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1、第四部分行 政 制 度制度管理规定一、权责（一）公司制度体系中制度起草、修改、审核、颁布、督查及管理、组织等工作由综合管理部负责。（二）各部门、中心、子公司负责起草、修改、审核本部门工作指南。二、内容（一）概述本规定主要说明公司制度体系起草、修改、审核、颁布等管理事项。公司质量管理体系、环境管理体系、标准化管理体系文件管理事项不在本规定范围内，质量管理体系、环境管理体系和标准化管理体系文件的编制、审核、批准、发布、修改等控制办法详见有关文件和资料的控制程序。（二）公司制度体系内容公司制度体系含管理手册和工作指南。管理手册包含员工手册、领导职责、人事制度、行政制度、财务制度、安全制度、业务制度等
2、内容。工作指南包含各部门、中心、子公司的定岗、定编、定职和工作制度等内容。（三）管理手册的管理1管理手册由公司组织专门起草小组起草。日常管理出台要归编进管理手册的制度由各归口综合部门组织起草，交综合管理部初审后，提交总裁办公会审议。2.管理手册的审批权归总裁办公会。综合管理部负责征集管理手册实施中存在问题及建议，初审筛选后提交总裁办公会讨论，并根据讨论结果进行修改。3.管理手册经总裁办公会通过修改意见后，由综合管理部发布修改通知，按公文发文手续，逐级会签经总裁签发后，同时在MIS系统中对管理手册电子文档进行修改。4.管理手册中有关董事会议事规则及相关证券事务制度，由董事会办公室负责起草及修改，
3、提交董事会讨论通过后由综合管理部及时颁布。（四）工作指南的管理1.工作指南由各部门、中心、子公司负责起草，内容与公司管理手册相配套，是管理过程中具体实施细则。2.工作指南的审批权在各部门、中心、子公司办公例会。由各部门、中心、子公司提出的工作指南修改意见逐级经分管副总裁或子公司总经理审核同意后，书面报综合管理部备案。综合管理部依据管理手册进行审核无误后，及时在MIS系统公告栏中出更改公告并对工作指南电子文档修订上传。3.工作指南在实际执行中，如有必要由部门制度升级为公司制度，归编进管理手册，各部门书面提出申请经综合管理部初审通过后，提交总裁办公会审议批准。（五）其它1.任何员工均可以对公司管理
4、手册和工作指南提出修改意见和建议。修改意见书面报各部门、中心、子公司负责人，初审通过后，按管理手册和工作指南修改、审核、颁布的程序进行完善。2综合管理部应及时将管理手册初审意见和工作指南的审核意见反馈给相关部门、中心、子公司，如有异议可提交总裁办公会审议。三、本制度解释权归综合管理部。合同管理制度 一、权责（一）承办合同的各部门、中心、子公司负责签约主体资格的初审；负责商务谈判及填制、起草合同。（二）计划财务部负责合同中涉及金额、支付方式、赠送、折扣等与财务有关条款的审核；负责合同印花税的缴纳；负责合同生效后财务条款的执行和监督。（三）综合管理部负责合同签约主体资格审查；负责合同条款合理、合法
5、性的审查；负责合同用印；负责合同的归档保存。二、内容（一）合同谈判和起草1.本制度所述合同指以股份公司、具备独立法人的分支机构名义对外签署的，由公司承担其相应权利义务的各类契约，包括各类采购合同、产品销售合同、合作协议、保险合同、运输合同、应标书、委印单、技术合同、劳动合同、保密协议、贷款协议、担保协议、租赁协议等法律文件。2.承办部门在合同签订前，应对合同对方的资信进行全面审查，对对方的资金、设备、产品质量和信誉等情况进行必要的调查了解，包括是否具备法人资格、履约能力、资信状况、对方签约人是否获得授权等。要求对方出示或提供营业执照、税务登记证、银行帐号等证明文件或信息，必要时可要求对方提供担
6、保。3.对于长期合作协议、长期定点合同、保险合同，以及金额较大的应标书、进口材料、设备采购等重要合同，承办部门应会同相关部门组成谈判小组进行合同谈判。4.综合管理部将会同各有关部门针对公司主要业务类型制作合同范本。已提供合同范本的，承办部门签约时应尽量采用合同范本，不得随意修改合同范本。如确需修改，应将修改后的合同范本提交综合管理部审批。合同范本须符合工商行政管理部门的规定。5.承办部门也可根据需要自行起草合同，起草合同一般应具备以下条款：标的、数量和质量、价款或报酬、履行期限、履行地点和方式、保密条款、验收条款、违约责任、争议解决办法、适用法律等；涉及知识产权的，应包括知识产权条款。6.购销
