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1、流程优化管理咨询报告,采购仓存部分讨论稿,2,制定采购战略,3,制定采购战略说明,4,制定采购战略主要活动描述,主要活动：确定长期客户需求：根据公司中长期的战略规划、经营计划、战略成本分析和市场预测，确定公司产品的长期市场需求和发展变化的趋势。制定物料接收政策：主要制定物料接收的原则和政策，包括：自有或者租用存储设备、采用第三方供应商、检验流程、再加工原则、返回和报废原则、危险物品的处理、数量差异情况的处理办法等等。进行采购预测：确定供应服务和生产、存储设备的能力，主要包括：数量、质量、成本和其他属性。这个活动还要将经营预测转换为对采购和供应的要求，例如对化工原材料和生产设备的需求，对存储设备
2、的技术要求，对存储能力的要求等等。进行供应市场分析：供应市场分析是制定供应战略的重要步骤，主要基于采购调查的基础数据。,新旧业务流程对比分析,5,实施采购战略流程,6,实施采购战略说明,7,实施采购战略主要活动说明,主要活动：确定采购计划：基于公司的采购战略制定采购计划用以完成采购的战略目标要求。采购计划制定应该包括：对不同类型物料的计划、市场变化对采购物料的影响、采购的优先级、选择供应商的标准和确定长期的供应商名单等活动。进行采购可行性分析：根据初步的采购计划，确定物料采购的可行性和一些具体的实施方法，主要包括：确定供应商的供应能力、调查外包情况、采购区域的划分、能否通过自己制造完成等等。确
3、定供应商名录：根据公司产品市场、生产技术、需求数量等方面的需求考察所有可能的供应商，并且根据一定的规则进行排序，产生供应商名单。确定经济采购量：根据不同物料和选定的供应商，确定最经济的采购批量，使采购物料的成本和价值相匹配。确定关键件的备选计划：首先确定哪些原材料和备件是生产过程中最重要的，然后确定其首选供应商和备选供应商。对于关键件的备选供应商，同样应该严格满足对物料的各种要求。确定物料库存目标：根据不同物料的需求情况和公司库存对资金占用等的要求，确定每种物料的安全目标库存，并制定目标库存的管理原则和方法。确定物料接收的检验程序：根据公司整体的质量管理手册，确定物料检验的程序和检验的内容。确
4、定合适的采购组织：根据公司发展战略和采购目标的要求，确定适合的采购组织完成采购活动。在确定采购组织过程中应该重点关注：采购组织的形式（集中式或者非集中式的）、采购组织的岗位设置、每个岗位的职责说明、业绩考核的主要指标。,8,新老业务流程的对比,9,制定采购政策流程,10,制定采购政策,11,制定采购政策流程说明,主要活动：确定主要物料的分类管理政策：首先列出本公司所有需要采购的物料，然后根据物料的不同性质进行分类，我们建议将生产中使用的物料划分成化工原材料和技术物料。化工原材料是指化工主料和辅料，技术物料是指备品备件、机电仪表、阀门等生产设备中使用的物料。然后针对不同类别的物料，制定符合其特点
5、的管理政策。确定采购订单管理政策：无论供应商是否需要采购订单，公司都应该采用订单管理的方法进行采购的规范管理。因此在制定采购订单管理政策时要充分考虑的因素有：如何区分订单的紧急程度、如何划分订单的优先级、如何针对不同的订单进行跟踪和审计控制等等制定争端解决流程：采购活动中的争端不可避免，主要来自于交货日期的延迟、质量问题、数量差异等等。公司应该制定标准的工作流程来解决出现的争端。制定报价评审制度：针对供应商的报价，公司应该针对不同的物料制定不同的评审制度，确保能够采购质优价廉的产品。建立标准采购订单批准制度：应该根据订单的性质采用不同的授权管理审批制度。这样做的好处在于可以提高采购审批的效率，
6、使审批权限能够适当的分散，降低人为因素的风险。建立例外采购管理制度：在公司运营过程中经常会出现紧急和特殊的情况，针对这种情况发生的采购，应该具有应急的办法，参照这种办法能够尽快满足生产和运营的需要。确定定额采购政策：对于有些物料，供应商能够给予一定的额度并按照一定时间进行结算。对于这些采购，公司应该制定相应的政策进行管理。制定供应商资质评估和审查制度：以制度化的形式对供应商的评估和审查进行规范管理，确保供应的效率。确定总成本的计算模型：与财务部门一起确定采购的总成本，并且按照一定的模型计算各个部分的费用。,12,新老业务流程对比,13,供应商资质管理(P-040),14,管理供应商资质说明,1
