物资采购管理系统.docx

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1、物资采购管理系统摘 要 物资采购管理系统是用于企业管理中物资采购信息管理的系统，其开发的主要功能是：当物资入库时登记其基本信息，包括物资的种类、名称、数量等，然后登记物资的入库资料，包括入库的时间等，最后对物资的入库和出库资料综合得出各种物资的各类信息，方便进行后续工作。总的说来，物资采购管理系统就是通过采购、仓储、综合、出库、配送等活动，解决物资供需之间存在的时间、数量、品种、价格等方面的矛盾，以此衔接社会生产的各环节，从而确保生产的顺利进行。 本系统是运用使用 Microsoft公司的 Visual FoxPro开发工具，利用其提供的各种结构公的开发工具设计数据库并开发此产品。本系统利用系

2、统提供的大量控件和组件，从最初的用户需求分析,数据库结构设计，到各种表单的制作都给出了每一步的设计细节。本系统界面采用Windows系统的通用界面，凡具有一定计算机操作知识的人都可以方便、自如地使用本系统。 本文详细的介绍了系统制作的整个过程。按照软件工程设计思想，采用生命周期法进行全程开发，包括需求分析，系统总体设计，系统详细设计等。 关键词:采购；窗体；管理系统；软件产品 I Abstract Commodity purchase management system management system is uses in the business management the commo

3、dity purchase information management system, its development main function is: When commodity warehousing registers its basic information, including the commodity type, the name, quantity and so on, then the registration commodity warehousing material, including the warehousing time and so on, final

4、ly and the storehouse material synthesis obtains each kind of commodity to the commodity warehousing each kind of information, facilitates carries on the following work. Generally speaking, the commodity purchase management system management system is through the purchase, the warehousing, the synth

5、esis, activities and so on storehouse, allocation, aspect and so on time, quantity, variety, price which between the solution commodity supply and demand exists contradictions, by this engagement social product various links, thus guarantees the production to carry on smoothly. This system is the ut

6、ilization uses Microsoft Corporation Visual the FoxPro development kit to take the backstage database management system, The design database and develops this product. This system provides using the system controls and the module massively, from initial user demand analysis, The database structural

7、design, has all given each step design detail to each kind of form manufacture. This system contact surface uses the Windows system the general contact surface, every has certain computer operation knowledge people all to be possible convenient, to use this system freely. This article detailed intro

8、duction system manufacture entire process. According to the software engineering design concept, uses the life cycle law to carry on the entire journey development, including demand analysis, system design, system detailed design and so on. Key word: Purchase；Window； Management system management sys

9、tem；software productII 目 录 前 言. 1 1 系统调查 . 2 1.1 系统名称 . 2 1.2 现行系统存在的问题 . 2 1.3 项目的目标 . 2 1.4 项目的范围 . 3 1.4.1 本系统所需的基本软件配置 . 3 1.4.2 本系统所需的主要硬件配置 . 3 1.5 可行性研究阶段经费估算. 3 2 可行性研究 . 3 2.1 现行系统调研 . 3 2.1.1 现行系统目标 . 3 2.1.2 用户组织机构 . 4 2.1.3 系统的业务流图 . 4 2.1.4 系统的接口 . 6 2.2 可行性分析 . 6 2.2.1 可行性分析的目的 . 6 2.2

10、.2 技术可行性 . 6 2.2.3 经济可行性 . 6 III 2.2.4 操作可行性 . 7 2.2.5 可行性研究的结论 . 7 3 系统分析 . 7 3.1 系统的功能描述 . 7 3.2 系统的性能描述 . 7 3.3 系统的逻辑模型 . 8 3.3.1 系统的数据流图(又称DFD) . 8 3.3.2 系统数据流图中图形符号说明 . 8 3.3.3 系统数据流图中图形 . 8 3.3.4 系统具体的数据流图 . 9 3.4 系统的逻辑模型详细描述. 11 3.4.1 系统数据字典中数据存储的描述 . 11 3.4.2 系统数据字典中数据流的描述 . 12 3.4.3 系统数据字典中

11、数据处理的描述 . 15 3.5 系统安全性的分析 . 17 4 系统设计 . 17 4.1 设计思想 . 17 4.2 系统模块设计 . 18 4.2.1 系统功能模块图 . 18 4.2.2 系统的IPO图 . 19 4.3 系统模块描述 . 21 IV 4.3.1 基本信息设置模块描述 . 21 4.3.2 采购管理模块描述 . 21 4.3.3 财务管理模块描述 . 21 4.3.4 统计汇总模块描述 . 21 4.3.5 系统管理模块描述 . 21 4.4 数据库设计 . 21 5系统实施 . 23 5.1 系统管理模块详细设计 . 23 5.1.1 系统管理模块功能 . 23 5.

