办公室零用现金管理和公务费用报销课件(32张).ppt

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1、办公室工作实务,会说 会写 会做事 会做人,办公室工作实务 会说 会写 会做事 会做人,办公室日常事务,学习目标知识点 了解办公室日常事务性工作的内容 掌握日常事务性工作的操作规范和要求能力点 掌握在具体办公环境下的工作方法 能准确领会本级和上级组织领导的工作意图 了解相关办事渠道，具备相应的办事能力素质点 培养忠于职守、乐于奉献的职业道德素养 培养并逐步具备管理者应有的宏观视野和全局意识 养成严谨、规范的办公室工作习惯,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,办公室日常事务,会说 会写 会做事 会做人,办公室零用现金管理和公务费用报销,办公室零用现金管理公务费用报销,Compa

2、ny Logo,会说 会写 会做事 会做人办公室零用现金管理和公务,情景案例,宏利公司行政部的几台计算机出了问题，经常死机。行政经理让秘书贾珊联系公司技术部请技术人员帮忙来修理一下。贾秘书找到技术部，技术部负责人说这段时间技术部都在忙于新产品的开发，实在抽不出人来，只能等以后再说。贾珊向行政经理汇报，行政经理有些着急，说办公室工作不能停。他突然想起什么，说办公室新聘的秘书左景在学校学的就是计算机，让他试试吧。下午左景检查了出问题的计算机，说修好没问题，只是要更换一些配件，需要几百元。贾秘书负责办公室零用现金的管理，她从自己办公桌抽屉里的零用现金中拿出伍百元，交给左景去购买配件。第二天，办公室的

3、几台计算机终于修好了。 第二天刚上班，文印室的小赵来找贾珊，说前些天文印室购买了一批打印用的A4纸，她交给贾珊一张发票，贾秘书看了看金额，就把钱支付给了小赵。十点钟，行政助理找到贾珊，说明天动身去杭州出差两天，要贾珊去公司财务部借款。贾珊说正好办公室零用现金还有几仟元，你先拿去，回来再报销。行政助理走后，贾珊这才想起办公室支出的费用已达到一定数额，需要到财务部门报销并将现金返还进行周转。她清理了抽屉里的一堆票据，发现有些票据她已想不起经手人是谁，甚至在发票里还夹杂了几张购货收据。果然，当她拿着票据到公司财务部报销时，就遇到了麻烦。,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,情景案例

4、 宏利公司,项目任务,贾秘书到公司财务部报销会遇到什么麻烦？你认为贾秘书在办公室零用现金的管理和公务费用报销的工作中需要作哪些改进？,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,项目任务 贾秘书到公司财务部报销会遇到什么,任务分析,贾秘书到公司财务部报销，公司财务人员在核对报销票据时会责成贾秘书对没有注明经手人的票据必须要找到经手人并亲自在上面签字证明，否则不会予以报销，另外，按照财务规定，购货收据一般不能作为报销凭据，因此，贾秘书要顺利完成费用报销，恐怕还有一些善后工作必须要做。 贾秘书在办公室零用现金管理和公务费用报销的工作中存在很多问题，必须要加以改进，否则麻烦会更多。如办公室

5、零用现金不能随便放置在办公室的抽屉内，这样做存在很大的安全隐患，应将现金锁在办公室保险箱内，如果数额过大，最好存入银行，办公室里不要留太多现金。另外，贾秘书支付给文印室小赵办公费用的做法违反了办公室零用现金的管理操作程序，小赵首先要向领导提出购买办公用品申请，填写相关凭单，经领导签字同意，贾秘书予以认真审核后，才能将现金支付给小赵。贾秘书将办公室零用现金当作差旅费借给行政经理的做法也是不正确的，不能将办公室零用现金等同于差旅费，两者的用途是不同的，贾秘书应按公司相关规定到财务部为行政经理预支差旅费用。 贾秘书必须要了解和掌握办公室零用现金管理和公务费用报销的基本知 识，否则很难胜任秘书工作。,