7、等合同内容应包括货物（标的）名称、规格、型号、计量单位、数量、质量要求、价格、交货期、交货地点、付款方式、付款期限、验收办法、违约责任等。物资采购合同必须注明发票种类和税率。（二）合同审核程序公司签订合同均应当填写合同审批表（附件1），并按以下程序办理：1.合同经办人将草拟的合同逐级上报至最终审批人，必须经综合管理部会签，涉及财务的必须经计划财务部会签。已形成合同范本的可不再会签。2.合同涉及本综合部门或分支机构之外条款、事项的，需提交相关部门、机构审核并会签的。会签部门、机构如有不同意见，应与承办部门协商。协商一致的，修改相关条款；未达成一致的，在合同审批表中提出明确的会签意见。3.综合管理
8、部对与法律有关的合同条款及合同是否合理、合法等进行审核修改，并签署审核意见。对综合管理部提出的法律意见，承办部门、机构应予执行，如有异议或因特殊情况无法执行，最终未达成一致意见的，由股份公司总裁决策。4.与总行、总局、集团总公司、国家各部委、省厅局以及长期合作单位等签定长期合同和协议，按审核程序逐级批准签定合同和协议。在此合同、协议框架范围内，如是各省、市分别采用委印单、电话、传真等方式分批订货的，且价格达到公司指导价或股份公司特批价格，经生产部门确认后，此类合同可先期执行。如需签定合同的按照合同管理规定的程序审批，补办合同。价格发生变化，达不到公司指导价或特批价的，须按合同管理规定的程序审批
9、。 5.各会签部门必须讲求高效，不可拖办、迟办。无特殊情况，各部门会签应在2小时内完成。（三）合同审批权限1.根据工作需要，合同审批可采取授权方式。授权方式为法人委托书或股份公司相关制度规定的权责，明确规定授权范围、权限和有效期限，经授权的合同最终审批人对签定的合同负全责。2.销售合同、采购合同标的在500万元以下的，最终由股份公司分管副总裁或子公司总经理审批。标的在500万元以上的，最终由股份公司总裁审批。3. 500万元以下的借、贷款协议，公司对外经营性合作协议及战略性合作协议最终由股份公司总裁批准。4公司所有担保协议及500万元以上的借、贷款协议必须经股份公司董事长审批。5.其它合同、协
10、议由分管副总裁或子公司总经理审批。6.银行转贷由财务总监批准。(四)合同的用章1.合同按规定程序经最终审批人审核签字后，由承办人填写用印申请表，交综合管理部监印人核对后盖章。2.签订合同应加盖公司合同专用章。特殊情况需加盖公章的，应向最终审批人说明后，按公章使用程序执行。（五）合同履行、变更和解除1.合同生效后，应按合同约定全面履行合同。合同履行过程中交付、验收以及其它履行行为都应取得相应的书面凭证。2.合同签订之后履行之前，如有确凿证据证明对方完全没有履行能力或根本不准备履行合同，承办部门应在一个工作日内以书面形式通知综合管理部，协商处理措施，避免公司损失。3.合同履行过程中，如确需变更或解
11、除合同，可以按照合同约定或有关法律规定提出变更和解除合同，采用书面形式报综合管理部审批。（六）合同纠纷1.合同在履行过程中发生下列情况，承办部门应在一个工作日内填写法律纠纷登记表（附件2）报综合管理部备案（未在一日内备案的，在“备注”栏中说明），并提交有关材料：（1）合同在履行过程中产生纠纷或涉嫌合同诈骗的；（2）对方已提起诉讼或通知要提起诉讼的；（3）对方应履行而实际未履行合同或没有完全履行合同有可能造成公司重大声誉损失的；（4）其它认为应通报综合管理部的情况。2.经综合管理部认定是合同诈骗的，应及时向公安机关报案。3.综合管理部接到法律纠纷登记表后，应在3个工作日内作出回复，并与报送合同纠
