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1、三、职位分析与职位描述,职位分析的概念职位分析的方法职位分析的基本程序职位描述书的编写,（一）职务分析的概念 1.职务分析的含义 职务分析又称工作分析，是全面了解一项职务的管理活动，也是对该项职务的工作内容和职务规范(任职资格)的描述和研究过程，即制定职务说明和职务规范的系统过程。,2.职务分析的意义 只有做好了职务分析与设计工作，才能据此完成以下的工作：l使整个企业有明确的职责和工作范围 l招聘、选拔使用所需的人员 l制定职工培训、发展规划l设计出合理的工资、奖酬、福利政策的制度 l制定考核标准，正确开展绩效评估工作l设计、制定企业的组织结构l制定企业人力资源规划,1）工作要素：工作中不能再
2、分解的最小动作单位。2）工作任务：为了达到某种目的所从事的一系列活动。3）工作责任：个体在工作岗位上需要完成的主要任务或大部分任务。4）职位：根据组织目标为个人规定的一组任务及相应的责任。5）职务：一组重要责任相似或相同的职位。6）职位分类：将所有工作岗位，按其业务性质分为若干职组、职系，然后按责任大小、工作难易、所需教育程度及技术高低分为若干职级、职等，对每一职位给予准确的定义和描述，制成职位说明书，以此作为对聘用人员管理的依据。,3.职务分析的基本术语,职系（Series）是指一些工作性质相同，而责任轻重和困难程度不同，所以职级、职等也分不同的职位系列。工作性质相近的若干职系总和而成为职组
3、，也叫职群。我国现有27个职组43个职系。职级（Class）指将工作内容、难易程度、责任大小、所需资格皆很相似的职位划为同一职级，实行同样的管理、使用与报酬。7）其他相关术语 职权指依法赋予职位的某种权力，以保障履行职责，完成工作任务。职业是在不同组织、不同时间，从事相似工作活动的一系列工作的总称。工作族是指两个或两个以上的工作任务相似或要求的人员特征相似的一组工作。,职系、职组、职级、职等之间的关系与区别,4 职位分析所需资料,1）背景资料 2）工作活动3）工作行为4）工作设备5）与工作有关的有形和无形物质6）绩效标准7）工作条件8）人员条件,5.职务分析的战略性决定 1）明确职务分析的目的
4、2）界定职务分析的范围3）选择进行职务分析的人4）确定职务分析的时间,(二)职务分析的方法 1.访谈法 1）访谈内容 工作目标；工作内容；工作的性质和范围；所负责任所需知识与技能；其他内容,2）访谈时应注意以下几点：（1）尊重被访谈人，态度要真诚热情，语言恰当；（2）营造良好的访谈氛围，使被访谈人感到轻松愉快；（3）应注意对被访谈人的启发、引导，但应避免发表自己个人的观点和看法；（4）访谈前应预先准备好相关问题和访谈记录表。,2.观察法使用原则 1）被观察者的工作应相对稳定 2）适用于大量标准化的、周期较短的以体力活动为主的工作 3）要注意工作行为样本的代表性 4）观察人员尽可能不要引起被观察
5、者的注意 5）观察前要有详细的观察提纲和行为标准,3.问卷调查法 1）职位分析问卷（PAQ）PAQ包括194个工作元素，共分为6个类别：（1）资料投入（指员工在进行工作时获取资料的来源及方）；（2）用脑过程（如何去推理、决策、计划及处理资料）；（3）工作产出（员工该完成哪些活动，及使用哪些工具）；（4）与他人关系（与本身工作有关人员的关系如何）；（5）工作范畴（包括实体性工作与社交性工作）；（6）其他工作特征（其他有关的活动、条件与特征）。,职位分析问卷的五个尺度：,具有决策、沟通与社交能力执行技术性工作的能力身体灵活度操作设备与器具的技能处理资料的能力根据以上基本尺度就可以得出每个工作的数量
