企业档案管理业务培训ppt.ppt

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1、规范档案管理服务企业发展,莱芜市档案局 李勇,内容,1,档案及企业档案定义,2,4,3,档案管理的目的,档案管理原则,档案管理流程,1,档案定义,档案：国家机构、社会组织、企事业单位和个人在政治、经济、科技、文化等社会实践活动中直接形成的具有使用价值的历史记录材料。反映社会的科学技术、生产建设和各项工作活动、民俗活动的历史真实面貌。中国古代有甲骨、金文、石刻、竹简、木牍、缣帛等的档案。现代档案，按内容和性质，有文书档案、科技档案、人事档案、艺术档案和其他各类专门性档；按形式，有文件、电报、书信、手稿、报表、图纸、照片、影片、唱片、录音带、录像带等。,2,档案定义,分类,内容,主体,3,档案定义

2、,企业档案：指企业在日常工作中从事企业管理、生产、经营、销售、经济核算及科学研究等活动中直接形成有保存价值的真实记录。主要包括文字、图表、音像等。,4,档案定义,档案由文件转化而来,文件办理完毕，经过鉴定、整理、归档后形成档案。,档案与文件区别,文件是档案的前身，档案是文件的归宿。,5,档案管理目的,有何作用？,管理和技术经验的积累 历史记录和依据安全保密方便查阅，有效利用,6,档案管理原则,收集齐全 分类合理 立卷科学 归档及时 保管安全 使用方便,7,档案管理流程,收集,鉴定,分类,归档,保管,利用,主要环节,8,档案管理流程,（一）收 集,收集哪一类？,9,档案管理流程,本企业业务职能部

3、门移交文件归档企业人员非职务活动中形成档案的寄存、捐赠或转让外单位转让或移交面向社会收集的相关材料,（一）收 集渠道,10,档案管理流程,1、企业管理文件材料2、企业科技文件材料3、企业其他文件材料,（二）收 集范围,11,1、党群工作文件方面 党务、组织、宣传、统战、纪检与监察、工会工作、共青团 工作及协会工作等。2、行政管理方面（1）行政事务：企业综合性行政事务，厂务会议，厂长（经 理）办公室工作，文秘工作，机要保密工作等。（2）治安保卫：厂区安全保卫工作，消防工作记录，刑事案 件审理，人防工作等。（3）审计工作：年度审计报告，各专项审计工作等。,（二）收 集企业管理性文件材料的形成,12

4、,（4）人事管理：干部管理、工人招聘、录用、调配工作，企 业劳务出口工作等。（5）文化教育与医疗卫生：职工教育、培训计划、统计；卫 生监督与管理，职工防病治病，计划生育工作等。（6）后勤福利：职工生活福利，食堂，商店，幼儿园，职工 住房、第三产业等。（7）外事活动：企业涉外活动，包括出国审批材料、外事接 待计划等。,13,3、经营管理方面（1）资产投资经营（2）经营决策（3）计划统计（4）物资管理（5）财务管理（6）产品销售（7）企业管理（8）经济纠纷 4、生产技术管理方面（1）生产调度（2）质量管理（3）科技管理（4）劳动管理（5）能源管理（6）安全管理（7）环境保护（8）计量工作（9）档案

5、和信息管理,14,档案管理流程,科技文件材料的含义：科技文件材料是企业在科研、生产、建设等科技活动过程中形成的真实记录，是文字、数字、线条、信号、声像、电磁信号、光盘等表现的一种工具。是技术图样、文字材料、计算材料、目录、技术照片、缩微胶片、计算机数据、录音、录像带等文件材料的综合性统称。,（二）收 集科技文件材料的形成及特点,15,档案管理流程,科技文件材料的特点 科技文件材料具有专业技术性、通用性、成套性、多样性和标准化的特点。科技文件材料的形成 科技活动非常复杂，所以科技文件材料的类型是多样的。从科技文件材料的形式和载体分，大致可以分为5种类型，即：图样科技文件、文字型科技文件、目录式科

