企业档案工作规范宣贯会.ppt

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1、企业档案工作规范的性质和地位,企业档案工作规范是依据档案法律、法规，总结我国企业档案工作基本经验和规律，借鉴企业质量管理体系理念和国际上相关最新国际标准，同时体现现代企业制度、现代产权制度的基础上制定的档案行业标准企业档案工作规范是在档案法与档案法实施办法之下，衔接企业档案管理规定要求与企业档案工作组织制度建设和具体档案业务之间的桥梁 企业档案工作规范标志着由行政文件规章为中心向以标准为中心、促进企业资料的转变，适应了市场经济体制和企业改革发展的要求，是企业档案管理的重要创新，是新时期企业档案工作规范化建设的主要制度文件和工作依据,企业档案工作规范的创新,企业档案工作规范 2009年11月2日

2、出台2010年1月1日实行第一次将企业档案工作建设整体纳入体系，形成框架性管理标准第一次系统全面地提出我国企业建立和开展档案工作的基本要求第一次正式将企业档案界定为“企业知识资产和信息资源的主要组成部分”第一次以行业标准的形式提出了文件材料归档范围和保管期限参考表,一企业档案工作规范的适用范围,企业档案工作规范第1章 范围 明确指出了 本标准适用于大中型工业企业 其它类企业及事业单位可参照使用 无论是 大型企业 小型企业 国有企业 民营企业 私营企业 外资企业 只要参照企业档案工作规范运作就能把企业档案工作做好,贯彻实施企业档案工作规范的益处,满足企业研发、生产、经营、管理对企业核心信息资源的

3、需要满足国际标准对企业质量、环境、安全、卫生等管理对档案记录的要求满足国家对企业档案管理在法律法规和标准规范的要求企业信息资源、知识资产管理的基础、企业自主知识产权权益保障,贯彻实施企业档案工作规范的益处,保证企业在关键时刻及法律纠纷争议中的正当权益和证据需求风险及资产管理的灾备中确保企业档案资源完整的终极手段企业信息化建设中企业核心信息资源的终极解决方案企业传承历史和企业文化的有效保障,二企业档案工作规范的结构与主要内容,第1章 范围第2章 规范性引用文件第3章 术语和定义第4章 档案工作原则第5章 档案工作组织第6章 档案工作制度第7章 档案业务工作第8章 档案信息化建设第9章 档案工作设

4、施设备附录A企业文件归档基本范围与保管期限参考表附录B表格式样,三 企业档案的概念,企业档案工作规范3.1将企业档案定义为 企业档案，是指企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件（1）增加了“研发”（2）去掉了“有保存价值”前“对国家、社会和企业”的限定词（3）将“文件材料”简化为“文件”,四 企业档案工作的概念,企业档案工作规范3.2将企业档案工作定义为 企业档案工作是指企业履行档案管理职责的行为和活动 企业档案工作不仅是指档案人员的具体业务环节的工作，而且还包括文件的形成者和领导责任，企业档案工作是企业依照中华人民共和国档案法及国家有关档案工作的一系列法规、规章应

5、履行的职责和活动企业档案工作的主体是企业,企业档案工作是企业全体人员的职责,五 企业档案与档案工作的性质和作用,企业档案工作规范4.1明确了企业档案及企业档案工作的性质和作用 4.1:企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分，企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。两方面的含义：1.企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分，建立档案资产观对企业档案工作尤为重要。2.将企业档案工作定位在“是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作”，将企业档案工作的性质和作用归结于企业活动的基础性管理工作。总之，企业所有产品、服务及其形成过程都需要档案工作的支撑，没有档案

6、工作的支撑，所有追溯、查证、确认责任等等都将无法实现,六 企业档案工作的管理体制,企业档案工作规范4.2确定了企业档案工作的管理体制 4.2企业档案工作应以企业资产所属为纽带，实现统一领导、统一管理、统一制度、统一标准 以企业资产关系为纽带，表明企业的资产管理范围就是企业档案的管理范围 企业资产管理到哪里，档案管理就应延伸到哪里的自然关系 统一领导：企业对所属单位档案工作实行统一领导 统一管理：指统一管理本企业的档案 统一制度：制度的一致性 统一标准：标准的统一性,七 企业档案工作任务与目标,规范4.3提出了企业档案工作的任务与目标4.3企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面

