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1、合同审批流程合同审批流程图文概述 2.1 合同审批流程概述 合同是企业经济活动的准则，既可以维护企业的利益，也明确规定了企业的责任和义务，是企业经济活动必须遵守的法律规范。 合同审批可以保证合同内容满足国家法律、法规和政策的要求，贯彻平等互利、协商一致和等价有偿的原则，同时，最大限度降低企业的各种风险。 合同审批共包括7个环节：缮制合同文本、审核业务风险、审核法律风险、审核财务风险、审批、签署合同和登记存档。 2.2 合同审批流程图 F1:缮制合同文本F2:审核业务风险F3:审核法律风险F4:审核财务风险F5:审批F6:签署合同F7:登记存档 合同审批流程详细说明 3.1 缮制合同文本 缮制合
2、同文本是指根据双方协商的结果及相关资料起草合同文本的过程。只有采用非标准样本的合同需要缮制合同文本。 3.1.1 工作内容 3.1.1.1 收集相关信息 在缮制非标准合同文本之前，中煤进出口公司相关人员必须收集相关信息，包括业务协商的结果、公司以前的合同样本、类似合同的标准样本等，作为起草合同文本的基础，同时将相关资料作为合同附件。 3.1.1.2 制定合同框架 根据合同的价格条款、交易方式等条件，同一类型的合同也具有不同的框架体系，因此，在起草非标准合同文本之前，必须先确定合同的框架体系，根据价格条款、交易方式确定应包括的合同类型。 3.1.1.3 起草合同文本 对于合同框架中的非标准合同，
3、合同文本的起草必须遵循中华人民共和国民法通则及中华人民共和国合同法等相关法律、法规的规定，保证条款的合法性、严密性和可行性。对于关键条款，如数量条款、质量条款、价格条款、付款方式、付款时间、违约条款等，必须向公司的法律顾问咨询，保证用词准确，没有歧义，同时还必须对合同的盈亏状况进行预测。 3.1.1.4 上报合同 在起草完合同文本之后，相关业务人员必须仔细检查合同的各项条款，保证内容完整， 用词准确，没有文字错误。并将检查过的合同文本及盈亏预测等相关附件上报上级主管。 3.1.2 工作结果 A合同文本，见附件HY1。 B盈亏预测一览表，见附件HY2。 审核业务风险 审核业务风险主要是评价合同的
4、业务前景、业务利润和回款风险。 3.2.1 工作内容 3.2.1.1 评价业务前景 中煤进出口公司的部门主管在拿到业务员缮制的合同文本后，首先需要对业务的发展前景进行评估。对于有发展潜力的业务，可以考虑适当增加优惠条款，以维护双方的长期合作关系；对于临时性和没有发展潜力的业务，必须对其它业务风险进行严格审核，并提出修改建议。 3.2.1.2 评价业务利润 在确定了业务的发展前景之后，部门主管需要根据业务发展前景来确定合同的利润水平，同时将合同的盈亏预测与相应的利润水平作对比。如满足利润要求，则签字同意，否则提出修改建议。 3.2.1.3 评价风险控制措施 在合同满足了业务发展需求和利润要求之后
5、，还必须对合同中的风险控制措施进行评估，检查合同条款是否对可能出现的风险采取了恰当的规避措施。如果规避措施得当，则签字同意，否则提出修改建议。 需要更多的流程，请到 3.2.2 工作结果 业务风险评价表，见附件HB1。 3.3 审核法律风险 审核法律风险是对合同的合法性、严密性、可行性进行审核。这项工作由中煤进出口公司的法律顾问全面负责。只有非标准样本合同需要进行法律风险审核。 3.3.1 工作内容 3.3.1.1 审核合法性 A 当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力； B 合同内容是否符合国家相关法律、法规和政策的规定； C 当事人的意思表达是否真实、一致，权利、义务是否平等； D
6、 订约程序是否符合法律规定。 3.3.1.2 审核严密性 A 合同应具备的条款是否齐全； B 当事人双方的权利、义务是否具体、明确； C 文字表述是否确切无误。 3.3.1.3 审核可行性 A 当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件； B 预计取得的经济效益和可能承担的风险； C 合同非正常履行时可能受到的经济损失。 3.3.1.4 修改合同文本 在公司的法律顾问对合同文本提出修改建议后，相关业务人员必须严格依据修改意见对合同文本进行修改，保证合同的合法性、严密性和可行性。 3.3.2 工作结果 法律意见书，见附件HB2。 3.4 审核财务风险 审核财务风险是评价合同的资金调拨、付款
7、条件和财务费用。 3.4.1 工作内容 3.4.1.1 评价付款条件 对于销售合同，根据对方的信用等级评价合同的付款条件，可以有效的降低企业的财务风险；对于采购合同，采用有利的付款条件，可以降低企业的资金成本，并提高公司的资金周转率。因此，财务部门必须审核合同的付款条件，并提出审核意见。 3.4.1.2 评价合同的资金调拨 中煤进出口公司的财务部门需要根据公司的资金状况对合同的资金调拨提出建议，使合同执行中资金的流入、流出满足公司整体的资金计划安排。 3.4.1.3 评价合同的赢利性 以贷款方式支付合同货款或其它费用时，必须考虑资金成本，从财务角度对合同的赢利性进行预测。因此，财务部门必须在考
8、虑了财务费用的基础上，对合同的盈亏进行预测，从财务角度提出合同赢利性的意见。 3.4.2 工作结果 财务风险评价表，见附件HB3。 3.5 审批 审批是指公司总经理对合同做出最后的决策。 3.5.1 工作内容 公司总经理在业务风险评价表和财务风险评价表的基础上，根据对业务特点及公司资金状况的了解，对合同的业务风险和财务风险做出综合评价。若同意部门主管对业务风险和财务风险的评价，则签字认可，否则提出审批意见。 3.5.2 工作结果 合同审批意见。 3.6 签署合同 签署合同也就是使合同具备法律效力的过程。 3.6.1 工作内容 3.6.1.1 确认合同 在合同完成公司内部的审批过程之后，应尽快组
9、织、协调合同相关单位完成合同在相关单位的确认过程。 3.6.1.2 签署合同 在合同完成内部审批和外部审批过程之后，中煤进出口公司必须至少准备四份合同正本，由公司总经理和合同相关方的法定代表共同签字、盖章，使合同生效。 中煤进出口公司总经理可亲自签署合同，也可签署授权书，由授权人签字，完成合同的签署过程。 3.6.2 工作结果 A正式合同，见附件HY3； B授权书，见附件HY4。 3.7 登记存档 合同的登记存档是公司档案管理的重要内容。 3.7.1 工作内容 3.7.1.1 填写合同要素一览表 合同签署之后，相关部门的业务人员必须填写合同信息一览表，将合同正本中的关键条款摘录出来，满足日常工作需要。 3.7.1.2 存档使用 合同签署完毕，三份合同正本应交公司档案管理部门登记、编号。公司档案管理部门在合同登记存档之后，必须将合同正本交业务相关部门一份，如果是长期合同还应交财务部门保存一份，以便为日常工作提供方便。 3.7.2 工作结果 合同要素一览表，见附件HB4。 需要更多的流程，请到 合同签署之后，还会经常发生合同变更的情况，若遇到这种情况，需要提出合同变更申请，在得到公司总经理的认可后，缮制合同备忘录。备忘录的编写同样必须经过部门主管对业务风险的审核，财务部门对财务风险的审核，并最终得到总经理的审批认可，方能使用。