6、技文件、声像文件和机读文件。,16,档案管理流程,几种主要科技文件的形成过程：1、基建工程科技文件的形成 一是建设准备阶段（依据性基础性材料）二是设计阶段 三是施工阶段 四是工程监理 五是竣工验收阶段 六是工程维护、改建、扩建阶段2、产品工艺科技文件的形成 一是计划调查阶段（规划阶段）二是先行开发阶段 三是设计试制阶段 四是生产准备阶段 五是正式生产阶段,17,3、设备类科技文件材料 一是标准设备 二是非标准设备4、科研类科技文件材料 一是选题及下达计划阶段（准备立项阶段）二是研究试验阶段 三是总结阶段 四是成果申报阶段 五是应用和推广阶段,18,1、会计文件材料 企业会计工作产生的文件材料主

7、要有：凭证；账簿；财务报表及其他财务核算材料。2、企业干部职工档案材料 这部分文件材料，多由人事部门进行管理，可分为：干部档案，工人档案，离退休职工档案，死亡干部档案等四大部分。3、企业声像材料 企业在日常活动中，还产生许多声像材料，如：照片、影片、录音带、录像带、缩微胶片、磁盘、光盘等。,（二）收 集企业其他文件材料的形成,19,档案管理流程,档案员要重新审查其价值性确定哪些材料有保存价值，应该归档对不需归档的文件要进行剔除,（二）鉴 定,20,档案管理流程,文书档案：公司管理过程中产生的有保存价值的普发性内外部文件。如会议纪要、董事会文件、通知、管理制度文件、通报、项目策划与年度计划文件。

8、财务档案：公司经济活动中产生的会计凭证、帐簿和财务报告等具有保存价值的会计核算专业材料。人事档案：公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。基建档案：以竣工图为核心的在工程建设过程中形成的专业文件材料。,（二）鉴定应当归档的,21,档案管理流程,销售档案：即公司经营销售活动中产生的具有保留和存查价值的历史记录，如合同、客户档案、市场调研资料、宣传资料等。技术研发档案：设备资料、改进方案等生产类：原料资料、检测报告等客服档案：客户投诉记录、处理方案、落实反馈记录对外联络档案：如政府和公共事业单位的批文、文件和专题会议 纪要等。对外业务合同声像档案,22,档

9、案管理流程,1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。2、政府发的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供参考的抄件等。,（二）鉴定不应归档的,23,档案管理流程,年度保管期限机构内容保密程度,（三）分类方法,机构（内容）保管期限 年度年度-机构（内容）保管期限保管期限 年度 机构（内容）年度 保管期限 保管期限 年度,单式分类,复式分类,24,档案管理流程,（三）分类年度分类,25,档案管理流程,（三）分类保管期限分类,26,企业分类一级类目,党 群,行政管理,经营管理,生产

10、技术,财务审计,人事劳资,产 品,科学技术,基本建设,设备管理,27,0-5文书档案分类（6大类）,按年度-问题-保管期限,4财务审计,28,（四）归档,0-5文书档案整理、编目,在文件右下角编页码在归档文件首页上端居中的空白位置盖上归档章,29,文书档案的编目,归档文件目录,30,0-5文书档案组卷、排列,归档文件应以“件”为单位，按照其排列顺序编写件号（室编件号），并以归档章的形式在归档文件上注明。件号应在分类的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。同一年度的归档文件，永久、30年、10年各排一个流水号。不同保管期的不能放一个盒内。,档案盒脊背设置各检索项，包括全宗号、年度、保管

11、期限、机构(问题)、起止件号、盒号。,31,什么是企业会计档案,是指会计凭证、会计帐簿和财务报表等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据,32,4 财务审计类,43 会计财务,430 会计报表,431 会计帐簿,432 会计凭证,433 其他：,33,会计档案的编号,例：某企业2007年度的会计年报（2007430001）,2007 4 3 00 0 1,案卷号（001-999）,会计年报（三类）,会计帐务（二类）,财务审行（一类）,年度（目录号）,34,会计档案的编号,例：某企业2007年度的会计帐簿（2007431001、4财务审计类、3会计帐务、1帐簿、001案卷号）

