《如何召开高效会议.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《如何召开高效会议.ppt（45页珍藏版）》请在三一办公上搜索。
1、如何召开高效会议单晓敬,开会的幽默,开会再开会，不开怎么会，本来有点会，开了变不会。有事要开会，没事也开会，好事大家追，出事大家推上班没干啥，一直忙开会，大会接小会，神经快崩溃。销售我不会，企划又没学，问我啥本领，专长是开会。上午有早会，午后有午会，下班不能走，还要开晚会。每周开周会，每月有月会，随时检讨会，年底是年会。赴会要及时，小心选座位，最好靠边边，以免遭口水。虽然在开会，谁也不理谁，有人忙协调，有人无所谓。主席一上台，自称大掌柜，扯东又拉西，全凭一张嘴。,内容没准备，听来活受罪，差了十万八，大家还说对。台上说什么，没人去领会，手机不时响，怎还不散会。牛皮拼命吹，发言不干脆，时间过好久，
2、不知轮到谁。有人穷训话，有人打嗑睡，有人瞎附和，有人掉眼泪。小声象催眠，令人真陶醉，大声不必怕，就当狗在吠。打盹有技巧，脑袋不能垂，不然被逮到，就要倒大霉。会开一下午，实在有够累，没听两三句，水喝好几杯。说来真惭愧，开会千万回，快要退休了，还是不太会。说了大半天，到底会不会，你若还不懂，就要多开会。,内容提要,第一讲当今会议面面观 第二讲会议效率不高的原因及解决方案 第三讲开会前的准备工作 第四讲成功会议的五种策略 第五讲会议中的沟通与反馈技巧 第六讲主持人的会议管理技巧 第七讲如何对待会议中的意外情况 第八讲主持人与参会者的守则与责任 第九讲会议记录 第十讲会后跟进,第一讲当今会议面面观,【
3、本讲重点】会议的意义 会议的目的 会议的种类 会议的频率 会议成本的计算,概 述,会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是“高效会议管理技巧”的中心议题。,会议的意义,1会议是一个集思广益的渠道 如图，会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。,2会议显示一个组织或一个部门的存在
4、,会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。,3会议是一种群体沟通的方式,开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。,开展有效的沟通会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目
5、的。传达资讯通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。监督员工、协调矛盾许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。达成协议与解决问题达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤，通过这6个步骤，最终实现协议的产生和问题的解决。,资源共享利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。开发创意开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举行会议，形成新的构思，并且论证新构思，使其具有可行性。激励士气年初或年底的会议
6、通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心，朝着一个方向共同努力。巩固主管地位经理或主管为了体现自身的存在价值，更为了巩固自己的地位，经常会召开一些上下协调会议，以此来强化自己的地位。,会议的种类,会议可以按照人数、开会方式和开会目的进行分类，每一种分类都从一个方面反映了会议的作用，每一种分类都与人们的实际需要、社会的不断发展密切相关。,会议的频率,每种会议都有其合理的发生频率，只有掌握了合理的会议发生频率，才能更高效地利用各种会议解决问题、达到目的。1.固定的部门会议,2.全体会议,3.处理突发事件的会议,4.一对一会议,会议成本的计算,会议成本分为时间成本、直接会议成本和效率损失
7、成本3种。会议成本是非常可观的一笔数目，它关系到一家公司的得失成败，因此万万不可等闲视之。,1.会议的时间成本,2.直接的会议成本,3.效率损失成本,开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成公司整体管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的损失，就是效率损失成本。效率损失成本包括以下3种情况：,【自检】,请将下列相关选项用直线连接起来。A、固定的部门会议至少每两月一次B、一对一会议随时C、处理突发事件的会议按需要D、全体会议至少每周一次,【本讲总结】,从某种角度而言，世界是一个时时处处充满会议的世界。高效的会议能帮助我们迅速解决实践中遇到的问题，然而低效率的会议却往往占据上风，造成时
8、间成本、直接成本及效率成本的损失。因此，每个人应从基础做起，深刻理解会议的意义、目的、分类、合理的发生频率以及如何计算会议的成本，只有先掌握了这些基础知识，才可能使每一次会议都“行之有效”。,第二讲 会议效率不高的原因及解决方案,【本讲重点】会议效率不高的原因及预防性管理高效会议的八大特征会议规范,会议效率不高的原因及预防性管理,1会议的通病效率不高小王是一家公司的职员，他对公司会议有自己的一些想法，他的想法反映了许多公司会议的某些现状，值得我们思考。,很多公司往往由于以下原因，开会效率低下：,公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。许多重要的会都安排在周五下午开，或非要安排在事务繁忙的周一开
