中小学校舍档案讲义内容第一讲档案概述.doc

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1、本文档由无尘大哥上传至豆丁网第一讲 档案概述第一节 档案的分类学校的档案是按照组织机构分类法进行分类的。一般可分为党群工作档案、行政管理档案、教学工作档案、财会档案、校舍档案等类目。校舍档案按照裁体形式分类又分为图纸档案、文字档案、音像档案、证件档案等。校舍档案是学校全部档案的重要组成部分，是对学校全部档案进行分类而设置的一级类目之一。校舍档案是根据来源于校舍设施的建设和维护管理活动中而产生的内容记载，同时为了便于档案的利用和管理校舍档案，因此分为确权档案、基建档案、管理档案。其中，基建类目下又分为房屋、场地、其它建筑物（构筑物）三个属类。第二节 校舍档案的作用一、档案的凭证作用 档案是历史的

2、真凭实据。它记录和证明事件在某一历史过程中的客观性、真实性和证据性。二、档案的参考作用。档案的形成特点和真切的历史标记，决定了档案在今后的校舍维护管理工作中的参考作用，体现了档案的历史性、可靠性和广泛性的特点。第二讲 校舍档案的内容第一节 确权类档案一、确权类档案的定义 所谓确权类档案是指能够确认并保护学校合法权益的档案。他是校舍档案中重要的组成部分。 二、确权档案的分类 （一）土地使用权形成的文件材料 详见附表21 （二）房屋所有权形成的文件材料详见附表22三、注意事项附表“序号”栏中注写“”符号的材料，在材料收集、建卷过程中必须予以重视。附表21土地确权文件归档范围一览表序号归档文件保管期

3、限备注土地使用权形成的文件材料1选址申请及选址规划意见通知书永久1-8组成一卷2用地申请、报告及县以上政府城乡建设用地批准书永久3拆迁安置意见、协议、方案等长期4建设用地规划许可证及其附件永久5划拨建设用地文件永久6土地管理部门加盖印鉴的征地红线图永久7财政部门的征地投资协议书永久8其他文件永久9国有土地使用证永久自成一卷附表22房屋确权文件归档范围一览表序号归档文件保管期限备注一房屋所有权形成的文件材料新建、翻建、改建、扩建校舍文件1房屋所有权证永久自成一卷2建筑工程规划许可证永久复印件3规划部门加盖印鉴的红线图永久2-5组成一卷4建设的请示、审批文件永久5其他文件永久二房屋买卖文件1-8组

4、成一卷1产权交易协议书、合同书、契约永久2财政部门的购房审批文件永久3县、区以上教育主管部门批准购房文件永久4县、区以上教育主管部门批准出售公房文件永久5产权价值评估文件永久6房产交易的请示、审批文件永久7房产交易公证书永久8其它文件永久9房屋所有权证永久自成一卷三调拨、赠与、移交、交换房屋文件1-6组成一卷1房屋调拨文件及清册永久2房屋赠与协议书、转让协议书、移交协议书、交换协议书永久3契证、原房产来源证件永久4权属转移变更文件永久5产权公证书永久6其他文件永久7房屋所有权证永久四拆除房屋文件1-8组成一卷1请示、审批文件永久2拆除房屋申报表永久3房产管理部门准许房屋拆除许可证永久4规划拆迁

5、部门批准定点拆除的文件永久5拆迁协议书、合同书永久6货币补偿协议书永久7房屋安置协议书永久8其它文件永久五房屋纠纷文件1-7组成一卷1房产管理部门的仲裁文件永久2房屋仲裁申请书永久3法院受理通知书永久4法院答辩通知书永久5法院调解书永久6法院裁决书永久7其它文件永久 （三）农村学校房屋占有、土地使用的确权1、学校房屋占有、使用的确权。农村中小学由办（镇）、村集体投资建设，办（镇）、村是当然的所有权主体。而学校是房屋的合法占有者、使用者，为保证学校的正常教育教学工作顺利进行，应当依法确认学校对其事实上占有房屋的使用权。县（市）、区教育主管部门应会同办、镇政府组织一个班子，对辖区内的校舍统一进行普