12、纷的部门、中心、子公司共同拟订解决方案。报送合同纠纷的部门、机构应积极配合执行。（七）合同保管和归档1.所有合同公司应保留两份，一份报综合管理部，一份留承办部门。其中如设备采购合同、财产保险合同、合作协议、租赁协议等涉及财务条款的重要合同，应以复印件交一份给计划财务部备存。2.综合管理部应建立合同管理台帐（附件3），对承办合同进行登记、编号、存档，存档资料除包括合同文本、附件、合同审批单外，还包括与合同有关的来往信函、电话记录、传真、票据、图表、音像资料及双方变更或解除合同的协议等。3.由我方先盖章的合同，应在15个工作日内将两份经对方加盖印章的合同原件一份报综合管理部，一份留承办部门。4.合
13、同因故没有签约的，应自我公司盖章之日起15个工作日内将有我公司印章的合同原件全部退回综合管理部。（八）其它合同审核人员应充分调查、咨询、核实相关事项，如因工作失职给公司造成损失，将追究有关人员的责任，给予相关的处罚，并保留追查法律责任的权利。三、本制度解释权归综合管理部。附件1：合 同 审 批 表年 月 日申请部门/中心/子公司计划签订日期合同类型业务合同 劳动合同 其它合同合同名称合同编号页数份 页/份是否含附件是否合同对方名称合同内容要点经 办 人申请部门负责人所在部门/中心/子公司意见会签部门/机构意见法务意见分管领导意见总裁/董事长意见备 注注：1.该表由经办人填写后，附合同正式文本按
14、照审批流程逐级审批。 2.合同内容要点请填写合同标的、数量、金额、付款方式、履行期限、地点、违约责任、争议解决办法等主要内容。附件2：法律纠纷登记表编号： 年 月 日案由涉及金额送案部门对方名称法定代表人经办人对方地址联系方式对方联系人联系方式案情简介进展情况送案部门处理建议综合管理部处理建议备注：附件份页附件3：合同管理台帐申请部门： 年 月 日日期编号申请人合同名称对方单位合同内容摘要合同期限金额附件名称及页数印章管理制度一、权责（一）股份公司公章、合同专用章、法人代表签名章；子公司公章、合同专用章；综合部门和中心的印章由综合管理部负责管理。（二）股份公司财务专用章和法人代表名章；子公司财
15、务专用章和法人代表名章由计划财务部负责管理。（三）申请用印按印章审批权限执行。（四）印章保管人（监印人）对正确使用印章负责。二、内容（一）印章使用范围1.以股份公司或子公司名义向外发的公函、便函、报告、证明和以公司名义下发的文件、通知、通告、决议、决定、会议纪要一律使用公章。2.公司介绍信、工作证；上报的各种文字材料、统计、财务报表、招标文件和其它需要盖公司公章的书面资料和文件一律使用公章。3.以股份公司或子公司名义签署的各类合同、协议使用合同专用章，特殊情况，可使用公章。4.以部门、中心、子公司名义内部发文，使用部门、中心、子公司印章。（二）印章审批权限1.股份公司公章、法人代表签名章、最终
16、经股份公司总裁批准后使用。子公司的公章、法人代表签名章，最终经其总经理批准后使用。 2.签发支票用财务专用章、法人代表名章由计划财务部经理批准。对外使用财务专用章和法人代表名章逐级由财务总监批准。计划财务部以外人员使用财务专用章、法人代表名章逐级由财务总监批准。3上述经授权的印章最终审批人对印章的使用负全责。（三）印章使用和管理1.用印人必须填写用印审批表（附后），符合印章批准权限，监印人方能加盖印章。2.印章只能由监印人使用，监印人如发现用印内容与公司要求不符或批准手续不符，有权拒绝盖章。对未经签字批准的文件，监印人不得擅自用印，若用印人急需用印，应事先电话请示，事后及时补签。3.印章原则上
17、不得带出公司，应特殊情况需要带出的，必须经批准人同意，办理用印登记后，由监印人陪同才能带出用印(用后立即归还)。4.监印人不得私自动用公章，不得在空白信笺、信封或空白介绍信上盖章。如在文件、材料错盖或多盖了印章，应由监印人及时销毁。5.公司印章应安全保管，严防印章被盗或盗盖。如发现印章丢失，立即报告综合管理部经理，并向当地公安机关报案、登记，依法公告作废。6.各种印章由监印人负责保管，如有遗失或误用，由监印人全权负责。三、本制度解释权归综合管理部，各部门、中心、子公司可根据本制度规定制订实施细则。附件1：用印审批表使用日期使用人所在部门印章类别用章事项部门、中心经理/子公司总经理文件份数分管领