12、,2007 4 3 10 0 1,案卷号（001-999）,会计帐簿（三类）,会计帐务（二类）,财务审计（一类）,年度(目录号),35,会计档案的编号,例：某企业2007年1 月会计现金收款凭证编号（2007年度、4财务审计类、3会计帐务、2凭证、001案卷号）,2007 4 320 0 1,案卷号（001-999）,三级类目（0-9）,二级类目（0-9）,一级类目（0-9）,目录号（年代）,36,会计档案材料保管期限的划分,37,企业会计档案组卷,会计报表按年报、季报、月报分别组卷，因保管期限不同；装具大不一致。会计帐本是一本一卷；会计凭证一般由经办会计当月凭证按形成时间先后分别装订若干成册

13、，一般厚度不得超过3厘米，加封面装于凭证合内，并编号。,38,人事档案,人事档案是人事部门按党的人事政策，在培养、选拨和任用人员等工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拨使用人员的重要依据，是国家档案的重要组成部分。,39,人事档案,收集的材料必须经过认真鉴别。归档材料应真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。需经人事部门审查盖章或本人签字、盖章后方能归入人事档案。,人事档案的收集工作,40,503人事档案分类,在职人员档案,退休人员,第一层,41,人事档案材料的分类及编号,一、履历表（履历表、个人简历

14、）二、自传三、鉴定、考察、考核四、学历、学位、学绩、培训和专业技术材料五、政审材料六、参加党、团材料七、奖励材料八、处分材料九、录用、任免、聘用、专业、工资、待遇、出国、退休十、其他（独生子女登记、军人结婚登记、下乡证明等）,42,企业人事档案材料组卷,其他待遇任免录用,鉴定表、学历、政审,履历表自传,43,人事档案的编号,人事档案的编号有音序编号法，许多种，今天给大家介绍的一种编号方法是音序编号法。音序编号法，比任何一种方法实用、便捷。优点是：1、简单易学；2、字体无要求；3、不易错号；5、简化归档手续；6、提高工作效率；7、用途广广泛。,44,编号基本方法,第一步：把所有的人事档案姓名用拼

15、音拼写出来，取每一个拼音的第一个字母；第二步：把同一个字母的放在一起，按姓的汉字声母的ABCD依次排列（单名中间空一个字符）；再按名的汉字声母的ABCD依次排列。第三步：按过索引的档案号、姓名、籍贯进行排序上架；第四步：每一个字母后留一定的空号，以备增加档案之用。第五步：箱柜右上角应标明档案号的第一个字母。,45,科技档案,一、科技档案的概念 科技档案指企、事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。二、科技档案的基本种类主要包括基建、设备、产品、科研等专业技术档案。,46,47,三、科技档案代字、代号表以拼音缩写

16、首字母为代字,48,科技档案基建档案管理,一、基建档案定义基建档案是在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用、维修活动中形成的科技档案。即一个建设项目从酝酿、决策到建成投入使用的全过程中形成的应当归档保存的文件材料。其特点是建设项目成套，一个建设项目的档案是有机联系的整体。,49,二、基建档案收集工作（一）基建档案收集归档范围主要包括：基建管理文件、监理文件、施工文件、竣工图等材料。（二）收集要求：1、基建档案的管理工作必须纳入项目的工作计划，待项目竣工验收后三个月内整理齐全、装订整齐，移交档案部门，并办理移交手续。2、周期长的工程项目，可按阶段分期进行归档，大

