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1、PAI020919BJ(GB)-TrainingD4_RC,从数据到图表,PAI020919BJ(GB)-TrainingD4_RC,1,内容提要,理论介绍实际练习如何检查你的图表,PAI020919BJ(GB)-TrainingD4_RC,2,图表是商业沟通中不可缺少的要件,口头沟通,书面材料,多媒体报告,图表,PAI020919BJ(GB)-TrainingD4_RC,USE OF CHARTS IN ANALYSIS在 分 析 方 面 应 用 图 表,Discover implications - check trends,correlations, etc.,Ensure that i
2、deas are presented,completely,发 现 含 意 检 查 趋 势 、 相 互 关 系 等,确 使 观 念 能 完 全 的 表 达 出 来,PAI020919BJ(GB)-TrainingD4_RC,4,USE OF CHARTS IN COMMUNICATION在 沟 通 方 面 应 用 图 表,Make messages vivid,Convey information quickly,Direct attention to important points,Display relationships more clearly,使 讯 息 的 表 达 鲜 明 生 动
3、,迅 速 的 传 达 讯 息,直 接 专 注 重 点,更 明 确 地 显 示 其 相 互 关 系,PAI020919BJ(GB)-TrainingD4_RC,5,CHARACTERISTICS OF A GOOD CHART好 图 表 的 特 性,Appropriate - most fitting solution,Clear - message is evident,Economical - simple and easy to read,Consistent - pattern established and adhered to,适 当 性 最 适 合 的 方 式,清 晰 性 讯 息
4、明 显,经 济 性 简 单 且 容 易 阅 读,一 致 性 设 立 典 范 及 坚 持 通 用,PAI020919BJ(GB)-TrainingD4_RC,6,FOUR TYPES OF CHARTS图 表 的 四 种 形 式,Text charts,Tables,Diagrams or conceptual charts,Data charts,文 字 图 表,列 表 式 图 表,示 意 图 或 概 念 图 表,数 据 图 表,PAI020919BJ(GB)-TrainingD4_RC,7,TEXT CHARTS 文 字 图 表,Visual 视 觉,Next steps 下 一 步 骤,S
5、tudy the exhibits,Learn the guidelines,Refer to the models,Decision 决 策 参 考,优 点 Pro,缺 点Con,A,B,C,Charts 图 表,研 究 图 表,学 习 指 导 方 针,应 用 模 型,PAI020919BJ(GB)-TrainingD4_RC,8,TABLES 列 表 式 图 表,Sales distribution 销 售 分 布,US$ millions 百 万 美 元,1999,2000,East 东区,$1.2,$2.0,Central 中区,1.7,1.5,West 西区,2.3,2.7,Tota
6、l 总 计,$5.2,$6.2,PAI020919BJ(GB)-TrainingD4_RC,9,DIAGRAMS OR CONCEPTUAL CHARTS 示 意 图 或 概 念 图 表,Flow 流 程 图,Conceptual 概 念 图,Organization 组 织 图,Gantt 时 程 表,Map 地 图,Form 表 格,Strategy 策 略,Organization 组 织,Marketing 行 销,Compensation 薪 酬,Jan. 一 月,Feb. 二 月,Mar. 三 月,Apr. 四 月,PAI020919BJ(GB)-TrainingD4_RC,10,
7、DATA CHARTS数 据 图 表,Pie 圆 型,Column 直 条 型,Combination 综 合 型,Bar 横 条 型,Line 线 型,Surface 平 面 型,Dot 点 状 型,PAI020919BJ(GB)-TrainingD4_RC,11,FOUR STEPS TO CREATING A DATA CHART制 作 数 据 图 表 的 四 个 步 骤,Draw chart 绘图,PAI020919BJ(GB)-TrainingD4_RC,12,Share, accounted for x%, contributed to, % of total,Rank, more
8、, less, larger than, smaller than, equal,to, the same,Trend, change, fluctuate, rise, decline, increase,decrease, growth,Distribution, occurrence, concentration, centre on,x-y range, age group,Relationship, related to, increases with, decreases,with, changes with, varies with,Component 成 分,Item 项 目,
