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1、软件应用场景介绍BeTalk3.0 场景功能介绍 1、 BeTalk与IM应用的区别 a) BeTalk不同于其他即时聊天应用的聊天窗口，它不是即时通信工具，而是团队协同工作管理应用，对整个协同工作过程进行监控管理 b) 更适用于企业办公场景，并非日常娱乐聊天工具，而即使沟通能力是中BeTalk众多能力中之一，是为了在协同办公中更顺畅的与成员沟通和记录工作流全过程的一种能力； 2、 团队协同办公场景 a) 活页夹与IM应用中聊天窗口的区别 b) 团队活页夹 在团队协同工作中，可按照项目或团队群组创建活页夹，来记录完整的工作协同过程； 每个成员加入该活页夹群组可以查阅所有历史过程记录包括：即时沟
2、通对话，共享文档，讨论记录，批阅信息，任务派发，会议记录等全过程，不会遗漏任何协同信息，并可以对所有过程中的内容进行编辑管理和备份；而微信、QQ群组聊天中经常出现的问题就是，新成员无法查阅历史记录，共享文档只能通过群管理员上传，群成员不能参与编辑修改，也无法记录团队协作过程，设定的使用场景不同； 在与群组成员发起单独聊天过程中也可轻松查阅该成员与你共享的所有活页夹列表，无需再次进入对应的群组中取阅工作协同中的所需文件，可直接通过双方共享活页夹直接取阅所需文档； 每一个活页夹都会分配一个邮箱地址，可以直接通过邮箱地址发送消息、邮件、文件到对应的活页中，对方无账号的情况下也可以将文件发送给你和团队
3、 c) 记录团队讨论过程 每创建一个团队活页夹都能够承载一个团队项目独立的工作协同全过程，将聊天、文档、会议记录、任务合为一体； 按时间轴管理所有过程文档，供随时取阅，讨论的过程可以按时间顺序查询文字、音视频、文档的全部编辑、修改、批注及评论的全部过程； 3、 文档管理编辑操作 a) 记录文档标注修改过程 可以完全替代企业svn，上传、保存、修改、批注文档内容，批阅记录一目了然，操作简单方便且不占用个人本地空间，可在线批注、修改、评论文档，活页夹的对话框中显示对文档操作过程及修改人员的记录，文件列表中也会对每个文件的最后修改时间进行标注。 b) 可以编辑个人手写签名 签名工具为方便商务客户设计
4、，可以生成一个电子版的手写签名并保存。在活页夹或会议中上传采购协议、付款审核、登记、授权、同意书及其他格式文本，在浏览后可直接调出手写签名添加到对应的文档上。如果纸墨手写签名过去在您的业务或组织中有效地发挥了作用，但耗费了太多的时间和资源，那么选择电子手写签名将会减少您的风险，并且极大地提高了无纸化办公的效率。 c) 可添加语音文字气泡 对文档的在线编辑过程中可以添加“语音/文字气泡”注释，到对应的内容位置旁边，即时在不方便打字的时候也可以通过添加语音气泡来批注文档，这也是国内多数即时应用所不具备的能力。 d) 在线创建Note笔记 在应用内部可直接创建笔记文档，进行文档的编写，并支持编号列表
5、、字体大小、字体颜色、锻炼对齐、缩进、插入超链接等多种文本格式，并可直接保存在相应的活页夹文件中，活页夹中成员可以直接编写或修改该文档。 e) 文档分类管理及备份 支持多种类型的文档上传，在活页夹中的文件列表页中可以创建多层级的文件夹归类文档； 可进行备份、分享、发起关于此文档的任务等操作，便于团队工作协同中的文件归档整理和文件传递分享。 4、 企业会议场景 a) 预约会议 可按日历时间预约多个音视频会议，预约会议时可填写会议主题、会议概述，开始结束时间，邀请成员，并可以同时设置开始会议时录制会议记录。 会议预约提交安排后，会推送会议预约邀请给被邀请的成员，并同时发送会议邀请邮件内容包含：会议
6、网址链接、会议号、添加日历文件，参会成员接受邀请后可以直接将会议日程添加到日历中，方便会议前提醒，会议开始前30分钟可进入会议环境，主持人可提前进入。 b) 即时发起会议 在协同工作中经常会出现仅靠文字沟通无法满足的场景，此时无需退出当前活页夹，可在活页夹中的会议标签页中立即发起即时会议，在wifi环境下可节省话费，会议中同步分享和演示文件； 适合需要远程在线沟通，指导、分享和演示文档，互动讨论的任何场景； c) 录制会议音视频 可设置会议开始时录制会议全程的音视频记录作为会议纪要存档备份； 会议中也可随时开启录制功能，节选录制重要的会议讨论内容； 会议录制文档将保持在会议日程列表中供所有参会