7、的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务企业档案工作的任务是 为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务企业档案工作的目标是 满足企业证据、法律责任和信息的要求方法与途径是 运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发,八 企业依法管理档案的责任要求,企业档案工作规范4.4 规定：企业应维护档案的完整、准确、系统与安全档案法第五条规定“维护档案的完整与安全”企业档案管理规定第三条规定“企业应遵守档案法，依法管理本企业档案，确保档案完整、准确、系统与安全”确保档案的完整、准确、系统与安全是企业的法律责任和依法管理档案的总要

8、求档案的完整档案的准确档案的系统 档案的安全,九 企业档案工作的组织建设,规范首次提出企业档案工作组织体系建设建立企业档案工作组织体系,包括组织领导、机构设置、人员配置和工作网络 规范5.1.1规定了企业档案工作的领导 企业应确定档案工作的分管领导 企业应确定各职能或承办部门、各项目档案工作的负责人 企业应确定档案部门的负责人,企业档案工作的组织建设,规范5.1.2明确了企业档案机构的设置 企业应根据规模和管理模式设置专门的档案机构，或指定负责档案工作的机构 大型企业应设立档案馆 规范 5.1.3规定了档案人员配备 企业应配备与企业研发、生产、经营和管理相适应的专职档案人员 各部门、各项目应配

9、备专职或兼职档案人员 企业应保持档案人员相对稳定 规范 5.1.4提出了企业档案工作体系 企业应建立以档案部门为核心，各职能或承办部门、各项目与兼职档案人员为基础的企业档案工作体系,企业档案管理网络模式一,企业档案管理网络模式二,档案管理的三种模式,目前存在的档案管理的三种模式 第一种 集中统一管理模式 第二种 相对集中管理模式 第三种 委托寄存管理实体模式,企业档案工作管理职责,企业档案工作职责包括企业总体管理职责、各部门的职责、档案部门的职责、档案人员的岗位责任核心意义是要为企业正常开展档案工作提供支持和保障 规范5.2.1规定：企业应贯彻国家有关档案工作法律法规和方针政策，建立健全档案工

10、作规章制度，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划，为档案工作持续发展提供保障 规范5.2.2规定：企业应将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位责任，并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员职责履行情况进行考核,企业档案工作管理职责,企业文件的形成、整理、归档工作是企业各职能部门（即文件形成部门）和项目及专项任务的本职工作，企业各职能部门和项目及专项工作负责人应对本部门和项目文件的完整、准确和系统负责档案部门负责指导本企业各部门、项目及专项工作文件材料的形成、积累、整理和归档工作企业应将不同层级、不同岗位档案工作职责和岗位任务的要求分解，逐项明确，并以制度形式固定

11、下来，实施监督,企业档案工作管理职责,规范5.2.3规定 企业应采取必要措施，维护和确保档案的完整、准确、系统和安全措施包括体制、机制和制度保障措施以及人才物保障措施等。“三纳入”“三参加”“四同时”的做法是实践证明行之有效的重要措施“三纳入”（规范7.1.1）“三参加”（规范7.1.2）“四同时”（规范7.1.3）,企业档案工作管理职责,规范5.2.4规定 企业资产与产权变动时应做好档案的处置工作，国有企业应依照国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法（档发字19986号）文件的要求进行，其它企业可参照该暂行办法规定有违反规定擅自处理档案和造成档案损失或严重后果的，以及不接受应由受让方管理档案

12、的，对责任人及领导人给予行政处分 规范5.2.5规定 企业应对档案工作中做出成绩的集体或个人给予表彰和奖励；对违反有关归档造成档案损失的相关人员给予处分,十 档案工作的职责,1.分管档案工作的企业领导统一领导企业档案工作，审批企业档案工作规划、规章制度，审批企业档案的鉴定销毁报告及名录将企业档案工作纳入领导议事日程，定期研究解决档案工作中存在的问题监督档案工作岗位责任制的考核及奖惩组织协调企业内各部门档案工作的关系,档案工作的职责,2.办公室主任（或行政部部长或总工办主任）贯彻落实档案工作法规、规定及标准，组织、协调、完成档案工作任务审核企业档案工作各项制度和年度档案工作计划、总结，检查档案工