9、。许多主管对于何时开会几乎都不征询员工的意见。这使得员工疲于奔命，甚至得延后或放弃参加其他会议。有些“必须到会”的员工，因为已经与重要客户或政府官员有约在先，根本不能出席，这使得会议讨论很难进行。而到场的人往往并非与议题关系最密切的人，所以准备不充分或者根本来不及准备。时下有一句很流行的话“最近比较烦”，对太多像小王一样的职场人士来说，这句话可以改为“开会比较烦”。开会之所以烦，用小王的话来说，就是“会议常在毫无章法的状况下进行，甚至毫无意义地延长时间，即使有决议，质量也很低”，简而言之，会议效率不高。因此，寻找致使会议效率不高的原因就显得格外重要。,2会议效率不高的原因,会议效率不高通常由以
10、下7种原因造成。在这7种原因中，有3种原因是会议的“致命伤”，需要格外警惕。这3种原因是：主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作。,会议效率不高的原因及具体表现,高效会议的八大特征,与低效率会议相对的就是高效会议，高效会议充分克服了致使会议效率不高的种种不利因素。高效会议具有8大特征。,建议在正式召开会议之前，将高效会议的8大特征一一列出，并随时检验，充分做好预防性管理，使即将召开的会议能够成为真正意义上的高效会议。,会议规范,会议规范包含3个部分：会议时间安排的规范、固定的会议流程规范以及会议规范本身。,1会议时间安排的规范,上午8-9点之间，正是员工从家到公司，准备开始一天工作的时候。
11、这个时候的员工，心绪尚且混乱，还需一段时间才能进入工作状态。因此，试图在这一时间段举行会议、试图让员工回应会议提议或进行业务分析，从人的生理和心理角度来看，是不现实的。上午9-10点之间，员工已经开始进入工作状态。在这个时间段最适合进行一对一的会谈，同样也是进行业务会谈的最佳时机。上午10-12点或下午1-3点之间，最适合调动员工集思广益。大家利用头脑风暴，不断想出新点子、新方法。下午3-5点之间，最好不要安排会议。这个时段的员工开始进入一天当中的倦怠期，人人希望马上回家，在这个时段举行会议往往会事倍功半。,2会议规范本身,会议规范是指大家达成共识的会议守则。会议规范主要包括以下条款：所有与会
12、者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有参会人的开会时间。超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。所有与会者都要准备在会上发言。准时开始，准时结束。各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重要，需特别注意。意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮“黑脸”。会议结束2-3天后，所有与会者应拿到会议记录。所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。必要时请第三方监控，以保证会议质量。,3固定的会议流程规范,固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点,（1）一个中心一个中心是指整个会议的议程。一个中心包括：会
13、议的开始，具体包括：致欢迎词；阐明会议目的；交流会议议程；介绍时间安排、相关规章制度；指定会议记录人。进行会议讨论，可以分为不同的议程，比如议程一、议程二、议程三等。具体包括：分享话题和目标；交流信息；产生主意、做决定、确认行动；总结。结束会议，具体包括：总结；安排下次会议。（2）两个基本点两个基本点是指会议的一头一尾，即会议开始前的准备和会议结束后的跟踪，这两个基本点是最容易被忽视的。但是，它们却是保证会议成败的关键。所以，一个规范的会议流程必须包含会前的准备工作与会后的跟踪工作。会前的准备工作与会后的跟踪工作具体包括写、发备忘录，制定跟踪计划，以及安排下次做汇报的人选等。,【本讲总结】,会
14、议效率不高是当前许多会议的现状。因此，找出会议效率低下的原因就显得格外重要。通常有7大因素致使会议效率低下，针对这些因素，应在会前充分做好预防性管理。与此同时，清楚了解什么是高效会议、会议规范有哪些也至关重要，只有掌握了这些，才能从正面引导我们如何提高会议的效率。,第三讲 开会前的准备工作,1如何判断会议是否举行2会议准备的内容3确定与会人员4拟定会议议程5选择会场地点6发送会议邀请7会场布置8演讲材料（PPT）的制作方法9视觉、听觉与感觉材料的准备10收集更多信息（对听众需求的了解）,第四讲 成功会议的五种策略,1.引言 2.如何做开场白 3.如何分配发言时间 4.如何掌握议事进度 5.如何
15、达成会议决策,第五讲 会议中的沟通与反馈技巧,1引言 2会议中的沟通技巧 3会议中的反馈技巧,第六讲 会议主持技巧,1会议主持去除上台恐惧的方法（生理舒缓法、心理诱导法、自我解脱 法、压力转换法、超量准备法）2语言运用技巧（音量、语速、语调、重心、停顿）3眼神与手势运用技巧4吸引与会人员注意力的技巧5会议主持的风格展现,第七讲 如何对待会议中的意外情况,1.“蝉”型发言者的症状及应对办法 2.“鲨鱼”型发言者的症状及应对办法 3.“驴”型发言者的症状及应对办法 4.“兔子”型发言者的症状及应对办法 5.“螃蟹”型发言者的症状及应对办法,第八讲 主持人与参会者的守则与责任,1.主持人的守则与责任 2.参会者的守则和责任 3.主持人和参会者怎样达成协议,第九讲 会议记录,1记录者功能和胜任条件 2对会议记录的十大建议 3团队会议的误区,第十讲 会后跟进,1参会者如何进行会后跟进 2主持人如何进行会后跟进 3自我评定 4如何提高下次会议质量,祝大家成功！,
