中国石油电子文件系统.ppt

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1、,中国石油电子文件系统,中国石油电子文件系统项目组2007年7月12日,目录,1.项目综述 2.近期工作进展情况 3.系统方案 4.需要领导确认的事项 5.工作计划 6.系统演示,1.项目综述,项目名称：中国石油电子文件系统 管理单位:信息管理部 支持商：微软 依托单位：兰州石化（5人）实施单位:CNODC主要组成：电子文件生产系统 电子文件培训系统、测试系统,3,项目历程,1.项目综述,在中石油成功应用的情况 已在中石油内部大范围推广应用，股份公司共计推广了88家单位，收发文量都很大，应用的效果很好。目前在集团公司总部机关23个部门及52家所属地区企事业单位的推广工作也已展开项目推广的模式集

2、团公司采用统一推广：针对CNODC的企业特质，组建专门的实施队伍，目的：为CNODC服务，成功的实施电子文件系统的项目,4,1.项目综述,项目建设 队伍：系统架构组（程序开发调整）、推广实施组、运行维护组、实施单位项目组系统升级计划 由于系统推广应用已快4年，期间不断改进接近成熟，系统升级工作随集团公司一并进行。今年随着集团公司全面推广,系统根据集团公司需求,做了大量的改动,5,1.项目综述,电子文件系统基于工作流的设置方式定制文件流转方式，方式灵活多变 电子文件系统可实现的流程管理：发文管理（公司发文、公司发函、部门发函、公司党发文、公司党发函等其他发文）收文管理（公司收文、部门收文、函、传

3、真）、会议纪要、公司呈批件 其中：通知、决定、公告、通告、命令、通报、议案、报告、请示、批复、意见等文种都可以实现,系统功能：,1.项目综述,4.查询功能个人文件已发送文件已处理收文已会签文件已中止文件已发送传阅文件已接收传阅文件部门文件已发送文件已处理收文已会签文件已中止文件,5.个人辅助功能个人基本信息个人授权个人常用语文件统计个人任务查询移动办公移动办公即时消息,1.收文管理（传真）收文签收收文登记收文传阅收文办理2.发文管理发文功能发文流转3.通用功能待办事宜经办事宜报表打印,系统功能：,1.项目综述（系统展示）,8,中国石油标识,员工部门显示,通用功能区-待办业务,公文表单数据列表窗

4、口,数据系统接口,2.近期工作进展介绍,2.1 CNODC办公自动化相关系统现状调研 邮件系统:Exchange邮件服务器，域名,用户800人左右 门户网站 公司内部网站 集团门户 公文管理系统 基本情况：2003年上线，用户数272人，收发文流程 8种，字号35个，截至目前共发文683份，办理收文12938份（电子传真居多）流程种类：公司发文、公司发传真、部门发传真、公司呈批件、部门呈批件、收文流程、收传真、发文转收文功能：可以公文收发，查询，统计；附加通知功能，邮件和档案管理，利用率都不高；系统不能签名、加盖公章、归档在系统外、打印纸质文档加盖物理公章运作：依托楼层商务秘书业务特点：公文收

5、发外，以电子传真形式与海外分支机构做大量的公文往来,9,2.近期工作进展介绍,2.2 联合项目组开展的工作网络环境调研与测试总部和集团、海外卫星链路和VPN链路组织机构状况调研（AD目录）公文收发情况的调研应用的文种：红头文件、通知、公告、会议纪要、函、请示、呈批件等流程图制作红头模板以及对应的字号程序性审批文件（可以实现，但显示的方式与现有的文件形式不同）方式一、方式二系统方案设计（讨论）测试环境的搭建在个测试部门流程配置及试用 服务器安装-测试部门调研-流程配置-测试流程-用户体验-意见反馈,10,3.系统方案,3.1 总体目标：在中国石油天然气勘探开发公司建立统一、满足业务需要、符合国家