9、Time series 时 间 先 後,Frequency 频 率,Correlation 关 连 性,CLUE WORDS FOR FINDING COMPARISON IN MESSAGE,如 何 利 用 关 键 字 在 讯 息 中 找 出 对 比 性,Comparison 对 比 性,Clue words 关 键 字,份 额 （ 占 有 率 ） 、 占 有 X% 、 贡 献 率 、 百 分 比,排 名 、 多 、 少 、 大 於 、小 於 、 等於 、 相 同,趋 势 、 改 变 、 波 动 、 上 升 、 下 降 、 增 加 、 降 低 、 成 长,分 布 率 、 发 生 率 、 集
10、中 状 态 、 中 心 点 、 X-Y 范 围 、年 龄 群,相 关 性 、 成 比 例 、 随 而 增 加 、 随 而 减 低 、 随 而 改 变 、 因 而 定,PAI020919BJ(GB)-TrainingD4_RC,13,CHART FORMED BY COMPARISON IN MESSAGE,从 讯 息 中 的 对 比 性 制 成 图 表,Pie圆 型,Bar横 条 型,Column直 条 型,Line线 型,Dot点 型,Basic chart forms 基 本 图 表,Kinds of comparison 对 比 性 的 种 类,PAI020919BJ(GB)-Train
11、ingD4_RC,14,EXERCISES 练 习,What share of Beijings two-wheel vehicle market was held by bicycles in 1999?,How did the number of ships produced each year between 1995 and 19959 change?,What is the relationship between the number of motorbikes and the number of bicycles produced ?,What is the difference
12、 between the number of trucks and buses produced each year between 1995 and 1999, and the number of ships?,In 1999, which kind of transport did Beijing produce the most of? Trucks and buses? Ships? Motorbikes? Bicycles?,在 1999年 ， 脚 踏 车 在 北京 两 轮 交 通 工 具 市 场 的 占 有 率 ？,在 1995年 和 1999年 之 间 ， 商 船 每 年 的 产
13、 量 如 何 变 化 ？,摩 托 车 及 脚 踏 车 每 年 的 产 量 之 间 的 关 系 如 何 ？,在 1995年 和 1999年 之 间 ， 卡 车 及 公 共 汽 车 每 年 产 量 的 差 异 性 如 何 ？ 商 船 的 产 量 如 何？,在 1999年 ， 北京 生 产 最 多 的 交 通 工 具 是 那 一 种 ？ 卡 车 和 公 共 汽 车 ？ 轮 船 ？ 摩 托 车 ？ 脚 踏 车 ？,PAI020919BJ(GB)-TrainingD4_RC,15,A particular manager spends only 15% of his time with clients.
14、,Increasing prices would result in higher profit.,Our market share is the second-largest in the industry.,Productivity of plant B was lowest of all.,We have enjoyed steady sales in a highly fluctuating market.,More expensive tires last longer.,Last year, most sales were in the $100 - $150 range.,EXE
15、RCISES 练 习,某 一 位 经 理 只 花 费 15%的 时 间 在 客 户 身 上,价 格 的 增 加 会 产 生 较 高 的 利 润,我 们 的 市 场 占 有 率 是 产 业 中 的 第 二 位,B工 厂 的 生 产 力 是 所 有 工 厂 中 最 差 的,我 们 过 去 在 高 波 动 市 场 中一 直 享 有 稳 定 的 销 售,较 贵 的 轮 胎 寿 命 较 长,去 年 大 部 份 的 销 售 金 额 是 在 $100-150 之 间,PAI020919BJ(GB)-TrainingD4_RC,16,北京速食消费结构,30,12-19,20-24,25-29,30-34,40
16、+,平均,Source:IMI,30-50,50,平均(RMB),RMB,Percent,PAI020919BJ(GB)-TrainingD4_RC,17,北京人平均每月速食花费在44到56元之间,RMB,12-19,20-24,25-29,30-34,35-39,40+,Average,年龄,PAI020919BJ(GB)-TrainingD4_RC,18,哪家速食餐厅是你的首选餐厅?,Big burger,12-19,20-24,25-29,30-34,35-39,平均,51,50,50,64,55,67%,51,Small chicken,Other,40+,23,29,23,13,23
17、,17%,29,9,5,11,10,8,3%,6,受访者的百分比,PAI020919BJ(GB)-TrainingD4_RC,19,BIG BURGER 是北京最受欢迎的速食餐厅,100% = 485受访者,Big Burger,Small Chicken,China Noodle,Others,Source:IMI,PAI020919BJ(GB)-TrainingD4_RC,20,你看出哪些讯息?,合约数,PAI020919BJ(GB)-TrainingD4_RC,21,主要对比,时间先后,项目,成分,次要对比,双重对比图表,成分,项目,时间先后,PAI020919BJ(GB)-Traini