18、导总裁监印人档案管理制度一、权责（一）档案资料的收集、整理、鉴定、编目、检索、保管、使用等管理工作及档案管理制度的制订由综合管理部负责。（二）公司、级档案的管理由综合管理部负责。（三）无密级的内部文件资料管理由各部门、中心、子公司负责。二、内容（一）档案密级（见附表：档案资料归档范围）根据资料的重要程度划分为公司、密级档案。1.公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料、财务会计帐册、凭证、报表和重要技术资料（技术配方、源程序等电子文档）、公司注册登记资料、资产证明文件资料为公司级档案。2.公司资质证书文件、公司荣誉证书、项目批文、公司人事档案、重要合同、协议、产品工艺文件、技术
19、专利、技术设计图纸资料、公司土建、水电工程规划、设计文件图纸资料、上级政府文件、重要会议记录、公司经营资料、员工工资为公司级档案。3.公司下发文件和规章制度、公司客户档案、一般合同、协议、统计报表、产品标准、操作工艺和规程、设备管理台帐和记录、技术专刊和杂志等为公司级档案。(二)档案收集1.公司下发的重要文件、公司工作活动中形成的具有重要价值的资料由综合管理部负责收集。2.一项工作同时由几个部门、中心参与办理时，所形成的文件资料由主办部门、中心负责收集。3.各部门、中心、子公司在一项工作结束后一个月内，应将部门、机构或个人手中的有保存利用价值的各类资料原件整理，并按密级进行分类集中交综合管理部
20、存档。 （三）档案整理1.公司及各部门、中心、子公司档案管理人员应按期向承办人查催文件。每年一季度对上年的所有文件进行一次收集、整理，保证文件完整齐全。2. 公司及各部门、中心、子公司档案管理人员对接收的文件资料负责进行密级划分、分类、立卷和编制目录等项的整理工作。(四)立卷质量标准1.归档文件完整齐全；2.分类清楚，保持联系；3.标题确切易查找；4.卷内排列系统、条理；5.保管期限准确；6.密级划分恰当；7.卷皮用正楷整齐书写；8.装订结实、美观。（五）档案存档1.公司建立综合档案资料库，由综合管理部指定专人负责公司、级档案管理工作。2.各部门、中心、子公司建立资料室，指定专人负责本部门及分
21、支机构一般文件资料的管理工作并负责与综合管理部衔接。（六）档案保管1.公司档案室应根据有关规定，对档案资料进行编号、编制档案目录，制作检索工具，以便查寻。 2.档案资料应装订结实、美观，密级划分准确、分类清楚。3.存放档案必须设置专用柜、架，摆放整齐。4.定期对库存档案进行检查、清理和核对，发现问题要及时采取措施。5.底片、照片、磁带、光盘等要采取科学方法存储，确保其安全完好。6.各部门、中心、子公司应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。（七）信息储存对存入电脑的资料、档案，按以下相关规定办理：1.信息储存要区分种类，分项排列。种类的区分，一般为时间、来源地域、主题、管理层
22、次和信息载体等。2.每一种类都要分项登记，编制目录和索引。 3.公司员工必须按照要求和规定，科学的采集、输入、输出信息，为公司决策提供信息资料。采集、输入信息以及时、准确、全面为原则。4.公司业务数据备份由各部门、中心、子公司指定信息管理人员每周备份一次；重要数据由使用者本人向指定信息管理人员申请做立即备份。储存内容的更新由更新人员通知信息管理员进行版本更新。 5.信息载体必须安全存放、保管、防止丢失和失效。未经综合部门负责人、分支机构总经理允许，任何人不得将信息载体带出公司。(八)档案借阅各部门、中心、子公司在工作中需要借阅档案资料时，应填写档案资料借阅单（附件1），根据档案密级程度，履行相
