财务流程综述及主数据.docx

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1、 SAP Business One 教程金兰田电子 第八章 财务流程综述及主数据第一节 财务系统综述SAP Business One 财务系统包括财务主数据、财务业务处理、报表与查询、系统实 施等章节。涉及总分类账、销售、采购、库存、银行、成本会计、报表等系统所有模块。 财务系统作为 SAP Business One 的核心部分，其他业务自动产生的财务凭证将自动传送 到总分类账中。 下图为整个财务系统的整理流程图，从财务主数据的整理到凭证处理、相关的辅助核算、系统的各类日记帐条目、期末处理。 第二节 财务主数据 一、概述 作业说明: 创建会计核算的标题科目和明细科目，科目表由 10 层的树状图

2、形构成，最详细为第 10 层，第 1 层是会计科目分类（抽屉）。在财务表中，上一层用于汇总下级数据。作业人员: 财务经理作业范围: 会计主数据创建 二、过程 作业名称： 会计主数据创建 作业方式： 1. 人工填单作业: 科目表 2. 作业流程: 3. SBO作业 3.1作业路径3.2 进入编辑科目表，选择全选: 将右边科目表中的黄色光标停在 1002 银行存款 科目上；点击添加下级科目3.3 添加标题科目，进入编辑会计科目，在相应栏位输入必要信息，其他栏位选择系统 默认值，单击更新键。第三节 凭证处理一、概述 作业说明: 在 SBO 中,手工编制财务凭证草稿;凭证审核生成日记帐条目。作业人员:

3、 财务人员作业范围: 凭证处理 二、过程 作业名称： 凭证草稿编制与审核； 作业方式: 1. 人工填单作业: 新建凭证草稿 2. 审批作业: 主管审核生成日记帐条目 3. 作业流程 4. SBO作业 4.1路径 4.2 进入日记账凭证 4.3点击窗口下方的【添加分录到新凭证】，打开日记账分录页面，在日记单凭证分录中填写相关信息，然后点击加入凭证4.4点击加入凭证后，系统会返回【日记账凭单】，会新增一个未清的日记账凭单分录，如果要审核与修改，双击相应的分录单号进入【日记账凭单分录】进行修改即可，修改好后点击更新与确定如果还需要在该凭证单中新增内容，点击【添加分录到现存凭证】4.5 更新完成，且审

4、核无误后，点击添加到日记账分录（此时会影响相应科目的余额）。4.6可以在【财务】模块中的【日记账分录】中查找到相应的日记账分录4.7 日记账条目不能删除，只能冲销，选定需要冲销的日记帐条目，在选中冲销，填写冲销日期，应大于该凭证 的生成日期。点击更新。 4.8执行冲销，生成冲销日记账条目。功能菜单 财务-冲销交易 点击 执行4.9在日记账条目中生成该冲销条目。如果两个用户同时打开日记帐条目，屏幕会包含相同的默认日记帐凭证号。 但是，进行添加时无法将相同的号分配两次。在这种情况下，最后保存凭证的 用户将收到一条消息和系统分配的实际凭证号。这是下一个自由编号而不是最初屏幕上显示的编号。 第四节 成

5、本会计 一、概述 作业说明: 使用 SBO 中的成本会计功能，必须把公司中的成本中心或部门定义为利润中心，然后可以在每期为每个利润中心编制损益报告。 利润中心是执行特定业务功能的公司单元和部门。某些成本和收入可以直接分配到 一个利润中心中。可以为这些成本和收入定义直接分配规则。您使用间接分配规则将间接成本和收入分配到利润中心（这些是不能基于利润中心的业务功能分配的成本和收 入。一旦出现这些成本时，不分配间接成本可能是有意义的。但是，间接成本可以通过 定期运行相应的报表和评估来进行分配。例如，在发生成本时分配代码未知的情况下， 可能会出现这种分配。类似的情况是，这些成本一出现即被写入系统中的特殊

