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1、目录,部门职能相关概念介绍部门职能梳理的方法和要求部门职能操作流程和时间安排,部门职能梳理的定义,部门职能梳理是组织结构设计的重要环节，把需要组织完成的复杂工作按照工作流程思路尽可能分解成最小的单元，分解成独立的、可操作的作业项目，将部门职能系统化、规范化、清晰化,以业务为出发点，理清各部门的横向关系和纵向关系，明确各部门定位； 协助各部门明确核心职能，引导管理人员实施专业、规范的管理方式，并将部门职能作为规范化精细化管理的起点。,前提,定义,为什么进行职能梳理,战略、组织、岗位关系,公司战略,组织架构,岗位,角色,角色,职责,职责,职责,任务,任务,任务,知识、技能、经验、教育,任务,任务,
2、任务,任务,任务,任务,综合素质,知识、技能、经验、教育,综合素质,知识、技能、经验、教育,综合素质,部门职能,价值链,流程,正确地做事,做正确的事,部门职能优化方法一：价值链分析法。公司价值链，明确从公司各部门的职能定位和需要加强的职能,主价值链,决策监督,辅价值链,企业文化,人力资源管理,财务管理,战略管理/经营计划,行政后勤,部门职能优化方法二：标竿职能对比法。对比外部企业的最佳实践来分析职能,成熟的人力资源管理体系主要包括以上功能,某标杆企业人力资源管理的最佳实践,根据战略的要求和标杆对照，确定各部门核心职能,市场营销部,市场推广,项目管理,制定公司整体市场推广计划，并组织实施；负责公
3、司广告、促销、市场政策的方案和实施；参与公司产品定价工作。,负责整个项目的全程管理，确保项目各项工作能够有机地协调和配合制定项目阶段性目标和项目总体控制计划，划分各阶段目标主要工作内容和工作量负责项目成本控制工作，保证完成项目的实际成本、费用不超过预算成本、费用依据项目具体实施计划，负责总部各部门与子公司工作人员的协调工作负责项目实施过程中与客户的沟通工作，保持信息畅通,销售管理,负责销售资料统计与分析，制定年度销售计划负责公司的售前、售中和售后管理工作承担销售方案的研究工作，并提出改进建议负责公司产品投标工作管理公司的销售合同，负责合同的审核、签订等工作负责客户档案资料的建立与运用，改善及维
4、护客户关系，进行客户关系管理工作负责销售技术支持工作,部门职能梳理的维度之一 纵向的职能分解,一级职能（部门定位）,二级职能,三级职能,部门存在的目的和意义，即组织赋予部门的主要职能，部门承担的主要业务和管理职能,从一级职能之下分解的若干项子职能（职能模块）,这些职能严格讲都是比较宏观的,是某一方面的工作,分解二级职能具体业务活动，三级职能都是一些具体的作业项目,是可以操作的,部门职能梳理（示例） 一、二级职能,职能梳理维度之二PDCA管理循环法分解三级职能,P - PLAN 计 划/规划/制度 通过调查研究进行现状分析，找出存在的问题； 找出存在的问题后，分析产生问题的各种影响因素； 从问题
5、的主要影响因素来着手解决问题； 制定工作计划和相关管理制度。,C - CHECK 检 查 根据计划的要求检查实际执行结果； 根据检查结果进行总结，把成功的经验和失败的教训总结出来，对原有的制度和标准进行修正，巩固已经取得的成绩。,A - ACTION & LEARNING 改 善 措 施及学习 提出这一循环尚未解决的遗留问题，并将其转到下一循环。,D - DO 实 施 计划的执行,PDCA分析法示例,部门职能撰写要求,一级职能编写要求：,用名词性短语概括本部门的本部门的主要业务和管理职能，例如人力资源管理、质量管理、财务管理。,二级职能编写要求：,用一个名词性短语概括从一级职能分解的二级子职能
6、，例如预算管理、薪酬管理、供应商管理。,三级职能编写要求：,用一个句子来描述从二级职能分解的具体的业务活动。格式：动词+事项避免采用模糊化动词如“负责”、“处理”、“管理”、“领导”等，以明确 权责，避免歧义。具体可参见规范动词表。描述的是工作内容的基本事实，而非对之进行评价或提出主观要求。,三级部门职能描述的典型错误职能描述不够明细,某公司销售部部门职能,1.保证按时、按量完成公司下达的销售任务；,修改前,修改后,1.产品销售管理1）拟定公司年度、季度销售目标，报总工程师；2）汇总客户需求，拟定月度生产建议计划，报总工程师；3）拟定公司价格政策，报销售副总审批；4）联系客户，洽谈业务，签订合
