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1、,上海LAN会所开业活动执行方案,史蒂芬咨询,活动目标,活动介绍,活动主视觉,目录,活动附件,4,活动目标,上海“LAN”开业活动,向社会各界宣布上海“LAN”的成立，扩大知名度；,加强媒体和消费者对“LAN”品牌的认知度和美誉度；,展现“LAN”品牌的顶级艺术品位和尊贵奢华体验；,建立长期良好的媒体关系，为“LAN”品牌发展创造良好的舆论环境。,活动时间,活动地点,参加人员,7月5日,全国媒体100人 贵宾100人 嘉宾700人,上海外滩LAN会所,媒体专访,开业庆典,庆祝晚宴,“三峡新移民”巨型画展,狂欢派对,活动介绍,活动主视觉,6,活动整体流程,品牌合作,开业庆典流程,庆祝晚宴流程,狂
2、欢派对流程,目录,活动附件,4,媒体专访流程,活动整体流程,活动整体流程,媒体专访流程,媒体专访流程,建议在展示“三峡新移民”的房间做专访,开业庆典流程,开业庆典流程,开业庆典流程,领导出场致辞：主持人邀请领导出场致辞，LAN正门开启，激光烟雾同时启动，领导从门中走出，象征LAN正式开门营业；,出场效果,开业庆典流程,开业庆典：剪彩仪式 由张总、汪总、设计师Patrick Gilles、名厨共同剪彩，随着彩带的剪短，楼体的灯光逐层打亮，空中飞撒着彩色的丝带和蓝色的花瓣。楼体四周激光亮起，整个外观被兰花灯光包围。剪彩仪式结束。,剪彩前效果,开业庆典流程,领导剪彩、楼体灯光亮起、空中飘洒彩色丝带和
3、蓝色花瓣,开业庆典流程,全部灯光亮起，空中激光开启兰花满天,晚宴流程,晚宴流程,庆祝派对流程,派对流程,品牌合作安排：整个活动期间合作品牌可获得的权益新闻资料夹内页插放宣传单页；(全国100家媒体参与报道)活动区域搭建小型展示柜台；活动区域摆放合作品牌宣传印刷品；活动主背景板摆放合作品牌LOGO;邮寄邀请函时DM直投;接待车辆摆放品牌宣传杂志;会场设置独立专区;(接待贵宾)合作品牌可邀请其贵宾到场（名额再谈）;,品牌合作,17,活动邀请计划,活动嘉宾接送服务,活动接待计划,目录,活动附件,4,活动车辆安排,邀请流程设计具有LAN品质的邀请函程序一：确认参加活动人员名单；(VIP及媒体)程序二：
4、发送电子邀请函；程序三：电话沟通确认出席人数；程序四：派送邀请函；程序五：活动前两天最后确认参会人员到达时间及航班、车次；注：重要VIP建议由俏江南自行邀请，但是需提前3天提供确认行程及名单以便安排车辆接机;机票预定：需要预定机票的嘉宾6月15日前提供身份证号码；不需要预定机票的嘉宾我们会在活动开始前确认嘉宾到达的航班及时间；所有嘉宾统一安排接机；火车：如果嘉宾想要乘火车抵达上海并愿意提供给我们车次信息，我们将安排接站；,活动邀请,活动邀请计划,19,活动邀请计划,活动嘉宾接送服务,活动接待计划,目录,活动附件,4,活动车辆安排,活动嘉宾接送安排,活动接送服务,机场接待,提前收集各组人员的航班
5、信息，根据具体到达时间及人数提前安 排好车辆；在虹桥机场和浦东机场将分别安排工作人员接机；工作人员及礼仪将分别在虹桥机场主楼出口及浦东机场出口等候车辆提前在机场停车区等候；工作人员身穿工作服，佩戴工作证件，手举活动接机牌；工作人员将来宾引导至机场停车区上车；来宾到达，车辆送至入住酒店；,嘉宾接机接站安排,火车站接待,提前收集各组人员的火车到达信息，根据具体到达时间及人数提 前安排好车辆；将在上海火车站安排工作人员接站；工作人员及礼仪将在上海火车站出站口等候；车辆提前在火车站停车区等候；工作人员身穿工作服，佩戴工作证件，手举活动接站牌；工作人员将来宾引导至停车区上车；来宾到达，车辆送至入住酒店；