6、会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,任务分析 贾秘书到公司财务部报销，公,办公室零用现金的管理,会说 会写 会做事 会做人,办公零用现金（备用金）存在的理由和目的,公司企业间的付款，一般都是通过银行转账结算，或者用支票汇票等结算。 企业（特别是办公室）日常的运作中许多开销不可能采用这种形式。 况且小额的办公费用难于多次去财务临时支取。,小额开销，以备急用,这笔费用由秘书掌控！,Company Logo,办公室零用现金的管理会说 会写 会做事 会做人,办公室零用现金的管理,2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题,会说 会写 会做事 会做人,支付本市交通费、邮资、接待用的

7、茶点费、停车费和添置少量的办公用品,根据企业的规模和平时小额支出的数额来确定,企业领导和财务负责人批准秘书保管和支出秘书应将现金锁在办公室保险柜内,用途,数额,保管,Company Logo,办公室零用现金的管理2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞,小技法,会说 会写 会做事 会做人,对公司小额现金的管理要建立专门的制度，从预借到支出都要严格按规章办理。秘书在处理这类小额现金时，特别要注意的是不要将它和差旅费等混同起来。,Company Logo,小技法会说 会写 会做事 会做人,办公室零用现金的管理,会说 会写 会做事 会做人,程序方法,建立零用现金账簿,账簿应清楚注明收到现金的日期、收

8、据编号、金额数量和支出现金的日期、用途、零用现金凭单编号、金额、余额等。有时还要对账目进行分析，了解花销的情况和去向。,填写零用现金凭单,内部工作人员需要领取零用现金时，应填写零用现金凭单，提交开销的项目和用途、日期、金额。,零用现金使用审批,秘书要认真核对零用现金凭单，经审批人（通常是企业中分管财务的领导）审批签字后，方可将现金支付给申请者。,核对领取者提交的单据,秘书要认真核对领取者提交的发票等单据上的用途、内容、金额是否与零用现金凭单上填写的完全一致，然后将发票等单据附在零用现金凭单后面。,Company Logo,办公室零用现金的管理 会说 会写 会做事 会做,办公室零用现金的管理,会

9、说 会写 会做事 会做人,程序方法,做好支出记录,每当支出一笔现金，秘书均须及时在零用现金账簿上记录。,定期财务报销,当支出的费用达到一定数额后或月末，秘书再到财务部门报销并将现金返还到零用现金箱中进行周转。,Company Logo,办公室零用现金的管理会说 会写 会做事 会做人,零用现金凭单示例,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,零用现金凭单示例会说 会写 会做事 会做人零用现金,办公室零用现金的管理,会说 会写 会做事 会做人,零用现金管理的注意事项 秘书应严格遵守办公程序和财务制度，不应自己或协助他人建立办公室的“小金库”。 秘书保管备用金，应及时把办公室的开支记录

10、下来，以便了解办公开支的情况，也可以作为资料存查。,Company Logo,办公室零用现金的管理会说 会写 会做事 会做人,公务费用的报销,会说 会写 会做事 会做人,有时为公司办事需要花些费用，如出差或接待客人等，事后就需要报销费用。但这些费用不能从零用现金中支付，而需要直接到财务部门申请费用和报销结算。,Company Logo,公务费用的报销会说 会写 会做事 会做人,公务费用的报销的工作步骤,出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算 ，多退少补,提交费用申请报告或填写费用申请表,报告或表提交财务部门，领取支票或现金借款,工作结束将发票附在“旅差费报销单”后面，签字提交出纳,会说

11、 会写 会做事 会做人,主管领导审核同意，并签字批准,Company Logo,公务费用的报销的工作步骤出纳部门把先前领取提交费用申请报告报,公务费用的报销,会说 会写 会做事 会做人,注意事项 提前向企业有关领导报告报销的相关事宜； 领导批准后，要严格按照公司的有关规定履行报销手续； 报销要及时。,Company Logo,公务费用的报销会说 会写 会做事 会做人,出差费用的办理,会说 会写 会做事 会做人,企业领导或主管国内外出差的费用，经常由秘书办理或协助办理。因此，秘书要事先做好准备，熟悉出差费用的各种办理方法。 1、办理信用卡 信用卡可以从银行取得，上面开列了支款人的姓名、签名、号码

