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1、TMS开发业务需求文档TMS需求调研文档 起点:接到客户订单信息 终点:客户签收,回单返回 1.提货,发运流程图 运作 仓库 A 1 预审单,缓冲池 开始 司机,承运商 C 客户 D 客服 E B 审单 2 3 4 5 6 7 8 调配 结束 开托运单 客户签收 回单管理 交接确认 异常处理 派车单 车辆在途 标签 应收审核 调度派车 接收指令 开单 开单 打包贴标 提货 接单 交接/预约 发运交接 在途跟踪 流程说明 任务名称 节点 目的/操作描述 注意事项 1.仓库出货的单,无论哪种方式接的都应由WMS对接到客户订单 1.wms系统对接 2.客户系统对接订单 接单 A2 3.手工录入,EX
2、CLE导入 客户指令 1.退货指令2.调货指令3.提货指令4.其他 TMS; 2.TMS接单前有缓冲池(预审单),能看到即将进入TMS的订单信息:件数,体积,重量, 目的地,客户发运说明。便于预调车 3.需要提货的,只知道体积,提货地,系统先做提货指令派车,生成派车单。 1.外提订单手工录入或批量导入 2.无订单信息的,暂时开不了单的,只知道提货地,体积,系统需有提货指令,先安开单 A3 WMS接口过来的订单,系统自动开单 排车出去提货,提货回来后根据详细订单号录入信息,分摊提货费用 3.简易开单,只录入基础信息:单号,收件人,件数,体积,目的地,后续补全信息 方式一:系统应有两个窗口/页面,
3、分市内,市外,订单根据目的地默认出现在对应的窗口,若市外订单适合市内调度派车操作的,可在市外窗口里调度审单,市内调度负责市内订审单 B1 单安排,市外调度负责长途发运安排 将订单转到市内调度处。 方式二:不分窗口,全部订单出现在一起,市外市内调度筛选自己的订单作业; 调度绩效,计提记录 相关资料 1.交接:跟仓管交接,货物交接,对于提货订单如果无详细信单据交接 交接/预约 B2 2.预约:需派车提货的,根据提货信息,跟客户预约时间提货 1. 运作专员打包前需复核,复核无误后领取耗材装箱打包,打包贴标 B3 TMS系统打印标签,贴标 2. 标签信息至少包含:起运地,目的地,收货人,件数,单号,打
4、印日期,时间 1.市内订单:系统针对订单自动匹配路线,车辆信息,跟车人员 市外订单:系统根据订单目的地,2.承运商所在园区,自动生成路调度派车 B4 线,匹配车辆,跟车人员 生成派车单或者放行条 3. 根据发运方式:快递,公路零担,公路整车,空运晚班,空运早班 4. 合单,拆单 1.司机通过手机或APP接收短信平台下发信息接收指令; 接收指令 C4 2.承运商通过系统,或者手机信息,APP,电话接收上门提货指令; 单据交接,装车 车辆在途 发运交接 交接确认 C5 C6 C7 车辆在途,发出到达目的地。 车辆到达承运商处,卸车,跟承运商交接件数,体积 车辆在途状态允许加单,改单 司机/跟车人是
5、否在系统操作到车确认 1.跟车员在手机APPTMS系统根据订单录入托运单号,应付体积,件数,系统自动运算应开托运单 C8 开具承运商托运单 付价格 2.发运人员应对应付体积负责,加强开单技巧,应付体积适当开少,系统按此计算提成、 提货 D3 到客户门店,工厂,仓库提货 到提货现场才获取订单,知道开单 D4 系统开单 具体提货信息的,提货员自带可粘贴条码,贴在单上,扫描后录入订单号,数量,1.运作复核不用PDA复核 但领取耗材,装箱明细需要PDA扫描,并打印出对应的箱码,打包环节参考新的WMS设计 2.系统记录打包人员,所使用耗材,自动计提,计算/记录成本 1.系统有短信平台,发送发车指令给司机
6、,跟车人员;系统有发车确认操作。 2.派车单有线路指引,列出客户或承运商到达次序;长途订单根据体积重量自动匹配运输方式 3.租车应付费用根据订单体积自动分摊 4.系统记录计算自有车辆司机提成或长租车,外包车费用 搬运工装车计提:给搬运工设置编号装车后扫描订单,与装车人员条码绑定; WMS 息,可在系统备注数量,体积,重量,提货时间,地点等描述字段,可方便更改。 重量,件数,上传数据或订单带回公司后再录入信息开单 1. 本身有标签的可不操作 标签 D5 现场打印标签,贴标签 2. 无标签,有指令需要分货的现场打印标签 客户签收 D8 市内订单客户签收,市外订单客户签收 1. 发送短信方式确认到货
