电厂工程部竣工档案归档细则.doc

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1、-北方联合电力有限责任公司和林发电厂工程部竣工档案归档细则和林发电厂工程部档案室二零一四年七月二十二日和林发电厂工程部竣工档案归档细则批 准：审 核：编 制：北方联合电力有限责任公司和林发电厂工程部关于竣工档案归档细则的通知各参建单位：为了使工程竣工档案文件材料能顺利移交归档，保证工程档案的齐全、完整、准确、系统，按照国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范及火电建设项目文件收集及档案整理规范（DL/T 241-2012）、火电机组达标投产考核标准（2006年版）及相关规定的要求参照北方电力有限公司有关规定结合本工程实际情况编制了竣工档案归档细则，并以细则为准。工程部档案室二零一四年七月二十

2、二日北方联合电力有限责任公司和林发电厂工程部“工程竣工档案归档”实施细则1竣工档案归档内容及要求1.1竣工档案的表式及书写规定1.1.1监理文件的表式采用监理现行监理规范中监理工作的基本表式。1.1.2火力发电厂基建工程中的单位工程、分部工程和分项工程的划分，质量验评表的格式和内容、一般表式的格式和内容，均按电力行业有关标准执行。质量评定表必须使用电力建设施工质量验收及评价规程（DL/T 5201.5-2009-2013）的现行表式，不足部分经监理单位、建设单位认可后使用。1.1.3 竣工档案用纸统一为标准A4(210mm297mm)幅面70克以上白色中性书写纸；施工技术记录、表格外框的标准格

3、式白边上下左右分别为25mm、15mm、25mm、15mm，表格较大时，上边距和左边距误差必须保证3mm以内，下边距和右边距误差可在5mm左右。例1表格中的以下空白施工单位内蒙建筑公司技术部质量部负责人以下空白例2表格中的空白栏用“”1.1.4确认标示中的“”审查后在框内统一打、不使用。1.1.5竣工档案的书写要求：正文部分可用激光打印机打印，打印效果应清晰，不可使用复印件，质量评定表上的复(核)查意见，核定等级及签名、日期必须使用碳素墨水书写，书写字迹应清晰易辨认，签名应是亲笔签全名并带日期，不能用盖章或打印代替。 1.1.5竣工档案不得有涂改，严禁出现红色、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸字

4、迹等不耐久字迹。1.1.6案卷技术文件材料小于标准幅面要粘贴在A4规格复印纸上，大于标准幅面的要折叠成A4规格。1.1.7竣工档案均要去除金属物。1.1.8 页面设置1）关于文字材料的页面设置：文件标题字体为小2号宋体，加粗，正文字体为4号宋体。行距为1.5倍行距，文件书写格式应横行排列，文章段落、章节编排，按有关公文编写要求。页眉、页脚均为小5号宋体居中，如字数较多且不是同一内容， 可从左右两边均匀布置，页脚为共几页，第几页，作业指导书的结构由封面、签字页、目录页、正文及附录五部分组成。 2）关于各类表格的页面设置：各类表格标题为小2号字宋体，加粗。表内字体为小4号字宋体。内容较多的验评表表

5、内字体可用小5号宋体。表格内行高不做规定，可根据表格内需填充的内容多少而定。所有表格外边框为加黑实线，内边框为实线。不允许一张纸放两个以上表格。1.2竣工档案归档范围及要求竣工档案是竣工验收的关键，竣工文件材料必须整齐、美观、标准、一致、齐全、完整。为确保工程顺利通过达标投产的目标。参照火电建设项目文件收集及档案整理规范DL/2412012和北方联合电力有限责任公司的有关规定，结合本工程实际情况编制了竣工文件材料的归档范围。应依据合同和现行标准、规范所列内容归档。2 竣工档案组卷；2.1组卷原则；2.1.1前期文件、施工管理性文件、竣工验收文件、按问题、时间顺序、一事一卷，按文书档案案卷格式要

6、求编制整理。2.1.2按火电建设项目文件收集及档案整理规范DL/2412012、档案6-9大类档案分类表中840土建；842燃料供应系统、炉化设备管线施工安装调试文件；845电气、热控安装调试文件的四级类目，进行竣工文件分类；以单位工程、遵循项目施工的自然顺序、施工文件的形成规律。案卷厚度控制在30，保持卷内文件的有机联系和成套性的原则实施组卷及卷内文件排列。2.1.3 土建、水工施工文件；燃机炉化设备管线施工安装调试文件；电气、热控安装调试文件中的下列文件按专业集中组卷：1) 原材料、成品、半成品、设备出厂合格证、试验报告及材料跟踪记录；2) 工程联系单（编号要求：单位缩写机组代码专业流水编

