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1、办公室工作实务,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,第二章办公室日常事务,学习目标知识点：了解办公室日常事务性工作的内容 掌握日常事务性工作的操作规范和要求能力点：掌握在具体办公环境下的工作方法 能准确领会本级和上级组织领导的工作意图 了解相关办事渠道，具备相应的办事能力素质点：培养忠于职守、乐于奉献的职业道德素养 培养并逐步具备管理者应有的宏观视野和全局意识 养成严谨、规范的办公室工作习惯,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,第六节 安排上司的差旅事务,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,情景案例,在安排上司的差旅事务上，有两件事让经理助
2、理李强至今记忆犹新，教训深刻。那一次是宏利公司肖总与金通公司经理就某合作项目安排了约见，预定在7月9日下午1：00开始。当时李强预订了7月8日晚直飞金通公司所在A城的机票。但肖总说8号晚上有个宴约，恐怕不能飞往A城。于是李强改订7月9日上午8：00的机票。但是，由于肖总晚上应酬时间太晚，而早班飞机又比较早，所以最终没能赶上班机。9号上午又只有那一次航班，于是，肖总只能立即买飞往相邻城市B城的机票，再乘大巴车赶到A城的金通公司。由于迟到，金通公司经理不悦，认为宏利公司对该项目的合作缺乏诚意。宏利公司差点失去了与金通公司合作的商机。,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,情景案例,
3、还有一次是肖总要出国出差一个星期。李强把整理好的具体的行程安排打印后交给肖总。他自认为已经做得很好，谁知肖总顺口问他一句那里的天气最近怎么样？李强一时哑口无言。他赶紧边上网查边通知外销公司负责这个区域的业务员帮他问问客户。忙碌一阵，终于把未来一周的天气趋势交给肖总，他也暗暗松了口气。谁知肖总又问李路明有没有新的名片。他准备带一盒完整的名片出去。李强暗暗叫苦：印刷好的那么多名片偏偏在这个节骨眼上没有了。于是赶紧通知总务后勤紧急印刷。当李强再一次交给肖总印好的名片时，真的怕他再问什么。但肖总偏偏又问了。肖总要去的国家包括美国，李强却不知道普通双频手机在美国是不能用的。肖总问他的时候，李强只好回答说
4、：“只要开通国际漫游就能用”。肖总却说：“怎么我听说，要什么3频手机呢？”李强赶紧说，我去问问。李强立,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,情景案例,刻打电话去本地的移动公司。对方非常热情，回答说不能在美国用，但是他们可以提供出租手机服务，并列举了一系列要办的手续李强头都大了，只能一一记录，准备帮肖总办理租机。谁知等李强转达这个信息时，肖总轻轻问他：“可以直接买一个这样的3频手机吗？”李强又傻眼了，赶紧又说：“我去问问”。当时李强真是尴尬万分！最搞笑的是，当李强开始查询关于3频手机的介绍时才发现，并不是只有移动电信局才有3频手机，现在很多上市比较晚的手机早就是3频了。可李强只
5、知道肖总用的是Nokia，什么型号却不清楚。只有硬着头皮去问。那一刻他真的想杀了自己，怎么就这样笨。果然，最后肖总的手机功能非常强大，早就是3频。,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,项目任务,宏利公司的经理助理李强在安排上司的差旅事务上有何不当之处？上司公务旅行，秘书应该要做好哪些准备工作？,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,任务分析,宏利公司差点失去了与金通公司合作的商机，表面上看是宏利公司肖总缺乏时间观念误事，其实，主要责任还在于经理助理李强。约见时间是7月9日下午，预订7月8日晚的飞机票是正确的，但当肖总表示7月8日晚上有应酬，出发时间要改变时，作
6、为秘书就要多长个心眼了，要充分考虑肖总的决定是否适宜，一是7月9日上午8：00虽然有一次飞往A城的飞机，但飞机能否按时起飞就是一个未知数，如果晚点起飞肯定会要影响下午的约见，二是即使飞机能按时起飞，但起飞时间较早，肖总如果前一晚应酬过晚，早晨未必能早起赶得上飞机，同样会影响下午的约见，因此，李强应向上司说明自己的想法，由肖总自己决定出发的时间，如果肖总仍坚持乘坐7月9日上午的飞机，李强也应及时提醒上司注意时间不要误机，履行作为一个秘书应尽的职责。,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,任务分析,上司外出公务旅行,特别是出国公务旅行,秘书要为上司考虑的事情就更多，李强自认为只要安