6、查、登记，经县（市）区、办镇、村委会审查认可（签字、盖章）发给房屋使用权证书。房屋使用权证各县（市）区可参照城镇房屋所有权证书的样式（一院落一证）印制。证书上必须印有“学校所占有、使用的房屋属无限期使用，产权人改变校舍用途必须报经县（区）、办（镇）人民政府、教育主管部门审查同意”等字样。只有这样学校对房屋的使用才有了合法的凭证，使学校的权益才能得以保证（房屋使用权必须确权在学校名下，原件存档于主管局，学校存档证书复印件）。 2、农村学校土地使用的确权根据中华人民共和国土地法规定，城区的土地属于全民所有即国家所有，农村和城市郊区的土地，除法律规定属于国家所有的之外属于集体所有。国家为了维护单位（

7、个人）土地使用权不受侵犯实行土地登记发证制度。县（市）、区教育局会同办、镇、村对学校现实际使用土地进行测绘，绘制地界图，图中以不变动位置的地物作参照，标定地界，并由四邻必须加盖印鉴认同。原件存由主管局存档，学校存放地界图复印件。可参照中小学校舍档案管理一书第20页“图2-1”绘图。第二节 基建类档案 一、基建档案的定义基建类档案是由基建（新建、扩建、改建等）、维修、查勘等活动形成的文件材料转化而来的，是校舍设施维护活动中的重要参考依据。它是校舍档案的重要组成部分。二、基建档案的内容（一）、基建形成的文件材料 详见附表2-3 （二）、房屋修缮形成的文件材料详见附表2-4三、注意事项：在附表“序号

8、”栏加注“”符号的材料，在材料收集、建卷过程中必须予以重视。基建文件归档范围一览表附表2-3基建文件归档范围一览表序号归档文件保管期限备注工程准备阶段文件一立项文件1-7组成一卷1项目建议书永久2项目建议书审批意见及前期工作通知书永久3可行性研究报告及附件永久4可行性研究报告审批意见永久5关于立项有关的会议纪要、领导讲话永久6专家建议文件永久7调查资料及项目评估研究材料长期二勘察、测绘、设计文件2-12组成一卷1工程地质勘察报告永久自成一卷2水文地质勘察报告、自然条件佳、地震调查永久3建设用地钉桩通知单（书）永久4地形测量和拨地测量成果报告永久5申报的规划设计条件和规划设计条件通知书永久6初步

9、设计图纸和说明长期7技术设计图纸和说明长期8审定设计方案通知书及审查意见长期9有关行政主管部门（人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密河湖、教育、白蚁防治、卫生等）批准文件或取得的有关协议永久10施工图纸及其说明长期11设计计算书长期12政府有关部门对施工图纸设计文件的审批意见永久三招投标文件1-6组成一卷1勘察设计招投标文件长期2勘察设计承包合同长期3施工招投标文件长期4施工承包合同长期5工程监理招投标文件长期6监理委托合同长期四开工审批文件1-8组成一卷1建设项目列入年度计划的申报文件永久2建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表永久3规划审批申报表及报送的文件和图纸永

10、久4建设工程规划许可证及其附件永久5建设工程开工审查表永久6建设工程施工许可证永久7投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明长期8工程质量监督手续长期五财务文件1-4组成一卷1工程投资估算材料短期2工程设计概算材料短期3施工图预算材料短期4施工预算短期六建设、施工、监理机构及负责人1-3组成一卷1工程项目管理机构（项目经理部）及负责人名单长期2工程项目管理机构（项目监理部）及负责人名单长期3工程项目管理机构（施工项目经理部）及负责人名单长期监 理 文 件1-10 可组成2-3卷1建立规划监理规划长期监理实施细则长期监理部总控制计划等长期2监理月报中的有关质量问题长期3监理会议纪要中的有关质量

11、问题长期4进度控制工程开工/复工审批表长期工程开工/复工暂停令长期5质量控制不合格项目通知长期质量事故报告及处理意见长期6造价控制预付款报审与支付短期月付款报审与支付短期设计变更、洽商费用报审与签认长期工程竣工决算审核意见书长期7分包资质分包单位资质材料长期供货单位资质材料长期试验等单位资质材料长期8监理通知有关进度控制的监理通知长期有关质量控制的监理通知长期有关造价控制的监理通知长期9合同与其他事项管理工程延期报告及审批永久费用索赔报告及审批长期合同争议、违约报告及处理意见永久合同变更材料长期10监理工作总结专题总结长期月报总结长期工程竣工总结长期质量评价意见报告长期施 工 文 件一建筑安装