6、,活动嘉宾接送安排,活动接送服务,返程送机/站,提前跟来宾确认返程信息（飞机/火车）；根据返程地点及人数安排车辆（特别是航班，必须提前问清是浦 东机场还是虹桥机场）；酒店大堂摆放上海全天起飞航班时刻表及列车时刻表；送站当天工作人员在酒店大堂协助来宾退房；随车安排工作人员，将来宾送抵机场/火车站；,活动送机送站安排,22,活动邀请计划,活动嘉宾接送服务,活动接待计划,目录,活动附件,4,活动车辆安排,酒店大门:设立停车指示牌酒店大堂在酒店大堂的显著位置设置嘉宾签到处、媒体签到处准备桌花、签到桌卡、签到笔、名片盘签到桌、桌布、台花摆设酒店停车 在酒店停车场设立活动停车区域，供自驾车媒体或嘉宾使用房
7、间 鲜花、果盘、欢迎卡/欢迎信等,活动接待计划,酒店接待布置,机场接机,到达酒店入住,酒店签到并休息,VIP行程确定,活动当天09:00-15:00,LAN开业盛典,启程前往LAN会所,VIP返程机场送机,After Party或返回酒店休息,活动当天09:30-16:30,活动前1星期,活动当天13:00-18:30,活动当天18:30-19:00,活动当天19:00-01:00,活动当天23:00以后,活动次日全天,活动接待计划,VIP贵宾接待流程,活动现场嘉宾接待流程细节,活动接待计划,机场接机,到达酒店入住,酒店休息,媒体行程确定并邀请,LAN开业盛典,媒体返程机场送机,After P
8、arty或返回酒店休息,媒体接待流程图,活动当天09:00-15:00,活动当天09:30-16:30,活动前1星期,活动当天13:00-18:30,活动当天19:00-01:00,活动当天23:00以后,活动次日全天,媒体启程到LAN进行Q&A采访及参观,活动当天17:20-18:35,活动接待计划,活动现场媒体接待流程细节,活动接待计划,酒店-场地路线图（活动现场封路范围及占路范围）,广 东 路,威斯汀大酒店,河 南 南 路,江 西 中 路,四 川 中 路,延 安 东 路,外 滩,外滩3号,福 州 路,LAN,中 山 东 一 路,注：箭头代表 车流方向,LAN会所地理位置平面示意图,活动平
9、面图,开业场地,灯光,灯光,停车,活动接待计划,LAN,威斯汀酒店,封路示意图,30,活动邀请计划,活动嘉宾接送服务,活动接待计划,目录,活动附件,4,活动车辆安排,接待车型：媒体接待统一车型/数量：（待定）VVIP接待统一车型/数量：（待定）司机要求：所有司机均统一着装：长袖白衬衫、深色西裤、黑皮鞋；事前对司机统一培训：活动接送路线、礼貌语言；接机布置物：常规：接机牌、车牌；贴心物品：依云矿泉水、小点心、水果、晕车药等；随车播放舒缓轻松音乐；,车辆安排,车辆安排,接待车辆：别克GL8（待定）,接待车辆:BMW（待定）,从浦东国际机场出发：从浦东国际机场出发，在 A20 公路左转，然后在罗山路
10、右转，在龙东大道向左转，穿过南浦大桥，沿着中山东一路下行再沿着延安路行驶，最后在河南中路向右转，到达威斯汀。,从虹桥国际机场出发：沿着延安路高架行驶，在西藏路口下行，沿着延安路直行然后在河南中路左转，到达威斯汀。,车辆形式路线参考,车辆安排,33,活动进度表,活动演出推荐,活动礼品推荐,活动相关制作物,目录,活动附件,4,演出推荐：歌剧表演（国家一级歌唱家）,活动演出推荐,演出推荐：人体彩绘珠宝表演,活动演出推荐,演出推荐：提琴四重奏,活动演出推荐,该乐团曾多次参加中国艺术节、中国上海国际艺术节、“上海之春”国际音乐节、北京国际音乐节、香港艺术节、澳门国际音乐节、朝鲜“四月之春”艺术节等演出，
