企业档案规范管理培训课件.ppt

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1、企业档案规范化管理培训,第一章 企业档案综述,企业档案,是直接记述和反映企业生产、经营、管理等各项活动，归档保存的企业文件材料。,企业档案的种类,各类企业档案企业档案的基本类别,企业档案的特点,综合性专业性现实性数量大门类多,企业档案工作的内容,宏观企业档案工作微观企业档案工作 工作范围 工作环节,档案工作的基本原则,集中统一地管理科技档案维护科技档案的完整、准确、系统、安全实现科技档案有效利用,企业档案的作用,是实现科学管理的纽带是资产的重要凭证是维护企业、职工合法权益的依据是实现企业稳定、安全生产运行的基本条件是企业合法生产、经营的基本保障,第二章 企业档案工作管理职能,档案工作总则,企业

2、档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。 企业应维护档案的完整、准确、系统与安全。,档案工作体系,企业应建立以档案部门为核心，各职能或承办部门、各项目专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系。,企业管理职责,企业应贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度，将档案工

3、作纳入企业发展规划和工作计划，为档案工作持续发展提供保障。 企业应将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员职责履行情况进行考核。 企业应采取必要措施，维护和确保档案的完整、准确、系统和安全。企业资产与产权变动时应做好档案的处置工作；国有企业应依照档发字19986号文件的要求进行，其他企业可参照。 企业应对档案工作中做出成绩的集体或个人给予表彰和奖励；对违反有关规定造成档案损失的相关人员给予处分。,企业部门职责,企业各职能或承办部门及项目负责人，应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责。 企业各职能或承办部门及项目文件形

4、成者，应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。 专兼职档案人员，应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。 企业各职能或承办部门及项目对文件管理的责任，见ISO 15489.1第七章、ISO 15489.2和档发字20025号文件要求。,档案部门职责,统筹规划企业档案工作，制定企业文件归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度。负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。 指导企业各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。 监督、指导、检查企业所属单位（包括派出机构和投资的全资、控股企业）的档案工作。依照有关规定向国家档

5、案馆或有关单位移交档案。,第三章 企业档案规范管理与企业文件控制管理,企业档案管理规范的特点,以企业全部档案为整体，确定了管理框架，和业务工作流程适应企业改革发展，对重点档案进行了调整和明确根据现代企业治理结构及经营、管理的状况，对新的类别、归档文件范围进行了 增补将电子文件管理及企业信息化放在了突出的位置,标准与标准化,标准起源于工业产品生产和交换。现代标准化是近二、三百年来伴随着工业化进程而发展起来的 美国泰勒的科学管理 日本的企业管理革命，其核心是质量 随着信息技术而来的以“扁平化”、“个性化”为 特征的“企业流程再造”,企业档案工作规范与ISO9001质量管理体系要求,1987年国际标

6、准化组织发布第一版 9000系列标准；2008年国际标准化组织发布第四版ISO9001。较为突出一点是，经过八年的实践，增加了多处对档案记录建立和管理维护的要求。,国际标准ISO9001质量管理体系要求“档案记录的控制”的规定,“为证明符合质量管理体系要求和有效实施提供证据而建立的档案记录，必须要受控管理。”“ 机构必须建立有书面文件记录的程序及执行过程（Documented Procedure），以明确对档案记录鉴别、存储、保护、检索和处置所必要的控制管理。” “档案记录必须保持易于辨认、快捷确证和可以检索。”,企业档案工作规范与国际标准ISO15489.1档案管理通则,2001年，国际标准

7、化组织颁布了国际标准ISO15489.1档案管理通则。规定了档案管理的顶层架构，提出了实现有效档案管理所能产生的作用，并明确规定了档案管理的法规环境、档案管理的政策与职责、档案管理、档案管理系统的设计与开发以及档案管理过程与控制等方面的要求。 目前在国际标准中，属于系统档案管理的只有国际标准ISO15489档案管理通则。而ISO15489档案管理通则中明确表明，该标准是适应除档案馆外的所有机构。,ISO15489.1档案管理通则的特点,档案的价值及资产属性领导的作用系统管理过程控制,企业档案工作规范结构与ISO9001 ISO15489结构对比,ISO9001 DA/T42 ISO15489第