12、工程（一）土建（建筑与结构）工程1施工技术准备文件1-3组成一卷不含施工组织设计长期自成一卷技术交底长期图纸会审记录长期施工预算的编制和审查短期施工日志短期自成一卷2施工现场准备控制网设置资料长期工程定位测量资料长期基槽开挖线测量资料长期施工安全设置短期施工环保措施短期3地基处理记录地基钎探记录和钎探平面布点图永久验槽记录和地基处理记录永久桩基施工记录永久试桩记录长期4工程图纸变更记录自成一卷设计会议会审记录永久设计变更记录永久工程洽商记录永久5施工材料预制构件质量证明文件及复试试验报告自成一卷不含砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料试验汇总表长期砂、石、砖、水泥、钢筋

13、、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料出厂证明文件长期自成一卷砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、轻集料、焊条、沥青复试试验报告长期预制构件（钢、混凝土）出厂合格证、试验记录长期的“出厂合格证”归放于本“5”中的组成一卷工程物质选样送审表短期进场物质批次汇总表短期工程物质进场报验表短期6施工试验记录自成一卷土壤（素土、灰土）干密度试验报告长期土壤（素土、灰土）击实试验报告长期砂浆配合比通知单长期砂浆（试块）抗压强度试验报告长期混凝土配合比通知单长期混凝土（试块）抗压强度试验报告长期混凝土抗渗试验报告长期商品混凝土出厂合格证、复试报告长期钢筋接头（焊接）试验报告长期防水工程试水检查记录长期楼地面、

14、屋面坡度检查记录长期土壤、砂浆、混凝土、钢筋连接、混凝土抗渗试验报告汇总表长期7隐蔽工程检查记录自成一卷基础和主体结构钢筋工程长期钢结构工程长期防水工程长期高程控制长期8施工记录自成一卷工程定位测量检查记录永久预检工程检查记录短期冬施混凝土搅拌测温记录短期冬施混凝土养护测温记录短期烟道、垃圾道检查记录短期沉降观察记录长期结构吊装记录长期现场施工预应力记录长期工程竣工测量长期新型建筑材料长期施工新技术长期9工程质量事故处理记录永久自成一卷10工程质量检验记录自成一卷检验批质量验收记录长期分项工程质量验收记录长期基础、主体工程验收记录永久幕墙工程验收记录永久分部（子分部）工程质量验收记录永久（二）

15、电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程1一般施工记录施工组织设计长期自成一卷施工交底短期自成一卷施工日志短期自成一卷2图纸变更记录-组成一卷图纸会审永久设计变更永久工程洽商永久3设备、产品质量检查、安装记录-组成一卷设备、产品质量合格证、质量保证书长期中的“产品质量合格证”归放于前“5”中的组成一卷设备装箱单、商标证明和说明书、开箱报告长期设备安装记录长期设备试运行记录长期设备明细表长期4预检记录短期4-5组成一卷5隐蔽工程检查记录长期6施工试验记录-组成一卷电气接地电阻、绝缘电阻、综合布线、有线电视末端等测试记录长期楼宇自控、监视、安装、视听、电话等系统调试记录长期

16、变配电设备安装、检查、通电、满负荷测试记录长期给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、等管道强度、严密性、灌水、通水、吹洗、漏风、试压、通球、阀门等试验记录长期电器照明、动力、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等系统调试、试运行记录长期电梯接地电阻、绝缘电阻测试记录；空载、半载、满载、超载试运行记录；平衡、运速、噪声调整试验报告长期7质量事故处理记录永久自成一卷8工程质量检验记录自成一卷检验批质量验收记录长期分项工程质量验收记录长期分部（子分部）工程质量验收记录永久附表2-4校舍维修文件归档范围一览表序号归档文件保管期限备注1中小学危房改造工程项目申请表长期自成一卷2施工企业资质复印件及工程承

17、发包合同、施工招投标资料长期3工程质量监督手续长期4有相关资质的设计单位设计的维修方案长期5工程使用的主要建筑材料、建筑构配件和设备的进场实验报告长期6隐蔽工程验收记录和工程质量评定资料长期7房屋建筑工程质量保修书长期8工程竣工验收人员名单，工程质量监督部门发放的建筑工程竣工验收证明长期9山东省中小学危房改造竣工验收情况表长期10工程竣工结算资料长期第三节 管理类档案一、管理档案的定义 为提高档案的使用效益，把学校土地、房屋、场地等各个方面的具体情况集中分类、统计、填写形成专门用于校舍设施使用管理的一类档案。二、管理类档案的内容。（一） 学校管理人员一览表 （详见附表2-5）（二） 学校建设历