11、并多次获奖；还承担了上海 APEC会议、申办世博会，亚洲经贸会议，为世界500强上海年会演出等。,演出推荐：演出曲目推荐,活动演出推荐,嬉游曲第一首 嬉游曲第二首 嬉游曲第三首 土耳其进行曲 军队进行曲 音乐的瞬间 蓝色多瑙河 切分音的钟忘却的梦 蓝色的探戈爵士拨奏曲 马和跳蚤侍者 艰苦人生圆舞曲 那波里舞曲匈牙利舞曲第五号 猎人和唱玛祖卡 小步舞曲天鹅 樱花梁祝化蝶 彩云追月步步高 旱天雷Deck The Hall The First Noel夜雾中的幽会 欢乐满人间小夜曲 吉普赛风格的玛祖卡多瑙河之波圆舞曲 爱之梦圆舞曲上列曲目可供至少两个半小时不停演奏之需,38,活动进度表,活动演出推荐
12、,活动礼品推荐,活动相关制作物,目录,活动附件,4,LAN丝巾系列：,礼品推荐,LAN丝巾包装设计：,礼品推荐,41,活动进度表,活动演出推荐,活动礼品推荐,活动相关制作物,目录,活动附件,4,活动相关制作物,邀请函设计,活动相关制作物,邀请函设计,媒体资料夹,活动相关制作物,媒体资料夹,活动相关制作物,媒体资料CD,活动相关制作物,工作证设计 臂贴,活动相关制作物,礼品手提袋,活动相关制作物,车辆车身贴纸设计,活动相关制作物,50,活动进度表,活动演出推荐,活动礼品推荐,活动相关制作物,目录,活动附件,4,总结,活动执行,活动筹备,0505,04.28,04.27,04.26,04.25,0
13、4.24,04.30,04.29,5月-6月,传播,时间,活动执行,方案修改,内容,活动执行日,方案反馈,方案确认,电子邀请函,电话确认,制作物确认,制作物制作,酒店车辆确认,媒体接待,活动流程监控,正式邀请函,贵宾接待,方案修改,第三方协调及第三方合同签署,0504,7月5日,活动执行、制作,提案,方案修改,嘉宾媒体名单确认,第三方监控,车辆调度,媒体发稿,报价确认签署,跟进媒体发稿,收集媒体发稿,发布开业预热稿,发布LAN上海开业讯息北京5月8日媒体见面会,活动进度表,事件策划与执行培训,内部培训资料,说在前面的话,公关策划321法则,1个目的 满足客户要求,3个前提：,2个关键点,产品同
14、质化传播策划媒体资源有限化议题策划传播手段重复化主题策划,符合定位支持品牌/产品定位结果导向方案的可行性符合客户要求,前期准备目的,前期准备确立目标的程序,前期准备预算,先确定预算，再确定计划是稳妥的方法,确定必须成本 来宾交通及接待 场地施工和装饰 工作人员费用,纳入非必须成本 表演和娱乐 主持人等,其他,前期准备构思,摒弃头脑中所有杂念，全心全意地想象活动的全过程，这个想象应至少重复三次，并将你想象的全过程详细地说给你的团队，以便获得补充：每个环节可能出现问题的地方每个环节所需用到的物料每个环节是否可以再优化每个环节是否给人惊喜在构思完成后，再次检查你的目的是否达到？在构思完成后，再次检查
15、你的预算是否足够？,团队构成和时间表团队,项目负责人参与部门项目所必须的人员配备,供应商列表和对应联系人：场地 搭建 租车/礼仪 摄影摄像 其他,确定你的工作团队,确定你的供应商,团队构成和时间表项目推进表,项目推进表（为可控因素预留必要时间：比正常时间多1/3）项目执行：为每个成员制定每日工作协调内容物料清单：列举已有物料及需要准备的物料人员分工：列出每个子项目负责人必须首先确定不可控因素：障碍来自哪里？场地：如果不及时确定可能租不到合适的场地重要来宾：他们的时间、行程是不确定的其他不可控因素预定的检查时间通报:向所有成员报告每日工作的完成情况,分享你的完成快乐,也分享别人的完成快乐使其他成