7、排好上司的具体行程即可，却不知作为秘书，上司差旅中事无巨细凡是要考虑到的事务都要考虑到，如对方国家的特殊国情、节假日、气候、小费行情等一切能想到的都要想到，提前准备好出差必带的东西如名片、礼节性拜访赠品等都要准备好，李强在安排上司的国外差旅事务时因准备不足处处显得被动，以至于在上司的咨询中尴尬万分！长此下去，只怕在上司的心中其印象要大打折扣了。在秘书的准备工作，常识的具备也是必须的，如普通双频手机在国外不能用等就应该要知道，要把这个情况及时告之上司，我们常说秘书是“杂家”，也包括了一些常识秘书必须要熟识，这是秘书的职业特点所决定的。上司公务旅行，秘书的准备工作是很多的，无论作什么样的准备工作，
8、秘书一定要细心周到，任何事情都要想在前，以保证上司的公务差旅顺利进行。,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,差旅计划和旅行表,会说 会写 会做事 会做人,由于工作的需要，单位领导会经常出差、旅行，很多出差旅行任务甚至是临时性决定下来的。但无论是国内出差还是国外出访，短期出差还是长期出差，在每次出差之前，秘书都要为领导做好相关的准备工作。1、制定差旅计划差旅计划是上司出差能否顺利完成工作任务的重要前提。在制定差旅计划前，首先要了解公司差旅费用、交通、住宿标准的有关规定。一份周密详细的差旅计划至少应包括以下内容：,Company Logo,差旅计划和旅行表,2007年长沙民政职业
9、技术学院ISAS竞赛选题,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,差旅计划和旅行表,会说 会写 会做事 会做人,2、制定旅程表旅程表实际上就是差旅计划的具体实施表。秘书安排完订票订房的工作后，就要着手制定旅程表。旅程表可以在差旅计划中体现，也可以单独制定。它包括了差旅计划中的主要项目内容，但内容一般比差旅计划更详细。,Company Logo,差旅计划和旅行表,旅行日程表,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,秘书为上司差旅做的准备,会说 会写 会做事 会做人,1、选择交通工具，订票秘书通常采用电话、网络或传真的方式订票。预订之后要及时确认和取票，取票后要认真核对
10、机票上的姓名和火车车次、航班班次。2、预订房间安排上司住什么样的房间，秘书都要根据上司的喜好和习惯来决定。要掌握订房的基本程序。可通过查找旅行手册、电话咨询和上网检索等方式获取宾客的预订信息。订房时应提供的信息：住宿者的姓名、抵达时间及大概离开时间，需预订的房间类型及特殊要求。,Company Logo,秘书为上司差旅做的准备,3、准备必备的文件资料及上司随身携带的用品上司出差要随身携带哪些东西，秘书一定要替上司想好。临行前秘书还要将这些用品按公与私分别列出清单，请上司过目，避免遗漏。上司出差一般要随身携带下列用品：名片、资料、笔记本、活动日程表、地图、交通图、照相机及一些备用品，如替换衣服、
11、洗漱用品、药品等。随身携带的只能是必需的，可带可不带的就尽量少带。4、预支差旅费秘书在上司出差前可申请预支差旅费。差旅费包括往返及当地的交通费、住宿费、餐费，以及其他可能的活动经费。差旅费的携带方式：现金、信用卡或支票。,2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,秘书为上司差旅做的准备,同上司沟通，准备工作的查漏补缺,选择交通工具，订票,必备的文件资料及上司随身携带的用品,预支差旅费,会说 会写 会做事 会做人,预订房间,Company Logo,小技法,秘书在准备预订车票时，一定要查用最新的列车时刻表，车次很有可能因为季节等原因发生
12、变化。出差途中换车，稍不注意就会误车误点，所以能直达的就最好不要换车。如要换车，在时间上一定要安排的宽裕些。如果出差的地方是第一次去，在那里有子公司或自己的事务所的话，就请他们代为联系安排住处。没有的话，就请当地旅游或交通部门介绍，最好不要去找自己的客方或代理商。,2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,制定差旅计划、编制旅程表的注意事项,1、要明确并尊重上司的意图和要求，熟悉本公司对出差的有关规定。2、要向有关服务部门或旅游机构索取旅行有关资料，了解当地交通工具、差旅路线及宾馆环境等情况。3、差旅计划和旅程表要按时间顺序编排，条理
13、应分明；时间安排不宜过紧或过松；要考虑上司的身体状况，时间上要留有余地。4、国际差旅要注意时差问题。5、多拟订几个差旅方案，供领导参考，最后选定最佳方案。,2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,出国差旅的准备工作,办理出境登记卡,递呈出国申请书,申请签证,办理健康证书,会说 会写 会做事 会做人,办理护照,Company Logo,出国申请手续一览表,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,出国差旅的准备工作,2、出行前的准备 编制几种旅程方案，供上司选择，确定最佳方案后，将其打印成文。为防意外事故，如医疗及行李丢失