7、5,管理供应商资质流程关键活动描述,进行供应商评价：根据评分标准进行评分，并且按照一定的权重进行计算，最后按照综合得分进行供应商排序。通知供应商：以书面形式通知供应商。更新供应商名单：将评审确定的供应商加入供应商名单中。商订详细条款：根据法律条文和法律顾问的意见和供应商商订详细的供应合同条款。供应商履约情况监督：通过与供应商的不断沟通和从生产、质检、财务和仓储部门收集的信息监督供应商的履情况。执行阶段性的供应商评定分级：根据供应商的履约情况和交付货物的情况以及供应商的历史记录，进行阶段性的分级评定。制定针对有问题供应商的应对方案：存在问题的供应商应该加倍关注并且严格管理，为了减少问题的出现并且
8、在出现问题时能够快速解决，可以根据问题的情况制定不同的标准解决方案，在出现问题时参照执行。将供应商从侯选名单中去除：更新整个供应商名单，将不合格的供应商从名单中去除。应该注意不能简单地去掉供应商的资料，而是应该将淘汰的供应商资料进行单独的保存，以备在以后的工作中能够作为参考。,新旧流程对比,16,合同和询价管理(主要物料)（）,17,合同及询价管理(主要物料)流程说明,18,流程关键活动描述,主要活动描述确定招标需求：在确定招标需求时，需要综合考虑每次招标活动需要完成的目标，统筹考虑需要采购的物料种类和数量，初步确定标书的发放范围等等。确定物料要求：针对一次招标中的所有物料，应该明确其质量要求
9、、数量规格、交付时间等等。建立物料档案：在确定物料要求以后，针对不同的物料，采用统一格式建立物料档案。物料档案中应该包括全面的物料信息和物料的规格说明。寻找潜在的供应商：针对非标准化的仪器仪表、机电设备等应该确定能够提供产品的潜在厂商，而对于标准的重复性的采购应该从侯选供应商中选择可能的供应商。管理招标过程：从编制标书到评标、开标是一个非常程序化的过程，可以结合本身的情况采取自己管理和聘用专门的招投标公司进行管理。与供应商初步协商：在正式确定供应商以前，应该和供应商进行一定的接触，确定标书中的一些关键要求，并且协商特殊要求的解决方法。确定供应商：经过考察，最终确定供应商。签订特殊条款：针对非标
10、准的物料，需要考虑签订进度、服务、赔偿、退货和换货的特殊条款，并且根据特殊条款产生物料需求。如果是标准化的物料，可以采用无特殊和附加条款的合同。制定合同：合同应该采取标准合同，应该在法律部门的协助下共同制定,19,合同及询价管理（主要物料）新旧对比,20,合同及询价管理（非主要物料）P-060,21,合同及询价管理（非主要物料）流程说明,22,关键活动描述,汇总需求：在采购各种标准化物料的时侯，应该统筹考虑需要采购的物料种类和数量。通过各种途径把需求进行汇总集中，根据采购策略确定采购的经济批量和采购的最佳时间。确定合同需求：确定每次采购合同中采购物料的数量和种类。制作供应商询价单：根据需要采购
11、的物料种类和数量，制作询价单。与供应商谈判：与供应商商谈价格、数量、质量、交付时间等条件，解决双方存在的分歧，并且提出解决的方法。签订特殊条款：根据物料的特性和要求，需要签订进度协议、服务协议等附加的条款。,新旧流程对比,23,采购需求的生成和保存（P-070）,24,采购需求产生和采购计划（P-070）,25,采购需求及采购计划,确定物料需求：确定物料需求一般有两种方式，一种是通过系统（例如MRP-II系统）自动生成的，一种是通过手工进行集中。采购申请：将需要采购的物料进行汇总，并且形成采购申请书。执行申请审批程序：针对不同的采购申请，公司应该具有分级授权管理办法。根据管理办法的规定，执行相
12、应的程序进行逐级审批过程。,新旧流程对比,26,采购物料（P-080）,27,采购物料流程说明,28,流程主要活动描述,将订单发送给供应商：将制作完成的订单发送给供应商，以备订单的确认，防止发生误解和问题。监督订单执行情况：在订单执行过程中，采购人员应该经常和供应商保持联络，确认订单完成的情况，及时解决出现的问题。使用采购信用卡（零库存管理工具之一）：对于经常发生的采购，可以和供应商一起建立采购信用卡管理制度。在采购时可以使用采购信用卡，一定金额或者一定时间进行集中支付处理。,流程主要活动描述,29,采购合同的监控管理（P-090）,30,采购合同的监控管理,31,流程主要活动描述,监督采购合
