姥爷、四叔等。 四是邮编邮票。为便于邮局作业，寄信人务必要
31、使用带有邮政编码的标准信封。书写要清晰工整，一字一格。 直式信封的邮票应粘于信封的左上角，横式信封的邮票则应贴在右上角。邮票应贴得端端正正，给人以尊重、踏实之感。寄航空、挂号等信函时，需加贴标签。标签应粘贴端正。 二、回复与管理 对于公务信函的发送者而言，重要的是信函的撰写；而对于公务信函的接收者而言，重要的则在于信函的回复和管理。 （一）回复信函 使用公务信函必然是有事要谈，有事要办。公务信函在发出后能否及时无误地送到预定对象手中，是发信者最牵挂的事。因此，基层公务员在收到公务信函后，务必要以适当的方式予以及时回复，以示对对方的尊重。 1.回复及时。基层公务员在收到公务信函后应尽快回复，切不
32、可拖拖拉拉、懒散对待，甚至不予理睬和回复。否则便会被视为官僚主义和不尊重他人的表现，导致发信者忧心忡忡，公务也不能及时办理。 2.回复方式。公务信函的回复应遵循照旧原则，即以函复函。如果因故改变回复方式，应向对方道明原因。为尽早消除对方的担忧之情，可在收到重要信函后先挂电话告诉对方信函已收到，然后再及时复函。 复函时除对对方的提议、要求作详实答复外，还应告之所收到的是何时所发的信函，我方又是何时收到的。这是为了防止有的信函半路走失却未能及时发现。如果双方信函往来频繁，更有必要这么做。如告诉对方：您于3月6日发出的信函，我在11日收到了。 3.解释延误。基层公务员在收到公函后，如果当时确实无法及
33、时回复，则必须先电告对方，并致以歉意，向对方解释原因，然后再抽时间予以回复。 如果在回函时遇到困难，例如对方所提要求超出了本人力所能及的范围，切不可不予理睬、束之高阁，甚至在日后与对方见面时表示并未收到。即使帮不了忙，也应尽早答复，并致以歉意。要表现出坦诚的态度，以便早让对方另做安排。 （二）妥善管理 每一封公务信函都可算是各级行政机关开展公务的重要文件或资料，即使在回函之后也有一定的参考和保留价值。因此，基层公务员必须加强对公函的管理。 1.严格保管。基层公务员应当对收到的公函进行分类整理，妥善保存于安全之处。按照常规，未经允许或批准，基层公务员不得将公函进行公开传阅或发表。涉及党和国家机密
34、的信函，更应严格管理，不得随意进行口头扩散或书面引用。 2.定期销毁。对于那些没有保存价值的信函，基层公务员可予以定期销毁。根据有关规定，销毁信函应经过鉴别和主管领导批准，并应登记在册。销毁时应有专人在场监督，保证不丢失、不漏销。销毁应当完全、彻底，不遗漏。 切勿将信函随便当作垃圾扔掉，或当废纸卖掉。也不可随便挪作他用，如作物品的包装、孩子的玩耍之物等。 三、特殊的公函 除了上述一般的公务信函之外，基层公务员还会在工作中经常遇到一些有特定目的和使用场合的公函，例如祝贺信、感谢信、慰问信、邀请信等。每一种特定公函都有相应的写作规范和使用要求，基层公务员应当予以严格遵守。 （一）祝贺函 祝贺函简称
35、贺信，即在对方取得重大成绩、有了喜庆之事时向对方表示祝贺的信函。 1.格式要求。祝贺信函一般由标题、称谓、正文、落款四部分构成。标题即在首行正中位置书写的贺信两字。称谓即被祝贺单位或个人的名称。落款即发函者的署名及发函日期。 祝贺信函的正文由三部分构成：一是以简要的篇幅向对方表示热烈祝贺，写清向谁祝贺、为什么祝贺等。二是祝贺的内容，即所贺之事的重大意义。三是发函者的希望和祝愿。上级写给下级的可写希望、要求；写给会议的，则可用祝大会圆满成功等话语。 2.注意事项。祝贺信函的语言要充满热情、喜悦之意和温暖、愉快之感，并给人以鼓励和希望。颂扬与赞美之词要恰如其分，不能过分夸大或拔高。祝贺信函的发送要
