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1、使用Word邮件合并功能批量制作考证使用Word邮件合并功能批量制作准考证 1、首先找一个准考证的实例。 从例子中学习知识是很有效的。在着手制作之前分析一下文稿的特点，制定相应的策略，可以使你在后面的过程中事半功倍，正所谓“磨刀不误砍柴工”。 就本例而言，准考证是一个独立的页面，需要完成页面设置(尺寸，页边距等等)、证件名称、具体信息和备注等等。还有一些特殊格式设置，比如边框、下划线等。准考证跟一般文档的不同在于它是在固定的内容，也就是母版上填充不同的数据，如考生姓名。当我们有打印要求时，每一张证件是都不同的，依据的就是数据库中一个个记录。这就是Word邮件合并的用处所在了。首先应该打好模板，
2、也就是将页面不变的部分整理好，留出需要填充的空格，再将它们 与数据库联系起来，最后完成输出。我们从页面的基本设置开始做起。 2.母版的制作 根据准考证的规格，首先要把打开Word时默认的纸张改变成需要的格式。这里采取了一个近似的大小，设置窗口长宽为1512cm。关于页面的设置都被放在了Word“页面设置”选项卡中，因为这是特殊的格式，所以要选择“自定义大小”来完成。 页面设置好之后，就要将模板中的各个部分输入并定位了。这个时候您应该想到使用表格。朋友们或许有疑问，为什么要插入表格?要知道，我们完全可以采用添加空格的方法来对页面的内容进行定位，这是很多Word初学者理所当然想到的。但我们很不提倡
3、使用这样的方法。Word页面的格式定位最理想的方法就是使用表格，这跟我们制作网页时候的思路是一样的。尤其是面对复杂的各式需要更是如此，朋友们一定要通过例子熟悉起来。从实例的照片可以看出。按照行列数从多的原则，插入一个310的表格。 下面就是按照位置进行填充内容，这可是一项基本功，所设计到的基本操作有：合并单元格、移动表格边线位置。表格对齐方式以及对表格中的字体格式进行设置等等。大家要在实践中慢慢摸索，熟练掌握，制作完成后如图(因为照片的引用稍有复杂，我们暂时插入一张图片示意，实现方法在文后另附)。 表格的边线是不需要的。文字部分完成之后，要做的就是在视觉上转变的重要一步了。这就是去除这些多余的
4、表格线。当然，并不是真正的删除，只不过是把不必要的框线去掉或者隐藏，将需要的框线改成需要的格式，比如本例中的双下划线。 设置框线显示与否首先要选中单元格。请注意，选中单元格和选中单元格中的文字是不同的。朋友们会发现如果单元格中没有数据，选择起来会比较困难，那么您只要往其中输入一个空格就可以了。选中单元格后，在“段落”工具组中可以使用下拉菜单直接选择需要的框线，您也可以右键“单元格格式”中进行设置。准考证外围的大框线框粗细和颜色都有不同，由于涉及到的部分比较多，请大家务必细心。我们在此仅展示最后的效果。 大家注意，在最后需要增添数据的地方也要设置好格式，当我们在后面的步骤进行邮件域合并时会自动按
5、照预先设置的格式进行填充。我们只是照葫芦画瓢，这并不代表最完美的页面呈现方式。在制作过程 9 8 : 中需要您尽力发挥自己的想象力，把页面的呈示做到最美，这也是增长技能最重要的环节。 3.邮件合并 现在轮到进行数据填充了，这个步骤在Word中被称作“邮件合并”，主要意思就是在Word中将模板与一个数据源进行链接。为了更好说明这个步骤，先来看一下我们的数据源，一个预先设置好的Excel文件，大家可以看到，其中每一列数据都有加黑显示的数据标题，也称之为数据项目。 第一步：确认数据已经完好后转回到Word中，打开“邮件合并分步向导”开始本实例的核心步骤。注意一定要选择合并类型为“信函”。 第二步：选
6、择收件人，要在下方选择数据源，点击“浏览”找到数据源所在的表格。 第三步：接下来会出现这样的窗口。 很多朋友到了这里往往摸不清楚怎么回事。其实稍加观察就会发现，因为我们添加的excel一个工作薄默认是含有三个工作表，名称分别是“sheet1”“sheet2”“sheet3”，此处不正是让您来选择其中的数据表么?我们选择“sheet1”。可以根据数据表格的具体格式选择“数据首行包含列标题”，Excel还是不能完全智能化，需要手工完成的部分依然有很多。 第四步：将Excel中的数据项目跟Word中建立联系，这叫做“插入合并域”，这个过程是非常简单的，首先将鼠标移至相应的区域，右侧窗口中选择“其他项
7、目”，在对话框中选择好对应的项目插入即可。建议您在制作表格时候就做好名称的对应关系，这样不会使您的工作出错。 这是插入完成后的样子，各个区域还仅仅显示域的名称，未能显示具体内容。 此时，只要选择“预览结果”，效果立刻就可以呈现，在右侧的“预览信函”任务窗中可以使用左右箭头来依次查看各个内容。 现在我们看到的还仅仅是一个人的准考证，怎样怎样看按照不同考生分列的准考证呢?这就是最后的合并环节，意思是将结果整合在某个单元之中。这个单元可以直接是打印机输出，也可以是Pdf文档。在合并之前还可以选择起始和结束的位置，相当方便。如果您选择“合并到PDF文档”，那么就可以分文件生成生成独立的PDF文档。 至
8、此，邮件合并的步骤基本介绍完成了，诸如此类需要数据源的证件都可以使用邮件合并的方法来完成。 4.照片的合并 回到我们还未完成的一个重要的问题，那就是照片的合并，因为它需要使用到特殊的方法，我们把他单列在最后。这里我们采用的是cro提出的解决方法，具体实现过程如下。 1.在文件夹中建立统一的照片库，编码最好统一排序; 2.在表格中输入照片的完整路径，并将“”改为“” 3.将光标定位于需要插入照片的单元格内，按“Ctrl+F9”来插入一个域，此时单元格内会出现一对大括号，在其中输入“INCLUDEPICTURE MERGEFIELD 照片 ”(不含外边引号)，其中的大括号也是按“Ctrl+F9”来插入的，不可以自行添加。这样就可以显示照片了。 这就是最后制作完成的准考证式样。 从这个例子可以看到，一项特殊工作的完成需要各个方面的知识点的汇合，从文档母版的制作一直到打印输出，涉及到页面设置、表格操作和邮件合并。这仅仅是大类，还有很多实际遇到的小内容，小技巧。实践是必不可少的，希望广大读者多多练习，不断提高自己的综合办公水平。