16、员知道应该沿着你完成的项目去做什么?应付意外情况、赢得补救机会,项目推进表的分解正确制定并运用子目标,制定子目标的原则:,所有子目标的完成将自然导致总目标的完成,制定子目标的程序:,与所有成员逐个讨论总目标,明确每个成员的工作及在总体任务中的位置,为每个成员限定目标要求及资源,制定子目标时的问题:,使每个成员了解子目标,但同时知道总目标,每个个体都应该拥有完成子目标所相应的权利,运用子目标来限定责任和要求,墨菲法则：,可能出错的就一定会出错！,团队构成和时间表工作说明书,活动基本要素（时间、地点、参与人、主题、流程等）活动物料汇总部门工作（接待）流程和要求活动现场具体分工（人员位置和要求）文案
17、准备新闻稿主持人台本领导讲话稿重要领导的现场文件夹内容资料通讯录,工作说明书的主要目的确定活动基本要素/相互关系及检查点,明确活动基本要素利于活动掌控参与人员的工作指导，提升工作效率新增人员的活动手册，利于快速到位（补位）相互关系的确认部门之间的配合和各自负责人；哪些事情可以同时进行；完成项目的方式可能不止一种，通过相互关系的检查可以使你找到最好的方法；检查点可为我们提供补救的机会定期的回顾和检讨：在每隔固定时间由所有成员在一起检查项目进展，并对意外情况作出补救。,场地选择列出要求,需要类型：考虑活动类别、主题、品味要求来宾人数：测算最小面积要求活动内容：是否有特殊物品摆放，是否需特殊设施？是
18、否有顶高要求？是否有破坏可能？周边环境：交通、噪音、光线、用餐及住宿气候条件：防雨、防寒、防暑、日落时间费用限制：能够用于场地租赁的最高限额,场地选择询问,是否有档期？是否有足够的布展时间？场地需要清空吗？场地清空需要付费吗？场地清扫需要特别安排吗？场地可容纳多少人？使用该场地是否需要办理特别手续？是否有噪音及安全、清洁方面的要求？场地能够提供什么设施？它们是否收费？现场视觉效果如何？是否有遮挡视线的装饰？场地有多少卫生间？条件怎样？需要装饰吗？是否有供贵宾和工作人员休息的地方？场地自身工作人员的素质如何？是否有类似活动的服务经验？场地是否有存放杂物或资料的地方？,车辆安排停车场,停车场在哪里
19、？从停车场到活动场地步行需要多长时间？通过哪些线路？停车场的开放和关闭时间？停车场需要什么凭证？是否可以专辟停车场？是否有VIP专用停车场？是否有“停车已满”标志牌？停车场是否有保安管理？工作用车停在哪里？是否需付费？,车辆安排活动班车,来宾来自哪里？何时启程？正常何时抵达？以每半小时为单位，列出航班抵达时间表，并据此确定每班班车的间隔时间、发车辆数班车品牌？新旧程度？司机素质如何？会否迷路？联系方式？班车途经路线是否有拥堵可能？预留至少一辆机动车辆,车辆安排特殊来宾接待,特殊来宾有多少人（正确职务）？他们启程和抵达的精确时间表？是否有陪同人员？入住酒店？入住时间和离开时间？特殊来宾的级别是否
20、有差别？他们是否要求乘坐不同档次的车辆？特殊来宾的行程安排（活动当天），征求本人或随从的意见；活动前是否观看场地并参加彩排？由谁接待？期间是否有其他安排？（会议？用餐？）特殊来宾的活动文件夹准备：简易流程、讲话稿、行程提醒,来宾接待,当来宾准备赶赴机场时，接待工作已经开始：来宾是否拿到了正确的机票？来宾是否方便抵达机场？当来宾抵达机场时是否安排工作人员办理手续？来宾是否知道下飞机后应该如何做？突发情况处理：航班延误个别来宾迟到,来宾接待,当来宾走下飞机后：确保第一时间知道接站人位置在班车等候时间不能超过30分钟在班车行程中为来宾播放轻松音乐突发情况处理：班车损坏部分来宾延误班车迷路,来宾接待,
