《会展活动中的突发事件处理.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《会展活动中的突发事件处理.docx（6页珍藏版）》请在三一办公上搜索。
1、会展活动中的突发事件处理利用公共关系处理会展活动中的突发事件 摘要：在会展活动中，突发事件作为一种概率事件，时有发生，要如何在突发事件中确保展会的正常运行，出了需要组织者拥有相应的公共能力之外，还需要组织者对公共关系在会展活动中的作用和影响做一个清晰的认识和掌握。 关键词：会展 突发事件 公共关系 会展及其突发事件概况 随着市场经济的日益成熟, 会展活动已经逐步发展成为社会经济活动中不可或缺的重要组成部分, 同时会展行业也已经逐渐演化为一种相对独立的经济活动形式。 一般展会活动的基本组织模式、程序和内容已经为许多展会组织者所熟知。但是,展会活动众多社会资源方面的集中体现，并且需要各方的密切配合
2、才能取得良好的成效,如果在其组织过程中遇到各种各样的不确定的突发事件，比如说安全问题处理不好，就会在一些参与性强的展会中常常成为一个隐性炸弹，甚至成为人命关天的大事，同时还有因展会不具规模导致效果皆无而引起的事端；因为服务不周，承办者厚此薄彼、或经营理念不到位，而引起不满等等一些不可控因素；至于其他突发事件：如场馆被紧急征用、改造，交通管制，突遇其他同类超大型活动，甚至伙食不好、不准时，旅游活动安排不当，布展时间仓促、展位分配或分布不合理，开、闭馆时间协调不周等等的诸多因素集合起来，就会在不同程度上影响着整个展会活动的正常进行；增加活动的组织成本；影响活动的预期效果；严重时还会使活动完全无法实
3、施等等。 因此,在组织实施一次展会活动时, 必须对可能出现的突发事件加以充分的估计,做好对突发事件的处理预案，以便最大限度地降低风险, 确保展会活动顺利进行。 然而会展是典型的虚拟组织，其策划、组织与实施，均有赖于社会各方的支持与帮助，如果组织者不能处理好各种公共关系，展会是不可能达到预期效果的。同时，伴随着会展活动中突发事件的存在，公共关系更凸显其重要性。 公共关系定义及其应用范围 首先，我们来明确下公共关系的概念及存在的意义。公共关系是指某一组织为改善与社会公众的关系，促进公众对组织的认识，理解及支持，达到树立良好组织形象、促进商品销售的目的的一系列公共活动。它本意是社会组织、集体或个人必
4、须与其周围的各种内部、外部公众建立良好的关系。 作为一种社会管理职能，公共关系也起着对于巩固社会关系的固有作用，主要表现在：评估社会公众的态度，确认与公众利益相符合的个人或组织的政策与程序；拟定并执行各种行动方案，提高主体的知名度和美誉度，改善形象，争取相关公众的理解与接受；协调组织与公众的相互关系，使组织适应于公众的要求，使公众有利于组织的成长与发展。 会展作为一项复杂的系统工程，组织者在实施总体战略过程中，需要协调与*、合办单位、新闻媒体、参展商、社会公众、内部员工等多方面的关系，以达到良好的产业效应、经济效应和形象效应。因此，在会展工作过程中的整体运作中成功的实施公关战略，协调和维系与社
5、会各界的多种错综复杂的关系，才能赢得各界公众好评，取得良好的社会效果与展览效益，才能算是做到真正成功的展会。 公共关系在会展活动中的体现为企业提供展示形象和产品品牌的平台 作为一种现代化的传媒方式，会展活动通过举办大规模、多层次、多种类的会议和展览，带来源源不断的商流、物流、人流、资金流、信息流，这就构成了企业对各行业、各领域的 1 一次公关活动，这也是公共关系在会展活动中的一个重要表现。在此过程中，对企业而言可以产生直接的经济效益，提高企业的曝光率和知名度，这是看的见得效益；在隐性效益方面还可以通过赞助会展经营、举行各类活动等形式，充分展示企业的形象和产品品牌，建立良好的企业形象。 多方的交
6、流平台，共同构成了效益的集合体 在会展活动中，生产商、批发商和分销商汇聚一堂，进行交流、贸易，它就是吸引各方受益者的注意力信息平台，会展业成为时下备受推崇吸引注意力的平台和维系多方的纽带。 在会展活动对各行业、企业的公关活动后，企业可以利用由会展活动搭建起来的公共关系中，通过各种信息渠道宣传自己的产品，推介自己的品牌、形象。同时，在这样的一个公共关系平台上，企业与顾客可以直接沟通，得到及时反馈；企业可以收集有关竞争者、新老顾客的信息，及时了解本行业最新产品动态和行业发展趋势，构成决策依据。在此过程中，会展活动还会积极扩大活动的公共层面，通过各种宣传手段和方式，使更多的人知道和了解活动的存在，提