17、项目可在各小项目主管单位工程结束后分期归档。3、竣工图是工程实际反映，是工程的重要档案，要做到字迹工整，图样清晰，严禁用圆珠笔、铅笔或易褪色的书写材料书写。4、基建档案的归档材料应质地优良，底图要按规定绘制，不得有污垢、受潮、破裂等现象。5、档案人员要参加工程项目的竣工验收工作。,50,（三）收集方法：1、按基建档案归档范围的规定接收基建文件材料2、将基建档案工作纳入计划管理（1）把材料形成工作纳入有关的管理制度；纳入工作程序及网络图；纳入科技人员的职责范围；纳入有关承包合同；纳入经济责任制。（2）把科技文件材料的形成、积累整理、归档和归档后的修改补充纳入工作计划。,51,三、基建档案整理工作

18、（一）基建档案整理的原则1、遵循自然规律，保持文件之间的有机联系。2、充分利用档案原有的整理基础，对基建档案进行分门别类的整理。3、便于保管和利用。,52,（二）基建档案整理步骤1、归档鉴定鉴定工作包括两方面的内容：一是是否留存，对照归档范围看是否属于归档范围之内，从而剔出没有保存价值的文件；二是剔除重份文件。2、分类 基建档案分类方法一般采用工程项目分类组卷，一个工程项目组成一卷或数卷；例如：某单位新建办公楼项目，归档时设置分类为“办公楼工程”，后又建了一栋职工宿舍楼，其归档时设置分类为“职工宿舍楼工程”。,53,3、组卷（1）对图纸进行折叠，统一幅面为A4纸大小（297mm210mm），形

19、式为“手风琴式”。（2）组织案卷案卷的基本特征：案卷是一组具有有机联系的文件材料；案卷内的文件应齐全、完整；案卷内的文件有一个相对的数量界限（以卷盒厚度为准）；案卷应采用规范的卷皮、卷盒两种形式的装具。,54,（3）卷内文件排列图样材料的排列：有图纸目录的按图纸目录排列，没有图纸目录的按总体与局部的关系顺序排列。文字材料的排列基本方法：按重要程度、时间、逻辑关系和译文在前，原文在后四种排列方法。图文混合材料的排列：文字材料在前，图样材料在后。（4）编写件号、页号装订案卷以每卷为单位编写页号，不装订案卷先以每卷为单位编写每份文件的件号，再以每件为单位从“1”开始编写页号。卷内文件有书写内容的页面

20、一律要编写页号，正面在右下角，反面在左下。,55,（5）加盖档号章、填写档号基建档号的编制：由基建代字+项目名称或编号+案卷编号组成，最好设置三个层次，力求简明。,56,在案卷内每一件文件首页右上角空白处加盖“档号章”。档号章格式如下：,档 号,件 号,JJ 10 1,1,57,（6）写卷内文件目录按卷内文件排列的顺序用钢笔填写或打印 并放在盒内文件最前边。如图：,档号：JJ 10 1,58,卷内文件目录说明：序号：卷内文件的顺序号，从1开始流水编制。文 号：即文件的发文字号，图纸为图号。责任者：制发文件的组织，即文件的发文机关。文件名称：文件的标题。没有标题或标题不规范时须重新拟制标题，并加

21、“”号。日 期：文件的成文日期，格式如“2003.3.2”。页 数：每份文件的总页数。备 注：文件需要说明的情况。,59,（7）填写卷内备考表,注：备考表放在卷内文件的最后,60,（8）填 写 案 卷 封 面,61,基建档案案卷封面的填写项目及要求：档号：即本卷基建档案的编号（具体见编号方法）；档案馆（室）号：不填；缩微号：不填；案卷题名：即案卷的标题。拟写时要求题名结构完整，包括工程名称、分项名称和文种，一般不超过50个字；编制单位：本卷内所有文件的形成单位，编制单位必须用全称或通用简称；多个编制单位的可按照其重要程度有选择地填写两到三个；编制时间：本卷内文件形成时间跨度；保管期限：基建档案