6、法律法规的电子文件系统在2007年10月1日前完成公司统一的电子文件系统建设，系统实施以后将建立一个基于事件驱动，横向覆盖CNODC总部机关各部门，纵向覆盖地区公司、项目公司、其他所属单位的电子文件系统，在CNODC总部和它们之间实现高效、稳定、快捷、安全的公文传输 3.2 阶段目标：第一期：在CNODC总部机关各部门之间分步迭代地推广电子文件 系统，共计20个部室第二期：在CNODC地区公司、项目公司、国内单位建立收发文点实现与CNODC总部公文流转，分步推广电子文件系统,3.系统方案,3.3 实施组织范围：一期为CNODC总部机关各部门：20个部室 二期有选择地实施地区公司（3个）、项目公

7、司（39个）、海外研究中心、中亚公司、南方公司建立收发文点,3.系统方案,3.4 实施业务范围 发文：红头文件：公司发文、公司发函、部门发函、公司党发文、公司党发函、党群部门发文）其他文件种类：会议纪要、公司呈批件、（通知、决定、公告、通告、命令、通报、议案、报告、请示、批复、意见等文种可以在部门发函中实现）收文：公司收文、收函、收传真；部门收文、收函、收传真,3.系统方案,3.5 四个部署可选方案（需要领导确认）方案一：保持本公司现有域不变，基础服务器和应用服务器由本公司独立搭建方案二：保持本公司现有域不变，采用集团公司统一部署的基础服务器，本公司只部署应用服务器方案三：保持本公司现有域不变

8、，按集团公司统一部署方案执行方案四：将本公司的域过渡到集团公司下，按集团公司统一部署方案执行,16,3.6 方案比照,17,3.系统方案,3.7 可选方案分析 方案一的可行性不强 硬件投入成本最高、维护工作量最大，系统运行可靠性无法保证、两套帐户进入、和其他系统对接难、信息孤岛态势 方案二(关注)应用服务器在本公司，数据保存在本公司，维护工作量较第一少；比方案三、方案四多，两套帐户进入，信息孤岛态势 方案三(推荐)使用统一部署方案，硬件投入、维护工作量少，系统运行可靠性高，便于和集团单位互通互连，保留现有cnpcint邮件帐户和域 方案四是长远考虑 除具有方案三优点外，便于与集团其他功能模块对

9、接，和便于和集团互连互通，存在问题：域的选择，冲击比较大,3.系统方案,3.8 系统的安全性和稳定性 网络安全基于用户网络环境 数据访问的安全 办公自动化的授权用户可以使用其授权范围的功能及操作相关的业务数据。操作业务数据的同时，也仅限于业务数据授权的操作。,3.系统方案,3.8 系统的安全性和稳定性 传输安全 服务器证书是数字证书的一种形式，服务器证书通过在客户端浏览器和Web服务器之间建立一条安全通道保证了双方传递信息的安全性，而且用户可以通过服务器证书验证他所访问的网站是真实可靠的。服务器证书(server certificates)组成Web服务器的SSL安全功能的唯一的数字标识。通过

10、相互信任的第三方组织获得，并为用户提供验证Web站点身份的手段。服务器证书确保用户关于web服务器内容的验证，同时意味着建立安全的HTTP连接是安全的 SSL/数字加密证书等技术确保在浏览器和 Web服务器、Web 服务器到业务服务器、业务层到数据层等之间传送的敏感数据的安全。用以保障在Internet上数据传输之安全，利用数据加密Encryption技术，可确保数据在网络上之传输过程中不会被截取及窃听 目前一般通用规格为128 bit之安全标准，在银行、大型网上交易等行业普遍应用,3.系统方案,3.8 系统的安全性和稳定性 信息安全 电子文件，签名、印章等，系统采用基于微软的信息权限管理技术

11、IRM，保护信息不受未经授权的打印、转发或复制,同时，由于该保护措施内嵌于文档中，所以无论文档被拷贝或发送到什么地方，访问限制始终施加于信息上 设置不同等级的文件权限，针对特定用户或用户组更改权限等级;根据角色和职责来分配权限；限制文件打印，以及可以打印的份数；防止没有授权的用户拷贝、剪贴、保存、另存、打印信息内容 举例如下：,3.系统方案,多种多样的安全手段,多种多样的信息安全安全手段,多种多样的安全手段,3.系统方案,网络防范,主机防范,主机防范,数据防范,应用系统防范,3.系统方案,3.8 系统的安全性和稳定性现阶段的安全 非涉密文件和商秘级别的涉密文件在此电子文件系统中应用；普秘级别的