12、1.2 系统管理模块输入/输出界面设计 . 23 5.1.3 系统登录模块输入/输出界面设计 . 24 5.1.4 系统登录流程 . 25 5.2 采购管理模块详细设计 . 25 5.2.1 采购管理模块功能 . 25 5.2.2 采购订货管理模块输入/输出界面设计 . 25 5.3 财务模块详细设计 . 26 5.3.1 财务管理模块功能 . 26 5.3.2 财务管理模块输入/输出界面设计 . 26 5.4 统计汇总模块详细设计 . 26 5.4.1 统计汇总模块功能 . 26 5.4.2 统计汇总模块输入/输入界面设计 . 26 6 系统的运行与维护 . 27 V 6.1 系统的运行环境

13、 . 27 6.2 系统安装指南 . 27 6.3 系统操作指南 . 27 6.4 系统出现问题说明 . 27 6.5 系统常见故障的处理说明. 27 结 论 . 28 致 谢 . 29 参考文献 . 30 附 录 . 31 VI 前 言 随着我国社会主义市场经济体制的确立和发展，商业流通领域进入了一个空前的发展阶段，面临商界的激烈竞争，只有在多变的商品和顾客中挖掘并掌握市场需求，即淘汰“卖不出去的商品”，购进“卖得快、利润高的商品”的经营者才会获利，企业也才能在竞争中生存和发展。要提高市场的竞争力,既要有好的产品质量,同时也要有好的客户服务,企业要做到能及时响应客户的产品需求,根据需求迅速生

14、产,按时交货,就必须要有一个好的计划,使得市场销售和生产制造两个环节能够很好地协调配合。 企业物资管理系统是商业企业经营管理中的核心环节,也是一个企业能否取得效益的关键。如果能做到合理购进,及时销售,库存量最少,减少积压,那么企业就能取得最佳的效益。由此可见,企业进销存管理决策的正确与否直接影响了一个企业的经济效益。 在手工管理情况下,销售人员很难对客户做出正确的供货承诺,同时企业的采购部门也缺少一份准确的采购计划,目前的库存状况和市场需求很难正确反映到采购中去,部门之间的通讯也经常不畅通,如果能够选择一个好的管理系统，把大量繁杂的、看似毫无关系的数据，有机的结合起来，形象的反映出市场的供求关

15、系，就能够为得出正确的决策做出事半功倍的效果。 企业物资采购管理系统是现代仓储企业进行货物管理和处理业务的操作系统。它可以可实现制造企业、物流企业、连锁业在全国范围内、异地多点仓库的管理；它可以对货物存储和出货等进行动态安排，可以对仓储作业流程的全过程进行电子化操作；可以与客服中心建立数据接口使客户通过互联网实现远程货物管理，可以与企业的ERP系统实现无缝连接。 物资采购管理系统通过对物资进行科学的分类、实时动态的统计来提高物资的采购效率和周转效率，降低库存成本。其最终目标是实现采购、库存及相关企业管理的科学化、规范化。 本论文设计的系统是物资采购管理系统，所使用的开发工具是美国微软公司公司推

16、出的可视化的Microsoft Visual FoxPro数据库。该系统主要用的是模块化设计，主要包含登记信息，单据管理，查询统计，统计管理等。 1 1 系统调查 1.1 系统名称 物资采购管理系统 1.2 现行系统存在的问题 在毕业设计期间,我向有关部门和人员做了调研,对现行管理系统进行了实地考察,从而了解到现行管理工作的过程,本采购管理系统是以企业管理的计划和控制职能为核心，提供了采购、销售、库管、计划等实用而丰富的管理功能，具有如下优点： 1) 具有高度的信息综合利用效能，可以对企业的经营管理活动进行分析、预测、决策，进而达到对企业经营活动过程的全程监督和控制的目的； 2) 彻底改变了企