7、号）例：HNHY1QJGCLX0013）调试文件(按专业、系统)；4） 变更：设计院的设计变更单、业主方和施工方的变更设计单、材料代用单(组卷时应编制：施工图卷册汇总表；设计院设计变更汇总表；业主方变更设计汇总表；施工方变更设计汇总表；汇总表中应有执行情况栏)；2.1.4各专业按单位工程组卷（2.1.3所列情况可单独组卷外），为规范本工程单位工程各类竣工文件的排列，特规定如下：1）单位工程概况；2）开工、停工、复工报告，图纸会审、技术要求、技术交底； 3）专业施工组织设计、施工技术措施、作业指导书、质量检验计划及工程建设强制性条文实施细则；4）设备、材料及构件出厂质量证明文件；5）材料试验报告

8、；6）设计变更通知单、材料代用核定审批单、技术核定单、设备缺陷单等；7）施工定位测量、复核记录；8）施工技术记录；9）强条执行检查记录10）工程施工检测检验报告、设备试转记录；11）隐蔽工程验收签证；12）工程质量检查验收记录、中间交接记录；13）质量事故处理报告；14）设计修改变更与材料代用单、工程联系单；15）单位工程竣工验收报告，竣工交接签证，工程总结；例如：以主厂房地下结构工程为例：“签证页、编制说明、开工报告、图纸会审记录、施工组织设计、施工方案、作业指导书、技术交底记录、强制性条文、单位工程竣工验收签证书、工序交接单”组成一卷。“施工记录”组成一卷。“质量验评、质量验收记录、隐蔽工

9、程验收记录、事故缺陷报告”组成一卷。“原材料试验报告、材质证明”组成一卷。“设计变更汇总表、工程联系单、核定单、材料代用” 组成一卷。2.1.5工程照片按专业以单位工程为单元，一个或多个单位工程集中组卷。2.1.6监理归档文件组卷：监理归档文件按：综合管理类；组织协调类；质量控制类；进度控制类；造价控制类；综合记录报告类；验收总结类；监理日志等大类组成若干卷。2.1.7一个单位工程分别由两个或两个以上的施工单位承包施工，其竣工文件先由各分包单位编制其承建部分的竣工文件，由监理单位组织协调，由其中一个工程量较大的施工单位进行汇总。2.2 案卷排列顺序：按外封面、签名页、编制说明、卷内目录、文件材

10、料正文、卷内备考表、外底面的顺序排列，案卷厚度为30规格。2.2.1外封面：文字结构由北方联合电力有限责任公司和林发电厂工程部档案室统一提供样品，各归档单位参照执行，归档单位应提供外封面样品，经档案室认可后，才能使用。（详见附表）2.2.2签字页：A4幅面70g白色中性复印纸（每一个单位工程有一个签字页，并放在首卷内）（详见附表）2.2.3编制说明：A4幅面70g白色中性复印纸（每一个单位工程有一个编制说明，并放在首卷内）2.2.4卷内目录编写：1）卷内目录应排列在案卷之首，不编写页号。(卷内目录格式详见附表)2）文件编号，应填写文件的文号或编号、图样的图号等。3）责任者，应填写文件形成单位的

11、全称或规范化简称。合同文件应填写主要的责任方；报验文件宜填写报验责任单位。4）文件提名，应填写文件标题的全称。对按单位工程整理的，每份文件题名前宜填写单位工程名称；对文件标题不明确、不准确、不完整的，应由立卷人根据文件内容重新拟写或补充。5）日期，应填写文件流转结束最终责任人（单位）签署盖章的日期。6）页数（号），应按装订形式分别编写。装订成卷的，应填写每份文件起始页号，最后一个文件填写起始页号；按件装订的，应按件填写每份文件的页数。7）总页数，案卷内全部文件的页数之和。8）备注，应根据实际情况填写与本条目文件有关需要说明的信息。2.2.5卷内备考表的编制：备考表应填写案卷内文件的总件数、总页