12、涉密文件按原有工作模式进行：即集团公司发到CNODC沿用书生系统，CNODC内部流转仍为电子传真与人工传递结合的方式落实安全保障的下一步措施 集团公司计划于明年4月份之前本系统能够达到符合国家法律法规的安全保障，我们将与集团公司及时沟通，争取能够在CNODC电子文件系统上提前使用稳定性 系统本身的稳定性（优化的WEB、数据库设计）B/S架构决定其还需要依托网络建设的稳定性,3.系统方案,3.9 系统数据备份（除统一部署外）为保证系统能够724 小时的运行，防止电子公文系统数据丢失，对数据库应进行有效的数据备份 可采用备份方法：完全备份、增量备份等，建议数据库每天增量备份、每周完全备份,25,3

13、.系统方案,3.10 实施与维护的分工北京项目组 实施中：按照标准实施规范和计划在CNODC分布迭代实施 实施后：基础服务器硬件设备维护和系统维护根据方案来定系统升级指导应用软件维护提供技术支持,26,CNODC项目组 实施中：配合做调研、规划、建设、测试、培训等实施工作 实施后：基础服务器硬件设备和系统日常维护根据方案来定应用服务器硬件设备和系统日常维护、软件升级根据方案来定应用系统管理员:流程调整、角色设置、用户帐户调整、终端用户桌面标准化、用户培训及系统运行过程中用户出现的操作失误等日常问题处理,3.系统方案,27,3.系统方案,28,3.11 运行维护,3.系统方案,3.12 项目进度

14、,4.需要领导确认的事项,4.1 系统部署方案的选择 4.2 系统方案确定后，需要落实准备工作 方案二需要落实硬件设备，配备应用管理员和系统管理员各一名，方案三或四只需要配备一名应用管理员,该人员为实施以后长期存在在CNODC本部实施期间进行270多台机器桌面标准化，需5名本部人员进行桌面标准化工作,5.工作计划,5.1 持续调研业务详情 在总部机关所有部室深入调研业务需求 扩展调研与试用范围 确认标准流程5.2 流程配置、测试与调整 组织机构人员核对调整 项目组内试用与意见反馈 完成已确定流程在系统中的配置5.3 搭建生产系统（如果选择方案二）,31,5.工作计划,5.4 培训计划与策略 针

15、对不同用户采取集中培训与分散培训相结合方式：桌面标准化培训：对桌面标准化人员进行为期一天培训按部门对业务人员进行使用培训，每期20人左右，一周时间公司领导：采取休息日单独培训对文书：除正常培训外，重点支持一周左右没有参加培训的员工或出差员工回来后由本地应用管理员培训 针对海外人员采取远程培训与回国轮休时专门培训结合的方式远程培训:视频会议和远程登录方式对CNODC赴海外人员回国时，必须接受该系统培训，并形成一种制度,由本公司应用管理员负责该项任务培训,5.工作计划,5.5 在领导确认以后争取早日达到一个阶段性的里程碑 按照系统方案中的推广实施规范和计划执行5.6 推广实施计划 见附件,6.系统

16、演示,6.1 截图说明6.2 在线演示,34,6.系统演示,36,中国石油标识,员工部门显示,文字教学站点和视频学习站点入口,1,功能菜单区域,2,公文表单数据列表窗口,3,数据系统接口,6.1.1 发文,37,登录系统，选择发文，进入流程启动页面,输入公文标题,选择红头模板,若需他人进行代拟稿则选择代拟稿人。然后点击提交按钮,完成发文的流程启动。,填写公文标题,选择公文套用红头,选择是否使用代理拟稿人,以公司发文油办字为例,6.1.2 拟稿,38,拟稿人填写信息界面，填写公文所要求的各项数据材料，并编辑正文。,1,公文要素数据填写区,2,公文流转出口按键,正文编辑按钮,数据出口选项,6.1.

