外海中央花园地产奠基典礼活动方案.doc

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1、外海中央花园二期奠基活动执行方案2010年5月4日目 录一、活动元素2二、人员安排与职责3三、本次活动节奏安排4四、奠基活动流程6五、场地及人员组织布控：8六、前期准备工作19七、媒体邀请建议22八、礼品建议：23九、费用预算23十、公司配合确定问题25十一、应急措施27一、活动元素1、相关内容n 活动主题：外海中央花园二期奠基庆典n 活动主办方：济南市槐荫区政府n 活动协办方：山东外海置业投资有限公司n 活动开展时间：2010年5月15日AM10:1711：10（祭祀活动待集团确定）n 活动地点：外海中央花园二期工地现场n 预计规模：300人以内n 参会人员：1、政府部门相关领导及嘉宾2、山

2、东外海置业投资有限公司领导3、相关媒体工作人员4、设计方、施工方、监理方代表二、人员安排与职责1、活动总负责人活动总指挥：区政府领导待定 执行总指挥：邵宏映 2、各分项负责人u 嘉宾休息区负责人：u 场内外保安负责人：物业公司指定u 奠基区负责人：邵国建u 媒体区、后台采访区负责人：李振华u 礼品发放、登记负责人：外海办公室u 经十路停车区域负责人：物业公司指定u 鞭炮燃放区负责人：物业公司指定3、职责 执行总指挥：负责本次活动前期准备工作的落实，各阶段工作的实施情况并提出调整措施，本次活动及活动后与各媒体的沟通、资金保障与落实情况，各合作单位的接待、用餐等工作安排与落实、活动期间应急事情的处

3、理与实施。4、相关人员安排与调配A、本次活动执行总指挥为山东外海置业投资有限公司总经理邵宏映担任，同时确定2位工作人员作为总指挥副手（1位场内负责、1位场外负责），协助总指挥邵宏映处理活动前期及活动期间工作；B、物业公司出30位保安人员和治安警察配合活动现场秩序维持；三、本次活动节奏安排时间：上午6：00之前（最终时间由集团领导确定）参与人员：外海集团领导、山东外海置业投资有限公司、施工方代表祭祀流程： 5月8日前由集团确定第二环节 现场典礼时间：上午10:17-11：20地点：工地现场邀请嘉宾：市区级主管领导、各大媒体、各类合作单位，参与奠基活动人士1、山东外海投资置业有限公司总经理邵宏映先

4、生发言2、合作单位领导发言（设计、施工、监理）3、杭州外海集团董事长谭跃进先生发言4、济南市、槐荫区主管领导讲话5、剪彩、舞狮点睛6、正式奠基现场包装：舞台及嘉宾席，并布置空飘、彩旗等，增强渲染性，突出喜庆气氛。第三环节：午餐时间：中午11:3013：30四、奠基活动流程主持人（由槐荫区政府领导确定）： 9：30-10：00 放轻音乐 9：3010：00 开始迎宾，礼仪小姐引导嘉宾签到并佩戴胸花 10:0010：08 威风锣鼓队，各位来宾入位 10：17 主持人发言，奠基仪式开始一、主持人介绍到访嘉宾：1、济南市2、槐荫区3、杭州外海集团有限公司董事长xxxx先生总经理xxxx先生总裁助理xx

5、xx先生总工程师xxxx先生房产管理部总经理xxxx先生4、山东外海置业投资有限公司总经理xxxx先生 副总经理xxxx先生5、山东省新天地房地产开发有限公司总经理xxxx女士6、济南外海房地产开发有限公司总经理xxxx先生7、山东左城物业管理公司总经理xxxx先生8、济南三箭集团公司 先生9、上海三益建筑设计院执行院长xxxx先生10、中国美院总经理xxxx先生10:25外海置业投资有限公司总经理xxxx先生致辞二、到访领导讲话10:30上海三益建筑设计院执行院长林钧先生讲话10:35三箭集团 先生讲话10:40 监理公司 先生讲话10:45杭州外海集团董事长谭跃进先生讲话10:50槐荫区政