18、ngD4_RC,机密,此报告仅供客户内部使用。未经麦肯锡公司的书面许可，其它任何机构不得擅自传阅、引用或复制。,项目培训课程,2002年9月19日下午,金字塔写作原则,PAI020919BJ(GB)-TrainingD4_RC,23,AGENDA课程,Writing Backwards? The Pyramid从结论说起The Governing Thought (TOPS)中心思想Logical Arguments逻辑论证Logical Groupings逻辑组合No Gaps, No overlaps (MECE)不遗漏、不重叠(不多不少),PAI020919BJ(GB)-Training
19、D4_RC,24,EVOLUTION OF STRATEGIC WRITING策略性写作方式的演变,Writing sentences造 句,Writing stories写 故 事,Writing backwards从後面(结论)写起,I,II,III,25,雪 莉 吾 友 ： 我 俩 是 多 年 老 朋 友 了 ， 共 渡 过 许 多 好 时 光 但 一 个 月 前 你 说 了 些 令 人 难 受 的 话 上 两 星 期 你 又 没 来 参 加 我 的 派 对 後 来 ,26,雪 莉 吾 友 ： 我 恨 你 ！ 因 为 1. 2. 3. ,PAI020919BJ(GB)-TrainingD
20、4_RC,27,WRITING BACKWARDS (PYRAMID PRINCIPLE) 从结论说起(金字塔写作原则),Dear Shirley . . .雪 莉 吾 友 ,I hate you我 恨 你,Reason #1第 一 个 理 由,Reason #2第 二 个 理 由,Reason #3第 三 个 理 由,PAI020919BJ(GB)-TrainingD4_RC,28,SOLVING THE PROBLEM解决问题,Facts事 实,Analyses分 析,Conclusions结 论,Recommendations 建 议 方 案,COMMUNICATING THE SOLU
21、TION沟 通 解 决 问 题 的 办 法,Recommendations建 议 方 案,Actions/steps/ reasons行动 /步骤/理由,Facts/ analyses事 实 / 分 析,What should be done?该 做 什 麽 ？,How or why should it be done?为 什 麽 该 做 这 些？ 如 何 做 ？,How do you know the recommendations are sound?怎 麽 知 道 这 建 议 方 案 是 完 善 的 ？,PAI020919BJ(GB)-TrainingD4_RC,29,DEVELOPIN
22、G A STRUCTURE FOR WRITING BACKWARDS如何建构从结论说起的作品,Governing thought中 心 思 想,Key line support支 撑 思 想 的 主 要 理 由,Support支 撑 理 由,Support支 撑 理 由,PAI020919BJ(GB)-TrainingD4_RC,30,AGENDA课程,Writing Backwards ?The Pyramid从结论说起The Governing Thought(TOPS)中心思想Logical Arguments逻辑论证Logical Groupings逻辑组合No Gaps, No o
23、verlaps(MECE)不遗漏、不重叠(不多不少),PAI020919BJ(GB)-TrainingD4_RC,31,IF YOU WERE TO BOIL YOUR BOOK DOWN TO A FEW WORDS, WHAT WOULD BE ITS MESSAGE?”您能用一句话介绍您的这本大作吗？,PAI020919BJ(GB)-TrainingD4_RC,32,GOVERNING THOUGHT中心思想的要诀,T O P S,Targeted to our audience瞄 准 听 众,Over- arching周 延 完 整,Powerful掷 地 有 声,Supportabl
24、e言 之 有 据,PAI020919BJ(GB)-TrainingD4_RC,33,GOVERNING THOUGHT - IS IT TOPS?检验中心思想是否合乎标准？,The company has potential in the A, B, and C market segments本 公 司 在 甲 、 乙 、 丙 三 个 市 场 具 备 发 展 潜 力,The company should enter emerging market segments aggressively to preempt competition本 公 司 应 积 极 打 入 新 兴 起 的 客 户 群
25、之 中 ， 以 及 早 占 有 优 势 竞 争 地 位,PAI020919BJ(GB)-TrainingD4_RC,34,AGENDA课程,Writing Backwards ?The Pyramid从结论说起The Governing Thought(TOPS)中心思想Logical Arguments逻辑论证Logical Groupings逻辑组合No Gaps, No overlaps(MECE)不遗漏、不重叠(不多不少),35,Governing thought中 心 思 想,Key line support主 要 理 由,Governing thought中 心 思 想,ARGUM