7、高活动的知名度，从而为各参展方带来实惠。 通过各方的合作，构建互惠互利的公共关系体制 会展业是一项极为复杂的系统工程，受制因素很多，从制定计划、市场调研、展位选择、展品征集、报关运输、客户邀请、展台布置、广告宣传、组织成交直至展品回运，形成了一个互相影响、互相制约的有机整体，这个有机体的形成关键在于能够形成彼此利益上的切实互求和实现，在互惠互利、对等援助、对等回报的基础上，通过所有参与会展的社会组织开展互助合作，互利招展，一家主办，多家招展等多种形式，提高招展能力，扩大招展范围，保证自身利益，提升展会的档次和水平，做大做强展会，打响展会的品牌。 利用公共关系处理突发事件 何谓突发事件，一般的突
8、发事件可分成三大类，分别是自然灾害、技术事故和人为事件 自然灾害：飓风、台风、热带风幕、地震、水灾、龙卷风、暴风雪、雹灾、泥石流、雪崩山火、火山爆发、海啸、太阳风暴、旱灾、传染病等 技术事故：断电、系统崩溃、供应链故障、建筑物坍塌、水坝泄漏、运输线中断等。 人为事件：炸弹爆炸、骚乱、敲作、偷窃、纵火、绑架、抗议、污染、黑客攻击、破坏基础设施、生化或放射性武器袭击、政局动荡等。 展会中的突发事件，即所谓危机管理。对于一般的突发事件而言，展会中的突发事件更多的表现为技术故障和因人为、自然因素而引起的问题。 在展会的策划、组织、实施过程中，因其特有的复杂性、多面性、时效性、多变性等特性，工作中会遇到
9、许多其他组织难以想象的矛盾，时常会出现这样那样不利于承办方或展览活动的问题，如果没有足够的底蕴、全面的公关能力，要想成功的运作一项展览几乎没有可能。因而，这就需要依靠出色的公关工作来进行有效的处理和挽救。 展会与*的公共关系 我国对会展业的管理，迄今仍沿用计划经济时代的展会审批制，即一个展会从立项到实施，必须接受从国家有关批准单位到工商、税务、卫生防疫、海关、公安、消防、交通，以及环保、市容监察等诸多*管理部门的审核与约束。 因而，展会与*的公共关系主要表现为：展会组织者与*管理部门之间的矛盾、与会人员与*管理部门之间的矛盾。比如因对参展报关和参展程序的不熟悉，导致了参展商不能如期将自己的产品
10、带到展馆进行展出；因组织者对国家政策的不熟悉而导致的国家工商部门对场馆展出产品的重复检查等等。 2 因此，作为展会组织者，应该积极与这些管理部门打好关系，在了解国家相关政策的基础上，积极的为各参展商提供便利，同时做好会展流程的维护工作。展会属于商业活动, 国内很多展会具有国际性的影响, 具有外事工作的特点,组织者与上级主管部门建立有效沟通系统, 在危机公关的处理过程中可以获得正确的政策指导和工作支持。 展会与企业利益的公共关系 由于展会涉及面广，是一项单个企业难以操控的系统工程，因而多数展会都有数家甚至更多行业、角色、职能等利益追求不同的主办、承办、协办、赞助、等单位介入，从本质上说，它们共同
11、构成了一项展览活动的投资人，是该项展事的股东，将从中获取各种相应所有者权益。 因而，展会与企业利益的公共关系主要表现为：通过参加展会，获取相应的效益，而展会在有限的时间、地点、资源方面，比如因为广告的投放、展位设施的提供等，不能如期达到各参展企业的预期效果时，一些企业所表现出来的不满甚至抗议、起诉，而导致产生的误会和冲突。 因此，作为展会的组织者应采取积极的宣传推广措施，实现展览效益最大化、充分体现互利互惠的合作原则、使各方各得其所。尽量避免各投资方因展会不理想而产生各种问题和一些不和谐因素等突发事件的发生。 展会与新闻媒体的公共关系 一项展览，就一个地区而言无论成败，都不可避免的会引起新闻媒体的关注。因此，与其被动的面对这件事，不如主动积极的做好这项工作。凡事都有正反两个方面，展会当然也是如此。 展会中新闻媒体的突发事件主要表现为：组织者不希望媒体报道组织过程中的诟病，害怕引起舆论的质疑。 因而，面对此问题，作为组织者，在与媒体交往的过程中，要确保做到喜忧皆报，而且要做到相关报道的客观公正、实事求是，使公众尽可能准确、全面的去了解发生的一切。同时，作为展会组织者，要敢于直面媒体、直面事实，以平常心面对各种新闻单位，并将与新闻单位的交流视为自己的一项日常工作，主动积极的与之保持良好的沟通与联系，才是做好这项工作应有的态度。 3
