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1、 中电科微波通信（上海）有限公司质量体系程序文件VCXU QP-PQ-740 采购管理控制程序2015-01-01发布 2015-02-01实施中电科微波通信（上海）有限公司 发布 采购管理控制程序 VCXUQP-PR-740A0采购管理控制程序发放日期2015-01-01实施日期2015-02-01文件编号 VCXUQP-PR-740版本号A1编写人:审核人:批准人:-（采购部）（管理者代表）（总经理）文件更改状态一览表序号原版号修订状态修订条款修订内容简述修订日期拟定人审核人批准人1 目的1.1 为了确保合格供方具有持续提供满足我司规定要求的能力，从而规定我公司外购件与外协件的供方开发和业
2、绩评价和确定合格供方工作；使之合格供方能持续不断优化为目的；1.2 为了确保供方所提供的产品、交付和服务满足我公司的预期要求，从而规定了对潜在供应商进行评估和考核和确定合格供应商之方法为目的。1.3 为了对本司采购产品及采购全过程进行合理有效的控制，以确保本司外购器材符合采购资料和采购合同的预期制定的要求，使之对未满足规定要求的采购产品、进行有效管控，防止供方的不合格品得以非预期使用和交付。2. 范围2.1 适用于公司所需的采购品的采购过程控制，包括：2.1.1 适用于本司供方的调查与选定，考核评估与管理和控制；2.1.2 适用于本司各种原材料、辅助材料、外购件及外协件、机器设备等，包括服务采
3、购：2.1.2.1适用于为本公司提供A类、B类物资的供方及检验鉴定办法。2.1.2.2适用于为我公司提供C类物资在使用前进行的检验或验证的办法；2.2 适用于我司（采购合同和订单和供方档案）等采购文件的审批和管理；2.3 适用于向本公司签约或直接、间接提供与最终产品所需要的采购目标的制定、采购控制流程、采购方式的选择；3. 术语和定义3.1 供应商：是指为本司提供产品所需原材（物）料、零组件、包装材料或由本司提供原材（物）料、委托其代为加工的供应商或为本司提供服务的供应商；3.2 供应商的开发： 是指为改进供应商的基本质量管理体系所开展的活动。3.3 采购：是指采购人员根据确定的供应协议和条款
4、，以及企业的物料需求计划，以采购订单的形式向供方发出需求信息，并安排和跟踪整个物流过程，确保物料按时到达企业，以支持企业的正常运营的过程。3.4 常规采购：是指在经核准的合格供方范围内，采购核准的产品的采购活动。3.5 顾客指定产品采购：是指按照顾客指定的要求实施的采购。4. 职责4.1 总经理4.1.1 负责审批签署超出部门主任审批限额权限的外购件和外协件工作。4.2 供应商评估小组4.2.1 负责组织供应商质量保证能力的调查、评估、考核及供应商的质量体系开发与综合评定。4.3 采购部4.3.1 负责本司产品之器材零配件和包装辅料等原辅料供应商的开发工作；4.3.2 负责收集采购相关供方证明
5、和质量保证能力的资质证明资料；4.3.2.1负责对供方的资质证明提供准确地评价建议；4.3.3 负责本司产品所需外购器材配件和包装等辅料之采购与管理工作。4.3.4 负责与供方保持良好沟通关系；4.3.5负责与合格供应商履行采购合同的签订工作；4.3.6 负责外包产品的采购和管理及技术协议（合同）签订；4.3.7 负责编制本司外购件与外协件的采购计划和下达的实施工作；4.3.8 负责办理和实施本司所需的外购件与外协件之采购工作；4.3.9 负责对本司预购的外购件与外协件价格的初审和确认工作。4.3.10 负责控制不合格外购品和外协件进入我公司；4.3.10.1负责向不合格品供方发出供方品质异常
6、反馈单或8D报告形式提出整改/预防措施建议，防止再次发生不合格品流入我公司； 4.3.10.2负责向不合格品供方发出采购物资退货单和办理退货手续事宜；4.3.10.3负责向不合格品供方出具索赔处置单要求和办理索赔手续及索赔信息的传递工作；4.3.11 负责办理不合格外购件和不合格外协件的特采申请手续；4.3 技术部和工程部4.3.1 负责编制和提供本司新老产品及工装、夹具、模具、治具的订购和订制所需工艺技术图文资料和相关文件：4.3.1.1负责编制和提供本司产品设计图样中准确的器材明细表（BOM物料明细表）及完整请购信息；4.3.1.2负责编制和提供本司产品加工所需的工装、夹具、模具、治具的图