12、和最高支款金额数等内容。这笔金额要从企业存在银行的存款账户中扣除。当出差者在外需要现金时，可以持信用卡去指定的银行支取，所支金额要记在信用卡上。信用卡一般可以透支，所以一张信用卡通常包括一笔很大的金额。 2、办理旅行支票 出差者可以在银行和一些旅行社购买金额较小的旅行支票。支票使用者使用支票时必须在支票上签字，支取旅行支票时，必须由使用者在支票上再次签字。 3、办理快汇汇票 快汇汇票是由秘书购认，可以交给或寄给指定的出差者。与持有普通支票一样，出差者可凭这种汇票收取现金，或者转让给他人。 当领导或主管出差回来后，秘书有时还须代上司整理出差费用记录，转交会计人员报销有关费用。,Company L

13、ogo,出差费用的办理会说 会写 会做事 会做人,小技法,上司出差回来后，秘书要代替上司报销差旅费。秘书应将上司所有出差票据整理好，按财务部门指定的单据填好，分门别类地算好，将所有单据按财务部门的规定贴在出差报销单后面，然后，将报销单交上司本人或财务部门负责人审核签字。报销时应根据出差之前预借金额和出差发生的实际费用的差额，多退少补。,2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,小技法 2007年长沙民政职业技术学院I,相关链接,会说 会写 会做事 会做人,秘书为何要具备一定的财务常识 在公司内部，一般都设有财务部门，他们专门负责财务方

14、面的工作，除非你的上司直接负责这个部门，作为秘书没有必要具备专门的会计知识。但是，为了让上司在企业经营过程中，掌握企业的经营动态，通过财务报表了解企业经营状况，因此，作为秘书对财务知识多少要有些了解。上司通过财务报表知道企业的实际状况，预测企业的未来，如发现企业经营不景气，就可以采取措施降低费用，从这个意义上来讲，秘书具备一定的财务知识大有好处。,Company Logo,相关链接会说 会写 会做事 会做人,相关链接,会说 会写 会做事 会做人,财会知识一、现金管理 所谓现金管理，就是对现金的收、付、存等各环节进行的管理。国务院颁布的现金管理暂行条例对现金收支管理的基本规定如下：1、开户单位库

15、存现金一律实行限额管理。2、不准擅自坐支现金。坐支现金容易打乱现金收支渠道，不利于开户银行对企业的现金进行有效地监督和管理。3、企业收入的现金不准作为储蓄存款存储。4、收入现金应及时送存银行，企业的现金收入应于当天送存开户银行，确有困难的，应由开户银行确定送存时间。,Company Logo,相关链接会说 会写 会做事 会做人,相关链接,会说 会写 会做事 会做人,5、严格按照国家规定的开支范围使用现金，结算金额超过起点的，不得使用现金。 6、不准编造用途套取现金。企业在国家规定的现金使用范围和限额内需要现金，应从开户银行提取，提取时应写明用途，不得编造用途套取现金。 7、企业之间不得相互借用

16、现金。 二、现金保管 现金保管制度一般应包括如下内容。 1、超过库存限额以外的现金应在下班前送存银行。 2、为加强对现金的管理，除工作时间需要的少量备用金可放在出纳员的抽屉内，其余则应放入出纳专用的保险柜内，不得随意存放。,Company Logo,相关链接会说 会写 会做事 会做人 5、严格,相关链接,会说 会写 会做事 会做人,3、限额内的库存现金当日核对清楚后，一律放在保险柜内，不得放在办公桌内过夜。 4、单位的库存现金不准以个人名义存入银行，以防止有关人员利用公款私存取得利息收入，也防止单位利用公款私存形成账外小金库。银行一旦发现公款私存，可以对单位处以罚款，情节严重的，可以冻结单位现