6、府 先生讲话10:55济南市政府 先生讲话11:00 主持人宣布剪彩点睛活动开始三、剪彩点睛仪式 主持人邀请 先生、 先生、（政府领导）谭跃进先生、徐秀生先生、邵宏映先生、 先生（三箭）（共六人）上台剪彩。（同时燃放鞭炮开始舞狮）剪彩完毕，主持人邀请济南市政府 先生和外海集团董事长谭跃进先生为舞狮点睛四、奠基仪式11：10主持人宣布奠基开始（燃放礼炮、机器开动、放乐曲、锣鼓齐鸣）主持人邀请 先生、 先生、（政府领导）谭跃进先生、徐秀生先生、邵宏映先生、 先生（三箭）等（共10人）为外海.中央花园奠基礼仪人员引导至奠基区域，发放白色手套，奠基开始同时机器开动11：15 主持人宣布仪式结束！五、活

7、动结束、领取奖品、领导进餐11：20相关人员引导领导领取奖品并引至酒店休息开始中午庆祝酒会！11：30庆典公司、物业公司开始清理现场五、场地及人员组织布控：外海中央花园二期奠基庆典平面建议图停车区域媒体直播区工程代表（区）嘉宾（区）媒体拍摄区飘空气球祭祀区拱门奠基区主席台（28*6M）工程代表（区）观礼区观礼区经十路鞭炮燃放区.迎宾区签到区花篮摆放区飘空气球彩旗礼炮礼炮展示区嘉宾休息区1、活动场地布控【1】物料布置A、 经十路活动入口处设置直径18m拱门，拱门颜色要求红色，干净，上挂有“外海中央花园二期奠基庆典”横幅，拱门于活动当天4：00前由庆典公司负责运至活动现场，6:00前充气固定完毕。

8、B、 沿经十路、活动场地四周集中悬挂高空气球、彩旗。p 设于活动场地，于活动当日8:00前由庆典公司进行悬挂完毕。主要活动区域设置气球数量适当增多，建议经十路沿线不少于20个高空气球，颜色要求为红色，配以文字“热烈庆祝外海中央花园二期工程开工”等宣传内容。高空气球结合合作单位数量确定。p 彩旗数量建议为300面，上面印有外海中央花园案名及logo，颜色建议选用多样，沿经十路外墙上及活动场地四周集中插放。由中央花园一期物业公司工作人员提前一天插放完毕C、 签到簿准备2套，包括签到笔在内由庆典公司于活动当日送至活动现场，并交付于签到区负责人，由负责人进行摆放，活动结束后收回，嘉宾开始到场后，由签到

9、区负责人指挥礼仪人员接待嘉宾签到。D、 Vip休息区北侧设置项目展示区，区内制作六个喷绘展架，活动提前一天由工程人员配合庆典公司进行加固，展示内容包括：p 区域规划图p 项目整体鸟瞰图p 项目景观设计图p 项目产品展示（户型展示）p 主入口透视图p 项目说明等E、 场地南侧正中铺设红地毯，建议尺寸东西宽28m，进深6m。作为舞台。舞台布控物料如下：p 舞台四周摆放绿植，绿植由租赁公司于活动当天7点之前运至活动现场，并由现场保安人员配合租赁公司摆放到位。p 舞台上摆放演讲台，演讲台高度为1.41.5m,前侧粘贴项目名称及logo。p 演讲台上摆放花盘，花盘由庆典公司当天运至现场摆放。p 演讲台上

10、摆放话筒，话筒由庆典公司当天7:30之前摆放到位p 主席台、奠基区东西两侧布置礼炮。剪彩、奠基时间烘托气氛，彩炮数量为8门。由庆典公司于活动当天8:00前运至项目现场，并由庆典公司进行调试完毕，活动剪彩时间，由庆典公司专门负责点放。p 剪彩用彩绸、金剪刀及托盘，红绸花、剪刀数量为8个以上，活动当天根据具体剪彩嘉宾人数进行删减F、 背景板尺寸建议宽28m，高5m，背景板内容为项目整体鸟瞰图+“外海中央花园二期工程奠基典礼”字样+主办单位名称。G、 入口东侧三角地块设置为停车区，沿经十路南侧副道设置临时停车位。停车区域摆放标示，印制“外海中央花园二期奠基典礼停车处”等字样，可由外海办公室彩色打印，