7、同；5）承担销售回款任务；6）协调财务部门开具发票；7）协调财务部门核销退税工作；8）筛选并确定产品销售的承运方；9）督促供应部库房发货，跟踪货物运输情况；10）配合提供上级有关单位需要的公司销售情况信息；,职能描述过于笼统,部门职能描述的典型错误部门职能与工作要求混淆,典型错误示例二,典型错误示例三,典型错误示例四,部门职能描述的典型错误 使用程度副词,1.用心辅导新员工工作，使其在规定时间内正式上 岗.,典型错误实例一,5.做好车间相关技术信息的收集和反馈工作 1）调查其它厂家生产技术水平 2）分析国内外先进生产工艺 3）反馈车间工艺问题6.抓好车间技术队伍建设，做好操作人员的技术培训和提
8、高工作 1）拟定车间职工培训计划 2）筹备职工考评，以对培训做出效果评价 3）收集职工的技术合理化建议.,典型错误示例二,三级部门职能描述的典型错误-动词使用不当,4.合理化建议，节能降耗 1）提出合理化建议 2）组织实施合理化建议.,典型错误实例一,2.负责土盐生产进度和生产收率 1）审核并整理岗位批生产记录，并对收率统计汇总； 2）填写岗位原辅材料申请表，确保正常生产3.负责土盐中间体和成品质量 1）指导并监督岗位人员工艺操作及参数控制； 2）指导并监督岗位人员对异常情况及时处理.,典型错误示例二,缺少行为动词,要使用规范化的动词，避免使用模糊化的动词，如：“负责”、“处理”等，以明确权责
9、，避免歧义,部门职能描述规范用语的常见动词示例,针对制度、方案、计划等文件编制 制定 拟定 审核 转呈 转交 提交 呈报 下达 备案 存档 提出意见针对信息、资料调查 研究 整理 分析 归纳 总结 提供 汇报 反馈 转达 通知 发布 维护 管理决策或设定目标批准 采纳 建立 制定 规划 决定 准备 指导 教导 授权 委派 调整 安排 授权 授予 检查 取消 撤销 考查 鉴定 启动 革新 安置 指定 创立 决策 创办 计划 规划执行管理达成 增进 评估 衡量 评定 评价 审核 找出 设定 执行 维护 监控 取得 认同 指明 改善 提高 赢得 吸引 限制 确保 建设 撰写 达成 统筹 制定 构思
10、控制 雇佣 保证 标准化 估计 训练 推动 促进 防止 跟进 支配 监督 监控 改善 解释 证实 管控 回顾 修改 选择 加强,示例：部门职能梳理表,示例：部门职能梳理（梳理后）,清晰部门职能梳理可以避免以下常见问题,甲乙两个属同层次部门的职能有交叉部分,甲乙两个属不同层次部门的职能有重叠部分,应该由甲部门负责的职能现在由乙部门负责,职能交叉,甲,乙,甲,乙,职能重叠,职能错位,甲乙两个属同层次部门的职能中有缺失部分,职能空档,流程或权限设计问题导致职能遗漏或者职能虚位，如甲部门名存实亡，对乙部门失去控制,甲,乙,甲,乙,乙,甲,甲,乙,职能虚位,部门职能梳理中发现的问题须填写部门职能存在问题
11、汇总表,部门定位填写要求,依据做以达到目的举例：1、某公司财务部定位 依据国家有关财经法律法规、公司战略规划对财务管理工作的要求，组织开展公司预算管理、资金管理、财务分析、税务管理等工作，为实现公司战略目标提供有效的财务保障。2、某公司安全环保部定位 依据国家环境、职业健康和安全法律法规和公司安全生产目标，承担公司职业健康环境体系制度建立、安全生产管理、职业健康管理、环境保护管理、劳动保护用品管理、安全培训、5S管理等职能，为公司生产提供可靠的安全保障。3、某公司安装部定位 依据公司总体发展目标和战略规划对安装工作的要求，开展产品的安装施工和报检验收工作，完成项目交机，保证合同的按时、高质量完
12、成。,部门职能梳理主要流程,部门职能提交文件要求和时间安排,文件提交方式：1、 提交电子版文件； 2、 每个部门编写一份部门职能问题汇总表和部门职能说明书（初稿），保存在一个文件夹内，文件夹用部门名称命名，命名方式为：“部门+部门职能梳理”3、编写部门职能说明书时请在人事行政部提供的部门职能说明书模板上进行修改和完善。 文件提交时间：各部门，于2014年5月5日17:30将部门职能问题汇总表和部门职能说明书（初稿） 电子版发送到行政人事部方影翎处。,组织优化工作计划,目录,部门职能相关概念介绍部门职能梳理的方法和要求部门职能操作流程和时间安排,目录,部门职能相关概念介绍部门职能梳理的方法和要求部门职能操作流程和时间安排,