6、利润中心 （或零利润中心） 。 在系统中创建利润中心时，系统将自动定义相同名称的分配代码。该规则也有与利 润中心相同的代码。为该值自动生成的默认值是：直接借项和总计值 100 的因子 100。不能更改此分配规则。并且必须直接借记该利润中心。 作业人员: 财务人员;财务主管 作业范围: 定义成本中心；定义分配规则。 二、过程 作业名称： 成本核算 作业方式: 1. 人工填单作业: 定义成本中心；定义分配规则 2. 作业流程3.SBO作业3.1 路径3.2 进入定义成本中心，定义新的成本中心，点击添加 。3.3进入定义分配规则，定义新的分配规则，点击添加 。第五节 财务预算一、概述 作业说明: S

7、BO 财务预算业务，采用以会计年度为基础按月分配预算比率的方法，对定义预算 的会计科目进行预算控制与分析，其中预算控制在初始化部分中做实际说明，预算报表 与分析在信息系统部分加以介绍。本章主要阐述定义预算方案；定义年预算的分配方法； 按科目定义预算金额三个部分。 作业人员: 财务经理作业范围: 财务预算 二、过程 作业名称： 财务核算定义 作业方式: 1. 人工填单作业：预算方案，预算分摊方法，预算2. 作业流程 3.SBO作业 3.1路径3.2 进入预算方案，定义新的预算方案，点击确定 3.3 进入定义预算分配方法，定义新的预算方案，点击更新。系统针对财务会计科目 的预算是按年编制的，在这里

8、定义每月的德分配比率。选定默认的分配方法点击 设置为默认。 3.4 进入定义预算，定义科目预算金额，选择预算方案与需要定义的会计科目，点击确定。进入预算方案编辑表单，按所选定的科目录入预算金额，点击更新注意事项：1、财务预算只能针对明细科目编制，不可以对标题科目进行编辑。 2、在参与预算的会计科目表，需要在科目表 中设置该科目为 与预算相关。第六节 付款与收款1. 付款【收付款业务(N)】- 【付款(O)】- 付款 打开如图，找到需要付款供应商填上付款金额，默认为当前未付完金额选择要付款的单据16 SAP Business One 教程金兰田电子 点鼠标右键或点这个出现如图选择付款方式如银行转

9、帐付款总金额，鼠标点总计里面按CTRL+B可复制应付总金额选择转帐对应总帐科目转帐日期必填最后点确定点添加-付款就完成如果这笔付款付错，需要取消，则在表头点右键，取消就OK2. 收款【收付款业务(N)】- 【收款(I)】- 收款 打开如图，找到需要收款的客户。填上收款金额，默认为当前未付完金额选择要收款的单据36 点鼠标右键或点付款方式图标然后根据实际情况配置收款方式，这里我们假设为转账收款总金额，鼠标点总计里面按CTRL+B可复制应收总金额选择收款方式如银行转账转帐日期必填选择转帐对应总帐科目最后点确定，点击确定后将返回到收款单中，在单据右下方点【添加】-收款就完成如果这笔收款收错，需要取消

10、，则在表头点右键，点击取消即可。第七节 固定资产管理一、针对新购进的固定资产处理流程：故事案例：公司由于发展需求，购进10张办公桌的处理流程。思路分析：SAP系统把把固定资产当作物料来处理，首先需要： 将固定资产分类（例如办公用的桌椅归入“固定资产办公设备”，将计算机归入“固定资产计算机”）； 归类之后需要为每一套办公桌椅唯一的物料档案（即“物料主数据”）； 在建档中选择对应的物料组，如果没有该类型的物料组，则需要定义新的物料组，且需要设置“物料组”会计科目； 将【库存数据】中的【设置总账科目依据】设置成“物料组” 做购进处理按照上面的故事案例在系统中，做一下操作演示。 新建固定资产档案（1）