7、样及准确的器材明细表（BOM物料明细表）和完整请购信息；4.3.2 外购件和外协件的设计师所在部门主任负责规定限额内的外购件和外协件器材的申购审批工作。4.3.3 负责处理采购过程中的技术问题；4.4 质量安全部4.4.1 负责进入本司的外购件和外协件实施进料检验和状态判定相关事宜；4.4.2 负责对检验判定的外购件和外协件进行状态标示；4.5 财务部职责4.5.1 负责采购活动所需资金的支持与提供。4.6 财务部仓库：4.5.1 负责做好外购件和外协件的入库、保管与发放等工作事宜；4.6 制造部或A类物资采购申请单 B类物资采购申请单4.6.1 负责及时向本司质量安全部和技术部和采购部反馈生
8、产加工过程中发现的采购产品质量问题。4.7 请购部门：4.7.1 负责以ERP软件信息原辅材料请购单系统形式向采购部提出产品类器材、工装、具模具、治具、生产基础设施等需从A类和B类供方实施采购申请和外协申请；4.7.2 本司ERP软件信息系统异常时，应以公司电子邮件或书面的原辅材料请购单形式负责向采购部提出请购申请和外协件加工申请；4.8 请购部门主任4.8.1 负责办理本部门申购限额内的外购件和外协件器材的审批工作。5. 作业控制要求5.1 供应商的寻访与调查5.1.1. 寻访调查要领；5.1.1.1寻找有制作相关产品之厂商；5.1.1.2经客户或朋友介绍；5.1.1.3查询相关工业、个业、
9、名录及电话号码簿。5.2 供方分类5.2.1 采购部应根据供方提供器材对本司最终科研与生产的产品影响情况和对供方控制方式和程度允许有差异，包括其代理商、生产供方、外包协作单位，通常可以分成以下三类：5.2.2 采购部应依据原辅料的类别负责编制供应商分类表如：A类供方：指对本公司产品有较大影响的采购物品（属于产品主要原材料和构成产品的关键外协/外购件），供应单位应具有较完善的质量保证能力，并已通过了相应的质量管理体系认证；B类供方：指对本公司产品技术性能和质量性能指标有影响的采购物品（属于产品上的非关键外协/外购件及产品上使用的包装物品），供应单位必须具有较完善的检验机构与检测手段和具备提供有效
10、合格证明和工商经营证明和生产许可证明等能力；C类供方：指在产品加工过程中使用的，但不直接构成产品实体的辅助物料，且因本司无检测能力，须列管的采购物品，包括：使用的标准件、通用件、加工主要机械设备设施及工装模具、关键监视测量设备加工辅助设施物料、通用计量器具、油脂化学类物品和焊条焊丝类物品（均应提供MSDS资质证明能力）采购品，但是供应商必须具有较完善的检验机构与检测手段和具备提供有效合格证明和工商经营证明和生产许可证等能力；D类供方：是指对本公司非生产性辅助材料和办公用品和电脑和劳保用品和耗材和垃圾处理单位等，必须能提供有效合格证明和工商经营证明和生产许可证明）等证明来确保该类物品质量与性能满
11、足我司要求。5.3 运输服务单位的选择与评定5.3.1 评定内容包括：5.3.1.1是否具备工商部门签发的营业执照5.3.1.2是否配备相应的运输工具等资源5.3.1.3是否具备运输过程中的安全防范措施5.3.2 采购部人员应负责收集运输单位信息资料及填写运输单位评定表，经采购部主任确认管理者代表核准后，负责与运输单位签订运输合同后实施。5.3.3 采购部应对合格运输服务单位的送货服务状况进行跟踪记录，根据对运输服务单位的运输次数、安全到达次数、延期次数等汇总情况，对运输服务单位每月进行一次复评。5.4 供应商的选择、调查和评估 5.4.1 选择原则5.4.1.1客户认可的供应商5.4.1.2
12、现有的合格供应商。5.4.1.3通过ISO9001:2008版或GJB9001:2009版或TS16949：2009版质量管理体系的供应商；5.4.1.4具备有效公司营业证和税务登记者、品质、交期、价格、服务等条件良好者； 5.4.1.5计划申请ISO9001：2009版或GJB9001:2009版或TS16949：2009版质量管理体系，并提交认证的计划书的供应商。5.4.2 依以上原则经选定的供应商，由采购部按实际情况发出供应商过程审核提问表通知供应商填写相关资料；5.4.2.1供方应提交我司需求的购置原材料配件器材的生产加工过程各项工序有效管控的资质证明资料。5.4.2 调查考察5.4.