12、数、图纸的张数、以及组卷和案卷使用过程中要说明的问题。报考表排列在卷内文件之后，不编写页号。1）互见号：应填写反映同一内容而载体不同而另行保管的档案保管单位的档号。档号后注明档案载体形式，并用括号括起。2）立卷人：由立卷的责任者签名并填写日期。3）检查人：由案卷质量检查人签名并填写日期。（详见附表）2.2.6页号的编制：案卷内技术文件材料均须在有书写内容的页面用页码器打页号，组卷过程中，可用铅笔整编页号，案卷审查后用页码器打页号。外封面、签名页、编制说明、卷内目录(原有图纸目录除外)、卷内备考表不编页号。文字资料以一册为单位，从正文起用阿拉伯数字1开始，卷内目录页号与文件材料正文页号必须保持一

13、致。页号编写的位置：单面书写的文件材料在其右下角；双面书写的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角，图纸页号编写在标题栏外，所有页号的编制位置应向文件中心偏移为宜。2.2.7案卷题名的编写：应简明、准确的揭示卷内文件的内容。主要包括生产、科研课题、建设项目、设备仪器名称或代号（字）、结构、阶段名称、文件类型名称等。a) 项目名称应与核准项目名称保持一致，应由建设单位统一规定，可填写全称，也可填写简称。项目名称发生变更时，应由上级主管单位出具项目名称变更的文件。b）外文归档材料的案卷题名应译成中文。2.2.8编制说明的编写内容应包括：工程范围、主要设备及系统特点、承建单位、质量验评概况、施工措

14、施、单位工程大事记、安装与设备消缺情况等。2.3 原件与复印件的掌握2.3.1 施工中形成的技术文件、施工记录、质量验评等，主办人亲笔签字即为原件，移交文件材料中必须有一套是原件；2.3.2 验评表、检验报告、签证等文件材料均应为正本(必须有各方代表符合规定的亲笔签名，有单位盖章栏目的必须加盖单位公章)。2.3.3 材质证件、试验报告、工程联系单、设备缺陷处理单洽商纪要、索赔文件、材料代用单等，凡签发单位均应原件归档。文件中如有复印件应由供货单位或使用单位在复印件上加盖质检部门印章并签字。对于多个单位工程共用的原材料合格证等资料、无法使用原件的单位工程案卷须在复印件上加盖原件出处章注明原件所在

15、案卷。2.3.4热敏纸传真件不得作为原件归档，应由接收部门复印后签字并加盖部门公章，视同原件。2.3.5 由业主或监理单位签发或反馈的工程联系单位、传真、会议纪要等如为复印件须加盖原件出处章，注明原件所在单位。2.4竣工文件案卷装订2.4.1各单位竣工文件封面做出样品须经业主档案室会同相关部门审核后方可使用。2.4.2竣工文件材料采用左侧装订。2.4.3 文件材料中的不同部分之间需要用彩色隔页纸隔开，正本用粉色隔页纸，副本用草绿色隔页纸，隔页纸的厚度，应比封面彩色纸簿，要求隔页纸不能书写任何字迹。在编写页号时，隔页纸上不编页号。2.4.4 对同一内容、或不能分割的材料，用三孔一线装订成册，要求

16、结实，美观（必须按接收单位的要求制作）。2.4.5 案卷的装订：每一案卷应视文件材料的数量，采用整卷装订和按件装订两种方法。1) 整卷装订：如案卷厚度超过30mm，本工程建议采用整卷装订。2) 按件装订：如案卷厚度不超过10mm，（特殊分项、分段工程）可采取按照不同的文件材料名称以件为单位装订。2.4.6 装订打孔位置，装订位置为距案卷左边界10mm15 mm的位置，上下打三孔，居中一孔，距上下边界60mm各一孔。（必须在建设单位档案室的认可下装订）2.4.7 档号章，以件为单位（单份）文件装订的案卷，应在每份文件首页空白处加盖档号章。2.4.7.1 填写项目及要求：1）档号：填写三组代码（目