11、 办公桌我们将其归入到了“固定资产办公设备”；（2） 为每一台办公桌子建立对应的物料档案，打开【库存】模块的【物料主数据】（3） 点击顶部菜单（或CTRL+A）点击添加，然后输入唯一的物料编码，将物料组类型设置成固定资产办公设备，将右上方的物料属性中金勾选“采购物料”和“固定资产”（4） 点击【库存数据】选项卡，将其中的【设置总账科目依据】设置成“物料组”。（5） 设置其他必填字段:采购单价、采购日期，使用年限等；将所有信息录入系统后，请仔细检查是否有错误或者漏填的地方，确认之后点击添加即可。字段名类型字段用途及说明举例商品编号必需输入固定资产卡片编号或固定资产编号，建议同一类别的固定资产有相

12、同的编码规则。如：T-0001；固定资产（选项）必需只需要勾选 固定资产，采购物料 选项，不必勾选 库存物料、销售物料、，便于对分销门店制单时隐藏固定资产物料。默认采购价必需定义固定资产原值或重置价值，选择 默认采购价。采购日期必需输入固定资产开始使用的年月。如：2011.05.18；使用年限（月）必需按月份输入固定资产的使用期限。如：固定资产使用年限是5年，在此输入60；残值率%必需按国家现行财务制度规定，各类固定资产的净残值比例统一为原价的5%。此处默认为：5。折旧科目必需该固定资产折旧时所对应的折旧科目，便于固定资产查询报表作为条件。折旧科目就是该类固定资产的汇总，商品档案就是折旧科目的

13、明细账。*注意：此处支持格式化搜索，按Shift+F2 可弹出科目表清单供定义人选择科目，需要系统管理员协助定义。如：160206；物料组（产品线）可选将固定资产归属于固定资产物料组。如需要按固定资产某特征进行汇总统计分析，就该特征定义物料组。*注意：至少为固定资产定义一个物料组，与正常销售商品区分开来。l 新增物料组路径：SBO管理定义库存定义物料组。如：定义固定资产办公设备，固定资产房屋建筑等物料组，并将固定资产档案选择归属的物料组。属性可选在物料主数据的属性标签下，增加一个属性：固定资产。与正常销售商品的属性区分开来。如本身没有使用物料主数据中的属性，则不必为固定资产定义专有的属性。l

14、新增属性路径：SBO管理定义库存定义物料属性。l 勾选属性路径：SBO库存物料主数据属性标签在 固定资产 属性中打勾。使用部门可选输入固定资产的使用部门。在固定资产查询报表中，可以按部门分析统计。如：业务部。使用人员可选输入固定资产的使用人员。在固定资产查询报表中，可以按人员分析统计。如：张三、李四等。折旧百分比用于查看该字段不必输入，只用于动态查看固定资产折旧百分比时，按Shit+F2看到本月的折旧百分比。*有关该字段的格式化搜索语句，请参考本说明中的五、固定资产相关报表与格式化搜索章节。 购进处理（6） 物料档案建立后我们需要做购进流程，打开【采购】模块的【采购订单】打开采购订单后，首先选

15、择供应商，然后选择对应固定资产的唯一编码，与确认价格税率等信息。做好采购订单后，根据采购订单做应付发票然后系统会走应付发票的审批流程（详细请参照采购应付发票流程），当财务审批通过后，将应付发票草稿重新添加成为正式的应付发票。 附录：定义新的物料组：（1） 打开【管理】模块的【设置】找到【库存】中的【物料组】打开物料组，可以添加新的物料组，1）首先输入物料组的名称；2）在物料类别第一类编码中输入固定资产对应的第一类别代码；3）点击“会计”选项卡更改成该组物料的对应会计科目。由于不同类型的固定资产对应的科目也不同，这里我们只做如何修改科目首先先删除要修改的原有科目代码，然后输入要挂靠到的科目代码即