13、2.1调查方式a. 采购部依据公司科研及生产需要提出的外购器材目录向相关的待评外购供方寄发外购、外包的供方调查评估表；b. 采购部根据公司科研及生产需要提出的外包产品目录向相关的待评外包方寄发外购、外包的供方调查评估表；c. 采购部负责组织供应商评估小组对合格供应商的实施评定工作；d. 必要时，供应商评估小组成员应前往供方现场实地考察评估。5.4.2.2调查内容a. 供方质量体系认证、获证情况；b. 供方产品质量控制手段；c. 供方生产设备、工艺装备、测试仪表等生产与检测手段；d. 供方生产中对工艺文件、图纸执行情况；e. 供方人员技术素质、资格认定情况；f. 供方产品质量状况及信誉等；g.
14、供方的资质、货源是否稳定、供货是否及时、价格是否合理；h. 是否能提供良好的技术服务。5.4.3 评估5.4.3.1运营部主任负责组织供应商评估小组的建立；5.4.3.2供应商评估小组由运营部、采购部、质量安全部、技术部、工程部均须具备内部审核员鉴定资格的相关人员组成，供应商评估小组组长由运营部主任担任。5.4.3.3供应商评估小组应根据采购品对本公司产品实现或最终质量的影响程度及其价格等因素，对供方实施评价。5.4.3.4采购部得悉有新供应商时可先联络约定时间，通知供应商评估小组成员依外购、外包的供方调查评估表要求进行评估，并要求进行现场审核。5.4.4 发函调查评价5.4.4.1采购部负责
15、向新的供应商寄发外购、外包的供方调查评估表，收集供方的相关资料进行评价。 5.4.4.2符合5.4.1.1/5.4.1.2/5.4.1.4/5.4.1.5的供应商，由采购部组织我司供应商评估小组进行实地评估申请，直接书面审查列入合格供应商申请/撤消单中。5.5 合格供应商具备基本条件5.5.1 国内外具知名度厂商。5.5.2 经第三者机构评估合格厂家（如ISO:9001:2008认证/OHSAS18001：ISO14001:2004/TS16949：2009等资质有效机构颁发的证书）5.5.3 现有的供应商半年内连续六次无不良记录者。5.5.4 原辅料料源属于独家供应商。5.5.5 客户指定的
16、材料供应商。5.5.6 实地评估为B级以上的供应商（AAA级98分以上、AA级93分及93分以上，A级80-92分，B级65-79分）。5.5.7 经送样确认合格者列为临时批准供应商，连续六次交货无不良记录者即可列为合格供应商。5.5.8 对于老供方，应依据历年来供方提供产品质量的好坏和稳定程度（如一次交验合格率等），同时应参考其供货能力、价格和服务等考核项目，应每年进行重新评价，必要时，应由供方提供最新供方资料给我司采购部审核。5.6 审核5.6.1 已评估的供应商由供应商评估小组作成供应商质量体系评估报告送管理者代表审核。5.6.2 审核通过的供应商即为合格的供应商。5.7 合格供方的考核
17、：5.7.1 本公司应要求供方具备100%按时交付的能力，采购人员在登入公司的ERP系统对供方的交付情况进行记录和考核和评价。5.7.2 采购部必须对不能按时交付的供应商必须的进行考核和管控；5.7.2.1无论是由本公司还是供方支付的附加运费，采购部应对附加运费作记录，包括本公司和供方两者支付的费用。5.7.3 考核评分：5.7.3.1每月应由采购部根据生产材料供应商交货期对供应商进行考核评分且记录在合格供应商交期评分表上,以交货期计算如下表1：a. 国内采购的产品：表.1供方交期评分评判标准表序号交货情况评分标准1延迟供货1至2天每延迟1天扣一分2延迟供货3至5天每延迟1天扣二分3延迟供货六