17、录代码、分类号、案卷号）；2）序号：卷内文件材料的排列顺序号（手工编写无需从0起编号）。2.4.7.2格式格式如下：3515档 号序 号 101011 单位:mm2.5卷盒脊背2.5.1填写项目及要求1）保管期限。已划定的保管期限。2）档号。目录代号、分类号、案卷号三组代码。3）案卷题名。为了一目了然的快速查找档案实体，可提炼案卷题名的关键字填写在卷盒脊背（因卷盒脊背填写的局限性等原因，为了便于查找，故可提炼关键字）。2.5.2格式卷盒脊背格式如下：保 管 期 限档 号案 卷 题 名3 建设项目工程档案验收与移交3.1竣工档案的移交审核内容与要求3.1.1技术方面的审校：建设单位、监理单位、质

18、监部以及施工单位的专工应对竣工档案进行技术方面的审核，核查施工技术文件的表式是否符合火电施工质量检验及评定标准的要求；全部记录数据的真实性、准确性；图纸与实物是否相符；检查移交文件的完整性、系统性以及文件的手续完备等情况。3.1.2档案方面的审查：各单位档案人员应对归档文件的齐全；书写材料的规范性、耐久性；文件的闭环；档案组卷是否合理符合标准；文件的签字、印章认可手续的完备程度等档案管理方面的要求进行审查。施工单位应交全套施工文件，一正一副。3.2竣工档案的移交审查程序根据国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范第7.9款要求，建设项目(工程)档案验收分三个步骤进行：3.2.1第一步：施工单

19、位自检。竣工文件的自检，一般以单位工程为单元。施工单位在完成竣工档案编制后，应由各编制单位负责档案工作的领导组织本单位的档案人员会同相关技术人员对其编制的竣工文件，严格按照国家、行业以及“达标投产考核标准”等有关规定和要求，对文件的完整、准确情况和案卷质量进行自检，并填写(单位)工程竣工文件验收记录表，在检查人员签字后，提交监理单位、工程部专工和质监部门预验审查。单位工程竣工文件验收记录表中所列文件名称供参考，各土建、安装、调试单位应依据相关规范、标准在保证归档文件齐全、完整的前提下结合本细则1.2节归档范围所例编制验收记录表中的文件名称。3.2.2第二步：监理单位、工程部专工、质监部门和档案

20、室预验审查。竣工文件在编制方自检后，连同(单位)工程竣工文件验收记录表依次提交监理单位、工程部专工、质量部门，档案室对文件的完整、准确情况和案卷质量进行预验审查。若不合格，提出整改意见，退回编制单位限期整改。合格后，在(单位)工程竣工文件验收记录表上签字认可。3.2.3第三步：验收移交。经施工单位、监理单位、工程部专工、质监部门、档案室审查合格后，建设单位和归档单位对竣工档案进行最后确认，并办理交接手续。移交时，(单位)工程竣工文件验收记录表作为签证书建设项目竣工档案验收表的附件一同移交，建设单位、监理单位、施工单位三方责任人必须在档案验收签证上签署验收意见，并签字盖章。（详见附表）3.2.4

21、竣工档案验收表的填写。1）验收表主要栏目内容：工程名称；合同号；移交档案种类和数量；项目档案概况；施工单位自检意见；监理单位验收意见；建设单位档案部门验收意见。2）项目档案资料情况的填写：项目档案编制概况简介，提交归档电子备份相关全部信息(交代相关软件情况)说明；自检情况以及自检中存在的问题和整改情况说明，还有整理过程中其他需要说明的问题等，并附有(单位)工程竣工文件验收记录表和移交目录清册及案卷目录，全引目录。（详见附表）3）建设项目竣工档案验收表一式四份，三方人员核对清册，责任人签字各留一份以备查考，接收单位两份存档。4）各参建单位移交的竣工文件不符合国标、行标的有关规定者，档案室有权拒收

22、。3.2.5 交接签证1） 项目档案移交单位应编制归档说明，对项目文件收集和档案整理的基本情况作简要说明，对其承包范围内项目档案形成、整理与归档概况作简要介绍。2）项目档案应经过施工、调试单位自检，监理单位审查，建设单位核查验收确认并签署意见后，办理移交手续。项目档案交接双方应填写火电建设项目档案移交签证表并编制案卷移交目录。3）火电建设项目档案移交签证表应由交接双方责任人签字盖章，才能生效。火电建设项目档案移交签证表一式三份，各交接方均留存一份归档。4）总承包、工程管理单位以及分包的施工单位应将分包单位移交的竣工档案与本单位形成的档案汇总整理，编制档案归档说明和案卷移交目录后向建设单位移交，