16、可。选择要输入的科目代码当所有的科目都设置好后，我们点击添加即可二、针对已有的固定资产处理流程：故事案例二：公司已购进10台PC，系统中的操作方法如下：SAP中将固定资产视作系统中的物料，需要为每张固定资产卡片定义一个商品档案，所以此时需要财务部相关人员在系统中创建10个编号唯一的商品档案 建立固定资产卡片：（1）、在【库存】模块中点击【物料主数据】后，点击顶部菜单栏中的（或使用组合键Ctrl +A）进行添加，在【物料主数据】勾选 “固定资产”，然后进行添加数据：字段名类型字段用途及说明举例商品编号必需输入固定资产卡片编号或固定资产编号，建议同一类别的固定资产有相同的编码规则。如：A-001；

17、固定资产（选项）必需只需要勾选 固定资产 选项，不必勾选 库存物料、销售物料、采购物料，便于对分销门店制单时隐藏固定资产物料。默认采购价必需定义固定资产原值或重置价值，选择 默认采购价。采购日期必需输入固定资产开始使用的年月。如：2011.04.26；使用年限（月）必需按月份输入固定资产的使用期限。如：固定资产使用年限是3年，在此输入36；残值率%必需按国家现行财务制度规定，各类固定资产的净残值比例统一为原价的5%。此处默认为：5。折旧科目必需该固定资产折旧时所对应的折旧科目，便于固定资产查询报表作为条件。折旧科目就是该类固定资产的汇总，商品档案就是折旧科目的明细账。*注意：此处支持格式化搜索

18、，按Shift+F2 可弹出科目表清单供定义人选择科目，需要系统管理员协助定义。如：160205；物料组（产品线）可选将固定资产归属于固定资产物料组。如需要按固定资产某特征进行汇总统计分析，就该特征定义物料组。*注意：至少为固定资产定义一个物料组，与正常销售商品区分开来。l 新增物料组路径：SBO管理定义库存定义物料组。如：定义固定资产办公设备，固定资产房屋建筑等物料组，并将固定资产档案选择归属的物料组。属性可选在物料主数据的属性标签下，增加一个属性：固定资产。与正常销售商品的属性区分开来。如本身没有使用物料主数据中的属性，则不必为固定资产定义专有的属性。l 新增属性路径：SBO管理定义库存定

19、义物料属性。l 勾选属性路径：SBO库存物料主数据属性标签在 固定资产 属性中打勾。使用部门可选输入固定资产的使用部门。在固定资产查询报表中，可以按部门分析统计。如：财务部。使用人员可选输入固定资产的使用人员。在固定资产查询报表中，可以按人员分析统计。如：张三、李四等。折旧百分比用于查看该字段不必输入，只用于动态查看固定资产折旧百分比时，按Shit+F2看到本月的折旧百分比。*有关该字段的格式化搜索语句，请参考本说明中的五、固定资产相关报表与格式化搜索章节。 固定资产购进处理：购进固定资产时，先在SAP B1中定义固定资产卡片【即物料主数据】。当收到供应商发票时，财务部手工做日记账凭证，并在行

20、摘要中记录所购入固定资产的商品编号。步骤：在【财务】模块中【日记账分录】中进行添加： 固定资产折旧处理每月进行的固定资产折旧处理可以定义周期性过账模板，让SBO每月固定日期提示需要确认的折旧凭证。如下方法定义周期性过账模板：（1）首次定义周期性过账板，先从 固定资产查询报表 中获得各科目的 每月折旧额 ，根据该值来定义周期性过账的折旧发生额。步骤：在顶部主菜单中点击按住Ctrl键，鼠标点击 每月折旧值 该列列名，该列底部会出现合计。（2）定义周期性过账模板，输入每月需折旧的科目与提取折旧的科目，并按步骤1中查询的每月折旧额输入各科目的借贷方发生额。以及需要SAP B1自动提示的周期； 每月到期

21、执行折旧时，财务人员登陆SBO就弹出提示确认窗口。选择需要当天执行的周期性模板，点击 执行 按钮。即可生成一张日记账分录。按当前SAP B1用户的默认序列生成日记账分录。执行之前，注意设置正确的用户默认日记账分录序列。（3）如需SBO在登陆后显示执行的周期性过账，需要在一般设置中启用该选项，步骤：打开【管理】模块的【系统初始化】，然手打开【一般设置】中的【服务】标签中将“显示执行的周期性过账”勾选上。（4）以后每月按系统提示时就选择需要执行的认周期性过账，即可完成固定资产每月折旧业务。如果有新购进或报废固定资产的情况，则需要按步骤（1）、（2）、（3）修改周期性过账模板，然后下月就按新的模板执

