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1、公司内部会议管理办法公司内部会议管理制度 1.目的 为实现公司的经营、管理目标，进一步规范会议程序，严肃会议纪律，提高公司各类会议的效率，特制定本办法。 2.适用范围 公司各类会议： 2.1公司性会议： 2.1.1例会：总经理办公会、月度经营和管理分析会、季度经营和管理分析会、季度房地产市场走势分析会、半年总结会、年度总结表彰会、工程项目月例会； 2.1.2临时会议：业务专题会、动员会、座谈会、对外接待会、通报会等； 2.2部门会议。 3.会议召开原则 3.1按照“重要、紧急、必须”的三原则组织召开；杜绝召开没有明确议题、没有准备、无实质意义、单独沟通可解决问题的会议。 3.2公司性临时会议根
2、据董事长或总经理批示意见召开。 4.职责权限 4.1总经理负责组织召开公司性会议，会议安排报董事长； 4.2行政管理部负责公司性会议的筹备、会议服务及记录； 4.3主办部门或分管领导负责组织召开业务专题会。 4.4各部门负责人负责组织召开部门会议。 5.工作程序 5.1公司性会议 5.1.1会议准备 行政管理部负责筹备公司性会议： 5.1.1.1秘书根据议题拟好会议议程，与总经理沟通确定会议时间、地点、议题、与会人员、主持人等； 5.1.1.2秘书进行会议通知，做好会议准备工作。 5.1.1.3根据会议性质，可提前向与会人员发放电子版会议议题相关材料，以提前思考，提高会议效率。 5.1.1.4
3、凡已进行通知的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排其他新的会议时，秘书应立即通知与会人员。 5.1.1.5有外单位人员参加的会议视具体情况安排车辆接送，专人接待，并提前与其沟通会议相关内容。 5.1.2 会议召开 第 1 页 共 6 页 5.1.2.1会议主持人须遵守以下规定： 5.1.2.1.1不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。 5.1.2.1.2会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。 5.1.2.1.3 议题讲解人概括介绍议题主要内容后，主持人组织与会人员发表个人观点。 5.1.2.1.4对于决策性会议主持人应
4、引导会议做出结论，避免议而不决。 5.1.2.1.5主持人为会议考勤的核准人。 5.1.2.2与会人员须遵守以下规定： 5.1.2.2.1准时参加会议； 5.1.2.2.2积极发言，发言应围绕核心议题，条理清晰、重点突出，语言精炼，禁止离题发言，以确保议程顺利推进及会议效率，与会人员均有责任纠偏。 5.1.2.2.3会议安排工作落实，及时、准确传达会议要求传达的工作。 5.1.3 会议记录 5.1.3.1 公司各类会议原则上均应确定专人进行会议记录。 5.1.3.2 会议记录员的确定应遵守以下原则： 5.1.3.2.1公司性会议原则上由行政管理部秘书负责记录工作。 5.1.3.2.2各部门应常
5、设一名会议记录员，负责本部门组织会议的记录工作。 5.1.3.2.3如有必要，主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。 5.1.3.3会议记录员应遵守以下规定： 5.1.3.3.1做好会议的原始记录，根据会议主持人的要求整理会议记录或纪要。最迟于24小时内经主持人审定后提交相关人员会签。 5.1.3.3.2会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。 5.1.3.3.3会议记录本为专用本，用完归档。 5.1.4会议决议及安排工作跟进 5.1.4.1行政管理部应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人、完成时间和标准等会后跟进安排向与会人明确，并跟踪督办。 5.1.4
6、.2工作跟进的依据以会议记录或会议纪要为准。 5.1.5会议纪律 5.1.5.1保守会议秘密，在会议决议未正式公布以前，不得私自泄露会议内容，影响决议实施。如有违反，记严重不合格记录，每次罚款50元以上。 5.1.5.2因故不能出席会议应提前向会议主持人请假，否则以缺席论处，每次罚款50元。 5.1.5.3参加会议的人员必须准时出席，迟到每次罚款20元，迟到30分钟以上及早退者以缺席论处，每次罚款50元。 5.1.5.4参会人员必须严格遵守会议纪律，不得随意走动、说笑，与会期间应将手机调到振动，高层重要业务电话可以接听，且应尽量简短，其他第 2 页 共 6 页 人员不允许接听电话，如有违反，每
7、次罚款10元。 5.1.5.5以上罚款均在会议现场落实。 5.1.5.6不落实会议决议的按工作质量评定管理办法记不合格记录一次。 5.2部门会议: 自行参照公司性会议进行组织。 6.记录 6.1会议通知 6.2会议签到簿 附件1：公司各类会议一览表 2：会议准备工作表 3：会议记录、会议纪要格式 文件编号： 公司名称 会议通知 责任部门： 承办人： 会议内容： 主持人 序号 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 会议时间 参加人员 签 字 会议地点 备 注 所属部门 一 出席人员 二 列席人员 第 3 页 共 6 页 10. 会议签到簿 时 间 内 容 签 字 文件编码： 责任
8、部门： 承办人： 公司名称 日 期 主持人 序号 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 部 门 姓 名 职务/职称 缺勤审批 事 由 部门经理 总经理 点到 备 注 会议主持人意见： 第 4 页 共 6 页 附件1： 附件2： 附件3： 会议记录格式 会议名称： 时 间： 地 点： 参加人员： 列席人员： 主 持 人： 记 录 人： 会议议程： 会议议题： 内 容： 会签： 抄报： 抄送： 存档： 会议纪要格式 会议名称： 主持人： 记录人： 时 间： 地 点： 出席人： 议题： 会议决议： 第 5 页 共 6 页 会签： 抄报： 抄送： 存档： 第 6 页 共 6 页