22、的保管期限根据基建档案归档范围及保管期限表确定；密级：基建档案的密级一般为“秘密”。,62,（9）档案盒脊背填写档案盒脊背所填项目与案卷封面一致(如图)（10）基建案卷排列一般采用流水号排列法，即按工程先后顺序进行大流水编号。,JJ 10 1,63,四、基建档案归属问题基建档案随其实体归属。即其建筑物产权是哪个单位，其基建档案就应该属于哪个单位。,64,科技档案设备档案管理,一、设备档案定义设备档案是指各种机器设备、车辆、船舶和仪器、仪表的档案材料。其特点是型号成套，同一型号的设备或仪器的档案材料是一个有机联系的整体。,65,二、设备档案收集工作（一）设备档案收集范围：主要包括仪器设备购置文件

23、材料、随机文件材料，设备仪器安装、使用、维修形成的材料。注：办公设备及用品、机动车等的采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车的调拨、保险、事故、转让等文件材料归入文书档案。,66,（二）收集方法及要求1、归档的文件材料要求齐全、完整；2、设备开箱验收时必须有档案员在场履行签字手续，保证文件材料完整、准确、系统；3、设备档案在开箱验收和正式运转后三个月内，由承担部门的兼职档案员负责积累，按材料的性质和结构进行系统整理，组成保管单位，填好目录，向档案室移交，并办理交接手续。,67,三、设备档案整理工作（一）分类设备档案分类方法一般采用型号分类法，即同一型号的设备档案集中在一起，保持其

24、完整成套。设备比较多的单位可采用性质/工序型号分类法，例如按照设备性质归类，如金属切削设备、锻压设备、起重设备等，然后在每一个类别内，以型号为单元划分档案类别,68,（二）组卷1、设备档案组卷工作参照基建档案整理。2、设备档案档号编制：,SB T2000 01,设备档案代字,设备型号,案卷顺序号,分类号,69,3、设备档案题名拟写例：东芝satellite L10笔记本电脑使用说明书、合格证等。第一部分设备名称：东芝satellite L10笔记本电脑第二部分科技文件的名称：使用说明书、合格证等注：产品档案案卷题名的编制与设备档案相同。4、设备档案保管期限设备档案保管期限划分参照设备档案归档范

25、围及保管期限表执行。,70,四、设备档案归属问题设备档案随其实体归属。即设备仪器所有权归哪个单位，其设备档案就应该属于哪个单位。,71,科技档案科研档案管理,一、科研档案定义科研档案是指在自然科学技术研究活动中形成的具有保存价值的文字、图表、数字和声像等各种形式和载体的文件材料。其特点是课题成套。,72,二、科研档案收集工作（一）科研档案收集的内容：包括科研准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定验收阶段、成果和奖励申报阶段、推广应用阶段形成的各类材料。,73,（二）收集要求及方法：1、科研档案的归档时间应在课题完成经过鉴定并经主管领导审查后三个月内立卷归档，归档材料要求齐全完整。2、归档的文件材料不

26、能用铅笔、彩笔、圆珠笔和蓝复写纸。如复写应采用单面黑复写纸。3、凡属秘密级以上的科技档案涉及专利与对外技术转让的项目资料不准对外公开，专利实施与转让事宜统一由科技部门经办。4、课题组长负责对归档文件材料的齐全、完整、审核签字，并经领导审核归档。,74,三、科研档案整理工作（一）分类科研档案适用于按课题法进行分类，即在全部科研档案范围内，以各个独立的研究课题为分类单元划分档案。其特点是便于实现一个研究课题档案材料的成套集中管理。,75,（二）组卷1、科研档案组卷工作参照基建档案整理。2、科研档案档号编制：,KY 1 01,科研档案代字,课题代号,案卷顺序号,分类号,76,3、科研档案题名拟写例：