18、史简况 （详见附表2-6） （三） 房屋、土地情况总表 （详见附表2-7） （四） 房屋基本情况明细表 （详见附表2-8） （五） 房屋基本情况分幢登记表 （详见附表2-9）（六） 如上建筑平面示意图 （详见附表2-10）（七） 房屋查勘鉴定分幢记录表 （详见附表2-11）（八） 房屋修缮分幢记录表 （详见附表2-12）（九） 房屋、土地变更情况记录表 （详见附表2-13）（十） 房屋使用分类统计表 （详见附表2-14）（十一）运动场及其他建筑物总表 （详见附表2-15）（十二）校园总平面图 （详见附表2-16）（十三）总体规划图 （同上）（十四）地下管线图 （详见附表2-17、2-18、2-

19、19、2-20）（十五）照片 （详见附表2-21）（十六）其他情况附表2-5本表填写的基本要求：一、 该表所列人员有调整者就要反映在表中栏目上，否，可不改动。二、 “年代”栏必须填写4位数。如“2005年”填写“2005”。三、 “备注”栏填写人员变更后的去向:（如调离、转换岗位、退休等）。附表 2-6本表填写的基本要求：一、 追溯至学校的始建年代，简述其学校校舍、场地等情况；二、 详述学校历年来建设校舍、场地等重大事件中发展的巨大变 化、社会背景、和有突出贡献的参与者；三、 简述学校现状。学校现占地总面积、校舍总面积、场地面积、 绿化面积、规划规模、各功能室的配备（个）面积等情况；四、 为说

20、明情况，可用数张表格纸填写。附表2-7填表说明：一、“学校类别”栏按现行规定，分别填写“国办”、“镇（办事处）办”、“村办”；二、“规划规模”栏填写教学班个数。如12个班填写“十二个班”等字样，该规模是学校主管部门研究决定的班额；三、土地情况：“建筑用地”包括建筑物占地、建筑物周围通道、房前房后的零星绿地，小片课间活动场地，周边院墙占地和院墙外学校占有土地；“绿化用地”是指成片绿地和室外自然科学园地；“运动场地”包括上体育课、课间操及课外体育活动的成片运动场地；如上三者的划分：至绿化隔离带边沿；否，以路中心为界；四、“总建筑面积”14=10至13之和，=6至9之和；五、“总工程造价”仅指该建筑

21、物决算书中标注的金额总值。不含其他任何与工程相关的费用。六、“房屋建筑面积”的填写必须是有资质的专业部门鉴定后书面报告的危房级别房屋面积。300600+300七、已知使用面积换算为建筑面积，例如：某一综合楼建筑面积为1200m2，教学用房使用面积600 m2，办公用房使用面积300 m2，办公用房建筑 1200X =400（建筑m2）600600+300教学用房建筑 1200X =800（建筑m2）附表2-8填表说明：一、“NO”后填写房屋幢数在本表中的编号。如学校有20幢房屋，须填写“01、02”等数字；二、“房屋名称”根据用途命名；三、“使用面积”即建筑面积除去构件所占的水平面积即为使用面

22、积；四、“占地面积”即建筑物水平投影面积。对于勒脚、散水、台阶、雨蓬、檐廊、架空通廊等均投水平投影面积计入房屋的占地面积。五、“单方造价”房屋每平方米建筑面积的工程造价；1总建筑面积工程造价X = 单方造价；六、“产权类别”本别为教育、房管、镇（办）、村、其他等；七、“备注”栏 1.注写该幢房屋的基建档案编号； 2.该房如拆除，注写“X年X月X日拆除”等字样；八、本表所注横标头“6至10”各栏所填数之和必须分别等同于表3中“6至15”的合计数。 附表2-9填表说明：一、“所有权人”一栏以房屋产权证书中的“所有权人”为准进行填写；二、表中各“xx类别”和“xx面积”以现实为准分别填写；三、不同“