13、作任务落实情况召开企业档案工作会议，总结布置档案工作任务审查企业档案工作任务落实情况交流档案工作经验，研讨存在的问题和解决办法组织企业专（兼）职档案人员的业务培训，负责企业档案工作责任制的考评工作负责涉密档案借阅和外单位档案借阅的审批，负责组织对到期档案的鉴定和销毁工作,档案工作的职责,3.档案部门负责人贯彻执行档案工作的法规、规定及业务标准拟定企业档案工作的各项管理制度，编制档案工作规划、计划，并组织实施组织落实各项档案工作任务落实企业专（兼）职档案人员业务培训组织企业档案工作责任制考评的具体工作建立健全档案管理基础性制度，做好档案实体管理和信息管理工作，负责监督检查和业务指导工作确保档案齐

14、全、完整、准确、系统、安全负责涉密档案借阅和外单位档案借阅的请示，负责档案监督销毁工作的组织实施,档案工作的职责,4.各职能部门（项目部门）分管档案工作负责人 掌握企业档案工作的有关制度规定的要求将档案工作列入本部门管理，做到档案工作与本部门其它工作布置、检查、总结同时、同步对科研课题、基建工程等档案必须按照有关规定做到“四同时”，配备兼职档案人员，并保持相对稳定，对本部门档案的完整、准确、系统、安全负责督促技术、业务人员、兼职档案人员做好文件材料的平时立卷和整理归档工作负责对本部门兼职档案人员和有关业务人员档案工作责任制的考核工作,档案工作的职责,5.档案部门专职档案人员认真贯彻执行档案工作

15、的法规、规定及业务标准，维护档案的齐全、完整、系统、安全监督指导各职能部门及所属单位做好文件材料的形成、积累、整理立卷及归档工作，保障档案齐全、完整、准确、系统负责企业档案的收集、整理、统计、鉴定、保管及利用工作参加新产品试制定型、科研成果鉴定、建设项目竣工验收和购进设备开箱等活动做好档案的保管和保密工作，确保档案的安全，及时、准确地做好利用档案的信息反馈工作,档案工作的职责,6.各部门兼职档案人员落实企业档案管理各项制度和工作标准熟悉本部门各阶段文件材料的形成情况，指导督促本部门有关人员做好文件材料的收集、积累、整理工作做好平时立卷工作和文件材料提供利用工作及安全保管工作严把案卷质量，做好文

16、件整理、归档工作,档案工作的职责,7.有关专项技术人员、管理人员对本部门在业务、行政、科研、管理等各项工作中形成的文件材料的完整、准确、系统、安全负责对办理完毕的文件材料，及时交部门兼职档案人员保管，不得将文件材料据为己有或延交认真执行档案管理“三纳入”、“四同时”措施，在科研课题或建设项目结束或告一段落时，必须将文件材料收集齐全，及时归档协助本部门兼职档案人员做好文件保管期限和密级划分工作,十一 企业档案工作制度建设,规范首次提出企业档案工作制度体系建设包括三个方面一、企业档案工作规章：以企业名义制定，重在明确档案工作在企业的地位和作用，是结合本企业实际对档案工作基本的要求二、企业档案管理制

17、度：以主管档案工作的职能部门名义制定，重在约定共同遵守的企业档案管理规定，是要求企业相应的工作或环节应遵守的有关档案管理的规定三、企业档案规范：以档案部门名义制定，重在企业档案管理的具体操作要求，是企业档案工作具体业务的规范性要求三方面可能有一些交叉，但侧重点和要求不同,建设企业档案工作规章的规定,规范6.1.1明确要求企业要建立规章：明确企业文件形成、归档责任，企业在制定有关规章、标准和制度中应提出相应的文件收集、整理和归档的责任要求 规范6.1.2制定企业档案工作规定是企业档案工作的基本要求，主要内容包括：档案工作原则及管理体制，文件的形成，积累与归档职责要求，档案收集、鉴定、整理、保管、

18、统计、利用要求，资产与产权变动档案的处置原则，解释权限等规范6.1.3要求企业建立档案工作责任追究制度：对相关岗位人员违反文件收集、归档及档案管理制度，发生档案泄密、造成档案损毁等行为，企业应提出责任追究和处罚措施，并将有关要求纳入相关管理制度 规范6.1.4要求企业建立档案管理应急预案：对突发事件和自然灾害，制定档案抢救应急措施，包括组织结构、抢救方法、抢救程序、保障措施和转移地点等。对档案信息化管理软件、操作系统、数据维护、防灾和恢复，制定应急预案,企业档案管理制度建设,规范6.2 管理制度 明确要求企业应当建立8项基本制度 文件归档制度（6.2.1）1、归档范围和保管期限（7.7.4-5