14、等，可通过代理人与保险公司办理保险。了解外汇信息，办理外币兑换。准备随身携带的物品，如服装、洗漱用品等。为上司准备必须携带的各种文件，如谈判合同，协议书等。检查相关证件：护照、签证、“黄皮书”、国际机票、外语名片、外币及其他必需的出国文件、证件等。收集所到国的背景资料。,2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,小技法,如果上司经常出差，秘书应该做个“有心人”，在平时就要留意收集一些旅行资料，如交通图、时差表和飞机、火车时刻表以及一些旅馆介绍的小册子等；要了解旅行社的资质，与资质好的旅行社保持联系，或建立长期合作关系，建立自己的旅行（
15、旅馆）信息资料库，并不断加以充实。,2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,相关链接,国内航班购票须知1、定座 乘客只有在订妥座位以后，才能凭订妥座位的客票乘机。乘客可根据航空公司的有关规定向航空售票处或航空代理人售票处预订座位。已订妥座位的旅客，应在航空公司规定的购票时限内购票。如未在购票时限内购票，所定座位即被自动取消。2、购票 中国旅客购票须出示本人居民身份证或其他有效身份证明，并填写旅客订座单；外国旅客、华侨、港澳台胞购票，须出示有效护照、回乡证、台胞证、居留证、旅行证或公安机关出具的其他有效身份证，并填写旅客订座单。3、座
16、位再证实 旅客持有订妥座位的联程或来回程客票，如在该联程或回程地点停留72小时以上，须在该联程或回程航班离站前两天中午12点以前，办理座位再证实手续。否则，原定座位不予保留。,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,相关链接,4、客票 客票只限客票上所列姓名的旅客本人使用，不得转让和涂改。否则，客票无效，票款不退。5、客票有效期 正常标价的客票有效期为一年。定期客票自旅行开始之日起计算，一年内运输有效，不定期客票自填开之次日零时起计算。6、客票价 客票价指旅客由出发地机场至目的地机场的航空运输价格，不包括机场与市区之间的地面运输费用。7、变更 购票后，如果要求改变航班、日期、舱位
17、等级，请尽早通知航空公司，使其根据实际情况积极办理。,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,相关链接,出国旅行的常识1、护照 护照是一个国家的公民出入本国国境和在国外旅行或居留时，由本国发给的一种证明该公民国籍和身份的合法证件。凡是出国人员均应持有本国政府颁发的合法的护照。如果持照人在国外旅行、逗留期间发生意外，所在国必须依照其所持护照，判明身份和国籍，然后决定如何处理。同样，护照颁发国的驻外机构也要根据护照决定如何提供帮助或外交保护等。我国的护照分为外交护照、公务护照、普通护照三种。普通护照又分为因公普通护照和因私普通护照。2、签证 签证是一个主权国家在本国或外国公民所持有护
18、照或其他旅行证件上的签注、盖印，是表示允许其出入本国国境或者经过本国国境的证明。如果说护照是身份证的话，签证则可看成是出入证。签证一般可放在护照上，也可在其他证件上。如前往未建交国家，一般用单独的签证，与护照同时使用。我国的签证一般在护照上。,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,相关链接,3、“黄皮书”“黄皮书”即国际预防接种证书，因其封面通常为黄色而得名。“黄皮书”英文名称为INTERNAIONAL CERTIFICATE OF VACCINATION。它是世界卫生组织为了保障出入国境人员的人身健康，防止某些疾病传染流行所要求的证明。“黄皮书”规定，入境者在进入接纳国的国境
19、前，要接种牛痘、霍乱、黄热病疫苗，以防止某些疾病的国际性流行。如果出入境和过境者没有“黄皮书”，国境卫生检疫人员有权拒绝其出入境，甚至采取强制检疫措施。我国的“黄皮书”由卫生部统一印制，各省市卫生检疫站负责签发和注射疫苗。初次出国者，应持单位介绍信前往办理。已有“黄皮书”但需复种者，保凭“黄皮书”复种。4、时差 国际上规定，以英国格林威治时间（GMT）为标准时间，地球分为东区和西区，东区时间比GMT早，西区时间比GMT 晚。调整时差对于乘坐国际航班的旅行者都是必不可少的。通俗的时差计算是以经线划分，格林威治以东每15度加一小时，格林威治以西每15度减一小时。,会说 会写 会做事 会做人,Com