8、4章 质量体系 工作总则 档案管理收益 第5章 管理责任 组织建设 规章制度环境第6章 资源管理 制度建设 方针与职责第7章 产品实现 业务建设 档案管理要求第8章 措施分析与改进 信息化建设 档案系统设计与实施,文件材料,是记录和反映生产、经营、管理及专业业务活动文字、图表、声像等文件材料的总称。,文件材料的种类,从内容分：公文、科技文件材料、会计核算材料、人事文件材料从形式分：文字材料、图样、表格、及非纸质科技文件材料 胶片、磁性载文件材料 “模拟” 电子科技文件材料 “数字”,规范文件管理的效用,1. 保证业务质量和效率以有序、高效、负责的方式开展业务活动；以一致和公平的方式提供服务；支

9、持并记录政策的形成和管理决策的过程；保证宏观管理与微观管理的一致性、连贯性和效率；方便业务活动在整个机构内的有效开展。2 . 在受灾的情况下，提供持续运作的可能,3. 满足法律的要求及支持满足有关档案、审计和监督方面的法律法规的要求；为法律诉讼提供保护和支持，包括对与机构活动证据存在与否相伴随的风险管理提供的保护和支持。4 . 维护法人及员工的权益保护机构的利益，保护员工、客户和当前及未来相关利益方的权利。,5 . 是法人建立发展的重要历史记录支持并记录当前和未来的研究活动、进展状况、取得的成绩以及历史研究活动；提供事务活动、个人活动和文化活动的证据。6.是单位文化建设的重要内容建立事务标识、

10、个人标识和文化标识；维护机构记忆、个人记忆或集体记忆。,文件材料的形成与积累,技术文件材料的控制管理,产品文件的形成及成套性,产品开发技术调查和决策阶段前期开发阶段后期开发阶段产品制造样（机）品试制阶段小批量试制阶段正式生产阶段,基本建设文件材料的形成和成套 性,项目立项准备阶段设计阶段施工阶段竣工阶段,外购设备文件材料的形成及成套性,设备采购及开箱设备安装调试设备使用,科研文件材料的形成和成套性,科研前期科研实施科研鉴定推广,管理性文件的控制管理,党政机关公文处理工作条例(中办发201214号)公文种类 公文格式 行文规则 公文拟制公文办理1996年5月3日中共中央办公厅发布的中国共产党机关

11、公文处理条例和 2000年8月24日国务院发布的国家行政机关公文处理办法停止执行。,收文办理主要程序,签收 登记 初审 承办 (阅知性公文 批办性公文 )传阅 催办 答复,发文办理主要程序,复核 登记 印制 核发,文件材料积累,就是按照一定的要求和方式，将科技文件及时集中和妥善保管起来。,企业文件材料积累要求,明确科技文件材料积累的职责科技文件材料积累范围确保积累的质量完善积累的条件,文件材料积累的方式,个人积累专兼职档案员积累档案人员代为积累,文件材料的整理与归档,文件整理的要求,文件整理应当以企业纳入企业归档范围的文件为对象整理工作应当在企业分类的总体框架下，依据文件不同的类别，以相对应的

12、标准和规定作为整理的依据。,文件材料完整性鉴别,科技文件材料的完整性鉴别科技文件材料完整性的方法：确定科技活动的范围分析科技活动的具体程序分析本单位在科技活动中地位,科技文件材料准确性的标准,科技文件材料应当同它所反映的对象相一致同一科技项目之间在内容上应当一致,管理性文件的整理,依据DA/T 222000 归档文件整理规则分类及整理的方法,科技文件材料的整理,依据GB/T 118222008 科学技术档案案卷构成的一般要求分类整理的方法,会计核算材料的整理,依据会计档案管理办法（财会字199832号）分类及整理的方法,职工文件材料的整理,依据企业职工档案管理工作规定 （劳力字199233号）