13、同执行：对于采购合同执行过程中的监督（尤其是特殊采购，要求时间比较严格的物料）是采购活动中非常重要的工作。针对不同的物料，应该从供应商的表现、进度情况、技术情况等多个方面进行监督，尽快发现问题并提供解决的方案。与供应商确定问题：出现问题的确认是十分重要，公司必须和供应商一起就出现的问题达成共识，并且确定问题的范围和性质。值得强调的是，公司应该针对采购合同执行中出现的各种问题编制问题列表和管理办法，以便出现问题时依照执行。确定修正方案：确定修正方案主要是针对出现的问题提出解决的方法，主要的解决方法是：降低价格、要求供应商给予一定的补偿、降低质量要求、延长交货时间等等。修正方案的确定应该参照问题解
14、决管理办法的规定进行，并且灵活结合现实情况。,流程主要活动描述,32,管理代管存货（P-100）,33,管理代管存货流程说明,34,管理代管存货主要活动说明,确定供应商物料代管的数据：针对代管的每种物料、相应的供应商和工厂等确定代管的数据，例如价格、价格的变动处理等等。签订代管物料合同：与代管物料的供应商签订合同，确定代管物料的管理方式、使用方式、产权转移方式、结算方式等。建立补充库存订单：由生产商或者供应商产生补充库存订单，补充库存水平。使用代管物料时标明供应商：由于代管物料可能有多种，而每种物料可能有多个供应商提供，因此在使用物料时应该标明供应商。为支付货款计算代管物料的使用量：定期进行使
15、用情况汇总并通知供应商，以便进行货款结算工作。,管理代管存货主要活动说明,35,收到原材料（P-120）,36,收到原材料流程说明,37,受到原材料主要活动描述,核对收到货物和提单：核对收到的货物和提单中的数量规格是否一致。接收货物：接收货物过程中需要根据货物的来源进行必要的处理工作。应该明确货物的接收方式：按照货运通知单、按照分厂之间的转移单、按照订单、按照合同等不同的方式。根据不同的方式确定不同的仓库和帐务处理方式。按照实际数量收货：在采购过程中经常发生数量差异的现象，尤其是化工原材料，其实际收到的数量和订单或者提货单中的数量往往不一致，应该针对此种情况制定可以接受的数量差异范围。,38,
16、到货质检（P-130）,39,到货质检流程说明,40,流程主要活动说明,确定质量检验要求：根据公司的质量管理手册的要求确定质量检验的各种技术指标。样本批号记录：为了准确跟踪物料的检验，应该对样本进行编号，并且将批号作为样本的唯一标识进行记录。分配测试优先级：质量检验往往需要进行多项测试，而质量检验部门的人员和设备还同时承担生产过程中的质量检验任务，因此应该根据物料的特点，分配测试的优先级别。调整付款安排：根据质检过程中出现的问题，进行付款调整，主要包括：处理降低价格、处理货物的级别降低等等。确定质量检验要求：根据公司的质量管理手册的要求确定质量检验的各种技术指标。样本批号记录：为了准确跟踪物料
17、的检验，应该对样本进行编号，并且将批号作为样本的唯一标识进行记录。分配测试优先级：质量检验往往需要进行多项测试，而质量检验部门的人员和设备还同时承担生产过程中的质量检验任务，因此应该根据物料的特点，分配测试的优先级别。调整付款安排：根据质检过程中出现的问题，进行付款调整，主要包括：处理降低价格、处理货物的级别降低等等。,41,差异材料处理（P-140）,42,差异材料处理流程说明,43,主要活动描述,确定差异性质：确定产生的数量差异和质量问题的性质，并且根据问题提出初步的处理意见，例如需要返工、降低标准接受、或者退回供应商等等。原材料返工：有些物料可以不经过供应商返工，而是由厂家自己进行返工。
18、在返工之前应该双方商订返工的费用和各自负担的比例，通过一定的方式向供应商收取返工费用（可以采取从下次货款中抵扣的办法进行）。提出降低标准申请：在物料不能符合原有标准的情况下，可以申请降低标准进行接收和使用。,44,支付货款（P-150）,45,支付货款流程说明,46,支付货款主要活动描述,处理重新付款：当付款要求与发票出现不一致的情况下，应该重新进行付款要求的处理，确定不一致的原因，并且解决其中的问题。差异解决：解决在核对订单、发票和收据的过程中出现的差异。确定最佳的付款时间：根据供应商提供的信用额度、公司的付款政策、采购交付时间的要求和采购价格等因素确定最佳的付款时间。跟踪监控大宗采购折扣：作为一项标准化的管理手段，应该制定大宗采购折扣的跟踪和监控的管理规定，使得企业能够获得最佳的采购价格。,