26、ENT论 证 式,GROUPING组 合 式,PAI020919BJ(GB)-TrainingD4_RC,36,ARGUMENT STRUCTURE (DEDUCTIVE REASONING)逻辑论证式架构(演 绎 推 论 ),Key line support主 要 理 由,Governing thought中 心 思 想,Non- controversial statement about situation以 无 可 争 议 的 说 法 来 陈 述 情 况,Comment on situation对 情 况 的 评 论,Implication of situation and commen
27、t (“therefore” point)情 况 所 代 表 的 涵 义 及 评 论( 因 此 ),PAI020919BJ(GB)-TrainingD4_RC,37,LOGICAL ARGUMENT - EXAMPLE逻辑论证举例,To improve sales, Dynamo should take immediate steps to develop and execute a more targeted marketing plan for the LX 20贵 公 司 必 须 立 即 付 诸 行 动 ， 研 拟 及 实 行 对 象 明 确 的 营 销 计 划 以 改 善 LX20 产
28、 品 的 销 售,As you suspected, some manufacturing flaws have hurt sales of Dynamos new system LX 20正 如 你 所 料 想 的 ， 生 产 过 程 的 瑕 疵 影 响 了 新 产 品 LX20 的 销 售,However, major cause of disappointing sales is Dynamos unfocused marketing effort然 而 ， 真 正 使 得 销 售 不 振 的 主 要 原 因 则 在 於 贵 公 司 市 场 营 销 的 重 点 不 集 中,Therefo
29、re, Dynamo should take immediate steps to develop and execute a more targeted marketing plan因 此 ， 贵 公 司 应 立 即 研 拟 一 份 更 明 确 强 调 重 点 对 象 的 营 销 计 划 且 开 始 实 行,PAI020919BJ(GB)-TrainingD4_RC,38,SOME ARGUMENT PATTERNS部分逻辑论证模式,Success requires X需 有 X 才 能 成 功,Success requires X需 要 X 才 能 成 功,You are pursuing
30、 X你 正 朝 X 发 展,You thought X was a problem你 认 为 X 是 问 题,Performance is not as expected绩 效 不 如 预 期,You are not equipped to do X你 无 法 作 到 X,You are not focusing on X你 的 重 心 不 在 X,Y would be better但 Y 比 较 有 利,Further investigation shows it is Y但 调 查 显 示 Y 才 是 问 题,Underlying cause is X问 题 出 在 X,Therefore
31、, develop capability for X因 此 ， 建 立 作 X 的 能 力,Therefore, shift focus to X因 此 ， 转 移 重 心 到 X,Therefore, change direction to Y因 此 ， 转 向 Y 前 进,Therefore, shift focus to Y因 此 ， 转 移 重 心 到 Y,Therefore, take steps to fix X因 此 ， 设 法 解 决 X,PAI020919BJ(GB)-TrainingD4_RC,39,PROS AND CONS OF ARGUMENTS逻辑论证的利弊,Key
32、 line主 要 理 由,Governing thought中 心 思 想,Noncontroversial statement about situation以 无 可 争 议 的 说 法 来 陈 述 情 况,Comment on situation对 情 况 的 评 论 意 见,Implication of situation and comment (therefore point)情 况 所 代 表 的 涵 义 及 评 论 ( 因 此 ),Pros利 Cons弊,Demonstrates that no other avenue will work证 明 内 容 的 必 然 走 向 (
33、没 有 第 二 条 路 可 走 )Can be particularly effective with resistant audiences对 有 拒 绝 心 理 的 听 众 尤 为 有 效 If audience disagrees with situation or comment, argument will fail to persuade如 听 众 不 同 意 情 况 或 意 见 ， 该 论 证 即 失 去 了 说 服 力 Requires audience to remember much information before getting to so what听 众 在 听