20、pany Logo,相关链接,5、出入境手续 边防检查出入国境人员要持照填写出入境登记卡，交护照，检查签证。边防人员确认无误后，在护照内页盖上注明出入境口岸和日期的验讫章。有的国家入境时就要求填好一式两份的出入境卡，入境时收走一份，另一份夹在护照内等办理出境手续时再收走。海关检查填写海关申报单，包括姓名、性别、职业、国籍、护照号、发照日期、入境口岸、入境日期、逗留地址、行李件数以及所带物品的数量，大多数申报单还要求填写外币旅行支票、信用卡的数量等。然后携所带行李连同申报单一起到海关处结关。海关人员根据申报单进行检查。安全检查主要禁止携带武器、凶噐、爆炸物和剧毒物等。所以在准备行李、礼品时应避免
21、携带违规违禁物品，以减少不必要的麻烦。健康检疫即交验“黄皮书”，对未接种的旅客会采取隔离、强制接种等措施。,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,实践训练,（一）课堂讨论1、上司即将到上海出差，秘书如何为上司拟制一份差旅计划？2、出国前要办好哪些主要手续？3、秘书为上司的差旅要做好哪些准备工作？,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,实践训练,（二）案例分析长沙伟基电子公司近期有两位经理要外出。一是刘伟总经理6月3日至4日到深圳参加一个电子新产品展销会；6月6日到广州参加全国电子行业发展论坛，会议为期一天；6月11日下午出席本公司的新产品推广会议。在深圳展销会和
22、广州论坛有一定的空隙，他打算到公司驻深圳办事处，了解该处下一步的工作计划，并到广州市探访一位老朋友。二是主管业务的赵总，将于6月4日动身到美国公司参观考察，并初步商谈双方合作的意向，时间为6天，但他从未出过国门。公司行政经理让秘书小马负责为两位上司制定差旅计划。小马工作速度很快，第二天就把计划做好了并交行政经理审阅。下面是秘书小马做的差旅计划书：,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,实践训练,公司领导差旅计划书根据公司行政会议的决定，刘总、黄总将于近期出差，具体安排如下：1、刘总计划：6月3日 刘总去深圳。6月3日4日 参加深圳电子产品展销会。6月5日 到公司驻深圳办事处了解
23、工作，并到广州探访他的老朋友。6月6日 到广州参加全国电子行业发展论坛。6月7日 在广州乘飞机回来。6月11日 出席公司新产品推介会。,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,实践训练,2、黄总计划6月4日 办理护照和签证。6月5日 飞抵华盛顿。6月6日 参观考察美国公司。6月7日 与美国公司商谈双方合作的意向。6月8日 游览纽约。6月9日 飞回长沙。6月11日 出席公司新产品推介会。,Company Logo,实践训练,会说 会写 会做事 会做人,分析与讨论：1、秘书小马拟写的上司差旅计划书存在什么问题？2、你如何帮助小马修改她写的计划书，使这份差旅计划书规范可行？,Compa
24、ny Logo,实践训练,1、上司正在纽约与外商进行商务谈判，谈判于当地时间10月5日9：30开始。请问此时是北京时间几点？2、9月份，以上司为领队的6人小组将赴法国巴黎作公务旅行，请秘书帮他准备一些关于巴黎的背景资料。3、湖南长沙真味佳饮品公司领导因公务需要，要携公司经理助理高明到杭州出差三天，主要是同杭州娃哈哈集团公司洽谈某果酸饮料项目前期合作有关事宜。高助理及其同事必须要完成公司领导出差前的准备工作。他们要完成的任务是：,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,实践训练,收集杭州娃哈哈集团公司的有关材料；选择去杭州的旅行方式，查询长沙到杭州的火车、航空等信息资料，并作书面整
25、理（车次、航班、价位、起迄时间等）；预订火车或飞机票，收集当地预订票受理点电话、地点、联系人（学生可到有关受理点询问或电话询问），并作书面整理；资料查询了解、选择杭州宾馆；以所在学校为对象，收集本单位外出人员差旅费报销标准；拟定一份上司差旅计划书。,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,实践训练,实训说明：本部分实训为开放性实训，在课外进行。实训时，全班可先分为若干个实训小组，每组4人，分别扮演高助理及其同事。实训小组组长明确组员扮演的角色，对实训任务进行分工，在规定的时间内必须完成各自的任务。在实训中既要求独立操作，又要求组员之间的相互协作。在规定时间内各组上交完成的任务文本，教师集中评议。以上实训很多环节必须是真实的，应该做到实质性的任务落实。,2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题,会说 会写 会做事 会做人,Company Logo,谢谢！,谢谢！,Company Logo,大连婚纱摄影 http:/怛捒暾,