27、新农村建设档案收集工作研究科研课题计划任务书、结题报告等。第一部分科研课题名称：新农村建设档案收集工作研究第二部分科研文件材料名称：计划任务书、结题报告4、科研档案保管期限科研档案保管期限划分参照科研档案归档范围及保管期限表执行。,77,科技档案产品档案管理,一、产品档案定义产品档案又叫生产技术档案，是在工业产品的设计、研制和生产制造活动中形成的科技档案。其基本特点是型号成套，一个型号产品的档案材料是有机联系的整体。,78,二、产品档案收集工作（一）产品档案收集的内容：一般包括产品档案、工艺档案和标准档案。1、产品档案主要内容有：技术协议书、委托书及合同，技术任务书、可行性研究报告、行业调查报

28、告、专题分析报告，产品设计计算材料，图样材料，技术条件，产品试制鉴定材料，产品定型报告，说明书，合格证，质量证书，产品样本，装箱单等；,79,2、工艺档案主要内容有：产品工艺方案，工艺流程图，生产流程图，工艺规程，技术操作规程，工艺装备图样（包括刃具、夹具、量具、模具图等）及说明书、技术定额，工艺技术总结等；3、标准档案从等级上包括国际标准、国家标准、部颁标准和企业标准；从类型上则包括基础标准、产品设计标准、工艺标准、工艺装备标准、原材料标准等。,80,（二）收集工作方法及要求1、产品档案的归档一般是在该项目完成之后，由科技人员进行系统整理，移交到档案室保管；2、产品档案一般归档一份，特别重要

29、的、使用频繁的则需要归档一至几份副本供日常借阅使用；3、归档的产品档案要做到书写材料优良、字迹工整、图形清晰、有利于长久保存；4、产品文件在进行归档和移交时，要编写归档文件简要说明和移交清单。,81,三、产品档案整理工作（一）分类产品档案最基本的分类方法是按照产品型号进行分类，即型号分类法。其特点是同一型号的产品档案集中在一起，保持其完整成套，反应一个产品的全貌及其内部组件、部件之间的结构隶属关系，便于成套地利用产品档案。,82,（二）组卷1、产品档案组卷工作参照基建档案整理。2、产品档案档号编制：,CP M6014 01,产品档案代字,产品型号,案卷顺序号,分类号,83,3、产品档案保管期限

30、产品档案保管期限划分参照产品档案归档范围及保管期限表执行。,档案管理流程,一些特殊的文件排：正文在前，底稿在后；结论在前，依据在后；批复在前，申请在后；原文在前，复制件在后。,同一类别 时间排列法,84,文件排序过程中应注意的事项：,档案管理流程,一般的文件材料，放在其形成的年度归档。计划、预决算、总结、报告、统计报表等，放在文件内容针对的年度。长远规划，放在文件内容针对的头一年。多年的总结、报告，放在文件针对的最后一年。跨年度的案件，放在结案的一年。跨年度的会议，放在闭幕年,特殊年度的排序：,85,档案管理流程,填写备考表,86,档案管理流程,档案入库前应去污、消毒、去酸。对不利于档案保管的

31、纸制材料和字迹，应以复印或加膜等方式保护。重要档案应考虑异地备份保存。,（五）保 管,预防为主，防治结合，确保档案完整与安全。,87,档案管理流程,底图应存放在底图柜中，不易折叠。磁带、录音带、录像带等磁性材料应存在防磁柜中。光盘、缩微胶片和底片应存放于专用的装具内。及时补救或修复受损的档案。,88,档案管理流程,流动中的安全防护,集中管理，严格保密。未经许可，利用者不得擅自拍照、抄录、复印、转借他人，以防泄密 控制使用时间,89,档案管理流程,（六）利 用,编制必要的全引目录和案卷目录，为档案用户提供必要的检索工具；安装使用快捷便利的档案管理软件，提高查档效率；开辟阅览室，向档案用户提供档案信息。,90,档案管理流程,开展查借服务：借进、借出、复印,设定利用者权限。超越权限的利用必须按相关规定审批。利用档案应按规定登记。限定原件、复制件、缩微件和电子版本档案查阅。举办档案陈列或展览，通过档案展示企业业绩和形象,91,谢 谢 您 的 聆 听！,