11、于活动当天7:00前由保安人员负责张贴完毕。H、 鞭炮燃放设置在活动场地西北角。p 鞭炮由外海办公室负责购买，于活动当天8:00前运至现场，由活动总协调负责安排人员进行摆放于鞭炮燃放区，活动剪彩时间，由保安人员负责点放。I、 奠基区、观礼区、嘉宾区两侧放置工程车辆。工程车辆形式为翻斗车或铲车，工程车辆要求活动当天7:00前开至活动现场，7:30前，由活动总协调负责指挥车辆停放到位，庆典活动开始后，由工程施工方负责组建列队，站于工程车辆前，待活动庆典奠基时，由司机发动机器，施工方工作人员要求统一着装。J、 各区域摆放导视牌，指示系统。指示系统由外海办公室负责彩色打印，活动当天由各个区域指挥人员负

12、责粘贴或摆放，于活动当天7:00之前粘贴完毕。不能粘贴区域由工程部门制作粘贴架，指示系统内容包括：p 各区域指示牌p 车辆停放指示p 各观礼区标示牌等K、 观礼区、奠基区、嘉宾区、直播区、主席台铺设红地毯，如当日天气条件允许，提前一天由活动公司负责把红地毯运至项目现场，并铺设固定完毕，如活动前日晚上有雨或天气条件不允许，由庆典公司于活动当天上午4：00前运至活动现场，并铺设固定设完毕。L、 奠基石于活动前一日运至活动现场奠基区，并进行提前培土，奠基用土提前进行疏松。奠基用铁锨于活动当天由庆典公司负责运至活动现场，铁锨数量要求至少10把，并扎上红布花，铁锨在活动当日8:00前摆放完毕，奠基用白色

13、手套于活动当日送至活动现场，由奠基区指挥人员负责保管。奠基开始前十分钟，该区域指挥人员负责将手套交给礼仪小姐，并由礼仪小姐负责发放给奠基领导。M、 祭祀区物料摆放由集团批示祭祀流程后，进行准备汇报，各物料于活动前一日准备及摆放完毕N、 同区政府、交警部门协调，活动当天设置临时指示牌，活动当天起引导作用。O、 嘉宾区摆放30把休息椅，活动当天8:30前由庆典公司负责运至现场负责摆放到位。2、人流动线说明图东 行经 十 西 路西 行直播区（嘉宾区）观礼区观礼区停车区贵宾休息区奠基石交警引导安保人员引导礼仪人员接待引导媒体拍摄回线醒目标示条幅N主 席 台祭祀区3、人员布控示意图停车区域直播（区）工程

14、代表（区）嘉宾（区）媒体拍摄区祭祀区礼炮区奠基区主席台工程代表（区）观礼区观礼区经十路鞭炮燃放区.迎宾区签到区彩旗展示区各区域负责人及工作人员布控职责、经十路停车区域负责人：物业公司部门主管人员。负责人工作： 活动开始前，区域所有物料准备到位清点， 保安人员负责清点，确保到位，停车区指示牌安排准们人员进行张贴。活动开始后，引导保安人员到其它区域就位，活动结束后引导保安人员回经十路负责嘉宾引导取车主要工作： 8：0010：00经十路沿线设有15名保安及交警，负责引导来访贵宾停车，4名交警疏导经十路交通 11：2011：45该区域工作人员负责引导来访贵宾取车，4名交警负责疏导经十路交通备注：保安人

15、员由集团济南物业公司安排，交警需公司于区政府交警部门提前进行协调，配合。该区域设置人数：15名（1负责人，15名保安，4名交警）、活动路口右侧停车区域负责人：物业公司部门主管人员。 负责人工作： 活动开始前，区域所有物料准备到位清点，保安人员负责清点，确保到位，停车区指示牌安排准们人员进行张贴。活动开始后，引导保安人员到其它区域就位，活动结束后引导保安人员回现场停车区负责嘉宾引导取车主要工作： 停车区域设有10名保安人员于8:0010:00负责引导停车 ；11：2011：45该区域保安人员回到岗位，进行车辆取车，疏导交通备注：保安人员由集团济南物业公司安排该区域设置人数：11名（1负责人，15