21、当来宾抵达接待区时：确保第一时间看到接待人员和接待指示牌预估每批来宾人数，保障足够的接待人力如果是入住酒店，最好提前拿到所有来宾入住房间，以节省来宾登记时间，并在登记完成后交酒店总台在接待区预备休息区如果是直接进入会场，应准备存衣处、行李寄存处，并有专人管理，预备存衣牌突发情况处理：因交通原因突然导致来宾人数剧增,来宾接待,来宾登记时应了解什么？活动的日程安排活动所需佩戴证件及使用要求活动场地平面图及入口、出口、卫生间位置何时可以离开？离开机票领取的时间和方式来程时的费用报销时间、地点、方式离开时是否有班车接送？用餐时间、地点？用餐凭证？,来宾接待,当来宾进入酒店房间休息：准备小型欢迎卡确保来
22、宾能够迅速联络接待人员是否需要提前清空房间内的收费物品？房间内是否需要准备鲜花及水果？房间内应准备当地旅游手册及地图,现场布置,来宾行走线路现场勘察：场地有多少入口？是否可以确保来宾从指定入口进入？来宾人数有多少？是否能够及时顺畅地通过入口？入口是否需要铺设红地毯？在抵达会场途中是否要穿越其他场地？是否有明确方向指示？来宾进入会场后是否能够立即找到自己的位置？不同类别的来宾是否需要分别设定入口？是否有来宾需要特别休息室？,现场布置,搭建施工保证施工期间的用电及保安保证施工用料的摆放位置检查施工单位用料摆放是否合理搭建完成时间应保障至少12小时的彩排时间务必进行最大负荷电量测试施工完毕后应清理一
23、切施工痕迹确保用电线路安全隐秘,现场布置,舞台布置保障上场及下场通道畅通后台有方便快捷且安全的物品存放处来宾上下舞台通道地板检查，是否有松动可能舞台布置的设备不能遮挡现场摄影摄像视线确保来宾无法进入后台,现场布置,来宾区域贵宾席如何布置（座位安排图）？是否需要名签或椅背签？为外籍人士座位的侧后方安排翻译人员座位来宾的通道是否畅通？是否要准备同传？规格？现场翻译？预留摄影摄像位置，是否需要架高？来宾取用饮料位置是否方便？当来宾退场时是否可能发生拥挤？,后勤安排,安排专门工作人员负责用餐预订及送达指定工作人员用车和司机文件打印资料装袋、运输和存放物品领取登记视频、图片资料,媒体接待基础文件,媒体接
24、待基础文件邀请媒体名单新闻夹内容航班时刻表（接、送车辆安排）住房登记表媒介分工（活动现场位置）接待物料专访安排（名单、Q&A、陪同媒介、速录）,其他事项,活动付款明细表供应商、额度、日期、付款形式、尾款结算日期现场指挥文件-根据确定流程AV、音响（上场音乐/出车音乐）、灯光配合摄影摄像预定位置和要求重要环节时的前后衔接、人员补位现场提问时的媒介人员位置主持人台本活动（专访）结束后汇集活动摄影摄像资料（速录文字？）挑选图片或整理速录文字，客户确认后上传网络统计媒体对视频资料的数量,事件策划与执行培训,内部培训资料,说在前面的话,公关策划321法则,1个目的 满足客户要求,3个前提：,2个关键点,
25、产品同质化传播策划媒体资源有限化议题策划传播手段重复化主题策划,符合定位支持品牌/产品定位结果导向方案的可行性符合客户要求,前期准备目的,前期准备确立目标的程序,前期准备预算,先确定预算，再确定计划是稳妥的方法,确定必须成本 来宾交通及接待 场地施工和装饰 工作人员费用,纳入非必须成本 表演和娱乐 主持人等,其他,前期准备构思,摒弃头脑中所有杂念，全心全意地想象活动的全过程，这个想象应至少重复三次，并将你想象的全过程详细地说给你的团队，以便获得补充：每个环节可能出现问题的地方每个环节所需用到的物料每个环节是否可以再优化每个环节是否给人惊喜在构思完成后，再次检查你的目的是否达到？在构思完成后，再