34、到 最 後 的 所 以 结 论 时 ， 先 要 记 忆 大 量 信 息,PAI020919BJ(GB)-TrainingD4_RC,40,AGENDA课程,Writing Backwards ?The Pyramid从结论说起The Governing Thought(TOPS)中心思想Logical Arguments逻辑论证Logical Groupings逻辑组合No Gaps, No overlaps(MECE)不遗漏、不重叠(不多不少),PAI020919BJ(GB)-TrainingD4_RC,41,GROUPING STRUCTURE (INDUCTIVE REASONING)逻
35、辑组合式架构(归纳结论),Key line主 要 理 由,Governing thought中 心 思 想,Same kind of idea: 同 类 想 法,ReasonsExamplesActions,原 因 例 子 行 动,PAI020919BJ(GB)-TrainingD4_RC,42,LOGICAL GROUPING - EXAMPLE逻辑组合举例,To improve sales, Dynamo should take immediate steps to develop and execute a more targeted marketing plan for the LX
36、20贵 公 司 必 须 立 即 付 诸 行 动 ， 研 拟 及 实 行 对 象 明 确 的 营 销 计 划 以 改 善 LX20 产 品 的 销 售,Explicitly identify high-priority segments and their needs确 实 找 出 高 优 先 性 的 客 户 群 及 其 需 求,Develop tailored promotions and sales aids发 展 针 对 目 标 客 户 设 计 的 促 销 活 动 及 工 具,Establish appropriate customer contact and follow-up guid
37、elines建 立 合 宜 的 客 户 联 络 及 追 踪 制 度,PAI020919BJ(GB)-TrainingD4_RC,43,IS THIS A GOOD GROUPING? 1这是个好的逻辑组合吗？ 1,The division should take several steps to improve profitability该 部 门 应 实 行 多 种 措 施 ， 改 善 盈 利,Shift strategic focus改 变 战 略 重 点,Reexamine salesforce incentives重 新 检 讨 销 售 队 伍 的 激 励,The improvemen
38、t program has important implications for the organization改 善 计 划 对 公 司 而 言 有 很 重 大 的 意 义,PAI020919BJ(GB)-TrainingD4_RC,44,IS THIS A GOOD GROUPING? 2这是个好的逻辑组合吗？ 2,Planning for the future为 未 来 筹 划,Implementing the proposed planning system will be costly and time-consuming推 行 建 议 的 计 划 系 统 花 费 会 很 高 ，
39、而 且 很 费 时,It is not clear that the new system will correct the major weaknesses of the existing system新 系 统 是 否 可 纠 正 现 有 系 统 的 主 要 弱 点 还 是 未 知 之 数,Importance of good planning好 好 作 出 规 划 的 重 要 性,PAI020919BJ(GB)-TrainingD4_RC,45,IS THIS A GOOD GROUPING? 3这是个好的逻辑组合吗？ 3,Accounting system needs to be mo
40、dified会 计 系 统 需 作 修 改,Retail stores have not suffered major profit decline零 售 商 店 的 利 润 没 有 大 幅 下 降,Variations in product line profitability by region not well understood没 有 真 正 理 解 各 区 不 同 产 品 系 列 的 利 润 差 别,Southern Region only moderately more profitable南 区 只 取 得 稍 高 的 利 润,Present store P&L leads t
41、o wrong decisions at store level商 店 根 据 现 有 的 盈 亏 现 象 错 误 地 作 出 决 定,PAI020919BJ(GB)-TrainingD4_RC,46,PROS AND CONS OF GROUPINGS逻辑组合的利弊,Key line主 要 理 由,Governing thought中 心 思 想,Pros利 Cons弊,Major points easy to remember便 於 记 住 要 点 Very effective for action-oriented audiences对 注 重 具 体 措 施 的 听 众 极 为 有 效
42、 If one point rejected, remaining points may still persuade一 点 被 否 定 ， 其 余 各 点 仍 具 说 服 力 Could be too forceful for some audiences对 一 些 听 众 可 能 有 勉 强 之 嫌,47,As you suspected, some manufacturing flaws have hurt sales of Dynamos new system LX 20正 如 你 所 料 想 的 ， 生 产 过 程 的 瑕 疵 对 新 产 品 LX20 的 销 售 造 成 损 害,H