16、名保安）、迎宾区、签到区负责人：公司高层领导负责人工作： 区域活动全程总负责，活动开始前，区域所有物料准备到位清点。负责人负责与庆典公司对接，活动当日8:00前，签到台、红色桌布布置完毕，签到专用椅到位，拿取签到簿、签到笔、贵宾胸花、交付于区域内负责接待礼仪小姐。其它人员工作：9：0010:00主入口设有8名礼仪人员，负责接待来访嘉宾佩戴胸花，并引导嘉宾签到，4名礼仪人员负责引导贵宾至贵宾休息区域就坐休息；9:30以后，该区域礼仪人员前往主席台后侧待命，等待剪彩时间。 11:2011:45该区域礼仪人员回至签到区，8名礼仪小姐站位于活动入口处，负责迎送嘉宾，4名礼仪小姐配合公司3名工作人员负责

17、给领导发放礼品备注： 礼仪小姐由庆典公司负责到位，总负责人建议为公司高层领导，负责区分贵宾及礼品等级发放。公司4名礼品发放人员分别由办公室负责指挥工作人员组成，用以区分政府领导、合作单位及媒体工作人员。该区域设置人数：16名（1负责人，12名礼仪小姐，3位礼品发放协助人员同时负责其它区域工作）、贵宾休息区、展示区总负责人： 公司主管级领导总负责人工作：活动开始前，区域所有物料准备到位清点，负责指挥礼仪小姐引导贵宾入座，并对vip休息区内讲话领导发讲话稿，同时指挥两名协调人员负责展示区内参观嘉宾答疑工作，活动开始后，由该区域总负责人指挥礼仪小姐引导vip休息区领导前往主席台。其它人员工作：9：3

18、09:55 贵宾休息区负责接待的4名礼仪人员专门负责接待贵宾，包括递送饮水等工作。嘉宾剪彩前，接收手套，前往奠基区前负责给领导发放，并引导奠基领导进行奠基备注： 礼仪小姐由庆典公司负责到位，两名协调人员建议为对项目二期比较了解人员。该区域设置人数：7名（1总负责人，2名项目讲解人员，4名礼仪小姐）、奠基区总负责人：邵国建总负责人工作：活动开始前，区域所有物料准备到位清点，活动开始后，负责引导vip休息区、后台采访区8名工作人员引导嘉宾前往奠基区引导奠基顺利进行。其它人员工作：剪彩结束后，燃放礼炮阶段，8名礼仪人员前往奠基区域准备给领导发放手套及铁锨。如遇下雨天气，提前准备雨伞，由礼仪人员负责给

19、奠基领导遮雨。该区域设置人数：1名（1名总负责人，8名礼仪人员为其它区域工作调配人员）、嘉宾区、直播区总负责人：李振华、满柯负责人工作：活动开始前，区域所有物料准备到位清点，8:309:30，总负责人协调4名协调人员负责嘉宾入座。其它人员工作：协调到访嘉宾前往嘉宾区域入座。该区域设置人数：5名（1名总负责人，其中李振华为后台采访区负责人，4名协调人员）、工程代表区总负责人：建筑公司高层领导总负责人工作：负责当日到场人员清点、列队，指挥工程车辆停放到位，剪彩开始后，指挥工程车辆开动其它人员工作：工程施工人员数量为80名，要求穿着统一服装，站4列两组，于活动当天9:00之前列队完毕，于工程代表区列

20、队观礼。工程车辆由1名司机一名副手驾驶12辆工程车于活动当天7:00开至现场，7:30前停放至指定位置，剪彩结束后，待区域总负责人指挥，发动机器该区域设置人数：25人（1名负责人， 12名司机，12名司机副手。80名列队代表）、鞭炮燃放区总负责人：同经十路停车区域负责人 总负责人工作：8:00以前负责与公司办公室、庆典公司对接，确保鞭炮、礼炮摆放到位。其它人员工作：经十路停车区域15名保安人员于10:00以后前往鞭炮燃放区，剪彩开始后，由礼炮鞭炮燃放区域总负责人指挥开始燃放鞭炮，同时，庆典公司专业礼炮师开始点放礼炮。鞭炮燃放结束后，10名保安人员回经十路待命。备注：15名保安人员与经十路停车区