23、应的批准手续后方可借阅。1.借阅公司、级档案须经所在各部门、中心、子公司负责人同意、综合管理部负责人审核、分管综合管理部副总裁批准。涉及公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料和重要技术资料（技术配方、源程序等电子文档），须经股份公司总裁批准。2.借阅公司级和无密级的档案资料须经所在各部门、中心、子公司负责人同意、综合管理部负责人批准。3.借阅档案的人员对所借档案应负安全、保密责任，不得擅自转借他人。4.借阅人须保持档案完整，不得私自拆卷、抽取。如需翻印、复制须经原借阅批准人批准。5.严禁在档案文件上填注、涂抹、改字、加字、划道、圈点、污损。6.文书类档案借用期限不超过一周，技
24、术类档案借用期限不超过两周。如因工作需要延期，必须经原批准人员同意。7.借阅档案时档案管理人员应做好登记，归还时档案管理人员应对该档案进行检查，方予核收注销。8.外单位借用本公司档案时，必须持有该单位的介绍信，经公司总裁批准并办理借阅手续方可借阅。（九）档案移交1.离职员工离职前须到综合管理部还清所有借阅的文件资料，经档案管理人员签字确认后，方可办理离职手续。2.公司各部门、中心、子公司如有撤销、合并情况以及人事变动情况时，应做好移交工作，并在档案资料移交清单（附件2）上备注。所有相关资料要做到移交清楚，保持资料的完整无缺。(十)档案销毁档案保管期满需要销毁时，公司档案管理员应编制销毁清单，经
25、综合管理部负责人同意，报分管副总裁批准。由安全监督员监督销毁，销毁清单应永久保存。三、本制度解释权归综合管理部，根据本制度规定，各部门、中心、子公司可制订相关实施细则。附件1：档案资料归档范围档案资料归档范围编号档案名称归档时间保管期限密级A行政管理A-1股东大会、董事会、监事会会议通知、记录、纪要、决议等文件每年五月永久A-2办公会议、中层干部会议记录、决定等文件每年五月15年A-3房地产、各种资质等权属证书、区域变化、征用土地等文件材料即时永久A-4工商、税务等政府部门企业登记、变更、年检等资料证书即时永久A-5政府部门颁发的各种荣誉证书、文件即时永久A-6政府机关、重要客户领导考察企业的
26、题词、讲话、摄影等文字声像材料即时15年A-7公司及部门发放的文件、公司岗位工作职责、规章制度、工作条例等管理标准即时15年A-8政府及有关部门来文、通知、公函等即时10年A-9公司对外合作、合资协议、合同即时永久A-10公司历史沿革大事记及其他行政文件即时永久B人事管理B-1员工名册、党员名册年底永久B-2员工招聘登记表、考试记录及考察报告、培训资料即时15年B-3公司干部任免文件、决定即时15年B-4员工聘用合同及定级、调资、考核、奖励、处分、处罚、辞退、退休等文件材料、保险、劳动、工资、福利文件即时15年B-5其他人事档案即时15年C财务管理C-1各种会计凭证每年五月永久C-2各种会计帐
27、簿每年五月永久C-3财务月度、年度报告每年五月永久C-4会计资料保管、销毁清册每年五月永久C-5其他会计档案每年五月永久D营销管理D-1客户档案、定点供应商档案及其服务工作资料每年三月永久D-2产品样品、样卡及样卡领用台帐每年三月5年D-3设计登记表、设计图案、文件每年三月5年D-4产品检测报告、产品技术要求（客户）等文件每年三月5年D-5重要销售、供销合同及商务公函每年三月5年D-6市场调研报告、广告宣传资料、市场策划方案每年三月15年D-7部门业务工作大纲、指南、规范每年三月15年D-8其他营销档案每年三月15年E工程项目E-1项目建议书、可行性研究、任务书及批复即时永久E-2工程地质、水
28、文地质勘察报告即时永久E-3技术设计、施工图设计、规划设计的文件即时永久E-4工程管理文件（征用土地批准文件、红线图、拆迁补偿协议，发包合同协议招标文件、租赁文件，环保三同时、消防等文件、水、电供应协议）即时永久E-5施工文件：土建施工文件（开工报告、技术交底、图纸会审纪要、设计变更材料、隐蔽工程验收记录）即时永久E-6设备、管线安装施工文件即时永久E-7电气、仪表安装施工文件即时永久E-8竣工文件（验收报告、土建、水电、消防、装璜、空调、竣工图、质量评审材料、验收会议文件）即时永久E-9涉外文件（询价、报价、招投标文件、合同、谈判协议、议定书、谈判记录、外商提供及收集的材料、设备开箱检验记录