17、3 拟稿-正文编辑,39,拟稿人可以进行普通的WORD拟稿操作，亦可通过公文编辑功能按键区中的按键进行便捷操作。,1,公文正文编写区,2,公文编辑功能按键区,正文进入编辑状态按钮,6.1.4 审核,审核类按钮是审核人在点击【操作界面出口】之前，必须填写审核人意见。,40,发文流程流转出口,审核意见,公文正文数据资料区,审核人可以通过点击打开正文的按钮对正文进行查看和编辑修改,6.1.5 领导签发,41,领导签发，签发人的注意事项主要包含三点：选择是否同意、输入批示意见、选择证书。,证书选择窗口,电子签名区,领导意见框,文件生效选择框,6.1.6 电子印章,42,盖章是对正文内容做最后的操作，盖

18、章人在盖章时需要对正文格式的规范性的检查。盖章操作同样需要使用电子证书。,1,电子红头,2,文档操作功能按键,点击该按键在弹出窗口选择证书，可加盖电子公章,6.1.7 发送（打印权限设置和管理）,43,进入代发送公文的处理页面，按要求打印公文正文、附件及发文稿纸以备存档，同时点击发送按钮，将公文正文、附件发送到主送单位、抄送（抄报）单位。这里设置的打印份数主要是收文单位可打印的红头红章的电子公文的份数。可以采取单一设置和统一设置两种方式。,点击该按键可进入设置附件权限的窗口,6.1.8 收文-启动流程,44,对于上级下发的电子文件，用户可以在系统中直接启动收文流程进行接收，对于纸质或其他途径的

19、公文可以手工启动一个类似的流程加以弥补，并进行流转。,收文可进行包括登记、拟办、转办、批示批阅、承办、归档的功能操作。,收文流程启动按钮,6.1.9 公文查询,45,可对不同时间，不同文种以及按照文件要素（拟稿人、字号等）进行精确查找，同时点击单一公文后,可以详细查询该文件的流转过程。（下一页）,公司部门树形图,公司文种流程树形图,被查询公文的数据列表,6.1.10 单一公文流程步骤查询表,46,在这个查询表中我们可追踪每个公文完成的情况已经目前进入到公文流转的哪个步骤，实时对公文流转进行查询。,6.1.11 公文查询-综合统计,47,系统用户可以针对不同时间，不同部门、按类型进行发文数据的综

20、合统计，系统会自动进行精确查找，同时生成一张详细的数据表单，节省文书的统计核对工作。,上表显示总经理办公室2007年7月1日至31日期间按流程类型、单位和时间统计排列的发文数据表单,查询条件填写框,统计类型选择框,公司部门地址树,6.1.12 个人资料维护-个人授权,48,用户可在个人授权中维护个人在系统中的信息，包括Email、电话、当前的用户状态等信息，同时可以选择委托人在本人因某些原因不使用系统的时候代替本人进行公文处理。,选择人员,用户可在这里选择自己在不使用电子公文系统期间由谁帮助处理文档,6.1.13 个人资料维护-个人常用语,49,系统用户可以通过在个人助理中的个人常用语设置，预

21、先设置用户需要的在系统中经常填写的意见常用语，如：同意、不同意等，方便用户快捷填写意见，不需要重复进行键盘操作，方便您的使用。,已经建立的个人常用语，可以进行选择后修改和删除的操作,用户可在这里填写个人常用语，并点击添加将订制的数据写入个人数据库,谢谢！,即时消息系统,51,电子公文系统在处理过程中会产生很多种类的任务，系统中任务处理的不及时往往造成公文处理效率的降低。任务订阅及任务通知子系统将待办任务以即时消息方式通知用户尽快处理。返回,PDA移动办公,52,返回,网络情况,CNODC总部和集团相连，INTERNET，网络出口带宽为20M海外网络建设以卫星通讯和SSLVPN接入方式为主，同时部分海外用户，通过Internet以VPN拨号以及电子邮件传送的方式访问内网服务 CNODC的网络链路基本分为卫星链路和VPN链路，其中海外卫星通讯覆盖尼日尔、苏丹、哈萨克斯坦三个国家，通过租用中国卫通卫星通讯线路。CNODC总部至尼日尔带宽为128K，卫星落地许可申请时间为一年；至苏丹、哈萨克斯坦带宽为384K，卫星落地许可申请时间为半年至一年。主站设在中国卫通，CNODC总部至中国卫通租用2M专线,