21、域保安人员相同，庆典公司出礼炮师该区域设置人数：增加1人（礼炮师） 、其它工作人员：主持人：2名彩炮燃放师：2名音响师：1名人员合计：类别人数类别人数活动总指挥1执行总指挥 1区域负责人8外海公司配合人员30弘策配合人员10音响师1保安人员30礼炮师1礼仪小姐12彩炮燃放师2交警4工程车司机及副手24讲解人员2庆典其它配合人员15合计141人六、前期准备工作1、前期工作安排时间程序安排备注负责单位5月4日确定活动方案思路包括拟邀媒体，嘉宾。外海营销中心5月5-6日确定庆典公司出具报价、确定单位5月6日确定礼品形式及数量开始定做5月6日开始相关物料准备设计包括文案、报纸稿件等弘策中国5月7日开始

22、场地平整包括场地地面硬化，根据执行方案进行铺设外海物业公司5月8日设计稿件制作背景板、条幅、横幅、彩旗、手提袋外海营销中心5月8-12号场地平整现场场地平整（奠基场地及停车场场地）外海物业公司5月8-12号嘉宾邀请领导、嘉宾、媒体、主持人名单确认、邀请函发放、回执确认外海营销中心奠基石及10把铁锹确定奠基石形状、颜色及采购确定祭祀活动及奠基石摆放位置确定祭祀活动及奠基石摆放位置5月12日礼品运送至开发公司现场清点数量及质量5月13日相关物料制作完毕次日运送至活动现场5月14日活动公司、庆典公司物料清点包括拱门、气球等5月14日上午-下午现场休息室整理完毕铺设地毯，摆放盆花，彩旗到位调试音响，奠

23、基台，石，铲到位。2、活动执行计划表序号工作类别工作项目工作内容负责单位最晚完成执行人负责人各项设计文设计设计文稿活动展示设计弘策5月8日葛玉伟李伟兵软文撰写及发言稿软文撰写弘策5月11日1联络单位庆典公司联系各项工作落实外海营销部5月6日李振华周天2嘉宾、领导相关嘉宾、领导邀请5月7日3各大媒体（电视、电台、报纸、网络、杂志）相关配合、邀请落实5月10日4物料背景板制作、悬挂5月14日5拱门条幅制作悬挂5月14日6展示板制作完毕5月14日7矿泉水购买5月14日8请柬80张、签到本2本，签到笔4支印刷、投递5月8日9花篮展架制作庆典公司5月12日10相关礼品定制、购买外海办公室5月13日邵国建

24、11相关物料租赁租赁运送到位庆典公司5月14日12现场布置现场布置气氛布置庆典公司5月14日13接待工作抵达活动现场到访嘉宾登记外海协调、庆典接待5月15日14现场准备现场准备到位礼品准备到位外海办公室5月15日邵国建15礼品现场发放外海办公室、礼仪小姐5月15日16客户引导及午宴客户引导及午宴客户引导至午餐酒店外海办公室、外海领导5月15日邵国建邵宏映17午宴服务酒店5月15日18活动全程活动进程安排各环节沟通及协调外海、庆典公司5月15日王兵、周天邵宏映20活动进程中环节指挥活动进程协调5月15日王兵、周天21现场致辞相关致辞人5月15日23结束配合颁发礼品及纪念品外海办公室、礼仪小姐5月

25、15日邵国建24活动结束物业、庆典公司5月15日七、媒体邀请建议1、媒体邀请建议：奠基活动作为本项目二期首次亮相，建议广泛邀请媒体，做到立体化宣传，来开项目推广序幕.具体邀请媒体如下：媒 体报纸齐鲁晚报2济南时报2山东商报2生活日报2都市女报2大众日报2济南日报2电台生交通广播2市交通广播2经济广播2网络搜房网2新浪网2焦点网2大众网2电视台省台2市台2合计32八、礼品建议：由于本次参加庆典活动人员较多，且活动参加人员性质不同，建议礼品分为三个档次，具体如下：1、单价1000元/套左右发放人群：市政府、区政府等相关部门领导。数量：待定2、单价500元/套左右发放人群：各合作单位高层领导，交警，