23、xx类别”和“xx面积”共在一处，可在空白格中横向划一线，上下分别填写相关数据，同“类别”和“面积”必须在同一横线上（下）格中。四、“屋面类别”分为卷材、彩钢平屋面和平瓦、青瓦、石棉瓦、彩钢坡面屋面等；五、“内粉面积”：内墙面积（门窗洞口面积+门窗洞口内侧面积+顶棚面积面积）踢脚线（墙裙）面积暖气片正立面积x个黑板面积x块讲台正立面积六、“建筑平面示意图”详见附图 。附图2-10绘图说明：一、 绘图线要求：（一） 墙体采用粗实线，线宽0.4mm1.2mm；（二） 起止符号用中实线，线宽为粗实线的1/2；（三） 尺寸线、尺寸界线用细实线，线宽为中实线的1/2；二、 自体采用仿宋体，字高3.5mm

24、以上用中实线；三、 以毫米作单位标注轴线和总长尺寸，一般用两道尺寸线；四、 分别注明各室的用途（可简写，如物理实验室可写为“物实”）、使用面积、室内地坪标高（以米为单位，保留两位小数用细实线）、图名和绘图比例用粗实线；五、 尺寸数字用中实线标注在尺寸线的正中位置，数字高为3.5mm或2.5mm；六、 表明朝向。朝向用指北针符号。圆圈直径25mm（用细实线）指北针下端宽度3mm。由于客观上房屋平面形状的多样性和图表的限制、图幅可灵活美观的安排，朝向指北针符号所指可分别为“北、东、西、南”。附表2-11填表说明：一、 本表由教育主管部门填写；二、 各县（市）、区在未接到新的文件规定前，可按照省教育

25、厅一九九二年版本的中小学校舍档案管理一书中,房屋完损等级评 定标准（P 222P233）执行；三、按学校房屋总幢数分别填写，一幢房屋用一张表格。附表2-12填表说明：一、 “修缮类别”分为翻修、大修、中修、小修、综合维修五类；1. 翻修：指全部拆除，另行设计、重新建造的工程；2. 大修：指须拆除部分主体构件，无须全部拆除的工程；3. 中修：指须拆除少量主体构件，保持原房屋的规模和结构的工程；4. 小修：指及时修复小损小坏的日常养护工程；一般填写为大修、中修和小修。二、“质量情况”参照中小学校舍档案管理一书附录10中危险房屋鉴定标准执行。分为合格和不合格两个等级；三、“工程造价”以甲方审定后的乙

26、方抄报的工程决算书金额为准填写；四、“损坏原因”必须用专业术语，简明扼要地填写。附表2-13填表说明：一、“变更原因”有如下情况：1新建 2扩建 3改建 4拆建 5买卖 6交换 7赠与 8拨用9转让 10裁决 11征用 12拆除 13其他二、本表房、地面积发生增减后，其房屋土地情况总表应随之调整；三、“备注”栏注写确权档案编号。附表2-14填表说明：一、“间数”按自然间填写；二、“使用面积”之和必须与房屋基本情况明细表中的“7”“使用面积”相等。附表2-15填表说明：一、“单位”栏要求即要写明数量，又应写明造价。如：2005年学校共建篮球场2个，总造价200000元，在表上填写“2/20000

27、0”即可。附表2-16学校总平面图和总体规划图绘制要求：一、 复印或购买学校1：500比例的地形图两张，并按该比例制图；二、 按图示要求绘制；三、 总平面图按照学校现状将房屋、道路、场地、大门、院墙、绿 化等水平投影位置情况进行绘制。四、 总体规划图是全面反映学校一切建设完成后校园的平面形状、建筑物场地的总体布置、道路、环境绿化等的全部情况。五、 所绘图纸参照附表2-16中“图例”制图。六、 图纸折叠要求装订于管理档案中。附图2-17绘图说明： 1、图中建筑物、院墙等构筑物参照附表2-16绘制。 2、图中管线（供、排水等）绘制参照附表2-19绘制。 3、绘图流程： （1）、根据现状绘制栓点图（

28、参照附表2-18），填写调查表（附表2-20）。（2）、对照调查表和栓点图按1：500比例绘制管线总图（草图）。 （3）、经核实无误后，参照如上图示绘制总图。 4、今后，随着地下管线的变更，随之在该总图上及时标注。附图2-18距离交会法测定图绘图要求：一、 选定三个地上永久型特征点，如房屋的墙角；二、 分别测永久性特征点到挖探点的水平距离；三、 按比例将该水平距离尺寸分别绘制到调查平面示意图上；四、 永久性特征点到挖探点的距离要在30米以内，量距要精确的厘米。交会角要大于30度小于150度。五、 交会方向不得少于三处，以便今后检查故障；六、 根据栓点图随时修改调查示意图；七、 调查示意图经修改