29、、商检及索赔材料）即时永久E -10其他工程档案即时永久F设备管理F-1自制设备F-1-1技术任务书、申请报告、批复即时20年F-1-2技术、经济可行性分析报告即时20年F-1-3技术调查报告即时20年F-1-4设计及研制计划、方案即时20年F-1-5预算材料即时20年F-1-6全套设计图样即时20年F-1-7设备组装、调试、试运行记录和检测报告即时20年F-1-8技术攻关记录、成果、修改通知单即时20年F-1-9安装使用说明书即时20年F-1-10设备安装竣工图样、调试、试运行记录、安装总结、验收材料即时20年F-1-11预算书决算书即时20年F-1-12设备操作规程、维护保养规程即时20年
30、F-1-13设备事故分析及处理结果材料即时20年F-1-14设备大修、维修、改造的计划、记录、修改通知单即时10年F-1-15设备报废鉴定书、申请报废报告、批复处理结果即时20年F-2外购设备（国内）F-2-1申请外购设备计划、报告及审批材料即时永久F-2-2技术经济调查报告即时20年F-2-3外购合同、协议书即时20年F-2-4设备开箱验收记录、照片即时20年F-2-5随机图样及文件材料即时20年F-2-6技术、质量上的异议及处理结果即时20年F-2-7设备安装、调试、试车记录、总结、竣工图样、检测验收报告等即时20年F-2-8设备运行记录及重大事故分析处理材料即时10年F-2-9设备大修计
31、划及维修、改造记录即时10年F-2-10报废鉴定书、申请报废报告、批复和处理结果即时20年F-3引进设备（国外）F-3-1申请外购设备计划、报告及审批材料即时20年F-3-2技术经济调查报告，出国考察及选型报告即时20年F-3-3与外商谈判、洽谈记录、备忘录、纪要、合同协议及来往信函等即时20年F-3-4外商历次报价单即时20年F-3-5进关材料及商检部门检验材料即时20年F-3-6设备开箱记录、照片、录像等即时20年F-3-7随机全套图样及文件材料即时20年F-3-8设备安装、调试、试车记录、总结、竣工图样、检测验收报告等即时20年F-3-9技术、质量上的异议及处理结果即时20年F-3-10
32、出国培训人员的笔记本即时20年F-3-11设备运行记录及重要事故分析处理材料即时10年F-3-12设备大修、维修、改造计划、记录、修改通知即时10年F-3-13设备报废申请书、鉴定书、报告、批复和处理结果即时20年F-4其他设备档案即时20年G产品标准G-1产品质量标准即时永久G-2国际产品标准即时永久G-3国家产品标准即时永久G-4行业产品标准即时永久G-5企业产品标准即时永久G-6原辅材料验收标准即时永久G-7供应商提供的原辅材料技术资料即时永久G-8其他标准档案即时永久H生产工艺H-1生产技术操作规程即时永久H-2各类产品生产工艺流程即时永久H-3通用工艺技术规范即时永久H-4具体工艺技
33、术规范即时永久H-5配方技术资料即时永久H-6其他工艺档案即时永久I研究开发I-1研发立项通知书、设计说明、使用说明、测试分析报告、项目开发总结、鉴定材料即时永久I-2各种软件开发的源程序、电路图等即时永久I-3各种专利技术资料即时永久I-4其他研发档案即时永久J杂志J-1各种技术专刊每年三月5年K其他档案资料每年三月5年附件2：档案资料借阅单 年 月 日借阅部门/中心/子公司经 手 人借阅档案资料档案类别密级级 级 级 借阅期限自 年 月 日至 年 月 日用 途部门/中心/子公司：负责人综合管理部负责人：分管综合管理部副总裁：总裁附件3：档案资料移交清单 年 月 日日期资 料 名 称资料形成
34、日期资料页数移交人接收人备注公文管理制度一、权责（一）股份公司公文的起草、收发、用印、传递、处理、督办及管理等工作由综合管理部负责。（二）各部门、中心、子公司公文的起草、收发、用印、传递、处理及管理等工作由各部门、中心、子公司负责。（三）股份公司公文由总裁签发。二、内容（一）概述公司公文是指公司在生产经营活动中形成的决定、决议、通告、通知、通报、申请、报告、请示、批复、函件、会议纪要等文件。（二）公文的起草和签发1.公文文稿要文字简练，条理清楚，符合公文格式要求，做到一文一事（除综合性计划、报告外），主题明确，内容准确，表达规范（见附件1）。2.公文起草后，行文部门在将公文报送公司领导签发之前
