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1、铁路施工竣工文件及资料的管理与上交摘要：洛湛铁路是中交一公局承建的第一个铁路建设项目，项目参建人员对于铁路的竣工资料了解比较少，铁路局对铁路竣工资料的要求也有所不同，本人在洛湛铁路YH1标竣工后参与对桂林工务段、南宁铁路局档案馆的竣工资料的整理与上交工作，并对其进行总结，归纳出铁路上对竣工文件及资料的具体要求。关键词：铁路 竣工文件 管理 上交 工务段 档案馆1 引言铁路工程建设中，施工资料的收集和工程实体的施工是同步进行的，在工程验收交接工作中， 完整齐全的竣工资料是工程建设项目的真实记录，为工程验收以及工程质量评价等提供了重要依据。竣工文件按照保存期限可分为短期、长期及永久三种，其中施工日
2、志为短期文件，施工过程中的检验批为长期文件，施工内开工报告、变更设计文件、工程施工小结、工程竣工数量表、各种施工检查证、原材料试验报告及出场合格证、混凝土抗压强度实验报告、压实度实验报告、单位工程质量验收评定表及竣工图纸等为永久文件。铁路施工中比较重要的施工资料有几大类，第一为平时施工中的工程技术资料，第二为施工完成后竣工交接时的竣工文件及交验文件。2 工程技术资料的管理2.1 建立完善的工程技术资料管理制度工程开工前，项目部首先应依据铁路资料的一般性规定和业主的特殊要求，对内业资料收集的内容、资料填写的要求、资料管理人员的职责、竣工资料的文整要求及规格等做出明确的规定，为工程技术资料的规范性
3、和统一标准提供依据。由于国内外先进技术的不断推广，以及新的技术规范、验收标准、行业标准的不断更新，及时掌握有关信息，更新版本，就可避免施工资料因采用过期作废的技术标准和规范而造成的麻烦。根据铁路建设工程都的特点，各个建设单位、接收使用单位对各项内容的侧重点是不同的。在施工和最后验收过程中，与接收单位的信息沟通和交流对资料的收集工作起着指导方向的作用， 有着很重要的指导意义。资料管理人员要积极主动地反映在资料收集过程中遇到的问题，督促业主以文件形式下发对竣工资料的具体规定和对问题的答复，尽量避免以后的返工或重复工作发生。2.2 施工资料的收集和整理资料收集的内容内容主要包括：开竣工报告及批复文件
4、、工程数量表、变更设计单、工程小结、各项施工原始记录、试验资料、工程日志、工程检查证、竣工验收证书或验收交接记录表、与建设项目有关的四方来往资料、竣工图、建交表等。2.3 隐蔽工程检查证和试验报告表的制作与填写隐蔽工程检查证和试验报告表格式一般要参考铁道部铁路工程建设监理暂行规定（铁建1994151 号）文件中确定的表格样式，竣工文件中建交表格式均按铁道部颁布的铁路建设项目竣工验收交接办法中规定的格式。若有特殊要求的，则根据工务段、铁路局档案馆的要求。在工程开工之初分专业将需填制的检查证、验评表的试验报告表目录分列出来，方便其他资料人员和工程师们查阅。施工中变更新增加的或初始遗漏的工程项目检查
5、证目录应及时增补。随着建筑业和科技的迅猛发展，一些新工艺和特殊工艺无配套的工程检查证，铁道部和业主也无相应的表格样式。为保证施工资料的完整性，可先用施工单位制定的统一格式，或与监理和业主商定后，根据设计要求自行设计制定表格作为原始记录保存。竣工文件要把隐蔽工程检查证和试验报告表全部汇总，然后装订成册，永久存档。3 竣工文件的整理3.1 竣工文件组卷要求建设项目在组成保管单位时，先区分专业，然后按单位工程组成若干个保管单位（即盒），一盒为一个保管单位。 组成保管单位时要考虑建设（运营）单位维修管辖区段，不是一个管辖区段的工程不能组在一起，即一个标段要分几个区间，每个区间自己组卷。铁路通信、信号、