17、金支付。 5、库存现金，包括纸币和铸币，应实行分类保管。各单位的出纳员对库存票币分别按照纸币的票面金额和铸币的币面金额，以及整数（即大数）和零数（即小数）分类保管。 三、支票结算 1、支票 支票是由出票人签发的委托银行在见票时无条件支付确定金额给收款人或持票人的票据。出票人是签发支票的单位和个人，付款人是出票人的开户银行。支票为即期票据，分为以下几种：现金支票，印有“现金”字样，只用于支取现金；转帐支票，印有“转帐”字样，只用于转帐；普通支票未印有“现金”或“转账”字样，可用于支取现金，也可用于转账。,Company Logo,相关链接会说 会写 会做事 会做人 3、限,相关链接,会说 会写

18、会做事 会做人,2、支票结算基本知识 签发支票必须使用规定的笔，支票上各项内容应填写齐全，并加盖与预留银行相符的印鉴，不得涂改、添注；支票付款期为5天；转账支票可以根据需要在票据交换区域内背书转让，支票的提示付款期为10天；出票人签发支票，必须控制在其存款账户余额范围内，禁止签发空头支票，违者银行将按支票面额处以5%，但不低于1000元的罚款。 支票是我国长期广泛使用的票据，也是最基本的同城结算方式。 四、银行汇票结算方式 1、银行汇票 是指银行向客户收妥款项后签发的无条件支付给收款人或持票人的票据。 2、银行汇票结算基本知识 单位和个人都可以使用银行汇票，银行汇票可以用于转帐，,Compan

19、y Logo,相关链接会说 会写 会做事 会做人 2、支,相关链接,会说 会写 会做事 会做人,填明“现金”字样的银行汇票也可以支取现金，但公司客户只能用于转帐结算。银行汇票可在全国范围内使用，特别适用于到异地采购的交易。银行汇票一律记名，汇票经收款人背书以后可以转让，付款期限自出票日起1个月。 银行汇票使用方便，票随人到、凭票购货、余款退回，适用于先收款后发货或钱货两清的商品交易。银行汇票一律记名，允许背书转让，且背书转让以不超过出票金额的实际结算金额为限，但未填写实际结算金额或实际结算金额超过出票金额的银行汇票不得背书转让。银行汇票的付款期限为自出票日1个月内。 银行汇票可用于转账，填明“

20、现金”字样的银行汇票也可用于支取现金，适用于异地之间各种款项的结算。 五、信用卡结算方式 1、信用卡 是商业银行向个人和单位发行的，凭以向特约单位购物、消费和向银行存取现金，且具有消费信用的特制载体卡片。按使用对象不同，信用卡分为单位卡和个人卡；按信誉等级分为金卡和普通卡。 2、信用卡结算基本知识 信用卡透支以日利率万分之五，按月计收单利，透支期限最长为60天。 个人卡单笔透支以2万元为上限，月透支金额不得超过5万元；单位卡单笔透支额以5万元为上限，月透支余额不得超过10万元或其综合授信额度的3%；外币卡的透支额不得超过持卡人保证金的80%；180天以上的月均透支余额不得超过总透支的余额的15

21、%。,Company Logo,相关链接会说 会写 会做事 会做人 填明“,实践训练,课堂讨论 1、企业办公室为何要预留零用现金？有何用途？ 2、办公室零用现金如何管理？ 3、上司出差的费用如何去财务部门报销结算？,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,实践训练 课堂讨论会说 会写 会做,实践训练,案例分析 公司零用金管理细则 1、有关零用金之设置划分如下： 公司本部由财务部负责各单位之零星支付。 工地总务组负责设置零用金管理人员，尽可能由原有办理总务人员兼办，必要时再行研讨设置专人办理。 2、零用金额暂定，工地每月经常保持5万元，将来视实际状况或减或增，再行研办。 3、零用金