29、、确定后再正式绘制地下管线总图。附图2-19附表2-20附图2-21填写说明：一、 本“相片纸”仅存放学校有代表性建筑物的照片；二、 像片纸上为该建筑物的正立面图像，下为注有该幢房屋号的侧 立面图像；三、 在相片纸存放相片平面位置的四角开口，将相片镶嵌上，相片上覆放与相片纸等同大小的半透明光滑薄纸；四、 “图片说明”分别注写：该图片房屋使用名称、建设年代、结构层数、建筑总面积、正立面（侧立面）如该房屋拆除，注写拆除时间。第三讲 校舍档案收集、归档一、校舍档案收集、归档的定义 校舍档案的收集是按照有关规定，把分散在有关单位或单位内部机构和个人手中的有关校舍设施建设和维护管理中的文件材料通过接收或

30、征集，集中到档案室，实行统一管理的一项工作。第一节 学校校舍档案的收集、归档工作一 对零散文件材料的收集（一）由于归档制度不健全，执行制度不严格，不能按正常渠道归档而形成的零散文件，对此要及时收集。 （二）由于内部机构撤、并，人员更换，易出现零散文件材料，对此要及时清理、归档。 （三）更换文件材料、补充后的，应及时收集归档。 （四）已收集的校舍档案不全，需要进行收集、补充、绘制的材料。 （五）学校因布局调整、撤并，工程停建缓建的要组织力量做好材料的收集工作。二 学校档案的归档要求（一）学校在建设中的项目负责人必须指定专人从项目立项开始到工程竣工验收使用整个过程中负责收集、保管所有材料。 （二）

31、归档时间。一般文件一年为限。工程建设项目可在竣工交付使用后，将有关材料整理归档。 （三）所收集的校舍档案是真实的，不是杜撰的。 （四）归档的校舍档案要完整，每份文件材料页数不残缺、不遗漏。 （五）按规定文件分类准确、立卷合理。 （六）所建档案一式两份，正本（原件）送交主管局，副本（复印件）留学校。 （七）所抄写的案卷目录一式四份。其中两本随档案一并送交主管局。学校存入档案中一份，另一本存放档案室，供日常查档案之用。第二节 县（市）、区教育局档案室校舍档案的收集工作一、辖区单位校舍档案的接收 （一）学校建卷一式两份，正本（原件）存在教育局，副本（复印件）存在学校。其中重大事件的档案，如：工程竣工

32、交付使用竣工验收、房地产纠纷仲裁等应在事件结束后一个月以内由向主管局移交。 （二）按规定尽量多收、收全相关档案，增加档案存量。 （三）接受档案全宗完整。一个学校的校舍档案应做为一个整体上交。 （四）主管局接收时严格检查档案的三个“程度”，即：1 内容的真实程度。2 内容齐全完整的程度。3 整理、排列、编目、抄写、装订的规范化程度。 （五）案卷目录随同档案一并接收。所填写内容必须和档案编目一致。（六）根据“以县为主”的管理体制，农村学校的房屋、土地使用两证书原件存放于教育局。学校存放二证复印件。 （七）市区五区（历下、市中、槐荫、天桥、历城）所辖单位（含教育局）房、地产证复印件建卷后交市教育局（

33、可一袋交证）。（八）接收档案时根据学校案卷目录清点核对无误后，和送交单位办理档案交接收据。（详见附表3-1） 二、布局调整、撤消单位校舍档案的收集工作。 （一） 撤消学校的校舍档案，主管局全部接收。 （二） 被撤消学校合并到一个新单位，该单位同时接收被撤消学校的校舍档案，但应分别管理。将来做为各自独立的档案整体由主管局接收。 （三） 对交接学校，主管局派员监督移交双方的档案移交过程。被移交方填写移交档案材料清单一式三份，三方各执一份。在该清单中，交接双方分别加盖学校行政印鉴，主管局监交人和交接方指派的经办人签字。并办理相关手续存档。附表3-1第四讲 校舍档案整理第一节 文件材料的整理一 组卷组