6、电力、给水排水、电气化、房建、铁路用地等专业，应将站与区间分开组卷。 涵洞分别按区间组成保管单位。一个建设项目由两个以上单位负责施工时，其竣工文件可各按施工管辖范围组卷，但要考虑接管单位将文件材料与图纸合并组卷的要求。涉及综合性资料如：建交表、竣工验收报告、施工中来往文电等应由各总承包单位收集汇总，分别组成保管单位。 铁路征购土地、拆迁补偿等原始凭证的原件，由施工或购地单位财务部门单独组卷，归入地亩档案，交铁路局档案馆永久保存。施工（购地）单位财务部门保存复印件。 竣工文件一般按施工资料、工程日志、竣工图三部分内容组成保管单位 。各施工单位将施工过程中形成、积累的文件材料、图纸经过加工整理组成
7、保管单位（即卷），组卷时要遵循文件的自然形成规律和成套性的特点，保持卷内文件的有机联系。一般是先按专业，然后再按单项工程组成保管单位（卷），其案卷质量应达到铁道部办档20028号文件附件4规定的质量要求。 竣工文件在组成保管单位时，应分别对施工资料、工程日志进行整理装订，对图纸进行折叠，案卷要编张号，填写案卷封面、卷内目录、备考表。竣工文件的文整方法及案卷质量标准竣工文件的文整，是将收集的施工资料、图纸、工程日志，通过加工整理组成保管单位。整理的主要任务是：将应收集归档的施工资料编排好次序装订成册，贴上竣工文件软封面；对施工图纸进行修改，更换图标，按尺寸要求进行折叠或装订；对工程日志进行整理，
8、去掉空白页，对重要内容进行摘抄，装订成册，贴上软封面；对卷内施工资料、工程日志、图纸编张号，填写卷内目录、备考表，装入铁道部统一规定的科技档案盒内。 3.2 竣工资料的整理 对已形成的竣工资料进行排列，装订成册。其排列的顺序是： 开、竣工报告及批复文件 、工程施工小结、竣工工程数量表、变更设计通知单、建交表 、各种检查证、各种原始记录、各种原材料、成品出厂合格证、各种动力机械图纸、出厂合格证、说明书、单位工程质量验收记录、其他报表和文字材料、工程日志、竣工图（按专业、图号排列）。 以上各项内容如组在同一卷内，由于保管期限不同，整个案卷保管期限应从长。 施工资料装订厚度控制在15毫米40毫米之内
9、，装订前先除去金属物，检查文件材料是否齐全，空白页是否去掉，有无颠倒、错页、重份，表格文头是否一律向上或向左，施工资料装订线是否预留，小于A4 纸是否粘贴在A4上。文件材料采用棉线在左侧装订，以打4个眼为宜，装订后用胶水粘上铁道部统一规定的竣工文件软封面（式样档案馆与工务段给）。装订后要求结实牢固、整齐美观。 3.3 竣工图的修改、整理、折叠和装订 竣工图是对工程实体的写照，是工程档案中最重要的部分，是工程交接的重要凭证，其修改、整理要求是： 进铁道部档案馆的重点建设项目，要绘制正规的竣工底图。有的建设项目虽不属于进部档案馆，但图上有结构改变、工艺改变、平面位置改变、地下管线埋设位置等重大改变
10、、或在一张图上改变部位超过35%，修改后图面混乱的，应重新绘制。 新绘制或修改的竣工图，应将图上的施工里程改为竣工统一里程，如线路平、纵断面图上应将桥、涵、隧、站、道口、水准基点、曲线始终点、百公尺标、公里标等都修改成统一竣工里程。路基设计宽度也应改为实际宽度。 一个建设项目如一条铁路线的平、纵断面缩图，不能按施工管段分段绘制，应由建设指挥部组织统一绘制，以免影响使用效果。 桥梁、涵洞、房建专业在施工中如部分采用定型图、通用图，施工单位只需在竣工图上标明采用的图号即可，如整个建筑（房屋、水塔等）全部采用定型图、通用图时，施工单位应向维修部门提供一套完整的图纸。 一般工程项目的图纸，应在新晒的设
11、计蓝图上修改成竣工图，修改时应用碳素笔，不得用红色笔或圆珠笔。 新绘制或用设计图修改的竣工图，都应将原图标更换成正规的竣工图标，大小尺寸应以能遮盖住原图标为准，图标内施工负责人等要签署齐全，法律手续完备。与铁路施工局有所不同，竣工图标应包括以下几项内容：（1）施工单位全称、监理单位全称 （2）工程项目名称 （3）工程地点及单项工程名称、图纸所示部位 （4）施工、竣工里程 （5）开、竣工日期 （6）比例尺 （7）竣工图号（将设计图的“施”字改成“竣”字即可） （8）制图、复核、主管工程师、项目负责人、企业技术负责人、企业负责人、监理工程师、总监理工程师等签字。 竣工图纸一般散装在盒内，不装订。竣