19、)2、归档时间（7.3.3.1-2-3-4-5-6-7）3、归档要求（7.3.4.1-2-3-4-5-6-7）跳转档案保管制度（6.2.2）跳转档案鉴定销毁制度（6.2.3）跳转档案统计制度（6.2.4）跳转档案利用制度（6.2.5）跳转档案保密制度（6.2.6）跳转电子档案管理制度（6.2.7）跳转档案管理系统操作制度（6.2.8）跳转 跳转,归档要求,规范7.3.4.1规定：企业应实行部门、项目及专项工作的文件收集、整理、归档责任制，各部门、项目及专项工作专兼职档案人员应按照规定将文件整理后归档规范7.3.4.2规定：归档的文件应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合

20、形成文件设备（打印机、复印机、扫描仪等）标称的质量要求规范7.3.4.3规定：归档的文件应为原件，因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档规范7.3.4.4规定：非纸质文件应与其文字说明一并归档。外文应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题和目录后归档,归档要求,规范7.3.4.5规定：归档的文件一般一式一份，但特殊情况下，特别重要、利用频繁和有专门需要的可以增加份数规范7.3.4.6规定：两个以上单位合作完成的项目，应以合同、协议等形式约定文件归档要求，主办单位一般应保持全套文件，协办单位保存与所承担任务相关的正本文件规范7.3.4.7规定：文件形成部门应就归档文件填写档案交接登记表（附录B1

21、）重要项目文件归档时应由项目管理部门编写归档说明，并经项目负责人审核签字归档制度是保证企业各种文件材料能够完整、准确、及时归档的一项重要制度。制定好，执行好文件归档制度，对企业档案工作极其重要，是企业档案各种制度中一项最基本制度 返回,档案保管制度,档案保管制度，应明确各门类档案保管条件，特殊载体档案的保管方式、档案清点检查办法、对受损档案的处置办法、档案进（出）库要求、库房管理要求和库房管理员职责7.6.1：档案库房应依据档案载体选择档案柜架，底图不宜折叠；磁性载体应选择防磁设施。重要档案应异地备份7.6.2：档案入库前一般应去污、消毒，受损的档案应及时修复或补救，对于易损的制成材料和字迹，

22、应采取复制手段加以保护7.6.3.1：库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防有害生物等保护功能（见JGJ253）7.6.3.2：库房温湿度应符合JGJ25、GB/T18894和DA/T15对各类档案载体的保管要求，并有温湿度登记（见附录B2）7.6.3.3规定：库房设备运转情况应定期检查，并及时排除隐患7.6.3.4规定：库藏档案应定期清理核对，做到帐物相符。库藏档案数量发生变化时应记录说明 返回,档案鉴定销毁制度,6.2.3：档案鉴定销毁制度，应明确鉴定、销毁工作的组织、职责、原则、方法和时间等要求7.7.1：企业应成立由主管领导、职能部门、专业技术人员和档案人员

23、组成的档案鉴定委员会（或小组），负责确定文件保管期限和到期档案鉴定7.7.2：档案保管期限应根据文件对企业、国家和社会所具有的价值和今后工作参考、凭证作用，以及历史研究价值确定7.7.3：档案保管期限一般分为永久和定期两种，会计档案的保管期限执行会计档案管理办法7.7.6：企业应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。经档案鉴定委员会鉴定，仍需继续保存的档案应重新划定保管期限，对保管期限满确无保存价值的档案应登记造册，填写销毁清册（见附录B3)，经企业法定代表人批准后进行监督销毁。销毁清册永久保存 返回,档案统计制度,档案统计是档案部门掌握库藏，对档案实行科学管理的重要手段规范6.2.4规定：应明确

24、统计内容、统计要求和统计数据分析要求规范7.8.1规定：档案部门应及时、准确地填报本企业档案工作年报及有关统计报表规范7.8.2规定：建立档案工作统计台账主要内容包括：档案馆（室）藏情况；年度入出库情况；档案利用情况；档案专兼职人员情况；档案设施、设备情况；档案销毁情况等规范7.8.3规定：档案统计工作应保持连续性 统计时间的连续性、统计方法的连续性、统计内容的连续性 返回,档案利用制度,6.2.5应明确档案提供利用的方式、方法，规定查（借）阅档案的权限和审批手续，提出接待查（借）阅档案的要求7.9.1档案部门应加强档案检索系统建设，开发档案信息资源，及时、有效地提供档案利用服务7.9.2企业