26、次检查你的预算是否足够？,团队构成和时间表团队,项目负责人参与部门项目所必须的人员配备,供应商列表和对应联系人：场地 搭建 租车/礼仪 摄影摄像 其他,确定你的工作团队,确定你的供应商,团队构成和时间表项目推进表,项目推进表（为可控因素预留必要时间：比正常时间多1/3）项目执行：为每个成员制定每日工作协调内容物料清单：列举已有物料及需要准备的物料人员分工：列出每个子项目负责人必须首先确定不可控因素：障碍来自哪里？场地：如果不及时确定可能租不到合适的场地重要来宾：他们的时间、行程是不确定的其他不可控因素预定的检查时间通报:向所有成员报告每日工作的完成情况,分享你的完成快乐,也分享别人的完成快乐使
27、其他成员知道应该沿着你完成的项目去做什么?应付意外情况、赢得补救机会,项目推进表的分解正确制定并运用子目标,制定子目标的原则:,所有子目标的完成将自然导致总目标的完成,制定子目标的程序:,与所有成员逐个讨论总目标,明确每个成员的工作及在总体任务中的位置,为每个成员限定目标要求及资源,制定子目标时的问题:,使每个成员了解子目标,但同时知道总目标,每个个体都应该拥有完成子目标所相应的权利,运用子目标来限定责任和要求,墨菲法则：,可能出错的就一定会出错！,团队构成和时间表工作说明书,活动基本要素（时间、地点、参与人、主题、流程等）活动物料汇总部门工作（接待）流程和要求活动现场具体分工（人员位置和要求
28、）文案准备新闻稿主持人台本领导讲话稿重要领导的现场文件夹内容资料通讯录,工作说明书的主要目的确定活动基本要素/相互关系及检查点,明确活动基本要素利于活动掌控参与人员的工作指导，提升工作效率新增人员的活动手册，利于快速到位（补位）相互关系的确认部门之间的配合和各自负责人；哪些事情可以同时进行；完成项目的方式可能不止一种，通过相互关系的检查可以使你找到最好的方法；检查点可为我们提供补救的机会定期的回顾和检讨：在每隔固定时间由所有成员在一起检查项目进展，并对意外情况作出补救。,场地选择列出要求,需要类型：考虑活动类别、主题、品味要求来宾人数：测算最小面积要求活动内容：是否有特殊物品摆放，是否需特殊设
29、施？是否有顶高要求？是否有破坏可能？周边环境：交通、噪音、光线、用餐及住宿气候条件：防雨、防寒、防暑、日落时间费用限制：能够用于场地租赁的最高限额,场地选择询问,是否有档期？是否有足够的布展时间？场地需要清空吗？场地清空需要付费吗？场地清扫需要特别安排吗？场地可容纳多少人？使用该场地是否需要办理特别手续？是否有噪音及安全、清洁方面的要求？场地能够提供什么设施？它们是否收费？现场视觉效果如何？是否有遮挡视线的装饰？场地有多少卫生间？条件怎样？需要装饰吗？是否有供贵宾和工作人员休息的地方？场地自身工作人员的素质如何？是否有类似活动的服务经验？场地是否有存放杂物或资料的地方？,车辆安排停车场,停车场
30、在哪里？从停车场到活动场地步行需要多长时间？通过哪些线路？停车场的开放和关闭时间？停车场需要什么凭证？是否可以专辟停车场？是否有VIP专用停车场？是否有“停车已满”标志牌？停车场是否有保安管理？工作用车停在哪里？是否需付费？,车辆安排活动班车,来宾来自哪里？何时启程？正常何时抵达？以每半小时为单位，列出航班抵达时间表，并据此确定每班班车的间隔时间、发车辆数班车品牌？新旧程度？司机素质如何？会否迷路？联系方式？班车途经路线是否有拥堵可能？预留至少一辆机动车辆,车辆安排特殊来宾接待,特殊来宾有多少人（正确职务）？他们启程和抵达的精确时间表？是否有陪同人员？入住酒店？入住时间和离开时间？特殊来宾的级