22、借支程序 各单位零星费用开支，如需预备现金，应填具零用金借（还）款通知单，交零用金管理人员，即凭单支给现金。 零用金之暂支，不得超过1000元，特别事故者应由企业部经理核准。,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,实践训练 案例分析会说 会写 会做事,实践训练, 零用金之借支，经手人应予一星期内取得正式发票加盖经手人与主管之费用章后，交零用金管理人冲转借支，如超过一星期尚未办理冲转手续时得将该款转入经手人私人借支户，并于当月发薪时一次扣还。 4、零用金保管及作业程序 零用金之收支应设立零用金账户，并编制收支日报送呈经理核阅。 零用金每星期应将收到之发票，编制零用支出传票结报一次

23、，送交财务部。 财务部收到零用金支出传票后，应于当天即行付款，以期保持零用金总额与周转。 财务部收到零用金支付传票，补足零用金后，如发现所附单据有疑问，可直接通知各部经手人办理补正手续，如经手人延搁不办的照第3条第3款办理。 零用金账户应逐月清结。 5、零用金应由保管人出具保管收据，存财务部，如有短少概由保管人员负责赔偿。 6、本细则经批准后实施。,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,实践训练 零用金之借支，经手人应予一星期内取得正式发,实践训练,会说 会写 会做事 会做人,分析与讨论 1、许多企业为了实现对零用金的管理，都制定了一系列切实可行的制度或措施，上述公司零用金管理

24、细则（以下简称细则）具体规定了该公司在这方面的制度，这个制度的施行有何作用？ 2、上述细则在公司零用金的管理上采取了哪些切实可行的方法？,Company Logo,实践训练会说 会写 会做事 会做人分析与讨论ww,实务训练,谢秘书正在办公室工作，公司前台秘书小李进来，说接待用的茶叶不够，要求购买三听“铁观音”。谢秘书按正常程序为她办理支借手续。小李刚走，公司王经理进来，要求谢秘书为他办理出差费用报销手续。谢秘书整理其出差相关票据并及时到财务部办理完结。,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,实务训练 谢秘书正在办公室工作，公司前台秘,实务训练,实训说明： 本部分实训在学校实训室

25、进行。 实训时，全班可分为若干个实训小组，每组4人，分别扮演谢秘书、王经理、前台秘书小李、会计老赵。 在模拟的秘书办公室、财务室中轮流演示谢秘书借支办公室零用现金、整理票据及报销出差费用的全过程。 其他学生对演示过程及结果进行评议。 实训材料的准备：零用现金账簿、零用现金凭单、旅差费报销单、若干张发票等。相关实训材料学生可自己制作。 教师总结。,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,实务训练 实训说明：会说 会写 会做事 会,谢谢！,谢谢！,谢谢！谢谢！,5、世上最美好的事是：我已经长大，父母还未老;我有能力报答，父母仍然健康。6、没什么可怕的，大家都一样，在试探中不断前行。7

26、、时间就像一张网，你撒在哪里，你的收获就在哪里。纽扣第一颗就扣错了，可你扣到最后一颗才发现。有些事一开始就是错的，可只有到最后才不得不承认。8、世上的事，只要肯用心去学，没有一件是太晚的。要始终保持敬畏之心，对阳光，对美，对痛楚。9、别再去抱怨身边人善变，多懂一些道理，明白一些事理，毕竟每个人都是越活越现实。10、山有封顶，还有彼岸，慢慢长途，终有回转，余味苦涩，终有回甘。11、人生就像是一个马尔可夫链，你的未来取决于你当下正在做的事，而无关于过去做完的事。12、女人，要么有美貌，要么有智慧，如果两者你都不占绝对优势，那你就选择善良。13、时间，抓住了就是黄金，虚度了就是流水。理想，努力了才叫