22、行。 固定资产报废与毁损处理:固定资产的报废处理与购进处理同理，财务部人员手工制日记账分录。并且将已报废的固定资产卡片冻结起来。1、 手工制作日记账分录，并在表头备注与行备注中记录报废固定资产的编号。2、 冻结固定资产卡片。勾选“不活跃【冻结】”选项，并输入 从日期 ，为报废当天。SAP Business One 培训教材金兰田电子第九章 常用查询第一节 物料查询物料查询能让我们及时有效了解仓库该物料的动态，一般用于销售交货、采购物料、部门请购、生产领料等打开库存-物料主数据，出现如下界面，系统默认是查找界面，如果不是，点工具栏的按钮如果知道物料编号，可以直接输入物料编号，（图1） 如果不知道

23、物料号，但知道模糊的描述，就是该物料的名字，可以直接在描述里面输入该物料的名字。（图2）图2点查找，出现如下界面，选择库存数据选项卡，存货量代表仓库里的存货；已承诺代表目前承诺给别的部门的数量，但还没有给（如销售订单、生产订单等）；已订购是采购已经下了销售订单，但供应商还没有送货来；可用等于存货量+已承诺+已订购。当然，如果想进一步了解这个物料在某一时段的进出库情况，可在此页面单击右键，选择，库存过账清单单击每个单据前面的小箭头看详细情况第二节 生产订单查询当业务下了一张销售订单时，生产可能只知道这张销售订单的PI号（客户参考编号），要想通过这张PI号查询这张PI一共有几张生产订单，每张生产订

24、单是否发料等信息打开生产-生产订单，出现如下界面，点工具栏上面的查找按钮，如果右边的界面没有出现，可选择菜单查看-用户自定义字段，输入PI号码，然后点查找点查找之后，出现如下界面，这就说明这张PI为PI120914-LN的销售订单有10张生产订单，这10张生产订单（29332941、3023）分别属于每条拉组要想进一步查看每张生产订单目前的状态，可双击单据编号，如双击2933，出现如下界面然后单击工具栏下一个按钮，查看下一张生产订单情况当生产不知道PI号，只知道生产订单号的时候，或生产在入库时，总是提示生产数量大于发料数量时，就可以通过该功能查找我们看到生产入库订单编号为2933，那通过293

25、3来查看这张生产订单为什么不能入库，打开生产-生产订单页面，点工具栏上面的查找按钮，在编号里面输入2933，点查找点查找之后，就出现这张生产订单的详细情况，我们看到仓库根本就没发料，仓库没发料那生产怎么做出东西出来的呢？第三节 其他查询 每当我们做完一件事情的时候，往往都要进行一次检查，看有没有做错，在SAP中，做完一张单据，我们也要回头来进行一次检查，有可能当时没发现问题，过段时间后才发现问题。在SAP中有很多单据，但每张单据都有一个唯一的编号，第二节我们讲到的是生产订单通过生产订单的编号进行查询，其实，其他的单据也都一样，如果不记得单据，也可以通过其他方式查讯如一张销售订单，我们有8种方式查询某一人某一天的销售订单明细，同理，其他的单据也是如此教材说明 本教程是为金兰田用户编制的教程，该教程提供给 SAP 公司中国的 SAP Business One 金兰田用户。 本套教程主要以业务角色分类，以业务流程为主线，穿插 SAP Business One 中文版 的功能，是一套简单易懂的管理软件教材。用户不仅可以学习 SAP Business One 的功能， 也可以了解小型企业在销售、物流等管理方面的标准流程。 本套教程编写者：胡栓峰，参考文献有：同享公司业务流程、SAP 中国官网46