6、性分数（便于职位评价），工作与工作之间就可相互比较和划分工作族。,2）管理职位描述问卷（MPDQ）MPDQ包括197个用来描述管理人员工作的问题，包括13个维度：（1）产品、市场、财务计划与战略计划；（2）与组织其他部门的协调；（3）内部业务的控制；（4）产品和服务责任；（5）公共关系与客户关系；（6）高层次的咨询指导；,（7）行动的自主性；（8）财务审批权；（9）雇员服务；（10）监督；（11）复杂性和压力；（12）重要财务责任；（13）广泛的人事责任。,3）综合性职务分析问卷 企业在设计综合性问卷时应注意以下几点：（1）明确要获得何种信息，将信息化为可操作的项目或问题；（2）每个问题的目的
7、要明确，语言应简洁易懂，必要时可附加说明；（3）调查项目可根据职务分析的目的加以调整，内容可简可繁。,4.功能性职务分析法（FJA）按照这一方法，职务分析应包括对该职务的工作特点和担任该职务的员工特点进行分析。,1）工作特点包括工作职责，工作的种类及材料、产品、知识范畴三大类。2）员工的特点包括正确地完成工作所必备的培训、能力、个性、身体状况等方面的特点。,5.资料分析法 为了降低职务分析的成本，应当尽量利用现有资料，例如，现有的岗位责任制文本等，以便对每个工作的任务、责任、权力、工作负荷、任职资格等有一个大致的了解，为进一步调查奠定基础。,6.关键事件记录法,关键事件是指使工作成功或失败的行
8、为特征或事件。关键事件记录包括以下几个方面：1）导致事件发生的原因和背景；2）员工特别有效或多余的行为；3）关键行为的后果；4）员工自己能否支配或控制上述后果。,7.实验法 实验法是指主试控制一些变量，引起其他变量的变化来收集工作信息的一种方法,1）实验法的运用原则（1）尽可能获得被试者的配合；（2）严格控制各种变量；（3）设计要严密；（4）变量变化要符合实际情况；（5）不能伤害被试者。,2）实验法的具体操作 例如，装卸工装卸车上的货物，一般是四个人合作，30分钟可以装满一辆10吨的货车。在实验中，先由两个人合作，再由三个人合作，最后由五个人合作，任务都是装满一辆十吨的货车，看结果各用了多少分
9、钟，哪一个组合效率最高。其中，合作的人数是自变量，装货的时间是因变量。,8.工作秩序分析法 工作秩序分析的方法之一就是动作时间研究，其目的在于对工作中每项任务确定一个标准的完成时间，将工作中所有任务的完成时间相加得到工作完成所需的标准工作时间。9.工作日记法 指由任职人员自己记录下每天活动的内容。,（三）职务分析的基本程序 1.准备阶段（1）组成由职务分析专家、岗位在职人员、上级主管参加的工作小组；（2）确定调查和分析对象的样本，同时考虑样本的代表性；,（3）利用现有文件与资料对工作的主要任务、主要责任、工作流程进行分析总结；（4）把各项工作分解成若干工作元素和环节，确定工作的基本难度；（5）
10、提出原来的任职说明书主要条款存在的不清楚、模棱两可的问题，或对新岗位任职说明书提出拟解决的主要问题。,2.调查阶段（1）编制各种调查问卷和调查提纲；（2）到工作场地进行现场观察，观察工作流程，记录关键事件，调查工作必需的工具与设备，考察工作的物理环境与社会环境；,（3）对主管人员、在职人员广泛进行问卷调查，并与主管人员、“典型”员工进行面谈，收集有关工作的特征以及需要的各种信息，征求改进意见；,（4）若有必要，职务分析人员可直接参与要调查的工作，或通过实验的方法分析各因素对工作的影响。,3.分析阶段（1）仔细审核、整理获得的各种信息；（2）创造性地分析发现有关工作和工作人员的关键成分；（3）归
11、纳、总结出职务分析的必需材料和要素。,4.完成阶段（1）根据职务分析规范和经过分析处理的信息草拟“职务描述书”；（2）将草拟的“职务描述书”与实际工作对比；,（3）根据对比结果决定是否需要进行再次调查研究；（4）修正“职务描述书”；（5）若需要，可重复（2）（4）的工作；（6）形成最终的“职务描述书”；,（7）将“职务描述书”应用于实际工作中，收集应用的反馈信息，不断完善“职务描述书”；（8）对职务分析工作本身进行总结评估，注意将“职务描述书”归档保存，为今后的职务分析工作提供经验与信息基础。,（四）职务描述书的编写 1.职务描述书的内容 1）职务概要 2）责任范围及工作要求,3）机器、设备及工具 4）工作条件与环境 5）任职条件,2.对职务描述书编写的要求 1）清晰 2）具体 3）简短扼要,