18、天以上（含6天）每延迟1天扣三分b. 国外采购的产品： 延迟15天（含15天）扣5分，15天后每延迟2天多扣1分，发生超额运费一次扣5分。5.7.4 采购部应以交付业绩监控表形式监控和提交供应商交货期实施状况的准确记录(包括超额运费)。5.7.5 供应商评估小组应对供应商质量始终保持监控状态，以确保供货质量，若异常时，应提出纠正改善要求。5.7.5.1质量安全部负责提交供应商进货质量业绩的检验记录凭证。5.7.5.2采购部应每月依据生产材料供应商交货质量对供应商进行核算评分，以交货批质量计算如下：合格接收（a）加权：1特采接收（b）加权：2批退拒收（r）加权：3QR= （a1）+（b2）+（r
19、3） L（月交货批数）5.7.5.3供方质量评分标准见下表描述：表.2 供方质量评分评价标准表等级QR对应得分评价AAA1.098特佳好AA1.0-1.193很好A1.1以上-1.580-92好B1.5以上-1.765-79良 可以接受C1.7以上65不能接受5.7.6 考核结果: 5.7.6.1参照本程序表1供方交期评分评判标准表和表2供方质量考核评价标准表的考核评分标准要求，具体评分方法如下：5.7.6.1.1每月由质量安全部对本司生产中发现的，因原材料原因而导致的产品质量事故时，每发现一次即对相应供应商评分等级降一级。5.7.6.1.2运营部应每月负责收集统计顾客在使用产品过程中反馈信息
20、，若因本司原材料原因而导致的产品质量事故时，每发现一次，则对相应供应商评分等级下降一个等级，等级降至C级时即撤销合格供应商资格。5.7.6.1.3采购部应依据供方实际的交期评分与质量评分的平均分计算汇总，评定供方等级，并作出相对应的评定结论，具体参见本程序表3供方评价等级标准表对供方进行等级和结论的最终评判；表.3供方评价等级标准表序号对应得分等级评 价结 论198AAA特佳好增加采购，无需附加条件，且可以免检293AA很好增加采购，无需附加条件，可放宽检验380-92A好无附加条件，保持正常采购465-79B良 可以接受限量采购,需督导改善565C不能接受申请取消分供方资格5.7.7 供方产
21、品定期评价标准如下：5.7.7.1质量评分要求：满分45分，若质量问题导致本司生产线停线，每发生一次生产线停线则扣分30分；5.7.7.2交期评分：满分,40分，若供方原因导致超额运费，每发生一次则扣5分；5.7.7.3配合度满分：15分（很好10、较好8、一般6、差0）。5.7.7.4质量管理体系评分总分100分。5.7.8 质量管理体系审核频次：一般半年或1年一次；5.7.8.1采购部应每年2月中旬前依据上年度的产品重要性(主要为A类和B类和C类产品)和供应商绩效表现四方面相结合，负责制定本年度年的供应商年度审核计划，当有重大问题要鉴定时会增加审核的次数。5.7.9 审核结果5.7.9.1
22、对评价为A级以上的供应商可以持续采用,其供方名字可继续保留于合格供应商名录中。5.7.9.2对评价为B级以上的供应商，采购部应通知质量安全部和运营部，并应对供应商提出改善的要求和疑问,提出讲解说明；5.7.9.3必要时，采购部应组织相关人员负责对供应商进行辅导,供应商的名字保留于合格供应商名单。5.7.9.4对三次要求供方进行改善而供方拖三拉四或不予理睬的或无改善或进行辅导后仍无改善行动的供应商,采购部应负责提出申请,取消其合格供应商资格；5.7.9.5对取消合格供应商资格的元器件供应商必须经管理者代表核准；5.7.9.6采购部负责更新合格供应商名单，否决现有供应商时可考虑：a. 同类行业所能
23、提供的质量情况，市场的需求情况；b. 对公司所带来负担： 合同约束； 物资政策； 需货情况； 后备供应商； 转换时间成本； 质量成本等。5.8 合格供应商的登记：符合本程序5.5.1/5.5.2/5.5.3/5.5.4/5.5.5/5.5.6/5.5.7/5.5.8条款要求的供应商或已列入本司客户供应商名册者，依合格供应商编码原则予以编号,并登记于合格供应商名录中予以备案注册。 5.8.1 合格供应商编码原则： 流水号，以数字01-99表示； 年号1502表示。供应商类别代码，以A、B、C表示； 我公司代码，以英文CEMC 表示。5.8.2 对公司所采购产品之质量和服务基本上无直接关系的D类供