17、业信息重复、混乱、无法共享的现状，使购、供、销、决策等各个部门可以资源共享、信息共享，从而实现了业务、决策一体化； 3) 物流、资源流、信息流统一化的良好经营管理模式。 缺点: 通过实际调研,我认为现行系统还存在一些薄弱的环节, 由于本人的能力和知识有限，对于此管理系统实现的功能还有些不完全和不完善的地方，但我会尽量地克服，大部分要求实现的功能基本都能运行出来，但有些文件的保密性不是很高,用户的需求是不断变化的，所以系统本身的需求也应随之变化，在这方面也有些不足。 1.3 项目的目标 要提高市场竞争力，既要有好的产品质量，同时也要有好的客户服务，企业要做到及时响应客户的产品需求，根据需求迅速生

18、产，按时提货，就必须有一个好的计划，使得市场销售和采购两个环节能够很好地协调配合。项目的目标是实现进销存管理的系统化、规范化和自动化。本系统的主要功能是制定采购计划、供求分析，核心任务是： 1)提高物资采购的速度； 2)降低库存成本； 3)缩短采购/销售周期，如何获得更高的利润。 2 1.4 项目的范围 1.4.1 本系统所需的基本软件配置 操作系统: Windows平台 前端开发工具:Visual FoxPro 6.0 1.4.2 本系统所需的主要硬件配置 微型计算机： l 主频为50MHz或更高。 l 内存10MB以上。 l 典型安装需要100MB以上硬盘空间，自定义安装需要240MB以上

19、的硬盘空间。 l VGB或更高分辨率的显示器，1MB以上显存。 l 鼠标。 l 光驱。 1.5 可行性研究阶段经费估算 可行性研究阶段时间大约为十五天左右,通过我的认真估算,我认为新系统所需要的软硬件配置相对于它投入使用后产生的经济效益来说花费不高,软件开发成本主要是人力、物力的消耗,人力消耗是软件开发的人员数乘以平均工资,即为开发费用,物力消耗是开发此系统所需要的软、硬件的设备,以及耗电量等方面的计算,总投资也不超过一万元。 2 可行性研究 2.1 现行系统调研 2.1.1 现行系统目标 企业公司采购管理系统是商业企业经营管理中的核心环节,是为了实现企业公司的长远发展目标而实施的一个系统工程

20、,也是一个企业能否取得经济效益的关键,它能够为企业公司的发展提供科学的管理功能,减少管理费用,它利用计算机的数据库技术,使得企业公司的采购,库存和销售能够有利的结合起来。此管理信息系统的最终目标是避免和克服人工管理信息时，劳动量大，计算和统计的不准确等种种缺陷和弊端，使企业的管理规范化和自动化，从而对管理提供更加科学，准确的依据。本系统开发的主要目标是实现进销存管理的系统化、规范化和自动化。 3 2.1.2 用户组织机构 2.1.2.1 开发项目组织机构图 管理 员 采购员 供应商 管理员 销售员 管理员 采购员 销售员 管理员 业务员 采购部门 销售部门 库管部门 财务部门 亚贸企业管理公司

21、 图2-1亚贸企业管理公司组织机构图 2.1.2.2 组织机构图中各部门职能 1)采购部门:其职能主要是负责管理产品进货、采购和选择供应商情况的部门。 2)销售部门:其职能主要是负责管理产品的销售、调整销售单价、发展销售客户的部门。 3)库存部门:其职能主要是负责产品进出事务和为采购部、销售部提供库存的即时数据。 4)财务部门:其职能主要是负责核对进、销、存的数据,管理应付款和应收款情况的部门。 2.1.3 系统的业务流图 2.1.3.1 业务流图中图形符号的说明 实体:表示人或单位。 处理:能改变数据值或数据位置的加工或部件。 存储:表示任何种类的联机存储,可以是库、台帐、表。 输入/输出:

22、表示输入或输出信息,可以是数据、结果、文字。 业务流:表示业务流动的方向。 2.1.3.2 业务流图中的图形 4 :实体 :存储 :处理 :输入/输出信息 :业务流向 2.1.3.3 开发项目具体的业务流图 定货单 采购部 供货单位 商品需求单 商品入库 商品需求计划 管理部门 商品入库单 数据信息库 销售商品 销售部 商品出库单 商品出库 经理 台帐 系统的业务流图 修改库存 图2-2 5 2.1.4 系统的接口 想登录本系统,首先得先经过身份验证,验证为合法的用户才能使用此系统。当进入系统后,界面上有若干个菜单,菜单中有一些功能按钮,只要单击这些按钮,就可以进入本系统的子系统中,进行访问。

23、 2.2 可行性分析 2.2.1 可行性分析的目的 可行性研究的目的是用最小的代价，在尽可能短时间内确定问题是否能够解决，它的目的不是解决问题，而是确定问题是否值得去解决，所以此系统开发有着技术可行性、经济可行性、操作可行性和法律可行性的基础,为了减少项目冒风险,从规模和时间上考虑该系统的可行性。 2.2.2 技术可行性 在计算机飞速发展的今天,要开发一个企业公司的进销存管理系统,我们有多种开发工具可以完成,相对于其它的C/S开发工具而言,VFP提供的开发环境不仅方便、快捷、功能也极为强大,是理想的数据库前端的开发工具。我们对结构化的程序设计技术、关系型数据库建模、分析技术和对开发工具都有一定

24、的了解,在管理信息系统的开发方面也有一定的实践,另外还有很高开发经验的教师作为开发系统的指导。因此,该系统在技术上是可行的。 2.2.3 经济可行性 估计开发项目的成本以及新系统可能带来的收益权衡两者的关系,才能分析出本系统是否在经济上可行,同时也要考虑到现行系统的运行费用及新系统的运行费用,只有正确认识到它们之间的关系才能为我们的经济可行性找到依据。本系统的开发需要资金少，系统开发运行后，可以实现进销存管理的计算机化，节省人力，物力，将人从繁重的工作业务中解脱出来，减少查找和登记中无意的错误，节省大量的时间，管理效率大幅度提高。通过我的认真估算,我认为新系统所需要的软硬件配置相对于它投入使用

25、后产生的经济效益来说花费并不高,软件开发成本主要是人力、物力的消耗,物力消耗是开发此系统所需要的软、硬件的设备,以及耗电量等方面的计算,其实更重要的是新系统可以提高工作效率,加强管理,保证工作质量,加快流动资金周转,减少资金积压,提供更多的更高质量的信息,提高取得信息的速度,以达到资源优化的目的。因此,新系统在经济上也是可行的。 6 2.2.4 操作可行性 新系统的操作可行性所要考虑的问题是:新系统的操作方式在对管理时是否行的通,系统实施以后,能否有效的处理问题,是否对组织机构产生影响,是否会遇到大的障碍,用户对本系统的界面是否满意等。针对不同的问题,我用现有的技术基本上是可以解决的,因为新系

26、统的目标是根据企业公司的要求来确定的,对于我做的系统原型,企业人员已经提出了修改意见,我也按照这个要求进行了修改并基本上满足了企业公司的真实需求,所以,新系统能够处理实际工作中遇到的问题。另外,使用本软件的人员要求是有一定的计算机基础的,系统的管理员也应该有计算机专业的知识,经过培训的人员将会熟练使用本软件,本系统的设计采用WINDOWS风格,界面友好,操作便利。因此,新系统在操作上也是可行的。 2.2.5 可行性研究的结论 经过以上的详细分析，新系统在技术上、经济上和操作上都有可行性，因此,可以进行开发。 3 系统分析 3.1 系统的功能描述 系统开发的总体任务是实现各种信息的系统化、规范化