35、，应认真做好核稿工作。3.呈报股份公司副总裁、总裁的请示类公文，呈报人应填写江苏恒宝股份有限公司请示（附件5），由经办人签名，经校对后逐级审批。如需会签的交相关部门、中心、子公司会签。除上述请示类的公文，呈报人应填写江苏恒宝股份有限公司发文稿纸（附件6）。向上级或上级主管部门请示、报告的公文，必须明确写明被请示人或部门，涉及到相关部门或人员要以抄报或抄送的方式传送。4.各部门、中心、子公司发文由各部门、中心负责人及子公司总经理批准签发，如以股份公司名义发文须经总裁批准签发。5.股份公司公文经总裁签发后，由综合管理部负责用印，发送。6.股份公司管理制度、规定程序类的文件，由相关部门、中心、子公司
36、起草，综合管理部汇总、整理、成文，经总裁批准签发、颁布。7.各部门、中心、子公司的内部发文，必须送综合管理部备案。8.综合部门可以在股份公司内发文。以部门名义发文,需经分管领导审批。子公司不能直接对外发文，所发文件涉及到其他部门、中心、子公司业务的，由综合管理部转发。（三）公文收、发登记及转发1.公文从接收至转发、呈报、批转、承办、传阅所有过程及时间期限，均应在收、发文登记表上做好相应记录（附件7、8），并有经手人签字。2.综合管理部对所有收到的公文（包括上级、同级单位的来文或公司领导及有关人员外出参加会议带回的公文），按照时间顺序进行分类，统一盖编号章编号。3.各部门、中心、子公司呈报股份公
37、司的请示、报告或需总裁批阅、决定的公文,由综合管理部负责传递。各部门、中心、子公司如需相关人员会签的，相关人员应提出书面的会签意见，报股份公司总裁批阅。4.经股份公司领导批阅后的公文，由综合管理部按照批阅意见及时送交承办的部门、中心、子公司。未经股份公司有关领导批阅的公文不可直接送交承办的部门、中心、子公司。5.传阅公文应严格遵守传阅范围规定，不得将公文转借他人，无关人员不得随意翻阅文件。公文阅后应签名并于当日将公文交还综合管理部。6.各部门、中心、子公司对公司交办处理的公文，应及时提出反馈意见，对限时处理的公文或事项要按时答复。办理完毕后应及时将公文交还综合管理部归档，不得自行保管。（四）公
38、文办理时限1.凡需要办理的公文，综合管理部应根据内容和性质送股份公司总裁、分管领导或交有关部门、中心、子公司办理，并提出办理时限。2. 对涉及其它部门、中心、子公司职权范围的事项，主办部门应当主动与有关部门、机构协商，取得一致意见后方可行文。如有分歧，主办部门、机构可列明各方理据，提出意见，逐级上报股份公司总裁裁定。相关部门、中心、子公司对会签的公文，须在半个工作日内会签完毕。3.送股份公司领导批示的紧急公文，应在24小时内批办，由综合管理部根据公文批办时限，负责催办。（五）公文管理工作必须严格执行保密制度，公文未经许可不得翻印、转发。传递秘密公文时，必须采取相应的保密措施，确保公文安全。三、
39、本制度解释权归综合管理部。附件1： 公文基本格式规定为进一步加强公司对外发文（函），对内发文的规范性，结合文档标准有关规定，特对公司的对内、对外发文格式规定如下：一、对政府主管部门、行业主管部门等的请示、申请、报告等必须以公司红头文件的形式（见附件2），经股份公司总裁签发并加盖公司公章后方可发出。具备独立法人的分支机构文件格式参照本规定制订。二、对客户及相关协作单位的一些解释、答复、致歉、承诺类函件，一律使用公司大号（A4）信笺纸（抬头为：江苏恒宝股份有限公司）。标题使用二号宋体或黑体字，正文小三号字，字体仿宋，格式为“关于的函”；“关于的答复”。详细请见附件3，具备独立法人的分支机构文件格式参照本规定制订。三、一般性的工作联系用公司统一的传真格式（见附件4）。收发传真应进行签收、签发登记。四、落款根据实际情况，由公司分管领导确定以部门、中心、子公司名义还是以公司名义。五、中文排版基本格式（一）文章正文版式1.标题居