7、 2. 签收确认:图片,APP拍照, 异常反馈。 项目专员对于每一单都需要审核应收信息:应收体积小于应应收费用:发运人员录入实际体应收审核 E5 积,件数后,应收应付费用系统自动运算 付体积,应收费用小于应付费用时,系统有提示,需要手工填写原因,否则订单审核不通过,审核通过后,此类订单会转移到部门经理/财务,再次审核, 1. 界面录入简易,按车,按订单,按托运单,录入在途信息; 2. 系统支持GPS信息跟踪,手机定位跟踪; 3. 按照承运商或其他查询条项目专员通过电话等,询问承运在途跟踪 E6 商,客户跟踪在途信息,并录入系统 件批量导入信息,或对于有系统的承运商直接将在途信息导入TMS系统
8、4. 多次跟进信息分开:在途1,在途2;根据合同时效信息自动预警 5. 跟踪记录,承运商发车时效,数据真实性,配送时效性月未导出报表分析 异常处理 E7 异常登记,统计,记录处理 1. 按订单,运单产生异常 2. 异常的审批流程对接OA系统 3. 异常说明,处理,记录损失,赔偿金额分摊:承运商,个人,保险,客户 4. 核销 5. 异常事故报表 1. 回单时效要求 2. 回单的分数,页数有体现,且与托运单号对应 3. 批量扫描上传与订单号对应 4. 回单在途,分段签收记录 5. 系统记录承运商回单返回时效,规律,生成报表 6. 承运商回单回齐后,运作中心回单管理员系统推送信息给财务 调配 E9
9、1.分公司调配中转配送业务 2.按托运单确认到货,按订单号确认到货 1. 订单分段处理,始发公司操作后订单实时转到中转公司系统,挂在途 2. 中转公司接单后可以预安排,货到后系统操作到货确认,信息实时反馈始发公司系统 3. 中转公司配送或发承运商后,信息,费用等实时传递,分摊 派车单信息包含:司机,车牌,派车时间,目的地,线路,体积,重量。相当于开给司机的托运单/放行条。 派车单状态:等待派车,已派车,已装车,在途,已到达,已返厂 预约功能:跟客户预约提货时间,提货地,提货时间,提货对接人可能会发生变化。 提货现场取单:运作专员手机APP填写自带条码,客户订单号,数量,目的地,收货人 指令:退
10、货指令,提货指令,调货指令 2.市内配送流程图 仓库 A 1 2 3 4 5 6 7 8 开单 接单 开始 运作 B 司机,承运商 C 客户 D 客服 E 调度派车 调配自提 派单 复核 装车 发车确认 在途跟踪 送达 签收 回场 回单管理 流程说明 任务名称 节点 目的/操作描述 注意事项 1.仓库货物出单 2.外部提货订单 3.中转调配 4.客户通过我们系统下单 对于需外提货物,属于市内调度操作还是长途发运调度操作问题:外提货物在获取订单开单 A3 系统开单 进入WMS前,已分配好市内还是市外操作提货,提货回场后,根据订单信息,系统中操作将对应的订单转移到市内或市外窗口。 1.调度人工分单
11、,扫描订单条码,系统记录本司司机或长租车,调度派车 B3 输入车牌号码,生成派车单 2.系统自动生产线路,客户订单自动派车策略 派单 B4 给司机,跟车员派对应的签收单,派车单或放行条上有线路标派车单,放行条 记,到达客户先后次序 本司运作专员复核,复核后跟复核 B5 复核对应需装车的货物 司机交接件数 广州市内配送货物由司机自己找货,复核? 调配自提 装车 发车确认 送达 C3 C5 C6 C7 到承运商门店提分公司需中转货物 根据派车单装车 系统操作发车确认 送达客户现场 1.调配自提直发 2.调配自提回场 装车扫描,派车单跟装车搬运工,订单号绑定 司机/运作专员手机APP系统操作发车确认
12、 司机/运作专员手机APP系统操作到货确认 异常货物回场记录,系统体现回场 C8 车辆回场 记录; 代收支票回场登记 签收 在途跟踪 D7 E6 客户签收 客服在途信息跟踪 司机/运作专员手机APP系统操作对应订单客户签收时间 系统允许临时加单,退单, 临租车费用与提成,计算绩效,提成 相关资料 回单管理 E8 回单管理 回单扫描与订单号关联 3.服装中转提货 运作 仓库 A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 分拣贴标 到货确认 开单 调度派车 接单 开始 司机,承运商 C 客户 D 客服 E B 预约 接收指令 现场提货 改单 插单加单 发车确认 装车 在途 到货确认 分拣贴标 开托运单