26、主持人等数量:待定3、单价300元左右发放人群：媒体等相关工作人员、政府领导司机等数量：待定九、费用预算序号名称单位数量单价小计（元）备注祭祀费用40001拱门套118米含条幅2地毯平方500红色（3m宽）3椅子把30折叠椅4礼炮门8金色皇家礼炮5鞭炮项30006空飘个60红色直径1.2米7背景布喷绘28*5平方140项目效果图、活动主题8专业音响套14只立体音箱9麦克个2无线10演讲台个1领导发言台11奠基石项1400012铁锨把10含红花、白色手套13剪彩（8套）项1含剪刀、红绸子14签到薄平方215舞狮队项12只16威风锣鼓队项141人17彩旗个30018胸花个10019礼仪小姐个123

27、00360020展板块6（鸟瞰图、广场透视图、游泳池等）21礼品待定22午餐地点及形式待定23请柬形式及投递方式23相关物料10000工作人员盒饭（30元标准）、活动饮水（500）、雨具等24不可预见费用10000费用合计（不包括礼品费用）十、公司配合确定问题活动元素p 活动举办时间确定p 庆典公司确定p 政府部门相关领导及嘉宾人数、名单p 合作单位名单、参加活动嘉宾名单活动内容概要p 活动场地平面布置图p 合作单位数量确定高空气球租赁数量p 背景板尺寸p 工程车辆数量，停放位置p 活动当天流程确定，重要环节时间点确定p 领导发言人员名单p 奠基石选材及内容p 祭祀相关细节、物料准备需5月8日

28、前集团领导确定p 午餐地点及形式活动场地布置建议p 平面布置位置确定p 同交警等部门协调，解决活动当日停车及经十路车流问题p 鞭炮提前购买，彩旗提前定做p 背景板设计确定制作p 媒体直播区要求（电力、场地等）p 指示牌制作人员布控p 剪彩贵宾人数及详细名单p 奠基贵宾人数及详细名单p 活动当天物业公司配合人员人数及人员名单p 交警人数确定及相关单位协调其它：礼品数量及形式p 活动内容确定p 物料准备数量及形式确定p 午餐地点、形式确定p 礼品数量及形式确定十一、应急措施应急方案：外海中央花园二期奠基典礼将于5月15日举行，这是外海中央花园二期首次亮相露面，其高规格大模式的典礼将在业界引起一定的

29、轰动，同时多位高级别领导的参加更为项目的典礼增添光彩。考虑到各种不可遇见因素的影响，应考虑应急预案，尽可能周全而慎密的做好各项准备工作和应急工作，以确保开工典礼的顺利进行。进行应急预案的意义：1、确保开工典礼的顺利开工；2、加强主办方对于突发事件的应变能力和处理能力；3、加强外海中央花园二期项目各方的联合协作工作能力。主要应急问题及措施1、停电问题：根据经验，公关活动尤其是室外的活动，最易发生的意外就是停电。所以电的防备是第一要素。主要应对措施：我司建议工程部安排专职电工守候现场，中途不得离开，以防万一。2、来宾问题： 1）停车纠纷参加本次典礼的嘉宾众多，来现场的车辆也会多，停车问题需要解决好

30、，车多有可能出现因为车辆碰擦而引起纠纷。2） 交通问题：违章或事故等本项目位于交通要道，车流交汇点较多，交通问题需要提前考虑。主要应对措施：1）专人专车随时待命调遣；2）与交通部门沟通好，并落实甲方与交通部门的相关联系人；3、天气应对：由于距离活动当天时间较长，目前不能确定当天天气情况，考虑5月份可能会出现下雨，大风等天气，应对此天气提前预防应对措施：1）提前一周内获知当日天气情况2）主要活动场地搭建防雨设施3）如当天有可能出现降雨，应提前储备充足雨衣及雨伞4）背景板搭建需工程配合确保安全。4、其他事项：从项目实际情况出发，村民哄闹情况的发生有一定的可能性。主要应对措施：1）指定协调人：各级政府协调人，外海公司协调人2）另外，对于当地村民有可能出现的哄闹、严重的有暴力行为应提前预防。主要是媒体防范、暴力防范及适当、及时地有一组协调人出现并同时沟通。5、流程不衔接由于活动当天工作项较多，各流程有可能出现衔接不连贯等场面。应对措施：提前一天下午进行现场彩排。