13、企业职工文件材料的分类整理,企业事业单位档案的分类,工业企业档案分类暂行规则 档案分类方案,档号的构成,全宗号（项目代号）分类号案卷（归档文件）排列顺序号例： XD126.3.5035 0002 3.2009.1025,档案编目,归档文件的编目科技档案的编目企业档案分类目录,第四章 电子文件管理与档案信息化,档案信息化 archival informationisation,运用现代信息技术为主对归档文件、数据档案信息及档案进行采集、整合、维护、处置、管理和提供利用服务的档案管理提升和工作方式。,企业事业单位档案信息化的目标和原则,应以促进、完善企业信息化和提升档案管理现代化水平为总目标 档案

14、信息化原则是坚持技术与管理并重，与企业信息化协调同步企业各信息系统的开发与实施应充分考虑档案的要求,电子文件的一般定义,国家标准电子文件归档与管理规范（GBT188942002）（以下简称规范）将电子文件定义为：“在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。”,电子文件概念的理解：,1、电子文件具有文件的一般属性，即都是组织或个人在各项活动中形成的历史记录。 2、电子文件与传统文件的根本区别在于，其信息以数码构成。 3、电子文件是存放在计算机存储器中所有数据的基本组织形式。,电子文件的特点,信息存储的密集性 信息载

15、体的不确定性 信息结构的二重性 对信息技术的依赖性 信息内容的易改性 载体材料和信息的不稳定性 背景及相关信息的不完整性 信息处理的快捷性 信息利用的共享性 文件类型的复杂性,电子文件管理的意义,有利于提高业务效率和质量 有利于提高档案管理水平 有利于信息资源的开发和利用 有利于社会信息安全,电子文件的分类,（一）按文件存在形式分 1、文本文件（Text） 2、图像文件（Image）3、图形文件（Graphic） 4、影像文件（Video） 5、声音文件（Audio）6、数据库文件 7、命令文件 （二）按与相同内容的纸质文件的关系分 1、草稿类电子文件 2、辅助类电子文件 3、正式电子文件 （

16、三）按文件的内容分 可分为党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品、科学技术研究、基本建设、设备仪器、会计、企业职工等十大类。,电子文件的管理要求,保障真实性 保障完整性 保障有效性 保障安全性,电子文件的归档范围 和要求,1、明确电子文件的归档范围 2、明确电子文件的积累要求 （1）确定电子文件是通过签发或审批的“最终版本”，并对电子文件进行规范命名。 （2）对电子文件进行收集积累，将非通用格式的电子文件转换为通用格式，即进行“迁移”。 （ 3）编制电子文件的目录，并将电子文件连接到相应的目录条目中去。 （4）对应归档的电子文件按其内容上的自然联系进行组合，即进行“预立卷”。 （ 5

17、）按规范要求，做好电子文件的查找和提供利用工作。 （6）对电子文件采取定期备份、自动杀毒、权限控制等措施进行安全保护。,电子文件的归档的要求,企业各信息系统生成的文本、图形、图像电子文件归档范围应参照纸质文件归档范围确定。音频、视频、多媒体电子文件及数据、数据库的归档范围可根据需要确定。 企业各信息系统所形成的电子文件的元数据、背景信息，以及生成非通 用电子文件格式的软件等应与电子文件一并归档。 归档的电子文件数据格式应易于识读、迁移。电子文件必须经鉴定、整理、审核后才可以归档。 加密的电子文件归档时应解密，必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明文件一并归档。电子文件的真实性、完整性、安全

18、性和可识别性，归档前由形成部门负责，归档后由档案部门负责。,电子文件类型推荐数据格式,文本PDF、XML、TXT、RTF、CEB图像、照片TIFF、JPEG、PDF、DWG音频MP3、WAV视频MPEG-2、MPEG-4、AVI数据库与光盘数据表DBF、XML图形DXF、SVG、DWF网页HTML、XML,电子文件归档方式,物理归档是把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上后，向档案部门移交。有网络传输和介质传递两种方式。网络传输既可实时进行，也可定期完成。介质传递宜定期完成。逻辑归档是在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现电子文件向档案部门的移交。逻辑归档应