23、办理交接签证手续。（详见附表）4 工程建设项目竣工图编制4.1竣工图编制要求。4.1.1工程建设项目竣工图是项目验收以及电厂生产运行、维护、改建与扩建的重要依据。4.1.2竣工图应按照电力部电建2006518号文颁发的火力发电厂基本建设工程启动及竣工验收规程(2006年版)和电力部电建1996666号文件颁发的电力工程竣工图文件编制规定DL/T 5229-2005编制。4.1.3设计院依据设计变更重新绘制的竣工图必须按竣工图标题栏标释。4.1.4无设计变更的施工图，设计院应逐张审核，确认与现场相符后加盖竣工图章。4.1.5设计院应编制“竣工图编制说明”(叙述竣工图编制原则，并包括各专业的竣工图

24、卷册目录。对每册修改图纸宜编制分册说明(包括修改内容、修改原因、修改资料单位等)。4.1.6根据国电公司建质函19966号文的精神，设计院应出全套的竣工图。设计院编制的竣工图应保证真实准确地反映项目竣工时的实际情况，做到图实相符，技术数据可靠，签字手续齐全，符合档案管理规范。4.1.7设计院应根据每台机组的实际情况出竣工图，不允许二台机组合在一起编制竣工图，以保证竣工图的真实准确。4.1.8设计院受建设单位委托负责本单位设计范围内竣工图的编制。并逐张加盖竣工图章。4.1.9竣工图编制工作应及时、正确、完整。设计院各专业工地代表应及时做好本专业的设计变更记录。并将变更情况及时反映在设计蓝图上。对

25、于其它专业的设计变更，应及时通知相关专业。4.1.10工程部应在每台机组整套启动试运结束后1个月内组织有关单位提交编制竣工图所需的有关施工、调试等变更资料。设计院收到资料后应及时对本台机组全部的变更资料进行核对，标识在同一张图上，并召开各有关方的联合评审会，对全部变更资料进行审查确认，确认的变更资料应提交设计审理，此资料是设计监理审核的依据。设计院应在每台机组投产后3个月内完成竣工图的编制工作。4.1.11每期工程竣工验收前，北方联合电力有限责任公司和林发电厂工程部及相关部门应组织、督促、协助各设计、施工、调试等单位对本期工程竣工图编制工作进行一次检验，发现有不准确或缺项时应及时采取措施以保证

26、本期工程竣工图的完整、准确、齐全。4.1.12竣工图的编制任务可在设计合同予以明确，合同中应明确竣工图的编制要求，规定每台机组竣工图的交付时间、份数(按电建1996666号文为一式三套)、费用等事宜。若原设计合同中，对竣工图编制工作规定不明确、有缺漏时应重新对原合同进行修订补充。4.2竣工图提资 4.2.1各施工、安装、调试单位应对设计变更、材料变更的执行情况逐条进行核实并编制变更执行情况一览表，同时应在变更单上注已执行标识。在变更涉及的施工图对应处应盖“此处有变更，见号单”印章。设计变更、材料变更在竣工文件组卷时已单独组卷的，则应将施工图卷册中涉及到设计变更、材料变更的复印件和变更涉及的施工

27、图卷册汇总表插入相应施工图卷册中。4.2.2设计监理单位应对设计院对全部变更进行修改，发现有漏缺，应及时用“设计成品确认单”通知设计院，避免用升版图向设计院提资时出现漏缺。4.2.3各施工、安装单位应将隐蔽工程验收签证复印件放入向设计院提供的提资卷册图中。4.2.4各施工、安装、调试单位对准备用作向设计院编制竣工图的提资卷册施工图需逐张进行“此图有变更”和“此图无变更”的明显标识，同时也需逐张加盖竣工草图印章。4.2.5各施工、安装、调试单位向设计院提供的竣工草图应由相对应的监理单位进行审核，并签字认可。4.2.6设计院编制的竣工图由设计监理实施审核职责，对竣工图是否完整、准确、清晰、规范；是

28、否修改到位；是否真实反映项目竣工验收时的实际情况，负认可责任，并在每册竣工图的首页设立审核签字栏，由设计总监理师亲笔签全名和年月日，同时加盖监理单位公章。编制单位竣工图编制人技术负责人编制日期监理单位名称监理人注：行宽从上到下依次是7mm、12 mm、10 mm、10 mm、10 mm、10 mm列宽从左到右依次是25mm、25 mm、30 mm5 照片档案5.1照片的收集范围：5.1.1建设项目开工前旧貌(包括地理、水文、环境等)记录；5.1.2建设项目奠基、剪彩、开工、竣工及验收等仪式和活动记录；5.1.3省(部)级以上领导视察、著名人物参加、重要外事活动等记录；5.1.4施工过程中的施工