25、应根据保密规定和知识产权管理要求，设定利用者权限，超越权限的利用需经有关领导审批7.9.3利用档案应按规定进行登记（见附录B4）利用效果突出的宜进行登记（见附录B5）7.9.4利用档案的途径和方式：直接、电话、网上等7.9.5企业宜对档案信息进行分类汇总，形成专题汇编7.9.6企业宜对档案信息进行综合整理，形成专题材料7.9.7企业宜对档案信息进行分析研究，形成深层次加工材料7.9.8企业可利用档案举办档案陈列或展览 返回,档案保密制度,6.2.6应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者应承担的保密责任 国家档案局、国家保密局联合印发的各级国家档案馆馆藏档案解密和划分开展使用范围的暂行规定的2

26、0条规定这里特别指出的是商业秘密如何做好保密档案工作，应从三个方面入手在思想上提高认识，牢固树立档案保密观念建立健全档案保密制度，加强保密档案的登记、存放、保管和销毁工作，确保档案的安全正确处理好保密与利用的关系这里特别强调电子档案的泄密问题，要可防、可控！返回,电子档案管理制度,6.2.7：电子档案管理制度。应对企业各信息系统中形成的电子文件提出归档、管理和利用要求当前归档应注意两个方面：1、双套制 电子文件与纸质档案 2、双归档 网络归档与脱机载体电子文件归档8.1.2：企业档案信息化应坚持技术与管理并重、与企业信息化协调和同步的原则8.1.3：企业各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理

27、的要求 8.3.1企业可根据档案保管和利用的实际需要，有选择地对传统载体档案实施数字化 返回,档案管理系统操作制度,6.2.8：档案管理系统操作制度。应明确档案管理系统操作人员的职责，档案管理系统软件、硬件的操作要求本条款是对建立健全档案管理系统操作制度提出的要求，对于已经开展档案信息化管理和档案信息网络化服务的企业，要认真研究规范第8章的规定，并按照规范的要求，制定好档案管理系统操作制度，做好档案信息化工作 返回,企业档案分类的基本方法主要有十种,规范7.5.2规定 分类方案应依据企业管理职能，结合档案形成特点制定，并应保持相对稳定性和可扩充性。分类方案应附有分类说明。分类方案由编制说明、类

28、目表、类别号三部分组成 一）按职能分类二）按年度分类 三）按保管期限分类 四）按组织机构分类 五）按问题分类 六）按专业分类 七）按型号分类 八）按项目分类 九）按特征分类 十）按载体分类在实际应用时，不同层次的档案分类可采用不同的分类标准,企业档案整理工作要求,规范7.5.5规定根据分类方案和排列顺序编制档号。档号应指代单一，具有唯一性，档号编制方法见DA/T13档号编制规则 规范7.5.7规定：纸质档案应对应的非纸质载体档案设立互见号，互见号是反映同一内容其它载体档案保管单位的档号规范7.5.8：按全宗、类别、保管期限编制档案目录规范7.5.9规定档案部门应对每个全宗建立全宗卷全宗卷可单独

29、管理。全宗卷的主要内容和编制方法见DA/T12全宗卷规范归档程序的最后是审查和归档。规范7.4.1.2规定：文件形成部门应按期将档案交接登记表(附录B1)随同已整理的文件向档案部门移交。档案部门接收时应认真核对，并检查档案质量，双方在档案交接登记表签字后各保留一份,企业档案业务规范的制定,规范6.3要求企业应当建立4个规范，这4个规范关系到企业档案是否收集齐全、完整，整理规范和科学管理基本保障，是企业必须建立的档案规范 规范6.3.1：文件、档案整理规范 应明确文件立卷与档案整理原则、整理方法、档号编制要求和档案装具要求等 规范6.3.2：档案分类方案 应明确分类依据、类别标识、类目范围 规范6.3.3:文件归档范围和保管期限表 应明确各类文件归档的范围及其相对应的保管期限 规范6.3.4:特殊载体档案管理规范 应明确不同载体档案收集、整理的要求和保管的条件,企业档案工作设施设备的要求,规范9.1对档案库房设置提出要求 库房设置的地点、环境，冗余日后20年，特别注意承重档案馆建筑设计规范（JGJ25-2000)档案柜不应小于5KN/m2=510.2kg/m2，密集架不应小于12KN/m2=1224kg/m2规范9.2对技术用房提出要求规范9.3对阅览及陈列室提出要求规范9.4对档案装具提出要求规范9.5对裱糊设备提出要求规范9.6对技术设备提出要求,