34、卷也称为立卷。即把一个事件具有有机联系的文件材料组成卷、册、盒、夹等工作。（一）确权类档案的组卷方法1、土地权属文件一个事件立一卷或多卷（详见附表2-1）2、房屋权属文件一幢房屋立一卷或多卷。3、对一幢房屋、一个场地、一幢大门等所属对象分别按材料间的有机联系、材料的性质组卷（详见附表2-2）4、国有土地使用证书和房屋所有权证书分别组卷、一证一卷。（二）基建类档案的组卷方法1、分别按所属对象（如某一幢房屋、某一运动场地、某一大门等）组卷。2、所属对象分别按材料间的有机联系、材料的性质组卷（详见附表2-3）（三）管理类档案、直接按规定的图表填绘组卷（详见附表2-5至2-21）二 卷内文件材料的排列

35、（一）重要文件在前，其次文件排在后;（二）同等重要的文件、时间早的在前，迟的在后;（三）正文在前、附件排在后;（四）印件在前，定稿排在后;（五）批复在前，请示排在后;（六）本文在前，复文排在后；（七）确权类档案同一幢房屋的权属文件和同一事件的土地权属文件可分别组卷，但不准从立卷顺序上分开;（八）基建档案中的图纸（如无图纸目录）可按照如下要求排列：1、总平面图；2、建筑施工图； 平面图 正立面图 侧立面图 剖立面图1、结构施工图2、水、电、暖安装备施工图（九）管理类档案，按照表格的规定顺序排列。（详见附表2-5至2-21）第二节案卷编目一、案卷编目的定义案卷编目，即对未形成的案卷组卷材料进行目录

36、的编制。二案卷编目的内容案卷编目的内容包括标注件号、页号、填写卷内目录和备考表、编制案卷封面和编制案卷目录等。（一）标注件号件号即卷内文件的顺序号。即用阿拉伯数字自“1”开始，从前向后逐件标注在文件的右上角，其中，图纸标注在“标题栏”的右上角。选用黑色铅笔抄写。（二）标注页号页号均用阿拉伯数字“1”开始，自前向后抄写，页号的位置单面书写在右下前，双面书写的文件正面在右下角，背面在左下角。页号编写不含卷内目录，卷内备考表和案卷封面，选用黑色铅笔抄写。（三）卷内文件目录的填表要求 详见附表4-1（四）卷内备考表的填写要求详见附表4-2（五）卷宗封面的抄写要求详见附表4-3（六）卷宗封面和卷盒的抄写

37、要求详见附表4-4、4-5、4-6（七）编制案卷目录的要求详见附表4-7填表说明： 一、“顺序号”一栏填写文件的件号。 二、“文号”是指文件的编号。如：“济危改办字（2005）5号”在该栏如实填全。 三、“责任者”是指发文单位或个人。如：“济南市中小学危房改造工程协调小组办公室”字样要在该栏填写全称，不准简称。个人如：某领导讲话要填写为“xx单位xxx”，不准只填写人名。四、“题名”一栏填写文件的标题，不准简写。没有标题的，必须另拟标题，外加书括号“ ”。五、“日期”一栏填写文件的形成时间。如“2005年9月9日”省略“年、月、日”写为“2005.9.9”。六、“页号”栏填写每一文件首页所在页

38、号。本卷最后一个文件既要填写首页号，又必须填写这个文件最后一页的页号，如：首页是“16”未页是“26”填写为“1626”。填表说明：一、“卷内情况说明”分别填写： 1、说明卷内文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。由立卷部门填写。 2、归档后发生或发现的问题由档案管理部门填写。 3、如上应分别签属姓名和日期。二、“立卷人”由负责立卷者签名三、“检查人”由综合档案室检查者签名。四、“立案时间”填写完成卷的日期。填写说明：一、“全宗名称”用黑色油墨（邮政局专用）涂学校全称印章后加盖本栏中间。二、“类目名称”用如上要求油墨分别涂“确权类”、“基建类”、“管理类”印章后，加盖本栏中间。三、“案卷题名”用书写笔薰碳素墨水以楷体字仅填写本卷内第一个文件的全称，后加“等”字即可。四、“自年 月至年 月”按本卷内文件形成的时间最早至最后时间分别用阿拉伯数字填写。五、“保管期限”确权档案均为“永久”基建档案和管理档案一般为“长期”或“短期”。六、“本卷共 件 页”用阿拉伯数字填写。填写卷内文件的总件数和总页数。七“归档号”不填写。（档案自进综合档案室保管，十年后由县、区档案局收管，该栏