27、梦想，放弃了那只是妄想。努力，虽然未必会收获，但放弃，就一定一无所获。14、一个人的知识，通过学习可以得到;一个人的成长，就必须通过磨练。若是自己没有尽力，就没有资格批评别人不用心。开口抱怨很容易，但是闭嘴努力的人更加值得尊敬。15、如果没有人为你遮风挡雨，那就学会自己披荆斩棘，面对一切，用倔强的骄傲，活出无人能及的精彩。5、人生每天都要笑，生活的下一秒发生什么，我们谁也不知道。所以，放下心里的纠结，放下脑中的烦恼，放下生活的不愉快，活在当下。人生喜怒哀乐，百般形态，不如在心里全部淡然处之，轻轻一笑，让心更自在，生命更恒久。积极者相信只有推动自己才能推动世界，只要推动自己就能推动世界。6、人性

28、本善，纯如清溪流水凝露莹烁。欲望与情绪如风沙袭扰，把原本如天空旷蔚蓝的心蒙蔽。但我知道，每个人的心灵深处，不管乌云密布还是阴淤苍茫，但依然有一道彩虹，亮丽于心中某处。7、每个人的心里，都藏着一个了不起的自己，只要你不颓废，不消极，一直悄悄酝酿着乐观，培养着豁达，坚持着善良，只要在路上，就没有到达不了的远方！8、不要活在别人眼中，更不要活在别人嘴中。世界不会因为你的抱怨不满而为你改变，你能做到的只有改变你自己！9、欲戴王冠，必承其重。哪有什么好命天赐，不都是一路披荆斩棘才换来的。10、放手如拔牙。牙被拔掉的那一刻，你会觉得解脱。但舌头总会不由自主地往那个空空的牙洞里舔，一天数次。不痛了不代表你能

29、完全无视，留下的那个空缺永远都在，偶尔甚至会异常挂念。适应是需要时间的，但牙总是要拔，因为太痛，所以终归还是要放手，随它去。11、这个世界其实很公平，你想要比别人强，你就必须去做别人不想做的事，你想要过更好的生活，你就必须去承受更多的困难，承受别人不能承受的压力。12、逆境给人宝贵的磨炼机会。只有经得起环境考验的人，才能算是真正的强者。自古以来的伟人，大多是抱着不屈不挠的精神，从逆境中挣扎奋斗过来的。13、不同的人生，有不同的幸福。去发现你所拥有幸运，少抱怨上苍的不公，把握属于自己的幸福。你，我，我们大家都可以经历幸福的人生。14、给自己一份坚强，擦干眼泪；给自己一份自信，不卑不亢；给自己一份

30、洒脱，悠然前行。轻轻品，静静藏。为了看阳光，我来到这世上；为了与阳光同行，我笑对忧伤。15、总不能流血就喊痛，怕黑就开灯，想念就联系，疲惫就放空，被孤立就讨好，脆弱就想家，不要被现在而蒙蔽双眼，终究是要长大，最漆黑的那段路终要自己走完。5、从来不跌倒不算光彩，每次跌倒后能再站起来，才是最大的荣耀。6、这个世界到处充满着不公平，我们能做的不仅仅是接受，还要试着做一些反抗。7、一个最困苦、最卑贱、最为命运所屈辱的人，只要还抱有希望，便无所怨惧。8、有些人，因为陪你走的时间长了，你便淡然了，其实是他们给你撑起了生命的天空；有些人，分开了，就忘了吧，残缺是一种大美。9、照自己的意思去理解自己，不要小看自己，被别人的意见引入歧途。10、没人能让我输，除非我不想赢！11、花开不是为了花落，而是为了开的更加灿烂。12、随随便便浪费的时间，再也不能赢回来。13、不管从什么时候开始，重要的是开始以后不要停止；不管在什么时候结束，重要的是结束以后不要后悔。14、当你决定坚持一件事情，全世界都会为你让路。15、只有在开水里，茶叶才能展开生命浓郁的香气。,5、世上最美好的事是：我已经长大，父母还未老;我有能力报答，,