24、应商，应按公司实际生产情况，行政人力部应对其进行适当调查和评估，可单独建立非生产性材料的合格供应商名录中。5.9 供应商辅导：视实际需要对供应商进行辅导，原则为共存共荣，彼此互相扶持，辅导方法可分为长期、短期及中长期等项。5.9.1 长期辅导：供应商的产品发生变异无法解决；5.9.2 短期辅导：供应商每月的交货的合格率太低或无法按时、按量交货时；5.9.3 中长期辅导5.9.3.1管理手法的辅导：a. 如6S管理（整理、整顿、清扫、清洁、安全）；b. 质量管理（控制计划、各项标准作成、质量统计技术的运用）；c. 现场管理（自主管理的落实）。5.9.3.2专业技术的推进：a. 依承制产品的重要而
25、拟订年度推进计划；b. 再依推进计划性至供应商处辅导实施统计技术运用的方法。5.9.4 辅导方式5.9.4.1专题辅导：指定专人或委托顾问公司所做的辅导。5.9.4.2质量/交期对策会议：指定期针对质量/交期重大不良所做的对策改善辅导。5.9.4.3专项稽核与辅导：a. 运营部应派员不定期到供应商处审核我司所需产品的重要加工过程；b. 运营部应派员对供方的不良对策实施现场辅导和确认工作；5.9.5 不良对策的填写：a. 针对不良问题，应由采购部发出供方品质异常反馈单或8D报告；b. 然后由供方填写对策于预定期限回复，再由质量安全部做效果确认。5.10 供方质量管理体系运行的开发5.10.1 对
26、所有已登记于合格供应商名录的厂商，至少均应按ISO9001：2008版国际标准化质量管理体系进行建立和运营；5.10.2 采购部应针对重要外协厂应于每年二月底前拟订完成当年度的供应商年度审核评估计划表经主管副总审核和管理者代表核准后，进行实施评估考核；5.11 合格供方的撤消5.11.1 合格供应商撤消条件5.11.1.1交货质量无法提升，虽经辅导仍未见效果者。5.11.1.2交货达成率始终未见改善，经辅导未见效果者。5.11.1.3因某种原因公司（工厂）已解散者。5.11.1.4产品已变更，或无意再与本公司合作者。5.11.1.5本公司改变经营形态，无需再使用此供应商。5.11.1.6供应商
27、现场审核未通过者。5.11.2 合格供应商的撤消5.11.2.1对取消合格供应商资格的供应商，采购部主任应以合格供应商申请/撤消单形式向管理者代表提出申请；5.11.2.2经管理者代表审核同意后，方可将合格供应商予以撤消。5.11.2.3撤销和更新合格供应商名单时，应参照本程序第5.7.5.6条款实施；5.12 采购过程的控制5.12.1 采购方针5.12.1.1选择优秀厂商，确定料源，积极开发新供应商。5.12.1.2确保物品质量，做好检验工作。5.12.1.3适时控制采购作业，做到适时、适量。5.12.1.4提高采购作业效率和人员的作业品质。5.12.1.5防止作业异常发生，针对异常与问题
28、点能迅速妥善处理。5.12.2 供应商选择5.12.2.1采购部依据产品生产需要提出采购项目内容和BOM物料明细表。5.12.2.2技术部和工程部应按采购部提出的采购项目及时编制和提供图纸、材料标准、产品试验标准和BOM物料明细表等技术要求及时提供给采购部。5.12.2.3采购部依据采购项目内容和BOM物料明细表进行供应商的寻访及通知供应商评估小组进行相关评估；5.12.2.3.1供应商的评估工作由运营部、采购部、技术部、工程部、质量安全部按本程序文件第5.3/5.4/5.5/5.6/5.5.7/5.8/5.9/5.10/5.11条款中的系列子条款负责对潜在的供应商质量系统和技术生产能力等评估