12、工图折叠尺寸为297210毫米（即为A4纸大小），为便于查阅，要求将图纸先折成210毫米手风琴式，然后再折成297毫米。为使图标外露，叠图时应从图标处往后叠。厚度不超过40毫米。3.4 工程日志的记录要求及整理 工程日志需要记录：开竣工时间、施工勘测测量情况、工程进度、上级指示；每日完成主要工程数量、质量情况，气候变化情况；使用主要材料规格、质量及其材质、产品试验情况；隐蔽工程检查情况；施工中发现的问题及解决办法；在整理施工日志时去掉空白页及“流水帐”，留下有参考价值的内容，必要时对内容进行摘抄。涵渠按区间组成保管单位，（卷）内的单项工程其工程日志，可集中在一起用棉线进行装订，厚度不超过40毫
13、米，贴上统一规定的软封面，涵渠的竣工文件按每个涵洞分开装订。3.5 卷内施工资料、工程日志、图纸编张号 将整理好的施工资料、工程日志、图纸按组成保管单位的要求装入统一规定的科技档案盒内，然后再编张号。一个保管单位内按施工资料、工程日志、图纸的先后顺序排列，统一编一个张号，不是一个保管单位，不能连续编张号。 卷内张号的位置是：施工资料及工程日志在每一张的右上角（双面字页编一个张号）；图纸在图标的右上方。 张号用打号机打印，或用碳素笔、蓝黑钢笔编写。 一个保管单位内如只有图纸，且本身有张号，可不必另行编张号，如图纸与施工资料放在一个盒内，不管图纸是否有目录，应统一编张号。 张号从施工资料的内容开始
14、，统一用阿拉伯数字，从001起编，卷内目录、备考表、扉页、封面均不编张号。 3.6填写卷内目录及备考表每一个保管单位，均应填写卷内目录以揭示每一个案卷的内容。 卷内目录“名称”栏第一格应填写单项工程名称。 将盒内每份施工资料、工程日志、图纸的内容逐项登在卷内目录“名称”栏第二格以后各格内，要填写文件、图纸标题全称。卷内目录“张次”栏内只需填该内容的首页号，不必填起、止号，但最终件注起止号（如最后一项内容只有一张是50号，也要填上5050），这样能知道卷内总张数。 文件、图纸如有编号的（即文件号、图号），应在卷内目录的“图号或文件号”栏内填写清楚。 卷内目录应用碳素笔或蓝黑钢笔填写，要求字迹工整
15、、清晰、文面整洁不得涂改。交局馆的要求用铁道部档案软件输入打印。 卷内目录应放在一个保管单位文件材料的前面（不装订在施工资料内）。 每个保管单位内均应填写一份备考表便于统计卷内文件、图纸总张数，了解卷内存在的问题。备考表放在一个保管单位文件材料图纸的后面。交局馆的要求用铁道部档案软件输入打印。 3.7 竣工文件装盒 竣工文件按已组好的保管单位装入铁道部统一规定的盒内，此盒在不同的铁路局有不同的档案盒，可以从铁路局的档案馆购买，装盒的顺序是：卷内目录、施工资料、工程日志、图纸、备考表。 3.8 案卷封面和脊背的填写 案卷封面分为案卷软封面和案卷盒封面两种，案卷盒封面为科技档案盒封面，案卷软封面在
16、原科技档案盒封面基础上增加了施工里程和竣工里程两项，其他各项内容与科技档案盒封面内容相同。 案卷标题：主要包括项目名称、单位工程内容、是文件材料还是图纸三要素，如洛湛线长塘埠特大桥竣工文件材料及图。 施工里程：为施工设计时采用的里程一般用DK表示。 竣工里程：为建设项目竣工后统一丈量的里程一般用K表示。 形成单位：为卷内文件材料或图纸形成的责任者，即中交一公局。 形成日期：为卷内文件材料或图纸形成的起止时间（填到月即可）。 案卷软封面的案卷标题、形成单位、形成日期、密级等各项内容由施工单位填写；单位代号、种类代号、档案号、保管期限等由接收单位填写，此编号为铁路局档案馆或工务段提供，然后再填写。