36、及时，要赶在有关活动的前边。 （二）慰问函 慰问函是机关单位或个人对某人、某集体表示慰问而写的信件。在对方取得突出成绩时，或在对方遇到困难、遭到不幸时，均可以写慰问信表示慰勉、鼓励、安慰和同情。 1.格式要求。慰问函的构成同祝贺信基本相同，在格式上也很相似，只是正文内容有所区别。 慰问函的正文由两部分构成：一是慰问的背景和原因，并致以诚恳亲切、充满关怀之情的慰问之语。二是对对方辛劳的工作或所受的遭遇表示深切的同情和慰勉，或对对方所取得的重大贡献和所具有的某种精神表示褒扬和嘉奖。 2.注意事项。要根据不同对象用不同的写作素材及慰勉用语。感情要真挚热情，充满亲切之情。文字简练，篇幅须短小。 （三）
37、邀请函 邀请函又叫请柬，也称请帖，是单位、团体或个人邀请有关人员出席隆重的会议、典礼，参加某些重大活动时发出的礼仪性书信。它不仅表示礼貌庄重，也有凭证作用。 1.格式要求。请柬一般由标题、称谓、正文、落款四部分组成。 标题即用大字书写的请柬两字，在第一行中间，或者占用一页，当作封面。 称谓即被请者的单位名称或姓名，另起一行或一页顶格书写，姓名之后写上职务、职称等，如同志、先生、教授、经理、主任等。 正文应写清活动时间、地点、内容、要求，并用敬请参加、敬候光临、敬请届时光临等语结束。 落款即发函者的署名与发函日期。 2.请柬的形式要美观大方，不可用书信纸或单位的信函纸草草了事，而应用红纸或特制的
38、请柬填写。所用语言应恳切、热诚，文字须准确、简练、文雅。 条据礼仪 条据，即人们在工作与生活中为证明或说明某种事由而留给他人的便条。条据即是便条的正式称谓。 基层公务员出于工作需要，经常会给别人留下，或者要求别人给自己留下某种条据。条据是基层公务员接触较多的一种应用文体。 条据虽然短小，但却有着很多具体的规范和要求。这些规范和要求即本节所述的条据礼仪。条据礼仪的总体要求，就是要根据不同的类别遵守相应的写作和使用规范，在说明事实、维护己方利益的同时对收据者表示谦恭友好、不卑不亢的态度。 基层公务员日常接触的条据可按用途和目的的不同划分为凭据性条据和说明性条据两大类。各类条据既有着各不相同的具体规
39、则，也有许多大致相同，需要共同遵守的基本要求。 一、基本的要求 基层公务员在立据时，所立之据不论是凭据性的，还是说明性的，都必须严格遵守一些共同的规范性要求。 （一）立据态度 基层公务员所立之据多使用于平辈之间，而且更多地使用于熟人之间。但本着认真负责，严肃规范的工作态度要求和空口无凭，立此为证的凭据性特征，基层公务员在立据时必须端正自己的态度，其总体要求就是要做到认真负责。 具体而言，基层公务员不能碍于熟人的面子，该立据时不立据，所立之据模糊难辨，甚至令人有空子可钻，或立据之后不妥善保管，等等。 执照公事公办的原则，基层公务员务必要认真立据。各类各据的组成部分须齐全，不可有所疏漏。在署名时应
40、由立据者亲笔签上自己的真实姓名，必要时应在签名之后加盖私章或摁手印，以示负责。条据最后还要写明立据的详细日期。 （二）立据语言 条据的语言应符合简单、准确两大要求。 1.简单。条据实质是对书信的简化。能以条据形式表达的内容通常都是简单的内容，复杂的内容不宜用条据表述。一般情况下，一张条据只能说明一件事，切勿一据多事。相应地，条据的语言也应简洁明了。能清楚表述条据内容的最简语言是最适宜的语言。切勿拖沓冗长，也不可过分简单而致使表述不清。 2.准确。条据的语言应当准确无误，不可在条据上涂涂改改、乱增乱删。尤其是涉及到关键内容的文字和数字，务必要保持整洁，不能有任何涂改。若发现遗漏或错误，应另立一据
41、。在书写金额数量时，应采用大写汉字，如壹、叁、仟等，而不能采用小写汉字，如一、三、千等，更不能使用阿拉伯数字。 （三）立据用具 基层公务员在立据时为确保条据的有效性，应选择整洁耐用的工具。 对于条据写作时所用的纸笔，虽不必过于挑剔，但也须有所选择。条据的用纸应当整洁、干净、耐折、耐存，污损、折皱、不易书写、不易保存的纸张不宜用作立据。立据时最好选用钢笔或毛笔，配以黑色、蓝黑色墨水或墨汁书写。不宜选用不易保存笔迹的铅笔、圆珠笔以及有失庄重感的彩色墨水或墨汁。 （四）条据保管 任何条据都是用来证明或说明某项事由的凭据，都有其存在的意义和价值。因此，基层公务员务必要对收到的条据进行妥善保管，有时还应