29、内容进行评估审核；A类物资采购申请单B类物资采购申请单C类物资采购申请单5.12.2.3.2采购部负责将经过本司供应商评估小组评审后认定符合我司评审要求的潜在供应商的正式列入合格供应商名录中予以保存备案；5.12.3 采购信息5.12.3.1采购品信息应按采购品供应商类型作为采购依据，具体如下：a. 原材料由制造部计划员按运营部的销售计划和技术部提供的BOM表，参酌我司库存状况和安全库存需求状况，开立原辅材料请购单，经部门主任审核,主管副总批准后,提交采购部实施采购；b. 辅料应由制造部依据技术部提供的BOM物料明细表和生产计划开立辅料请购单，主管副总批准后,提交采购部实施采购；c. 非生产性
30、物资（办公器材和办公用品和劳防用品和安全设施和劳防A类物资采购申请单B类物资采购申请单C类物资采购申请单用品等由行政部依据耗用状况，并考虑库存情况，填制原辅材料请购单提出请购，经部门主任审核批准；d. 元器件物资，用于研发产品的元器件应由技术部技术人员填制原辅材料请购单提出采购申请，报部门主任审核，主管副总批准后,提交采购部实施采购；e. 用于生产性的元器件应由制造部计划员提出，经部门主任审核，主管副总批准后，提交采购部实施采购；f. 外协件，用于研发产品的外协件由制造部结构工艺人员提出填写加工任务申请单，报部门主任审核批准。用于生产的外协件由制造部计划员提出填写加工任务申请单，经制部门主任审
31、核批准。g. 用于零件生产的所有采购材料必须符合政府、安全与环保法规所规定的限制有毒、危险物品的安全规定和考虑生产和销售国有关环境、电力及电磁方面的规定。h. 上述产品采购申请金额超过10万元的报总经理批准。5.12.3.2采购信息主要包括：a. 采购产品的型号、规格、类别、标准等；b. 质量要求、验收标准；c. 价格、数量、交付情况等。5.12.3.2.1适当时还包括：a. 对供方的产品、程序、过程、设备的批准要求；A类物资采购申请单B类物资采购申请单C类物资采购申请单b. 人员资格的要求；c. 对供方的质量管理体系的要求。A类物资月度采购计划表B类物资月度采购计划表C类物资月度采购计划表5
32、.12.3.3采购部门在与供方确定供货关系之前，应与供方进行沟通，明确采购产品的要求，并确保采购要求的充分性和适宜性。5.12.4 采购计划5.12.4.1采购部应根据生产计划和原辅材料请购单和BOM物料明细表、库存器材、占用资金等情况，编制原辅物料月度采购计划表，经部门主A类物资月度采购计划表B类物资月度采购计划表C类物资月度采购计划表任审核，主管副总批准后，方可实施采购作业，原辅物料月度采购计划表应提交总经理批准后，方可实施采购作业；5.12.4.2原辅物料月度采购计划表中应明确描述采购品的要求，包括：名称、型号、规格、数量、计量单位及供方等内容；5.12.4.3对于单项金额超过2万元的采
33、购在订单生效前，采购部应填写采购合同审批单和付款申请书后，一起提交部门主任确认，主管副总审核，总经理批准后方可实施；5.12.5 报价5.12.5.1采购部负责向已获得本司评估为合格的供应商发出询价通知单。5.12.5.2若顾客已提供一份核准的供应商名单时，采购部应从此份名单中所列的供应商进行选择报价和采购各项相关原辅物料工作；5.12.5.2如本司因某种原因需变更此份顾客提供的供应商名单时，则应经客户核准后，采购部方可实施变更替换供应商；5.12.5.3凡采购的产品涉及到管制性、危险性及有毒性的物料，必须取得符合当地政府安全环保法规证明文件后方可实施采购作业；5.12.5.4每种原辅材料、器