7、成员取阅； d) 可多端同时加入会议 你可以使用同一个账号不同终端，同时加入一个会议中 如果需要同时参加多个会议，可使用多个终端设备登录BeTalk参加不同的会议。 e) 对方非注册用户也可邀请加入会议 会议邀请不限于你的联系人列表中注册成员，还可以通过对方邮箱邀请其他BeTalk注册用户及并未注册过的陌生成员加入会议，让参会人员不再受到应用注册的限制，无论对方是否安装BeTalk，是否为BeTalk用户，是否在你的联系人列表中，都可发起会议邀请； 对方在接受到会议邀请时，会自动将接受会议邀请的邮箱地址设置为临时账号，通过邮件中的会议地址启动BeTalkWep版，加入到会议中。 f) 会议中支
8、持同步分享音视频、演示文档操作 会议中可以发起共享你的应用内屏幕 可以在任何你所拥有的活页夹中选择文件做为演示文档，演示中可使用过激光笔等标注工具 会议文档分享结束后 g) 可查询会议记录并存档 会议结束后所有会议中分享的文件都可以保存到活页夹中 会议记录音视频将保存在会议日程列表中，供参会成员取阅，并可以转发或保存 5、 任务管理派发场景 a) 任务指派 任务是团队协作中从项目沟通到交付执行的关键过渡，轻量任务管理系统能有效的避免团队沟通流于泛泛的流水账，而是变成落实到细化可查的代办事项，帮助团队提高执行效率。 在活页夹的任务列表里可以查看到当前活页夹下所有已添加任务。新增的任务默认并不指派
9、给任何团队成员，点击任一任务项目可查看该任务的详细内容。在任务详情中，可将当前任务指派给活页夹中的任意成员去完成。 b) 任务定时提醒 在实际团队协作过程中，任务多数均不是无期限的，截止日期是任务非常重要的一项基本属性。给任务设置定时提醒，快到期和已经过期的任务会有相应的颜色提醒，设置了截止日期并且已经分配了成员的任务，将会在即将到期时给被分配的成员系统提醒。 c) 任务重新启动 针对已完成的任务，点击任务前的勾选框即可标记该事项已完成并归档至“已完成”任务列表中，但在团队协作中不排除会出现误操作或是本已完成的任务因为某些原因需要继续完成。此时无需重建任务，在“已完成”列表中点击任务前勾选框，
10、该任务会自动回到任务待办列表中。 d) 任务发起或完成的所需附件 针对某项任务往往会需要一定文档作为辅助，或是指派任务给其他成员时需要文档作为补充说明。点击单条待办事项，在设置界面点击“为任务添加附件”即可。 若是将活页夹内已有文件作为任务附件，而任务还未创建，可在“文件”页面点击待操作文件属性标志，选择“创建任务”即可将当前文件直接标记为新建任务的附件。 e) 团队任务管理 在活页夹中“任务”页面，可查看所有“待办任务”及“已完成”任务列表，也可查看任意团队成员名下分配到的任务及还未分配的任务。当任务列表过长时，也可通过关键字检索的方式查找相关任务详情。 6、 远程访问PC端文件 a) 手机
11、、PC同时在线时，可发起远程电脑邀请PC端授权，即可访远程电脑中的所有文档进行操作； b) 支持添加多个远程电脑访问权限，只要你在不同PC端安装BeTalk应用，同一账号登录时授权远程访问，就可以添加到远程电脑列表中； 7、 代收邮件场景 a) 可通过连接BeTalk与电子邮件，如：QQ，Gmail，Outlook等，通过电子邮件发送消息到Moxtra活页夹提供的邮箱地址中。你的电子邮件的内容将被以页面的形式推送到BeTalk活页夹里，邮件里的任何附件也将以页面的方式推送。 b) 也可以作为邮件代收工具，实时代收企业或个人邮件，更直接的通过活页夹就可以查阅个人/企业邮件,不必再启动邮件应用程序
12、，节省空间。 8、 屏幕录制讲解场景 a) 活页夹内文件屏幕录制讲解 当评注、标记、评论等静态展示方式仍不足以清晰地传达信息时，屏幕录制工具就体现出了优势所在。把屏幕动态包括标注、评论等配合语音讲解一并录制下来，以视频的形式加以保存。团队成员可以通过视频看到完整的操作及讲解过程，极大地提升了沟通的有效性，并降低了由静态标注可能导致沟通出现偏差的可能性。 b) 会议中录制会议 预约会议、会议发起时或者会议进行中的任何时刻，都可以随时开启会议录制，录制范围包括语音讲解、屏幕分享、文件分享等演示操作，会议录制可随时暂停并重新开始，会议结束后，录制的会议会以mp4格式保存在日程中的会议列表上，对录制文件提供在线播放、下载和复制至指定活页夹的操作。