43、owever, major cause of disappointing sales is Dynamos unfocused marketing effort然 而 ， 真 正 使 得 销 售 不 振 的 主 要 原 因 则 在 於 贵 公 司 市 场 营 销 的 重 点 不 集 中,Therefore, Dynamo should take immediate steps to develop and execute a more targeted marketing plan因 此 ， 贵 公 司 应 立 即 研 拟 一 份 更 明 确 强 调 重 点 对 象 的 营 销 计 划 且 开
44、 始 实 行,Explicitly identify high-priority segments and their needs确 实 找 出 高 优 先 性 的 客 户 群 及 其 需 求,Develop tailored promotions and sales aids发 展 针 对 目 标 客 户 设 计 的 促 销 活 动 及 工 具,Establish appropriate customer contact and follow-up guidelines建 立 合 宜 的 客 户 联 络 及 追 踪 制 度,Dynamo should take immediate steps
45、 to develop and execute a more targeted marketing plan for the LX 20贵 公 司 必 须 立 即 付 诸 行 动 ， 研 拟 及 实 行 明 确 对 象 的 营 销 计 划 以 改 善 LX20 产 品 的 销 售,Dynamo should take immediate steps to develop and execute a more targeted marketing plan for the LX 20贵 公 司 必 须 立 即 付 诸 行 动 ， 研 拟 及 实 行 明 确 对 象 的 营 销 计 划 以 改 善
46、 LX20 产 品 的 销 售,ARGUMENT论 证 式,GROUPING组 合 式,Need for action需 要 行 动 的 理 由,vs.相 对 於,Actions行 动 的 内 容,PAI020919BJ(GB)-TrainingD4_RC,48,AGENDA课程,Writing Backwards ?The Pyramid从结论说起The Governing Thought(TOPS)中心思想Logical Arguments逻辑论证Logical Groupings逻辑组合No Gaps, No overlaps(MECE)不遗漏、不重叠(不多不少),49,Mutually
47、 Exclusive/Collectively Exhaustive(No overlaps) (No gaps)相 互 之 间 具 有 排 他 性 / 整 体 而 言 毫 无 遗 漏,M E C E,不 多 不 少,(不 重 叠 ),(不 遗 漏),PAI020919BJ(GB)-TrainingD4_RC,50,IS IT MECE? 1这是否不多不少？ 1,We should sell our house我 们 应 把 房 子 出 售 We need more room我 们 需 要 更 大 的 地 方 The house is old, and needs expensive basi
48、c repairs房 子 已 很 旧 ， 需 进 行 花 费 很 高 的 基 本 维 修 The kitchen is too small厨 房 太 小 The furnace is broken炉 子 坏 了 There is too much traffic on our street我 们 这 条 街 交 通 太 繁 忙 了,PAI020919BJ(GB)-TrainingD4_RC,51,IS IT MECE? 2这是否不多不少？ 2,Entry barriers are low进 入 市 场 的 障 碍 很 少 Minimal start-up costs开 业 的 成 本 很 低
49、No regulatory restrictions没 有 法 规 上 的 限 制 Little need for proprietary technology or expertise不 太 需 要 专 有 的 科 技 或 专 业 知 识 Qualified personnel readily available已 有 符 合 条 件 的 人 员,PAI020919BJ(GB)-TrainingD4_RC,52,IS IT MECE? 3这是否不多不少？ 3,The company should adopt an invest/grow strategy in this business对
50、此 项 业 务 ， 公 司 应 运 用 投 资 / 增 长 战 略 The market is favorable该 市 场 看 好 The business is strong业 务 茁 壮 Financial and market performance has been excellent财 务 方 面 和 市 场 的 绩 效 一 直 都 非 常 好 The sales and financial outlook appears good销 售 和 财 政 方 面 的 前 景 看 来 很 好 Innovative marketing strategies have proved succ