29、重要阶段、重要工序、隐蔽工程、施工工艺等大事记录；5.1.5施工过程中发生的重大事件、重大事故(质量、交通、人身伤亡等)现场记录；5.1.6设备验收、设备缺陷及处理前后的情况记录；5.1.7建设项目(工程)形象进度记录；5.1.8在现场举办的各种重要会议、重要活动的记录；5.1.9其他：如党、政、工、团组织活动。5.2照片文件根据建设单位(各部门)设计单位、施工单位、监理单位、工程质监站、调试单位各自的归档范围，及时收集、整理、归档。5.3照片归档要求。5.3.1照片档案的整理应遵循保持照片档案的有机联系，有利于保管和提供利用。5.3.2照片应由摄影者编写说明，并逐张按GB/T 11821的规

30、定编写全面反映照片画面内容和人物等基本信息的文字说明。5.3.3归档照片应主题鲜明、影像清晰、画面完整。照片应按分类、照片号装册。册内应按照片号顺序排列，册与册之间连号。各参建单位形成的照片档案应分专业按单位工程排列装册。5.3.4纸质照片一般为7寸图幅(感光胶片应附底片)；数码像机拍摄的照片，要求达到200万像素(并附光盘)。5.4 照片档案编目5.4.1 照片档案按张编目，填写题名、照片号、光盘号（底片号）、参见号、时间、摄影者、文字说明。（详见附表）1） 题名，应填写照片的主题内容。同一组照片的题名，应反映是同一事件（活动）或工程进度、质量的主题内容。2） 照片号是固定和反映每张照片的分

31、类和排列顺序的数字代码。3） 底片号，应填写照片底片编号或光盘内数码照片编号。照片编号应与光盘上数码照片编号相一致。4） 参见号，应填写与照片有对应联系的其他载体档案的档号。5） 时间，是指拍摄的具体时间，应用8位阿拉伯数字表示。6） 摄影者，应填写拍摄人的姓名。7） 文字说明，应准确、简明揭示照片画面的内容。包括人物、时间、地点、事由等要素。 5.4.2 每册照片档案应编制册内目录和册内备考表。册内备考表格式见（详见附表）。5.5照片的移交检查与归档。5.5.1照片档案移交归档前形成单位(部门)应进行检查，检查是否受污染，是否有划痕，有皱折等情况，对检查出的问题应采取补救措施。5.5.2照片

32、、声像档案移交归档应办理移交归档手续，移交方法与移交其它档案相同。6 电子文件归档与整理6.1 电子文件归档6.1.1 电子文件应是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于光盘、磁盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可以在通信网络上传送的文件。6.1.2 建设单位文件形成部门应按归档范围把符合归档要求的电子文件按档案管理归档格式存储到符合保管要求的脱机载体（光盘）上，定期向档案部门移交。6.1.3 参建单位应按合同约定把符合归档要求的电子文件按档案管理规定格式存储到符合保管要求的脱机载体（光盘）上，在工程竣工后与纸质档案一并移交建设单位档案部门归档。6.1.4 电子文件归档，应提供电子

33、文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等相关信息。6.1.5 电子文件归档，应将电子文件脱机存储（复制）至耐久性好的载体（光盘）上。一式三套，一套封存、一套异地保管，一套提供利用。6.1.6 电子文件存储载体应采用只读光盘，一次性写入光盘，不得用可改写的载体作为归档电子文件长期存储的载体保存。6.2 电子文件整理6.2.1 电子文件应按GB/T 18894规定整理，按纸质档案分类或电子文件类别代码集中组织存储载体。6.2.2 电子文件存储载体（光盘）宜按年度载体种类编号，载体种类用“GP”标识。6.2.3 每张电子文件存储载体（光盘）装具应贴标签，标签上应注明载体

