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1、热线沟通技巧和流程,Kelly Y Wu2004-05-17,内容纲要,热线常用用语 热线特殊情况处理 热线服务接听OS 热线服务技巧,热线常用用语:,电话接起要先致欢迎词。,1、“您好,服务中心!”,询问客户的时候使用。,2、“请问”,热线常用用语:,有需要客户配合的地方使用。,3、“请您”、“麻烦您”,询问客户姓名时使用。,4、“请问先生/小姐怎么称呼”,热线常用用语:,5、“请您稍等一下”,需要客户等待应告知客户。,6、“很抱歉,让您久等了”,让客户等待后应致歉。,热线常用用语:,转接电话时需要告知客户。,7、“请稍候,我将为您转接”,客户如有留言需转告他人,应当场记录并确认是否有误。,
2、8、“我再重复一遍,您看对不对。”,热线常用用语:,请客户留下联系方式时使用。,9、“您方便留下联系方式吗?”,结束前应向客户致谢。,10、“感谢您的来电,您在使用中有任何问题,请及时与我们联系”,热线特殊情况处理:,接到客户电话,先尽量为客户解决问题,如果无法处理,又找不到相应的人员,回答:,下班时间,“很抱歉,现在已经是下班时间,相应人员已经离开。您不妨将问题与联系方式留给我,我会尽力帮您联系工程师。如果联系不上,我们的工程师会在明天一早主动联系您。如果您那时不方便,可以另约时间。”,热线特殊情况处理:,电话打错,需要转接给正确的人,回答:,转接电话,“抱歉,*不是这个号码,他(她)的分机
3、号码是*,我先帮您转接,没接过去请您再重新拨*号码,请稍等。”,热线特殊情况处理:,礼貌的做法是先向对方说明情况,再询问对方名字,并考虑如何处理。对方如有留言,应当场用纸笔记录。之后复述一遍,以免有误。并告诉对方会及时转告,回答:,代接电话,“我重复一遍,您看对不对。好的,等他回来我立即转告他,请放心。”,热线特殊情况处理:,接听投诉电话应保持平和的心态,同情、理解、专心的倾听,避免向客户表露情绪,避免与客户纠缠以往的不快,避免向客户陈述公司内部的运作细节,对给客户带来的不便及不满,给与真诚的道歉:,投诉电话,“我理解,很抱歉给您带来这么多不便,您是否可以提供详细资料,以便我立刻了解情况并为您
4、解决问题。”,热线特殊情况处理:,接听来电后,若对方无任何反应,可在等待30秒钟后告知对方:,没有声音,“对不起,可能是路线问题,我这边听不到您的声音。您如果有问题可再次拨打我们的服务热线,谢谢!”,热线特殊情况处理:,遇上打起电话没完的人,需要让其“适可而止”时,应当委婉含蓄,不要让对方难堪。比如,不宜说“你说完了没有?我还有别的事呢。”应回答:,喋喋不休,“好的,您的情况我已经了解了,如果没有其他问题,我现在就去为您处理,一有结果会第一时间通知您”,热线特殊情况处理:,对方声音不清楚时,应该善意提醒:,口齿不清,“可能是线路问题,您的声音有点远,麻烦您再大声些,非常感谢!”,热线特殊情况处
5、理:,注意客户端的反馈,适当提问,确保客户清楚:,没有回应,“您能听清楚吗?”“您有何意见?”,热线特殊情况处理:,仔细倾听对方的讲话,一般不要在对方话没有讲完时打断。如实在有必要打断时,则应该说:,打断对话,“不好意思,打断一下。”,热线服务接听OS:,开 始,听取/记录信息,咨询客户姓名,记录机台具体信息,给出处理方案,记录客户信息,致结束语,结 束,致问候语,热线服务接听OS:,开 始,致问候语,咨询客户姓名,记录机台具体信息,给出处理方案,记录客户信息,致结束语,结 束,听取/记录信息,热线服务接听OS:,开 始,致问候语,听取/记录信息,记录机台具体信息,给出处理方案,记录客户信息,
6、致结束语,结 束,咨询客户姓名,热线服务接听OS:,开 始,致问候语,听取/记录信息,咨询客户姓名,给出处理方案,记录客户信息,致结束语,结 束,记录机台具体信息,热线服务接听OS:,开 始,致问候语,听取/记录信息,咨询客户姓名,记录机台具体信息,记录客户信息,致结束语,结 束,给出处理方案,热线服务接听OS:,开 始,致问候语,听取/记录信息,咨询客户姓名,记录机台具体信息,给出处理方案,致结束语,结 束,记录客户信息,热线服务接听OS:,开 始,致问候语,听取/记录信息,咨询客户姓名,记录机台具体信息,给出处理方案,致结束语,结 束,致结束词,热线服务技巧接听重点:,认真做好记录,使用礼貌用语,讲电话时要简洁、明了,注重讲话语速不宜过快,热线服务技巧接听重点:,注重听取时间、地点、事由和数字等重要词语,电话中应避免使用对方不能理解的专业术语或简略语,打错电话要有礼貌地回答,让对方重新确认电话号码,热线服务技巧拨打重点:,要考虑打电话的时间(对方此时是否有时间或者方便),注意确认对方的电话号码、单位、姓名,以避免打错电话,准备好所需要用到的资料、文件等,讲话的内容要有次序,简洁、明了,热线服务技巧拨打重点:,注意通话时间,不宜过长,外界的杂音或私语不能传入电话内,避免私人电话,要使用礼貌语言,注:讲电话时,如果发生掉线、中断等情况,应由打电话方重新拨打。,