17、3.9底图组卷及文整竣工文件底图的立卷整理程序基本与蓝图一致，所不同的要求有以下几点：不用编张次号、不用装盒。卷盒正面、背脊的填写改用牛皮纸，填写内容为：卷号、本卷张数、形成日期、形成单位、案卷标题，其中案卷标题另起一行书写。填写工具用钢笔或油墨套印，位置居中，每卷直径不能超过厘米。图纸捆扎。每卷底图用幅宽为米的牛皮纸包扎，并按第点要求填写内容。包扎用棉线，不能用胶圈，底图若超过米的，包扎纸可随之放宽。棉线捆扎位置要一致，做到整齐美观。4 竣工资料的移交4.1 竣工文件的交接手续和份数凡竣工验收的建设项目，在办理验收交接前，施工单位应编好已完工程全部竣工文件（包括征地资料）达到档案验收标准，经
18、初验工作组审查确认齐全、完整、准确后，交接管单位并按规定送铁路局档案馆归档。个别项目因故不能及时交接，由施工单位与接收单位共同协商交接时间，但最迟不得超过工程竣工验收后三个月。 4.2 竣工文件的汇总和移交 在移交竣工文件时，应该在建设单位的监督、指导下，向铁路局档案部门移交竣工文件，进铁道部档案馆的竣工文件由接管铁路局档案馆代收，然后转交铁道部。 编制的竣工文件除按规定进铁道部档案馆、城市建设档案馆外，交接管单位存档的份数是：铁路局、维修、使用单位各一份。竣工文件分送单位和数量，根据建设单位的要求确定。 一般为：铁路局档案馆、工务段和建设指挥部三份。在静态验收时，由建设单位组织监理、施工单位
19、、接管单位的档案部门和业务部门共同组成档案检查专业组对竣工文件的内容是否齐全、完整，文整质量是否达到部颁要求等进行检查验收和确认，凡达不到要求的，应退回施工单位进行修改，达到规定标准。 施工单位在办理竣工文件交接时，应分别填写“移交清册和目录”一式两份，交接双方各执一份，以备存查。 4.3 移交进局馆的内容及要求4.3.1进馆范围根据铁道部办档20028号文件（铁路建设项目竣工文件编制移交办法）要求：不同施工内容的单位上交不同的竣工内容，线下的施工单位应交的内容：线路、路基、桥梁、涵洞、隧道、站场房建、环境保护与水土保持、铁路用地等专业的竣工文件和图纸等内容。4.3.2 进馆要求移交进局馆的竣
20、工文件，内容要齐全真实，纸质优良，不能用复写纸、铅笔、圆珠笔书写，也不能用复印件归档，以利缩微翻拍和长久保存。移交手续。进局馆的档案要按整理顺序形成四种目录：案卷目录、卷内目录、全引目录、移交清单及清册。目录式样全部按铁道部档案软件中的要求打印。目录的存放顺序是，卷内目录放在每个卷盒内，移交清单和移交清册作为移交清点依据，并装订在一起，其中移交清册放首页，移交清单放后面，不同的项目要分开装订。 要用铁道部档案管理软件输入、打印各类目录，油墨印刷档案盒面、背脊、图纸档号戳记章等。5 总结：在竣工文件的汇总与移交交的过程中，要经常与铁路局档案馆、工务段等部门联系，不同的部门有不同的要求，而且移交内
21、容也不大相同，要多与其沟通；铁路局档案馆与工务段都可以提供可以进行整理的办公场所，建议尽量在此处进行汇总与编制，这样就可以尽可能多地与移交部门沟通，达到不缺少文件、不返工、无累赘的目的。铁路竣工文件的封皮、档案盒、卷内目录、页数及图纸等均需要进行输机操作，此处就用到了铁道部竣工文件管理软件，档案盒、竣工图纸、软封皮等需要对其进行文件名称的印刷，用针孔式打印机在蜡纸上打印，用刷子、油墨对打印在蜡纸上的内容印刷在相应的位置上；并对整个竣工文件自动生成移交目录和移交清册，这样就避免其他繁琐的工作。在竣工文件、尤其是在竣工图纸上，所有里程均为竣工里程，绝对不能出现施工里程。竣工文件的移交是一个建设项目重要的一个步骤，也是一个建设项目最后的一个步骤，有人忽略了它的重要性，其实竣工文件完全反应一个工程的优良性，在没有移交局档案馆的签章交接手续回执时，建设指挥部是不给予做末次计价的，只有把竣工文件整理到位、移交完全，才能算上一个项目竣工完毕。参考文献竣工资料管理汇编南宁铁路局