27、和自动化。系统功能分析是在系统开发的总体任务的基础上完成的。需要完成的功能主要有: 1)基本信息的管理，包括付款价段的设置，用来设置付款时间，付款标志的设置，收付款类型的设置，用来管理收付款的方式，如现金、支票、转账等。 2)采购管理，包括采购定单的管理，用来添加、删除、修改采购定单信息，采购退货管理用来添加、删除、修改退货单的信息，商品报价管理，用来设置商品的采购价格，商品报价统计，用来统计不同的产品和不同的供应商的产品的价格信息等。 3)财务管理，收款管理，用来管理产品出库的产品的价格信息，付款管理用管理新产品的采购价格的信息，收付款查询管理，用来查询产品的收付款的信息。 4)统计汇总管理

28、，包括按商品的类型统计各项信息，按商品的名称统计各种信息，按客户统计各项商品的信息。 5)系统管理功能，可以完成操作员密码的修改，和退出系统。 3.2 系统的性能描述 本系统由多个模块组成，每个模块各有不同的功能,但都能完成添加,查询和修改功7 能，各模块的数据都存放在数据库中，数据的调用和连接都由程序来完成。本系统处理速度很快,只要操作没有什么错误,需要的信息都能很快地显示出来;在安全方面,采用了用户身份验证的措施,保证合法的用户才能使用此系统。如果操作有错误,则会出现提示信息。 3.3 系统的逻辑模型 3.3.1 系统的数据流图(又称DFD) 数据流图简称DFD图，数据流图有四种成分：源点

29、或终点、处理、数据存储表和数据流。图中没有任何具体的物理元素，只是描述信息在系统中的流动和处理情况，即使不是专业的计算机技术人员也容易理解，是极好的理解工具。它能精确的描述系统的逻辑模型，描述数据在MIS中有输入,经过存储、加工处理,最后输出的全过程，是设计者和用户交流的很好的工具。 3.3.2 系统数据流图中图形符号说明 实体：记述系统之外的数据提供或数据获得组织机构或个人。 处理：记述某种业务的手工业或计算机的处理。 数据存储：记述与处理有关的数据存储。 数据流：记述数据流的流动方向4。 3.3.3 系统数据流图中图形 操作员 实体:框内为实体名称 PM DN S 数据存储:DN区记述存储

30、符号,S区记述存储数据的名称 C 处理:PM区记述处理符号,C区记述处理名称 数据流:FM记述数据流名称 FM 8 3.3.4 系统具体的数据流图 3.3.4.1 系统 一级细化流图: P0 F1基本信息 物资采购管 理系统 F2采购信息 F3 退货信息 F8 D1 付款价段表 F9 F10 F11 F12 F13 D6 商品价格 F14 D7 统计信息 F15 D8 收款信息 F7统计条件 F16 图3-1 物资采购管理系统管理信息一级细化流图 F17 D 10 查询信息 D9 付款信息 D2 付款标志 D3 收付款类型表 D4 采购单 D5 退货单 F4收款信息 F5付款信息 F6查询条件

31、 操 作 员 3.3.4.2 系统二级细化图: F P 采购单管理 F1基本信息 P 基本信息设置 F8 D1 付款阶段 F9 F10 D2 付款标志 D3 收付款类型 F11 D4 采购单 9 F P 退货单F12 管理 D5 退货单 F4 P4 收款管F15 理 D8 收款信息 P5 F5付款信息 付款处理 F16 D9 付款信息 D4 采购单 F6 P6 信息查F17 询管理 D10 查询结果 F7 P7 统计管F14 理 D7统计信息 图3-2物资采购管理系统管理信息二级细化流图 10 3.4 系统的逻辑模型详细描述 数据字典是关于数据的信息的集合，也就是对数据流图中包含的所有元素的定

32、义的集合。数据字典的作用是在软件的分析和设计过程中提供关于数据的描述信息。一般说来，数据字典应该由下列五类元素构成：数据元素，实体, 数据流，数据存储和处理。 3.4.1 系统数据字典中数据存储的描述 数据存储是数据结构停留或保存的地方,也是数据流的来源和去向之一,可以是手工文档或手工凭单,也可是计算及文档。 11 名字：收款阶段 描述：对收款价格的描述 编号：D1 组成：编号，名称 名字：付款标志表 描述：收款标专基本信息 编号：D2 组成：付款标志名称 名字: 收付款类型表 描述:收付款类型 编号:D3 组成:收付款的类型名 名字:采购表 描述:采购单的详细信息 编号:D4 组成:订单编号