34、编号、类别代码、密级、保管期限、存入日期等信息。6.3 电子文件登记6.3.1 归档电子文件应逐张填写电子文件登记表。电子文件登记表分首页、续页。6.3.2 归档电子文件应以盘为单位填写电子文件登记表首页，以件为单位填写续页。归档时，应将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附在电子文件登记表后面与存储载体（光盘）一同保存。6.3.3 电子文件登记表首页内容包括文件特征、设备环境特征、文件记录特征、制表审核。电子文件登记表首页格式见（详见附表）。1） 文件特征，应填写电子文件形成单位及时间、载体类型（光盘、磁盘等）及编号等信息。2） 设备环境特征，应包括硬件环境和软件环境。a

35、) 硬件环境，应填写计算机配置情况；b) 软件环境，应填写操作系统（windows、Linux等）、数据库系统（mssql、oracle等）、相关软件（文字处理工具、浏览器、压缩或解密软件等）。3） 文件记录特征，包括记录结构，记录类型、记录字符、图形、音频、视频文件格式，文件载体。a) 记录结构，应填写电子文件存储方式；b) 记录类型，应填写记录电子文件的总个数和总字节；c) 记录字符、图形、音频、视频文件格式，应填写电子文件的后缀名称；d) 文件载体，应填写刻录电子文件载体的型号及载体的储存容量。4） 制表审核，应由填表人、审核人签字并填写日期。6.3.4 电子文件登记表续页内容应包括电子

36、文件编号、题名、形成时间、文件稿本代码、文件类别代码、载体编号、保管期限、备注。电子文件登记表续页格式见（详见附表）。1） 电子文件编号、题名、形成时间、保管期限的填写应与纸质档案相同。2） 文件类别代码，应按电子文件类别代码填写。电子文件类别代码：T文本文件；I图像文件；G图形文件；V影像文件；A声音文件；O超媒体链接文件；P程序文件；D数据文件。3） 载体编号，应按10.2.2填写。6.4 电子文件交接6.4.1 电子文件移交之前，移交单位与接收单位应对归档载体（光盘）及其技术环境，以及电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，填写归档电子文件移交、接收检验登记表，合格后方可交接。归档电子

37、文件移交、接收检验登记表格式见。6.4.2 电子文件交接应填写归档电子文件移交、接收检验登记表，其内容包括载体外观检验，病毒检验，真实性、完整性、有效性检验，技术方法与相关软件说明、登记表等。1） 载体外观检验，应检查载体有无划痕，是否清洁。2） 病毒检验，应检测载体有无病毒。3） 真实性、完整性、有效性检验，应对归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续进行核实；4） 技术方法与相关软件说明，应对特殊格式电子文件的相关软件、版本、操作手册等是否完整进行核实。5） 核实登记表、软件、文字说明等是否齐全。6.4.3 交接双方应按规定填写电子文件登记表和归档电子文件移交、接收检验登记表，一

38、式两份，双方档案部门各存一份（详见附表）。 附表 案 卷 封 面 档 号 案 卷 题 名立卷单位 起止日期 保管期限 密 级 附表 竣工文件审查签字页 机组 单位工程竣工文件审查签字页施工单位 （专业技术人员签字） 年 月 日监理单位 （监理工程师签字） 年 月 日建设单位 （专业技术人员签字） 年 月 日附表 卷 内 目 录 档号：序号文件编号责任者文 件 材 料 题 名日期页数/页号备注28附表 案 卷 目 录序号档 号案 卷 题 名总 页 数保管期限备 注附表 卷 内 备 考 表 档号：互见号：说 明： 立卷人： 年 月 日检查人： 年 月 日 附表 册 内 照 片 目 录 照 片 号题

39、 名时 间页 号底 片 号备 注附表 册 内 备 考 表互见号：本册情况说明： 立册人： 检查人： 立册时间： 档号：35附表 电子文件登记表（首页）文件特征形成部门完成日期载体类型载体编号通讯地址电 话联系人设备环境特征硬件环境（主机、网络服务器型号、制造厂商等）软件环境（型号版本等）操作系统数据库系统相关软件（文字处理工作、浏览器、压缩或解密软件等）文件记录特征记录结构（物理、逻辑）记录类型定长可变长其他记录总数总字节数记录字符、图形、音频、视频文件格式文件载体型号：数量：备份数：一件一盘 多件一盘一件多盘 多件多盘制表审核填表人（签名）年 月 日 审核人（签名）年 月 日 附表 电子文件登记表(续页) 第 页文件编号题名形成时间文件稿本代码文件类别代码载体编号保管期限备注