13、签收 任务名称 接单 节点 A2 目的/操作描述 系统接单,有可能有没订单明细需驻场人员提供信息 在无订单明细情况下,建议先开单 A3 系统开单 派车提货,海澜之家经常出现提货现场改单现象 1. 调度扫描订单条码生成派调度派车 B3 调度派车 车单 2. 系统自动生成派车单 接受指令 预约 C3 D1 司机通过短信/APP接收提货指令 跟客户预约提货 系统计算司机提成或计算司机运费,根据订单体积分摊费用 预约可能出现提货地,时间,体积的变化,在系统备注 驻场人员拿到订单后贴上条现场提货 D3 驻场人员现场提货 码,扫描条码输入客户订单号,收货人,件数目的地等信息上传系统 改单 发车确认 D4
14、C5 驻场人员交接货物后有改单情况的实时改单 司机/运作专员在手机APP操作发车确认 司机/运作专员手机APP操作到货确认 我司运作或落地配按单分拣,需打包贴标的打包贴标 开具承运商托运单 运作人员操作手机APP录入应付信息 1. 系统记录到货时间 2. 到货有可能提回本司仓库有可能到承运商档口分货 改单后,需要修改已上传数据信息对应订单号件数及体积 系统记录发车时间 注意事项 相关资料 到货确认 A7,C7 分拣贴标 开托运单 A8,C8 C9 4.提货返厂,仓库,门店 运作 仓库 A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 插单加单 开单 调度派车 接单 开始 司机,承运商 C 客户 D 厂,
15、仓库,店 E B 预约 接收指令 提货交接 发车确认 装车 在途 到货确认 签收 说明:各流程节点与前面一样,注意信息流反馈。 5.应收应付录入与更改,审批 客服专员 客服经理 A 1 2 3 4 是 确认 信息正确 审核1 否 审单 预警 开始 财务 C D E B 审核2 确认 任务名称 节点 目的/操作描述 1.根据托运单信息审核收货人,地址,应收体积,重量,发运方式,总费用等1、项目专员须检查托运单的收货人、地址信息是否正确,若发现开错单,立即反馈运作截货; 2、根据承运商报价及立方数检查直接运费是否准确,若发现四舍五入,在托运单上注明实际运费审单 A2 并按此录TMS、同时立即通知承
16、运商更改; 3、记录问题托运单,及时反馈运作; 4、承运商报价以外的所有变动运作费用,如,合同中未约定的送货费、搬运费、上楼费等,必须首先上报盛总审批,未经审批一律不得计入应付费用中。 1. 当应收小于应付时,系统信息是否正确 自动预警 A3 审核总信息是否正确 2. 理论与实际金额差异较大的须重点检查,系统自动预警 确认 A4 信息无误确认完成 3. 当天任务当天没完成的,次日预警 B2 客服经理收到未完成审单预警 9点前系统自动发预警信息给客服经理,系统记录,扣减绩效 1.费用有误,客服更改后需操作审核1 B3 系统转单至客服经理处审核。 2.此处信息,费用修改需做调整单 审核2 C3 财
17、务审核 1应收应付信息未录入的订单不允许转到客服经理处。 2.客服经理有权限随时查看所有订单,可抽查审核 3. 客服经理审核调整单 客服经理审核后续转到财务审核 注意事项 1. 应收信息在运作发运完成后,录入应付信息时,系统已自动生成应收信息 2. 审核应收信息时,应付信息也要审核 3. 若无应付信息的,系统预警 4. 系统记录审单人员,计算绩效,提成 相关资料 说明:订单信息更改,增加,不能覆盖更改前信息,系统要有信息调整记录。 6.异常审批 1) 按订单、运单产生异常 2) 异常的审批流程对接OA系统 3) 异常说明、处理,处理异常责任人,结果考核,记录 4) 异常记录损失,赔偿金额分滩:承运商、个人、保险、客户 5) 异常费用需要核销管理 6) 异常自动发给客户 7) 异常处理完毕,运营中心异常管理员系统推送至财务主管 7.账单 1) 应收应付账单,账单统一格式 2) 一个订单可能有两个以上的账单 3) 每个费用可单独做账单 4) 关账 8.核销 1) 按账单核销 2) 应收应付系统操作状态变为已收已付 3) 对应账户 9.应收应付,客户KPI考核档案维护 1) 中心统一维护,参考现有模式 2) 维护合同档案,应有起止日期,合同号,合同到期,系统有提示 3) 维护客户KPI考核信息,每个操作节点达到KPI考核预警时系统提示