33、，采购人员，状态，提货日期，商品总额，其它费用，订单总额备 注，商品编号，商品名称，商品规格，采购价格，采购数量，客户名称等 名字：退货表 描述：退货单的详细信息 编号：D5 组成：退货单编号，订单编号，状态，退货日期，商品总额，其它费用，商品编号，商品名称，商品规格，退货价格，退货数量，供应商名称等 名字:商品价格表 描述:商品价格的详细信息 编号:D6 组成:商品名称，客户，一级分类，二级分类，商品名称，客户报价，报价日期， 备注，客户单位 名字:统计信息 描述:根据用户的要求完成统计的结果 编号:D7 组成:商品名，供应商，客户名，客户报价，报价日期等 名字:收款信息 描述:收款的详细信

34、息 编号:D8 组成:客户，收付款类型，收付款日期，收付款金额，备注等 名字:付款信息表 描述:付款的详细信息 编号:D9 组成: 客户，收付款类型，收付款日期，收付款金额，备注等 名字:查询信息 描述:根据用户的要求完成的查询信息 编号:D10 组成: 收付款信息 3.4.2 系统数据字典中数据流的描述 数据流是数据结构在系统内传输的路径。 名字:基本信息 描述:系统的初始化信息 编号:F1 数据流来源:管理员 数据流去向:F8, F9, F10 组成: 付款阶段，付款标志，收付款类型 名字:采购信息 描述:是对商品采购信息 编号:F2 数据流来源:采购员 数据流去向:F11 组成:采购信息

35、 12 名字:退货信息 描述:商品的退货信息 编号:F3 数据流来源:操作员 数据流去向:F12 组成:退货的详细信息 名字:收款信息 描述:收款的详细信息 编号:F4 数据流来源:管理员 数据流去向:15 组成:商品出库的收款信息 名字:付款信息 描述:采购商品的付款信息 编号:F5 数据流来源:管理员 数据流去向: F16 组成:付款的详细信息 名字:查询信息 描述:用户的查询条件 编号:F6 数据流来源:操作员 数据流去向: 17 组成:查询条件 名字:统计信息 描述:商品的统计条件 编号:F7 数据流来源:操作员 数据流去向: F14 组成: 统计条件 名字:付款基本信息 描述:付款基

36、本信息的存储 编号:F8 数据流来源:1 数据流去向: D1 组成: 编号，名称 13 名字:付款标志信息 描述:对付款标志信息进行存储 编号:F9 数据流来源:F 数据流去向: D 组成: 付款标志名称 名字:收款类型信息 描述:对收款类型信息的存储 编号:F10 数据流来源:F 数据流去向：D 组成: 收付款的类型名 名字:采购信息 描述:采购的详细信息的存储 编号:F11 数据流来源: F 数据流去向: D 组成: 订单编号，采购人员，状态，提货日期，商品总额，其它费用，订单总额备 注，商品编号，商品名称，商品规格，采购价格，采购数量，客户名称等 名字:退货信息 描述:退货详细信息的存储

37、 编号:F12 数据流来源:F3 数据流去向: D 组成: 退货单编号，订单编号，状态，退货日期，商品总额，其它费用，商品编号，商品名称，商品规格，退货价格，退货数量，供应商名称等 名字:商品价格 描述:商品的价格信息 编号:F13 数据流来源: 数据流去向: D 组成: 商品名称，客户，一级分类，二级分类，商品名称，客户报价，报价日期，备注，客户单位 14 名字:收款信息 描述:收款信息的存储 编号:F15 数据流来源:F， 数据流去向: D 组成: 客户，收付款类型，收付款日期，收付款金额，备注等 名字:付款信息 描述:付款信息的存储 编号:F16 数据流来源:F 数据流去向: D 组成: 客户，收付款类型，收付款日期，收付款金额，备注等 名字:查询结果 描述:根据查询的条件显示的查询结果 编号:F17 数据流来源:F 数据流去向: D 组成: 收付款信息 名字:统计结果 描述:对按某种条件的统计的结果 编号:F14 数据流来源:F 数据流去向: D 组成: :商品名，供应商，客户