34、材和零配件、包装材料和非生产性（办公器材用品和劳防用品等）物品的购置原则上应需两家以上的供应商进行报价。5.12.6 议价5.12.6.1采购部接到报价单后，需进行价格，服务，付款期等诸多方面的比较，最终汇总成为直接生产物料及供方信息推荐表。5.12.6.2属下列情况者，则无须进行议价、比价：独家代理、独家制造、专卖品、原厂零件无代用品，但应在报价单中应有记录。5.12.6.3采购部应将汇总的生产物料及供方信息推荐表交主管副总经理审核及总经理核准后，方可实施。5.12.7 采购合同的编制和签约要求：5.12.7.1采购合同一般采用一次性合同或定期合同的形式：5.12.7.1.1定期合同的期限一
35、般为一年签署一次；5.12.7.1.2采购合同或采购订单编号规则：如：2015年2月份的第50份采购订单，其编号为：PR201502050。其采购合同或采购订单编号如下： 合同序列号（01、02、03依次累推）月份（如：02表示2月份）年号（如：2015表示2015年）公司和部门代号（如：CEMCPR）5.12.7.2采购合同的编制时，采购部应按产品设计师编制的采购资料规定，除确定价格、数量、交货期外，还应明确质量要求、验收方式和内容，以及符合现行有效的设计、工艺规范、图纸等技术资料的要求进行编制采购合同。5.12.7.3采购部负责向核准的合格供应商发出采购合同；5.12.7.3.1采购合同内
36、容应包括：采购项目、价格、供需双方的义务和权利，以及供应商需提供给我司的质量文件、试验报告、时间要求及违约责任。5.12.7.4器材采购合同必须遵循以下原则：a.合同中质量标准、质量要求应明确、具体；b.合同中注明的图样、技术标准及验收标准必须是现行有效版本；c.合同中用词准确，防止出现不必要的争端。5.12.7.5对有防锈要求的器材，采购应要求供方采取防锈措施和合理包装。5.12.7.6对有防震要求的器材，采购应要求供方采取防震措施和合理包装。5.12.7.7对有其他特殊要求的器材，采购部应要求供方采取预防措施和合理包装。5.12.7.8必要时，采购部应收集供方样件和组织我司供应商评估小组中
37、的相关技术人员和质量人员实施检查确认评估，以确保符合本司需求为目标；5.12.7.9对有使用期限的器材，按照期限长短，应在采购合同中约定分期交付方式，防止器材超期失效。A类物资采购实施申请表B类物资采购实施申请表C类物资采购实施申请表A类物资采购申请单,B类物资采购申请单C类物资采购申请单表5.12.7.10供应商样件经供应商评估小组审核评估合格后，我司采购部应在原辅材料请购单批注后，经主管副总核准后，向本司制造部计划员发出采购意向。5.12.8 直接生产用材料的采购5.12.8.1 制造部计划员应依据收到的原辅材料请购单，结合客户定单、库存量、BOM表等信息，负责填写完成原辅材料购置实施申请
38、表和提交部门主任确认和主管副总核准（超2万元则本程序5.12.4.3条款实施）；A类物资采购实施申请表B类物资采购实施申请表C类物资采购实施申请表5.12.8.2原辅材料购置实施申请表内容应包括：原辅材料请购单编号和核准日期；供应商名称、物料名称、物料编号、采购数量、用途、金额、要求交库日期、货运方式、申请人、批准人等信息。5.12.8.3原辅材料购置实施申请表的发放：5.12.8.4采购部应按审批认可的原辅材料购置实施申请表负责向供应商发出采购需求信息； 5.12.8.5原辅材料购置实施申请表的发放可以采用电话通知、传真、自行送达等方式，并尽可能保存相关的记录。5.12.8.6任何一笔交易的