19、实时进行，并定期进行物理归档。,电子文件的组盘,组盘基本规则： 一是将同一保管期限的文件组合； 二是将同一密级的文件组合； 三是将同一部门的文件组合； 四是将同一档案类别、同一工程项目、同一设备项目的文件尽量存储在同一光盘上，以方便利用； 五是按规范著录规则建立盘内文件目录，并将电子文件与相关条目建立链接关系，以便查找目录时立即能调阅相应的电子文件； 六是如果盘内有非通用格式的电子文件，应当将相应的运行软件一并存入该盘内，以便电子文件的打开和阅读。,1、从工程类电子文件的特点出发将存储标准规定为以下三种格式： A类：原设计存储文件格式，满足档案原始性要求，保留所有设计信息，主要用于今后技术改造

20、中修改图纸时再利用，规定为DWG、RTF、XLS格式； B类：经转换，用于归档浏览、还原打印的文件格式，从而保证在档案部门计算机环境下能被准确地还原成纸质文件，并用于在线检索。规定为PDF、TIFF group 4格式； C类：非常用软硬件环境下的文件转换成为的中间文件格式，当需要时可转换成设计可用的文件格式。规定为DXF、TXT格式，设计单位在提供纸质资料的同时，必须同时提供两种格式的电子文件即B类文件A类文件或B类文件C类文件。 2、每张光盘内的文件夹按以下方法设置： （1）根目录下存储说明文件README.TXT：用于说明该光盘的整体信息，如光盘编号、工程名称、设计单位、光盘制作单位、光

21、盘制作时间等； （2）根目录下存储辅读信息文件ASSIST.TXT：用于列出读取光盘内各种格式电子文件的环境信息,如：光盘使用的硬件型号、软件名称、版本等； （3）根目录下存储目录文件CDDOC.XLS：用于存放光盘内电子文件详细目录清单，描述每个盘内电子文件的特征信息，即著录信息； （4）设置子目录DATA：用于存放PDF、TIFF等B类文件； （5）设置子目录DATAB：用于存放DWG、DXF、RTF、XLS、TXT等A类和C类文件； （6）设置子目录OTHER: 用于存放相关字库、符号库、数据字典、外部参考等保证文件准确还原的环境文件及其他说明文件等。 3、制定电子文件安全管理措施。,传

22、统载体档案数字化,企业可以根据保管和利用的实际，有选择地对传统档案实施数字化扫描后的图像文件应与纸质或照片档案档号对应。,纸质档案和照片档案数字化的要求,扫描分辨率参数大小的选择，以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准；采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用 TIFF(G4)格式存储；采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储；提供网络查询的扫描图像，也可存储为PDF或CEB或其他格式。 音频档案数字化形成的电子文件格式应为MP3或WAV，视频档案数字化形成的电子文件格式应为MPEG或AVI。 扫描后的图像文件应与纸质或照片档案档号对应。,电子档案的保管,电子档案

23、可参照纸质档案的分类、整理。电子档案应存储到脱机载体上。 脱机存储电子档案的载体或装具上应贴有注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等内容的标签，电子档案载体应设置成禁止写操作的状态。存储在脱机载体上的电子档案应一式三套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。,推荐采用的载体，按优先顺序依次为：,只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘、闪存等。,存储在脱机载体上的电子档案保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：,a）归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。 b）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。 c）存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。 d）环境温度选定范围：1720；相对湿度选定范围：3545。,档案网络化服务,企业应建立目录数据库，并逐步实现档案的全文检索对数字化档案和各信息系统归档的电子文件，档案部门应根据设定的利用权限提供及时有效利用涉秘档案管理系统应与互联网物理断开，非涉秘档案管理系统可与互联网逻辑断开档案管理系统应采用身份认证、权限控制、加装防火墙等安全、保密措施应采用可靠的份、恢复系统,