42、在给他人立据后留有样据，以便日后核实之用。 基层公务员应当对自己经办的所有条据统一处理、妥善保管。要将各类条据分门别类保管，存放条据之处要固定而安全，以便日后查阅。事情办完之后需要销毁条据的，应当及时地当着收据者的面予以销毁。 二、具体的规范 条据可分为凭据性条据和说明性条据，而这两大类条据又可根据功能的不同再细分为各类条据。每一类条据的撰写和使用都应当遵守一定之规。 （一）凭据性条据 凭据性条据，指的是为证明某一事实或契约而出具的条据。凭据性条据一般要求出据者在某一事实或契约发生前写作完毕，并交由接收者作为一种信誉的保证和凭据加以保存。凭据性条据通常由标题、正文和落款三部分组成，其种类大致有
43、借条、欠条、收条、领条和发条等几类。 1.借条。借条又叫借据，是指在借到个人或公家的钱物时所写的条据。借条是一种非正式契约，通常在归还了钱物后，由立据者收回或当场销毁。 若是向个人借钱借物时所写的条据，借方可只写一张借条；若是向公家借钱借物，借方须写两张借条，借方和公家各保留一份。 借条上应标明借条二字。正文中应明确写清借了什么、借了多少、归还期限等内容。向公家借钱借物还应写明其用途。最后须在借条后面签名盖章、标上日期。 2.欠条。欠条实质是借条的一种特殊形式。如果借方在归还所借钱物时，只能归还其中一部分而不能全部归还，则应立下欠条。有时，在借用了钱物之后补写的用作凭证的条据亦可称为欠条。欠条
44、的格式、份数、处理方法与借条大致相仿。 3.收条。收条有时或称收据，指在收到其他个人或单位的钱物后，专门立下的凭据，交给对方。收条可写一份，也可采用两联单或三联单的形式以便日后核实之用。其中第一联是存根，第二联或第三联在加盖公章后交由付方，作为其回单位的报销凭证。 归还钱物时，如果被借方不在场，而由他人出面代为收下时，代收者应出据收条。此类收条亦被称为代收条。若被借方在场，则只需交还给借方借条，而不必出据收条。 4.领条。领条即个人或某一机关单位向另一机关单位领取钱物时，领取时给发放钱物者留下来保存的条据。如果是代替他人领取钱物，则应注明代领二字，并写上代领者与被代领者的姓名。 5.发条。发条
45、即机关单位在发放钱物时写给领取者的条据。发条不同于发票。发条往往限于零担小卖的小额货款或单位内部发放钱物，仅是一种收付钱物的简单凭证。而发票则是由国家税务部门统一印制的，有严格的规范样式。 （一）说明性条据 说明性条据，又称函件式条据，通常指用来传递信息、道明原委的条据。其作用主要是向他人解释、说明某一事情，或向他人发出请求。因此说明性条据具有更强的礼仪规范，要求在措词用语甚至使用上都要表现得谦恭、礼貌。 说明性条据一般不写标题，但请假条除外。条据开头都有称谓，随后的正文、致敬语和落款一应俱全，与一般书信相同。 说明性条据主要有请假条、留言条、托事条、便函等四类。 1.请假条。请假条是指因病、
46、因事而不能上班或不能按时上班，或者不能参加某项预定活动时撰写的用以说明原因的条据。请假条应由本人亲自撰写，若因故由他人代写的，应加以说明。机关单位应将基层公务员的请假条妥善保存，作为考勤依据，以便日后核查。 请假条除应写上标题外，其余格式与书信相似。正文中应详细说清请假原因和请假的起止时间。正文结束时应礼貌地写上望予以批准、恳请准假之类的话语。 2.留言条。留言条是指在专程拜访他人时因故未能与其见面，或是不能久候他人而先行离去时撰写的，向对方说明并道清事由的条据。留言条可托他人代交，也可置于交往对象易见之处。 书写留言条时不必加标题，正文中应当多用礼貌用语，不可因未见到对方而有所抱怨。留言中应说清事由，或留下再次联络的方式。尤其是当双方从未打过交道时，更应详实告诉对方自己的姓名、身份及联络方式。 3.托事条。即委托他人帮忙办理某事时写的条据。由于托事条的目的往往是有求于人，因此在撰写时务必要委婉用语、礼貌用语。托事条虽无需标题，但仍应详实说明所托之人、所托之事、具体要求及本人身份等。托事条往往由他人代为转变。 4.便函