39、原辅材料、零组件、包装材料，均依原辅材料购置实施申请表内容执行。5.12.8.7本公司或客户如拟在供应商处验证采购产品时，采购部应负责协调，并在原辅材料购置实施申请表上或以文件方式对供应商说明验证要求及接受条件。5.12.8.8原辅材料购置实施申请表的交期控制： 原辅材料购置实施申请表下达后，采购部应按交期编制供方交期一览表，以此作为对供应商交期的管控和作为我司进度跟踪的依据。5.12.9 进度跟踪：5.12.9.1为确保交期，对于国内采购的原物料，需要求供应商进行原辅材料购置实施申请表的确认回签；5.12.9.2对于国外采购的原物料，需要求供应商以双方采购合同中拟定的合约要求实施和予以确认，
40、并提前采用电话、传真跟催，以确保物料能适时的供应；5.12.9.2若供应商违反双方拟定的采购合同规定，本公司有权取消定单或做其他相应的处罚；5.12.9.3采购部应确保供应商须达到100%的按时交付能力，若未达到此目标时，须发出纠正预防措施通知单或8D报告，要求供应商提出改善对策，并包含追索和记录额外费用及过多的运费。5.12.9.3.1海外进口件进度异常处理：因天灾等不可抗力事件所造成的交期延误（如船公司误船、航运公司误航班等），由供应商出具提货单核实其出货日期是否属实，否则视同供应商责任，依相关规定给予处理。5.12.10 非直接生产用材料的采购：A类物资采购申请单,B类物资采购申请单C类
41、物资采购申请单表5.12.10.1一般生产设备、安防设施、工具、工装及仪器的采购，由使用部门填写原辅材料请购单经部门主任确认和主管副总神审核后，交由采购部实施采购。5.12.10.2大型设备、工装及仪器的采购，由主管副总依据公司发展需要进行规划及安排组织采购作业。D类物资采购申请单,5.12.10.2.1其采购相关记录表单由授权部门实事办理；5.12.10.3我司D类物资（非生产性辅助材料和办公用品和电脑和劳保用品和耗材）等物品的采购，应由使用部门填写采购申请单，经部门主任确认后提交行政人力部，行政人力部综合管理员经确认无误且询价后，填制付款申请书交由行政人力部主任审核，总经理核准后，行政人力
42、部综合管理员方可实施采购。5.12.10.4有特殊紧急需求时，应经总经理批准后，使用部门可自行采购。5.12.10.5收料：按本司仓储作业实施管理办法执行。5.12.11 采购品验证：5.12.11.1采购品进入本司后，应由仓库填写到货送检通知单，经检验员检验或验证合格后，检验员在到货送检通知单上签章认可，并在外购件或外协件上黏贴合格证，方可办理入库手续。5.12.11.2到货送检通知单为一式四联，第一联仓库留存，第二联交采购部，第三联交财务挂帐，第四联交供应商；5.12.11.3外协加工件（模具、检具结算加工费的）由验收单位填写机加工委外加工申请、反馈表，机加工委外加工申请、反馈表一式四联，
43、第一联验收单位留存，第二联交采购部，第三联交财务挂帐，第四联交供应商。5.12.11.4配件和器材的检验或验证应按本司编号为VCXUQP QM-824产品的监视和测量程序或原辅料检验规范相关规定执行；5.12.11.5供货单位的质量证明文件应随采购的原辅料和器材配件一并提交质量安全部保存备案；5.12.11.6必要时，由质量安全部向供方派驻质量验收代表，借用供方的检测手段进行检验，合格后凭检验报告与验收合格证办理入库手续。5.12.11.7采购合同应规定顾客到供方或本公司验证采购品质量时，采购部应和质量安全部应派人员陪同参与检验，但这种验证不能免除本公司应承但的责任。5.12.11.8在供方货源处对采购产品进行验证时，采购部应确保必须在采购文件（技术协议和质量协议和采购合同）等文件资料中予以明确规定验证的安排及对产品放行的方式。5.12.11.9顾客要求在供方处验证时，应由本司采购部安排有关在供方处对采购物资的验证事宜，而且应事先在采购文件（技术协议、质量协议、采购合同）等文件资料中予以明确规定验证的安排及对产品放行的方式。5.12.12 入库、保管、发放作业要求：5.12.12.1入库、保管、发放，应依本司仓储作业实施管理办法规