31、别是否有差别？他们是否要求乘坐不同档次的车辆？特殊来宾的行程安排（活动当天），征求本人或随从的意见；活动前是否观看场地并参加彩排？由谁接待？期间是否有其他安排？（会议？用餐？）特殊来宾的活动文件夹准备：简易流程、讲话稿、行程提醒,来宾接待,当来宾准备赶赴机场时，接待工作已经开始：来宾是否拿到了正确的机票？来宾是否方便抵达机场？当来宾抵达机场时是否安排工作人员办理手续？来宾是否知道下飞机后应该如何做？突发情况处理：航班延误个别来宾迟到,来宾接待,当来宾走下飞机后：确保第一时间知道接站人位置在班车等候时间不能超过30分钟在班车行程中为来宾播放轻松音乐突发情况处理：班车损坏部分来宾延误班车迷路,来宾
32、接待,当来宾抵达接待区时：确保第一时间看到接待人员和接待指示牌预估每批来宾人数，保障足够的接待人力如果是入住酒店，最好提前拿到所有来宾入住房间，以节省来宾登记时间，并在登记完成后交酒店总台在接待区预备休息区如果是直接进入会场，应准备存衣处、行李寄存处，并有专人管理，预备存衣牌突发情况处理：因交通原因突然导致来宾人数剧增,来宾接待,来宾登记时应了解什么？活动的日程安排活动所需佩戴证件及使用要求活动场地平面图及入口、出口、卫生间位置何时可以离开？离开机票领取的时间和方式来程时的费用报销时间、地点、方式离开时是否有班车接送？用餐时间、地点？用餐凭证？,来宾接待,当来宾进入酒店房间休息：准备小型欢迎卡
33、确保来宾能够迅速联络接待人员是否需要提前清空房间内的收费物品？房间内是否需要准备鲜花及水果？房间内应准备当地旅游手册及地图,现场布置,来宾行走线路现场勘察：场地有多少入口？是否可以确保来宾从指定入口进入？来宾人数有多少？是否能够及时顺畅地通过入口？入口是否需要铺设红地毯？在抵达会场途中是否要穿越其他场地？是否有明确方向指示？来宾进入会场后是否能够立即找到自己的位置？不同类别的来宾是否需要分别设定入口？是否有来宾需要特别休息室？,现场布置,搭建施工保证施工期间的用电及保安保证施工用料的摆放位置检查施工单位用料摆放是否合理搭建完成时间应保障至少12小时的彩排时间务必进行最大负荷电量测试施工完毕后应
34、清理一切施工痕迹确保用电线路安全隐秘,现场布置,舞台布置保障上场及下场通道畅通后台有方便快捷且安全的物品存放处来宾上下舞台通道地板检查，是否有松动可能舞台布置的设备不能遮挡现场摄影摄像视线确保来宾无法进入后台,现场布置,来宾区域贵宾席如何布置（座位安排图）？是否需要名签或椅背签？为外籍人士座位的侧后方安排翻译人员座位来宾的通道是否畅通？是否要准备同传？规格？现场翻译？预留摄影摄像位置，是否需要架高？来宾取用饮料位置是否方便？当来宾退场时是否可能发生拥挤？,后勤安排,安排专门工作人员负责用餐预订及送达指定工作人员用车和司机文件打印资料装袋、运输和存放物品领取登记视频、图片资料,媒体接待基础文件,媒体接待基础文件邀请媒体名单新闻夹内容航班时刻表（接、送车辆安排）住房登记表媒介分工（活动现场位置）接待物料专访安排（名单、Q&A、陪同媒介、速录）,其他事项,活动付款明细表供应商、额度、日期、付款形式、尾款结算日期现场指挥文件-根据确定流程AV、音响（上场音乐/出车音乐）、灯光配合摄影摄像预定位置和要求重要环节时的前后衔接、人员补位现场提问时的媒介人员位置主持人台本活动（专访）结束后汇集活动摄影摄像资料（速录文字？）挑选图片或整理速录文字，客户确认后上传网络统计媒体对视频资料的数量,
